Thực trạng xây dựng và khai thác Bộ máy tra cứu tin của Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội

Luận văn : Thực trạng xây dựng và khai thác Bộ máy tra cứu tin của Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp bách của đề tài

Tình hình thế giới vào thế kỷ XXI, công nghệ thông tin và việc sử dụngthông tin vào mọi hoạt động kinh tế đã trở nên cấp thiết trong xã hội Chính việcứng dụng này đã làm thay đổi tận gốc rễ mọi hoạt động kinh tế-xã hội của nhiềuquốc gia trên thế giới Nó đã đa nhân loại sang một kỷ nguyên mới, kỷ nguyênxã hội-thông tin, trong đó nền kinh tế tri thức giữ vai trò chủ đạo, thông tin trởthành yếu tố rất cần thiết đối với mọi lĩnh vực trong đời sống xã hội

Thế giới đang đứng trớc một thế kỷ mới, kỷ nguyên thông tin là chìa khoácủa mọi hoạt động sáng tạo, một kỷ nguyên với những thách thức và kỳ vọng.Trong những tiềm lực để phát triển kinh tế xã hội, nguồn tài nguyên thông tinkhoa học công nghệ là nguồn tài nguyên đặc biệt, nó là yếu tố quan trọng giúpcho kinh tế xã hội phát triển Hầu hết trên thế giới hiện nay, những quốc gia kémphát triển, nguyên nhân là do sự thiếu thông tin và sự nắm bắt thông tin khôngnhanh chóng, kịp thời

Để hoà nhập vào xu thế của thế giới hiện nay, Việt Nam đang có nhữngchính sách lớn đầu t cho công cuộc phát triển thông tin nhằm đáp ứng nhu cầungày càng cao của mọi tầng lớp nhân dân trong xã hội, mọi điều kiện cho xâydựng chủ nghĩa xã hội và xây dựng nền kinh tế thị trờng Một trong những yếu tốquan trọng hàng đầu để phục vụ thông tin cho xã hội đó là th viện Hiện nay việc

đầu t cho th viện cũng là u tiên hàng đầu trong chính sách của Nhà nớc ta Cùngvới sự phát triển mạnh mẽ trên mọi lĩnh vực đời sống xã hội hiện nay, nhu cầuthông tin về tri thức của con ngời ngày càng cao, và để phục vụ cho nhu cầu củangời dùng tin thì vấn đề đào tạo cán bộ nguồn nhân lực cho đất nớc đòi hỏi cấpbách Trong đó các trờng đại học góp phần đào tạo nhân lực cho xã hội một cách

có hiệu quả Một trong các trờng đại học lớn mạnh và đào tạo nguồn nhân lực kỹthuật khoa học hiệu quả cho đất nớc đó là Đại Học Bách Khoa Hà Nội Để phục

vụ cho việc nghiên cứu và đào tạo có hiệu quả đạt đợc chất lợng cao thì các thviện cần có nhiều điều kiện nh : sách tham khảo, giáo trình, giáo án, các luậnvăn, tài liệu tham khảo trong và ngoài nớc Chính vì vậy nên “Th viện và Mạng

thông tin trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội” đã đợc xây dựng để phục vụ chonhững ngời dùng tin trong Trờng cũng nh ngời dùng tin trong và ngoài nớc Trong những năm qua, Th viện và Mạng thông tin (từ đây chúng tôi xin dùngthuật ngữ Th viện) Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội là Th viện đa ngành, phục

vụ đào tạo những kỹ s khoa học kỹ thuật và công nghệ Th viện là một trongnhững yếu tố quan trọng góp phần nâng cao chất lợng đào tạo cho những sinhviên, học viên trong Trờng Nguồn lực thông tin của Th viện rất phong phú, nhvậy việc xây dựng Bộ máy tra cứu thông tin của Th viện cũng phải phù hợp vớinhu cầu của ngời dùng tin và nguồn lực thông tin của Th viện

Việc xây dựng và hoàn thành Bộ máy tra cứu tin của Th viện và Mạng thôngtin trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội giúp ích rất nhiều cho việc tra cứu tin, đảmbảo thông tin cho ngời dùng tin, tạo điều kiện cho việc khai thác, tra tìm tài liệucủa ngời dùng tin một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất

Tuy đã có nhiều cố gắng và nỗ lực, song bên cạnh những thành tựu đạt đợcthì công tác xây dựng Bộ máy tra cứu tin của Th viện và Mạng thông tin Trờng

Đại Học Bách Khoa Hà Nội cũng có những hạn chế nhất định và cha thể đáp ứng

đầy đủ nhất nhu cầu của ngời dùng tin Vì vậy tôi chọn đề tài “Nghiên cứu Bộmáy tra cứu tin của Th viện và Mạng thông tin Trờng Đại Học Bách Khoa HàNội’’ làm đề tài nghiên cứu khoá luận của mình, nhằm đánh giá lại thực trạnghiện nay của Bộ máy tra cứu tin của Th viện, từ đó đa ra một số ý kiến, phơng h-ớng phát triển và hoàn thiện Bộ máy tra cứu của Th viện tạo điều kiện cho bạn

đọc và cán bộ th viện khai thác thông tin có hiệu quả và nâng cao công tác phuc

vụ của Th viện

2 Đối tợng và phạm vi nghiên cứu

Đối tợng và phạm vi nghiên cứu : Bộ máy tra cứu tin của Th viện và Mạngthông tin Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội từ năm 2000 cho đến nay

- Phơng pháp cụ thể :

+ Xử lý phân tích - tổng hợp tài liệu, số liệu và các dữ kiện.

+ Phơng pháp thống kê-so sánh

+ Phơng pháp hệ thống

+ Phơng pháp điều tra xã hội học

+ Trao đổi trực tiếp với cán bộ th viện

4 Những đóng góp của đề tài nghiên cứu

Đề tài "Nghiên cứu Bộ máy tra cứu tin của Th viện và Mạng thông tin Trờng

Đại Học Bách Khoa Hà Nội" có những đóng góp cả về mặt lý luận và thực tiễn:

- Về mặt lý luận : Nghiên cứu đề tài này, giúp tôi hiểu thêm về những gì

đã đợc học về mặt lý thuyết tại Trờng Bên cạnh đó, khi tôi nghiên cứu tại Thviện và Mạng thông tin, tôi đã học hỏi đợc rất nhiều về cách xây dựng Bộ máytra cứu tin truyền thống và nhất là Bộ máy tra cứu tin hiện đại mà hiện nay Thviện đang sử dụng trong việc khai thác thông tin cho ngời dùng tin rất hiệu quả

