luận văn thạc sĩ quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại chi cục văn thư lưu trữ, tỉnh vĩnh long

Quản lý nhà nước đối với công táclưu trữ giúp công tác lưu trữ phát triển, bảo vệ an toàn và khai thác, sử dụng có hiệu quả, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ đối với sự nghiệp xây d

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ

TP HỒ CHÍ MINH - NĂM 2018

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan, đề tài luận văn: “Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long” là công trình nghiên

cứu khoa học của riêng tôi

Các trích dẫn, số liệu nêu trong luận văn là trung thực, có nguồn gốc,xuất xứ rõ ràng, đáng tin cậy Không sao chép của bất kỳ công trình nào

Các kết quả nghiên cứu nêu trong luận văn chưa được công bố trong bất

kỳ công trình nghiên cứu nào

Tác giả luận văn

NGUYỄN TOÀN THẮNG

LỜI CẢM ƠN

Hoàn thành luận văn này, tác giả xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của:

- Quý Thầy, Cô của Học viện Hành chính Quốc gia

- Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Long

- Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh

- Ban Giám hiệu Trường Chính trị Phạm Hùng

- Cùng toàn thể đồng nghiệp, bạn bè đã tạo điều kiện giúp tác giả hoàn

thành khóa học và luận văn của mình

Đặc biệt, tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn đến TS Nguyễn Thị Thủy Người đã trực tiếp hướng dẫn tác giả trong suốt quá trình nghiên cứu luận văn.Ngoài ra, tác giả cũng xin được bày tỏ lòng biết ơn và xin hứa sẽ tiếp thucác ý kiến góp ý của quý Thầy, Cô trong Hội đồng chấm luận văn để tác giảhoàn thiện, nâng cao chất lượng của luận văn

-Trân trọng cảm ơn!

Tác giả luận văn

Nguyễn Toàn Thắng

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Tình hình nghiên cứu 3

3 Mục tiêu, nhiệm vụ của đề tài 7

3.1 Mục tiêu 7

3.2 Nhiệm vụ 7

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 7

4.1 Đối tượng nghiên cứu 7

4.2 Phạm vi nghiên cứu 7

5 Phương pháp nghiên cứu 8

5.1 Phương pháp luận 8

5.2 Phương pháp cụ thể 8

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn 9

6.1 Ý nghĩa lý luận 9

6.2 Ý nghĩa thực tiễn 9

7 Bố cục luận văn 9

Chương 1 10

CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÁC CHI CỤC VÃN THƯ - LƯU TRỮ 10

1.1 Cơ sở lý luận 10

1.1.1 Một số khái niệm 10

1.1.2 Các loại tài liệu lưu trữ 11

1.1.3 Nội dung nghiệp vụ của công tác lưu trữ 13

1.1.4 Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ 13

1.1.5 Sự cần thiết quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ 21

1.2 Cơ sở pháp lý 23

1.3 Phân cấp quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ 25

1.4 Các yếu tốt ảnh hưởng đến quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ 30

1.5 Kinh nghiệm quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ ở một số Chi cục Văn thư - Lưu trữ các địa phương 32

1.5.1 Kinh nghiệm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ các tỉnh 32

1.5.2 Bài học kinh nghiệm 39

Tiểu kết chương 1 42

Chương 2 43

THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VÃN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH VĨNH LONG 43

2.1 Sơ lược về sự thành lập, chức năng, nhiệm vụ của Chi cục Văn thư -Lưu trữ qua các thời kỳ 43

2.1.1 Vài nét về điều kiện tự nhiên, kinh tế - xã hội tỉnh Vĩnh Long

43 2.1.2 Sự thành lập cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ qua các thời kỳ 45

2.2 Tình hình quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long 49

2.2.1 Tham mưu ban hành các văn bản 49

2.2.2 Kiện toàn tổ chức, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức 55

2.2.3 Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ 61

2.2.4 Đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ 69

2.2.5 Thanh tra, kiểm tra, khen thưởng, xử lý vi phạm 71

2.3 Nhận xét về ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân trong quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long 73

2.3.1 Ưu điểm và nguyên nhân 73

2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân 75

Tiểu kết chương 2 81

Chương 3 82

PHƯƠNG HƯỚNG,'GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮTẠI CHI CỤC VÃN THƯ -LƯU TRỮ TỈNH VĨNH LONG ’ 82

3.1 Chủ trương của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước và Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long 82

3.1.1 Chủ trương của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 82

3.1.2 Chủ trương của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long 83

3.2 Phương hướng tăng cường quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ từ năm 2018 -2025 86

3.3 Một số giải pháp 89

3.3.1 Tiếp tục hoàn thiện các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công

tác văn thư, lưu trữ 89

3.3.2 Tham mưu về kiện toàn tổ chức, nhân sự đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ mới 92

3.3.3 Tăng cường bồi dưỡng, nâng cao kiến thức, kỹ năng làm việc đối với viên chức tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ 94

3.3.4 Tiếp tục hoàn thiện các khâu nghiệp vụ 96

3.3.5 Thực hiện tốt thanh tra, xử lý sau kiểm tra 98

3.3 Kiến nghị 100

3.3.1 Đối với Chínhphủ 100

3.3.2 Đối với BộNội vụ 101

3.3.3 Đối với Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long 103

Tiểu kết chương 3 105

KẾT LUẬN 106 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Tài liệu lưu trữ là tài sản quốc gia, là di sản đặc biệt quý giá của mỗi dântộc, mỗi đất nước Đó là những bản chính, bản gốc của những tài liệu có giátrị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạtđộng của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, có ý nghĩa chính trị, kinh tế vănhóa, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác được đưa vào bảo quản trong cáckho, viện lưu trữ phục vụ cho các mục đích khác nhau của con người và xãhội Tài liệu lưu trữ là bức tranh tái hiện sự hình thành và phát triển của đấtnước Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệthể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân, gópphần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quantrọng trong nghiên cứu khoa học quản lý, ngày càng nâng cao trình độ quản lýnhà nước Ngày nay, những tài liệu được lựa chọn để lưu trữ được coi là disản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổquốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa

Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và

tổ chức sử dụng tài liệu Công tác lưu trữ đảm nhiệm vai trò thu thập, bảoquản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được thực hiện thường xuyên, liên tục

ở các cấp, các ngành trên phạm vi cả nước Đến nay, các cơ quan lưu trữ đãthu thập và đưa vào bảo quản hàng trăm ngàn mét giá tài liệu, phục vụ chonhu cầu khai thác sử dụng của các tổ chức, cá nhân Trước sự phát triểnkhông ngừng của nguồn lực thông tin trong giai đoạn hiện nay, công tác lưutrữ ngày càng đóng một vai trò quan trọng đối với hoạt động quản lý nhànước, xây dựng thể chế hành chính nhà nước, cung cấp những thông tin, sốliệu cho nhà quản lý Trong nhiều nguồn thông tin khác khau nhưng nguồnthông tin từ tài liệu lưu trữ luôn được xem là có tính chính xác và độ tin cậycao nhất Vì vậy, Nhà nước ta luôn xem trọng công tác này là một ngành hoạt

động trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là mắt xích không

trong bộ máy quản lý của mình.

Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ rất quan trọng đối với xã hộinói chung và công tác lưu trữ nói riêng Quản lý nhà nước đối với công táclưu trữ giúp công tác lưu trữ phát triển, bảo vệ an toàn và khai thác, sử dụng

có hiệu quả, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ đối với sự nghiệp xây dựng vàbảo vệ đất nước; giúp xây dựng đầy đủ thể chế, pháp luật về lưu trữ; giúp xâydựng cơ cấu tổ chức bộ máy; đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức; giúpthống nhất thực hiện các khâu nghiệp vụ; giúp xây dựng vật chất - kỹ thuật vàđẩy mạnh ứng dụng khoa học - công nghệ vào công tác lưu trữ; thực hiệncông tác thi đua, khen thưởng và xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ Nếukhông có sự quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ thì tài liệu lưu trữ sẽkhông được cơ quan, tổ chức, cá nhân chú trọng, bị mất mát, thất lạc, quản lýtùy tiện, chiếm làm của riêng mà không có chế tài xử lý, không đảm bảonguyên tắc tập trung thống nhất và không phát huy được giá trị vốn có củachúng

Trong những năm qua, quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ trong

cả nước nói chung, tỉnh Vĩnh Long nói riêng đã được cơ quan chức năngquan tâm nhiều hơn Hệ thống tổ chức lưu trữ ngày càng được xây dựng theo

mô hình thống nhất và ổn định Đội ngũ cán bộ lưu trữ ngày càng trưởngthành về số lượng và chất lượng Nhiều văn bản luật, dưới luật đã được banhành, đặc biệt là Luật Lưu trữ (2011), có hiệu lực thi hành kể từ ngày01/7/2012, Luật Lưu trữ ra đời và có hiệu lực đánh dấu mốc sự kiện quantrọng trong lịch sử xây dựng và phát triển ngành Lưu trữ Việt Nam Tài liệulưu trữ từng bước được thu thập đưa vào bảo quản theo nguyên tắc tập trungthống nhất Tài liệu lưu trữ được khai thác sử dụng với nhiều hình thức manglại hiệu quả thiết thực, phát huy tác dụng đối với sự nghiệp xây dựng và bảo

vệ Tổ quốc

Tuy nhiên, việc quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại các Chi cụcVăn thư - Lưu trữ nói chung và ở tỉnh Vĩnh Long nói riêng cũng còn nhữngmặt hạn chế như: tài liệu lưu trữ còn phân tán chưa được thu thập đầy đủ, còntình trạng tồn đọng ở dạng bó gói, chưa được chỉnh lý, sắp xếp, có nguy cơ

hư hỏng; việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu chưa được đáp ứng kịp thời;

cơ sở vật chất, trang thiết bị còn thiếu và chưa đồng bộ; trình độ công chức,viên chức làm lưu trữ còn hạn chế Từ đó đòi hỏi cần có sự quản lý chặt chẽ,sâu sát hơn của các cơ quan nhà nước đối với công tác này

Với mong muốn tìm hiểu thực trạng hoạt động quản lý nhà nước đốicông tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long, phân tíchnhững ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân, đề xuất giải pháp khắc phục, tác giả

chọn đề tài “Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư

- Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long” cho luận văn cao học, chuyên ngành Quản lý

công

2 Tình hình nghiên cứu

Liên quan đến đề tài, có một số công trình nghiên cứu đã được công bốnhư:

Các bài đăng trên tạp chí chuyên ngành:

- “Quản lý nguồn tài liệu của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện ở các tỉnh phía Nam - thực trạng và giải pháp” - bài viết

của tác giả Nguyễn Thị Thủy và tác giả Hoàng Văn Thụ, đăng trên tạp chíVăn thư Lưu trữ Việt Nam, số 7 năm 2011 Bài viết đề cập đến thực trạng tổchức quản lý nguồn tài liệu của các cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy bannhân dân cấp huyện ở các tỉnh phía Nam

- “Ngành lưu trữ Việt Nam qua 5 năm thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” - bài viết

của tác giả Vũ Thị Minh Hương, đăng trên tạp chí Văn thư - Lưu trữ ViệtNam, số 6 năm 2012 Bài viết đánh giá 5 năm thực hiện Chỉ thị số

thời gian tới.

- “Trao đổi về nguyên tắc quản lý tập trung, thống nhất Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam ” - bài viết của tác giả Nguyễn Anh Thư, đăng trên tạp chí

Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, số 3 năm 2015 Bài viết bàn về nội dung cơ bảncủa nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất hoạt động lưu trữ

- “Yêu cầu đổi mới hoạt động quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở Việt Nam trong thời kỳ hội nhập và phát triển”- bài viết của tác giả Vũ Thị

Phụng, đăng trên tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, số 6 năm 2016 Bài viếtbàn thêm những yêu cầu mới của hoạt động quản lý nhà nước trong lĩnh vựcvăn thư, lưu trữ để góp phần làm rõ thêm sự cần thiết của sự hoàn thiện bộmáy quản lý nhà nước về lưu trữ ở Việt Nam trong thời kỳ đổi mới và hộinhập quốc tế

- “Vận dụng nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất trong lưu trữ Việt Nam ”- bài viết của tác giả Nguyễn Quốc Dũng, đăng trên tạp chí Văn thư

- Lưu trữ Việt Nam, số 6 năm 2017 Bài viết bàn về nội dung có tính chất lýluận về nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất trong công tác lưu trữ ở ViệtNam ngay từ khi thành lập Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, đặc biệt là saukhi

- Hội đồng Bộ trưởng có quyết định chính thức thành lập Phông lưu trữQuốc

gia Việt Nam

- “Quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức cấp huyện trên địa bàn tỉnh Tây Ninh” - bài viết của tác giả Nguyễn Thị Ly

và tác giả Lê Thị Vị, đăng trên tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, số 6 năm

2017 Bài viết đề cập đến một số nội dung: hoạt động quản lý nhà nước đốivới công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ cấp huyện; tình hình hoạt động quản lý

5khối tài liệu được hình thành trong hoạt động của một số cơ quan, ban ngànhcấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; đề xuất một số khuyến

- nghị nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý công tác lưu trữ và tài

cấp huyện trên địa bàn tỉnh Tây Ninh.

