Hoàn thiện công tác lập dự án xây dựng kho lưu trữ tại cục văn thư và lưu trữ nhà nước

B ộ• G IÁ O D Ụ• C Đ À O T Ạ• O T R Ư Ờ N G Đ Ạ I H Ọ C K IN H TẾ Q Ư Ó C DÂN ********************* PHẠM QUANG TUYÊN HỒN THIỆN CƠNG TÁC LẬP D ự ÁN XÂY DựNG KHO LƯU TRỮ TẠI c ụ c VĂN THƯ VÀ LƯU TRỬ NHÀ NƯỚC Chuyên ngành: Kinh tế đầu tư LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ Người hướng dẫn khoa học: TS NGUYÊN HONG MINH H À N Ộ I -2 1 MỤC LỤC LỜI MỎ Đ Ầ U CHƯƠNG I LÝ LUẬN VÈ CÔNG TÁC LẬP DỤ ÁN ĐẦU TU XÂY DỤNG KHO LƯU TR Ử 1.1 Khái niệm dự án đầu tư, lập dự án đầu tư cần thiết lập d ự án đầu tư, yêu cầu công tác lập dự án đầu tư .4 1.1.1 Khái niệm Dự án đầu t : 1.1.2 Khái niệm lập dự án đầu tư 1.1.3 Sự cần thiết phải tiến hành lập dự án đầu t .5 1.1.3.1 Đối với nhà nước 1.1.3.2 Đối với chủ đầu tư : .5 1.1.4 Nhân tố ảnh hưởng yêu cầu công tác lập dự n .7 1.1.4.1 Các nhân tổ ảnh hưởng 1.1.4.2 Yêu cầu với công tác lập dự n 1.2 Nưuyên tắc, nội dung, quy trình phương pháp lập dự n 1.2.1 Nguyên tắc cua công tác lập dự án 1.2.2 Nội dung lập dự án đầu t 11 1.2.3 Các giai đoạn dự án (chu kỳ dự án ) 12 1.2.4 Phương pháp lập dự án 13 1.2.4.1 Phương pháp thu thập thông tin 14 1.2.4.2 Phương pháp cộng chi phí 18 1.2.4.3 Phương pháp so sánh đối chiếu 18 1.2.4.4 Các phương pháp khác 18 1.2.5 Các cấp độ lập dự n 18 1.2.5.1 Nghiên cứu tiền khả th i 18 1.2.5.2 Nghiên cứu khả t h i 20 1.3 Công tác lập dự án xây dựng kho lưu trữ 30 1.3.1 Khái niệm lưu trữ, kho lưu trữ 30 1.3.2 Đặc điểm dự án xây dựng kho lưu trữ mối quan hệ với công tác lập dự án 31 1.3.3 Những nhân tố tác động đến công tác lập dự án Kho Lưu trữ 32 1.3.3.1 Nhân tố chủ quan 32 1.3.3.2 Nhân tố khách quan 33 CHƯƠNG II T H ự C TRẠNG CÔNG TÁC LẬP DỤ ÁN XÂY DỤNG KHO LƯU TR Ư CỦA cục VĂN TH Ư VÀ LƯU TR Ữ NHÀ N Ư Ớ C 35 2.1 Giới thiệu Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước 35 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước 35 1.2.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cấu tô chức Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước .36 1.2.2.1 Vị trí chức năn g 36 1.2.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 37 1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức 38 2.2 Phân tích thực trạng cơng tác lập dự án xây dựng Kho Lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước 39 2.2.1 Thực trạng công tác lập dự án cúa Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước sổ dự án xây dựng Kho Lưu trữ 39 2.2.1.1 Quy trình lập dự án C ụ c 39 2.2.1.2 Phân tích nhân tố tác động đến công tác lập dự án kho lưu trừ Cục 43 2.2.1.3 Nội dung lập dự án xây dựng Kho Lưu trữ .46 2.2.1.4 Phương pháp lập dự n 47 2.3 Phân tích trường hợp điển hình việc lập dự án xây dựng kho lưu trừ quốc gia Lào (do Việt Nam tài trợ ) .48 2.3.1 Phương pháp lập dự án .48 2.3.2 Quy trình lập dự án 48 2.3.2.1 Nhận nhiệm vụ, kế hoạch lập dự n 48 2.3.2.2 Quy trình lập dự án 51 2.3.3 Phân tích cụ thể nội dung lập dự án .53 2.3.3.1 Căn pháp lý 53 2.3.3.2 Sự cần thiết phải đầu tư .55 2.3.3.3 Mục tiêu đầu tư quy mô đầu tư 63 2.4 Đánh giá thực trạng công tác lập dự án Kho lưu trữ Cục V TLTN N 77 2.4.1 Các kết đạt đ ợ c 77 2.4.2 Nhừng tồn nguyên nhân 79 2.4.2.1 Những vấn đề tồn công tác lập dự án Cục Văn thư Lưu trữ nhà n ớc 79 2.4.2.2 Nguyên nhân 81 CHƯ Ơ NG III MỘT SÓ GIẢI PHÁP NHẢM HỒN THIỆN CƠNG TÁC LẶP DỤ ÁN XÂY DỤNG KHO LƯU TRỮ TẠI c ụ c VĂN TH Ư VÀ LƯU T R Ữ NHẢ N Ư Ớ C 84 3.1 Định hướng công tác lập dự án kho lưu trữ Cục Văn thư Lưu trừ nhà nước .84 3.1.1 Hoạt độnưvăn thư lưu trữ giai đoạn 2011 -2020 84 3.1.2 Phân tích SWOT lập dự án Cục Văn thư Lưu trữ nhà n c 84 3.1.2.1 s (Strengs) - Điểm m ạnh 85 3.1.2.2 w (Weaknesses) - Điểm yếu 85 3.1.2.3 o (Opportunities) - Cơ h ộ i .85 3.1.2.4 T (Threats) - Thách th