- Về mặt thực tiễn : Qua việc nghiên cứu đề tài, cùng với việc củng cố

thêm những lý thuyết về ngành học, tôi đợc trực tiếp thực hành và tiếp xúc vớibạn đọc, hiểu thêm đợc ngành học của mình Việc nghiên cứu Bộ máy tra cứu tintại Th viện đã giúp tôi vận dụng những kiến thức đã học tại trờng vào thực tế

Đây cũng là một kiến thức quan trọng giúp tôi khi tôi trở thành cán bộ ngànhThông tin học và quản trị thông tin sau này Là một sinh viên nghiên cứu khoáluận, đề tài không thể thật hoàn chỉnh, giúp Th viện hoàn thiện hệ thống Bộ máytra cứu tin, tuy nhiên đề tài này có thể coi là một tài liệu tham khảo cho cán bộquản lý tại Th viện

5 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu những đóng góp lớn, chủ yếu của Trờng và Th viện và Mạngthông tin Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội vào việc đào tạo nguồn nhân lựccho Đất nớc

- Phân tích nhu cầu tin của bạn đọc, ngời dùng tin tại Trờng Đại Học BáchKhoa Hà Nội và những đóng góp của Th viện trong việc thoả mãn nhu cầu tincủa ngời dùng tin

- Phân tích và đánh giá thực trạng quá trình xây dựng và khai thác Bộ máytra cứu tin của Th viện và Mạng thông tin Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội

- Nêu một số giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện và phát triển Bộ máy tra cứutin của Th viện và Mạng thông tin của Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội

6 Cơ cấu của khoá luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, khoá luận baogồm 3 chơng chính

góp phần đào tạo nguồn nhân lực khoa học kỹ thuật chất lợngcao của Đất nớc

Ch ơng 2 : Thực trạng xây dựng và khai thác Bộ máy tra cứu tin của Th viện

và Mạng thông tin Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội

Ch ơng 3 : Một số giải pháp hoàn thiện và phát triển Bộ máy tra cứu tin của

Th viện và Mạng thông tin Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội

Chơng 1: Th viện và Mạng thông tin Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội góp phần đào tạo nguồn nhân lực khoa học kỹ thuật chất lợng cao của Đất nớc

1.1 Giới thiệu khái quát về Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội Qúa trình hình thành và phát triển của Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội

Vào đầu năm 1959, Bộ Chính trị thông qua chủ chơng đẩy mạnh công tác

đào tạo đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật cho đất nớc Và thực hiện chủ chơngnày, ngày 06/03/1956 Bộ Trởng Bộ Giáo Dục và Đào Tạo Nguyễn Văn Huyên

đã ký Nghị định số 147NĐ về việc thành lập Trờng Đại Học Bách Khoa HàNội Đây là trờng đại học kĩ thuật công nghệ đầu tiên của đất nớc với nhiệm

vụ đào tạo đội ngũ cán bộ khoa học kĩ thuật và tiến hành những hoạt độngnghiên cứu khoa học-công nghệ nhằm góp phần phát triển sự nghiệp kinh tếcủa chủ nghĩa xã hội, làm hậu thuẫn vững chắc cho công cuộc bảo vệ Đất nớc

. Những thành tựu chủ yếu của Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội

- Đào tạo, bồi dỡng cán bộ có trình độ cao trong các lĩnh vực khoa

học-công nghệ, quản lý kinh tế và các lĩnh vực khác

- Nghiên cứu triển khai ứng dụng khoa học, chuyển giao công nghệ, tiếpnhận khai thác, sử dụng công nghệ mới vào thực tiễn lao động sản xuất và nângcao chất lợng đào tạo, góp phần đa những thành tựu công nghệ vào sản xuất đờisống, đáp ứng nhu cầu của xã hội, mở rộng quan hệ quốc tế phục vụ sự nghiệpphát triển kinh tế xã hội, quốc phòng và phát huy vai trò Nhà trờng

- Đổi mới mục tiêu theo chơng trình theo hớng đào tạo ngành đa dạng hoá

và mở rộng quy mô, địa bàn đào tạo Bên cạnh đào tạo chính quy, Trờng còn đàotạo thêm tại chức, cao đẳng, các lớp dự tuyển bồi dỡng, đào tạo nhân lực kỹthuật, bồi dỡng nhân tài theo tinh thần nghị quyết Đại hội Đảng VIII : " Pháttriển trí tuệ của ngời Việt Nam thể hiện trong những lĩnh vực khoa học côngnghệ, giáo dục, đào tạo nhằm nâng cao dân trí, bồi dỡng nhân tài-đào tạo nhânlực ”

- Ngoài ra Trờng còn nâng cao chất lợng đào tạo với các hệ nhằm đáp ứngnhu cầu nền kinh tế thị trờng và theo định hớng xã hội chủ nghĩa

- Ngành đào tạo sau đại học là một chỉ tiêu quan trọng đánh giá vị trí và sựphát triển của Trờng Nhằm đảm bảo chất lợng đào tạo, Trờng đã áp dụng nhiềuhình thức, biện pháp nh :

+ Tổ chức bồi dỡng nâng cao trình độ chuyên môn và nghiệp vụ cho

cán bộ

+ Nâng cao hiệu quả công tác quản lý

+ Xây dựng chính sách nội bộ, khuyến khích giảng viên, sinh viên dạy

tốt, học tốt

Cơ cấu tổ chức của Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội

Bộ máy tổ chức bao gồm :

- Đảng bộ Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội

- Chính quyền: Trờng, Khoa, Viện, Bộ môn

- Công đoàn, Đoàn thanh niên và Hội sinh viên

( Xem phụ lục 1)

1.2 Qúa trình hình thành và phát triển của Th viện

1.2.1 Các giai đoạn hình thành và phát triển của Th viện

Th viện Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội đợc thành lập cùng với sựthành lập và năm thành lập Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội Th viện là một

đơn vị thuộc phòng giáo vụ Ban đầu cơ sở vật chất còn nghèo nàn, vốn tài liệurất ít ỏi, chỉ có vài trăm cuốn sách do Trờng Viễn Đông Bắc Cổ chuyển sang

Từ 1956-1965, Th viện đợc sự giúp đỡ của Liên Xô, cơ sở vật chất đợcnâng cấp, kho tài liệu đợc hoàn thiện cả về số lợng và chất lợng Trong thời giannày, Th viện đợc bổ sung nhiều sách tiếng Nga

Từ 1956-1972 trong thời kỳ chống Mỹ cứu nớc, đế quốc Mỹ leo thangbắn phá miền Bắc, đặc biệt là thủ đô Hà Nội, tuy không trực tiếp tham gia cầmsúng, song với kho tài liệu phong phú, Th viện đã đóng vai trò hết sức quan trọngtrong đào tạo đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật và thực hiện các công trìnhnghiên cứu khoa học phục vụ chiến đấu bảo vệ Tổ quốc

Để bảo vệ nguồn tài liệu, Th viện phải sơ tán nhiều lần từ Lạng Sơn đến

Hà Bắc (1970-1972) Thời kỳ này Th viện gặp rất nhiều khó khăn về nhiều mặt

từ bảo quản kho tài liệu đến phục vụ bạn đọc Phơng thức phục vụ của Th viện

lúc đó chủ yếu là mợn về nhà các sách giáo trình, sách tham khảo, sách chuyênngành khoa học kĩ thuật khác.

