Hoàn thiện công tác Văn thư – lưu trữ tại văn phòng Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội

Luận Văn: Hoàn thiện công tác Văn thư – lưu trữ tại văn phòng Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU

Cuộc cách mạng khoa học công nghệ với những thành tựu thần kỳ cùngvới xu thế toàn cầu hoá kinh tế đang tác động mạnh mẽ tới hoạt động chínhtrị, văn hoá, xã hội ở từng cơ sở, từng vùng miền của mỗi quốc gia Thông tintrong nền kinh tế hiện đại đã kịp thời đáp ứng để mỗi cơ sở, tổ chức hoạt độngsáng tạo nhằm đạt được chất lượng, hiệu quả cao trong quá trình CNH, HĐHđất nước Như vậy một trong các vấn đề bức xúc mà mà từng loại hình cơ sở:

Cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, xã, phường, các đơn vị lực lượng vũ trangphải giải quyết là nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng, công tác thôngtin ở đơn vị mình Việc củng cố hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng

để trợ giúp đắc lực về công tác thông tin cho quản lý đang trở thành nhu cầubức thiết của xã hội Nền kinh tế Việt Nam đang phát triển từng bước hộinhập nền kinh tế tri thức, công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt củacác cơ quan, đơn vị để bảo đảm, cung cấp đầy đủ kịp thời thông tin có chấtlượng cho quá trình quản lý Để có thể thu nhận, xử lý, quản lý và sử dụngthông tin tốt nhất trong điều kiện hiện nay, các đơn vị cơ sở phải tăng cườngđầu tư trang thiết bị công nghệ hiện đại, vừa phải thường xuyên bồi dưỡngkiến thức chuyên môn về nghiệp vụ văn phòng cho mỗi cán bộ nhân viên củavăn phòng

Một trong những nhiệm vụ cơ bản và đặc biệt quan trọng của vănphòng đó là công tác Văn thư – lưu trữ , nhằm mục đích đảm bảo thông tincác chủ trương, đường lối của Đảng, quản lý và điều hành của Nhà nước Cácvăn bản hình thành trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt động của mỗingành, các đơn vị trong nghành và là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạtđộng của mỗi ngành, các cơ quan đạt hiệu quả cao

Qua chuyến đi thực tập tại Trường ĐHBK Hà Nội đã giúp em có đượcnhững kiến thức thực tế và những cái nhìn mới về công tác văn phòng Qua

tìm hiểu tình hình thực tế công tác văn phòng tại Trường ĐHBK Hà Nội, em

đã chọn đề tài “Hoàn thiện công tác Văn thư – lưu trữ tại văn phòng Trường

ĐHBK Hà Nội” làm đề tài cho báo cáo chuyên đề của mình Đây là một kiểu

đề tài mà từ trước tới nay đã có nhiều công trình nghiên cứu Song đối vớiTrường ĐHBK Hà Nội với những hoạt động mang tính chất đặc thù của mìnhthì chưa có ai đề cập đến Do đó em mạnh dạn chọn để làm báo cáo chuyên đềcho mình, giải quyết vấn đề này em muốn đóng góp một phần nhỏ bé trongbước đầu nghiên cứu, tổ chức công tác Văn thư – lưu trữ tại Trường ĐHBK

Hà Nội, đồng thời góp phần vào việc xem xét tổ chức hoạt động văn thư - lưutrữ ở các cơ quan khác nói chung Hiện nay công tác Văn thư – lưu trữ trongvăn phòng ĐHBK Hà Nội vẫn còn tồn tại những điểm bất cập, những bất cậpnày vừa do ý muốn chủ quan lẫn điều kiện khách quan mang lại

Nghiên cứu về công tác Văn thư – lưu trữ tại Trường ĐHBK Hà Nộinhằm đánh giá thực trạng hoạt động tại Trường ĐHBK Hà Nội và đưa ra một

số kiến nghị, biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác Văn thư –lưu trữ tại Trường cho phù hợp với đặc điểm và tình hình hoạt động chung.Qua đây em xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Thầy giáo Trần Văn Giá

đã nhiệt tình giúp đỡ và động viên em để hoàn thành tốt Báo cáo chuyên đềnày Em xin trân trọng cảm ơn ban lãnh đạo Nhà trường, toàn thể các cô chútrong phòng Hành chính – Tổng hợp Trường ĐHBK Hà Nội đã nhiệt tình chỉdẫn và tạo điều kiện thuận lợi trong suốt thời gian thời gian em thực tập tạiTrường

Em xin chân thành cảm ơn.

Nội dung nghiên cứu của đề tài ngoài lời mở đầu và kết luận báo cáonày được trình bày theo 3 chương sau:

Chương I: Một số lý luận cơ bản về công tác Văn thư – lưu trữ

Chương II: Thực trạng công tác Văn thư – lưu trữ tại Trường

ĐHBK Hà Nội

Chương III: một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả

hoạt động công tác Văn thư – lưu trữ tại Trường ĐHBK Hà Nội

Do tính chất là một đề tài nghiên cứu, ứng dụng vào thực tiễn cho nêntrong đề tài này, ngoài việc quan sát thực tế quá trình hoạt động của TrườngĐHBK Hà Nội, các mặt hoạt động của văn phòng Trường, em còn sử dụngcác phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp tổng hợp và thống kê

- Phương pháp phân tích minh hoạ lý luận bằng các số liệu

- Phương pháp quan sát thực tế quá trình hoạt động của TrườngĐHBK Hà Nội

Từ đó đem so sánh lý luận đã được học với thực tiễn và đưa ra một số

đề xuất với hy vọng nó sẽ là tài liệu tham khảo của Trường ĐHBK Hà Nội

CHƯƠNG I

MỘT SỐ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

I LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1 Khái niệm công tác văn phòng

Công tác văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dunghoạt động của một tổ chức Xem xét theo quan điểm hệ thông thì: ở đầu vàobao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộhoạt động thông tin kinh tế, chính trị xã hội, hành chính, môi trường v.v…Theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trongtừng hoạt động của đơn vị Còn ở đầu ra thì công tác văn phòng là những hoạtđộng phân phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ vàbên ngoài đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo Toàn bộ những hoạt động này sẽgóp phần hoàn thiện từng bước công tác tổ chức điều hành trong đơn vị, giúplãnh đạo ra những quyết định chính xác có hiệu quả cao nhất cho đơn vị