ứ c 86 3.1.3 Định hướng giải pháp hồn thiện cơng tác lập dự án Cục 86 3.2 Một số giải pháp hồn thiện cơng tác lập dự án Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước .87 3.2.1 Nâng cao vai trị cơng tác lập dự n 87 3.2.2 Hoàn thiện quy trình lập dự án 88 3.2.3 Hoàn thiện phương pháp lập dự n 89 3.2.3.1 Tiến hành phân tích độ nhạy 89 3.2.3.2 Sử dụng phương pháp toán xác suất 90 3.2.3.3 Sử dụng phương pháp dự b o 91 3.2.3.4 Hoàn thiện phương pháp thu thập thơng tin 92 3.2.4 Hồn thiện nội dung lập dự n 92 3.2.4.1 Hoàn thiện nội dung nghiên cứu nhu cầu lưu trừ tài liệu, phim ản h 92 3.2.4.2 Hoàn thiện nội dung nghiên cứu kỹ thuật 93 3.2.4.3 Hoàn thiện nội dung phân tích hiệu kinh tế- xà h ộ i 95 3.2.5 Đầu tư nguồn nhân lực cho công tác lập dự n 96 3.2.6 Đầu tư đối khoa học công nghệ phục vụ cho công tác lập dự n .97 3.2.7 Đầu tư hệ thống sở dừ liệu phục vụ cho công tác lập dự án 98 3.2.8 Xây dựng kế hoạch chiến lược đầu tư hợp lý cho công tác lập dự n 99 KÉT LUẬN 100 TÀI LIỆU THAM KHẢO 101 m B ộ G IÁ O D Ụ C Đ À O T Ạ O T R Ư Ờ N G Đ Ạ I H Ọ C K IN H T Ế Q U Ĩ C D Â N PHẠM QUANG TUN HỒN THIỆN CÔNG TÁC LẬP D ự ÁN XÂY DựNG KHO LƯU TRỮ TẠI c ụ c VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC Chuyên ngành: Kinh tế đầu tư TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SỸ H À N Ộ I -2 1 m LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết Đe tài Tình trạng đầu tư hiệu khối quan Nhà nước nỗi trăn trở lãnh đạo Đảng Nhà nước người dân Hiện nay, công tác văn thư, lưu trữ Nhà nước quan tâm, tài liệu lưu trừ quốc gia có giá trị to lớn với đât nước, đặc biệt đôi với nghiệp xây dựng bảo vệ tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa, phản ánh tồn đời sống trị, kinh tế, văn hóa, xã hội qua thời kỳ lịch sử Hiện tài liệu bảo quản Kho Lưu trữ chưa đảm bảo yêu cầu kỹ thuật có nguy bị hủy hoại điều kiện khí hậu nhiệt đới gió mùa gây nên Vì vậy, việc hồn thiện cơng tác lập dự án xây dựng Kho Lưu trữ cân thiết cấp bách để hệ thống Kho Lưu trừ xây dựng đảm bảo yêu cầu đặt nghiệp bảo vệ phát triên đất nước Do đó, tác giả chọn đề tài ‘Hồn thiện cơng tác lập dự án xây dựng Kho Lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước’ để nghiên cứu nhằm đưa giải pháp góp phàn nâng cao chât lượng công tác lập dự án đầu tư xây dựng Kho Lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước đáp úng yêu cầu thực tiễn Kết cấu đề tài Chưo’ng I: Phưong pháp luận công tác lập dự án đâu tư xây dựng Kho Lưu trữ Chưong II: Thực trạng công tác lập dự án đầu tư xây dựng Kho Lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Chưong III: Một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác lập dự án xây dựng Kho Lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 11 CHƯƠNG I LÝ LUẬN VÈ CÔNG TÁC LẬP DỤ ÁN ĐÀU TU XÂY DỰNG KHO LƯU TRỮ 1.1 Khái niệm dự án đầu tư, lập dự án đầu tư cần thiết lập dự án đầu tư, u cầu đối vói cơng tác lập dư án đầu tư 1.1.1 K h i n iệ m D ự án đầu tư: 1.1.2 K h i n iệm lập d ự án đầu tư 1.1.3 S ự cần th iết p h ả i tiến h n h lập d ự án đ ầ u tư 1.1.3.1 Đoi với nhà nước 1.1.3.2 Đổi với chủ đầu tư: Dự án đầu tư lập sở để xin giấy phép đầu tư - kinh doanh từ quan có thẩm quyền thơng qua việc xem xét lợi ích việc thực hiệc dự án kinh tế Dự án đầu tư đồng thời sở để chủ đầu tư vay vốn gọi vốn từ bên đế tiến hành thực dự án Trong điều kiện kinh tế thị trường, có lợi so sánh đảm bảo cho dự án có khả cạnh tranh cao Vì vậy, dự định tiên hành công đầu tư sản xuất kinh doanh nhằm thu lợi nhuận, không ý đến vấn đề lợi so sánh 1.1.4 N h â n tố ả n h h n g y ê u cầ u cô n g tác lập d ự án 1.1.4.1 Các nhân tổ anh hương a Các nhân tơ chủ quan: Trình độ tố chức, chủ trì dự án người quan lý, trình độ kỹ lập dự án nhân viên phận lập dự án đơn vị tiến hành