Trong thời gian này có một số khoa đợc tách ra thành các trờng đại học

độc lập nh : Đại học Xây dựng, Đại học Mỏ-Địa chất, Học viện Kĩ thuật quânsự Th viện Trờng cũng chia sẻ tài liệu cho các trờng này và cử cán bộ sangcông tác tại các th viện của các trờng này

Năm 1973, Th viện đợc tách ra thành một đơn vị độc lập Ban Th việncũng liên tục đợc đầu t và Th viện Trờng Đại Học Bách Khoa ngày càng pháttriển không ngừng

Sau đại thắng mùa xuân 1975 đến nay, Th viện Trờng Đại Học Bách Khoa

Hà Nội đã chuyển mình sang một giai đoạn mới với nhiều điều kiện rất thuậnlợi Cùng với việc cải cách giáo dục, đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa họcphục vụ đời sống và quốc phòng, Th viện đã có nhiều điều kiện hơn để phát triểnkho tài liệu ngày càng phong phú về nội dung và hình thức

Th viện Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội với diện tích 2000m2 có vị tríhết sức thuận lợi cho việc phục vụ bạn đọc Từ những năm 90 của thế kỷ trớc,công nghệ thông tin đã đợc ứng dụng mạnh mẽ trong các hoạt động của Th viện

Th viện đợc trang bị 20 máy tính, 4 máy đọc vi phim, 3 máy in, 2 máy photo, 1máy quét ảnh và các đầu lọc, ghi CD

Nhờ có sự quan tâm của Đảng, Chính phủ, từ ngày 10/04/2002 Trờng

Đại Học Bách Khoa Hà Nội đã khởi công xây dựng công trình Th viện điện tử 10tầng với diện tích 37000m2, kho chứa 2,5 triệu đầu sách, phòng đọc, phục vụ

4000 chỗ, 10000 tra cứu, đọc trên mạng

Để quản lý khai thác Th viện điện tử và hệ thống thông tin tại Trờng ĐạiHọc Bách Khoa Hà Nội, ngày 2/11/2003 theo quy định của Trờng Đại Học BáchKhoa Hà Nội số 2306A/QĐ/ĐHBK/TCCP, Th viện và Trung tâm Thông tinMạng đã sát nhập thành đơn vị mới là Th viện và Mạng thông tin (LibraryInformation Net Center) với hai nhiệm vụ chính : vận hành và khai thác Th viện

điện tử mới và quản lý điều hành mạng thông tin của Trờng Đại Học Bách Khoa

Hà Nội

Ngày 7/10/2006, lễ khánh thành toà nhà Th viện điện tử Tạ Quang Bửu

đợc tiến hành Th viện và Mạng thông tin chính thức đi vào hoạt động

1.2.2 Chức năng - nhiệm vụ của Th viện và Mạng thông tin Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội

Th viện và Mạng thông tin có chức năng và nhiệm vụ rất quan trọng nh xâydựng và điều hành hệ thống th viện điện tử quản trị hệ thống mạng LAN,INTERNET của Trờng, nghiên cứu sự phát triển và ứng dụng công nghệ thôngtin, quản lý th viện truyền thống, khai thác vận hành th viện điện tử mới, tiếnhành thực thi các dự án và các giải pháp về công nghệ thông tin của Trờng ĐạiHọc Bách Khoa Hà Nội.

Chức năng :

Th viện và Mạng thông tin Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội là một đơn

vị có chức năng tham mu cho lãnh đạo Nhà trờng, chịu trách nhiệm về công tác

th viện và thông tin khoa học phục cho đào tạo nghiên cứu khoa học kỹ thuật,triển khai công nghệ của Nhà trờng

Th viện và Mạng thông tin là một Th viện đa ngành, phục vụ đào tạo cáccán bộ khoa học kỹ thuật công nghệ Th viện là một trong những yếu tố quantrọng góp phần nâng cao chất lợng giảng dạy của Nhà trờng Và chức năng chínhcủa Th viện là : thu thập thông tin, xử lý, lu trữ, cung cấp thông tin phục vụ choviệc đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao trong các lĩnh vực khoa học, cônhnghệ, quản lý kinh tế cho đất nớc Ngoài ra, Th viện còn là nơi tổ chức xâydựng và quản lý vốn tài liệu khoa học, kỹ thuật nhằm phục vụ bạn đọc trongcông tác học tập và nghiên cứu

Bên cạnh đó, Th viện trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội cũng nằm trong hệthống th viện của trờng đại học nên cũng có 4 chức năng chính sau:

+ Quản lý Th viện truyền thống và Th viện điện tử

+ Quản lý mạng Lan và mạng Internet của Trờng

+ Xây dựng và thiết lập các giải pháp E-learning

Nhiệm vụ:

Tuỳ theo kế hoạch đào tạo, tuyển sinh của Trờng mà Th viện phải tổ chức,quản lý và xây dựng kế hoạch bổ sung giáo trình, tài liệu, sách tham khảo Việc

tổ chức này phải đợc quản lý chặt chẽ nội quy, quy chế trong Th viện Nh vậy,nhiệm vụ đặt ra chủ yếu của Th viện Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội là : + Thu thập, bổ sung, trao đổi, phân tích, xử lý tài liệu và nguồn tin Sắpxếp, lu trữ, bảo quản kho tài liệu của Th viện

+ Quản lý, tổ chức tốt các phòng đọc, phòng mợn, đảm bảo đáp ứng đầy

đủ nhu cầu thông tin của giảng viên và sinh viên trong Trờng

+ Xây dựng kế hoạch tổ chức khâu in ấn, xuất bản t liệu phục vụ cho đàotạo, nghiên cứu khoa học và triển khai công nghệ

+ Xây dựng cơ sở dữ liệu phù hợp nội dung, mục tiêu, sự nghiệp đào tạonghiên cứu khoa học trong Trờng, từng bớc hiện đại hoá Th viện

+ Xây dựng hệ thống tra cứu, tìm tin thích hợp, thiết lập mạng lới truy cập

và tìm kiếm thông tin tự động hóa, tổ chức và hớng dẫn cho bạn đọc khai thác,

sử dụng thuận lợi có hiệu quả tài liệu của Th viện

+ Thờng xuyên tổ chức triển lãm, giới thiệu sách báo, tạp chí và các tàiliệu khác cho cán bộ giảng viên và sinh viên trong Trờng

