. Từ điển thuật ngữ (từ điển chuyên ngành) nội dung tổng hợp chuyên ngành nh: Từ điển khoa học kĩ thuật tổng hợp Anh-Việt ( hơn 20 cuốn) , từ
2.3.2 Tổ chức khai thác Bộ máy tra cứu hiện đạ
Cuộc cách mạng khoa học và công nghệ trên thế giới ngày nay đang phát triển một cách nhanh chóng và có những thành tựu to lớn. Máy tính là biểu tợng của phát minh khoa học và công nghệ, đã đợc áp dụng trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội. Vấn đề đặt ra là phải đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế xã hội của đất nớc và hoạt động của cơ quan thông tin th viện cũng phải đợc tin học hoá. Chính vì vậy mà máy tính đã trở thành công cụ không thể thiếu đợc và chính máy tính đã làm thay đổi đáng kể hoạt động của th viện truyền thống.
Trong điều kiện phát triển của mạng thông tin, đặc biệt là tại Th viện và Mạng thông tin Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội, các hệ thống mục lục trong Bộ máy tra cứu truyền thống đã dần thay thế bằng hệ thống mục lục truy cập công cộng trực tuyến OPAC ( Online Public Access Catalog). Hiện nay Bộ máy tra cứu truyền thống và hiện đại đang đợc sử dụng song song tại Th viện, hỗ trợ nhau,với mục tiêu duy nhất là phục vụ ngời dùng tin một cách thuận tiện, hữu ích và sử dụng triệt để nhất chiến lợc chia sẻ nguồn tài liệu của Th viện.
Th viện và Mạng thông tin Trờng Đại học Bách Khoa Hà Nội là một Th viện lớn, phục vụ chủ yếu là các ngành khoa học, kỹ thuật. Việc ứng dụng tin học hoá vào công tác th viện là rất cần thiết, đặc biệt là trong công tác xây dựng Bộ máy tra cứu tin hiện đại trong việc thu thập tài liệu, xử lý thông tin, tổ chức các dịch vụ tìm và phổ biến thông tin phục vụ ngời dùng tin ở các mức độ khác nhau. Bộ máy tra cứu tin giúp ngời dùng tin rút ngắn thời gian tìm kiếm tài liệu. Tài liệu đợc tìm trên máy tính đợc tóm tắt nội dung theo chủ đề, từ khoá hoặc có thể tham khảo những tài liệu có nội dung liên quan đến tài liệu đó. Không chỉ có tác dụng phục vụ bạn đọc, tin học hoá trong th viện còn giúp cán bộ th viện quản lý những tài liệu có trong Th viện theo một cơ chế
thống nhất. Bên cạnh đó, tin học hoá còn góp phần quan trọng trong việc tổ chức hoạt động hiệu quả của Th viện.
Để tìm hiểu chi tiết về Bộ máy tra cứu tin hiện đại của Th viện, ta sẽ tìm hiểu yếu tố cấu thành Bộ máy tra cứu hiện đại.
. Các cơ sở dữ liệu của Th viện
“Cơ sở dữ liệu là tập hợp dữ liệu đợc lu trữ trong máy tính, có thể truy cập bằng nhiều cách khác nhau” - theo từ điển tiếng Anh Oxford.
Các khái niệm khác của cơ sở dữ liệu:
- Cơ sở dữ liệu là tập hợp có cấu trúc những dữ liệu về đối tợng đợc quản lý theo một thể thống nhất nhằm cho việc truy cập và xử lý đợc dễ dàng và nhanh chóng, các dữ liệu này đợc lu trữ trên các vật mang tin mà máy tính có thể đọc đ- ợc.
- Cơ sở dữ liệu là tập hợp có tổ chức các dữ liệu đã đợc tiêu chuẩn hoá về hình thức và nội dung, đợc lu trữ bằng bất cứ phơng tiện nào mà máy tính điện tử có thể đọc nh : đĩa từ, đĩa quang, đĩa mềm... Cơ sở dữ liệu đợc tổ chức theo một cấu trúc nhất định.
Căn cứ vào đặc điểm tính chất có thể chia cơ sở dữ liệu thành 3 loại: - Cơ sở dữ liệu th mục.
- Cơ sở dữ liệu toàn văn. - Cơ sở dữ liệu dữ kiện.
+ Cơ sở dữ liệu th mục : dùng để tra cứu thông tin th mục nh : SCTTEC. Cơ sở dữ liệu về lĩnh vực mũi nhọn, công nghệ sinh học, năng lợng, tin học.