- “Thực tiễn quản lý tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ tại một số bộ, ngành

và một số đề xuất” - bài viết của tác giả Nguyễn Anh Thư và tác giả Đặng Thị

Bích Luận, đăng trên tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 7 năm 2017 Bàiviết này các tác giả tìm hiểu thực tiễn quản lý tài liệu chuyên môn, nghiệp vụtại một số bộ, ngành trong thời gian qua và đề xuất nhằm quản lý tài liệuchuyên môn, nghiệp vụ hiệu quả hơn

- Các luận văn cao học:

- Đoàn Hồng Nhã (2012), Quản lý nhà nước đối với tài liệu lưu trữ các

cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp Huyện (từ thực tiễn quận 8 - thành phố Hồ Chí Minh), luận văn cao học chuyên ngành Quản lý

hành chính công Luận văn đề cập đến thực trạng quản lý nhà nước đối với tàiliệu lưu trữ các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Quận 8, thành phố Hồ ChíMinh và đề xuất các giải pháp để hoàn thiện công tác quản lý

- Phạm Ngọc Hưng (2012), Quản lý nhà nước đối với tài liệu lưu trữ tại các trung tâm lưu trữ Quốc gia (từ thực tiễn Trung tâm Lưu trữ quốc gia II tại thành phố Hồ Chí Minh), luận văn cao học chuyên ngành Quản lý hành

chính công Luận văn nghiên cứu thực trạng quản lý nhà nước đối với tài liệulưu trữ các trung tâm lưu trữ quốc gia, đặc biệt là tại Trung tâm Lưu trữ Quốcgia II và đề xuất các giải pháp để hoàn thiện công tác quản lý nhà nước tại cáctrung tâm lưu trữ quốc gia nói chung và với Trung tâm lưu trữ quốc gia II nóiriêng

- Nguyễn Thị Khánh Linh (2012), Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Khánh Hòa - Thực trạng và giải pháp,

luận văn cao học chuyên ngành Quản lý hành chính công Luận văn nghiêncứu, tổng kết và đưa ra các đánh giá về thực trạng hoạt động quản lý nhà nước

về công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Khánh Hòa, đề xuất

- các giải pháp nhằm tăng cường và hoàn thiện hoạt động quản lý

công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Khánh Hòa.

- Dương Ngọc Loan (2015), Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ở

Ủy ban nhân dân cấp xã - Từ thực tiễn huyện Củ Chi thành phố Hồ Chí Minh,

luận văn cao học chuyên ngành Quản lý hành chính công Luận văn nghiêncứu, phân tích, đánh giá thực trạng công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp

xã trên địa bàn huyện Củ Chi, đề xuất các giải pháp và đưa ra các kiến nghị

để hoàn thiện công tác quản lý và hoạt động lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp

xã trên địa bàn huyện Củ Chi

- Phạm Minh Chiến (2015), Quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về lưu trữ, luận văn cao học chuyên ngành Luật Luận văn nghiên cứu,

phân tích, đánh giá thực trạng công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân tỉnh VĩnhLong, đề xuất các giải pháp và đưa ra các kiến nghị để hoàn thiện công tácquản lý nhà nước và hoạt động lưu trữ tại Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long

- Nguyễn Thị Thanh Trà (2016), Quản lý nhà nước đối với nguồn tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lâm Đồng, luận văn cao học

chuyên ngành Quản lý công Luận văn nghiên cứu, phân tích, đánh giá thựctrạng công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lâm Đồng, đề xuấtcác giải pháp và đưa ra các kiến nghị để hoàn thiện công tác quản lý và hoạtđộng lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lâm Đồng

- Các công trình đã được công bố trên cho thấy, mặc dù các tác giả tiếp

cận ở nhiều gốc độ khác nhau nhưng hầu hết đều đề cập đến tầm quan trọng

và sự cần thiết của quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ Đây là nguồn tưliệu tham khảo quý báu đối với tác giả khi thực hiện đề tài này, và trong quátrình viết luận văn tác giả có kế thừa một số kết quả nghiên cứu đã được công

bố trên

- Song, tuy nhiên cho đến nay chưa có công trình nào nghiên cứu quản lý

nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh

-Long, vì vậy đề tài này hoàn toàn không có sự trùng lặp với các

nghiên cứu khoa học đã được công bố.

3 Mục đích, nhiệm vụ của đề tài

3.1 Mục đích nghiên cứu

- Làm rõ cơ sở lý luận và pháp lý về quản lý nhà nước đối với công tác

lưu trữ tại các Chi cục Văn thư - Lưu trữ, phân cấp quản lý nhà nước đối vớicông tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh

- Nghiên cứu thực trạng quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại

Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long; đánh giá những ưu điểm, hạn chế

và nguyên nhân

- Đề xuất phương hướng và giải pháp hoàn thiện công tác quản lý nhà

nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long

3.2 Nhiệm vụ

- Nghiên cứu cơ sở lý luận và pháp lý về quản lý nhà nước đối với công

tác lưu trữ tại các Chi cục Văn thư - Lưu trữ

- Khảo sát, đánh giá thực trạng quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ

tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long, phân tích làm rõ những ưuđiểm, hạn chế và nguyên nhân

- Đề xuất phương hướng, giải pháp, hoàn thiện quản lý nhà nước đối với

công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

-Đối tượng nghiên cứu của đề tài là Quản lý nhà nước đối với công tác

lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long

4.2 Phạm vi nghiên cứu

- Về không gian: tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long.

-Về thời gian: Từ năm 2013 (từ sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực) đến

-năm 2017, tầm nhìn đến năm 2025.

5 Phương pháp nghiên cứu

5.1 Phương pháp luận

-Tác giả vận dụng phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác- Lênin làm

phương pháp chủ yếu trong quá trình nghiên cứu

5.2 Phương pháp cụ thể

-Luận văn vận dụng kết hợp các phương pháp liên ngành như: phân tích,

tổng hợp, thống kê, điều tra, so sánh, đánh giá, lưu trữ học Chẳng hạn:

- Phương pháp phân tích: thông qua việc nghiên cứu, phân tích, đánh giá

thực trạng quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long, phân tích làm rõ những ưu điểm, hạn chế và nguyênnhân

Phương pháp điều tra xã hội học: trực tiếp khảo sát, lập bảng hỏi đối

với công chức, viên chức trong Chi cục và các độc giả đến khai thác tài liệutại Chi cục Văn thư - Lưu trữ để thu thập thông tin, làm cơ sở đánh giá quản

lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnhVĩnh Long Đã trực tiếp phỏng vấn 20 người (10 người trực tiếp làm công táclưu trữ và 10 độc giả đến khai thác sử dụng)

- Phương pháp thống kê, tổng hợp: thống kê số liệu đã thu thập, tổng

hợp, làm rõ ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế làm cơ sở

đề xuất giải pháp khắc phục

- Phương pháp lưu trữ học: vận dụng các nguyên tắc, phương pháp luận

của lưu trữ học để đánh giá những thành tựu, hạn chế và nguyên nhân trongquản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnhVĩnh Long trong điều kiện cụ thể (so với quy định hiện hành của Nhà nước)

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn

6.1 Ý nghĩa lý luận

-Luận văn nghiên cứu góp phần làm rõ cơ sở lý luận về quản lý nhà nước

đối với công tác lưu trữ nói chung, tại các Chi cục Văn thư - Lưu trữ nóiriêng

6.2 Ý nghĩa thực tiễn

- Với kết quả nghiên cứu, khảo sát thực tiễn, đối chiếu với các quy định

hiện hành, tác giả đã phân tích ưu điểm, hạn chế của công tác quản lý nhànước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long vànguyên nhân đồng thời đề xuất các giải pháp khắc phục nhằm góp phần hoànthiện công tác quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư -Lưu trữ nói riêng và các Chi cục Văn thư - Lưu trữ các tỉnh nói chung

- Luận văn có thể làm tài liệu tham khảo cho các cơ quan, các nhà quản

lý trong lĩnh vực lưu trữ

- Ngoài ra, luận văn còn là tài liệu tham khảo đối với sinh viên, học viên

cao học chuyên ngành quản lý công và những ai quan tâm đến lĩnh vực này

7 Bố cục luận văn

-Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và tài liệu tham khảo, nội dung đề tài

