tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước cấp huyện giai đoạn hiện nay, đồng thời là tài liệu tham chiếu phục vụ việc xác định giá trị tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức cấp huyện ở giai đoạn trước đó Mặt khác, Bảng thời hạn bảo quản còn là căn cứ giứp cán bộ, cong chức của các cơ quan nhà nước cấp huyện xây dựng danh mục hỗ sơ hàng năm và tiến hành lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ
F CHINH LY, LAP CONG CU TRA CUU
51 Đề tài “Nghiên cứu hoàn thiện Khung phân loại thống nhất thông tin văn kiện Phong Lưu trữ quốc gia - tài liệu Nhà nước Việt Nam thời kỳ Dân chủ
nhân dân và Xã hội chủ nghĩa” 51.1 Mã số: 85-98-010
51.2 Thời gian bắt đâu, két thực: 1993 - 1998
51.3 Chủ nhiệm đề tài: ThS Nguyễn Thị Thưy Bình
51.4 Các thành viên tham gia: ThS Nguyễn Thị Tâm, ThS Nguyễn Trọng Biên
51.5 Số hiệu bảo quản tại lưu trữ, (hư viện: HS 205, VL.02/384
51.6 Tơm tắt nội dung và kết quả nghiên qữu của đề tài
Khi Cục Lưu trữ Nhà nước tiến hành lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo các cáp độ khác nhau, quy trình và phương pháp xây dựng cơ sở dữ liệu đều mới mẻ Thêm vào đó, sự phat triên của xã hôi, nganh nghe, linh vực luôn thay doi làm cho việc phân chia các đè mục, mục trong Khung phân loại không còn hợp ly Vì vậy, việc sửa chữa, hoàn thiện lại Khung phân loại thông tin cho phù hợp với
thực tiên đã được đặt ra
Mục tiêu chính của đề tài là đưa ra phương pháp xây dựng và cách sử dụng
Khung phân loại thông tin trên cơ sở sửa chữa hoàn thiện Bảng chính của Khung
phân loại thông tin đã có
Nội dung đề tài tập trung làm rõ ba ván đẻ chính như sau:
JMột là, nghiên cứu về phương pháp xây dựng Khung phân loại thống nhất
Trang 2xấc và phù hợp hon voi sy phat triển của cấc ngành trong xã hội hiện nay, ban hướng dẫn sử dụng Khung phân loại thống nhất thông tin sẽ được mở rộng hơn, b6 sung phần hướng dẫn biên mục đánh chỉ số các thông tin cụ thể theo khung phân loại v.v Bên cạnh đó, đẻ tài cũng tìm hiểu thêm về chức năng của Khung phân loại thống nhất thông tin và những nguyên tắc chính trong việc xây dựng Khung phân loại này
Hai là, xây dựng câu trức và thành phân của Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam (thoi ky DCND va XHCN) Trong đó, đặc biệt nhân mạnh thành phần của Khung, phân loại phải bao gôm phần mở đầu (nêu rõ chức năng, tác dụng, các nguyên tắc xây dựng khung), phản bảng chính (là bảng liệt kê các đề mục sắp xép theo trình tự logie các lĩnh vực hoạt động của xã hội), bản hướng dẫn sử dụng, bảng trợ ky hiệu và bảng trợ chủ dé chữ cái giup cho -viéc sit dung Khung phân loại được nhanh chơng và thuận tiện Câu trức của Khung phân loại thống nhất thông tin được chia làm 3 cap (dé
mục, tiểu đẻ mục, mục)
Ba là, xây dựng Bảng chính của Khung phân loại thống nhất thông tin tai
liệu Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam (thời kỳ DCND và XHCN), bang trợ ky
hiệu xác định phương diện, bảng tra chủ đè chữ cái, kèm theo hướng dẫn sử dụng Khung phân loại này
52 Đề tài “Hệ thống công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ quốc gia” 52,1 Ma sé dé tai: 86-98-015
52.2 Thời gian bắt đàu, kết thực: 1986-1988 52.3 Chu nhiệm đề tài: TS Phan Đình Nham
52.4 Các thành viên: ThS Đỗ Nguyệt Nga, CN Nguyễn Thiên Ân, CN Hoàng Thu Hà, CN Nguyễn Thị Châu
52.5 SO hiéu bảo quản tại lưu trữ, thư viện: HS.L5T 52.6 Tơm tắt nội dung, két quá nghiên cứu của đề tài
Trên cơ sở điều tra, khảo sát tình hình xây dựng hệ thống công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ trên thê giới và ở Việt Nam trong thời kỳ Pháp thuộc, thời kỳ Mỹ - Nguy và hiện tại, đề tài xác định hệ thống công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ quốc gia, phương pháp xây dựng và cách sử dụng các loại công cụ tra tìm này
Sau quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ, nhơm nghiên cứu đã đưa ra những kết luận:
- Cân phải cơ tính kề thừa trong việc xây dựng hệ thóng công cụ tra tìm tài
Trang 3- Phân lớn tài liệu lưu trữ đang nằm bát động, tự hủy hoại dân theo thời gian, chưa có công cụ tra tìm cỗ truyền Vì vậy trước mắt, cần chỉnh ly khoa học kỹ thuật và làm công cụ tra tìm chủ yêu là mục lục hồ sơ, thẻ hệ thống và thẻ chuyên đề cho khối tài liệu này
- Hệ thống công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ cổ truyền không thẻ thiếu đối với các trung tâm và kho lưu trữ Đó là các mục lục lưu trữ, các bộ thẻ, các sách hướng dẫn, các bảng chỉ dẫn, sơ yêu tong quất tài liệu Hệ thông công cu tra tim trên được sử dụng từ Trung ương đến địa phương, có vận dụng cụ thẻ cho phù hợp với tình hình tài liệu, trang thiết bị và trình độ chuyên môn nghiệp vụ hiện cơ - Hệ thống công cụ tra tìm cơ giới hơa tài liệu lưu trữ đang được nhiều nước tiên tiền nghiên cứu triển khai ứng dụng cơ kết quá nhát định, Ngành lưu trữ Việt Nam đang nghiên cứu, bước dau ap dụng thử nghiệm một số phông tài liệu quan trong va co tần số sử dung nhiéu nhat Viéc ấp dụng máy tính điện tử đã mở ra một hướng phát triên mới cho hệ thống công cụ tra tìm tài liệu ở các Trung tâm và Kho Lưu trữ quốc gia
53 Đề tài “Nghiên cứu nội dung, phương pháp biên soạn sách tra cứu sử liệu trong các Lưu trữ nhà nước”
53.1 Ma sé dé tai: 91-98-063
53.2 Thời gian bat dau, ket thuc: 1991 - 1994
58.3 Chu nhiệm dé tai: TS H6 Van Quynh
53.4 Cac thanh vién tham gia: PGS.TS Nguyén Minh Phuong, ThS Tiét Hông Nga, CN Nguyễn Đông Hải
53.5 Só hiệu bảo quản tại lưu trữ, thư viện: HS.184, VL.02/389 53.6 Tơn tắt nội dung, két quả nghiên cứu của đè tài
Đề tài được đặt ra nhằm nghiên cứu, tông kết kinh nghiệm biên soạn sách chỉ dẫn sử liệu ở trong nước và nước ngoài; đưa ra yêu câu cần cơ trong nội dung của một cuón sách chị dẫn sử liệu (gồm phản mồ tả nội dung, phản các công cu tra cứu bỏ trợ); đề xuất phương pháp biên soạn sách chỉ dân sử liệu lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia I
Nội dung nghiên cứu của đề tài được triển khai như sau:
Một là, nghiên cứu lịch sử vấn đề phương pháp biên soạn sách chỉ dẫn sử
liệu ở trong và ngoài nước có đánh giá, nhận xết về ưu, nhược điểm Trong đó,
nhom tac giả đã nghiên cứu khá kỹ về vấn dé biên soạn sách chỉ dẫn ở các nước Xã hội chủ nghĩa trước đây (Liên Xô cũ Hungary) và ở các nước tư bản khác
Trang 4Hai là, nghiên cứu nội dung của phương pháp biên soạn sách chỉ dẫn sử liệu ở Việt Nam Để đưa ra một phương pháp biên soạn phù hợp, nhom tac gia đã tìm hiểu về những nội dung cần thiết của một cuón sách chỉ dẫn cho một kho lưu trữ Nội dung này phải bao gồm được hai thành phần chính đó là phan mé ta ndi dung các phông, các sưu tập và khối tư liệu tham khảo và phan cac cong cu tra
cứu bổ trợ (lời giới thiệu, bảng chữ viết tắt, bảng tên người, tên địa ly, mục lục, phụ lục v.v ) Từ đó, dé tài đưa ra phương pháp biên soạn sách chỉ dẫn sử liệu: phải xây dựng phương án sắp xếp phản giới thiệu phông trong sách chỉ dẫn, xây dựng kết cấu quy chuẩn các phần làm nên một cuốn sách: lời nói đâu, lời giới thiệu, bảng kê các chữ viết tắt sử dụng trong nội dung cuốn sách, phần mô tả nội dung phông, bảng chỉ dẫn tên người, tên địa ly, phụ lục, bảng thống kê các tài liệu tham khảo khi biên soạn sách chỉ dẫn và mục lục nội dung cuốn sách Bên cạnh đó, đề tài cũng đề xuất thêm về một số phương pháp trình bày bìa và tờ đầu của cuốn sách, cách ghi chư thông tin về ban biên tập và việc tập hợp tư liệu
Kết quả của đẻ tài cơ triển vọng ấp dụng cho việc biên soạn sách chỉ dần sử liệu cho cấc kho lưu trữ ở địa phương và Trung ương
54 Dề tài “ Nghiên cứu biên soạn sách chỉ dẫn các phông lưu trữ bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II - Hà Nội”
54,1 Mã số đẻ tài: 94-98-502
54.2 Thoi gian bắt đâu, két thực: 1994-1996 54.3 Chui nhiệm đề tài: CN Ngô Thiếu Hiệu
54.4 Các thành viên tham gía: TS Nguyễn Cảnh Đương, ThS Nguyễn Minh Son, CN Tran Thi Hương, CN Hoàng Thị Tuyết Thu, CN Quách Thi Thu, CN Phạm Thị Thuy
54.5 Số hiệu bao quản tại lưu trữ, tr viện: HS 195
54.6 Tơm tắt nội dung, kết quả nghiên cứu cua đề tài
Thực hiện việc nghiên cứu biên soạn sách chỉ dẫn các phông lưu trữ bảo
quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, các thành viên đề tài đã hoàn thành cuốn sách miêu tả nội dung tổng quất của toàn bộ các phông tài liệu lưu trữ thuộc khói các cơ quan, tổ chức quản ly nhà nước ở Trung ương và địa phương từ sau năm
1945 trở đi thuộc nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa nay là Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam
76 phông lưu trữ trong cuốn sách nảy được sắp xếp theo tính chất va tam
quan trọng của các đơn vị hình thành phông, cu thé là các cơ quan Trung ương xếp trước, nhóm các cơ quan địa phương xếp sau Trong từng nhơm, cấc phông được sắp xép theo thứ tự thời gian hình thành Các phông đã giải thể được XÊp
Trang 555 Đề tài “Nghiên cứu các nguyên tắc và phương pháp mô tả tài liệu lưu trữ (tài liệu quản lý nhà nước thời kỳ sau cách mạng tháng 8-1945)
55.1 Mã só: 96-98-042
55.2 Thời gian bắt đầu, két thưc: 1996 - 1998
55.3 Chủ nhiệm đê tai: CN Tran Thi Huong
55.4 Các thành viên tham gia: TS Nguyễn Cảnh Đương, ThS Lê Văn
Năng, CN Nguyên Thị Phương Mai
58.5 Số hiệu bào quan tai lưu trữ, thư viện: HS 209; VL.11/1438-1439, 1440, 1441
58.6 Tơim tắt nội đung, kết qua nghiên qu cua đề tài
Trong công cuộc hiện đại hóa công tác lưu trữ hiện nay, vấn đề thống nhất việc mồ tả tài liệu lưu trữ đề xây dựng hệ thông cấc công cụ quản ly và tra tìm tài liệu lưu trữ đóng vai trò đặc biệt quan trọng Nhờ tiêu chuẩn hơa, chưng ta mới cớ mau hoa cac yêu tó thông tin của các bản mồ tả trước khi lập cơ sở dữ liệu bằng mấy vi tính, kiện toàn được hệ thống công cụ quản ly và tra tìm tài liệu lưu trữ một cách thống nhất trong toàn quốc, phát huy đây đủ tấc dụng của tài liệu lưu trữ đáp ứng nhu câu ngày càng tăng của xã hội về tài liệu lưu trữ
Ở nước ía hiện nay, từ cơ sở khoa học đến thực tiễn đều chưa có một công trình nghiên cứu khoa học nào dé cap một cách toàn diện va cơ hệ thống đến vấn đề này Chính vì vậy, việc nghiên cứu, đẻ ra cac nguyên tắc, quy tắc chung (phương pháp) trong mô tả tài liệu lưu trữ là một vấn đề cơ tầm | quan trong ve thực tiễn cũng như lý luận, đông thời cơ tính cáp bach can gidi quyét
Thực hiện theo đề cương được duyệt, ở giai đoạn I đề tài hướng dến việc thống nhất các yếu tố thông tin cơ bản cân dưa vào các bản mô tả thuộc các cấp độ khác nhau: mô tả một phông lưu trữ, mô tả một hồ sơ hoặc một văn bản trong hồ sơ Ở giai đoạn HH, đề tài phải đề ra được các quy tắc mồ tả tung yêu tố thông tin cũng như cấu tạo của bản mồ tả theo từng cấp độ mô tả, đồng thời soạn thảo bản hướng dân về mô tả thống nhất tài liệu lưu trữ:
Nội dung đề tài triển khai theo ba phần chính như sau:
Phân thứ nhất, những cơ sở ly luận và thực tiễn để mô tả tài liệu lưu trữ Xuất phát từ khai niệm và mục đích của việc “mô tả tài liệu lưu trừ”, nhơm tấc giả đã tìm hiểu về một số yếu tố tạo nên phông lưu trữ, hồ sơ lưu trữ và văn bản lưu trữ - cơ sở quan trọng đẻ định các yêu tố của bản mô tả tài liệu theo các cap độ khác nhau trong thực tiễn