2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

2.1 Chức năng văn phòng

Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan bởi vậy nó tồn tại như bất kỳmột thực thể nào, thông qua mối quan hệ đặc trưng với môi trường mà nó tồntại Hay nói cách khác văn phòng cũng có những lý do tồn tại độc lập tươngđối như các tổ chức, các đơn vị khác cả về phương diện tự nhiên và phươngdiện xã hội Theo khái niệm về văn phòng thì văn phòng có 3 chức năng cơbản sau đây

Chức năng tham mưu

Chức năng tổng hợp

Chức năng hậu cần

2.2 Nhiệm vụ của công tác văn phòng

a Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị

b Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan đơn vị

c Thu, nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin

d Trợ giúp về văn bản

e Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động của cơ quan, đơn vị

f Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng

g Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng

h áp dụng các tiến bộ khoa học – kỹ thuật để luôn đổi mới và hoàn thiện cácnghiệp vụ văn phòng và toàn bộ hoạt động của tổ chức

II LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

1 Công tác văn thư

1.1 Khái niệm công tác văn thư

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụcho công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế,

xã hội, các đợn vị vũ trang Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản vàban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạtđộng của cơ quan Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phươngtiện thiết yếu cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả

1.2 Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư

a Nội dung của công tác văn thư

Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến côngtác quản lý và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, đơn vị và thường baogồm 5 nội dung cơ bản sau:

- Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến

- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi

- Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan

- Tổ chức và quản lý các tài liệu hồ sơ trong cơ quan

- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

* Tiếp nhận giải quyết văn bản đến: Văn bản, tài liệu, thư từ mà cơ quan nhận

được từ các nơi khác gửi đến gọi tắ là “Văn bản đến”

Công tác tổ chức, giải quyết quản lý văn bản đến được thực hiện theonguyên tắc: Mọi văn bản, giấy tờ đến cơ quan đều phải qua bộ phận văn thư,

bộ phận này có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống nhất yêu cầu xử lý nhanhchóng, chính xác, giữ bí mật Văn bản đến cơ quan, đơn vị đều phải qua vănphòng hoặc trưởng phòng hnàh chính xem xét trước khi phân phối cho đơn vịhoặc cá nhân giải quyết

Việc tổ chức, tiếp nhận giải quyết văn bản đến được thực hiện theo 5bước sau:

Bước 1: Sơ bộ phân loại văn bản

Bước 2: Bóc bì văn bản

Bước 3: Đóng dấu đến, ghi sổ đến và ngày đến vào văn bản

Bước 4: Vào sổ và chuyển giao văn bản đến

Bước 5: Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến

Văn bản được vào sổ theo mẫu sau

Số, ký hiệu VB

Ngày, tháng VB

trích yếu nội dung VB

Lưu

hồ sơ

Nơi nhận văn bản

Ký nhận

Gh i chú

Mẫu chuyển văn bản đến

Số, ký hiệu

văn bản

Ngày chuyển văn bản

Số lượng bì văn bản

Nơi nhận (người nhận)

Ký nhận và đóng dấu

* Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi: Tất cả những văn bản giấy tờ, tài liệu

do cơ quan đơn vị gửi đi chung là “văn bản đi”

Việc tổ chức quản lý văn bản đi cũng được thực hiện theo nguyên tắc:Các văn bản giấy tờ của cơ quan, đơn vị để gửi ra ngoài nhất thiết phải qua bộphận văn thư, cán bộ văn thư phải có trách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng dấu

và có trách nhiệm gửi đi

Thủ tục quản lý gửi văn bản đi bao gồm 6 bước sau:

Bước 1: Đánh máy, in văn bản

Bước 2: Ký và đóng dấu văn bản

Bước 3: Đăng ký văn bản đi

Bước 4: Chuyển giao văn bản đi

Bước 5: Kiểm tra việc quản lý giải quyết văn bản đi

Bước 6: Sắp xếp các bản lưu văn bản

Mẫu sổ chuyển văn bản qua bưu điện hoặc đến các cơ quan

Ngày tháng Số ký hiệu

văn bản

Số lượng bì văn bản

Nơi nhận văn bản

Ký nhận và đóng dấu văn bản

………… ……… ……… .

Mẫu sổ chuyển văn bản trong nội bộ

Ngày tháng Số ký hiệu

văn bản (phiếugửi, chuyển)

Số lượng văn bản hoặc bì văn bản

Người nhận hoặc đơn vị nhận

Ghi chú

* Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật trong cơ quan

Đối với những văn bản “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” chỉ có thủ trưởng

cơ quan hoặc người được uỷ quyền bóc văn bản trực tiếp làm nhiệm vụ đăng

ký văn bản

Văn bản có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hoả tốc” thì phải đóng dấuvào văn bản và cả phong bì văn bản Riêng văn bản mật, tối mật, tuyệt mậtchỉ được đánh dấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì, trongghi đầy đủ số, ký hiệu, nơi nhận và đóng dấu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật”lên phong bì trong rồi chuyển cho văn thư làm phiếu chuyển và phong bìngoài Phong bì ngoài chỉ ghi nơi gửi, nơi nhận, và số phiếu chuyển, khôngđóng dấu chỉ mức độ “mật” Sau đó các văn bản được chuyển đi theo thủ tụcnhư các văn bản bình thường

* Tổ chức quản lý các tài liệu, hồ sơ trong cơ quan

Công tác lập hồ sơ là một khâu quan trọng, là khâu cuối cùng của côngtác văn thư và là khâu bản lề của công tác lưu trữ Việc lập hồ sơ có ý nghĩarất cần thiết cho việc phân loại sắp xếp tài liệu trong cơ quan, đơn vị được chủđộng khoa học và thuận tiện

+ Lập danh mục hồ sơ: Được tiến hành theo 6 bước

Bước 1: Xác định danh mục hồ sơ

Bước 2: Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ, có thể phân loại theo vấn