được trình bày trong 3 Chương:

-Chương 1: Cơ sở khoa học về quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ

tại các Chi cục Văn thư - Lưu trữ

-Chương 2: Thực trạng quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại

Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long

-Chương 3: Phương hướng, giải pháp, kiến nghị hoàn thiện công tác

quản

lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh VĩnhLong

- Chương 1

TÁC LƯU TRỮ TẠI CÁC CHI CỤC VÃN THƯ - LƯU TRỮ

1.1 Cơ sở lý luận

1.1.1 Một số khái niệm

1.1.1.1 Tài liệu lưu trữ

-Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối

tài liệu hình thành qua hoạt động của các cơ quan hoạt động của các cơ quan,

tổ chức và được bảo quản trong kho lưu trữ Tài liệu lưu trữ là tài liệu bảngốc; bản chính, hoặc bản sao hợp pháp của tài liệu có giá trị về chính trị, kinh

tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệđược hình thành trong các hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân quacác thời kỳ lịch sử; không phân biệt xuất xứ, nơi bảo quản, kỹ thuật ghi tin vàvật mang tin; được lựa chọn giữ lại bảo quản phục vụ nghiên cứu khoa học,lịch sử và hoạt động thực tiễn [41, tr.346]

- Văn bản có giá trị pháp lý cao nhất về công tác lưu trữ đã khẳngđịnh

là: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiêncứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bảngốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thaythế bằng bản sao hợp pháp” Tài liệu lưu trữ có thể là tài liệu giấy, phim, ảnh,băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác.[43, tr.1]

1.1.1.2 Lưu trữ cơ quan

-Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu

lưu trữ của cơ quan, tổ chức [43, tr.1]

-Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của xã hội bao gồm những

vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới quá trình hoạt động quản lý

và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng

có hiệu quả tài liệu lưu trữ [39, tr.121]

-Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả

những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoahọc, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục

vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầuchính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân [38, tr.18]

-Công tác lưu trữ là toàn bộ quy trình quản lý nhà nước và quản lý

nghiệp

vụ lưu trữ, nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sửdụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ [41, tr.108]

-Tóm lại, công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước, hoạt

động của xã hội bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế cóliên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ côngtác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của công dân

1.1.2 Các loại tài liệu lưu trữ

-Căn cứ vào nội dung và đặc điểm kỹ thuật, các loại tài liệu lưu trữ được

phân thành bốn loại: tài liệu văn tự thành văn (tài liệu hành chính); tài liệukhoa học kỹ thuật và công nghệ; tài liệu nghe nhìn (phim điện ảnh, tài liệuảnh, ghi âm, ghi hình); tài liệu điện tử, tài liệu kỹ thuật số [40, tr.10]

- Tài liệu văn tự thành văn:

-Tài liệu văn tự thành văn xuất hiện từ khi có chữ viết, được ghi trên các

vật mang tin và ghi tin khác nhau bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật,văn bản hướng dẫn thi hành văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý nhànước, văn bản cá biệt, văn bản hành chính thông thường Đây là loại tài liệuphổ biến và nhiều nhất trong các cơ quan quản lý nhà nước Tài liệu này hìnhthành chủ yếu trên giấy viết thông thường, bằng các phương pháp đánh máy,

in rônêô, máy tính, viết tay, được lập hồ sơ ở văn thư và nộp vào lưu trữ hiệnhành của cơ quan theo quy định hiện hành [40, tr.10]

- Tài liệu khoa học kỹ thuật:

-Tài liệu khoa học kỹ thuật phản ánh các hoạt động về khoa học kỹ thuật,

chủ yếu là tài liệu của các cơ quan khoa học kỹ thuật, các trường đại học, các

cơ sở sản xuất, thiết kế xây dựng, giao thông vận tải, Tài liệu khoa học kỹthuật có nhiều loại như: đồ án thiết kế các công trình xây dựng cơ bản; tài liệuthiết kế chế tạo máy; tài liệu về công nghệ; tài liệu về điều tra địa chất, địahình; tài liệu khí tượng thủy văn; tài liệu nghiên cứu khoa học, tài liệu sángchế, tài liệu phát minh; tài liệu tiêu chuẩn; tài liệu quản lý khoa học kỹ thuật[40, tr.10]

- Tài liệu nghe nhìn (ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình):

-Tài liệu nghe nhìn là tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình phản

ánh các sự kiện, hiện tượng trong đời sống xã hội bằng hình ảnh và âm thanh.Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình gồm có âm bản các bức ảnh, cáccuốn phim chụp và quay về các sự kiện, hiện tượng có ý nghĩa chính trị, vănhóa, khoa học lịch sử và những ý nghĩa khác; những băng đĩa ghi âm ghi lạinhững bài nói, diễn văn của các vị lãnh đạo Đảng và Nhà nước; các nhà hoạtđộng xã hội và hoạt động khoa học nổi tiếng; những lời ca, bản nhạc của cácnghệ sĩ xuất sắc [40, tr.11-12]

- Tài liệu điện tử, tài liệu kỹ thuật số:

-Tài liệu điện tử hình thành chủ yếu từ hai nguồn:

-Trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức thiết lập các hồ sơ điện

tử (tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sựviệc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trìnhtheo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơquan, tổ chức, cá nhân);

-Số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác [40, tr.13-14].

-Từ bốn loại chính trên, tài liệu lưu trữ có thể được tiếp tục chia nhỏ ra

các loại như: tài liệu ngôn ngữ học; tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ; tài liệuvăn học nghệ thuật; tài liệu dân tộc học; tài liệu vật thật (khảo cổ); tài liệutruyền miệng; tài liệu điện tử, tài liệu đặc biệt quý hiếm [40, tr.16]

1.1.3 Nội dung nghiệp vụ của công tác Lưu trữ

-Khoản 1 Điều 2 Luật Lưu trữ (2011) quy định “Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ” Như vậy, nội dung nghiệp vụ của công tác lưu trữ gồm:

- Thu thập, bổ sung tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ;

- Phân loại, chỉnh lý tài liệu tài liệu lưu trữ;

- Xác định giá trị tài liệu lưu trữ;

- Thống kê tài liệu lưu trữ;

- Bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

1.1.4 Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ

-Quản lý nhà nước là một dạng quản lý xã hội đặc biệt, mang tính quyền

lực nhà nước và sử dụng pháp luật nhà nước để điều chỉnh hành vi hoạt độngcủa con người trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội do các cơ quantrong bộ máy nhà nước thực hiện, nhằm thỏa mãn nhu cầu hợp pháp của conngười, duy trì sự ổn định và phát triển của xã hội [37, tr.7]

1.1.4.1 Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo

- Để quản lý thống nhất về công tác lưu trữ cần phải có hệ thống văn bản

quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn thực hiện văn bản quy phạm phápluật làm cơ sở pháp lý Việc ban hành, văn bản quy phạm pháp luật và vănbản hướng dẫn phụ thuộc vào thẩm quyền của từng cơ quan Tuy nhiên,nguyên tắc chung là những văn bản luật không được trái với hiến pháp, vănbản dưới luật không được trái văn bản luật, văn bản cơ quan cấp dưới khôngđược trái với văn bản cơ quan cấp trên, văn bản ban hành sau không được tráivới văn bản ban hành trước Và những văn bản này phải phù hợp với hệthống pháp luật Việt Nam Tất cả tạo thành một hệ thống giúp cho việc quản

lý công tác lưu trữ được thống nhất, hiệu quả

- Về thẩm quyền ban hành văn bản để quản lý công tác lun trữ gồm có:

- - Ở Trung ương:

- + Quốc hội: ban hành Luật lưu trữ.