Trang 6độ mô tả; Mô tả từ tông quát đến chỉ tiết; Các bản mô tả phải liên kết được với
nhau Đồng thời nhắn mạnh các yêu, cầu của việc mô tả là phải trung thực, chính xấc; mô tả đầy đủ các thông tin về đối tượng; phải được thực hiện bằng tiếng Việt và tuân thủ theo những quy định chính tả hiện hành của tiếng Việt hiện đại, đảm bảo ngắn gọn, sáng sủa, sức tích, dễ đọc, dễ hiểu, đặc biệt là những quy định về viết hoa, việt tắt tên người, tên địa danh Trên cơ sở của những nguyên tắc Từ những yêu cầu chung này, các tac gia dé tai da xây dựng niên những quy định riêng trong mô tả thống nhát tài liệu lưu trữ, cụ thẻ là các yêu tó thông tin của bản mô tả theo cấp độ phông lưu trữ (tên cơ quan trực tiếp quản ly tài liệu lưu trữ và địa chỉ giao dịch, tên kho lưu trữ hoặc ky hiệu kho lưu trữ, tên phông và địa chỉ phông, lịch sử đơn vị hình thành phông, giới hạn thời gian, só lượng hô sơ hiện cớ của phông quy ra mết, nội dung tài liệu, tình trạng vật ly, mức độ và biện pháp xử ly tài liệu của phông v.v ); các yêu tố thông tin của bản mô tả theo cáp độ hồ sơ VU phông, ky hiệu phân loại thông tin của hồ sơ, địa chỉ của hò sơ, tiêu đề hồ ) và các yếu tố cơ bản tạo nên bản mô tả lấy văn bản làm đối tượng mô tả (dia chỉ lưu trữ của văn bản, ky hiệu phân loại thông tin của văn bản, sô và ky hiệu văn thư, ngày tháng năm ban hành văn bản, tấc giả, người ký văn bản, thời gian van bản cơ hiệu lực, tên loại và trích yéu nôi dung )
Cấc biểu mâu mô tả cụ thẻ, thống nhát của tài liệu lưu trữ ở ba cấp độ - phông lưu trữ, hồ sơ lưu trừ và văn bản trong hỗ sơ được giới thiệu gop phan cụ thé hoa eae ván đè đã trình bày ở trên
Thành tựu cơ bản của đề tài là đề ra được các nguyên tắc, yêu cầu, , phương pháp mô tả tài liệu lưu trữ và những hướng dẫn cụ thể khi mô tả từng yếu tố của bản mô tả ở cấp độ khác nhau Đây là nền tảng đề thống nhát, tiêu chuân hơa các mẫu mô tả tài liệu lưu trữ, trước hết là đối với các loại tài liệu quản ly nhà nước Kết quả nghiên cứu đã được ứng dụng vào việc mô tả các hồ sơ tài liệu Phong Phủ Thủ tướng đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
56 Đề tài “Nghiên cứu biên soạn Sách chỉ dẫn các phông lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I - Hà Nội”
56.1 Ma so dé tai: 96-98-15
56.2 Thời gian bắt đâu, két thực: 1996-1999
98.3 Chủ nhiệm đẻ tài: CN Ngô Thiếu Hiệu
56.4 Cac thành viên tham gia: TS Đào Thị Diến, TS Vũ Thị Minh Hương, CN Vũ Văn Sạch, CN Định Hữu Phượng
56.5 S6 hiệu bảo quản tại lưu trữ, thư viện:
56.6 Tom tat noi dung, ket qua nghiên cứu của đề tài
Trang 7dung tài liệu của các phông lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I (bao gồm các khối tài liệu thời kỳ Phong kiến - Pháp thuộc, khối tài liệu Hấn Nôm), phục vụ nhu cầu thông tin cho cấc đối tượng sử dụng, quản ly chặt chẽ các phông tài liệu lưu trữ
Nhiệm vụ chính của đẻ tài là tớm tắt nội dung thông tin từng phông lưu trữ tiếng Phấp và tiếng Việt, từ thế kỷ XVIII đến nay, đã chỉnh ly hoàn chinh, dang được bảo quản, xuất bản thành sách Song ngit ticng Việt và tiếng Anh, | giuip doc
giả trong và ngoài nước có cơ sở tiếp cận cấc nguôn tài liệu lưu trữ cần nghiên cứu, tham khảo đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quôc gia I
57 Đề tài “Nghiên cứu biên soạn sách chí dẫn phông lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II thành phó Hồ Chí Minh”
57.1 Ma sé dé tai: 98-98-05
57.2 Thòi gian bắt đâu và ket thuc: 1998-2000
57.3 Cini nhiệm đề tài: TS Phan Đình Nham
57.4 Các thành viên tham gia: TS Nguyễn Xuân Hoài, ThS Nguyễn Ngọc
Quang, CN Nguyên Xuân Tranh, CN Hoàng Thị Thiệu Hơa, CN Nguyên Thị Dung
57.5 SỐ hiệu bảo quản tại lưu trừ, thư viện:
57.6 Tơm tắt nội dung, kết quả nghiên cứu của đề tài
Mục đích của đề tài là nghiên cứu đề xuất phương pháp biên soạn sách chỉ dan phông lưu trừ; Biên soạn sách chỉ dẫn giới thiệu khái quát nội dung tài liệu của các phông lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II bao gồm: cấc khôi tài liệu thời kỳ Phong kiến - Pháp thuộc, khối tài liệu thời kỳ Mỹ - Ngụy và khói tài liệu thời kỳ sau cách mạng 1975, phục vụ cấc nhu cầu thông tin của xã hội, tham gia dé an biên soạn sách chỉ dẫn sử liệu Châu Á do Hội đòng Lưu trữ các nước Đông Nam A (SARBICA) chủ trì với sự giúp đỡ của ƯNESCO
Nhiệm vụ chính mà đề tài đặt ra là biên soạn sấch chỉ dẫn phông lưu trữ tại
Trung tâm Lưu trữ quốc gia II thành phó Hồ Chí Minh Trên cơ sở tơm tắt nội dung thông tin từng phông lưu trữ đang bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia II đã chỉnh ly hoàn chỉnh và sơ bộ, bồ cục thành cuốn sách Song ngữ tiếng Việt và tiếng Anh theo mô hình của Sách chỉ dẫn sử liệu Châu Á,nhằm cung cấp thông tin cho độc giả trong nước và ngoài nước, giứp các nhà nghiên cứu nhanh chơng tiếp cận các nguồn tài liệu cân tham khảo
58 Đề tài “Nghiên cứu xây dựng Khung phân loại thông tin tài liệu thời kỳ My - Nguy 1954 - 1975”
Trang 858.2 Thời gian bắt đâu và két thuc: 1998-2000
58.3 Chủ nhiệm đề tài: TS Phan Đình Nham
58.4 Các thành viên tham gia: TS Nguyễn Xuân Hoài, ThS Nguyễn Ngọc
a CN Nguyễn Xuân Tranh, CN Nguyên Thị Dung, CN Hoàng Thị Thiệu ơa
58.5 Số hiệu bảo quán tại lưu trữ, thư viện: HS 204a
58.6 Tơm tắt nội dung, két quá nghiên cứu của đề tài
Dé tài đặt ra mục đích nghiên cứu, khảo sat và xây dựng khung phân loại thông tin tài liệu thời kỳ Mỹ-Nguy (1954-1975) dé làm cơ sở sắp xếp, hệ thống hơa tài liệu thời kỳ này
Nội dung cơ bản được Ban chủ nhiệm đẻ tài triển khai là:
- Tiến hành khảo sát điều tra hệ thông tô chức bộ máy cơ quan nhà nước, số lượng, tình trạng tài liệu, các loại (kiểu) Khung phân loại đã có Hội thảo, trao đồi, phân tích, hệ thơng hố xử ly thơng tin
- Xây dựng Khung phân loại thông tin tài liệu khả thi tài liệu thời kỳ Mỹ - Ngụy Theo đó sau khi nghiên cứu những phàn chung về phân loại, nhơm nghiên cứu đã trình bày khá kỹ các phông lưu trữ thời kỳ Mỹ-Nguy (1954-1975) Sô liệu khảo sat cho thay khoi nay co khoang gan 7000m, phân lớn mới xác định nội dung sơ bộ, công tác phân phông chưa hoàn tắt, việc tổ chức quản lự và nghiên cứu gặp nhiều khó khăn
Sản phâm cuối cùng của đề tài là Khung phân loại tài liệu thời kỳ Mỹ - Nguy (1954-1975) Khung gồm 24 lớp, được sap xép và đặt tên theo trật tự 24 chữ cái tiếng Việt, bắt đầu từ: Lập pháp; Hành pháp; Tư pháp; Nội vụ - Hành chánh Trung ương; Nội vụ - Hành chánh địa phương: Ngoại giao; Nhân viên - Công vụ; Công chánh và Giao thông; Thông tin - Tâm ly chiến: Thanh niên; Bưu điện - Vồ tuyên điện - Điện thoại; Kinh tê: Lao động; Canh nông; Xã hội; Phái bộ viện trợ Hoa Kỳ; Quốc phòng: Văn hoá và giao duc; Y tế; Tài chính; Phát triển
sắc tộc;:Văn khó: và thư:viện quốc gia: Văn khô: xÝ nghiệp tư lập;-Văn khố tư
nhân; Tài liệu phim điện ảnh tư nhân Kèm theo đó là các bảng phụ Khung phân
loại (bảng trợ ky hiệu) và các bảng chỉ dẫn Khung phân loại
59 Đề tài “Mô tả tài liệu Xây dựng cơ bản hiện đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia (các công trình dân dụng)”
59.1 Ma sé dé tai:
59.2 Thai gian bat dau, ket thuc: 1999
Trang 959.5 SỐ hiệu hô sơ bảo quan tai phòng lưu trữ: HS 220
59.6 Tơm tắt nội dung, két quả nghiên cứu của đề tài
Mục tiêu của đề tài là xây dựng bản hướng dẫn mô tả thống nhất tài liệu xây dựng cơ bản và soạn thảo các biểu mẫu mô tả tài liệu xây dựng cơ bản theo ba cấp (công trình, hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản, văn bản và bản về) ấp dụng ở các Trung tâm Lưu trữ quốc gia
Nhơm nghiên cứu đã tiền hành khảo sát, phân tích tư liệu và kinh nghiệm thực tiễn công tác mô tả tài liệu Xây đựng cơ bản trong quấ trình chỉnh ly và lập các công cụ tra cứu, kết hợp với việc nghiên cứu lý thuyết để xây dựng bản hướng dẫn và cấc mẫu mô tả thong nhát tài liêu xây dựng cơ bản, tạo điều kiện cho việc ứng dụng công nghệ thông tin và tự động hơa công tác thóng kê và công cụ tra cứu ở các Trung tâm Lưu trữ quốc gia
Kết quả sẽ được ứng dụng cho công tấc quản ly và tra tìm tài liệu xây dựng cơ bản ở các Trung tâm Lưu trữ quốc gia
60 Đề tài “Nghiên cứu xây dựng hệ thống công cụ thống kê tài liệu lưu trữ” 60.1 Mã só đề tài: 99-98-020
60.2 Thời gian bắt đầu và kết thưc: 1999
60.3 Chui nhiệm đê tài: TS Nguyễn Cảnh Đương
60.4 Các thành viên tham gia: ThS Nguyễn Trọng Biên, ThS Lê Văn Năng, CN Nguyễn Thị Huệ, CN Lê Thị Hồng Sen
60.5 S hiệu bảo quan tại lưu trữ, thư viện: HS 226, VL.11/1462 60.6 Tom tat néi dung va ket qua nghién atu aia dé tai
Nhiệm vụ của đề tài là thông nhất cấc nguyên tắc chung làm cơ sở để xây dựng hệ thống công cụ thống kê tài liệu lưu trữ; rà soát lại các biểu mẫu thống kê tài liệu hành chính đã được Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành, xem xết quấ trình ap dụng các biểu mẫu trong công tác thống kê tại các cơ-quan lưu trữ đề đưa ra nhận xet vé kha năng ấp dung các biéu mau d6 trong tinh hinh méi; những biểu mẫu cần bổ sưng, sửa đôi; xây dựng biểu mau thong kê tài liệu lưu trữ các nhơm tài liệu phô biên: hành chính, xây dựng cơ bản, bản đồ, tài liệu nghiên cứu khoa học và ảnh, ghỉ âm, ghi hình; hướng dẫn cách xây dung cac công cu thống kê cho loại tài liệu này
Trang 10và do như cầu sử dụng cac công cụ thống kê, phạm vi nghiên cứu của đề tài này chi ap dụng đối với tài liệu hành chính, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu nghiên cứu khoa học, tài liệu bản đỏ, ảnh và ghi âm, ghi hình
Trọng tâm của đẻ tải được trình bày theo cấc nội dung sau đây:
JMột là, nghiên cứu về những cơ sở pháp ly và ly luận của công tấc thống kề
tài liệu lưu trữ Nhơm nghiên cứu đã đưa ra hai cơ sở pháp lý cơ bản làm căn cứ đẻ giải quyết vấn đề mà đề tài nêu ra Cụ thẻ là:
- Cơ sở pháp ly thứ nhất: Cục ‘Luu trữ Nhà nước co thấm quyền quy định
è “mẫu và phương pháp làm các mẫu số thống kê tài liệu lưu trữ” như mẫu số
nhập tài liệu lưu trữ, mẫu số đăng ký mục lục ho sơ, mục lục hô sơ
- Cơ sở pháp ly thứ hai: Những quy đỉnh của nhà nước yêu cầu “các xí nghiệp, co quan làm việc khoa hoc, ky thuật phải chia hỗ sơ, tài liệu thành hai loại: tài liệu hành chính và hồ sơ tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật” Loại tài liệu
này phải được tổ chức bảo quản thành khối độc lập và xây dựng hệ thong công cụ thông kê độc lập với nhau
Dựa trên hai cơ sở này, đề tài đã đi sâu phân tích hệ thống tỗ chức lưu trữ Việt Nam và thảm quyên trong công tấc biên soạn và quản ly các công cụ thong kê và số liệu thống kê Nhơm nghiên cứu cũng chỉ ra những cơ sở ly luận của công tác thông kê tài liệu lưu trữ thông qua việc tìm hiểu về khái niệm, nguyên tắc chung của việc xây dựng hệ thống công cụ thống kê tài liệu lưu trữ Đặc biệt là đã mạnh: mỗi công cụ thống kê tài liệu lưu trữ được xem như một bộ
phận cấu thành tạo nên một chỉnh thể, chúng được hệ thống hơa theo cấp độ tổ
chức tài liệu (kho lưu trữ, khói phông lưu trữ và từng phông lưu trữ)