đề hoặc theo đơn vị, tổ chức

Bước 3: Dự kiến các tiêu đề hồ sơ

Bước 4: Quy định ký hiệu hồ sơ

Bước 5: Quy định người lập hồ sơ

Bước 6: Thời hạn bảo quản hồ sơ

+ Mở hồ sơ: Đầu năm, cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơcần viết bìa hồ sơ gọi là mở hồ sơ

+ Căn cứ vào đặc trưng của văn bản tài liệu để chia thành các hồ sơ: Các đặctrưng cơ bản để lập hồ sơ bao gồm: Tên gọi, vấn đề, tác giả, thời gian, giaodich, địa dư

+ Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ

+ Biên mục hồ sơ

+ Đóng quyển

* Tổ chức và sử dụng con dấu

Nguyên tắc đóng dấu:

Người giữ con dấu phải tự tay đóng vào các văn bản, không được cho

ai mượn Dấu phải đóng bên trái trùm lên 1/3 đến 1/4 của chữ ký, dấu đóngphải rõ ràng ngay ngay ngắn

Chỉ được đóng dấu vào văn bản giấy tờ khi đã có chữ ký hợp lệ, khôngđược đóng dấu vào giấy trắng, giấy in sẵn có tiêu đề, giấy giới thiệu chưa ghi

rõ tên người và việc cụ thể

Những tài liệu gửi kèm theo văn bản như đề án, chương trình, dự thảo,báo cáo … cần đóng dấu vào góc trái ở phía trên trang Dấu đóng trùmkhoảng 1/4 mặt dấu lên chỗ có chữ để đảm bảo độ tin cậy của tài liệu

Việc sử dụng các loại dấu ở cơ quan

Trong các cơ quan thường có 2 loại dấu: Dấu quốc huy và dấu ghi chữvăn phòng

Hai loại dấu này đóng như sau:

- Đối với văn bản thuộc quyền hạn của thủ trưởng thì thủ trưởng hoặccấp phó ký thay hoặc người được quyền ký thừa lệnh thủ trưởng thì đóng dấuquốc huy

- Những văn bản thuộc nhiệm vụ của văn phòng lấy danh nghĩa là vănphòng để làm ra văn bản thì đóng dấu văn phòng

Dấu ghi “mật” và “khẩn” thì phải đóng dấu đúng với loại văn bản đó vàphải do thủ trưởng cơ quan, người được uỷ quyền quyết định Dấu “mật” phảiđược đóng vào trước khi ký chính thức Ngoài ra còn sử dụng con dấu đề chữkhẩn cấp như “hoả tốc”, “thượng khẩn” theo quy định với từng loại văn bản

Các cơ quan còn có: Dấu chức vụ, dấu tên người, dấu chữ ký Căn cứvào đó đóng dấu theo đúng Nhà nước quy định về việc quản lý các loại condấu Của cơ quan ghi trong Nghị định 56 của HĐCP

- Người giữ con dấu vì lý do nào đó mà vắng mặt phải bàn giao con dấucho người khác do thủ trưởng cơ quan chỉ định Ngày nghỉ lễ, chủ nhật phảicho con dấu vào hòm, tủ khoá chắc chắn

Theo Nghị định số 62/CP ngày 22 tháng 9 năm 1993 của Chính Phủquy định về việc quản lý và sử dụng con dấu như sau: “ Con dấu được sửdụng trong các cơ quan, các đơn vi kinh tế, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũtrang và một số chức danh (gọi tắt là các cơ quan tổ chức) khẳng định giá trịpháp lý của các văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các

cơ quan, tổ chức và các công dân phải được quản lý thống nhất theo quy địnhcủa Nghị Định Chính Phủ” Đồng thời Chính phủ cũng quy định người đứngđầu các cơ quan tổ chức có trách nhiệm quản lý sử dụng con dấu, mỗi cơ quan

tổ chức chỉ được dùng một con dấu cùng loại giống nhau, con dấu chỉ đựợcđóng lên các văn bản giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền.Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ, không được tuỳ tiện mang con dấutheo người Con dấu của cơ quan tổ chức phải được lại cho người có trách

nhiệm, có trình độ chuyên môn về văn thư để bảo quản và phải chịu tráchnhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu.

b Nhiệm vụ của công tác văn thư

- Nhận và bóc bì văn bản đến

- Đóng dấu văn bản đến, ghi số, vào sổ đăng ký

- Phân loại và trình lãnh đạo

- Chuyển giao và theo dõi việc giải quyết văn bản đến của các phòng banchức năng

- Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tài liệu

- Gửi văn bản đi (vào sổ, ghi số, ghi ngày phát hành)

- Chuyển giao văn bản, tài liệu thư từ trong nội bộ cơ quan

- Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản dấu cơ quan

1.3 Tổ chức công tác văn thư

Khi xem xét tổ chức công tác văn thư có thể nghiên cứu 2 vấn đề sau:

a Biên chế công tác văn thư

Để nghiên cứu bố trí hợp lý biên chế công tác văn thư phải dựa vào 3yếu tố chủ yếu: Cơ cấu tổ chức của cơ quan, khối lượng công việc công tácvăn thư và số lượng văn bản, tài liệu cơ quan Trong đó bao gồm văn bản đi,văn bản đến, văn bản nội bộ

Trong công tác văn thư ngoài việc xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý, việc

bố trí cán bộ cũng có ý nghĩa rất lớn trong việc nâng cao năng suất và chấtlượng hoạt động của cơ quan Những cán bộ có trình độ cao, có năng lực thì

bố trí những công việc khó, phức tạp như: Dự thảo văn bản, đọc soát văn bản,lập hồ sơ… Các cán bộ có trình độ thấp hơn thì đảm nhận những công việcđơn giản như: Vào sổ văn bản, viết phong bì

Nhân viên văn thư ngoài yêu cầu về trình độ chuyên môn, trình độ vănhoá, phải có những phẩm chất như: Trung thực, điềm đạm, cẩn thận, lịch sự

và giữ luôn bí mật trong công việc, năng suất và chất lượng công tác không

cao và ảnh hưởng đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan nóichung.

b Hình thức tổ chức công tác văn thư

Tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức của cơ quan, số lượng văn bản đi, vănbản đến và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để có thể tổ chức công tác vănthư theo một hình thức phù hợp Các hình thức này bao gồm:

+ Hình thức văn thư tập trung: Theo hình thức này, hầu hết các tác nghiệp

chuyên môn văn thư được tập trung giải quyết ở một đơn vị chuyên môn.Hình thức này thường được áp dụng ở các cơ quan, xí nghiệp, đơn vị nhỏ, cơcấu tổ chức ít phức tạp, số lượng văn bản ít

+ Hình thức văn thư phân tán: Theo hình thức này, hầu hết các khâu nghiệp

vụ công tác văn thư được giải quyết ở các đơn vị cơ sở, tổ chức trực thuộc.Hình thức này được áp dụng ở các cơ quan, đơn vị, tổ chức có cơ cấu phứctạp, nhiều văn bản đi, đến có nhiều cơ sở ở cách xa nhau

+ Hình thức văn thư hỗn hợp: Đây là hình thức tổ chức mà trong đó có một

số khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư như: Đánh máy, in, đăng kývăn bản được tổ chức chung ở một nơi Còn khâu nghiệp vụ khác như: theodõi giải quyết văn bản, lưu văn bản được thực hiện ở các bộ phận, các đơn vịnhỏ Hình thức văn thư hỗn hợp thường được áp dụng ở các cơ quan trong hệthống hành pháp và quản lý hành chính Nhà nước

1.4 Yêu cầu của công tác văn thư

Trong quá trình thực hiện những nội dung trên cần phải đảm bảo nhữngyêu cầu sau:

Nhanh chóng, kịp thời, đúng kỳ hạn

Phải đảm bảo tính chính xác cao

Mức độ bí mật của văn bản

Sử dụng trang thiết bị hiện đại

1.5 Vị trí ý nghĩa của công tác văn thư

a Vị trí của công tác văn thư

Công tác văn thư gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dung quan trọngtrong hoạt động của cơ quan Như vậy công tác văn thư có ảnh hưởng trựctiếp đến chất lượng quản lý của cơ quan.

Trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước việc soạn thảo cácloại văn bản và sử dụng chúng để làm phương tiện mọi hoạt động của cơquan Vì vậy việc tổ chức quản lý các loại văn bản bằng phương pháp khoahọc trên cơ sở những quy định chung của Nhà nước là công tác quan trọng và

có tính tất yếu nhằm gắn liền với hoạt động của cơ quan.

b ý nghĩa của công tác văn thư

Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp những thông tin cần thiết,phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan đơn vị nói chung.Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đónguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản Vềmặt nội dung có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tincho công tác quản lý mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt,phổ biến những thông tin mang tính pháp lý của Nhà nước

Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơquan được nhanh chóng, chính xác, vừa nâng cao năng suất vừa đảm bảo chấtlượng, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế những viphạm trong việc sử dụng các văn bản giấy tờ để làm trái pháp luật

Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ thông tin về mọi hoạt độngcủa cơ quan Nội dung các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũng nhưhoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan, bêncạnh đó nó sẽ là những bằng chứng quan trọng khi có những vi phạm xảy ratrong quá trình hoạt động

Công tác văn thư nề nếp sẽ lưu giữ được toàn bộ hồ sơ tài liệu bằng vănbản tạo điều kiện tốt nhất cho công tác lưu trữ của cơ quan Đây là nguồn bổsung chủ yếu, thưòng xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ tài liệu

có giá trị Trong các quá trình hoạt động của mình các cơ quan cần phải tổchức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quốc gia Nếu chấtlượng hồ sơ không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ nộpvào lưu trữ cơ quan thấp, nếu không sẽ gây khó khăn rất nhiều cho công táclưu trữ

Công tác văn thư góp phần làm giảm bớt các giấy tờ vô dụng, tiết kiệmđược công sức và tiền của cho cơ quan Đồng thời công tác này giữ gìn đầy

đủ những hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giảiquyết công việc trước mắt và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâudài

2 Công tác lưu trữ

2.1 Khái niệm

Lưu trữ là khâu cuối cùng của úa trình xử lý thông tin bằng văn bản.Tất cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi (bản chính) vànhững hồ sơ, tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ qua chọnlọc

2.2 Nhiệm vụ và nội dung của công tác lưu trữ

a Công tác lưu trữ gồm những nhiệm vụ sau:

Thu thập, xử lý, phân loại và sắp xếp các tài liệu

Đánh giá tài liệu

Thống kê tài liệu

Bảo quản tài liệu

Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu

b Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ

Tập trung toàn bộ phông lưu trữ quốc gia vào bảo quản trong các kholưu trữ từ Trung ương đến địa phương dưới sự quản lý thống nhất của Cục lưutrữ Nhà nước Cục lưu trữ Nhà nước quản lý thống nhất về tổ chức lưu trữ,pháp chế lưu trữ và nghiệp vụ lưu trữ

Tập trung được hiểu là tài liệu không để phân tán ở từng cán bộ nhânviên ở các cơ quan đơn vị mà phải tập trung vào các kho lưu trữ để quản lýthống nhất theo quy định của Nhà nước Các kho lưu trữ Nhà nước có chứcnăng bản quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia không một cơ quanhay cá nhân nào được giữ tài liệu lưu trữ quốc gia cho riêng mình Tập trungkhông có nghĩa là đưa toàn bộ tài liệu lưu trữ về Trung ương mà là tập trungnhững tài liệu này vào những kho lưu trữ đã được phân cấp trong mạng lướicác kho lưu trữ từ TW đến địa phương

Thống nhất là sự thống nhất quan lý về mọi mặt của hoạt động lưu trữ.Đặc biệt là thống nhất quản lý tài liệu lưu trữ Quốc gia Tài liệu lưu trữ Quốcgia phải do cục lưu trữ Nhà nước, cơ quan cao nhất của ngành thống nhấtquản lý Để nghiên cứu đầy đủ mọi mặt một giai đoạn lịch sử cần có tài liệuphản ánh toàn diện hoạt động của ngành các cấp, đặc biệt là tài liệu lưu trữQuốc gia Quản lý tài liệu lưu trữ phải dựa trên nguyên tắc tập trung thốngnhất và cũng chỉ quản lý theo nguyên tắc này tài liệu lưu trữ mới phát huy tốtnhất tác dụng của nó

Hiện nay nước ta do nhiều nguyên nhân khác nhau, một bộ phận lưu trữQuốc gia đang bị phân tán ở một số cơ quan nghiên cứu, bảo tàng, thư viện…Ngoài ra hệ thống các kho lưu trữ được tổ chức hoàn chỉnh các văn bản củaNhà nước về hoạt động lưu trữ còn chưa xác lập được hành lang pháp lý vữngchắc làm cơ sở cho quản lý có hiệu quả công tác lưu trữ Việc thực hiệnnguyên tắc tập trung thống nhất trong quản lý công tác lưu trữ đang đặt ra choNhà nước và Ngành lưu trữ nhiều vấn đề cần được nghiên cứu và giải quyết

c Nội dung của công tác lưu trữ

Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ

Bổ sung tài liệu lưu trữ bao gồm việc sưu tầm và thu thập tài liệu lưutrữ vào các phông lưu trữ của cơ quan Nhà nước Trung ương và địa phươngtheo nguyên tắc quản lý thông nhất

Sau khi thu thập bổ sung dung các biện pháp nghiệp vụ để phân loại tàiliệu trong các phông lưu trữ.

Bổ sung tài liệu là công tác nghiên cứu các biện pháp để giao nộp mộtcách có chủ động hợp lý và khoa học các tài liệu trong các phòng, các kho lưutrữ bảo quản và sử dụng theo quy định chung, theo các nguyên tắc đặt ratrong ngành lưu trữ

Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Công tác chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ trong đó tài liệu lưu trữ được

hệ thống hoá theo một phương pháp thích hợp và đựoc cố định trật tự sắp xếptrong các phòng, kho lưu trữ nhằm mục đích bảo quản hoàn chỉnh và sử dụng

có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Bước 1: Viết lịch sử hình thành phông

Bước 2: Chỉnh lý tài liệu trong hồ sơ

Bước 3: Viết bìa hồ sơ

Bước 4: Viết chứng từ kết thúc

Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là phương pháp nghiệp vụ chuyên môn,xem xét hồ sơ tài liệu có giá trị về các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá, khoahọc và các gía trị khác để xác định tài liệu nào có giá trị cần lưu trữ bao lâu và

hồ sơ tài liệu nào không cần lưu giữ (như xác định thời hạn bảo quản tài liệulưu trữ)

Khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ cần dựa vào 3 nguyên tắc cơ bản sau:

- Tính lịch sử: Xem xét tài liệu trong điều kiện xã hội và việc hình thành

- Tính chính trị: Xem xét ý nghĩa chính trị của tài liệu để xác định thời hạnbảo quản hay tiêu huỷ

- Tính tổng hợp và toàn diện: Xem xét tài liệu không chỉ ở một mặt mà xét nó

ở tính đa dạng

Dựa vào các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ để lựa chọn vàxác định được thời hạn bảo quản của tài liệu lưu trữ như vĩnh viễn, lâu dài,tạm thời hay tiêu huỷ.

Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm:

Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính: Chủ tịch hội đồng

Cơ quan (bộ phận) có tài liệu : Uỷ viên

Phụ trách lưu trữ: Uỷ viên

Khi tiêu huỷ các hồ sơ tài liệu đã hết giá trị được hội đồng cho phépphải lập văn bản Tài liệu được thống kê cụ thể chi tiết theo từng loại có xácnhận của bộ phận cơ quan có tài liệu và trực tiếp chứng kiến việc tiêu huỷ

Việc tiêu huỷ và xác định giá trị tài liệu này theo quy định về công táclưu trữ ban hành kèm theo quyết định số 497/QĐ-UB ngày 02 tháng 02 năm

1998 của UBND thành phố

Bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ

Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm thu thập thêm làm phong phú vàhoàn chỉnh tài liệu vào các kho lưu trữ của cơ quan, các kho lưu trữ ở Trungương và địa phương theo những nguyên tắc và phương pháp thống nhất

Giải quyết tốt vấn đề bổ sung tài liệu có ý nghĩa quan trọng không chỉđối với ngành lưu trữ mà còn đối với nhiều ngành khác Tài liệu lưu trữ làngoài những ý nghĩa chính trị, văn hoá, lịch sử …có tầm quốc gia còn có giátrị thực tiễn cao đối với từng ngành, từng cấp và mỗi cơ quan đã sản sinh ra

nó Nếu để tài liệu mất mát thất lạc, không tổ chức đựơc việc bổ sung kịp thờithì thành phần phông lưu trữ sẽ ngày càng nghèo khả năng phục vụ sẽ ngàycàng hạn chế

Công tác bổ sung tài liệu đòi hỏi phải tiến hành thường xuyên thiết thực

và kịp thời Khi bổ sung tài liệu cần chú ý đến khả năng sử dụng chúng trongthực tế Chú ý đến khả năng sử dụng chúng trong phạm vi rộng, trong điềukiện việc mở rộng việc áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại

Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ

Công tác thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ là biện pháp áp dụng cácphương pháp chuyên môn, nghiệp vụ khoa học nhằm nắm được một cách rõràng, chính xác, khịp thời nội dung, thành phần, số lượng, chất lượng của tàiliệu lưu trữ và cơ sở vật chất khác trong phòng trong kho lưu trữ.

Công tác thống kê và kiểm tra phải thực hiện theo các quy định củaNhà nước, cụ thể là:

- Mỗi bộ phận, phòng, kho lưu trữ phải có sổ sách thống kê hồ sơ tàiliệu đang giữ và các công cụ tra tìm như: Sổ nhập hồ sơ tài liệu; sổ đăng kýcác phông lưu trữ; sổ theo dõi sử dụng hồ sơ tài liệu

- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ hàng năm và báo cáo độtxuất về tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quyết định liên Bộgiữa Cục lưu trữ Nhà nước với Tổng cục thống kê số 149/TCTK ngày 23tháng 10 năm 1987 về việc ban hành biểu mẫu báo cáo thống kê định kỳ hàngnăm về công tác lưu trữ và tài liệu

- Kiểm tra tài liệu lưu trữ với các hình thức sau: Kiểm tra thường xuyêntheo định kỳ; kiểm tra đột xuất; tự kiểm tra và công cụ kiểm tra