+ Tăng cờng hợp tác với các th viện trong và ngoài nớc

+ Có kế hoạch từng bớc hiện đại hoá Th viện, đẩy mạnh ứng dụng côngnghệ thông tin, hệ thống mạng và truy cập Internet của Trờng

+ Góp phần đào tạo, bồi dỡng cán bộ có trình độ cao trong các lĩnh vựckhoa học, công nghệ,quản lý kinh tế và các lĩnh vực khác mà xã hội yêu cầu + Tổ chức đào tạo bồi dỡng cán bộ Th viện nhằm nâng cao trình độ nghiệp

vụ ngoại ngữ và tin học Đáp ứng đầy đủ về trang thiết bị, kiến thức, phơng pháptra cứu tin và sử dụng Th viện cho bạn đọc

+ Phát triển trao đổi hợp tác với các trung tâm thông tin th viện, các tổchức khoa học, các trờng đại học, cao đẳng trong và ngoài nớc Tham gia tổ chức

và hoạt động của liên hiệp Th viện trong khu vực và trong cả nớc

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Th viện Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội

Cơ cấu tổ chức của Th viện và Mạng thông tin Trờng Đại Học Bách Khoa

Hà Nội đợc bố trí theo chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

. Ban giám đốc:

- Giám đốc chịu trách nhiệm quản lý và điều hành chung mọi hoạt

động của Th viện và Mạng thông tin

- Một phó giám đốc chịu trách nhiệm về mạng thông tin

- Một phó giám đốc phụ trách Th viện

Ban giám đốc chịu trách nhiệm trớc Hiệu trởng về hoạt động của Thviện và là đại diện cho Th viện trong mối quan hệ của Th viện với các cơ quantrong và ngoài nớc

- Bộ phận biên mục : xử lý kỹ thuật và nội dung cho tài liệu

Phòng dịch vụ thông tin t liệu:

- Phòng multilmedia : chịu trách nhiệm về hoạt động của các máy tính

trong Th viện, phục vụ bạn đọc tra cứu thông tin bằng máy tính

- Bộ phận nghiên cứu phát triển

- 9 thạc sĩ thông tin th viện và công nghệ thông tin (chiếm 22%)

- 5 kĩ s công nghệ thông tin và các ngành kĩ thuật (chiếm 12%)

- 23 cử nhân thông tin th viện (chiếm 55%)

- Sách mua:

+Tiếng Việt: Giáo trình, sách tham khảo (chuyên khảo, sách tra cứu) , văn

học nghệ thuật, báo, tạp chí

+ Nớc ngoài : Sách tham khảo khoa học kỹ thuật bằng Tiếng Anh, tạp chí

chuyên ngành bằng tiếng Nga, tiếng Anh

- Sách nộp lu chiểu : Luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, sách do giáo viên viết

in tại nhà xuất bản Bách Khoa

- Sách đợc biếu tặng : Từ các quỹ Asian Fund, sách Mỹ do ngời nớc ngoài,cá nhân tặng

- Tài liệu điện tử : Computer science-sciencedirect, tài liệu điện tử chia sẻ :Consortsium đợc chia sẻ thành Blackwell, Ebco, Spinger Tuy nhiên hiện nay chỉ

sử dụng Ebco

Hàng năm, Th viện Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội bổ sung khoảng

2000 cuốn trong đó tài liệu chuyên ngành kỹ thuật chiếm khoảng 90% Ngoài ra

còn có sách ngoại ngữ, sách tham khảo bằng Tiếng Việt, sách văn học.Vốn tàiliệu của Th viện và Mạng thông tin chủ yếu là tài liệu dạng giấy và tài liệu dạngphi giấy.

.Tài liệu dạng giấy :

Hiện nay Th viện có khoảng 600000 bản tài liệu bao gồm :

+ Báo và tạp chí có khoảng 40 loại,các báo hàng ngày, hàng tuần, phụ

san Trong đó 1/3 là tạp chí bao gồm cả nớc ngoài, 90% còn lại là ViệtNam

+ Sách tham khảo có 185000 bản, phân thành sách tham khảo tiếng nớcngoài và tiếng Việt nhng sách tham khảo bằng tiếng nớc ngoài chiếm một lợnglớn Ngôn ngữ chủ yếu bằng tiếng Nga, Anh, Pháp Trong đó tiếng Nga chiếm

đa số Nội dung của sách tham khảo phục vụ cho tất cả các ngành đào tạo trongTrờng

+ Sách giáo trình : bao gồm những giáo trình do Trờng Đại Học BáchKhoa Hà Nội xuất bản và các giáo trình lu chiểu các trờng đại học khác

+ Ngoài những tài liệu dạng giấy đợc công bố, Th viện còn lu trữ bảoquản một số tài liệu lớn không công bố, các tài liệu này là kết quả tìm tòi,nghiên cứu, sáng tạo của những ngời làm công tác khoa học nh luận văn, luận ántiến sĩ, luận văn cao học Bên cạnh đó, Th viện còn có lu trữ “Bách khoa toànth”, các “Bộ sách tra cứu chuyên ngành”

+ Ngoài những tài liệu dạng giấy, hiện nay Th viện còn có những tài liệuphi giấy bao gồm đĩa mềm và các đĩa CD-ROM Trong đó CD-ROM chiếm 2/3tổng số

Th viện còn khai thác các nguồn tin trên mạng:

+ Mạng Lan: Là mạng cục bộ, nối các máy tính trong Th viện với nhau + Mạng Internet : Là mạng máy tính toàn cầu

Tài liệu phi giấy của Th viện rất phong phú và phục vụ hầu nh phần lớnnhu cầu ngời dùng tin một cách hiệu quả

1.5.2.2 Cơ sơ vật chất, thiết bị kĩ thuật

Th viện và Mạng thông tin Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội, toà nhà

10 tầng với diện tích 37000m2 và có vị trí thuận lợi cho việc phục vụ bạn đọc.Hiện nay trang thiết bị gồm có:

- 170 Máy tính trong đó có 2 máy chủ

- Máy đọc vi phim

- 10 Máy in laze

- 05 Máy photo copy

- Máy quét ảnh

- Và các đầu lọc, đĩa CD, máy xén giấy

1.2.6 Đặc điểm ngời dùng tin và nhu cầu tin của Th viện và Mạng thôngtin

Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội

Để nâng cao chất lợng phục vụ bạn đọc ở Th viện và Mạng thông tintrong giai đoạn hiện nay, đồng thời cũng đa ra phơng hớng và giải pháp công tácphục vụ góp phần thúc đẩy chất lợng giáo dục đào tạo, cần phải nghiên cứu đặc