làm công tác lập dự án b Các nhân to khách quan Cơ chế sách Đảng quyền địa phương nơi mà đơn vị tiến hành lập dự án 1.1.4.2 Yêu cầu với công tác lập dự án 1.2 Nguyên tắc, nội dung, quy trình phưong pháp lập dự án 1.2.1 N g u y ên tắc cô n g tác lập d ự án Việc lập dự án đầu tư thông thường thực theo hai nguyên tắc: Ill - Coi dự án đầu tư công cụ sản phẩm bán - Dự án đầu tư lập sở độc giả mục tiêu 1.2.2 N ộ i d u n g củ a lập d ự án đ ầ u tư Xét tổng quát dự án đầu tư phải bao gồm yếu tổ sau : * Các mục tiêu đích mà dự án phải đạt + Mục tiêu phát triên: + Mục tiêu trước mat: * Các kết quả: Là kết cụ thể, định lượng * Các hoạt động: Là nhiệm vụ hành động thực dự án để tạo kết dự án * Các nguồn lực: Bao gồm vật chất, tài chính, người cần thiết đê tiến hành hoạt động dự án giá trị nguồn lực vốn đầu tư dự án * Thời gian : Là độ dài cần thiết để thực mục tiêu hoạt động dự án 1.2.3 C ác g ia i đ oạn d ự án (ch u kỳ d ự án) Quá trình hình thành thực dự án đầu tư trải qua ba giai đoạn gồm: Chuân bị đầu tư; thực hiệc đầu tư; vận hành kết đầu tư 1.2.4 P h o n g p h p lập d ự án Một số phưcmg pháp chủ yếu thường sử dụng đê tiên hành lập dự án là: Phương pháp thu thập thơng tin; phương pháp cộng chi phí; phương pháp so sánh đổi chiêu vv 1.2.4.1 Phương pháp thu thập thông tin Phương pháp dự báo bình quân di động; Phương pháp dự báo san băng số mũ giản đơn; Phương pháp Brown; Phương pháp Holt; Phương pháp hệ số co giãn; Phưong pháp hàm hồi quy; Phương pháp chuyên gia: 1.2.4.2 Phương pháp cộng phí 1.2.4.3 Phương pháp so sảnh đổi chiểu 1.2.4.4 Các phương pháp khác Phương pháp ngoại suy thống kê; Phương pháp sử dụng mơ hình quy tương quan; Phương pháp hệ số co giãn cầu; Phương pháp định mức; 88 tiến hành nghiêm túc, cẩn thận, dựa pháp lý theo quy trình từ nghiên cứu đầu tư, đến nghiên cứu tiền khả thi, nghiên cứu khả thi triển khai thực vận hành dự án Việc lập dự án phải tuân theo quy định cua pháp luật, theo tiêu chuẩn, quy định, quy phạm kỹ thuật 3.2.2 Hồn thiện quy trình lập dự án Quy trình lập dự án ảnh hưởng lớn đến công tác lập dự án Một quy trình hồn chỉnh, thống giúp cho cơng tác lập dự án nhanh chóng dễ dàng Đồng thời, dự án có hiệu địi hỏi phải có phân cơng, bơ trí cơng việc hợp lý phịng ban, phận Cục quan thâm định, phê duyệt dự án Đê cho công tác lập dự án ngày hiệu yêu cầu quy trình lập dự án phải ngày hoàn thiện đôi Việc thực lập dự án Cục cần phải tuân thu theo quy trình, theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001: 2000 Tuy nhiên, số dự án khơng theo quy trình Một số dự án bỏ qua giai đoạn nghiên cứu đầu tư, nghiên cứu tiên khả thi mà tiến hành nghiên cứu khả thi luôn, ảnh hưởng đến chất lượng dự án Đổi với dự án lớn cần tiến hành đầy đủ bước cơng việc phân tích chi tiết nội dung nghiên cứu Lập dự án đòi hỏi phối hợp chặt chẽ nhiều phòng, phận Cục quan thẩm định, phê duyệt dự án Theo quy trình lập dự án Cục, mồi bước trình lập dự án gắn với phòng nhât định với trách nhiệm rõ ràng Đê thông ý kiến cua cá nhân phịng khơng phải dễ dàng phịng Cục hoạt động độc lập có chức nhiệm vụ khác Nếu khơng thống phịng kịp thời gây thất thốt, lãng phí ảnh hưởng đến tính khả thi dự án Vì vậy, cân tăng cường mối quan hệ, tăng cường phơi hợp phịng, 89 tạo thông nhât đông tổ chức Sự phối hợp nhịp nhàng giúp cho công tác lập dự án nhanh chóng thuận lợi hơn, nâng cao chât lượng tiêt kiệm thời gian cho công tác lập dự án Như vậy, thực lập dự án cần lập đề cương chi tiết, xây dựng mốc thời gian cụ thể, thời điểm cán lập dự án phải hồn thành nhùng cơng việc Đơng thời, q trình lập dự án cần tăng cường cong tac giam sat chi đạo nhiệm dự án đê đôn đôc, hướng dẫn vien lam việc đạt hiệu Trên thực tê vai trò chủ nhiệm dự án mơ nhạt, chu nhiệm dự án tập hợp tài liệu thành viên mà chưa giám