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp chặt chẽ các khâu nghiệp vụ củacông tác lưu trữ như phân loại, bổ sung, xác định giá trị tài liệu lưu trữ… Để

tổ chức khoa học các phông lưu trữ nhằm bảo đảm an toàn và sử dụng chúnghiệu quả nhất

Bao gồm các nghiệp vụ sau:

- Nghiên cứu và biên soạn tóm tắt lịch sử của cơ quan, đơn vị hìnhthành phông và lịch sử phông

- Tiến hành lập hồ sơ đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ

- Chọn và xây dựng phương án phân loại, hệ thống hoá hồ sơ tài liệutheo phương án đã chọn

Bảo quản tài liệu lưu trữ

Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiệnnhằm đảm bảo giữ gìn trạng thái vật lý của nó

Công tác bảo quản lưu trữ bao gồm các nội dung như: Phòng ngừa,phòng hỏng, phục chế tài liệu lưu trữ và phòng gian bảo mật Công tác nàyđược quy định cụ thể tại Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia

Nguyên nhân gây hại đến tài liệu lưu trữ có nhiều yếu tố khách quan tựnhiên như: Nhiệt độ, ánh sáng, bụi mốc, côn trùng, bão lụt… Và còn do yếu

tố chủ quan của con người như: Chiến tranh, do sự thiếu trách nhiệm của cácnhân viên lưu trữ và người sử dụng tài liệu lưu trữ

Biện pháp bảo quản là: Chống ẩm bằng thông gió, chống mối mọt côntrùng… Phải chú ý đến cách bố trí nhà kho và trang bị phương tiện kỹ thuật.Cần trang bị đầy đủ giá, tủ đựng tài liệu, dụng cụ đo nhiệt độ… Kho lưu trữphải đặt ở nơi khô ráo, thoáng mát, sạch sẽ Khu vực để tài liệu phải cách biệtvới nơi làm việc của cơ quan, đồng thời phải có chế độ phòng cháy chữa cháycho kho lưu trữ

Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Là toàn bộ công tác nhằm bảo đảm cung cấp cho cơ quan Nhà nước và

xã hội những thong tin cần thiết phục vục cho mục đích chính trị, kinh tế,tuyên truyền, giáo dục, văn hoá, quân sự và phục vụ cho các quyền lợi chínhđáng của công dân

Mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức khai thác sử dụng tốt và cóhiệu quả tài liệu lưu trữ nhằm thực hiện những mục đích sau:

- Mục đích chính trị: thực hiện nhiệm vụ chính trị, đường lối chính sách của

Đảng và Nhà nước phục vụ đấu tranh chính trị và ngoại giao, bảo vệ chủquyền đất nước phát triển quan hệ hợp tác về kinh tế – văn hoá với các nước.Phục vụ đấu tranh chống luận điệu xuyên tạc lịch sử, xuyên tạc chính sách đốinội, đối ngoại của Nhà nước ta do bọn đế quốc và bọn phản động tiến hành

- Mục đích kinh tế: Tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc nghiên cứu cải cách cơ

chế quản lý kinh tế, vấn đề dự báo và kế hoạch phát triển kinh tế của đấtnước

- Mục đích khoa học: Tài liệu lưu trữ được sử dụng nghiên cứu giải quyết các

vấn đề khoa học, phục vụ thiết thực cho các mục tiêu kinh tế của Đảng vàNhà nước ta đề ra trong từng giai đoạn

Các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm các hìnhthức sau:

Thông báo về tài liệu

Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc

Triển lãm trưng bày tài liệu lưu trữ

Cấp giấy chứng nhận tài liệu lưu trữ, các bản sao lục, trích lục tài liệu lưutrữ

Viết bài đăng báo, phát thanh và truyền hình

Công bố tài liệu lưu trữ

d ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thựcquá trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kịên lịch sửcủa một quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử Vì thế tài liệu lưu trữ là nguồnchính xác nhất, chân thực nhất để nghiên cứu

Tài liệu lưu trữ còn phản ánh sự thật khách quan hoạt động sáng tạocủa xã hội nên nó mang tính khoa học cao Nó không chỉ là bằng chứng của

sự phát triển khoa học mà còn phục vụ cho các đề tài khoa học và ứng dụngkết quả nghiên cứu trước đây vào công cuộc nghiên cứu hiện tại giúp cho việctổng kết đánh giá rút ra những quy luật vận động của tự nhiên và xã hội để dựbáo chính xác thúc đẩy tiến trình phát triển của xã hội

Tài liệu lưu trữ còn có ý nghĩa thực tiễn rất lớn Nó phục vụ đắc lực choviệc thực hiện chủ chương, chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa xãhội… ngắn hạn và dài hạn phục vụ thiết thực cho công tác nghiên cứu và giải

quyết các công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng của tổchức nói chung.

Trong các kho lưu trữ của Tỉnh, Thành phố, trong văn phòng lưu trữcủa các cơ quan đang bảo quản nhiều tài liệu có giá trị, có ý nghĩa lịch sử,khoa học và thực tiễn nó chứa đựng nhiều bí mật Quốc gia Có thể dùng tàiliệu để xây dựng truyến thống, giáo dục thế hệ tương lai cũng có thể sử dụnglàm tư liệu giảng dạy trong các trường phổ thông và giới thiệu trên cácphương tiện truyền thông

3 Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ

Công tác văn thư là một bộ môn của công tác văn phòng nhằm tổ chứcquản lý và giải quyết công việc của mỗi cơ quan bằng văn bản giấy tờ hiệnhành Công tác văn thư của mỗi cơ quan nhằm bảo đảm mối liên hệ chặt chẽgiữa cơ quan này với cơ quan khác bằng văn bản giấy tờ Đối với cấp trên,công tác văn thư thực hiện việc soạn thảo các văn bản để truyền đạt, phổ biếnchủ chương, chính sách của Đảng, Nhà nước từ các cơ quan cấp trên đến các

cơ quan cấp dưới và ngược lại Công tác văn thư có nhiệm vụ quản lý, tổ chứctài liệu văn thư hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, một nguồncung cấp chủ yếu thường xuyên cho kho lưu trữ Vì vậy nó là tiền đề chocông tác lưu trữ