điểm ngời dùng tin và nhu cầu tin của họ

1.2.6.1 Đặc điểm ngời dùng tin

Trong xã hội tri thức ngày nay, số lợng ngời dùng tin ngày càng phongphú và đa dạng Ngời dùng tin vào bất cứ thời gian nào cũng bị ảnh hởng bởi nềnkinh tế xã hội Với xu thế xã hội thông tin toàn cầu nh ngày nay thì số lợng ngờidùng tin ngày càng phong phú và đa dạng Đối với Trờng Đại Học Bách Khoa

Hà Nội, ngời dùng tin gồm 3 nhóm chính sau:

+ Ngời dùng tin là các nhà quản lý, cán bộ lãnh đạo

+ Ngời dùng tin là cán bộ giảng dạy, cán bộ nghiên cứu

+ Ngời dùng tin là sinh viên

Nhóm ngời dùng tin là các nhà quản lý, cán bộ lãnh đạo

Cán bộ quản lý Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội gồm có ban Giám hiệu,trởng và phó các khoa, các phòng và các tổ bộ môn Nhóm ngời dùng tin nàychiếm số lợng rất nhỏ chỉ khoảng 5% số ngời dùng tin Tuy nhiên đây là nhóm

đặc biệt quan trọng đóng vai trò quan trọng trong sự nghiệp phát triển của Trờng

Họ vừa tham gia giảng dậy, vừa làm công tác quản lý, xây dựng các chiến lợcphát triển của Trờng, của Khoa, của Bộ môn

Thực chất của quá trình quản lý là việc ra quyết định mà cờng độ lao độngcủa nhóm rất cao nên thông tin dành cho nhóm ngời này mang tính tổng kết, dự

báo, lợng thông tin diện rộng, khái quát trên các lĩnh vực khoa học Khi ra quyết

định quản lý, họ chính là những ngời cung cấp tin có hiệu quả cao Vì vậy ngờicán bộ th viện cần khai thác triệt để nguồn thông tin này bằng cách trao đổi, xin

ý kiến nhằm phát triển nguồn thông tin cho công tác thông tin th viện

Ngoài mục đích quản lý lãnh đạo, cán bộ quản lý còn tham gia giảng dạy,nghiên cứu khoa học Vì vậy ngoài những thông tin mà họ cần, cung cấp thêmthông tin có tính chất chuyên ngành cho từng cán bộ khác nhau Và cũng cầnphải khai thác triệt để nguồn tin này để có kế hoạch phát triển nguồn tin phù hợpvới lĩnh vực đào tạo

Nhóm ngời dùng tin là cán bộ giảng dạy, cán bộ nghiên cứu

Số lợng ngời dùng tin sẽ không ngừng gia tăng theo tỷ lệ thuận với nhu

cầu, quy mô và chất lợng đào tạo của Trờng Th viện có nhóm ngời dung tin làcác cán bộ giảng dạy,cán bộ nghiên cứu tại Trờng

Đây là đội ngũ lòng cốt của Trờng Họ là những ngời chuyển giao tri thứckhoa học đến cho sinh viên, họ tham gia trực tiếp vào quá trình đào tạo của Tr-ờng, vừa là chủ thể thông tin, vừa là ngời dùng tin của Th viện Vì tham giagiảng dạy nên họ phải thờng xuyên cập nhật những kiến thức mới, công nghệmới và chuyên sâu liên quan trực tiếp tới lĩnh vực mà họ giảng dạy Cán bộ giảngdạy phải không ngừng nâng cao trình độ, trao dồi kiến thức cho bản thân, phảithờng xuyên cập nhật thông tin

Thông tin cho nhóm ngời dùng tin này có tính chất chuyên sâu, có tính lýluận và thực tiễn Tính thời sự liên quan đến ngành khoa học cơ bản và khoa họcgiáo dục Và hình thức phục vụ thờng là thông tin chuyên đề th mục chủ đề, tạpchí chuyên ngành mới hoặc sắp xuất bản, thông tin chọn lọc về khoa học và côngnghệ, tài liệu chuyên ngành là sách cũng nh tạp chí khoa học kỹ thuật nớc ngoài,cơ sở dữ liệu và tài liệu điện tử

Trớc yêu cầu về đổi mới giáo dục, ngời giáo viên phải tìm và giới thiệucho sinh viên những tài liệu cần thiết liên quan đến môn học để sinh viên có thểtìm tòi và bổ sung kiến thức mới, kích thích quá trình sáng tạo, mang lại hiệuquả cao trong học tập và nghiên cứu Do đó Th viện cần quan tâm tìm kiểu đối t-ợng này không chỉ là phục vụ thông tin mà còn tranh thủ lấy ý kiến của họ vềcác ngành thông tin-tài liệu chuyên môn hoặc các tài liệu nh giáo trình, sáchgiáo khoa, sách tham khảo…

Nhóm ngời dùng tin là sinh viên

Trong tất cả những nhóm ngời dùng tin thì nhóm ngời dùng tin này chiếm

tỷ lệ cao nhất (80%) bao gồm sinh viên các khoá, các hệ đào tạo, nghiên cứusinh và sinh viên các trờng khác

Đây là nhóm ngời dùng tin đông đảo và biến động nhất của Trờng, do yêucầu đòi hỏi đặt ra trong học tập nên nhu cầu dùng tin của họ rất phong phú và đadạng Ngoài thời gian trên lớp thì hầu hết sinh viên sử dụng Th viện và phòng thínghiệm là nơi học tập và nghiên cứu Các phòng học của Th viện và Mạng thôngtin cũng đợc bố trí theo nhu cầu của ngời sử dụng Sinh viên 2 năm đầu chủ yếuhọc giáo trình đại cơng cơ bản tại phòng đọc giáo trình và sách tham khảo tiếngViệt, sinh viên 3 năm cuối chủ yếu đọc các tài liệu chuyên ngành, sách thamkhảo ngoại văn

Do nhiều giờ học trên lớp, thời gian tự nghiên cứu ít, tài liệu thiếu nênngoài thời gian lên giảng đờng, họ đều dành thời gian đến Th viện Hình thứcphục vụ cho họ thờng là cung cấp thông tin phổ biến về tri thức khoa học dớidạng sách giáo khoa, giáo trình, sách tham khảo hoặc một số luận án luận văn

có tính chất cụ thể trực tiếp phục vụ cho môn học và chuyên ngành đào tạo Tóm lại, sự phân chia nhóm ngời dùng tin ở đây chỉ là tơng đối, bởi mỗicán bộ, giảng viên đều đợc coi là ngời lãnh đạo quản lý hay nghiên cứu khoa họckhi tham gia vào các hoạt động cụ thể Với học viên cao học hay nghiên cứusinh, ở giảng đờng họ là học viên tuy nhiên trong thực tế họ có thể là những