sát công việc thành viên 3.2.3 Hoàn thiện phương pháp lập dự án Tùy vào dự án điêu kiện cụ thê mà lựa chọn phương pháp lập dự án cho phù họp Trong thời gian tới, hệ thống phương pháp lập dự an cua Cục Van thư va Lưu trừ nhà nước cân hoàn thiện bô sung thêm so phương pháp sau: 3 T iê n h n h p h â n t íc h đ ộ n h y Trong điêu kiện kinh tê nay, yếu tố ln ln biến đổi cân phai tiến hành phân tích độ nhạy phân tích khía cạnh hiệu qua kinh tê- xã hội dự án đê đảm bảo tính khả thi hiệu kinh tế- xã hội dự án có biến đôi yếu tố Như việc tăng giá ngun vật liệu xây dựng, chi phí giải phóng đất đai vv Vì biến động bất thường nên việc phân tích độ nhạy dự án giúp cho chu đầu tư tránh tình trạng dự án sau lập xong tăng giá cua yếu tố đầu vào hay nguyên nhân khác mà dự án khơng cịn kha thi khiến dự án phai tạm dừng phai trình cấp có thẩm quyền xem xét, cấp thêm kinh phí Phân tích độ nhạy dự án xem xét thay đổi tiêu 90 hiệu kinh tế- xã hội dự án (hiệu quả, đơn vị lợi ích đồng vốn ngân sách, tác động dự án đến xã hội vv) yếu tố liên quan tiêu thay đơi Phân tích độ nhạy tiến hành theo bước sau: - Xác định biến số chủ yếu tiêu hiệu kinh tế- xã hội xem xét dự án biến số mà thay đổi chúng ảnh hưởng lớn đên hiệu dự án như: biên động giá cả, chậm chễ trình thực dự án, chi phí vượt định m ức, vv - Tăng giảm biến số từ - 10, 20% theo chiều hướng bất lợi cho dự án - Tính tốn lại bảng chi phí hàng năm dự án từ tính lại hệ thống tiêu hiệu NPV, IRR, T cua dự án - Xem xét để đưa định 3 S d ụ n g p h n g p h p to n x c s u ấ t Đây phương pháp phân tích đánh giá dự án điều kiện rủi ro Phương pháp lượng hóa biến cố tương lai điêu kiện bất định biến cổ Trong trình lập phân tích dự án đầu tư xây dựng, phải dự đoán đầu ra, đầu vào dự án kể từ dự án bat đầu thực cơng trình xây dựng hồn thành đưa vào sử dụng vận hành đê thu hoạch kết qua Bằng việc tính tốn kỳ vọng tốn biến cố, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước cân nhắc lựa chọn phương án tối ưu m EV /=l Trong đó: E V: giá trị kỳ vọng qr xác suất biến cố i p,: giá trị biến cố i 91 > , = hay 100% /=! Căn vào giá trị kỳ vọng Cục Văn thư Lưu trừ nhà nước đưa định đầu tư Nếu lựa chọn phương án đầu tư vào EVenpv, EV eìrr phương án Nếu đê đưa định phương án đầu tư lựa chọn phương án có EVenpv>0 EVeirr> rxãhội 3.2.3.3 S dụng phư ơng p h p d ự báo Hoạt động đâu tư phát triển hoạt động mang tính chất lâu dài từ giai đoạn chuẩn bị đến đưa vào vận hành kết đầu tư Đẻ xem xét nhu cầu sản phâm cua dự án tương lai cần sử dụng phương pháp dự báo Kết dự báo thông tin quan trọng cho cán lập dự án việc xác định quy mo dự án cho phù họp với nhu câu tương lai Đôi với hoạt động xây dựng cơng tác dự báo đóng vai trị quan trọng Sự thay đổi giá nguyên vật liệu xây dựng ảnh hướng trực tiêp đên chi phí dự án, biến động giá ca nhà đât nhân tô tạo nên thành công dự án Chính cơng tác lập dự án cân đánh giá, dự báo giá cả, cung cầu cua sản phẩm tương lai Có nhiêu phương pháp dự báo tùy trường hợp cụ thê mà lựa chọn phương pháp cho phù họp Một số phương pháp phổ biến: - Phương pháp ngoại suy thống kê - Phương pháp sử dụng mơ hình hồi quy tương quan - Phương pháp hệ số co giãn cầu - Phương pháp định mức - Phương pháp lấy ý kiến chuyên gia Tùy theo quy mô, tầm quan trọng yêu cầu cua dự án mà lựa chọn phương pháp dự báo cho phù hợp 92 3 H oàn thiện ph n g p h p thu thập thông tin Phương pháp thu thập thông tin phương pháp có vai trị quan trọng cơng tác lập dự án Phương pháp sử dụng hầu hết nội dung nghiên cứu Thơng tin thu thập từ nguồn sẵn có sách báo, truyền hình, internet hay dự án tương tự nguồn trực tiếp như: phong vấn, đo đạc, khảo sát thực tể vv Việc thu thập thông tin từ ngn thơng tin săn có khơng đảm bảo độ xác kết quả, ảnh hưởng đến chất lượng dự án lập Mặt khác, độ xác thơng tin cung cấp góp phần quan trọng vào độ an toàn hiệu cua dự án Vì vậy, thời gian tới cần hồn thiện phương pháp theo hướng sử dụng nhiều phương pháp phong vấn trực tiếp, khảo sát thực tế Trong trường hợp cụ thể mà xác định thu thập thông tin từ nguồn nào, đảm bảo tiết kiệm chi phí mà thơng tin vần có ích cho dự án Với lực Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc đầu tư chi phí cho việc phong vấn trực tiếp, khảo sát thực tế nên làm Điều nâng cao chất lượng dự án cua Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, từ nâng cao uy tín Cục Văn thư Lưu trừ nhà nước cơng tác lập dự án 3.2.4 Hồn thiện nội (tung tập dự án 3.2.4.1 H oàn thiện nội dung nghiên cứu nhu cầu lưu trữ tài liệu , phim anh Nghiên cứu nhu cầu sổ lượng tài liệu, phim ảnh vv cần đưa vào lưu trừ nội dung quan trọng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước nội dung chưa quan tâm cách thích đáng Thơng thường, nội dung lập dự án Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước đưa chung vào cân thiết phải đầu tư Khi nghiên cứu nhu cầu lưu trữ cán lập dự án chu yếu vào nhu cầu thực tế dự kiến nhu cầu tương lai Trong 93 cơng việc quan trọng, anh hướng lớn đến hiệu kinh tế- xã hội cua dự án Vì vậy, thời gian tới, tiến hành nghiên cứu nhu cầu lưu trữ cán lập dự án cần dựa xác phép tính dự kiến cụ thê 3.2.4.2 H oàn thiện nội dung nghiên cứu kỹ thuật Khía cạnh kỹ thuật nội dung quan trọng việc lập dự án xay dựng Kho Lưu trữ Vì vậy, nội dung cần nghiên cứu chi tiết cụ thê Các nội dung phân tích kỹ thuật cần tập trung vào xác định quy mơ dự án, lựa chọn hình thức đầu tư, địa điểm xây dựng, điều kiện trạng khu vực dự án, giải pháp quy hoạch kiến trúc, kỹ thuật; đánh giá tác động môi trường, phương án đền bù giải phóng mặt bằng, hình thức quản lý dự án tiên độ thực dự án Tuy nhiên, tuỳ thuộc vào mức độ yêu cầu phân tích vấn đề mà nội dung cụ thể tách nghiên cứu độc lập nội dung đánh giá tác động mơi trường thơng thường trình bày chương độc lập với phân tích kỹ thuật Vì dự án xây dựng Kho Lưu trữ có đặc điểm dự án xây dựng nên nội dung nghiên cứu kỹ thuật cần tổ chức nghiên cứu có hệ thơng, khoa học, ban Ngồi nội dung nêu ta nhận thấy dự án Cục Văn thư Lưu trừ nhà nước cần trọng nghiên cứu điều kiện tự nhiên, địa hình khí hậu, nguồn nước, địa chất đặc biệt trạng hạ tâng kỹ thuật nhà Kho hệ thống điện nước, phịng chống chay no, trun hình cáp, mạng điện thoại, hệ thông chổng sét, nội dung nghiên cứu điều kiện tự nhiên, thổ nhưỡng cần nghiên cứu kỳ lường phân điều kiện trạng khu dự án Không sử dụng thông tin sơ cap chưa tham tra lại chi dựa vào điêu kiện khu vực xung quanh để làm tính tốn cho dự án mà khơng trực tiếp khảo sát Do vậy, thời gian tới Cục Văn thư Lưu trừ nhà nước cần phải 94 nghiên cứu kỳ nội dung Đối với dự án quy mơ lớn cần khoan khảo sát đê có thơng tin xác phục vụ cơng tác lập dự án việc tính tốn giải pháp thiết kế thi công Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước cân tăng cường đội ngũ cán kỹ sư khảo sát địa chât cơng trình khu vực dự án đê xác định xem chiêu sâu tâng bùn bao nhiêu, tính chât lý tầng bùn sau đế đảm bảo cơng trình phía xây dựng ơn định, bên vững cân nghiên cứu giải pháp gia cố xử lý như: bâc thấm nhựa, cọc cát nén Trong q trình nghiên cứu khía cạnh kỹ thuật, cán lập dự án nên đưa nhiều phương án kỹ thuật để đánh giá, xem xét, lựa chọn Phương án lựa chọn phương án đảm bảo kỳ thuật với chi phí hợp lý Cán lập dự án có thê tận dụng thiết kế mầu trường hợp cho phép đế giảm bót chi phí Đồng thời q trình tính tốn, phân tích phải dựa tiêu chuân, định mức kỹ thuật theo quy định pháp luật Việc đánh giá tác động mơi trường dự án phân tích kỳ lưỡng theo trình tự hợp lý: phân tích trạng môi trường trước thực dự án, đánh giá tác động môi trường