Mục tiêu của đề tài
Đề tài được nghiên cứu nhằm ba mục tiêu
Nghiên cứu căn cứ và cơ sở để xây dựng Bộ tiêu chí đánh giá năng lực cho chức danh Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ là bước quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và phát triển nguồn nhân lực trong lĩnh vực này.
Thứ hai, khảo sát, đánh giá năng lực của các Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ hiện nay
Để ban hành và áp dụng Bộ tiêu chí đánh giá năng lực của các Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ, cần đề xuất một số giải pháp cụ thể Trước tiên, cần xác định rõ các tiêu chí đánh giá dựa trên năng lực thực tế và yêu cầu công việc Tiếp theo, tổ chức các buổi tập huấn để nâng cao nhận thức và kỹ năng cho các Chi cục trưởng Cuối cùng, cần thiết lập một cơ chế giám sát và phản hồi liên tục để đảm bảo tính hiệu quả và minh bạch trong quá trình đánh giá.
Nhiệm vụ của đề tài
Để thực hiện tốt các mục tiêu trên, luận văn của chúng tôi đặt ra và giải quyết các nhiệm vụ chính sau đây:
- Thứ nhất, xác định khái niệm về tiêu chí đánh giá cán bộ
Thứ hai, cần xác định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Chi cục VTLT tỉnh, đồng thời làm nổi bật vị trí và vai trò quan trọng của công tác VTLT tại cấp tỉnh và thành phố trực thuộc trung ương.
- Thứ ba, phân tích thực trạng năng lực của Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội Vụ
- Thứ tư, đề xuất bộ tiêu chí đánh giá năng lực của Chi Cục trưởng Chi Cục
Dự thảo Thông tư của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã được xây dựng dựa trên kết quả nghiên cứu Bộ tiêu chí này nhằm đánh giá năng lực của Chi cục trưởng Chi cục VTLT, phục vụ cho việc bồi dưỡng, tuyển chọn, bổ nhiệm và định kỳ đánh giá năng lực của các Chi cục trưởng VTLT tại các tổ chức Đảng và cơ quan chính quyền Nhà nước cấp tỉnh.
Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện nghiên cứu đề tài này, chúng tôi đã áp dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lê Nin, cùng với các phương pháp của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử, nhằm đảm bảo tính nhất quán và sâu sắc trong toàn bộ quá trình nghiên cứu.
Bên cạnh đó chúng tôi còn sử dụng một số phương pháp nghiên cứu khác như:
Để thực hiện đề tài, tác giả đã áp dụng phương pháp khảo sát thực tế kết hợp với phỏng vấn, nhờ sự hỗ trợ từ một doanh nghiệp khoa học kỹ thuật thuộc Liên hiệp các hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam Tác giả đã phát phiếu khảo sát gửi đến Chi cục trưởng Chi cục VTLT của 63 tỉnh, thành trong cả nước Qua đó, thực tế phong phú thu thập được đã cung cấp những tư liệu quan trọng để đánh giá năng lực của Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ.
Phương pháp so sánh dựa trên khảo sát thực tế và nghiên cứu báo cáo về tình hình công tác VTLT từ các Chi Cục gửi đến Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã cho phép chúng tôi đối chiếu, từ đó nhận diện được những điểm tương đồng và khác biệt trong năng lực của Chi Cục trưởng Chi cục VTLT tại các tỉnh, thành phố.
Phương pháp phân tích chức năng được áp dụng để nghiên cứu sâu về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Sở Nội Vụ, Chi cục VTLT tỉnh, cùng với vai trò của Chi cục trưởng Chi cục VTLT tỉnh Từ đó, chúng tôi xác định các tiêu chí đánh giá năng lực của Chi cục trưởng, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đánh giá năng lực này trong toàn quốc.
Trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi đã áp dụng phương pháp trao đổi và xin ý kiến từ các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực quản lý, bao gồm cán bộ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Sở Nội vụ của các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Chúng tôi cũng đã tham khảo ý kiến từ các giáo sư, tiến sĩ và giảng viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội, những người có kinh nghiệm trong việc hướng dẫn các đề tài liên quan đến đánh giá cán bộ, công chức, viên chức.
Bằng các phương pháp trên đã giúp chúng tôi thu thập được những thông tin cần thiết để hoàn thành đề tài.
Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra tầm quan trọng của việc đào tạo và sử dụng cán bộ, công chức Nhà nước trong cải cách hành chính, nhằm nâng cao hiệu quả công tác của đội ngũ này Đặc biệt, cải cách công tác văn thư lưu trữ (VTLT) và nâng cao năng lực cho cán bộ làm công tác VTLT cần được chú trọng, bao gồm việc xây dựng các tiêu chí đánh giá năng lực tổ chức, quản lý và điều hành.
Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội Vụ nhận định rằng hiện nay vẫn còn thiếu nhiều công trình nghiên cứu đầy đủ Một số công trình nghiên cứu tiêu biểu có thể được nhắc đến bao gồm:
Lãnh đạo và các công chức của Bộ Nội vụ cùng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã nghiên cứu và ban hành “Quyết định số 62/2005/QĐ-BNV” vào ngày 23 tháng 6 năm 2005 Quyết định này quy định Tiêu chuẩn giám đốc Trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, có nội dung gần gũi với đề tài đang được nghiên cứu.
Giáo trình “Lý luận và phương pháp văn thư” của tác giả Vương Đình là một tài liệu tiêu biểu cung cấp những lý luận chung về công tác văn thư và lưu trữ Nội dung của giáo trình này giúp người đọc hiểu rõ hơn về các phương pháp và quy trình trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ, từ đó nâng cao hiệu quả công việc trong ngành.
Quyền; “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm
Các khóa luận và luận văn của sinh viên, học viên cao học tại Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng tập trung vào việc tổ chức và quản lý công tác văn thư, lưu trữ, cũng như đào tạo và bồi dưỡng cán bộ trong lĩnh vực này Một ví dụ tiêu biểu là luận văn “Giải pháp nâng cao năng lực cán bộ văn thư, lưu trữ cấp Bộ hiện nay” của tác giả Lê Thị, thể hiện sự quan tâm đến việc cải thiện hiệu quả công tác quản lý văn thư và lưu trữ.
Trong bối cảnh đổi mới, việc đào tạo cán bộ văn thư, lưu trữ trở nên cần thiết hơn bao giờ hết Nghiên cứu của Nguyễn Hồng Duy về thực trạng và giải pháp đào tạo cán bộ văn thư, lưu trữ đã chỉ ra những thách thức hiện tại Bên cạnh đó, khóa luận tốt nghiệp của Nguyễn Thị Hạnh khảo sát tình hình cán bộ văn thư, lưu trữ tại các cơ quan trung ương ở Hà Nội, cung cấp cái nhìn sâu sắc về năng lực nhân sự trong lĩnh vực này Nguyễn Thị Trang cũng đã nghiên cứu trình độ chuyên môn của cán bộ văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa, nhấn mạnh sự cần thiết phải nâng cao kỹ năng cho đội ngũ này Cuối cùng, Đặng Thị Trâm đã đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao năng lực cán bộ văn thư – bảo mật lưu trữ tại Binh đoàn Quyết Thắng, góp phần vào sự phát triển bền vững của ngành.
Một số bài viết đáng chú ý trên các tạp chí như Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Dấu ấn thời gian và Tạp chí Xưa và nay đã đề cập đến nhiều vấn đề quan trọng trong lĩnh vực lưu trữ Chẳng hạn, bài viết “Quy tắc về đạo đức của cán bộ lưu trữ” của Phạm Bích Hải đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 3/1999 nhấn mạnh tầm quan trọng của đạo đức trong nghề lưu trữ Bài viết “Xây dựng tiêu chí cán bộ, công chức, viên chức học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh” của Trương Quốc Việt, xuất hiện trong Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 6/2013, đề xuất các tiêu chí cho cán bộ công chức Cuối cùng, bài viết của Trần về “Xây dựng tiêu chuẩn, chức danh ngạch công chức và nghề nghiệp viên chức ngành văn thư, lưu trữ” cũng nêu rõ nhiệm vụ cần thiết trong bối cảnh triển khai Luật Lưu trữ.
Việt Hoa - Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 1/2014
- Các tài liệu, văn bản cụ thể, mang tính thực tiễn được dùng làm ví dụ minh hoạ trong đề tài nghiên cứu
- Một số tài liệu của nước ngoài về tổ chức, quản lý công tác VTLT, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ VTLT.
Đóng góp của luận văn
Nghiên cứu này sẽ làm rõ thực trạng năng lực của Chi cục trưởng Chi cục VTLT hiện nay và xây dựng tiêu chí đánh giá năng lực trong bối cảnh cải cách hành chính nhà nước tại Việt Nam, nhằm thực hiện thành công chương trình cải cách hành chính giai đoạn 2011 – 2020, tập trung vào nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức Kết quả nghiên cứu sẽ bao gồm Bộ tiêu chí đánh giá năng lực và Dự thảo thông tư quy định các tiêu chuẩn của Chi cục trưởng Chi cục VTLT, góp phần thúc đẩy sự phát triển của công tác VTLT, đáp ứng nhu cầu xã hội.