Hai là, tìm hiểu thực trang hệ thông công cụ thống kê tài liệu lưu trữ ở các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Trung tâm Lưu trữ tỉnh và một só phòng, kho lưu trữ
cơ quan Trung ương Nhơm nghiên cứu đề tài tập trung làm rõ hai vấn đè chính là: xây dựng các công cụ thống kê theo từng khối tài liệu (tài liệu hành chính, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu ảnh, ghi âm, tài liệu đặc thù như tài liệu Hán Nồm, Châu bản Triều Nguyễn ) và xây dựng công cụ thóng kê theo từng, cấp độ trong mỗi khói tài liệu nơi trên (toàn bộ các phơng lưu trữ, tồn bộ hò sơ tài liệu hành chính trong một phông hoặc toàn bộ các đơn vị bảo quản trong từng công trình xây dựng cơ bản) phỏ biến hiện nay tại các đơn vị nơi trên
Ba là, hướng dẫn xây dựng hệ thống các công cụ thống kê tài liệu lưu trữ Dé tai dua ra 23 loại công cụ thông kê cơ bản cân xây dựng, trong đó có 4 loại công cụ đã được chuân hơa và ban hành, số còn lại chưa được chuẩn hơa nhưng đều được nhơm tác giả hướng dan cach Xây dựng, sao cho hệ thống công cụ thông kê phải đáp ứng được yêu câu của cả ba câp độ:
Trang 11- Cap độ từng khói phông (hoặc các bô tài liệu tương đương khối phồng) - Cấp độ từng phông (hoặc bộ tài liệu) lưu trữ
Nhom tac giả thực hiện đề tài cũng kiến nghị, cần tiếp tục giải quyết các van dé khác của công tác thống kê tài liệu lưu trữ, đặc biệt là cấc tài liệu chuyên môn như: tài liệu địa chát, tài liệu phông lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ, tài
liệu điện tử
61 Dé tài “Nghiên cứu xây dựng Khung phân loại hồ sơ lưu trữ”
61.1 Mã số đê tài: 2008-98-06
61.2 Thời gían bắt đâu và két thực: 2008-2012
61.3 Chu nhiệm đề tài: ThS Lã Thị Hồng
61.4 Các thành viên tham gia: ThS Nguyễn Thị Thưy Bình, ThS Phạm Thị Đát, ThS Nguyễn Anh Thư, CN Vũ Thị Thanh Thủy
61.5 Sí hiệu hồ sơ bảo quan tai phòng lưu trữ:
61.6 Tơm tắt nội dung, két quả nghiên cứu của đề tài
Mục tiêu tổng quất của đề tài là nghiên cứu cơ sở ly luận, thực tiền và căn cứ pháp ly xây dựng Khung phân loại hồ sơ đẻ phục vụ cho việc quản ly và lập hồ
sơ hiện hành của các cơ quan tô chức
Để đạt được mục tiêu trên, thành viên tham gia đề tài đã triển khai các nội dung chính như sau:
- Nghiên cứu về ly luận và thực tiễn cong tac lập hò sơ ở trong và ngoài nước, qua đó đưa ra một số nhận xet chung về phương pháp, cách thức tổ chức
lập hồ sơ:
+ Lập hô sơ phải cố Danh mục hệ thống các hồ sơ cần lập (thực hiện thống
nhất theo cách thức quy định của cơ quan, tô chức) Danh mục hệ thống các hồ sơ cơ tên gọi và cách thức xây dựng khác nhưng bản chất vẫn là Danh mục hệ thống các hô sơ phải lập:của cơ quan, tổ chức nhằm quản ly một cách chặt chẽ công tấc này
+ Cơ hai cách thức tổ chức lập hồ sơ thường được ấp dụng Phổ biến hơn cả là do người giải quyết công việc lập hồ sơ Đối với cơ quan, đơn vị nhỏ thì sau khi giải quyết xong công việc thì hồ sơ, tài liệu tập trung hết về Phòng hành chính đẻ lập hồ sơ (Việt Nam thời kỳ Pháp thuộc, Trung Quoc)
- Đề tài đã đưa ra các nhóm hồ sơ, tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của hệ thống các cơ quan, tô chức nhà nước gòm các van dé sau: tong hop, nội chính, kế hoạch - tài chính, kinh tế, văn hoá - xã hội
Trang 12may va sự hình thành liên kết giữa các nhơm tài liệu hiện nay), nhơm nghiên cứu đề tài đã xây dựng Khung phân loại hồ sơ lưu trữ Kết cấu của Khung phân loại gòm ba câp độ: đề mục, mục, tiểu mục Trong tiểu mục cơ thể phân chia thành các nhơm hồ sơ, hồ sơ nhỏ hơn, mỗi cấp độ phân loại được ky hiệu bằng một mã hồ sơ gồm hai chữ số chãn bắt đầu từ 00, giữa hai cắp đô phân loại cơ dấu cách Khung phân loại hồ sơ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là kết quả ứng dụng được nhơm nghiên cứu đề xuất sau khi hoàn thành nghiên cứu
G BAO QUAN TAI LIEU LUU TRU’
62 Đề tài “Nghiên cứu xác định kết quả xông khí chat Békaphot dé diét con trùng cho tài liệu bằng giấy trong kho lưu trữ”
62.1 Mã só đề tài: 85-98-012
62.2 Thời gian bắt đâu, két thực: 1984-1987
62.3 Chủ nhiệm đề tài: KS Vũ Hữu Vân
62.4 Các thành viên tham gia: CN Lê Nguyên Ngọc, CN Cù Thị Kim Ngoc, CN Đặng Thị Vân
62.5 Só hiệu bảo quan tại lưu trữ, tia viện: HS.152
62.6 Tơm tắt nội dung, kết quả nghiên cứu của đề tài
Mục tiêu của đề tài là nghiên Cứu xác đ ¡nh kết quả Xông khí Bêkaphót diệt các loại côn trùng phát triển trên giấy và phá hoại giấy, xác định kết quả ảnh hưởng của thuốc đối với tài liệu (giấy, mực, chữ ), với người sử dụng tài liệu, qua đó nêu khả năng sử dụng thuốc để diệt côn trùng bảo vệ tài liệu giây; đề xuất quy trình, quy phạm sử dụng thuốc Bêkaphót đẻ điệt côn trùng trong ngành lưu
trữ
Thực hiện nhiệm vụ được phê duyệt, các thành viên tham gia đẻ tài đã tiền hành:
- Nghiên cứu, khảo sát lập danh sách cồn tring-trong kho lưu trữ Kết quả
đưa ra 36 loài thuộc 2l họ của 8 bộ, trong đó có 17 loài mới phát hiện so với các
nguôn tư liệu đã công bô trước đây ở Việt Nam
- Tìm hiểu phân loại, xác định các loại giấy thường gặp trong kho lưu trữ; ảnh hưởng nồng độ hơa chất khác nhau đến vòng đời sinh học của cấc loại cồn trùng và đến cấc loại giấy
- Xác định kết quả xông khí Bêkaphốt điệt côn trùng trong kho lưu trữ cho tài liệu giấy, Xây dựng quy trình sử dụng loại hơa chat Bêkaphót đẻ khử trùng cho loại tài liệu này
Trang 1363 Đề tài “Xác định các thông số kỹ thuật kho lưu trữ chuyên dụng báo quản tài liệu giấy”
63.1 Mã số đề tài: 93-98-042
63.2 Thời gian bắt đầu, két thưc: 1992 - 1996
63.3 Chủ nhiệm đề tài: TS Nguyễn Cảnh Đương
63.4 Các thành viên tham gia: PGS.TS Nguyễn Minh Phương, KS Vũ
Hữu Vân, KS Nguyễn Văn Nguyên, KTS Trịnh Nhưng
68.5 Số hiệu hô sơ bảo quản tại lưu trữ, thư viện: HS.196, VL02/375
63.6 Tơin tắt nội dung, két qua nghiên cứu cua đè tài
Mục tiêu đề tài là đề ra những thông số cơ bản để tạo lập một chế độ bảo quản tối ưu cho tài liệu giấy (ché độ nhiệt âm, môi trường không khí, cường độ chiếu sang, mật đô bụi ), các giải phấp kiến trưc, kết cấu, giải phấp công nghệ thiết bị chuyên dụng, làm căn cứ khoa học cho việc thiết kế xây dựng kho lưu trữ bảo quản tài liệu giấy ở Việt Nam trong những năm tới
Nội dung cơ bản của đẻ tài được trình bày theo bố cục dưới day:
Chương I: Những cơ sở khoa học đề xác định cấc thông số kỹ thuật thiết ké kho lưu trữ Khái niệm, tính chất, vai trò và vị trí của kho lưu trữ trong việc bảo đảm sự vẹn toàn và sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ cùng các nguyên nhân cơ bản làm giảm tuỏi thọ của tài liệu đã được các tác giả nghiên cứu kỹ lưỡng
Chương /I: Nghiên cứu những kinh nghiệm về thiết kế xây dựng kho lưu
trữ ở một số nước và ở Việt Nam, gom kinh nghiệm quốc tế vẻ xây dựng “các tòa nhà lưu trữ” (kho lưu trữ), kinh nghiệm thiết kế xây dựng các kho lưu trữ nhà nước ở Việt Nam, kinh nghiệm bảo quản tài liệu lưu trữ và cải tạo nâng cấp kho lưu trữ Cục lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng cộng sản Việt Nam
Chương 11I: Các nguyên tắc, yêu cau chung, thông số kỹ thuật, giải phap kién true, két cấu thiết kế xây đựng kho lưu trữ Phan nay tổng kết các nguyên (ắc và yêu cầu chung, những thông sô kỹ thuật cơ bản làm cơ sở căn cứ đê thiết kế kho lưu trữ bảo quản tài liệu giây, đưa ra giải phấp kiến trức, kết cầu và kỹ thuật đối với kho lưu trữ tài liệu giấy phù hợp với điều kiện khíhậu Việt Nam trong những năm tới
Trang 14hưởng của cấc yếu tó tự nhiên đến chất lượng bảo quản tài liệu, tổng kết, rut kinh nghiệm và công bồ kết quả trước khi ấp dụng đại trà
64 Đề tài "Thr nghiệm biện pháp diệt trừ nấm mốc gây hại trên tài liệu lưu trữ bằng hơa chất và tỉnh dầu thảo mộc"
64.1 Mã số đề tài:
64.2 Thời gian bắt đâu, két thục: 1995
64.3 Chủ nhiệm đề tài: KS Vũ Hữu Vân
644 Các thành viên tham gia: Trung tam Phân tích Giám định và Thí nghiệm kiểm dịch thực vật - Cục Bảo vệ thực vật
64.5 Số hiệu bảo quan tại phòng lưu trữ, thư viện: HS.188a
64.6 Tơm tắt nội dung và két qua nghiên cứu qủa đề tài
Mục dích nghiên cứu của đề tài là xác định liều lượng, thời gian, kỳ thuật xông hơi bằng Methyl bromide trừ nắm mốc trên tài liệu, bước đầu tìm hiểu khả năng trừ nấm móc bằng một số loại hương liệu thực vật như tỉnh dầu sả, hương nhu, hỗn hợp sả - hương nhu
Đề tài được TINH cứu theo ba nội dung chính sau:
- Tìm hiểu về tình hình nghiên cứu các biện phấp diệt trừ nắm móc gây hại trên tài liệu lưu trữ ở trong và ngoài nước Cụ thẻ là, nghiên cứu các hoá chất như thuốc xông hơi Ethylen oxide, Ortho phenylphenol, Alcohol, Thymol, hỗn hợp Ethylen oxide - Methyl bromide, loại thuộc thảo mộc chê bién từ cây cưc cơ tên goi la Kangmeiling được ap dung pho biến ở My, Trung Quốc, Liên xô (cũ) và nghiên cứu cấc loại hoa chat co thê tiêu diệt nâm môc như Paratritrochlobenzen Thymolm Paranitrophenolm Natri pentachlorophenolat, Salixinilit, tinh dau sa va Methyl bromide đã được ứng dụng ở Việt Nam
- Tiến hành kiểm nghiệm thực tế vẻ hiệu quả diệt nắm móc gây hại cho tài
liệu lưu trữ bằng hoá chất Methyl bromide và các hương liệu thực vật Nhơm nghiên cứu đã lập được 11 công thức thí nghiệm tương ứng với hai biện phấp là xông hơi Đằng Methyl bromide (04 công thức) và biện pháp dùng hương liệu thực vật (tinh dầu xả: 02 công thức; tỉnh dầu hương nhu: 02 công thức; hồn hợp tinh dau xa và hương nhu: 03 công thức), sau đó tiến hành chuẩn bị các vật liệu thí nghiệm cần thiết, xây dựng phương pháp thí nghiệm với những kỹ thuật kiểm tra đánh giá sự phát triển của nắm và chỉ tiêu theo dõi cụ thẻ
Trang 15Kết quả đạt được của đề tài là nghiên cứu và thử nghiệm thành công cấ cơng thức hố học hiệu quả trong xử ly nâm mốc tài liệu lưu trữ bằng hoá chất Methyl bromide và các loại tinh dầu tự nhiên bằng những bảng phân tích kết quả trên thực tế, đồng thời khang định sự an toàn của tài liệu khi sử dụng các biện phấp bảo quản này
Kiến nghị sau khi kết thức nghiên cứu:
- Do lượng mẫu giấy thí nghiệm it va thoi gian cơ hạn nên thành phan nam móc mới chỉ phat hiện va theo dõi được 04 loai, vi thé can co những thí nghiệm tiếp theo dé co kết luận đầy đủ hơn
- Cần tiếp tục tìm hiểu hiệu quả của thuốc Methyl bromide và hỗn hợp sả - hương nhu ở những liều lượng cao hơn đói với cấc loại nấm móc cớ trên tài liệu lưu trữ
- Cấc loại nắm như Penicillium sp, Aspergillusniger và As flavus mọc rắt tí nên khó theo dõi, đặc biệt là As.flavus hâu như không có trong quá trình thí
nghiệm nên việc đánh giá loài này cần tiền hành thêm
65 Dé tài “Nghiên cứu phương pháp khử trùng tài liệu lưu trữ bằng giấy”
68.1 Mã số đề tài:
68.2 Thời gian bat dau va ket thuc: 2002-2005
65.3 Clui nhiệm đề tài: ThS Nguyễn Trọng Biên
65.4 Các thành viên tham gia: ThS Nguyễn Thị Thuy Bình, ThS Phạm Thi Đất, ThS Nguyễn Lan Anh, ThS Võ Thu Tam, CN Nguyén Thi Nhu Thuan, CN Lê Nguyên Ngọc
68.5 Số hiệu bao quan tại lưu trữ, thư viện: HS 236, VL.07/1082-1083; VL.09/1236
68.6 Tơm tắt nội dung, kết quả nghiên cứu cua đề tài
Đề tài đặt ra nhiệm vụ nghiên cứu, thâm định việc dùng hơa chát Bêkaphót trong việc khử trùng khø lưu trữ tài liệu giấy, đưa ra phương pháp khử trùng mới cho loại tài liệu này - phương pháp dùng Methyl Bromide khử trùng tài liệu lưu trữ