- + Ủy ban thường vụ Quốc hội: ban hành Pháp lệnh.

- + Chính phủ: ban hành Nghị định.

- + Thủ tướng Chính phủ: ban hành Quyết định, Chỉ thị.

- + Bộ Nội vụ: Ban hành Thông tư (ngoài ra còn có Thông tư liên lịch do

các Bộ phối hợp ban hành)

- + Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước: ban hành các văn bản hướng dẫn

chỉ đạo về công tác lưu trữ trong phạm vi toàn quốc (đối với hệ thống cơquan nhà nước)

- Ngoài ra, các bộ (ngành) như: Bộ Tài chính, Ngân hàng Nhà nước, Tổng

cục Hải quan, Bảo hiểm Xã hội đều có các quy định về bảo quản, xác địnhgiá trị tài liệu đối với ngành

- - Ở địa phương:

- + Ủy ban nhân dân cấp tỉnh: ban hành các quyết định quy phạm pháp

luật và các văn bản khác làm cơ sở pháp lý để quản lý thống nhất công táclưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi toàn tỉnh Trên cơ sở đó, Sở Nội vụ(trước đây giao cho Văn phòng UBND tỉnh), ban hành các văn bản để hướngdẫn, đôn đốc nhắc nhở việc thực hiện

- + Sở Nội vụ: tham mưu giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành các

- + Ủy ban nhân dân cấp huyện: Ban hành các văn bản quy phạm pháp

luật và các văn bản khác để quản lý chỉ đạo công tác lưu trữ trong phạm vihuyện (quận, thành phố, thị xã), đảm bảo không trái với các quy định hiệnhành của nhà nước và của cơ quan cấp trên

- + Phòng Nội vụ: tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành

các văn bản quy phạm pháp luật đồng thời có nhiệm vụ ban hành các văn bảnhướng dẫn việc thực hiện các văn bản do Ủy ban nhân dân huyện ban hành.Trong phạm vi thẩm quyền, Phòng Nội vụ (trước đây giao cho Văn phòngUBND quận, thành phố, thị xã) có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc việc thựchiện của các cơ quan

- Ngoài ra, người đứng đầu các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh và cấp

huyện cần ban hành các quy chế, quy định để quản lý công tác lưu trữ thốngnhất trong nội bộ cơ quan, đồng thời để hiện thực hóa các quy định của nhà

-nước, của các cơ quan cấp trên.

1.1.4.2 Xây dựng bộ máy, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức

- Bộ Nội vụ là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà

nước về văn thư, lưu trữ nhà nước [42, tr.252]

- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là cơ quan giúp Bộ Nội vụ thực hiện

chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữquốc gia [42, tr.252] Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có nhiệm vụ thammưu cho Bộ Nội vụ trong xây dựng màng lưới kho lưu trữ từ trung ương đếnđịa phương Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước quản lý tài liệu các cơ quanTrung ương của các thời kỳ lịch sử Giúp Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nướcquản lý nguồn tài liệu này là các Trung tâm lưu trữ Quốc gia I, II, III và IV

- Ngoài Bộ Nội vụ, ở các Bộ, cơ quan ngang Bộ và các cơ quan thuộc

Chính phủ (sau đây gọi tắt là Bộ) có Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Vănphòng Bộ, thực hiện chức năng giúp Chánh văn phòng tham mưu cho Bộtrưởng quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc

-năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản

công tác văn thư, lưu trữ nhà nước ở địa phương [42, tr.254].

- Chi Cục Văn thư - Lưu trữ tại các địa phương là tổ chức trực thuộc Sở

Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhândân tỉnh quản lý nhà nước về lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưutrữ lịch sử của tỉnh Chi cục có nhiệm vụ tham mưu, đề xuất với Sở Nội vụ về

tổ chức, sắp xếp, bố trí, đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức làm công táclưu trữ ở địa phương Đồng thời thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra và xử

lý vi phạm trong lĩnh vực lưu trữ

- Tổ chức lưu trữ cấp huyện:

- Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện có

chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản

lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ nhà nước ở địa phương [42, tr.254]

- Ngoài ra, các cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

và Ủy ban nhân dân cấp huyện tổ chức bộ phận lưu trữ để quản lý tài liệuhình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan trong thời gian hiện hành

- Tổ chức lưu trữ cấp xã:

- Trước đây chưa có văn bản quy phạm pháp luật nào hướng dẫn cụ thể về

tổ chức lưu trữ cấp xã Năm 2011 khi Luật lưu trữ được ban hành (có hiệu lựcthi hành từ ngày 01/7/2012) trong đó quy định mỗi xã (phường) bố trí mộtcông chức chuyên trách (thuộc bộ phận văn phòng) để quản lý tài liệu hìnhthành trong quá trình hoạt động của Ủy ban nhân dân cấp xã

- Về bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức:

- Muốn quản lý tốt công tác lưu trữ trước hết phải có bộ máy thống nhất,

có đội ngũ công chức, viên chức đủ năng lực, phẩm chất để làm công tác lưutrữ

- Việc bố trí sử dụng công chức, viên chức đúng chuyên môn, phù hợp

với

-ngành đào tạo, sở trường và vị trí công tác sẽ phát huy tối đa nhân

người trong các cơ quan, tổ chức.

- Trình độ của công chức, viên chức có tác động trực tiếp đến công tác

tham mưu, thực hiện các khâu nghiệp vụ cụ thể, tác động đến phương pháp,cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ Công chức, viên chức

có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm, kỹ năng trong công tác sẽ cótham mưu, đề xuất, phương pháp quản lý, phương pháp phân loại và sắp xếptài liệu của cơ quan một cách khoa học, dễ tra tìm Ngược lại trình độ côngchức, viên chức có chuyên môn thấp, thiếu kinh nghiệm, kỹ năng hạn chế sẽảnh hưởng không tốt đến công tác tham mưu, đề xuất, phương pháp quản lý,phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan ảnh hưởng đến hiệuquả của công tác trong thực hiện các khâu nghiệp vụ

- Để đổi mới công tác lưu trữ đã đặt ra những yêu cầu to lớn và cấp thiết

đối với việc xây dựng đội ngũ công chức, viên chức Việc xây dựng được độingũ công chức, viên chức làm công tác lưu trữ có bản lĩnh chính trị, phẩmchất đạo đức tốt, có năng lực, có tính chuyên nghiệp cao, tận tụy với nghềnghiệp ngoài đào tạo, cần phải có các hình thức đào tạo, bồi dưỡng phù hợp,hiệu quả Đây là nhiệm vụ thường xuyên, có ý nghĩa quan trọng, góp phầntích cực trong việc nâng cao trình độ chuyên môn, năng lực công tác, chấtlượng và hiệu quả làm việc của công chức, viên chức; hướng tới mục tiêu làtạo được sự thay đổi về chất trong thực thi nhiệm vụ chuyên môn Thườngxuyên bồi dưỡng sẽ trang bị những kiến thức, kỹ năng, thái độ thực hiện côngviệc cho công chức, viên chức; trong đó, cung cấp những kiến thức, lý luận

cơ bản, trang bị kỹ năng, cách thức hoạt động thực thi công việc, giáo dụcthái độ thực hiện công việc thể hiện sự nhiệt tình, tinh thần trách nhiệm củangười công chức, viên chức

- Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, các công chức, viên chức làm công

trữ cần được tập huấn thường xuyên về chuyên môn, nghiệp vụ Bên

- Chính vì vậy việc bố trí, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho công

chức, viên chức làm công tác lưu trữ ở cơ quan là một việc làm cần thiết cầnđược sự quan tâm trực tiếp của lãnh đạo ở các cơ quan, tổ chức

1.1.4.3 Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ

- Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ phải căn cứ vào các quy

định, hướng dẫn cụ thể của nhà nước trong công tác lưu trữ Để thực hiện tốtcác khâu nghiệp vụ trong hoạt động lưu trữ, cần áp dụng các thành tựu khoahọc kỹ thuật, đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin để đáp ứng được yêucầu hiện đại hóa công tác lưu trữ

- Như đã trình bày ở mục 1.1.3, công tác lưu trữ bao gồm 6 khâu nghiệp

vụ cơ bản Tuy nhiên, để nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ các mụcđích chính đáng của các tổ chức và công dân phải triển khai các nghiệp vụnày đến các cơ quan Nghĩa là các cơ quan trong quá trình hình thành tài liệu

của nhà nước mới được hiện thực hóa.

- Do đó, trong quá trình quản lý phải thực hiện nghiêm túc các quy định

hiện hành về thu thập, phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổchức sử dụng tài liệu lưu trữ Đây là yêu cầu cần thiết của các cơ quan, tổchức và các trung tâm lưu trữ Mục đích cuối cùng là để đáp ứng tốt các yêucầu nghiên cứu sử dụng tài liệu của cơ quan, tổ chức, cá nhân cũng như gópphần quản lý tốt tài sản quốc gia và là di sản của dân tộc để phục vụ cho sựnghiệp xây dựng vào bảo vệ Tổ quốc

1.1.4.4 Đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, thiết bị, ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ

- Đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin là

hoạt động không thể thiếu trong quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ.Nếu Nhà nước đã tạo được một hành lang pháp lý cho công tác lưu trữ, có độingũ công chức, viên chức thực hiện nhưng nếu không có sự đầu tư kinh phí,trang thiết bị thì khó có thể đáp ứng được nhu cầu hiện đại hóa về công táclưu trữ, không đáp ứng tốt thông tin kịp thời cho hoạt động quản lý, điều hànhcủa cơ quan, tổ chức Vì vậy, từ trước đến nay Nhà nước đã quan tâm đến cấpkinh phí, xây dựng cơ sở vật chất, mau sắm trang thiết bị để phục vụ cho côngtác lưu trữ

- Tại Điều 4 Luật Lưu trữ (2011) quy định chính sách của Nhà nước về

lưu trữ như: Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực trong việc bảo vệ, bảo quản

an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông lưu trữ quốc gia ViệtNam; tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học,công nghệ trong hoạt động lưu trữ Điều 39, Luật Lưu trữ (2011) quy định về

1.1.4.5 Thanh tra, kiểm tra, khen thưởng, xử lý vi phạm

- Lãnh đạo mà không kiểm tra xem như không lãnh đạo Trong hoạt động

quản lý, điều hành, công tác kiểm tra có vai trò rất quan trọng, làm tốt côngtác kiểm tra sẽ uốn nắn những sai sót kịp thời, phòng ngừa những biểu hiệntiêu cực trong quan liêu giấy tờ, góp phần thực hiện tốt công tác quản lý nóichung, quản lý công tác lưu trữ nói riêng Nếu buông lỏng công tác thanh tra,kiểm tra sẽ dẫn đến quan liêu, không nắm bắt, phát hiện kịp thời những saisót, không ngăn ngừa được các hiện tượng tiêu cực, quan liêu, có thể dẫn đếnsai phạm trong quản lý, quy trình kỹ thuật nghiệp vụ, thậm chí có thể xẩy ratham nhũng, lãng phí

- Công tác thanh tra, kiểm tra phải đi đôi với khen thưởng, kỷ luật Qua

hoạt động thanh tra, kiểm tra sẽ đánh giá được mức độ hoàn thành nhiệm vụđược giao, phát huy những ưu điểm, khắc phục những hạn chế yếu kém, đồngthời có thể xem xét nhắc nhở, phê bình hay xem xét có hình thức kỷ luậtnhững đơn vị, cá nhân chưa làm tốt công tác quản lý nhà nước đối với côngtác lưu trữ Nếu có những tập thể, cá nhân làm tốt sẽ biểu dương, khenthưởng, nhân rộng điển hình tiên tiến để tạo sức lan tỏa trong đơn vị, tạo độnglực cho công chức, viên chức phấn đấu thực hiện tốt nhiệm vụ được giao

1.1.5 Sự cần thiết quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ

- Để nghiên cứu chuyên sâu và làm rõ hơn khái niệm quản lý nhà nước

đối với công tác lưu trữ, trước hết cần phải nghiên cứu làm rõ thuật ngữ

“Quản lý nhà nước”

- Quản lý nhà nước là sự tác động có chủ đích của nhà nước vào các quan

- Quản lý nhà nước là một dạng quản lý xã hội đặc biệt, xuất hiện và tồn

tại cùng với sự xuất hiện và tồn tại của nhà nước Đó chính là hoạt động quản

lý gắn liền với hệ thống các cơ quan thực thi quyền lực nhà nước - bộ phậnquan trọng của quyền lực chính trị trong xã hội, có tính chất cưỡng chế đơnphương đối với xã hội Quản lý nhà nước được hiểu là hoạt động của các cơquan nhà nước thực thi quyền lực nhà nước [37, tr.7]

- Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ là thông qua pháp luật về lưu

trữ, thông qua hệ thống bộ máy tổ chức quản lý và chế độ nghiệp vụ khoa họclưu trữ để thực hiện quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng một cách có hiệuquả tài liệu lưu trữ theo quy định của nhà nước Nhà nước thực hiện quản lýnhà nước về lưu trữ thông qua hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật,thông qua hệ thống bộ máy tổ chức quản lý và chế độ nghiệp vụ khoa học lưutrữ để từ đó có sự thống nhất trong tổ chức thực hiện các nội dung nghiệp vụlưu trữ, thống nhất về quản lý tài liệu, thống nhất các quy định về bảo quản

và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

- Để quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ phải căn cứ vào các quy

định hiện hành của Nhà nước Trong những năm qua, hệ thống văn bản quyphạm pháp luật về lưu trữ ngày càng được hoàn thiện, Luật Lưu trữ đã đượcban hành cùng với văn bản dưới luật, những văn bản hướng dẫn, chỉ đạo củacác cơ quan có thẩm quyền Từ đó, đã tạo sự chuyển biến rõ nét trong quản lýnhà nước đối với công tác lưu trữ ở nước ta Nếu không có hệ thống văn bảnpháp lý quy định về công tác lưu trữ nêu trên thì các cơ quan, tổ chức sẽ hoạtđộng tùy tiện, công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ không được quản lý theo

-nguyên tắc tập trung, thống nhất, tài liệu lưu trữ sẽ không được

dụng hiệu quả.