Nguồn tài liệu tham khảo
Trong quá trình thực hiện đề tài luận văn này, chúng tôi đã tham khảo các nguồn tư liệu sau:
- Các văn bản của Đảng, Nhà nước quy định về công tác Văn thư , Lưu trữ;
- Các văn bản của Nhà nước quy định về cán bộ, công chức, viên chức;
Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước đã ban hành các quyết định nhằm quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ chức - cán bộ, Phòng nghiệp vụ văn thư - lưu trữ địa phương, cũng như thanh tra.
Báo cáo của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước cùng với các báo cáo từ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương đã nêu rõ tình hình công tác văn thư và lưu trữ tại các địa phương Những thông tin này phản ánh sự phát triển và thách thức trong công tác quản lý văn thư, lưu trữ, đồng thời cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước trong việc bảo quản và sử dụng tài liệu.
Các luận án và luận văn liên quan đến quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là trong việc quản lý cán bộ, công chức, viên chức, đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động hành chính Những đề tài này không chỉ giúp phân tích các vấn đề hiện tại mà còn đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình quản lý, từ đó góp phần xây dựng một nền hành chính minh bạch và hiệu quả hơn.
- Các báo cáo của các hội thảo nâng cao năng lực của Chi cục Văn thư- Lưu trữ;
- Các sách, giáo trình, các bài viết trên tạp chí có liên quan đến vấn đề nghiên cứu.
Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài gồm 3 chương.
TỔNG QUAN CƠ SỞ LÝ LUẬN, CƠ SỞ PHÁP LÝ ĐỂ LÀM CĂN CỨ XÂY DỰNG BỘ TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC CHI CỤC TRƯỞNG CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ THUỘC SỞ NỘI VỤ
Các khái niệm có liên quan đến đề tài
1.1.1 Khái niệm tiêu chí đánh giá
Theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn Ngữ học - Viện Khoa học Xã hội và Nhân văn (1992), tiêu chí được định nghĩa là những tính chất hoặc dấu hiệu dùng làm căn cứ để nhận biết và đánh giá một sự vật hoặc đối tượng.
Đánh giá, một khái niệm có từ lâu đời, đã xuất hiện tại Trung Quốc với hệ thống đánh giá chức năng từ 2000 năm trước Công nguyên Đánh giá có thể được hiểu là các trắc nghiệm, tài liệu mô tả hoặc quy trình quản lý, với nhiều định nghĩa khác nhau Tuy nhiên, định nghĩa toàn diện nhất từ Ủy ban hợp tác về các tiêu chuẩn đánh giá giáo dục (1994) cho rằng đánh giá là “những điều tra hệ thống về giá trị hoặc giới hạn của một đối tượng” Định nghĩa này nhấn mạnh vào mục đích của đánh giá, yêu cầu rằng việc đánh giá phải được thực hiện vì lý do liên quan đến hoạt động và thông tin thu được cần hỗ trợ cho quyết định trong hoạt động hoặc quy trình hoạt động.
Đánh giá cung cấp thông tin quan trọng để nâng cao chất lượng dự án hoặc chương trình, giúp xác định liệu các mục tiêu đã đạt được hay chưa Nó cũng làm rõ các khía cạnh khác nhau của dự án, từ đó hỗ trợ quá trình phát triển hiệu quả hơn Thực hiện đánh giá thường xuyên mang lại cái nhìn mới và thông tin bổ sung mà trước đây có thể chưa được dự đoán.
Đánh giá trong nhiều năm qua thường được coi là một quá trình đối lập, với mục đích chính là cung cấp sự "tán thành" hoặc "phản đối" về một chương trình hoặc dự án Nhiệm vụ này thường được thực hiện bởi giám đốc hoặc điều phối viên, những người có thể bị xem như là một yếu tố bên ngoài gây cản trở cho các thành viên dự án Mặc dù điều này có thể đúng trong một số trường hợp, nhưng hầu hết các đánh giá không diễn ra theo cách đối lập như vậy.
Đánh giá hiện nay được coi là một phần thiết yếu trong quá trình thực hiện chương trình, bắt đầu từ giai đoạn lập kế hoạch Mối quan hệ hợp tác giữa đánh giá và thực hiện dự án giúp tối ưu hóa hiệu quả của cả hai Đánh giá không chỉ cung cấp thông tin cho các bên liên quan mà còn nâng cao chất lượng thực hiện dự án, chứng minh giá trị của nó Hơn nữa, nó cung cấp dữ liệu quan trọng cho các nhà quản lý, giúp họ báo cáo kịp thời và thông tin cho những người ra quyết định cấp cao về kết quả đầu tư.