Nội dung của đề tài gồm hai phân chính:
Trang 16“Dung Bềkaphốt gay độc hại môi trường kho, ảnh hưởng sức khoẻ con người làm việc trong kho, đề gây chấy nô, không an toàn khi sử dụng” Từ đó, đặt ra yêu cầu can phải nghiên cứu một phương pháp khử trùng khác đề khử côn trùng mà không ảnh hưởng đến môi trường, sức khoẻ con người
Phân thứ hai, nghiền cứu phương pháp dùng Methyl Bromide khử trùng tài liệu lưu trữ Qua quá trình tham khảo và học hỏi kinh nghiệm về phương pháp khử trùng (ài liệu lưu trừ đang được ấp dụng ở các nước (rên thê giới (khử trùng bang hoa chat, bằng phương pháp đông lạnh, bằng phương pháp làm ngạt,
phương pháp dòng điện cao tân và một số phương pháp khác như chiếu tia Gamma, Viba ), nhóm đề tài đã đề xuất phương pháp dùng Methyl Bromide
xông hơi, khử trùng tài liệu lưu trữ
Methyl Bromide cơ tên khác là Bromomethane và Metyl Bromua (CH;Br), là một loại thuốc xông hơi được sử dụng khử trùng tài liệu lưu trữ cớ nhiều ưu điểm như: khả năng xâm nhập tót, khuéch tán nhanh, độc tính cao với côn trùng, thời gian xử lý nhanh hơn Phosphine, có hiệu lực trong phạm vi nhiệt độ rộng, thông thường nhiệt độ càng cao thì hiệu lực của thuốc càng tăng Kết quả thử nghiệm khử trùng bằng phương pháp xông hơi Methyl Bromide cho thấy mức đô diệt côn trùng là 100%, không, để lại thuốc trên tài liệu, hợp chat không cơ tác động lên giay, không làm ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liêu và môi trường xung quanh, môi trường kho lưu trữ, nếu kho cơ nhiều cửa thơng thống thì sau 03 ngày (kể từ khi xả khí), con người cơ thẻ tiép cận được tài liệu
Tiếp đó, đè tài cũng đề xuất quy trình tiêu chuẩn trong khử trùng tài liệu bằng xông hơi Methyl Bromide gồm các bước:
- Khảo sát tài liệu;
- Xây dựng phương án khử trùng;
- Triển khai khử trùng;
- Cảnh giới khử trùng:
- Xã thuốc;
- Đø môi trường kho, thầy đủ điều kiện an toàn mới cho người vào kho
Đề tài cũng đề xuất với Cục Lưu trữ Nhà nước:
- Không khuyến khích ấp dụng phương pháp xông hơi Bêkaphót để khử trùng, mặc dù không phủ định hiệu quả của nó nhưng bởi những nhược điểm như
đã trình bày ở trên
- Đề thực hiện phương pháp dùng Methyl Bromide xông hơi khử trùng tài
Trang 17+ Xác định ảnh hưởng của Methyl Bromide với tuỏi thọ của từng loại hình tài liệu lưu trữ
+ Xác định ảnh hưởng của nó đối với từng loại vật liệu của cấc thiết bị bảo
quản trong kho
+ Nông độ thuốc đối với từng loại tài liệu, côn trùng và từng loại kho 66 Dé tài “Nghiên cứu cơ sở khoa học bảo quản tài liệu Mộc bản”
68.1 Mã s đề tài: 2008-98-01
68.2 Thời gian bát đâu và két thuc: 2008-2010 68.3 Chi nhiệm đề tài: ThS Nguyễn Thị Hà
68.4 Các thành viên tham gia: ThS Phạm Thị Đát, ThS Nguyễn Thị Chỉnh, ThS Đồ Thị Ngọc Bích
68.5 Số hiệu bảo quản tại lưu trữ, tư viện: HS 296, VL.11/1518,1566 68.6 Tơ¡n tắt nội dung, FẾt quả nghiên cứu của đề tài
Sau khi khảo sất hiện trạng tài liệu Mộc bản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV, dé tài sẽ nghiên cứu các cơ sở khoa học, ảnh hưởng của yếu tó nhiệt độ, độ âm tới quá trình bảo quản, đề xuát các giải pháp đẻ bảo vệ an toàn tài liệu Mộc bản
Những nội dụng nghiên cứu của đề tài:
- Nghiên cứu sự hình thành tài liệu khác in Mộc bản, khảo sất hiện trạng và phương pháp bảo quản Mộc bản ở Việt Nam thông qua việc điều tra, khảo sát về công tác bảo quản tài liệu Mộc bản ở chùa Vĩnh Nghiêm, chùa Bỏ Đà, chùa Keo, Bảo tàng Lịch sử Việt Nam, Viện Hán Nôm, Bảo tàng Hà Nội Riêng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV ở Đà Lạt, ngoài việc điều tra khảo sát, đánh giá tình trạng tài liệu Mộc bản theo mẫu phiêu khảo sát, nhơm nghiên cứu còn kết hợp với các chuyên gia về gỗ khảo sát, phân loại, xác định trực quan vẻ loại gỗ và đánh giá thực trạng tài liệu Mộc bản đang bảo quản ở đây Kết quả khảo sát cho thay hon 66% tài liệu Mộc bản bị nứt; 28% bị cong vénh;-23% bi troc son va hon 5% bị mục (kết quả này được tổng hợp trên tổng số 2.764 tắm Mộc bản đã khảo sát thực tế) Từ kết quả khảo sát bằng trực qưan của cấc chuyên gia øð kết hợp với kết quả nghiên cứu đặc điểm cấu tạo của một số mẫu gỗ Mộc bản đặc trưng được tiến hành làm thí nghiệm tại Trường Đại học Lâm nghiệp, nhóm đề tài đã xác
định được loại gỗ làm ra Mộc bản chính là gỗ thị
- Để có cơ sở khoa học đưa ra các thông số về nhiệt độ, độ âm bảo quản tài
Trang 18vật liệu hữu cơ với thành phan hoa hoc chi yéu gồm xenlulô, hemixenlulô và lignin Chúng đều là những chất cơ khả năng hút ảm và thoát 4m Lignin hut 4m kem nhất tiếp đến là xenlulô và lớn nhất là hemixenlul6 Kết quả nghiên cứu cũng cho thay gỗ làm Mộc bản cơ tỉ lệ co rưt thẻ tích 12,1%, (thuộc nhơm gỗ cơ tỉ lệ co rút trung bình), trong đó tỉ lệ co rưt chiều tiếp tuyến là 7,9%, lớn hơn nhiều so với chiều xuyên tâm 3,2% Điều này ly giải hiện tượng cong, vênh, nứt của Mộc bản là do độ âm thay đổi nhanh và đột ngột làm phá vỡ các cấu truc g6 Mat khác, hiện tượng cong, vênh, nứt của các tắm Mộc bản không đều nhau liên quan dén vi trí tám gỗ được xẻ làm Mộc bản Vĩ dụ như những tắm xẻ ở vị trí xuyên tâm độ co rut cla nơ sé it bi ảnh hưởng hơn so với những tắm gỗ được Xẽ ở vị trí tiếp tuyến và giáp tiếp tuyến Hoặc là trong trường hợp các tắm được khắc i in một mặt
do thám mực sẽ ít co rút hơn sơ với mặt không được khắc ¡n Điều này còn được chứng minh ở phân nghiên cứu sự ảnh hưởng của môi trường đến sự co rưt và dấn nở của mẫu gỗ làm Mộc ban 6 10 cấp độ âm không khí khác nhau Ngoài Ta, Cấc tính chất cơ học của gồ như thê tích gồ, cường độ nén, cường độ uốn và độ cứng tĩnh là những thông sô thích hợp nhất để phát hiện và đánh giá mức độ nắm mục hại gỗ Thành phần hơa học của gỗ cơ ảnh hưởng | lớn đến tính chất cơ học và vật ly của loại vật liệu này Hàm lượng và sự phân bố của cellulose là nhân tó chính tạo cho gỗ có cường độ keo dọc thớ cao Hemi-cellulose và lignin kết hợp với cellulose tạo cho gỗ có cường độ nen đọc thớ và độ đẻo dai cao Nếu loại bỏ phản lớn lignin và hemi-cellulose thì cường độ của gỗ giảm nhiều trong điều kiện ưới Các loài gỗ khác nhau có hàm lượng các thành ph hơa học khác nhau, điều kiện sinh trưởng và vị trí khác nhau trên thân cây cũng có ảnh hưởng đến hàm lượng
các thành phản hơa học Silic là thành phân chính trong tro; silic hiện là vân đề lớn cho quá trình chế biến gỗ Hàm lượng silic cao cơ ảnh hưởng xâu đến quá trình cắt gọt và khả năng dán dính nhưng lại cơ tác dụng, tốt trong việc hạn chế sinh vật hại 90 Căn cứ vào kết quả nghiên cứu về tính chất cơ lý hoa của tài liệu Mộc bản đã giúp cho nhóm nị nghiên cứu ly giải được nguyên nhân đân đến hiện tượng cong, vênh và nứt với số lượng lớn của tài liệu Mộc bản tại kho của Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV Mặt khác, kết quả nghiên cứu trên sẽ là cơ sở cho các nhà nghiên cứu đưa ra giải phấp vẻ điều kiện nhiệt độ và độ âm đề bảo quản an toàn và khắc phục cấc loại Mộc bản bị hư hỏng do nắm, mối, mọt và là cơ sở cho những cấn bộ làm công tác bảo quản tài liệu Mộc bản nắm được tính chất của gỗ, khả năng chong chịu của gỗ dưới tác dụng của cấc lực và khả năng chịu mài mòn và từ đó có những nghiên cứu về quá trình vận chuyền, sắp xép và tiếp xưc với Mộc bản một cách hợp ly
Trang 19loai hinh go noi chung và bảo quản tài liệu Mộc bản nói riêng Ngoài ra, căn cứ vào Bảng này người làm công tác bảo quản gỗ cũng có thể biết được nếu độ âm của gỗ lớn hơn 20% thì nâm mốc mới phat trién được Do vậy, chỉ cần duy trì độ am của gỗ nhỏ hơn 20% vì ở điều kiện này nắm mốc không phát triển
- Căn cứ vào kết quả nghiên cứu các tính chất hơa a ly của Mộc bản, kết quả đo kiểm tra nhiệt độ, độ âm môi trường và độ â ảm của gỗ tại kho bảo quản Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV và điều kiện khí hậu của Đà Lạt trong năm, nhơm nghiên cứu đẻ tài đã đề xuất giải pháp bảo quản tài liệu Mộc bản theo điều kiện tự nhiên
Tuy nhiên, để bảo quản tài liệu Mộc bản trong điều kiện tự nhiên được tốt, Trung
tâm Lưu trữ quốc gia IV cần theo dối hết sức chặt chẽ nhiệt độ và độ âm đẻ đóng, mở cửa khi thơng thống kho một cách hợp ly tuyệt đối, tránh sự thay đổi đột ngột các thông sô này Mặt khác, Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV cần nghiên cứu phương pháp thơng thống, cách sắp xép tài liệu Mộc bản đề đảm bảo sự tiếp xức đồng đều với môi trường của tất cả các bè mặt tài liệu Mộc bản
Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV đã xây kho hiện đại có máy điều hòa trung tâm, do way Trung tâm cơ thể thiết lập điều kiện bảo quản lý tưởng Tuy nhiên, nhóm đề tài cũng đưa ra khuyên cáo: muôn thiết lập điều kiện bảo quản lý tưởng
thì ngoài Việc nghiên cứu chế độ chuyền tài liệu Mộc bản từ điều kiện tự nhiên
sang chế độ lý tưởng cần nghiên cứu | Phuong pháp duy trì Ổn định môi trường bảo quản và cách thức xử ly khi gặp sự có
- Để tối ưu hóa công tác bảo quản tài liệu Mộc bản trong tương lai, nhóm đề tài kiến nghị được tạo điều kiện tiếp tục nghiên cứu cấc vấn đề sau:
Một là, nghiên cứu chế độ chuyên môi trị ường từ điều kiện tự nhiên lên điều kiện lý tưởng (nếu Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV lựa chọn giải phấp bảo quản theo điều kiện lý tưởng)
Hai là, nghiên cứu về chế độ thơng thống hợp ly theo các mùa, cách sắp xếp tài liệu Mộc bản trên giá, điều kiện ánh sang để đảm bảo môi trường tôt
nhất trong trường hợp bảo quản tự nhiên
Ba là, nghiên cứu-xử ly, khắc phục các khuyết tật hiện cơ của tài liệu Mộc bản: cong, vênh, nứt bằng phương pháp vật ly và hơa học
Bán là, nghiên cứu phục chế các tài liệu Mộc bản bị biến màu bằng biện phấp xử ly hoá học
Năm là, nghiên cứu phục chế các tài liệu Mộc bản bi hu hong do vi sinh vật (mục trắng, mục nâu, mọt ) bằng bién phap bién tinh gỗ
67 Đề tài “Nghiên cứu xây dựng giải pháp chuyền các dữ liệu số hoa trên cấc
may quet thong dung sang microfilm qua may ghi phim Kodak i9610”
Trang 2067.2 Thời gian bắt đâu và két thuc: 2010-2011 67.3 Chủ nhiệm đẻ tài: ThS Nguyễn Thị Hà
67.4 Các thành viên tham gia: TS Hồ Văn Hương, ThS Trịnh Thị Hà, ThS Phí Thị Nhung, KS Nguyễn Quốc Uy, KS Tran Danh Đại
67.5 Số hiệu bảo quan tai lưu trừ, thư viện: VL.11/1565 67.6 Tom tit noi dung, ket qua nghién atu cia dé tai
Mục tiêu chính của để tài là đưa ra giải phấp để chuyển các dữ liệu số hóa đã
được quết trên các mấy quet thông dụng tại các Trung tâm Lưu trữ quôc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước sang microfilm bảo hiểm qua máy ghi phim của hãng Kodak ¡9610
Nội dung của đề tài:
~ Ñghiên cứu, đánh giá thực trạng số hơa tài liệu lưu trữ tai cae Trung tâm Lưu trữ quốc gia thông qua các phiêu khảo sat va khảo Sất trực tiếp cơ sở dữ liệu
tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, Trung tâm Lưu trữ quóc gia III Qua khao sat cho thay:
+ Tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, ngay tir nam 1996 Cue Luu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) đã triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác bảo hiểm tài liệu Châu bản triều Nguyễn Tính đến năm 2001 đã có 582 tập trên tổng số 699 tập Châu bản triều Nguyên được đưa vào CD-ROM và tổ chức theo từng tập Mỗi đĩa CD-ROM được tổ chức hai mức thong tin: thông tin cấp 1 là các nguyên bản tài liệu Châu bản (văn bản chữ Hấn Nôm) được lưu giữ dưới dang anh (bmp); thong tin cấp 2 là những yếu tố mô tả văn bản như: tác giả văn bản, thời gian của văn bản, sô trang, địa chỉ lưu trữ, nội dung văn bản (dịch ra tiếng Viột) Sau một thời gian thực hiện việc chuyên đổi và cấu trúc thông tin đã bộc lộ một số hạn chế nhất định gây khó khăn cho việc bảo quản, tra tìm và khai thấc sử dụng các CD-ROM Đẻ khắc phục những hạn chế
đó, năm 2002, Trung tâm Lưu trữ quốc gia I bắt đầu tiền hành dự ấn nâng cấp và
phát triển Hệ thông thông tin tài liệu Châu bản Triều Nguyễn Tính đến năm 2003, Trung tam Luu trit quéc gia I da hoan thanh các nôi dung công việc chính thuộc Dự ấn, phục vụ cho việc bảo quản, khai thác sử dụng cơ hiệu quả tài liệu
+ Tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, từ năm 1995, Trung tâm đã thực hiện “Đề ấn Cập cứu Châu bản, Mộc bản” bao gom các công việc: in dập, phân loại,
Trang 21được các thông số kỹ thuật theo yêu cầu Đến năm 2000, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II đã sô hóa được 55.324 ảnh định dạng jpg
+ Tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, khi số hơa, tài liệu được quết ở các chế độ khác nhau, không thống nhất (quét mau, đen trắng) tỷ lệ quét cũng khác nhau tùy theo tình trạng của tài liệu lưu trữ Hầu hết các dữ liệu là định dang ảnh: jpg, bmp, với độ phân giải phần lớn là 200dpi, 96 dpi; dung lượng và kích thước tài liệu ảnh được sô hóa đa dạng, lớn nhất cũng nhỏ hơn khô A4 và nhiều ảnh nhỏ hơn Tài liệu ảnh cơ nhiều màu sắc khác nhau và nhiều ảnh không nết do tài liệu góc mờ và khó đọc
- Xây dựng cơ sở khoa học cho việc chuyên đổi dữ liệu hình ảnh được quết trên các mấy quet thông dụng để cơ thể sử dụng mấy ghi phim của hang Kodak i9610 dé ghi microfilm bao hiểm Trên cơ sở tham khảo y kién cia cae chuyén gia hãng Kodak, các chuyên gia tin học của Việt Nam, nhơm nghiên cứu xác định cơ sở khoa học của việc chuyên đôi dữ liệu này bắt đầu từ việc nghiên cứu các công nghệ, các chủng loại của một số máy ghi phim; nghiên cứu các định dang, cau trúc cơ bản bmp, jebp, gif, tif phục vụ mục đích chuyền đôi; nghiên cứu cấc công nghệ và ngôn ngữ lập trình phục vụ xây dựng ứng dụng trên nên hệ điều hành Windows; nghiên cứu, lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu phục vụ mục đích quản ly thông tin dữ liệu ảnh Thêm vào đó là kết quả khảo sát thực tế cơ sở dữ liệu tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, nhơm nghiên cứu rưt ra kết luận 1a can giải quyết tính tương thích của các dữ liệu được quet trên các mấy của hãng khác
đẻ cơ thể ghi được microfim qua mấy ghi phim Kodak i9610
- Đề xuất giải pháp, phần tích thiết kế phần mềm chuyền đổi dữ liệu ảnh Với cơ sở khoa học đã nghiên cứu, nhóm đề tài đã lựa chọn giải pháp là xây dựng phan mềm chuyền đổi dữ liệu số hơa tài liệu lưu trữ trên các máy quet thong dung sang được microfilm bao hiém qua may ghi Kodak i9610 Phan mem đã được xây dung va thir nghiém tiền hành ghi phim Kết quả kiểm tra chất lượng cuôn phim đã đáp ứng được yêu cầu của phim bảo hiểm
- Một số đề xuất:
Để kết quả nghiên cứu mang lại hiệu quả cao, đẻ tài cần được triển khai vào ứng dụng trong thực tế (với quy mô và kinh phí cho phep)
Theo các y kién dong góp của các cán bộ thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và các chuyên gia về phần mềm chuyển đổi dữ liệu, để đề tài hoàn thiện hơn cần tiếệp tục nghiên cứu các vấn đề sau: cân có bước phân loại ảnh khi ấp dụng phản mềm vì chất lượng của tài liệu lưu trữ rat da dang, nhiều tài liệu mờ
Trang 22hoặc giả mạo dữ liệu Để đảm bảo an toàn cơ sở dữ liệu khi quet cũng như khi đưa dữ liệu đến nơi ghỉ phim nên nghiên cứu xây dựng cơ sở dữ liệu ứng dụng cho chữ ky số trong quản ly tài liệu lưu trữ quốc gia
68 Đề tài “Nghiên cứu cơ sở khoa học bảo quản tài liệu lưu trữ số” 68.1 Mã số: DT 01/10
68,2 Thời gian bát đàu và két (hực: 2010-2012 68.3 Chủ: nhiệm đề tài: ThS Nguyễn Thị Thứy Bình
68.4 Các thành viên tham gia: ThS Lê Văn Năng, ThS Nguyễn Thị Lan
Anh, ThS Đô Văn Thuận, ThS Nguyễn Thùy Trang, CN Đàm Diệu Linh 68.5 Số hiệu bảo quan tại lưu trữ, thư viện: VL.11/1518-1566
68.6 Tơm tắt nội dung, két quả nghiên qứu của đề tai
Đề tài hướng đến việc nghiên cứu, xác định cơ sở khoa học để bảo quản tài liệu lưu trữ số, đề xuất các giải pháp dé bao quản tốt tài liệu lưu trữ số tại Việt Nam
Nội dung chính của đề tài:
- Khai quát sự hình thành và phát triển của tài liệu lưu trữ SỐ, đồng thời nghiên cứu, tông kết quan điềm của lưu trừ nước ngoài về tài liệu lưu trữ số, làm cơ sở đưa ra khái niệm, đặc điểm của tài liệu lưu trữ số
Tài liệu lưu trữ số là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tô chức, cá nhân được lựa chon dé lưu trữ hoặc được số hơa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác Giống như loại hình tài liệu lưu trữ truyền thống, tài liệu lưu trữ sô cũng chứa đựng những thông tin vẻ quá khứ, có độ tin cậy và chính xấc cao, cơ khả năng phản ánh một cách trung thực về các sự kiện, hiện tượng, những biên có lịch sử khấc nhau hoặc ghỉ lại những hoạt động của các cá nhân, cơ quan, tổ chức tạo lập ra tài liệu và cũng được một cá nhân, cơ quan hay tổ chức nào đó quản ly, bảo quản Bên cạnh
đó, tài liệu lưu trữ số còn nhiều đặc điểm mang tính đặc thù và khác biệt so với loại hình tài liệu truyền thông như: Tài liệu được tạo ra trên các phương tiện điện
tử hoặc được số hơa từ các tài liệu trên các vật mang tin khác như tài liệu giấy
thông tin trong tài liệu số được thẻ hiện dưới dạng dữ liệu số (thông tin só) và chỉ
cơ thể truy cập/đọc được thông qua các phương tiện điện tử
Trang 23được tính bảo mật thông tin trong tài liệu lưu trữ số Muốn thực hiện tốt công tấc bảo quản tài liệu lưu trữ số thì cần phải chú ý đến các yếu tố cơ bản ảnh hưởng đến quá trình bảo quản tài liệu lưu trữ số, bao gồm: định dạng của tài liệu lưu trữ
số; phương tiện lưu trữ (phương tiện mang tin), môi trường bảo quản; phương thức sao lưu dữ liệu và chuyền giao tài liệu lưu trữ số; sự tắn công của tội phạm mấy tính
Kết quả khảo sát cho tháy ngay từ năm 1990 tài liệu lưu trữ só đã bắt đầu xuất hiện ở Việt Nam Cùng với sự ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin vào quấ trình hoạt động của các cơ quan, tô chức, tài liệu lưu trữ sô được sản sinh ngày càng r nhiều Nhưng đến nay, tài liệu lưu trữ số mới chỉ được bảo quản tại các cơ quan, tô chức với những phương thức bảo quản khác nhau mà chưa được lựa chon thu thập vào bảo quản tại các Lưu trữ lịch sử Từ năm 2000 trở lại đây, môi trường chính sách cho ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin ngày càng được hoàn thiện Nhiều văn bản quy phạm pháp luật về công nghệ thông tin, vẻ viễn thông và internet, về giao dịch điện tử đã được ban hành Những quy định liên quan đến tài liệu lưu trữ số, bảo quản tài liệu lưu trữ số phản nào đã được đề cập đến trong một sé văn bản luật và dưới luật như: Luật giao dịch điện tử năm 2005, Luật Công nghệ thông tin năm 2006, Luật Công nghệ cao năm 2008, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước, Thông tự số 01/2011/TT-BTTTT ngày 04/01/2011 của Bộ Thông tỉn và Truyền thông về việc công bó Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật vẻ ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước Mới đây nhất, trong Luật Lưu trữ năm 2011, tài liệu lưu trữ sô đã được chính thức công nhận là một loại hình tài liệu lưu trữ mới
Các nước cơ nên lưu trữ phát triển như Mỹ, Ôxtrâylia, Đức, Anh, Trung Quốc đã có nhiều năm kinh nghiệm trong nghiên cứu ve ly luận và thực hiện các biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ số như dua ra được một số nguyên tắc, yêu cầu và phương pháp bảo quản tài liệu lưu trữ số; xây dựng ban hành nhiều chính sách, tiêu chuẩn bảo quản tài liệu lưu trữ só Kinh nghiệm của các nước nơi trên chính là một điều kiện thuận lợi với Việt Nam khi nghiên cứu về bảo quản tài liệu lưu trữ số trong khi thực trạng bảo quản tài liệu lưu trữ số ở Việt Nam thiéu cả về ly luận và kinh nghiệm như hiện nay
- Phân tích những thuận lợi và khó khăn trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ số tại Việt Nam, từ đó đưa ra một số khuyến cáo giưp cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ số tại Việt Nam được thực hiện tốt hơn
L2 thuận ii Những kinh nghiệm quy bấu của lưu trữ các nước trên thế
giới về bảo quản tài liệu lưu trữ sô đã giúp chúng ta có cách nhìn nhận đúng dan
Trang 24chức đối với công tác quan ly va bảo quan tài liệu lưu trữ số cũng ngày được nâng lên Bồn là sự phát triển nhanh chơng của khoa học và công nghệ đã làm xuất hiện nhiều phản mem tao lap tài liệu hiện đại, nhiều định dạng tài liệu và phương tiện lưu trữ mới đã ra đời, đáp ứng được yêu cầu của công tac quan ly va bao quan tai
liệu lưu trữ só Bên cạnh đó các chính sách của Việt Nam vẻ bảo quản tài liệu lưu
trữ số cũng đang dần được hoàn thiện
VỀ khó khăn: Một là cơ sở ly luận về bảo quản tài liệu lưu trữ số chưa đầy đủ, thống nhất Hai là cơ sở pháp ly về bao quản tài liệu lưu trữ số chưa hoàn thiện Bên cạnh đó, sự phát triên nhanh chơng của khoa học cong nghệ cũng dang đặt ra nhiều thách thức lớn trong việc lựa chọn giải pháp công nghệ để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ só Điều nay đã gây ra sự lưng tưng, thiêu đồng bô và thiếu thống nhất giữa các cơ quan, tổ chức trong quá trình thực hiện việc bảo quản tài liệu lưu trữ sô
Trên cơ sở phân tích những thuận lợi và khó khăn trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ số tại Việt Nam, đề tài đã đưa ra một số khuyén cáo nhằm giứp cho
công tae nay được thực hiện tốt hơn, cụ thẻ là:
+ Gần sớm Xây dựng hệ thống quản ly tài liệu số theo vòng đời của tài liệu và đáp ứng được cấc yêu câu như kiêm soát quyên truy cập; co khả năng phát hiện, phòng ngừa và khác phục tình trạng tài liệu bị mất mát hoặc bị làm sai lệch
+ Kho co mét dinh dạng tài liệu số nào được coi là tôi ưu tuyệt đói cho lưu trữ lâu đài, bởi vì công nghệ kỹ thuật thay đồi khá nhanh Vì vậy, hãy lưu tài liệu lưu trữ số bằng các định dạng được phân phói càng rộng rãi càng tốt và cớ càng nhiều chương trình đọc được càng tốt
+ Không cơ một phương tiện lưu trữ thông tin số nào cơ thẻ tranh khỏi sự lỗi thời về công nghệ và tất cả các phương tiện lưu trữ đều cơ giới hạn tuôi thọ Tùy thuộc vào mức độ quan trọng của từng tài liệu lưu trữ số dé cân nhắc lựa chọn phương tiện lưu trữ cho phù hợp
+ Môi trường và cách thức bảo quản cơ ảnh hưởng rất lớn đến tuổi thọ của phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trừ số Do đó, khi lựa chọn bát kỳ phương tiện lưu trữ nào, chúng ta déu can quan tâm đến hướng dẫn sử dụng bảo quản chưng theo đúng cách mà các nhà sản xuất quy định