Công tác văn thư và lưu trữ là hai công tác có nội dung, hình thức,phương pháp kỹ thuật khác nhau nhưng có mối liên hệ mật thiết với nhau.Phần lớn những tài liệu văn thư có giá trị sau khi giải quyết xong ở bộ phậnvăn thư đều được lập hồ sơ, chọn lọc và nộp vào lưu trữ Cho nên làm tốtcông tác văn thư sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ sau này

CHƯƠNG II HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA

TRƯỜNG ĐHBK HÀ NỘI

I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRƯỜNG ĐHBK HÀ NỘI

1 Quá trình hình thành và phát triển của trường ĐHBK Hà Nội

Đầu năm 1956, Bộ Chính trị thông qua chủ trương đẩy mạnh công tácđào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật cho đất nước Thực hiệnchủ trương này và định hướng phát triển đại học, ngày 6 tháng 3 năm 1956,

Bộ trưởng Bộ Giáo dục Nguyễn Văn Huyên đã ký Nghị định số 147/NĐ vềviệc thành lập trường Đại học Chuyên nghiệp Bách khoa (nay là trườngĐHBK Hà nội ) Đây là trường đại học kỹ thuật đầu tiên của nước ta có nhiệm

vụ đào tạo kỹ sư công nghiệp cho công cuộc xây dựng CNXH ở miền Bắc vàđấu tranh giải phóng ở miền Nam Theo chỉ thị của Trung Ương Đảng vàChính phủ, đầu năm học 1956- 1957 trường đã khai giảng khoá học đầu tiên

2 Tình hình hoạt động chung của trường ĐHBK Hà Nội

2.1 Định hướng chiến lược

Sau nửa thế kỷ bền bỉ phấn đấu, ngày nay ĐHBK Hà Nội là một trườngđại học công nghệ hàng đầu của đất nước, có uy tín trong xã hội, có bề dàycống hiến trong công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc Bước vào nửa thế kỷthứ hai, ý thức rõ vai trò, vị thế của mình trong sự nghiệp công nghiệp hoá,hiện đại hoá đất nước; trong hệ thống giáo dục đại học Việt Nam; trong xu thếhội nhập quốc tế và trách nhiệm đóng góp xây dựng Thủ đô Hà Nội hiện đại,văn minh, trường ĐHBK Hà Nội quyết tâm thực hiện thắng lợi mục tiêu chiếnlược Tháng 6/2006 Nhà trường đã bổ sung, nâng cấp và hoàn thành đề án :

“Quy hoạch tổng thể xây dựng và phát triển ĐHBK Hà Nội giai đoạn 2006 –2030” Mục tiêu của đề án là: “ Xây dựng trường ĐHBK Hà Nội thành đạihọc nghiên cứu, đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực đạt trình độ và chất lượng quốctế; một trung tâm NCKH và kỹ thuật hiện đại; hội nhập hệ thống đại học khuvực và thế giới; là địa chỉ hợp tác và đầu tư tin cậy, hấp dẫn đối với xã hội,các tổ chức cơ quan đào tạo và nghiên cứu, giới doanh nghiệp, tài chính trong

và ngoài nước

Nội dung của đề án tập trung giải quyết các vấn đề chủ yếu:

* Xây dựng phương thức và chương chình đào tạo hiện đại, hấp dẫn,linh hoạt và hiệu quả nhằm phục vụ nhiệm vụ chính trị hàng đầu là đào tạonguồn nhân lực khoa học – công nghệ trình độ và chất lượng cao cho đấtnước.

* Xây dựng đội ngũ cán bộ tâm huyết, giỏi chuyên môn, giàu trí tuệ,tinh thông nghiệp vụ đủ sức giải quyết nhanh chóng, hiệu quả các vấn đề thựctiễn cuộc sống đặt ra

* Tăng cường công tác nghiên cứu khoa học; kết hợp hài hòa, hiệu quảgiữa nghiên cứu cơ bản và nghiên cứu ứng dụng Nghiên cứu khoa học phảibám sát cuộc sống thực tiễn

* Tập trung đầu tư, khai thác triệt để và hiệu quả cơ sở vật chất, đặcbiệt là các phòng thí nghiệm trọng điểm quốc gia và đầu tư tập trung

* Không ngừng phát triển vốn xã hội, trong đó phải đặc biệt quan tâmmối quan hệ hợp tác song phương và đa chiều với các truờng đại học, việnnghiên cứu, các tổ chức, doanh nghiệp trong và ngoài nước; thu hút nhà khoahọc, giảng viên và sinh viên quốc tế tham gia nghiên cứu, giảng dạy và họctập

* Tăng cường hiệu qủa công tác điều hành và quản lý, trong đó cải cáchhành chính được coi là khâu đột phá

Bộ máy tổ chức của trường ĐHBK Hà nội

* Đảng Bộ ĐHBK Hà nội

* Chính quyền: Trường, Khoa – Viện, Bộ Môn

* Công đoàn, Đoàn Thanh niên và Hội sinh viên

Hiện nay trường ĐHBK Hà nội có 88 bộ môn và 15 trung tâm, phòng thí nghiệm thuộc 14 khoa và 6 viện; 1 bộ môn thuộc trường; 26 trung tâm nghiên cứu và phòng thí nghiệm trọng điểm thuộc trường; 3 Doanh nghiệp và

21 phòng, ban

Hiệu Trưởng

P.Hiệu Trưởng P.Hiệu P.Hiệu Trưởng P.Hiệu Trưởng

TrưởngĐảng Uỷ

Tổng số cán bộ, viên chức: 1.950 trong đó có 1.192 giảng viên và 394

Sơ đồ Bộ máy tổ chức quản lý của trường ĐHBK Hà nội

2.2 Tình hình hoạt động của ĐHBK Hà nội

Trường ĐHBK Hà nội đang đào tạo trên 30.000 sinh viên, học viên caohọc và nghiên cứu sinh với 33 ngành, 90 chuyên ngành đại học và sau đại họcNgành đào tạo:

Đào tạo đại học

Đào tạo sau đại học

* Số lượng tuyển sinh hàng năm:

Hệ Đại học:

+ 3.700 sinh viên chính quy

+ 2.000 sinh viên tại chức

+ Hàng trăm kỹ sư bằng hai

+ 500 sinh viên chương trình đào tạo quốc tế

d) Nâng cao hiệu quả hợp tác quốc tế

e) Hiện đại hoá cơ sở vật chất

f) Điều kiện làm việc và đời sống vật chất tinh thần của cán bộ, sinhviên không ngừng được cải thiện

2.4 Nhận xét chung về trường ĐHBKHN

Đổi mới triệt để, toàn diện mô hình, nội dung, chương trình, phươngpháp đào tạo đại học và sau đại học theo hướng hiện đại hoá, nâng cao chấtlượng giáo dục đào tạo toàn diện, hiệu quả, áp dụng chương trình đào tạo tiêntiến của một số trường đại học của Hoa Kỳ và của các nước phát triển vạo hệđào tạo kỹ sư chất lượng cao, kỹ sư tài năng Thực hiện đào tạo theo tín chỉ,điều chỉnh hợp lý quy mô đào tạo giữa các hệ theo hướng mở rộng quy môđào tạo sau đại học sao cho đến giai đoạn 2010 – 2030 hệ đào tạo này đạt tỉ lệ

25% Đồng thời với việc xây dựng và triển khai các dự án mới, phải khai thácđộng bộ triệt để và hiệu qủa trang thiết bị hiện có mà trước hết là phòng thínghiệm trọng điểm, Thư viện điện tử, Nhà xuất bản Bách khoa phục vụ chomục tiêu nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu trình độ cao Tiếp tụcnâng cấp các công trình công cộng, cải tạo cảnh quan, môi trường làm việc,học tập, sinh hoạt của cán bộ và sinh viên

Trường ĐHBK Hà Nội phải là một trường đại học nghiên cứu, trong đóKHCN thực sự trở thành một trong hai nhiệm vụ chính trị của Nhà trường

Hiện nay trong thời đại CNH, HĐH đất nước, trường ĐHBK Hà Nội đã

và đang đổi mới để bắt kịp thời đại Và kết quả đã đạt được những thành tựu

vô cùng to lớn Tuy nhiên để đưa ĐHBK Hà Nội lên một tầm cao mới thì vẫncần những chính sách thiết thực hơn như :

- Tăng cường năng lực Tài chính bằng cách phát triển các nguồn thu,đặc biệt là các nguồn thu từ CGCN và SXKD Tìm kiếm và khai thác cácnguồn đầu tư từ bên ngoài, thu hút các nguồn tài trợ, vốn vay cho đầu tư pháttriển Xây dựng cơ chế chính sách và chế độ tài chính năng động, tạo độnglực cho phát triển bền vững

- Tăng cường công tác đối ngoại và hợp tác quốc tế, thu hút đông đảocác nhà khoa học trong và ngoài nước tham gia đào tạo và nghiên cứu khoahọc

2.5 Kết quả đạt được

Thành tựu lớn nhất của trường và cũng là nhân tố quyết định sự pháttriển nội tại, vị thế uy tín của ĐHBK Hà nội không chỉ trong nước mà còn ởnước ngoài là xây dựng một đội ngũ các thầy cô giáo đông đảo về số lượng,mạnh mẽ về chất lượng và đồng bộ về ngành nghề, trong đó không ít người lànhững chuyên gia giáo dục tên tuổi, những nhà khoa học, công nghệ đầungành Sản phẩm đào tạo của trường gồm hàng vạn cán bộ có trình độ đại

học, trên đại học có chất lượng được xã hội tín nhiệm đánh giá cao, đã vàđang hoạt động có hiệu quả trên mọi miền đất nước, trong mọi lĩnh vực củanền kinh tế quốc dân và anh ninh – quốc phòng Trong lực lượng hùng hậu đómột số người trở thành cán bộ cao cấp của Đảng, Nhà nước, của tổ chức xãhội, tướng lĩnh trong các lực lượng vũ trang và nhiều người là các chuyên gia,nhà khoa học danh tiếng, nhà doanh nghiệp tài năng.

Trong 5 năm từ 2001 – 2006, ĐHBKHN đã đào tạo được 16.778 kỹ sưchính quy, 8.194 kỹ sư tại chức, 2.500 kỹ sư văn bằng 2 Kết quả học tập nhìnchung có chuyển biến tích cực, nhiều sinh viên đã vươn lên trình dộ học lựckhá, giỏi, xuất sắc, không ít sinh viên tham gia các kỳ thi quốc gia, olimpicquốc tế về toán, lý, hoá, cơ khí, tin học, ngoại ngữ…Hàng năm Nhà trườngđều tiến cử 10 sinh viên có thành tích học tập xuất sắc nhất vào danh sáchđược tuyên dương ở Quốc Tử Giám Sinh viên ĐHBKHN tốt nghiệp ratrường phần lớn sớm được nhận vào làm việc ở các đơn vị nhà nước, các đơn

vị sản xuất kinh doanh

Đồng thời với việc nâng cao trình độ, vừa qua ĐHBKHN đã bổ nhiệm

68 cán bộ trẻ tham gia công tác quản lý chuyên môn như Phó Trưởng khoa,Trưởng Bộ môn, Trưởng PTN, Trưởng Dự án phát triển…

Xây dưng được nguồn nhân lực trình độ cao Hiện nay ĐHBKHN cókhoảng hơn 200 cán bộ giảng dạy trẻ học thạc sỹ và làm nghiên cứu sinh tạinước ngoài Chủ yếu là CHLB Đức, CH Pháp, Nhật bản, Hàn quốc, Bỉ, Hàlan, Australia và Hoa kỳ Các học viên và nghiên cứu sinh nay đều nhận đượchọc bổng đa phương hoặc song phương do Trường khai thác

ý thức được vai trò, trách nhiệm của trường ĐHBK Hà Nội trong việcđào tạo chuyên gia công nghệ trình độ cao và bồi dưỡng nhân tài, Nhà trườngđặc biệt quan tâm đẩy mạnh mảng đào tạo và bồi dưỡng sau đại học Mà mộttrong những ưu tiên trước hết là mở rộng quy mô đào tạo Đây cũng là biệnpháp thiết thực nhất nhằm khai thác triệt để tiềm năng chuyên môn của đội