Tiêu chí đánh giá là các yêu cầu cần thiết để kiểm định và đánh giá một đối tượng, bao gồm yêu cầu về chất lượng, mức độ, hiệu quả, và khả năng tuân thủ các quy tắc, quy định.
Năng lực được định nghĩa bởi các nhà nghiên cứu Trần Trọng Thủy và Nguyễn Quang Uẩn là sự tổng hợp các thuộc tính độc đáo của cá nhân, phù hợp với yêu cầu của một hoạt động cụ thể, nhằm đảm bảo hoàn thành tốt trong lĩnh vực đó Trong khi đó, nhà tâm lý học Denyse Tremblay lại nhấn mạnh rằng năng lực là khả năng hành động, đạt được thành công và chứng minh sự tiến bộ thông qua việc huy động và sử dụng hiệu quả các nguồn lực cá nhân để giải quyết các vấn đề trong cuộc sống.
Nghiên cứu này xác định năng lực cá nhân là khả năng đáp ứng yêu cầu phức tạp và thực hiện thành công nhiệm vụ trong công việc Năng lực được xem là sự tổng hợp của nhiều khả năng và giá trị, thể hiện qua các hoạt động hiệu quả Để đánh giá năng lực, cần xem xét trong bối cảnh hoạt động thực tế, trong đó năng lực của người lao động là sự kết hợp giữa kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm tích lũy từ quá trình học tập và thực hành, được thể hiện qua mức độ hoàn thành công việc.
Năng lực được thể hiện qua các hoạt động cụ thể và kết quả đạt được, giúp cá nhân giải quyết các vấn đề thực tiễn Cấu trúc của năng lực linh hoạt và có thể chuyển hóa khi môi trường và hoạt động thay đổi Để đánh giá năng lực, các nhà quản lý theo dõi toàn bộ tiến trình hoạt động của cá nhân ở nhiều thời điểm khác nhau Phương pháp này không chỉ áp dụng cho việc đánh giá nhân viên mà còn đặc biệt quan trọng trong việc đánh giá năng lực của Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội Vụ.
1.1.3 Khái niệm về tiêu chí đánh giá năng lực
Tiêu chí đánh giá năng lực là các yêu cầu dùng để kiểm tra và đánh giá khả năng thực hiện công việc cũng như giá trị cá nhân thông qua các hoạt động đạt hiệu quả.
1.1.4 Khái niệm Chi cục trưởng Chi Cục Văn thư – Lưu trữ
Chi cục trưởng Chi cục VTLT là người lãnh đạo chịu trách nhiệm toàn diện trước Giám đốc Sở Nội vụ và pháp luật về mọi hoạt động của Chi cục Phó Chi cục trưởng có trách nhiệm trước Chi cục trưởng và pháp luật về các lĩnh vực công tác được giao.
1.1.5 Khái niệm tiêu chí đánh giá năng lực của Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ
Trong công tác cán bộ, đánh giá cán bộ là một khâu quan trọng, nhạy cảm và phức tạp, đòi hỏi tính khoa học, nhân văn, công tâm và chính xác vì lợi ích chung của đất nước Bản chất của việc đánh giá cán bộ liên quan đến con người và ảnh hưởng đến sinh mệnh chính trị của họ.
Đánh giá cán bộ cần được thực hiện dựa trên cơ sở khoa học về con người Để đảm bảo việc đánh giá và bố trí cán bộ đúng cách, cần chú trọng đến ba tiêu chuẩn quan trọng: trình độ, năng lực và tư cách Đây là ba tiêu chuẩn “cần và đủ” để thực hiện đánh giá cán bộ một cách hiệu quả.
Để hoàn thành tốt nhiệm vụ, người cán bộ cần có trình độ chuyên môn và lý luận chính trị vững vàng Việc đào tạo và bồi dưỡng qua trường lớp, cũng như tự rèn luyện qua thực tế công tác, là điều cần thiết để nâng cao trình độ Cán bộ có chuyên môn giỏi sẽ dễ dàng trong việc chỉ đạo và điều hành, trong khi người thiếu trình độ sẽ gặp khó khăn trong việc hoàn thành nhiệm vụ Ngoài ra, hiểu biết sâu sắc về các quy luật vận động của cuộc sống và khả năng vận dụng sáng tạo vào điều kiện cụ thể của cơ quan, đơn vị là rất quan trọng Một cán bộ có chuyên môn xuất sắc và lý luận vững chắc sẽ có lợi thế lớn trong công tác lãnh đạo, đặc biệt khi dân trí ngày càng cao.