+ Sao lưu dữ liệu các tài liệu lưu trữ số từ phương tiện lưu trữ này sang phương tiện lưu trữ mới là một nhu cau tat yéu Tùy thuộc vào mức độ quan trọng của từng tài liệu lưu trữ số và tuổi thọ của phương tiện lưu trừ mà chưng ta lựa
chọn phương pháp sao lưu, phương tiện sao lưu và tần suất sao lưu
+ Căn cứ vào điều kiện cơ SỞ hạ tầng và đội ngũ cán bộ của từng lưu trữ lịch
Trang 25+ Can ấp dụng các giải pháp công nghệ để ngăn ngừa sự tấn công của tội phạm mấy tính cơ thê gây hại đên tài liệu lưu trữ số
69 Đề tài “Nghiên cứu các giải pháp số hưa tài liệu lưu trữ giấy quy hiếm cớ tình trạng mờ chữ để lập bản sao bảo hiểm”
69.1 Mã số đề tài: ĐT 07/11
69.2 Thời gian bát đàu, két thực: 2011-2012 69.3 Chủ nhiệm đề tài: ThS Nguyễn Thị Hà
69.4 Cac thành viên tham gia: TS Hồ Văn Hương, KS Nguyễn Văn Tâm, KS Hoàng Chiến Thang, CN D6 Thi Huyền
69.5 S hiệu báo quan tai hưu trữ, thực viện:
69.6 Tom tit noi dung, ket qua nghiên cứu của đề tài
Mục tiêu của đề tài là nghiên cứu, đề xuất giải pháp số hơa tài liệu lưu trữ giấy quy, hiếm cơ tình trạng mờ chữ đề lập bản sao bảo hiểm
Nội dung chính của đề tài:
- Khảo sát và đánh giá tình trạng của tài liệu lưu trữ giấy quy, hiếm cơ tình trạng mờ chữ và không đọc được bằng mắt thường của các phông lưu trừ trong danh mục lập bản sao bảo hiểm đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia
- Nghiên cứu cơ sở khoa học đề lựa chọn giải pháp số hơa tài liệu lưu trữ giấy quy, hiếm cơ tình trạng mờ chữ và không cơ khả năng đọc được bằng mắt thường thành những tài liệu cố khả năng đọc được sau khi số hơa
- Nghiên cứu các giải pháp công nghệ đẻ lựa chọn giải pháp phù hợp chuyẻn tài liệu cơ tình trạng mờ chữ đẻ cơ khả năng đọc được
- Phân tích thiết kế xây dựng hệ thống cơ sở đữ liệu tài liệu quy cơ tình trạng mờ chữ để chuyên đổi lập bản sao bảo hiểm
- Đánh giá phân loại dữ liệu tình trạng kếm cơ khả năng chuyền đôi để ghi bản
sao bao hiém
- Đề xuất giải phấp lựa chọn công nghệ phù hợp đề số hơa tài liệu lưu trữ giấy quy hiếm cơ tình trạng mờ chữ đề lập bản sao bảo hiểm
H TỎ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
70 Đề tài “Sự phát triển các nguyên tắc và phương pháp chung công bố tài
Hệ, lịch sử ấp dụng cho tài liệu khoa học kỹ thuật, bản đồ và phim ảnh ghi âm”
Trang 2670.2 Thời gian bat ddu, ket thuc: 1988-1992
70.3 Chủ nhiệm đề tài: PGS.TS Nguyễn Minh Phuong
70.4 Các thành viên tham gia:
70.5 Số hiệu bào quản tại lưu trữ, the vién: HS.170
70.6 Tơm tắt nội dung, két quá nghiên cứu của đề tài
Mục đích nghiên cứu của đề tài là bước đầu tong kết những kinh nghiệm công bó tài liệu khoa học kỹ thuật (KHKT), bản đồ và tài liệu phim, ảnh, ghỉ âm ở nước ta Trên cơ sở đó nêu các phương pháp công bố tài liệu KHKT, tài liệu ban đồ, phim, ảnh, ghi âm; Trao đỏi kinh nghiệm vẻ nghiệp vụ thuộc chủ dé nay voi các chuyên gia lưu trữ các nước thành viên khối SEV
Kết quả nghiên cứu của đề tài được thể hiện trong hai phan:
Phân I Vài net về tình hình công bó tài liệu KHKT, tài liệu bản đô và tài liệu phim ảnh, ghỉ âm ở nước ta Theo các tác giả, tài liệu kiến trưc, tài liệu nghiên cứu khoa học của nước ta được công bố phục vụ chủ yêu cho cong tac tuyên truyền, chưa chú ý đến tính khoa học, chính xác khi đưa công bó Các bản chính của tài liệu lưu trữ còn ít được sưu tầm, lựa chọn đề công bó Việc trình bày truyền đạt tài liệu công bố chưa theo những phương pháp khoa học Các tài liệu bản đồ công bố tương, doi pho biến dưới nhiêu hình thức khác nhau Tuy nhiên, việc công bỏ còn sai xot, nhiều bản đồ công bố nhưng không ghi rõ xuất sứ, tấc giả, việc chư dan nội dung bản đồ công bồ chưa được thực hién day du, vi thé doc giả không hiểu được nội dung bản đồ Tài liệu phim, ảnh, ghi âm được công bố bằng nhiều hình thức khác nhau, phổ biến nhát là trong cấc bộ phim tài liệu, sách ảnh, trên bao, tạp chứ nghiên cứu khoa học của các chuyên ngành Nói chung chưa đúng phương pháp, nội dung ảnh và chư thích, thuyêt minh không ăn nhập với nhau nên một số bức ảnh công bồ đã tạo sự hoài nghỉ cho độc giả
Phân II Đè xuất phương pháp công bố cho từng loại hình tài liệu KHKT, bản đồ, phim, ảnh, phỉ âm Quan niệm rằng đây là phần chủ yếu của công trình nghiên cứu, nên các tác giả đã trình bày khá kỹ phương pháp công bồ từng loại hình tài liệu: Khoa học kỹ thuật (chủ yêu là tài liệu kiến trực và tài liệu nghiên cứu khoa học); tài liệu bản đỏ; tài liệu phim, ảnh, ghi am
Ban chủ nhiệm đề tài kiến nghị với Cục Lưu trữ Nhà nước can ban hành Bản hướng dẫn phương pháp công bồ tài liệu khoa học, tài liệu bản đồ và tài liệu phim, anh, ghi 4m dé các cơ quan áp dụng thóng nhất và khoa học
71 Đề tài “Nghiên cứu xác định phương án tối ưu về tổ chức và sử dụng tài liệu Châu bản triều Nguyễn”
71.1 Mã số đề tài: 90-98-023
Trang 2771.3 Chu nhiém dé tai: TS Phan Dinh Nham
71.4 Các thành viên: Tô nghiên cứu Hấn Nôm của Trung tâm Lưu trữ quốc gia H, GS Nguyễn Đình Đâu, TS Ly Kim Hoa, ThS Nguyễn Khuê
71.5 S6 hiệu bảo quản tại lưu trữ, thư viện: HS 172; VL.11/1412-1413 71.6 Tom tit noi dung, két quả nghiên cứu của dé tai
Mục tiêu của dè tài là khảo sát số lượng, chất lượng, đặc điểm, lịch sử Châu bản triều Nguyễn Trên cơ sở đó, đề ra biện pháp tối ưu bảo quản an tồn và tơ chức sử dụng tài liệu Châu bản triều Nguyễn
ĐỀ tài được nghiên cứu theo hai nội dung chính sau đây:
Một là, tiến hành khảo sát về số lượng, chất lượng, đặc điểm và lịch sử Châu bản triều Nguyễn Trong nội dung này, nhơm tấc giả đã nghiện cứu các khái niệm, sự hình thành và các đặc điểm chung (loại, dạng, các mâu văn bản thường gặp, cỡ giấy, ngôn ngữ, kết cầu, bửu tỉ và ân triện) của Châu bản Ngoài ra, đề tài cũng tìm hiểu về lịch sử của Châu bản, thong kê số lượng Châu bản qua cấc triều đại Gia Long, Minh Mạng, Thiệu Trị, Tự Đức, Kiến Phúc, Đồng Khanh, Thành
Thai, Duy Tân, Khải Định và Bảo Đại hiện còn lưu giữ được trong kho lưu trữ
của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II
_Hai là trên cơ sở khảo sát và nghiên cứu về vai trò của Châu bản triều Nguyễn trong việc phục vụ cho công tấc nghiên cứu từ trước đến nay, đề tài đã đề ra biện phấp tối ưu bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng loại tài liệu này Cụ thẻ là:
- Nhà nước cần giao cho Cục Lưu trữ Nhà nước tap trung thông nhát quản ly toàn bộ Châu bản hiện có trong nước, tiến hành khảo sát ở nước ngoài đẻ thu thập, hoàn chinh Phông tài liêu Châu bản trong khoảng thời gian từ nay đến năm 2000;
- Tổ chức các hội nghị chuyên đề vẻ kỹ thuật tu sửa, phục ché, bảo quản loại tài liệu Châu bản Tiến hành nghiên cứu cơ hệ thống các nguyên nhân gây hai trực tiếp và giấn tiếp tài liệu Châu bản, kịp thời đề ra những biện pháp cơ hiệu quả tích cực phòng chống các tác hại, kếo dài tuổi thọ của tài liệu;
- Hoàn chỉnh công cụ tra tìm cổ truyền trong hoàn cảnh cụ thể tình hình Việt Nam, từng bước trién khai ấp dụng hệ thống tim tin cơ giới hoá và tự động hoa;
Trang 28- Ngành lưu trữ cần có kinh phí và cơ sở vật chất phù hợp với đối tượng, vị trí, vai trò và tác dụng của Châu bản đôi với xã hội;
Đề tài đã nêu một vân đề cáp bách trong việc bảo quản và sử dụng khối tài liệu Châu bản triều Nguyễn Từ công tác điều tra khảo sát khối tài liệu rưt ra những kiến nghị có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo quản khôi tài liệu đó
72 Đề tài “Biên tập Danh mục về tài liệu làng xã Bắc Kỳ từ năm 1945 - 1958”
72.1 Ma sé dé tai:
72.2 Thoi gian bắt đâu, két thuc: 1991 - 1996
72.3 Chi nhiệm để tài: CN Ngõ Thiệu Hiệu 72.4 Các thành viên tham gia:
72.5 Số hiệu hô sơ bảo quản tại lưu trí, thư viện: HS 193
72.6 Tom tit noi dung và kết quả nghiên qứu của đề tài
Nhiệm vụ chủ yếu của đề tài là lựa chọn trên cac mục lục thống kê và trên thẻ một số phông tài liệu lưu trữ thời kỳ thuộc pháp (cả phần Pháp van va Han Nôm) có liên quan đến làng xã thuộc các tinh Bắc ky: Phong Thong sir Bac ky, Tòa sứ Hà đông, Tòa sứ Nam định, Tòa sứ Phư thọ và Nha kinh lược Bắc kỳ, sau đó tiền hành biên tập nội dung, phân loại các van dé nằm rải rác ở cấc phông khác nhau và nhơm thành | tig vấn đề lớn như: văn hóa, xã hội, kinh tế , xử ly trên máy tính phản bản đồ minh họa một số làng xã và bản đô làng xã các tỉnh Bắc kỳ, biên tập cấc chỉ dân, chư thích, danh mục tên làng xã dé Xây dựng bản thảo cuỗn một cuốn sách giới thiệu về địa danh và tài liệu lưu trữ vẻ làng xã Bắc kỳ trong giai đoạn 1945-1958
Sản phẩm của đề tài được hiện thực hơa bằng xuất bản phâm “Địa danh và tài liệu lưu trữ vẻ làng xã Bắc kỳ” được nhà xuất bản Văn hơa Thông tin phối hợp với Viện Viên đông Bác cổ và Cục Lưu trữ Nhà nước xuất bản năm 1999
73 Đề tài “Xác định thời hạn giải mật tài liệu lưu trữ ở các Trung tâm Lưu trữ quốc gia Việt Nam (tài liệu quản lý nhà nước)”
73.1 Mã só đè tài: 92-98-0178
73.2 Thời gian bắt đâu, két thực: 1991-1995
73.3 Chủ nhiệm đề tài: CN Ngô Thiếu Hiệu
73.4 Các thành viên tham gia: TS Nguyễn Cảnh Duong, TS Đào Thị Dién,
ThS Nguyên Thị Tâm, CN Nguyễn Đăng Khải, CN Đỉnh Hữu Phượng 73.5 SỐ hiệu bảo quán tại lưu trữ, thư viện: HS.188
Trang 29Mục đích của đề tài là đề ra những nguyên tắc và tiêu chuẩn nhằm xác định những loại tài liệu lưu trữ được phếp hoặc không được phếp công bồ và sử dụng
Đề tài bao quát cấc nội dung cơ bản như: Điều tra, tông hop va phân tích các loại tài liệu lưu trữ đã không được phep hoặc được phếp sử dụng, các cá nhân hoặc cơ quan được phẹp hoặc không được phếp sử dụng tài liệu lưu trữ; hệ thong các văn bản của Đảng và nhà nước về thông tin, bảo vệ và công bồ bí mật quôc gia: Tổng hợp các kinh nghiệm của thế giới trong lĩnh vực xác định quyên, thời hạn tiếp cận tài liệu lưu trữ, Nghiên cứu hệ thống các nguyên tắc và tiêu chuẩn nhằm xác định thời hạn giải mật cho tài liệu lưu trữ ở các Trung tâm Lưu trữ quốc gia và các kho lưu trữ chuyên ngành
Theo đó, báo cáo đề tài được trình bày theo bồ cục Sau:
Phân thứ 1 Hiện trang của vấn đề giải mật tài liệu lưu trữ ở nước ta và nước ngoài Nghiên cứu, khảo sát các nguồn tài liệu dé dua ra những thong, tin vé lich sử vấn đề; sự quan tâm của cấc cơ quan, tỏ chức trong nước và quốc tê về vấn dé giải mật tài liệu
Phân thứ II Những nguyên tắc và tiêu chuẩn làm căn cứ để xác định thời hạn cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ
Ba nguyên tắc được đề cập trong phần này là: nguyên tắc đảm bảo lợi ích của dân tộc Việt Nam, không làm phương hại đến quan hệ của Việt Nam với nước ngoài và lợi ích chính đáng của công dân Việt Nam; nguyên tắc lịch sử; nguyên tắc đảm bảo quyền độc giả tiếp cận tài liệu lưu trữ
Sáu tiêu chuẩn được đưa ra là: mức độ mật của thông tin, mức độ phỏ biến thông tin, ý nghĩa nội dung tài liệu, tiêu chuẩn “mức độ lão hố” của thơng tin chứa trong tài liệu, tiêu chuẩn ý nghĩa đơn vị hình thành phông, tiêu chuẩn y nghĩa độc giả
Phan thi ITI Phương pháp tổ chức giải mật tài liệu lưu trữ nơi riêng và xác