+ Cơ sở dữ liệu toàn văn : Cung cấp đầy đủ những thông tin liên quan đến đối tợng. Cơ sở dữ liệu này chứa tài liệu gốc, ngời dùng tin chỉ cần khai báo trực tiếp những thông tin về đối tợng nào đó mà họ đang tìm kiếm sẽ tìm đợc những thông tin ma mình cần.
+ Cơ sở dữ liệu dữ kiện: Cung cấp những thông tin hoặc tham số về một lĩnh vực hoặc một đối tợng nào đó nhng không đa ra tài liệu.
Th viện và Mạng thông tin Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội đã sớm nghiên cứu và xây dựng cơ sở dữ liệu của mình. Ngay sau khi tạo lập xong mạng cụ bộ(mạng Lan), các cơ sở dữ liệu của trờng đợc tổ chức xây dựng trên phần mềm CDS/ISIS (Computer documetation system intergreted Set of infomation system). Phần mềm này do UNESCO tài trợ, nó chạy trên hệ điều hành DOS. Ch- ơng trình này đợc thích hợp với tiếng Việt.
Th viện và Mạng thông tin Trờng Đại học Bách Khoa Hà Nội đã xây dựng một số biểu ghi của các Cơ sở dữ liệu sau đây:
* Cơ sở dữ liệu BKSH
Là cơ sở dữ liệu lớn nhất của Th viện, bao gồm các loại sách sau:
+ Sách giáo trình (do cán bộ giảng dạy của Trờng viết hoặc do Nhà xuất bản Khoa học Kỹ thuật xuất bản).
+ Sách tham khảo. + Luận án, luận văn. + Sách văn nghệ, giải trí.
Xây dựng cơ sở dữ liệu này, Th viện đã sử dụng tờ khai tiền máy dựa trên khổ mẫu của Trung tâm Thông tin Khoa Học Công nghệ Quốc Gia. Tờ khai có 44 yếu tố đợc lập trình sẵn và khi xử lý tài liệu cán bộ th viện chỉ việc khai thông tin về tài liệu vào tờ khai và tiến hành nhập văn bản vào máy. Khi nhập văn bản vào máy, cán bộ th viện nhập lần lợt các yếu tố vào các trờng trong biểu ghi cơ sở dữ liệu, sau đó tạo file đảo phục vụ quá trình tra cứu của bạn đọc. File đảo chứa các thuật ngữ có thể làm điểm truy cập thông tin trong cơ sở dữ liệu. Tập hợp tất cả các điểm truy cập là từ điển. Th viện chọn file đảo các trờng tác giả, nơi xuất bản, từ khoá, kí hiệu, nhan đề bìa, nhan đề dịch Việt.
* Cơ sở dữ liệu RUSS
Là cơ sở dữ liệu th mục sách tiếng Nga, quản lý sách tiếng Nga. Trong Th viện, cơ sở dữ liệu này cũng đợc chuyển đổi từ tiếng Nga sang tiếng Latinh sau đó
đánh từ khoá bằng tiếng Latinh và đợc cho vào cơ sở dữ liệu BKSH, khi đó có thể tìm tài liệu bằng từ khoá tiếng Latinh. Nhập máy cho sách tiếng Nga thì trờng “tóm tắt” bỏ trống, khi nhập biểu ghi bằng tiếng Nga gốc và đã tạo file đảo, bạn đọc có thể tìm theo tên sách, tác giả, kí hiệu phân loại.
* Cơ sở dữ liệu BKTC
Là cơ sở dữ liệu quản lý tạp chí của Th viện. Mỗi tên tạp chí ứng với một biểu ghi. Chủ yếu là tạp chí tiếng Việt và một số tạp chí nớc ngoài. Khi nhập máy cho tạp chí cũng tuân theo những nguyên tắc cơ bản nh đối với sách. Mỗi tên tạp chí đợc nhập vào sách tạo thành một biểu ghi, ở phần nhập năm và số của tạp chí đợc tách thành từng trờng riêng cho phép cập nhật nhanh chóng, hoặc khi có tạp chí mới về thì cũng dễ dàng đợc nhập vào cơ sở dữ liệu nh một biểu ghi độc lập. Sau khi kết thúc lập cơ sở dữ liệu là cập nhật file đảo nên đặc điểm tiếp cận của thông tin để có thể tra cứu, Th viện chọn trờng làm file đảo là : tên tạp chí, mã xếp giá, năm xuất bản và bạn đọc sẽ chọn các trờng này làm điểm truy cập tài liệu. * Cơ sở dữ liệu nghiệp vụ
Là cơ sở dữ liệu đợc xây dựng từ năm 2003 phục vụ cho cán bộ Th viện. * Cơ sở dữ liệu BKBĐ
Là cơ sở dữ liệu bạn đọc. Hình thức tìm tin trên cơ sở dữ liệu này đang đợc ngời dùng tin sử dụng nhiều hơn do tính năng tra cứu tìm tin nhanh chóng, có khả năng tìm đợc nhiều tài liệu khác nhau về một lĩnh vực mà họ cần hay nhiều tác phẩm của cùng một tác giả.