Năng lực là yếu tố bẩm sinh và vốn có của mỗi người, khác với trình độ được hình thành qua đào tạo Nó được kế thừa từ gia đình và di truyền, kết hợp với khả năng tư duy, nắm bắt tình hình và sáng tạo trong từng hoàn cảnh cụ thể Người có năng lực nếu được đào tạo tốt sẽ phát huy hiệu quả khả năng của mình Thực tế cho thấy, nhiều cán bộ dù không được học hành đầy đủ nhưng vẫn tích lũy kinh nghiệm và phát triển các phương pháp làm việc hiệu quả thông qua quá trình công tác.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ
Ngày 28/4/2010, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 02/2010/TT-BNV, hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của VTLT Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp Theo đó, UBND các tỉnh đã quyết định thành lập Chi cục VTLT trực thuộc Sở Nội vụ, trên cơ sở hợp nhất phòng Quản lý VTLT và Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
Theo thông tư số 02/2010/TT-BNV, Chi Cục VTLT thuộc Sở Nội vụ có những chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức được quy định rõ ràng.
1.2.1 Vị trí và chức năng
Chi cục VTLT là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc
Sở Nội vụ có nhiệm vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương trong việc quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tài liệu (VTLT) của tỉnh, đồng thời trực tiếp quản lý các tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định pháp luật.
Chi cục VTLT hoạt động dưới sự chỉ đạo và quản lý của Sở Nội vụ, đồng thời nhận hướng dẫn chuyên môn từ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ.
Chi cục VTLT là một tổ chức có tư cách pháp nhân, sở hữu con dấu và tài khoản riêng Tổ chức này có trụ sở rõ ràng và được cấp kinh phí hoạt động từ ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
Chi cục giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ:
Cơ quan có thẩm quyền chịu trách nhiệm ban hành quy hoạch và kế hoạch dài hạn, hàng năm, cũng như các chương trình, đề án và dự án liên quan đến VTLT, đồng thời tổ chức thực hiện các chế độ và quy định liên quan.
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về VTLT;
- Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh”;
- Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” của Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
Thẩm định và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt "Danh mục tài liệu hết giá trị" là quy trình quan trọng nhằm bảo quản tài liệu tại các cơ quan, tổ chức Những tài liệu này sẽ được nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh, đảm bảo việc quản lý và lưu trữ hiệu quả.
- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác VTLT;
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ VTLT;
- Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về VTLT;
- Thực hiện báo cáo, thống kê về VTLT;
- Sơ kết, tổng kết công tác VTLT;
- Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về VTLT
* Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử của tỉnh:
- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu;
- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
- Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ;
- Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ;
- Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;
- Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ;
- Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội vụ quy định
1.2.3 Tổ chức và biên chế
Chi cục VTLT có Chi cục trưởng và không quá 02 Phó Chi cục trưởng
Chi cục VTLT có các phòng chuyên môn, nghiệp vụ để quản lý và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao
Dựa vào khối lượng công việc và tính chất của công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương, Giám đốc Sở Nội vụ sẽ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định số lượng và tên gọi các phòng chuyên môn của Chi cục Các lĩnh vực công tác bao gồm: Quản lý VTLT, Thu thập - Chỉnh lý, Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, Kho Lưu trữ chuyên dụng và công tác Hành chính - Tổng hợp.
Biên chế của các Chi cục Văn thư - Lưu trữ (VTLT) được Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định trong tổng số biên chế hành chính và sự nghiệp của Sở Nội vụ Hiện nay, biên chế của các Chi cục VTLT khác nhau ở các tỉnh, ví dụ như Chi cục VTLT thành phố Hà Nội có 64 nhân viên, trong khi Chi cục VTLT tỉnh Bắc Giang chỉ có 25 nhân viên.
Sở Nội vụ tỉnh Bắc Ninh có 32 người
Công chức và viên chức tại Chi cục VTLT cần đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật.
Cơ sở hình thành tiêu chí
1.3.1 Cơ sở lý luận Đánh giá nguồn nhân lực trong tổ chức nói chung và tổ chức hành chính nhà nước nói riêng được hiểu là đánh giá thực thi công việc của con người đó, hay nói đúng hơn đánh giá nguồn nhân lực là đánh giá nhân sự- người được giao thực thi công vụ, đánh giá công việc được thực hiện như thế nào Đánh giá nguồn nhân lực trong cơ quan, tổ chức để không ngừng nâng cao phẩm chất chính trị, đạo đức cách mạng, năng lực và hiệu quả công tác của cán bộ đồng thời làm căn cứ tuyển chọn, xây dựng quy hoạch, đào tạo bồi dưỡng, bố trí sử dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật và thực hiện các chế độ, chính sách đối với cán bộ
Khi đánh giá cán bộ, cần làm rõ ưu điểm, khuyết điểm và các yếu tố về phẩm chất chính trị, đạo đức, lối sống, năng lực và hiệu quả công tác Đánh giá phải đảm bảo tính khách quan, toàn diện và lịch sử - cụ thể, dựa trên việc thực hiện tự phê bình và phê bình Đồng thời, cần tuân thủ nguyên tắc tập trung dân chủ, thảo luận dân chủ và kết luận theo đa số, đồng thời công khai thông tin đối với cán bộ được đánh giá.