định thời han cho phep str dung tài liệu lưu trữ nơi chung ở các cơ quan lưu trữ Ngoài quy trình xác định thời hạn giải mật tài liệu lưu trữ (gồm ba bước: xác định những tài liệu lưu trữ thực sự chứa đựng các bí mật nhà nước, xác định độ mật và thời hạn giải mật của tài liệu lưu trữ theo từng phông, xác định mức “lão hơa của thông tin” và “mức độ phổ biến” của thông tin chứa trong hồ sơ), các tác giả đã đè xuất thâm quyền xác định thời hạn cho phẹp tiếp cận, sử dụng và giải mật tài liệu lưu trữ Nhơm nghiên cứu cho rằng, tô chức giải mật tài liệu chứa bí
Trang 3074 Đề tài “Nghiên cứu những nguyên tắc và phương pháp công bố tài liệu
lưu trữ”
74.1 Mã số đề tài: 96-98-040
74.2 Thời gian bắt dầu, lét thưc: 1995-1998
74.3 Chủ nhiệm dé tài: PGS.TS Nguyễn Minh Phương
74.4 Các thành viên tham gia: ThS Lã Thị Hòng, CN Nguyễn Đông Hải
74.5 Số hiệu bao quan tai hen trữ, thư viện:
74.6 Tơm tắt nội dung, Két qua nghiên cứu của đè tài
Mục đích nghiên cứu của đề tài là bước dầu xem xết và tông kết một số kinh nghiệm về công tác công bó tài liệu lưu trữ ở nước ta: Trên cơ sở này, đề xuất các nguyên tắc và phương pháp công bố tài liệu lưu trữ để Cục Lưu trữ Nhà nước cớ
cơ sở hướng dân nghiệp vụ công bồ tài liệu lưu trữ, là cơ sở biên soạn các giáo trình, giấo ấn phục vụ giảng dạy và học tập vẻ môn công bồ tài liệu lưu trữ
Theo mục đích đó, dé tai đã đề cập hai nguyên tắc: Nguyên tắc chính trị và nguyên tắc khoa học trong Công bố tài liệu Phương pháp công bó tài liệu lưu trữ được cụ thể hơa bằng tấm nội dung sau:
+ Quy trình thực hiện công bồ tài liệu lưu trữ
+ Mục đích công bồ tài liệu lưu trữ
+ Các hình thức công bồ tài liệu lưu trữ
+ Suu tam và lựa chọn tài liệu lưu trữ đẻ công bô + Truyén đạt văn bản của tài liệu lưu trữ khi công bồ
+ Biên soạn các chư thích tài liệu lưu trữ khi công bó
+ Trình bày tài liệu công bó
+ Biên soạn cấc công cụ tra cứu khoa học của xuất bản phẩm công bố tài liệu lưu trữ
75 Đề tài “Nghiên cứu đồi mới công tac khai thấc và sử dụng tài liệu lưu trữ
ở các Trung tâm Lưu trữ quốc gia”
72.1 Mã số đề tài:
72.2 Thời gian bắt đâu và két thưc: 2001 - 2002 72.3 Chủ nhiệm: TS Nguyễn Cảnh Đương
72.4 Các thành viên tham gia: TS Đào Thị Diện, ThS Nguyễn Minh Sơn,
ThS Lê Văn Năng, ThS Nguyễn Thanh Hà, CN Nguyễn Thị Huệ
Trang 3175.6 Tom tat noi dung và kết qua nghiên qứu cua de tai
Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia cơ vai trò quan trọng giúp nhà nước quản ly, bảo quản an toàn và tổ chức khai thấc sử dụng tài liệu lưu trữ cơ hiệu quả, nên van đề đổi mới công tác tổ chức sử dụng tài liệu ở các trung tâm ngày càng trở nên cấp thiét Dé tai “Nghién atu doi mới công tác khai thác sư dụng tài liệu lưu trữ ở các Trung tâm lưu trữ Quốc gia” được triển khai nhằm chủ động đưa khối
thông tin khỏng lồ của quá khứ chứa đựng trong tài liệu lưu trữ ra phục vụ xã hôi một cách hiệu quả
Sau khi nghiên cứu các cơ sở khoa học của công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, nhơm nghiên cứu đẻ tài đã đưa ra những ly do phải đổi mới công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Đó là:
+ Tài liệu lưu trữ với tư cách là nguồn lực thông tin quá khứ có ý nghĩa đặc biệt trong bảo vệ và xây dựng đất nước;
+ Nhu câu sử dụng của xã hội đối với tài liệu lưu trữ;
+ Trình đô phất triển về nghiệp vụ và cơ sở vật chất kỹ thuật trong ngành lưu trữ;
+ Pham chát những người làm công tấc phục vụ
Các cơ sở pháp ly được căn cứ vào quyền được thông tin; cấc văn bản quy phạm phấp luật liên quan: Thông đạt số 01/CP ngày 03/01/1946, Quyết định số 168/HDBT ngày 26/02/1981 của HĐBT vẻ thành lập Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, Pháp lệnh Bảo vệ br mật nhà nước
Nhơm nghiên cứu đã khảo sất thực trạng việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại cấc Trung tâm Lưu trữ quốc gia theo các gơc độ: thành phan và nội dung tài liệu hiện đang bảo quản, các quy định, thủ tục hành chính được ấp dụng và hình thức sử dụng tài liệu phổ biến Từ đó rưt ra nhận xet “các Trung tâm Lưu trữ quốc gia da ap dụng tất cả các hình thức sử đụng cỗ điển Trong đó hình thức tổ chức khai thác sử dụng ở phòng đọc là chiếm ưu thế, đem lại hiệu quả cao nhát Chưa có.những hình thức sử dụng hiện đại cơ tính chat chi động (hông qua cấc mạng thông tin cục bô, ngành, quốc gia và quóc tế”
Dựa trên kết quả khảo sát, phân tích thực trạng, cùng với cơ sở ly luận và
pháp lý, các thành viên đề tài đã đưa ra những kiến nghị chung nhằm đổi mới cong tac tổ chức khai thấc sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia Đó là việc tối ưu “hố thành phần các phơng lưu trữ được bảo quản ở cấc
Trung tâm Lưu trữ quốc gia; Xây dựng và hoàn thiện hệ thống công Cụ tra Cứu; Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ, tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng và Quy chế sử dụng các hỗ sơ tài liệu đặc biệt quy, hiếm (chỉ được phếp sử dụng bản
sao); Quy định cụ thể về phí sử dụng tài liệu; Từng bước củng cô và hoàn thiện
Trang 32trữ theo hướng chủ động đẻ không ngừng phất huy hiệu quả của tài liệu lưu trữ; Tăng cường cơ sở vật chat và kỹ thuật hiện đại phục vụ cho công tác tô chức sử dụng; Xây dựng một đội ngũ đơng bộ chun mơn hố Cùng với các hình thức trên là một số những kiến nghị về cải cách thủ tục hành chính trong công tấc tổ chức khai thấc sử dụng tài liệu lưu trừ nhằm phát huy hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia Tuy nhiên, những đẻ xuất trên không thể giải quyết ngay một lức, mà đòi hỏi phải cơ thời gian, su dau tư về kinh phí
cũng như trí tuệ
II XÂY DỰNG TIÊU CHUÁN TRONG VĂN THƯ - LƯU TRỮ
A TIEU CHUAN TRONG VAN THU 76 Tiêu chuẩn “Văn bản quản ly nhà nước - Mẫu trình bày”
78.1 \ã số đè tài:
76.2 Thoi gian bắt đâu, kết thực: 1991-1992
76.3 Nhơm biên soạn: PGS.TS Nguyễn Minh Phương, TS Hồ Văn Quýnh, ThS Tiết Hòng Nga, CN Tạ Hữu Ánh, CN Nguyễn Hữu Thời
78.4 Só hiệu bảo quản tại lưu trữ, tiur viện: HS 138
78.8 Tơm tắt nội dung và kết quả nghiên qứu của đề tài
Theo tên gọi lúc đầu “Văn bản hành chính - Mẫu trình bày”, mục tiéu can đạt được sau khi hoàn thành tiêu chuẩn này là trình Hội đồng Bộ trưởng ban hành quyết định ấp dụng tiêu chuản “Mẫu trình bày văn bản hành chính” để các cơ quan nhà nước trên phạm vi toàn quốc ap dụng soạn thảo văn bản Sau quá trình thực hiên, đê tài đôi tên thành ““Văn bản quản ly nhà nước - Mau trinh bay”
Nội dung tiền hành gồm các bước sau: - Phân loại các văn bản hành chính
- Xác định vị trí và cách viết các thành phan trong văn bản hành chính (tiêu ngữ, tác giả văn bản, địa chỉ của tấc giả văn bản, sô và ky hiệu của văn bản, trích yếu nội dung văn bản, địa điểm và thời gian trong văn bản, vị trí ký và các hình thức ký văn bản, cách đóng các loại dấu trên văn bản, trình bày bản thảo, bản chính và bản sao của văn bản hành chính, vị trí cách viết nơi nhận văn bản, kích
thước và loại giấy in bản chính của văn bản)
Giới thiệu mẫu các loại văn bản "hành chính Trong quá trình biên soạn
Trang 33Tiêu chuẩn được gửi tới 29 cơ quan thuộc khói các cơ quan Đảng, cơ quan nhà nước, cơ quan Bộ, UBND tỉnh, thành phó, xã, phường, trường học, tông công ty, xí nghiệp đề xin y kiên góp ý trước khi trình Hội đông nghiệm thu kết quả chính thức
Kết quả của đề tài được dùng làm cơ sở đề cơ quan chức năng ban hành tiêu chuân TCVN 5700: 1992 “Văn bản quản ly nhà nước - mẫu trình bày”, sử dụng thong nhát trên toàn quốc
7ï Tiêu chuẩn “Số đăng ký công văn đi, công văn đến, công văn mật” 77.1 Ma so:
77.2 Thời gian bắt đâu, két thưc: 1992-1993
77.3 Nhơm biên soạn: ThS Nguyễn Nghĩa Văn, CN Hoàng Minh Cường 77.4 Số hiệu báo quản tại lưu (rữ, (lur viện: HS 139
77.5 Tơm tắt nội dung, kết quả nghiên cứu của đề tài
Là một tiêu chuân ngành - quy định mẫu trình bày cho các số đăng ký công
văn đi và công văn đến, công văn mật (gọi tắt là số đăng ky công văn đi đến) của tật cả các cơ quan Đảng, nhà nước, tô chức xã hội và đơn vị vũ trang từ Trung ương đến địa phương, tiêu chuẩn bao hàm: Số đăng ký công văn đi, Số đăng ký công văn đên, Số đăng ký công văn đi (loại mật), Số đăng ký công văn đến (loại mat)
Kích thước của Số: 210 x 297mm, độ dày từ 100 - 300 trang
Bìa ngoài Số đăng ký công văn đến màu hồng, Số đăng ký công văn đi có
màu xanh Cửu Long, được làm bảng giây loại 200g/m, liên kêt với phân ruột
bằng kiểu khâu chi 6 mũi hoặc bằng hỗ dấn cơ pha chát chống mốc, chóng côn
trùng
Trong phần mô tả chỉ tiết, tiêu chuẩn định rõ nội dung và cách thức trình
bày cac yeu tô trình bày trên bìa sô đăng ký công văn: đường viên trong, Quoc hiệu, tên cơ quan, loại công văn, thời gian mở sô, số quyên, phân đăng ký công văn, tên và kích thước trình bày các cột mục trong Sô Nhơm soạn thảo cũng yêu câu phải trình bày đủ các nội dung trên trang cuôi: cơ quan in, tên số, so lượng in, nơi in, thời gian in, sô tiêu chuân
Ngoài ra, các tấc giả giới thiệu 5 hình vẽ minh họa cho cau truc va cach trình bày tiêu chuân
78 Đề tài: “Nghiên cứu mẫu văn bản quản ly hành chính - Mẫu trình bay
Trang 3478.2 Thai gian bat ddu, ket thuc: 1998-1999
78.3 Nhơm biên soạn: TS Hồ Văn Quýnh, CN Tạ Hữu Ánh, CN Nguyễn
Hữu Thời
78.4 Số hiệu bao quản tại lưu trữ, thư viện: HS 148
78.5 Tom tit noi dung, két quả nghiên cứu của dé tai
Văn bản quyết định gồm hai loại - Quyết dinh quy pham phap luat và quyết
định cá biệt Việc ban hành các loại văn bản này phải căn cứ vào Luật ban hành van bản quy phạm phấp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Nghị định só 101/CP
ngày 23 tháng 9 năm 1997 của Chính phủ Theo đó, nội dung đề tài được triển
khai theo ba phân:
- Quyết định quy phạm pháp luật - mẫu trình bày: Trước tiền, cac tac gia
nêu định nghĩa, đặc điêm, nội dung và thể thức của loại văn bản này Từ đó, xây
dựng nên Mẫu số 1a = Quyết định quy định trực tiếp và Mẫu sô Ib - Quyết định
ban hành quy ché, quy định
- Quyết định cá biệt - mâu trình bày: Cũng như trường hợp trên, sau khi nêu
định nghĩa, đặc điểm, nội dung, thể thức của quyết định, nhơm nghiên cứu đưa ra
Mau so 2a - Quyét định quy định trực tiêp và Mẫu số 2b - Quyết định ban hành quy chế, quy định
- Trong phân phụ lục, đề tài trình bày 6 mau văn bản quyết định: + Quyết định là văn bản quy phạm pháp luật
+ Quyết định là văn bản quy phạm phấp luật dé ban hành quy chế, quy định
+ Quyết định (văn bản cá biệt)
+ Quyét định (văn bản cá biệt để ban hành quy ché, quy định ) + Mẫu trình bày quyết định trên khỏ giấy A4, mặt trước và mặt sau
+ Phông chữ, cỡ chữ của chương trình dùng để trình bày văn bản 79 TCVN 5700 : 2002 “Văn bản quản lý nhà nước - Mẫu trình bầy”
79.1 Mã số: TCVN 5700: 2002
79.2 Thời gian bắt đâu, két thực: 2000-2002
79.3 Nhơm biên soạn: PGS.TS Nguyễn Minh Phương, TS H6 Van Quynh, ThS Nguyén Thi Tam
Trang 35TCVN 5700 : 2002 do Tiểu ban ky thuat tiéu chuan TCVN/TC 46/SC9 “Nhận dạng và mô tả dữ liệu” biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành thay thé cho TCVN 5700-
1992