dự án nguyên nhân khác gây thời gian thực dự án từ đưa giải pháp thích hợp Cán lập dự án chưa lượng hoá tác động đó chưa đánh giá xác ảnh hưởng dự án đến môi trường nào, tác động tôt nhiêu hay tác động xấu nhiều Trong thời gian tới, đê nghiên cứu phát sớm tác động xấu tới môi trường, cán lập dự án cần: - Lun hiêu ngun nhân nhừng nhiễm, lượng hóa ảnh hưởng cùa tác nhân tới môi trường dự án môi trường xung quanh - Xem xét loại chất thải, có thê tận dụng chất thải đế tái sử dụng đê tận dụng chi phí 95 3.2.4.3 H oàn thiện nội dung p h â n tích hiệu kinh tế- x ã hội Đê dự án quan có thẩm quyền cho phép đầu tư dự án ngồi mang lại lợi ích kinh tế phai đem lại lợi ích cho xã hội, cho đất nước Tại Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước nội dung phân tích khía cạnh kinh tê- xã hội đê cập, xem xét, nhiên mức độ sơ sài, hầu hết dự án đề cập sơ qua mang tính hình thức, chưa lượng hố cụ thể tac động mà chi đánh định tính chủ quan Các khía cạnh đề cập đến ơn định trật tự xã hội, tạo lập hệ thống lưu trữ tài liệu, phim ảnh đo tài sản vô giá đât nước, chưa đê cập đến nội dung có ý nghĩa sâu sắc đóng góp dự án vào phát triển xã hội, đất nước tiêu kinh tế quan trọng khác Trên thực tê, có nhiêu dự án tính khả thi không cao, không phê duyệt đâu tư phải tiên hành lập dự án lại nội dung phân tích hiệu kinh tê xã hội dự án cịn sơ sài Vì vậy, hồn thiện nội dung đòi hỏi khách quan mà Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước cần thực đổi với dự án sè lập thời gian tới Hệ thống chí tiêu để tính tốn hiệu qua kinh tế xã hội chưa Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước thiêt lập đưa vào nội dung phải tính tốn công tác lập dự án Trước măt Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước cần thiết lập hệ thông tiêu hiệu kinh tế- xã hội để cán làm công tác lập dự án có kế hoạch chu động nắm bắt tình hình, thu thập thơng tin phục vụ tính tốn nội dung từ bắt tay vào lập dự án, có nội dung nghiên cứu đảm bảo chất lượng mang tính thuyết phục Ngồi ra, lập dự án cần phai lượng hóa số lượng việc làm mà dự án tạo ra, thu nhập cho họ bao nhiêu, tác động dự án tới phát triển cua ngành, địa phương tích cực Có đảm bảo dự án khả thi khía cạnh kinh tế- xã hội 96 3.2.5 Đâu tư nguồn nhãn lực cho công tác lập dự ủn Con người yêu tố then chốt cơng việc Muốn có dự án khả thi người lập dự án phải người có trình độ chun mơn, lực nghiệp vụ Vì vậy, thời gian tới Cục Văn thư Lưu trừ nha nươc cân tập trung đào tạo, bôi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ, cơng chưc, vien chức, nhân viên làm công tác lập dự án Đào tạo, bồi dường hoàn thiện kiên thức đỏi với cán có chuyên ngành chưa phù hợp đơng thịi có kế hoạch tuyển dụng thêm nhân cho công tác lập dự án sô lượng cán lập dự án Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước thiêu, mà chủ yêu kỳ sư xây dựng nên hiểu biết nghiên cứu tiến khả thi, nghiên cứu kha thi hoạt động đầu tư chưa đáp ứng yêu cầu Đa số cán phải kiêm nhiều cơng việc chất lượng dự án khơng dam bao Yêu câu cụ thê đặt là: Nâng cao ý thức trách nhiệm cán lập dự án toàn nhân viên Cục Cục Văn thư Lưu trừ nhà nước đăng ký chương trình đào tạo, bồi dưỡng cơng tác lập dự án tạo điều kiện cho cán Cục tham gia chương trình đào tạo trung dài hạn đê có thê nắm bắt kiến thức kỹ lập dự án mọt cách hệ thơng, khoa học, Ngồi ra, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước nên quan tâm đến việc tạo tính liên kết nội Cục đặc biệt nhóm soạn thảo dự án Dự án sản phàm lao động tập thể cua nhiêu cá nhân phơi hợp nhịp nhàng thành viên nhóm soạn thảo dự án có ảnh hưởng lớn đến chất lượng dự án lập Đê khun khích cán bộ, cơng chức, viên chức, nhân viên cần xây dựng chế thưởng phạt hợp lý Với việc tra lương thương hợp lý tạo tâm lý yên tâm hơn, tạo