Công tác đánh giá cán bộ ở Việt Nam hiện nay được thực hiện theo một số văn bản như:
- Quy chế đánh giá cán bộ kèm theo Quyết định số 50-QĐ/TW, ngày 03-5-
1999 của Thường vụ Bộ Chính trị
- Luật Cán bộ công chức năm 2008;
- Luật Phòng, chống tham nhũng năm 2005;
- Luật Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí năm 2005;
Hiện tại, chưa có văn bản cụ thể nào quy định về việc đánh giá Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ Việc đánh giá vị trí này chủ yếu dựa vào các tiêu chí chung từ các văn bản tổ chức đánh giá định kỳ hàng năm, cũng như trong các trường hợp đánh giá cán bộ trước khi hết nhiệm kỳ, bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển công tác, khen thưởng và kỷ luật.
1.3.1.1 Cơ sở hình thành tiêu chí đánh giá về phẩm chất đạo đức
Chuẩn mực đạo đức đóng vai trò quan trọng trong mọi ngành nghề, đặc biệt là trong lĩnh vực lưu trữ Tại một số quốc gia phát triển, việc giáo dục về đạo đức và nâng cao nhận thức nghề nghiệp cho những người làm trong ngành VTLT được xem là rất cần thiết.
Có nhiều quốc gia đã ban hành những quy tắc hay quy định những tiêu chuẩn về đạo đức cho cán bộ làm công tác VTLT
Tại Australia Quy tắc đạo đức do Hội lưu trữ Australia ban hành năm 1993 được thể hiện như sau:
- Những trách nhiệm có tính luật pháp, nhận một khoản lệ phí hợp pháp do lưu trữ quy định cho các loại dịch vụ;
Cán bộ lưu trữ cần nắm vững và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến việc tạo ra, tiêu hủy và sử dụng cơ sở dữ liệu dưới mọi hình thức.
Cán bộ lưu trữ cần tránh việc phê bình vô trách nhiệm đối với đồng nghiệp và các cơ quan lưu trữ khác Họ không nên phàn nàn về nghề nghiệp hay đạo đức của cá nhân và tổ chức trong lĩnh vực lưu trữ.
- Trách nhiệm nghề nghiệp và hạnh kiểm: Tổ chức các cuộc gặp gỡ, đề xuất giới thiệu và khuyến khích
Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm tư vấn và hỗ trợ cơ quan chủ quản cũng như các chuyên gia đối tác trong mọi tình huống có lợi nhất cho công việc của họ, đồng thời không được che giấu việc nhận thù lao hay quà cáp từ các bên liên quan Họ phải áp dụng các tiêu chuẩn khách quan trong công tác bổ nhiệm, thăng chức và thưởng phạt, không phân biệt sắc tộc, màu da, giới tính, đảng phái chính trị hay tín ngưỡng Cán bộ lưu trữ không được nhận đặc ân từ cá nhân hay tổ chức nào và cần công khai các lợi ích tài chính liên quan khi có yêu cầu Họ chỉ được đại diện cho cơ quan của mình trong các hoạt động tại kho lưu trữ.
Cán bộ lưu trữ cần phải cẩn trọng trong mọi hành động của mình, không được làm tổn hại đến thanh danh, khả năng và công việc của cá nhân hoặc tổ chức khác, dù là vô tình hay cố ý.
Cán bộ lưu trữ cần phân biệt rõ ràng giữa niềm tin cá nhân và niềm tin của cơ quan chủ quản Họ phải chịu trách nhiệm nếu có hành vi xuyên tạc hoặc bóp méo sự thật Ngoài ra, cán bộ lưu trữ không được phép khai man thông tin trong hồ sơ lý lịch và tiểu sử cá nhân của mình.
Cán bộ lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao kiến thức và phát triển nghề nghiệp cho những đồng nghiệp ít kinh nghiệm hoặc chưa được đào tạo, nếu điều kiện cho phép Họ cũng sử dụng các phương tiện thông tin đại chúng để giúp cộng đồng hiểu rõ hơn về lao động của người khác, tránh việc sao chép thông tin Đồng thời, cán bộ lưu trữ không cho phép các nghiên cứu cá nhân hay lợi ích công bố cá nhân can thiệp vào nghề nghiệp và các nghĩa vụ hành chính của họ tại nơi làm việc.