* Từ cuối năm 2006
Với việc sử dụng phần mềm VTLS, Th viện và Mạng thông tin Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội đã tập chung tất cả các cơ sở dữ liệu trên thành cơ sở dữ liệu chung và không còn chia nhỏ nh vậy nữa. Đó là cơ sở dữ liệu sách và tạp chí. . Cơ sở dữ liệu sách:
Có trên 5000 biểu ghi là cơ sở tích hợp các loại sách nh từ điển, Bách khoa toàn th, luận án, luận văn, giáo trình. Hiện nay, sách trong Th viện có rất nhiều ngôn ngữ khác nhau nh tiếng Nga, tiếng Anh, tiếng Pháp, Tiếng Đức, Tiếng Việt. Đặc biệt cơ sở dữ liệu tiếng Nga đã đợc chuyển sang tiếng Latinh, đợc đa vào cơ sở dữ liệu sách giúp bạn đọc tìm tin theo ngôn ngữ từ khoá, sẽ tập hợp đợc nhiều tài liệu mà họ cần trong quá trình nghiên cứu. Hàng năm, cơ sở dữ liệu sách này thờng xuyên đợc bổ sung, cập nhật giúp cho sinh viên, cán bộ nghiên cứu nhanh chóng tìm đợc tài liệu mà mình muốn.
Cơ sở dữ liệu sách là cơ sở dữ liệu tích hợp lớn nhất Th viện, bao gồm nhiều loại sách.
. Cơ sở dữ liệu tạp chí :
Là cơ sở dữ liệu quản lý toàn bộ tạp chí của Th viện, trong đó có các loại tạp chí tiếng Anh, Pháp, Đức, Việt và một số tạp chí Nga đợc Latinh hoá. Tổng số biểu ghi là khoảng 2500, trong đó biểu ghi này chủ yếu là tạp chí tiếng Việt.
Hiện nay Th viện đang tập hợp và khai thác phần mềm VTLS (Virtual Technology Library System), là phần mềm của Mĩ, có 5 modun cơ bản:
- OPAC : là hệ thống mục lục tra cứu trực tuyến, giúp bạn đọc tra cứu tìm tin và hỗ trợ nhiều ngôn ngữ tra cứu khác nhau, bạn đọc có thể truy cập từ xa tài khoản của mình.
- Bổ sung : cho phép tạo lập các đơn đặt, thanh toán giao dịch, thống kê, lập kế hoạch, phân chia kế hoạch cho việc bổ sung tài liệu.
- Liên thông : phần mền này hỗ trợ quản lý và lu thông bạn đọc, xuất nhập các biểu thi bạn đọc, tạo biểu ghi bạn đọc. Hỗ trợ áp dụng các công nghệ, quản lý việc lu thông tài liệu, tích hợp cả việc an ninh lu và lu thông thuận lợi cho việc kiểm kê tài liệu.
- Quản lý ấn phẩm định kỳ : cho phép quản lí, dowload, tạo các biểu ghi ấn phẩm định kì, hỗ trợ chuẩn quốc tế MARC21...
- Biên mục : hỗ trợ các chuẩn MARC21, dowload các biểu ghi trên mạng, các tính năng trong biên mục : tạo nhãn, xuất nhập dữ liệu, hỗ trợ các ngôn ngữ, tạo các workform (các trang làm việc/ khổ mẫu làm việc).
Nếu bạn muốn tìm kiếm thông tin trong cơ sở dữ liệu này, bạn vào trang web : http://library.hut.edu.vn. Sau đó chọn mục liên kết “Tra cứu” tại trang web này. Trong hệ thống mục lục tra cứu trực tuyến OPAC có nhiều cách tìm khác nhau : tìm nhanh, tìm lớt, tìm theo từ khoá, chủ đề, nâng cao... Tuỳ theo mục đích tìm kiếm mà bạn đọc có thể chọn cách tìm phù hợp.
. Tìm nhanh : kết quả tìm kiếm rất rộng, tìm trong toàn bộ cơ sở dữ liệu nên thích hợp với việc tìm kiếm những từ khoá chuyên ngành hẹp, tên riêng...