đồng nghiệp, cộng sự với giảng viên Từ những đặc điểm của từng nhóm ngờidùng tin nh đã nêu trên, để làm tốt công tác phục vụ ngời dùng tin, thoả mãn tấtcả đối tợng ngời dùng tin chúng ta phải tiến hành xem xét và đánh giá nhu cầutin của họ

1.2.6.2 Đặc điểm nhu cầu tin

Khoa học ngày càng phát triển, sự bùng nổ thông tin ngày càng diễn ramạnh mẽ và nhanh chóng thì dẫn đến nhu cầu tin ngày càng phong phú và đadạng hơn

Trong thời kỳ đổi mới, đời sống vật chất và tinh thần của toàn xã hộingày càng tốt hơn, trong đó có cán bộ sinh viên Trờng Đại Học Bách Khoa HàNội Mặt khác với yêu cầu của chơng trình đào tạo tại Trờng, đòi hỏi phải đổimới phơng pháp dạy và học, nghiên cứu đợc chú trọng Chính Th viện với chức

năng thông tin, chức năng giáo dục, văn hóa, giải trí là nơi gặp gỡ của tất cả mọi

đối tợng ngời dùng tin trong tất cả Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội Hiện nayTiếng Anh và Tiếng Pháp là 2 ngôn ngữ mà ngời dùng tin hay dùng tại Th việnngoài Tiếng Việt Có 90% cán bộ giảng dạy có nhu cầu dùng tài liệu này Do họ

có trình độ ngoại ngữ cao, hơn nữa các tài liệu nớc ngoài khoa học hơn tài liệuTiếng Việt, giúp cho việc giảng dạy, biên soạn giáo trình, giáo án hay nghiêncứu khoa học

Tài liệu Tiếng Việt chủ yếu là sinh viên sử dụng (98%), tài liệu TiếngAnh là 70%, tài liệu Tiếng Pháp là 25% Tài liệu nớc ngoài đợc sử dụng chủ yếutrong các ngành học ngoại ngữ, tin học, bên cạnh đó nhu cầu sử dụng các loạibáo, tạp chí, tạp chí chuyên ngành khoa học của cán bộ giảng dạy là 96%

Tài liệu đợc xuất bản dới nhiều hình thức khác nhau, tuy nhiên tài liệutruyền thống vẫn đợc ngời dùng tin sử dụng rất nhiều chiếm gần 100% Các tàiliệu điện tử nh đĩa mềm, CD-ROM, và cơ sở dữ liệu cũng đợc ngời dùng tin quantâm Do vậy, nhu cầu cũng theo dạng tài liệu mà ngời dùng tin thờng sử dụng

Do đặc thù là Trờng Đại học đào tạo về kỹ thuật và công nghệ nên ngờidùng tin chủ yều đọc tài liệu về khoa học kỹ thuật ngoài các tài liệu đại cơng.Muốn nắm bắt đợc những thông tin mới về khoa học và kỹ thuật thì giảng viênluôn luôn phải cập nhật kiến thức mới và sinh viên thì phải tìm tài liệu để bổsung những kiến thức mà mình đã nhận đợc từ giảng viên Do vậy ngoài giáotrình thì sinh viên đợc tìm hiểu và nghiên cứu rất nhiều và những thông tin tàiliệu mới luôn đợc a chuộng và tìm kiếm nhiều Vì vậy mà nhu cầu của ngời dùngtin cũng theo thời gian xuất bản của tài liệu

Nh vậy, nhu cầu tin của ngời dùng tin tại Trờng Đại Học Bách Khoa HàNội rất phong phú về nội dung và hình thức, nên việc đáp ứng nhu cầu tin củangời dùng tin là vấn đề cấp thiết đòi hỏi sự cố gắng của tất cả cán bộ trong Thviện

Tóm lại, các nhóm bạn đọc của Th viện Trờng Đại Học Bách Khoa HàNội không đa dạng nh hệ thống Th viện công cộng Nhng yêu cầu mà họ đặt rarất sâu rộng đòi hỏi Th viện phải có những định hớng hoàn thiện vốn tài liệu th-ờng xuyên, kịp thời và hợp lý để đáp ứng đợc nhu cầu thông tin khoa học côngnghệ đang có xu hớng đi lên của cán bộ và sinh viên trong giai đoạn hiện nay

1.2.7 Cơ sở vật chất - kỹ thuật của Th viện và Mạng thông tin Trờng Đại

Học Bách Khoa Hà Nội

Th viện và Mạng thông tin đợc xây dựng cao 10 tầng, diện tích sử dụng của

Th viện hiện nay là 37000m2, với vốn đầu t là 200 tỷ Hệ thống máy tính của

Th viện bao gồm 20 máy dành cho cán bộ, sử dụng các hãng máy tính hiện đại

và hiện nay đang tích hợp phần mềm VTLS Các máy tính đợc kết nối mạng Lan

và mạng Internet

Ngoài những máy tính, Th viện còn có máy in, máy photo, máy Scaner,1cổng từ và 1 cổng RFID Các thiết bị này không chỉ phục vụ cho các công táccủa Th viện mà còn phục vụ cho nhu cầu của các sinh viên trong Trờng khimuốn in hay sao chụp tài liệu cần thiết

- Ghế ngồi cho bạn đọc : Phòng đọc nhỏ là 74 chỗ Phòng đọc lớn là 150chỗ

- Gía đựng tài liệu : Phòng đọc nhỏ là 28 khoang, phòng đọc lớn là 66khoang

- Mỗi phòng đọc có 1-2 máy tính dùng cho bạn đọc tra cứu thông tin về

Th viện hay những tài liệu mà bạn đọc muốn tìm

- Hệ thống camera, chỉ từ, chíp PRID, mã vạch và máy quét mã vạch Để đảm bảo và thoả mãn mọi nhu cầu tin cho mọi đối tợng ngời đọc vàngời dùng tin, Th viện và Mạng thông tin Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nộiphải chú trọng đến công tác xây dựng và phát triển Th viện Và một trong nhữngcông tác đó là xây dựng và hoàn thiện Bộ máy tra cứu thông tin trong Th viện vàMạng thông tin Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội

Chơng 2: Thực trạng Bộ máy tra cứu tin của Th viện và Mạng thông tin Trờng Đại Học Bách

Khoa Hà Nội

2.1 Khái quát về Bộ máy tra cứu tin

2.1.1 Định nghĩa Bộ máy tra cứu tin

Bộ máy tra cứu tin trong cơ quan thông tin Th viện là tập hợp các công cụ,phơng tiện cho phép truy cập đến tài liệu hoặc thông tin trong tài liệu của Thviện

Bộ máy tra cứu tin là cầu nối giữa ngời dùng tin và cán bộ thông tin với vốntài liệu Bộ máy tra cứu tin giúp ngời dùng tin có thể tìm đợc tài liệu mình cầnmột cách nhanh chóng thuận lợi, chính xác, thoả mãn đợc nhu cầu tin của họ