- Trách nhiệm nghề nghiệp và tài liệu:
Cán bộ lưu trữ đảm bảo rằng việc thu thập và chuyển giao tài liệu tuân theo các nguyên tắc tự đề ra, đồng thời sắp xếp quy trình này dựa trên mục đích của Viện lưu trữ Họ tôn trọng phạm vi thu thập của các Viện lưu trữ khác và tránh cạnh tranh nếu điều đó ảnh hưởng đến sự toàn vẹn và an toàn của tài liệu Ngoài ra, cán bộ lưu trữ cũng giới thiệu và đề xuất các Viện lưu trữ phù hợp cho việc bảo quản tài liệu của chủ nhân.
Khi tham gia đánh giá giá trị tiền tệ của tài liệu lưu trữ qua các hình thức như bán, mua, trao đổi, hiến tặng, đóng thuế, bảo hiểm hay xuất khẩu, cán bộ lưu trữ cần phải căn cứ vào giá cả thị trường hiện hành để đảm bảo tính chính xác và hợp lý trong quá trình định giá.
Cán bộ lưu trữ khuyến nghị không bổ sung tài liệu lưu trữ chỉ trong phạm vi cho phép, đồng thời nhấn mạnh rằng không được loại bỏ tài liệu bằng cách bán hoặc thông qua bất kỳ thỏa thuận nào khác mà không có sự cho phép của cơ quan chủ quản.
Cán bộ lưu trữ khuyến khích bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ phù hợp, nhằm đảm bảo an toàn cho những tài liệu có nguy cơ bị lãng quên hoặc hủy hoại Họ cung cấp thiết bị bảo vệ vật chất cho tài liệu và đặc biệt chú ý đến các yếu tố có thể gây hại như lửa, ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, bụi bẩn, nấm mốc và côn trùng.
Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm bảo quản và bảo vệ tính toàn vẹn của tài liệu cùng thông tin bên trong, đồng thời tôn trọng tính thống nhất và cấu trúc của hồ sơ Việc phân tán tài liệu chỉ nên thực hiện trong những trường hợp cần thiết theo biện pháp hành chính Họ cũng phải đảm bảo rằng tất cả tài liệu trong kho, cũng như giá trị chứng cứ của chúng, không bị hư hại do các biện pháp kỹ thuật như phục chế, chỉnh lý, sử dụng hoặc sao chụp.
KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC CHI CỤC TRƯỞNG CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ THUỘC SỞ NỘI VỤ
Khái quát quy định của Nhà nước về tổ chức văn thư lưu trữ cấp tỉnh và yêu cầu về năng lực của người đứng đầu cơ quan giúp Chủ tịch UBND tỉnh quản lý về công tác văn thư- lưu trữ
2.1.1 Khái quát quy định của Nhà nước về tổ chức văn thư lưu trữ cấp tỉnh
Muốn làm rõ vấn đề tổ chức lưu trữ cấp tỉnh, trước hết chúng ta cần thống nhất khái niệm về “tổ chức”
Tổ chức là một khái niệm đa dạng, có thể được hiểu như một danh từ hoặc động từ, với sự khác biệt trong cách hiểu tùy thuộc vào từng ngữ cảnh.
Tổ chức là một danh từ chỉ tập hợp người được sắp xếp theo một cấu trúc nhất định, nhằm hoạt động vì lợi ích chung hoặc có thể là một tổ chức chính trị - xã hội với cơ cấu và kỷ luật nghiêm ngặt.
Tổ chức, khi được sử dụng như một động từ, có nghĩa là sắp xếp và bố trí các bộ phận để thực hiện một nhiệm vụ hoặc chức năng chung Điều này cũng liên quan đến việc tạo ra trật tự, nề nếp và tiến hành công việc theo một cách thức, trình tự nhất định.
Tổ chức văn thư lưu trữ cấp tỉnh ở Việt Nam được hiểu là quá trình sắp xếp và bố trí các cơ quan, bộ phận nhằm thực hiện chức năng quản lý trong công tác văn thư lưu trữ (VTLT) Điều này bao gồm việc quản lý nhà nước về VTLT và quản lý tài liệu lưu trữ tại các tỉnh thành.
Nhà nước ta đã ban hành Luật lưu trữ, đánh dấu văn bản có hiệu lực pháp lý cao nhất trong quản lý nhà nước về công tác lưu trữ.