- Bên cạnh xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về công tác

lưu trữ cần phải có đội ngũ cán bộ để quản lý, thực thi nhiệm vụ Đội ngũ cán

bộ lưu trữ là nhân tốt quyết định sự phát triển công tác lưu trữ ở nước ta trongmọi thời kỳ lịch sử Nếu đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ có đủ trình độ,năng lực, phẩm chất tốt sẽ tạo điều kiện rất thuận lợi giúp nhà nước quản lýtốt công tác này

- Việc đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị và ứng dụng công nghệ thông

tin cũng góp phần quan trọng trong công tác quản lý nhà nước về lưu trữ Nếukhông được trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị và ứng dụng công nghệthông tin sẽ khó có thể quản lý tốt được công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ

- Muốn quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ được tốt cần phải

thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở các cơ quan, tổ chức thực hiện tốtnhững quy định của pháp luật về công tác lưu trữ Nếu không thực hiện côngtác kiểm tra sẽ dẫn đến hiệu quả của quản lý nhà nước không cao, nhất là tính

tự giác chấp hành của cơ quan, tổ chức cá nhân đối với công tác lưu trữ tronggiai đoạn hiện nay chưa tốt

- Như vậy, quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ là việc làm cần thiết

đối với các cơ quan quản lý nhà nước từ Trung ương đến địa phương

1.2 Cơ sở pháp lý

- Trong những năm qua Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản pháp lý

quan trọng liên quan đến công tác lưu trữ, trong đó có những văn bản chínhdưới đây:

- Nghị định số 257-TTg ngày 02/7/1957 của Chính phủ ban hành Điều lệ

về công văn, giấy tờ ở các cơ quan Đây là văn bản có giá trị pháp lý cao nhấtđầu tiên của nước ta về công tác văn thư và lưu trữ Nghị định này thể hiện

-Nhà nước đã quan tâm đến công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu và mối

công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ [40, tr.33].

- Nghị định số 142-CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ ban hành

Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ Việc ban hành Nghịđịnh này là một bước tiến lớn trong công tác xây dựng thể chế lưu trữ ở nước

ta Nghị định đã giành một phần quan trọng quy định về những nội dung cơbản của công tác lưu trữ [42, tr.184]

- Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia được Hội đồng Nhà nước thông qua ngày 11/12/1982 Điều 2, Pháp lệnh khẳng định: “Tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc sở hữu toàn dân do Nhà nước quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất; không một cơ quan, tập thể hoặc cá nhân nào chiếm làm của riêng Nghiêm cấm việc mua bán, trao đổi, cất giữ, tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ quốc gia hoặc sử dụng vào các mục đích trái với lợi ích của Nhà nước” [52, tr.1] Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia ra đời có ý nghĩa

hết sức quan trọng đối với ngành lưu trữ nước ta [42, tr.227]

- Chỉ thị số 726/TTg ngày 04/9/1997 của Thủ tướng Chính phủ về tăng

cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới Chỉ thị đã nêu rõ một sốmặt tồn tại trong công tác văn thư, lưu trữ và đặt ra các yêu cầu, biện phápcần thiết để khắc phục những tồn tại nhằm từng bước đưa công tác văn thư,lưu trữ vào nề nếp, đáp ứng ngày càng tốt hơn các yêu cầu của xã hội, đặcbiệt trong công cuộc cải cách hành chính quốc gia [40, tr.34]

Thông tư số 40/1998/TTTCCP ngày 25/01/1998 của Ban Tổ chức

-Cán

bộ Chính phủ về hướng dẫn tổ chức cơ quan lưu trữ nhà nước các cấp

- Pháp lệnh lưu trữ quốc gia được Ủy ban thường vụ Quốc hội khóa X

thông qua ngày 04/01/2001; Chủ tịch nước công bố bằng Lệnh số CTN ngày 15/04/2001, có hiệu lực từ ngày 01/7/2001; là văn bản pháp luậtcao nhất của Nhà nước về công tác lưu trữ trước khi Luật lưu trữ (2011) được

- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định

chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia

- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ

về

việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội nước CHXHCN Việt

Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11/11/2011, Chủ tịch nước kýlệnh số 10/2011/L-CTN công bố ngày 25/11/2011, có hiệu lực thi hành từngày 01/7/2012; Luật gồm có 7 chương và 42 điều Luật Lưu trữ ra đời và cóhiệu lực đã đánh dấu sự kiện quan trọng trong lịch sử xây dựng và phát triểnngành Lưu trữ Việt Nam [40, tr.35]

- Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ về

hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp

- Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ về

hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữlịch sử các cấp

- Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng

cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưutrữ lịch sử

- Những văn bản trên là cơ sở pháp lý để các cơ quan thực hiện việc quản

lý tài liệu lưu trữ đảm bảo thống nhất trong phạm vi cả nước

1.3 Phân cấp quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ

- - Tại Điều 38 Luật Lưu trữ (2011) quy định trách nhiệm quản lý về lưu trữ: “Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ” [43, tr.16].

- Bộ Nội vụ:

-Bộ Nội vụ có nhiệm vụ: Xây dựng các đề án, dự án về công tác văn thư,

sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo vệ, bảo quản, bảo hiểm, sử dụng tài liệu lưutrữ và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt; hướngdẫn, kiểm tra các cơ quan nhà nước thực hiện các quy định về quản lý nhànước công tác văn thư, bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành vănbản; quản lý văn bản, văn bản điện tử và tài liệu khác hình thành trong quátrình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trongcông tác văn thư; hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiệncác quy định về quản lý nhà nước công tác lưu trữ; thực hiện các hoạt độngnghiệp vụ về sưu tầm, thu thập, bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo

vệ, bảo quản, bảo hiểm tài liệu lưu trữ thực hiện giải mật, công bố, giới thiệu

và tổ chức phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ quốcgia; thống nhất quản lý về thống kê văn thư, lưu trữ trên phạm vi cả nước; lưutrữ tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước thuộc nguồn nộp lưu vàoLưu trữ quốc gia theo quy định của pháp luật; tổ chức kiểm tra và cấp GiấyChứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ; quản lý, phát hành phôichứng chỉ hành nghề lưu trữ và hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý hoạt độngdịch vụ lưu trữ; thống kê, tổng hợp tình hình cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữtrong phạm vi cả nước [18, tr.10-11]

- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước:

-Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là cơ quan thuộc Bộ Nội vụ, thực hiện

chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư,lưu trữ trong phạm vi cả nước; quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia và thực hiệncác dịch vụ công về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật [12, tr.1]

- - Ủy ban nhân dân cấp tỉnh:

- Quy định tại Khoản 5 Điều 38 Luật Lưu trữ (2011) quy định: “Ủy ban

thống nhất với trung ương [43, tr.16].