2.1.2 Vai trò, tác dụng và chức năng của Bộ máy tra cứu tin

Hiện nay trong hoàn cảnh thế giới đang bùng nổ thông tin, số lợng thông tinngày càng trở nên phong phú, kéo theo nó là số lợng tài liệu ngày càng tăngnhanh chóng Nếu Bộ máy tra cứu thông tin không hoàn chỉnh thì không thể pháthuy hết tác dụng của tài liệu và việc kiểm soát tài liệu của cán bộ cũng trở nênkhó khăn hơn

Nh chúng ta đã biết, tất cả những hoạt động của th viện đều nhằm mục đíchphục vụ bạn đọc Xây dựng Bộ máy tra cứu cũng trong mục đích đó Và vai tròchính của Bộ máy tra cứu tin đợc thể hiện:

- Là phơng tiện tìm kiếm tài liệu của bạn đọc vì Bộ máy tra cứu với cácthành phần của nó là phản ánh tất cả tài liệu của th viện cũng nh ngoài th việnnh: hệ thống mục lục truyền thống, cơ sở dữ liệu tích hợp đều phục vụ cho mục

đích cuối cùng là phục vụ bạn đọc một cách có hiệu quả

- Là chìa khoá hữu hiệu để bạn đọc tiếp cận thông tin, đây là công cụ tiếpcận kho tài liệu nhanh chóng và hiệu quả nhất từ đó bạn đọc có thể tra cứu đợcthông tin mà họ cần

- Đảm bảo thông tin cho ngời dùng tin một cách có hiệu quả và chính xác.Không chỉ có vai trò đối với bạn đọc mà đối với cán bộ th viện, Bộ máy tra cứutin cũng có vai trò rất to lớn

- Là cơ sở cho tất cả cho tất cả các hoạt động của th viện: bổ sung tài liệu,

xử lý thông tin, phục vụ bạn đọc

- Bộ máy tra cứu là cơ sở để khảo sát, học tập về phơng pháp công tác thviện khoa học của cán bộ th viện

Nh vậy, Bộ máy tra cứu có vai trò rất quan trọng và to lớn không những có

ảnh hởng và vai trò đối với bạn đọc mà nó còn thể hiện vai trò đối với cả cán bộ

Bộ máy tra cứu tin truyền thống là một công cụ tìm kiếm thông tin đặc biệtquan trọng không thể thiếu với th viện ngày nay.Một Th viện không thể thiếu Bộmáy tra cứu này Bộ máy tra cứu tin truyền thống tại Th viện Trờng Đại HọcBách Khoa Hà Nội bao gồm:

- Hệ thống mục lục th viện

- Kho tài liệu tra cứu

- Các tài liệu có tính chất tra cứu

. Hệ thống mục lục th viện

Hệ thống mục lục là tập hợp các phiếu mô tả đợc sắp xếp theo một trật tựnhất định nh : thứ tự chữ cái tên sách, thứ tự chữ cái tên tác giả, theo kí hiệuphân loại hoặc theo chủ đề (subject heading) của tên tài liệu

Hệ thống mục lục chia theo các ngôn ngữ sau:

- Tiếng Anh, Pháp, Đức

- Tiếng Nga

- Tiếng Việt

Trong mỗi loại chia theo các loại mục lục:

- Mục lục chữ cái

- Mục lục chủ đề

- Mục lục phân loại

- Mục lục công vụ

Kho tài liệu tra cứu

Kho tài liệu tra cứu là những tài liệu quý, có nội dung phong phú, bao gồmcác loại tài liệu :

- Các loại từ điển

- Bách khoa toàn th

- Sổ tay tra cứu

- Tài liệu th mục

Tài liệu có tính chất tra cứu nh các tài liệu chính thức của Đảng

2.2.2 Cấu trúc Bộ máy tra cứu hiện đại.

Trên thế giới, cách mạng khoa học kĩ thuật đang phát triển một cáchnhanh chóng và nó mang lại cho xã hội loài ngời những thành tựu to lớn Máytính chính là biểu tợng của phát minh khoa học công nghệ và hiện nay máy tính

đợc áp dụng trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Cùng với dòng chảy của

máy tính vào các ngành kĩ thuật, Th viện cũng sử dụng máy tính trong hoạt độngcủa mình nhằm đáp ứng nhu cầu của ngời dùng tin một cách nhanh chóng và tạo

điều kiện thuận tiện cho việc quản lý nguồn tin của cán bộ th viện

Th viện và Mạng thông tin Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội là một Thviện phục vụ cho các ngành kĩ thuật Ngoài ứng dụng vào Bộ máy tra cứu, tinhọc hoá còn ứng dụng rất nhiều vào các hoạt động của Th viện nh thu thập, xử lýthông tin

Những yếu tố cấu thành nên Bộ máy tra cứu hiện đại tại Th viện và Mạngthông tin Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội

+ Các cơ sở dữ liệu của Th viện

+ Hệ thống đĩa mềm CD-ROM

+ Mạng thông tin của Th viện

2.3 Tổ chức khai thác Bộ máy tra cứu tin tại Th viện và Mạng thông tin

Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội

2.3.1 Tổ chức khai thác Bộ máy tra cứu tin truyền thống

Hệ thống mục lục là bộ phận cấu thành quan trọng của Bộ máy tra cứutruyền thống, hệ thống mục lục thực hiện chức năng là công cụ tra tìm tài liệu vàgiới thiệu kho sách của Th viện với ngời dùng tin sao cho kết quả tìm tin đạt hiêuquả nhất

Hệ thống mục lục giúp cán bộ th viện biết đợc vị trí tài liệu trong kho, làcông cụ quản lý vốn tài liệu trong Th viện và tổ chức phục vụ bạn đọc Từ đó cán

bộ quản lý có cách đánh giá chính xác hiệu quả công tác cán bộ th viện, xử lý tàiliệu Mặt khác, hệ thống mục lục còn là công cụ hỗ trợ cán bộ trong công tác xử

lý tài liệu nh : mô tả, định chủ đề và góp phần vạch kế hoạch bổ sung thêm tàiliệu

Hệ thống mục lục là bộ phận quan trọng của Bộ máy tra cứu tin Mục lục

Th viện phản ánh tài liệu trong kho Nhiệm vụ của nó là phản ánh tài liệu hiện có

về loại hình tài liệu, giới hạn ngôn ngữ và thời gian, thành phần tác giả và mức

độ bao quát của đề tài Một trong những chức năng chủ yếu của mục lục là giúpngời dùng tin xác định đợc vị trí lu trữ tài liệu trong kho

Nói tới vai trò của hệ thống mục lục, G.E.Evans đã nói : “Mục lục-sảnphẩm chủ yếu của quá trình biên mục-là công cụ tra cứu quan trọng vào bậc nhấttrong th viện Khó có thể hình dung rằng có thể sử dụng đợc một cơ quan thông

tin th viện dù chỉ có những trữ lợng tài liệu ở mức trung bình, mà lại thiếu hệthống mục lục”.