Luật lưu trữ đã trở thành nền tảng cho việc tổ chức lưu trữ trên toàn quốc, kèm theo đó là một hệ thống văn bản quy phạm pháp luật chi tiết về tổ chức lưu trữ ở các cấp, ngành Đặc biệt, trong công tác lưu trữ tỉnh, nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quan trọng như Thông tư số 40/1998TT-TCCP, Thông tư số 21/2005TT-BNV, Thông tư số 04/2008/TT-BNV và Thông tư số 02/2010/TT-BNV, nhằm hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của các cơ quan lưu trữ Trong đó, Thông tư 02/2010/TT-BNV đã bãi bỏ nhiều quy định trước đây không còn phù hợp, nhằm cải cách và nâng cao hiệu quả trong công tác lưu trữ tại các tỉnh.
Mặc dù Thông tư mới về tổ chức lưu trữ cấp tỉnh đã được đề ra, nhưng việc thay thế và áp dụng vẫn gặp nhiều khó khăn Bài viết này sẽ khám phá các mô hình tổ chức lưu trữ được nêu trong từng bản thông tư, nhằm làm rõ những thách thức hiện tại.
2.1.1.1 Mô hình tổ chức VTLT cấp tỉnh theo Thông tư số 40/1998TT-TCCP và những yêu cầu về năng lực của người đứng đầu tổ chức VTLT cấp tỉnh
Theo chỉ thị số 726/TTg ngày 04 tháng 9 năm 1997 của Thủ tướng Chính phủ, việc tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ sẽ được thực hiện trong thời gian tới Ngày 24 tháng 1 năm
Năm 1998, Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ đã ban hành Thông tư số 40/1998TT-TCCP nhằm hướng dẫn tổ chức lưu trữ tại các cơ quan nhà nước, bao gồm cả tổ chức VTLT cấp tỉnh Theo Thông tư này, mỗi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương sẽ thành lập Trung tâm lưu trữ tỉnh, đặt tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Trung tâm có nhiệm vụ hỗ trợ Chánh văn phòng và UBND tỉnh trong việc quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ, đồng thời trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ trong tỉnh Trung tâm này được xác định là một đơn vị sự nghiệp trực thuộc Văn phòng và có con dấu riêng.
Yêu cầu về năng lực của người đứng đầu cơ quan giúp Chánh văn phòng UBND tỉnh quản lý công tác VTLT của tỉnh, cụ thể là giám đốc Trung tâm lưu trữ tỉnh, hiện nay tương đồng với tiêu chí đánh giá năng lực của Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ Cả hai đều thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư và lưu trữ, với chức năng quản lý nhà nước về lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ của tỉnh Sự khác biệt duy nhất là Thông tư số 40/1998/TT-TCCP chỉ đề cập đến công tác lưu trữ, trong khi các thông tư số 21/2005/TT-BNV và 04/2008/TT-BNV sau này bao gồm cả công tác VTLT.
Từ năm 1998 đến tháng 5 năm 2005, Bộ Nội vụ chưa ban hành văn bản nào quy định về tiêu chí đánh giá năng lực của người đứng đầu cơ quan quản lý công tác lưu trữ tỉnh Đến ngày 23 tháng 6 năm 2005, Bộ Nội vụ đã ký quyết định số 62/2005/QĐ-BNV, quy định tiêu chuẩn giám đốc Trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương Quyết định này mang lại nhiều ưu điểm trong việc nâng cao hiệu quả quản lý lưu trữ.
Lần đầu tiên, tiêu chí đánh giá năng lực của người đứng đầu cơ quan lưu trữ cấp tỉnh được quy định một cách rõ ràng và dễ áp dụng.
Vào thứ hai, quyết định về tiêu chuẩn giám đốc Trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương sẽ được ban hành để xem xét và bổ nhiệm Tiêu chuẩn này bao gồm tiêu chuẩn chung và điều kiện bổ nhiệm, cùng với các tiêu chuẩn cụ thể liên quan đến phẩm chất đạo đức, năng lực lãnh đạo quản lý, khả năng điều hành và trình độ chuyên môn.
Có thể nhận xét rằng:
Quyết định số 62/2005QĐ-BNV đã ban hành tiêu chuẩn cho giám đốc trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, tạo cơ sở cho Chủ tịch UBND các tỉnh, thành phố trong việc xem xét và bổ nhiệm Văn bản này được xây dựng một cách chặt chẽ, khoa học và thiết thực, cụ thể hóa năng lực của giám đốc trung tâm lưu trữ, người có trách nhiệm quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ cấp tỉnh trong giai đoạn 2005-2010.
Cơ chế tổ chức quản lý nhà nước và quản lý tài liệu lưu trữ theo Thông tư số 40/1998/TT-TCCP đã thể hiện những ưu điểm vượt trội về mặt lý luận và thực tiễn so với các cơ chế sau này, đặc biệt là so với Thông tư 02/2010/TT-BNV của Bộ Nội vụ, trong việc hợp nhất phòng Quản lý VTLT và Trung tâm lưu trữ tỉnh.