- Theo Luật Lưu trữ (2011) và tại Khoản 3 Điều 23 Nghị định số111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ, nội dung quản lý công táclưu trữ của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh gồm: Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kếhoạch phát triển lưu trữ ở địa phương; căn cứ quy định của pháp luật, banhành, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về lưu trữđối với các cơ quan, tổ chức ở địa phương; thực hiện thống kê về lưu trữ theoquy định; quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ đối với các cơquan, tổ chức ở địa phương; tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoahọc và công nghệ trong hoạt động lưu trữ; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng côngchức, viên chức lưu trữ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạtđộng lưu trữ; trực tiếp thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữhình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồnnộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của địa phương; tổ chức sơ kết, tổng kết vềhoạt động lưu trữ

- định về công tác văn thư, lưu trữ; giải quyết theo thẩm quyền

cấp có thẩm quyền xem xét giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ; thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn

thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật; thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch

sử của tỉnh theo quy định [13, tr.8-10].

- - Chi cục Văn thư - Lưu trữ:

- Chi cục Văn thư - Lưu trữ là đơn vị trực thuộc Sở Nội vụ có chứcnăng

giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lýnhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sửcủa tỉnh và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của phápluật; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ củaCục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ [13, tr.15]

-Theo phân cấp, Chi cục Văn thư - Lưu trữ không có thẩm quyền ban

hành văn bản quy phạm pháp luật về Lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ cónhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc Sở Nội và giúp Sở Nội vụ vụ tham mưucho Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh vàtrực tiếp quản lý tài liệu của Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh [50] Cụ thể như sau:

- Tham mưu, giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dântỉnh ban hành và hướng dẫn và thực hiện các chế độ, quy định về công tácvăn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;

- Tham mưu, giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dântỉnh về công tác quản lý lưu trữ thông tin số trong các cơ quan, đơn vị nhànước trên địa bàn tỉnh quy định của pháp luật;

- Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị củaLưu trữ lịch sử tỉnh, quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử củatỉnh theo quy định của pháp luật;

-Thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy tại Lưu trữ cơ quan

tỉnh quy định của pháp luật;

- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư,lưu trữ;

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với độingũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;

- Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưutrữ: giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét giảiquyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;

- Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy địnhcủa pháp luật;

- Thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử của tỉnh, gồm: Trình cấp cóthẩm quyền ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tàiliệu và phê quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộplưu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ phục chế, bảo hiểm,bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử và tổ chức khai thác, sử dụng tàiliệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;

- Cấp, cấp lại, thu hồi chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủcác điều kiện theo quy định của pháp luật;

- Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật

- Ngoài ra, Chi cục còn phải quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tàisản được giao; quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ, chínhsách đối công chức, viên chức được giao theo thẩm quyền

- Ủy ban nhân dân cấp huyện:

- Thực hiện theo Luật Lưu trữ (2011) và tại Khoản 3 Điều 23 Nghị địnhsố

111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ, nội dung quản lý công tác

- Ủy ban nhân dân cấp xã:

-Tại Khoản 1 và 2 Điều 14 Luật lưu trữ (2011) quy định: Tài liệu hìnhthành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân,các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp của xã, phường, thị trấnđược lựa chọn và lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thịtrấn Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn

có nhiệm vụ hướng dẫn việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý,thống kê, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định củapháp luật về lưu trữ” [43, tr.6]

1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ

- Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn:

-Đây là một trong những yếu tố quan trọng để kiến tạo thể chế của nềnhành chính Trong hoạt động quản lý nhà nước về lưu trữ thì hệ thống cácvăn bản quy phạm pháp luật tạo ra sự thống nhất trong điều hành cũng nhưtriển khai công tác lưu trữ từ trên xuống dưới, từ Trung ương đến địa phương

Vì vậy, để quản lý tốt các hoạt động lưu trữ thì cần phải có một hệ thống vănbản đầy đủ và thống nhất Mặt khác, nếu hệ thống văn bản quản lý nhà nước

- Đội ngũ công chức, viên chức làm công tác lưu trữ:

- Trong hoạt động quản lý nhà nước về công tác lưu trữ thì xây dựng mộtđội ngũ cán bộ, công chức có đủ năng lực, được đào tạo tốt về chuyên môngóp phần nâng cao hiệu quả trong hoạt động lưu trữ

- Mặt khác, nếu đội ngũ công chức, viên chức làm công tác lưu trữ tại các

cơ quan, đơn vị yếu về chuyên môn, quen làm việc theo cách thủ công,truyền thống, chậm đổi mới tư duy để thích ứng với các điều kiện làm việc,dựa trên ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại, nhất là công nghệ thông tin.Thì sẽ không đáp ứng được với yêu cầu, nhiệm vụ hiện nay và trong thời giantới

- Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ:

- Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ giữ vai trò quan trọng trong quản

lý nhà nước đối với công tác lưu trữ

- Nếu các khâu nghiệp vụ được triển khai đồng bộ, việc lựa chọn nhữngtài liệu có giá trị quan trọng để phục vụ nghiên cứu trước mắt và lâu dài sẽthuận lợi

- Nếu các văn bản quy phạm pháp luật được ban hành nhưng việc triểnkhai chậm, hoặc không đồng bộ sẽ ảnh hưởng đến việc lựa chọn, bảo quản,tra tìm tài liệu và không phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

-Hiện đại hóa ngành lưu trữ là xu hướng tất yếu để đáp ứng các yêu cầungày càng cao của xã hội phát triển, do đó đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bịhiện đại, kho bảo quản tài liệu lưu trữ chuyên dụng để phục vụ cho công táclưu trữ là một vấn đề mà các ngành, các cấp cần phải quan tâm Chú trọngviệc đầu tư cho công tác lưu trữ được đúng mức góp phần đẩy mạnh côngcuộc cải cách hành chính tại các cơ quan, đơn vị

1.5 Kinh nghiệm quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ ở một số Chi cục Văn thư - Lưu trữ các địa phương

1.5.1. Kinh nghiệm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ các tỉnh

1.5.1.1 Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre

- Công tác tham mưu ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn:

-Sau khi Luật Lưu trữ (2011) có giá trị thi hành, Chi cục Văn thư - Lưutrữ tỉnh Bến Tre đã tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ, giúp Giám đốc SởNội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành nhiều văn bản hướngdẫn, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ như: Chỉ thị số 06/2013/CT-UBNDngày 16/9/2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bến Tre về nâng cao hiệu quả củacông tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh; ban hành hướng dẫn lập hồ sơhiện hành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp

xã; Quyết định ban hành Danh mục số 01, số 02 (Quyết định số UBND ngày 02/4/2014 và Quyết định số 634/QĐ-UBND ngày 02/4/2014)

633/QĐ-các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử; ra côngvăn nhắc nhở ban hành và sửa đổi, bổ sung quy chế văn thư, lưu trữ cho phùhợp với quy định mới

- Bố trí sử dụng công chức, viên chức:

-Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre có 19 biên chế (09 biên chếhành chính, 10 biên chế sự nghiệp) và 01 hợp đồng theo Nghị định số68/2012/NĐ-CP ngày 12/9/2012 của Chính phủ