Th viện và Mạng thông tin đã tổ chức hệ thống mục lục theo các ngôn ngữ:

- Tiếng Anh, Tiếng Pháp, Tiếng Đức

- Tiếng Nga

- Tiếng Việt

Trong mỗi ngôn ngữ lại chia các loại mục lục: Mục lục chữ cái, mục lụcphân loại, mục lục công vụ, mục lục chủ đề

a Mục lục chữ cái

Mục lục chữ cái sẽ trả lời “có” hay “không” giúp cho ngời dùng tin tìmthấy trong kho tài liệu của Th viện khi biết tác giả, ngời hiệu đính hoặc nhan đềcủa tài liệu Mục lục chữ cái phản ánh bộ sách hay tuyển tập các công trìnhnghiên cứu tài liệu, các bản báo cáo

Tại Th viện và Mạng thông tin, hệ thống mục lục chữ cái đợc chia thànhhai bộ phận: mục lục chữ cái, mục lục phân loại Theo từ điển giải nghĩa thuậtngữ Th viện học : Mục lục chữ cái là mục lục trong đó các phiếu mô tả tài liệu đ-

ợc sắp xếp theo vần chữ cái của họ tên tác giả, tác giả tập thể và theo tên tácphẩm đợc gọi là mục lục chữ cái

Qua mục lục chữ cái có thể nhanh chóng xác định đợc một cuốn sách cụthể, các cuốn sách cụ thể, các cuốn sách của một tác giả nhất định, các côngtrình của một cơ quan nào đó có ở Th viện hay không, loại mục lục này phản ánh

về hình thức và đặc trng của nó, phán ánh theo thứ tự chữ cái và tiêu đề mô tả Mục lục chữ cái có 2 phiếu mô tả : theo tên sách và theo tên tác giả Sốphiếu trong mục lục chữ cái bao gồm : phích mô tả chính, phích mô tả bổ sungcho nhan đề, các phích chỉ chỗ Loại mục lục này dễ tổ chức và sử dụng, là ph-

ơng tiện tra cứu tin thông dụng nhất, phù hợp với tâm lý, giúp cán bộ bổ sungtrao đổi sách, những lời yêu cầu của ngời dùng tin Mục lục chữ cái là bộ phậnkhông thể thiếu trong bất kì th viện nào Đối với ngời dùng tin, mục lục chữ cái

sử dụng đơn giản nhất, ngời dùng tin chỉ cần biết một số thông tin nào đó nh :tên sách, tên tác giả, tên ngời dịch có thể tìm tài liệu cần thiết

Hình thức của phiếu mô tả có khổ thống nhất theo tiêu chuẩn quốc tế vớichiều dài 12,5cm , rộng là 7,5cm Trên phiếu có hay vạch kẻ dọc, vạch kẻ dọcthứ nhất cách mép trái phiếu 1cm, trên phiếu có kẻ từ 8-10 hàng ngang từ vạch

dọc thứ nhất ghi khoảng mô tả của tài liệu, góc trên ghi kí hiệu kho và kí hiệuxếp giá, phía dới ghi môn loại của tài liệu.

Hệ thống mục lục chữ cái của Th viện đợc chia hai loại chính : mục lục chữcái tên sách và tên tác giả

- Mục lục tên sách

Các phiếu đợc sắp xếp theo tiêu đề mô tả của nhan đề tài liệu Nhan đề tàiliệu, nhan đề mô tả đợc in hoặc viết đậm hơn Phía dới là thông tin mô tả nh : têntác giả, nơi xuất bản, số trang, nhà xuất bản, năm xuất bản Góc bên trái trêncùng của phiếu là số đăng kí cá biệt và số kí hiệu xếp giá của tài liệu cũng đợc in

đậm Với mục lục chữ cái tên sách này khi mô tả thì viết từ gạch dọc thứ haidòng thứ nhất

517 Bài tập toán học cao cấp/ Nguyễn

GV396 Đình Trí, Tạ Văn Đình, Nguyễn Hồ

Quỳnh.- H.: Giáo dục, 2000

Tập 3: Phép tính giải tích nhiều biến

số - 2000.- 499tr

-Mục lục tên tác giả

Các phiếu mô tả sắp xếp theo tên tác giả Họ tên tác giả đợc in đậm đa lêndòng đầu tiên của phiếu mô tả và khi mô tả sẽ viết tên tác giả bắt đầu từ vạch thứnhất

Tại Th viện và Mạng thông tin, việc mô tả tài liệu theo tên tác giả đợc môtả theo phơng pháp đảo tên lên trớc, họ đệm sau Tên tác giả có hai từ thì giữnguyên không đảo Đối với tác giả nớc ngoài, tài liệu thờng viết tên trớc, họ sauthì khi mô tả không cần phải đảo mà mô tả lần lợt theo tên một trang sách

VD : Với tên tác giả ngời Việt:

571 Trí(Nguyễn Đình)

GV396 Bài tập toán học cao cấp/ Nguyễn

Đình Trí, Tại Văn Đình, Nguyễn

Hồ Quỳnh.- H.: Giáo dục, 2000

Tập 3: phép tính giải tích nhiều biến

NV3889 Dynamic Aspect of Molecular

Energy States/ T.L Conttrell

London.: Oliver & Boyd,

79tr

N5918

Nguyên tắc sắp xếp các phiếu mô tả theo mục lục chữ cái : theo tên sách vàtên tác giả Trong tủ mục lục thì chữ cái đợc sắp xếp theo thứ tự chữ cái của tiêu

đề mô tả Từng mục lục xếp theo vần chữ cái trong từ điển A-Z

- Mục lục chữ cái tiếng Việt xếp theo trật tự chữ cái tiếng Việt

- Mục lục chữ cái tiếng Nga xếp theo trật tự tiếng Xlavơ

- Mục lục chữ cái tiếng Anh, Pháp, Đức xếp theo trật tự tiếng Latinh

Vị trí của một phiếu trong mục lục chữ cái nằm ở đầu tuỳ thuộc vào chữ cái

đầu tiên của tiêu đề mô tả trên phiếu Chữ cái đầu tiên giống nhau thì sắp xếptheo vần chữ cái thứ hai, nếu chữ cái ở vần thứ hai giống nhau thì sắp xếp theovần chữ cái thứ ba và cứ nh vậy

300 câu hỏi ôn tập Tiếng Anh

Nếu các lần xuất bản khác nhau của một tên sách giống nhau thì xếp phiếumô tả thứ tự ngợc thời gian