Ly do ban hành: Năm 1992, Uy ban Khoa hoc ky thuật Nhà nước đã ban hành tiêu chuẩn cấp nhà nước TCVN 5700-1992 “Văn bản quản ly nhà nước - Mẫu trình bày” Sau mười năm thực hiện, hàu hết.các.cơ-quan đã lấy TCVN 5700-1992 làm mẫu thể thức để ban hành các loại văn bản, phục vụ nhiệm vụ soạn thảo văn bản trong các cơ quan Thực tế ấp dung cho thay cae mau văn bản cần được sửa đổi, bổ sung thém cho phù hợp với tình hình phát triển và ứng dụng tin học trong công tac van phòng Vì vậy, việc soát xet lại TCVN 5700-1992 cho phù hợp để các cơ quan thông nhát hơa việc viết và trình bày cấc loại văn bản là rat can thiết
Trong hé so dé nghi soat xet tiéu chuan TCVN 5700-1992, Cuc Lưu trữ Nhà nước đê nghị cơ quan biên soạn tập trung vào việc nghiên cứu, điều tra, trao đổi đưa ra cấc quy định mới cho phù hợp vẻ phông, kiểu, cỡ chữ trong từng thể thức văn bản: quy định rõ hơn, chặt chẽ hơn một số thể thức: tác giả, số và ky hiệu văn bản, chức danh ky văn bản, d6 khan mật; quy định về lê: trên, dưới, phải trái của từng trang văn bản cho phù hợp với việc dùng mấy tính đánh ra văn bản; quy định về chữ ky của người soạn thảo ra văn bản, chit ky tat, ky thay; mau thé thức cấc văn bản quy phạm pháp luật bổ sung chưa cơ trong quy định của TCVN
5700-1992
Năm 2002, TCVN 5700 : 2002 được chính thức ban hành Tiêu chuẩn này quy định mẫu trình bày chung cho cấc loại văn bản quản ly nhà nước: Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Thông tư, Chỉ thị, Quyết định, Thông cao, Thong bao, Chương trình, Kế hoạch, Phương ấn, Dé an, Dur an, Bao cao, Tờ
trình, công văn hành chính, được soạn thảo trên mấy vi tính
Phông chữ dùng đẻ trình bày văn bản quản ly nhà nước được tiêu chuẩn quy định là phông VnTimeH đôi với chữ hoa và phông VnTime đối với chữ thường
Trang 36cau ghi tên người đánh mấy hoặc số lượng bản phat hành cũng được TCVN 5700 : 2002 trình bày trong các mục 3.15 và 3.16
TCVN 5700 : 2002 giới thiệu 4 mẫu trình bày trang trước và trang sau của văn bản quản ly nhà nước, thành phản văn bản quản ly nhà nước và thành phần bản sao của văn bản quan ly nhà nước đề người sử dụng dễ nắm bắt các nội dung đã được trình bày trong phân thuyết minh tiêu chuẩn
B TIỀU CHUÁN TRONG LƯU TRỮ
80 Tiêu chuẩn “Mẫu thé tra tầm tài liệu lưu trữ” 80.1 Ma sé: TCN.01.90
80.2 Thoi gian bắt đâu, két thưc: 1987-1990
80.3 Nhơm biên soạn: TS Vũ Thị Minh Hương, CƠN Phạm Thị Thuy, CN Phạm Như Thịnh
80.4 Só hiệu bảo quản tại lưu trữ, thư viện: HS.132
80.5 Tơm tắt nội dung và kết quả nghiên qứu của đề tài
Mục tiêu chính của đề tài là xây dựng một mẫu thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ thống nhất trong tất cả các kho lưu trữ
Nội dung tiền hành thực hiện theo các bước:
- Xác dinh kích thước, hình dáng tâm thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ;
- Xác định kích thước, vị trí các cột mục của phan ky hiệu phân loại, phan ky hiệu tra tìm, phần nội dung đối với tài liêu hành chính và các loại hình tài liệu đặc biệt khác như phim điện ảnh, băng ghi âm, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu Hãn - Nôm ;
- Xác định tiêu chuẩn giấy, bia dé lam thé
Sau quá trình nghiên cứu, nhơm biên soạn đã hoàn thành nhiệm vụ xây dựng mẫu thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ và được Cục Lưu trữ Nhà nước nghiệm thu, ban hành bằng Quyết định số 18/TC-KHKT ngày 06 tháng 3 năm 1990
Tiêu chuẩn này chỉ ấp dụng đối với tài liệu quản ly hành chính thời kỳ sau cách mạng
Thẻ được làm từ bìa cứng hoặc carton mỏng, không bị nhòe mực khi viết,
Trang 3750 98
Ký hiệu phân loại „ - | -
thông tin Sô phông Số mục lục Số hô Sô tờ is so a Tên phông = Nội dung S wo
Đặc điểm tài liệu (độ tin cậy, _ | Thời gian viết | Địa điểm viết tài ngôn ngữ bút tích, phương tài liệu liệu
pháp sao in) °
i | = Rõ
74 37 37
Tiéu chuan quy định mỗi thẻ chỉ biên mục cho một hô sơ, một văn bản hoặc một phân văn bản như biên bản, bao cao, ké hoach , cach biên mục địa chỉ, nội dung, đặc điểm và ky hiệu thông tin của tài liệu Thco đó, khi biên mục, người thực hiện phải (heo trình tự: tìm hiểu nội dung chính, tìm đề mục khung phân loại, tìm cấp độ nhỏ trong khung phân loại, ghi ky hiệu thông tin Kiểu chữ dùng trong biên mục là kiểu chữ ïn đối với trường hợp viết tay Nếu cùng một lúc kho lưu trữ xây dựng nhiều bộ thẻ thì các tắm thẻ phải được đánh máy
81 Tiêu chuẩn “Mẫu trình bày bìa hồ sơ tài liệu quản ly nhà nước”
81.1 Mã số:
81.2 Thời gian bắt đâu, két thưc: 1988 - 1992 81 3 Nhơn biên soạn: Mai Thị Loan
81.4 Số hiệu hô sơ bảo quản tại phòng lưu trữ: HS 134
81.5 Tom tat noi dung va két qua nghiên cứu của đề tài
Đề tài được triển khai nhằm mẫu hơa khuôn khổ và cách trình bày trên bìa
Trang 38Với mục đích trên, nội dung nghiên cứu của đề tài tập trung vào những
phan chính như sau:
Phan thứ nhát, khảo sát, nghiên cứu vẻ các mẫu bìa hồ sơ hiện đang được sử dụng tại Việt Nam và một số nước trên thế giới, ví dụ như: Mẫu bìa hỗ sơ theo quy định trong sách “Công tác Lưu trữ Việt Nam” xuất bản năm 1987; mẫu bìa hồ sơ theo quy định trong tập Bài giảng về công tác văn thư, lưu trữ do Phòng Nghiệp vụ Cục Lưu trữ Nhà nước soạn thảo năm 1985; mẫu bìa hồ sơ của Kho Lưu trữ Nhà nước Trung ương áp dụng đối với hồ sơ phông Phủ Thủ tướng; mâu bìa hỗ sơ của Kho Lưu trừ Nhà nước Trung ương áp dụng với phông Bộ Nông lâm; mẫu bìa hồ sơ của Bộ Thuỷ lợi; mẫu bìa hồ sơ theo.quy định của sách Chi đạo công tác văn thư Matxeơva năm 1959; mẫu bia hd so của Liên Xô theo quy định của cuốn sách Chế độ văn thư Nhà nước thống nhất Matxcova nam 1974; mẫu bìa hồ sơ của CHDC Đức; mâu bìa hồ sơ của Công hòa Pháp Từ việc nghiên cứu cấc mẫu bìa hô sơ trên, nhóm tác giả đã so sánh, tìm ra sự giong và khác nhau giữa chúng trên cơ sở đó đề xuất y kiên tiêu chuẩn hoa mau bìa hồ sơ đẻ ap dụng vào thực tiễn hiện nay ở Việt Nam
Phan thi hai, xây dựng tiêu chuẩn vẻ khuôn khô bìa hò sơ, về vật liệu dùng làm bìa hồ sơ và về cách bồ trí, trình bày các thông tin trên bìa hô sơ Trong đó, quy định cụ thẻ kích thước bìa hồ sơ là 320 x 500mm; vat liệu dùng làm bìa hồ sơ
là loại bìa màu sáng để dễ nhìn, Cứng, dai để bảo quản được an tồn tài liệu, khơng nhòe khi viết mực và nhãn để dễ viết Cách bồ trí và trình bày các thông tin trên bìa hồ sơ phải hợp ly, phản ánh được ba nhơm thông tin chủ yếu là thông tin về địa chỉ hồ sơ, về nội dung tài liệu chứa trong hồ sơ và thông tin về giá trị của hồ sơ Tương ứng với các f tố thực thể là tên kho lưu trữ tên phông tên don vi
tổ chức, số văn thư, tiêu đề hô sơ, ngày tháng của văn kiện cơ sớm nhất và muộn nhất trong hồ sơ (ngày tháng bắt đầu và kết thưc), phông só, mục lục só, hồ sơ só, thời hạn bảo quản, mục lục tài liệu văn kiện, tờ chứng từ kết thưc
Phân thí ba, phân tích về mối liên quan của dự thảo tiêu chuẩn với cấc tiêu chuan trong, ngoài nước và với các quy định hiện hành, đồng thời đưa ra một số dự kiến về hiệu quả khi đưa kết quả nghiên cứu của để tài vào ấp dụng trong thực tiễn
Sau khi kết thúc, đề tài đã đưa ra được một mẫu bìa thống nhất, khoa học, tiện lợi với các tiêu chuẩn cu thé ap dụng đối với các bìa hồ sơ tài liệu sản sinh
trong các cơ quan nhà nước, các đoàn thể quần chúng và các lưu trữ trên phạm vi toàn quốc
Trang 39phải đánh số tờ và đánh giá chính xác tình trang vật ly của tài liệu trong mỗi hồ
SƠ
82 Tiêu chuẩn “Mẫu trình bày Số đăng ký các phông lưu trữ bảo quản
trong các kho lưu trữ”
82.1 Mã só đè tài:
82.2 Thời gian bắt đầu, két thực: 1993-1994 82.3 Nhơm biên soạn: CN Hoàng Thị Tuyết Thu 82.4 Số hiệu bao quan tại lướ trữ, tư viện: HS 140b
82.5 Tom tat noi dung, két quá nghiên đfu của đề tài
Mục tiêu đề tài đặt ra việc Xây dựng mẫu, khuôn khổ kích thước, nội dung và hướng dẫn thực hiện đối với Số đăng ky các phông (Số danh sách phông) tài liệu bảo quản tại các kho lưu trữ, bắt buộc ấp dụng đối với cấc Trung tâm Lưu trữ quốc gia, khuyến khích ấp dụng đối với các kho lưu trữ chuyên ngành, các kho lưu trữ cơ quan, đoàn thể
Trong quá trình thực hiện, tấc giả đã gửi dự thảo tiêu chuẩn đến một số cơ quan, đơn vị để xin ý kiến như: Lưu trữ Bộ Lâm nghiệp, Lưu trữ UBND thành phố Hà Nội, Phòng Nghiệp vụ Lưu trữ, Trung tâm Nghiên cứu khoa học
Lưu trữ
Sân phẩm cuối cùng, của đề tài là Mẫu số đăng ký các phông lưu trữ, cớ kích thước 210x297mm Cấu tạo của Số gồm:
Trang bìa: Ghi tên lưu trữ cố định, tên Số đăng ký các phông lưu trữ Tiêu chuẩn quy định rõ kiểu chữ, vị trí trình bày các thông tin cần cơ trên trang
bìa của Số
Trang 01: Ghi các yếu tố thông tin như trang bìa, nhưng được đặt trong khung viên 2 net cách mẹp trai 30mm, cach 3 mep con lai 20mm
Hướng dẫn đăng ký các phông lưu trữ mô tả:cách trình bày 5 nội dung: số thứ tự, ngày tháng năm nhập lan dau, tên phông, thời gian đơn vị hình thành phông (viết tắt là thời gian ĐVHTP), ghi chú Trong mỗi phần déu cơ giải thích
ý nghĩa, tác dụng của cấc nội dung đó
Thống kê các phông lưu trữ là nội dung chủ yêu của Số Trang này bồ trí 5 cột để ghi các thông tin: số phông (rộng 15mm), ngày thang nhập lần đầu (rộng 30mm), tên phông (rộng 75mm), thời gian ĐVHTP (rộng 30mm), ghi chư (rộng 35mm)
Sau khi hoàn tắt, sản phẩm của tiêu chuẩn được sử dụng để đăng ky cac
Trang 4083 Tiêu chuẩn “ Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ”
83.1 Mã số đề tài: TCN04-1996
83.2 Thời gian bắt đâu, két thực: 1993-1996
83.3 Nhơm biên soạn: ThS Nguyễn Trọng Biên, ThS Nguyễn Thị Thuy Bình, KS Vũ Hữu Vân
83.4 Số hiệu báo quan tại lưu trữ, thư viện: HS 144
83.5 Tơm tắt nội dung, kết quả nghiên cứu của đề tài
Tiêu chuẩn được ấp dụng cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ bằng giấy cớ khổ A4 và nhỏ hơn, trong tat ca các kho lưu trữ từ Trung ương đến địa phương
Hình dang hộp: Khối chữ nhật, nắp đậy liền hộp
Kích thước 370 x 270 x 115mm (rộng, cao, day) Các kích thước này được nhơm nghiên cứu xây dựng dựa trên những căn cứ khoa học được đúc rút từ thực tế khảo sát được
Hộp được làm bằng bìa carton cứng, bồi bằng 2 lượt giấy nên có độ cứng, khơ bị biến dang, tao độ thông thoáng, chống kết dính tài liệu Các chỉ tiết của hộp được mô tả theo hình vẽ 3, 4 kèm theo nội dung tiêu chuẩn
84 Tiêu chuẩn “Mẫu phiếu phông”
84.1 Mã số đề tài:
84.2 Thời gian bắt đâu, két thực: 1998-1998
84.3 Nhơm biên soạn: TS Hồ Văn Quýnh, ThS Phạm Thị Bích Hải
84.4 Só hiệu bao quan tại lưu trữ, thư viện: HS.146a
84.5 Tơm tắt nội dung, kết qua nghiên dứu của đè tài
Phiếu phông là một công cụ thống kê được lập ra đẻ theo dõi tình hình tài liêu của một phông lưu trữ, được sử dụng bắt buộc ở các Lưu trữ cô định và khuyén khích ap dụng ở Lưu trữ hiện hành
Kích thước:và màu sắc: Phiếu phông làm bằng một tờ giấy màu vàng,
gấp đôi lại thì được khổ A4 (210mm - 297mm), định lượng giấy từ 160gr/m
Nội dung của phiếu phông nằm ở trang dau, trang 2 va trang 3
- Trang đầu: Ghi các thông tin tên cơ quan lưu trữ, phông số, tên phông Cách ghi, vị trí ghi được quy định cụ thể trong phần thuyết minh của tiêu chuẩn
- Trang 2: Biểu ghi “Thông tin tom tắt về phông” dùng khổ chữ 0,4cm, nét đậm, gôm 7 cột: Tên phông, ngày tháng năm bat đầu kết thức phông, ngày nhập đâu tiên của phông, ngày gửi phiếu phông lên Cục Lưu trữ, phông só, tên cơ quan lưu trữ bảo quản phông, ghi chư