nên tâm hơn, nỗ lực cơng việc, cần có hình thức kỷ luật xử phạt trường hợp vi phạm quy định Cục, ảnh \ 97 hương đến chất lượng dự án, hiệu qua đầu tư uy tín Cục Cùng với việc tăng cường cho công tác đào tạo chuyên môn cho cán Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước cần tạo điều kiện khuyến khích cán bộ, công chức, viên chức không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ vê tin học, ngoại ngữ kỹ khác kỹ giao tiếp, kỹ làm việc theo nhóm, kỹ quản lý thời giam.vv nhàm phục vụ tốt cho công tác lập dự án Việc ứng dụng phần mền soạn thảo tính tốn khiến cho cơng việc trở nên phức tạp xác Bên cạnh Cục cân tăng cường việc đưa số cán nước để nâng cao trình độ chun mơn, lực quản lý Cơng tác tuyên dụng lao động nên làm thường xuyên cần kiểm sốt chặt chẽ Với khối lượng cơng việc nhiều ban quản lý Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước nên tổ chức phòng chức riêng, chuyên lập dự án, có cơng tác lập dự án chun mơn hóa, dự án lập ngày chất lượng Khi tiến hành tuyển dụng cần thơng báo cơng khai phương tiện thông tin đại chúng, tiến hành đánh giá, lựa chọn cách khách quan đế lựa chọn nhũng cán có lực có phâm chất đạo đức 3.2.6 Đâu tư đơi mói khoa học công nghệ phuc vụ cho công tác lập dự án Hiện tại, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước trang bị máy tính nối mạng, mạng may tinh nọi bộ, máy in, máy photo, điện thoại cố định cho cán phòng Tuy nhiên, vài thiết bị phục vụ cho công tác khảo sát thực tế công tác lập dự án máy tính xách tay, điện thoại di động cán bộ, công chức, viên chức phải tự sắm Đê nâng cao chất lượng công tác lập dự án, thời gian tới Cục Văn thu va Lưu trư nha nuơc can trang bị lai hệ thơng máy tính cho phịng m a\ tinh hiẹn có đêu cù, câu hình khơng đủ cao đê thực số tính 98 toan va đo họa ky thuạt Cục cân trang bị phương tiện lại cho cán làm công tác khảo sát thực tế Khối lượng tính tốn lập dự án lớn, việc sử dụng phần mềm tính tốn giúp cho công việc trở lên đơn giản, dễ dàng nhiều Vì mà Cục Văn thư Lưu trừ nhà nước phải trang bị thêm phần mềm chuyên dụng cho cán Cục cân tô chức hướng dân cán bộ, nhân viên sử dụng phân mêm như: microsoft word, excel, microsoft project, Autocad đê làm việc xác hiệu tiến tới tin học hóa công tác lập dự án Tô chức lớp đào tạo thêm vê việc úng dụng phần mềm hồ trợ lập dự án Việc sử dụng thành thạo phần mềm giúp cho công tác lập dự án thuận lợi đờ thời gian nhiều 3.2.7 Đâu tu' hệ thông sở liệu phuc vu cho công tác lâp du’ủn Thông tin phục vụ cho công tác lập dự án tài liệu đánh giá, báo cao, văn ban pháp luật liên quan đên dự án tiến hành lập Hệ thống liệu đầy đủ thuận lợi cho việc lập dự án, đồng thời dự án lập có chât lượng Vì vậy, cần xây dựng hệ thống sở dừ liệu hoàn chỉnh giải pháp để hồn thiện cơng tác lập dự án Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước cần thiết lập hệ thống sở liệu riêng: Hệ thông phải bao gồm văn quy phạm pháp luật có liên quan đen dự an như: luạt thuê, đât đai, luật xây dựng, luật đâu tư đê làm sở so sánh đối chiếu cần thiết Xây dựng mạng lưới thu thập thông tin phục vụ công tác lập dự án từ nhiều nguồn khác thông tin từ quan hành nhà nước địa phương, thơng tin từ phương tiện truyền thôns Các tài liệu kỹ thuạt co the tham kháo sách báo kỳ thuật thư viện trường đại học trung tâm, viện nghiên cứu công ty tư vấn dịch vụ N hư 99 cần tìm hiểu vấn đề liên quan đến dự án, cán lập dự án cần mở hệ thông liệu liên quan tìm kiếm Hệ thống giúp tiết kiệm thời gian chi phí cho cơng tác lập dự án Bên cạnh đó, Cục cần tiến hành bảo mật thông tin, tránh tượng đánh cắp thông tin từ tổ chức khác 3.2.8 Xây dựng kế hoạch chiến lược đầu tư hợp ỉỷ cho công tác lập dự án Đe cong tac lạp dự an hồn thành tiên độ có kêt cao mọt yeu cau đặt phải xây dựng kê hoạch lập dự án cách chi tiết cụ thể Đưa mốc thịi gian, cán lập dự án phải hoàn thành cong viẹc nao roi, cơng việc hồn thành phải đảm bảo chất lượng Ngươi dan dat qua tnnh lập dự án, chủ nhiệm dự án phải người có tầm nhìn chien lược, co kha nang hen kêt thành viên nhóm, hướng dẫn, giám sat cac vien thực công việc theo kê hoạch xây dựng Lập dự án việc xem xét, đánh giá, tính tốn cách chi tiết cụ thể nhu cau thị trương, điêu kiện kinh tê- xã hội, trạng mơi trường dự an Tren sơ đó, xây dựng kê hoạch đâu tư đê tiến hành dự án đau tu cho hiẹu qua nhat VỚI chi phí hợp lý nhât Việc lâp dự án ảnh huong đen cong hay thât bại dự án Hô sơ dự án sớ để quan nhà nước có thâm quyền phê duyệt dự án Dự án phải đem lại lợi ích cho tồn xà hội, phù hợp với quy hoạch chung cua ngành văn thư, lưu trữ quôc gia Dự án đầu tư pháp lý để chứng tỏ hội đầu tư la kha thi, thuyet phục cac quan có thâm qun câp kinh phí ngân sách 100 KÉT LUẬN • Với phương hướng phát triển hệ thống kho lưu trữ Trung ương địa phương thời gian tới công tác lập dự án xây dựng kho lun trữ nhằm phục vụ cho phát triển hệ thống kho lưu trừ cần thiết Đê công tác lập dự án xây dựng kho lưu trữ đáp ứng yêu cầu thực tế đặt cân phải nâng cao khắc phục hạn chế tồn công tác lập dự án xây dựng kho lưu trữ giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu công tác lập dự án như: nâng cao lực trình độ chun mơn đội ngũ cán làm công tác lập dự án, tăng cường khả thu thập, xử lý thông tin phục vụ cho việc lập dự án Bên cạnh nỗ lực tự hoàn thiện Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, để công tác lập dự án đạt hiệu cao, hạn chế tối đa rủi ro xảy ra, cần có thay đối, chun chất lượng, nâng cao hiệu qua hoạt động thành viên Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Đối với quan ban ngành phủ địa phương, cần thiết phải có thay đổi chế, sách nhằm tạo khung pháp lý ổn định, chặt chẽ với cung cấp thơng tin minh bạch, nhanh chóng, đa dạng, đáng tin cậy Có cơng tác lập dự án xây dựng kho lưu trữ thật cải tiến, hoàn chỉnh đạt hiệu qua cao 101 TÀI LIỆU THAM KHẢO - Giáo trình: Lập dự án đầu tư- Chủ biên: PGS.TS Nguyễn Bạch Nguyệt NXB ĐHKTQD Hà Nội - 2008 - Giáo trình Kinh tế đầu tư- Chủ biên: PDS.TS Nguyễn Bạch Nguyệt' TS Từ Quang Phương - Giáo trình hiệu quản lý dự án Nhà nước - Chủ biên: TS Mai Văn Bưu Trường Đại Học Kinh Te Quốc Dân NXB- Khoa học kỹ thuật Hà Nội - 1998 - Đề án Hồ trợ xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng cấp tỉnh - Luật Xây dựng số 16/2003/QH11 ngày 26/11/2003; - Nghị định số 16/2005/NĐ-CP ngày 07/02/2005 Chính phủ quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình; Nghị định số 112/2006/NĐ-CP ngày 29/09/2006 cua Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định sổ 16/2005/NĐ-CP - Nghị định số 99/2007/NĐ-CP ngày 13/6/2007 Chính phu quan lý chi phí đầu tư xây dựng cơng trình; - Nghị định số 209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 Chính phu quản lý chất lượng cơng trình xây dựng; - Quyết định số 28/TTg ngày 15/05/2006 cua Thủ tướng Chính phu Nuơc Cọng hoa dan chu nhân dân Lào vê việc đông ý lập dự án xây dựng Cục Lưu trữ Quốc gia Lào; - Quyết định sổ 29/TTg ngày 15/05/2006 cua Thủ tướng Chính phu Nước cộng hoà dân chu nhân dân Lào việc cấp đất xây dựng Cục Lưu trữ Quốc gia Lào; - Cac quy chuan, tiêu chuân, quy phạm thiêt kê xây dựng cơng trình' - Văn số 164/TTg-CN ngày 19/01/2008 văn số 546/TTg- 102 KTN ngày 14/4/2008 Thủ tướng Chính phủ Việt Nam điều chỉnh giá nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu xây dựng hợp đồng xây dựng - Thông tư số 05/2007/TT-BXD ngày 25/7/2007 Bộ Xây dựng hướng dẫn lập quản lý chi phí đầu tư xây dựng cơng trình; - Thông tư 09/TT-BNV ngày 12/6/2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn tiêu chuân kỹ thuật kho lưu trữ