II. HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC PHÒNG
2. Tình hình hoạt động của phòng hành chính – tổng hợp
+ Điều kiện cơ sở vật chất của văn phòng:
- Điều kiện cơ sở vật chất dược coi là một căn cứ cấu thành tổ chức nói chung và bộ máy văn phòng nói riêng nhằm phục vụ cho bộ máy văn phòng hoạt động.
- Các phương tiện kỹ thuật: máy tính, máy in, máy phôtcoppy, máy huỷ tài liệu, điện thoại, fax, điều hoà nhiệt độ, máy chiếu, thiết bị âm thanh nghe nhìn…
- Các công cụ dụng cụ làm việc: Bàn, ghế, tủ đựng hồ sơ, văn phòng phẩm…
- Ngoài ra còn có những điều kiện làm việc khác như ánh sáng, màu sắc, nhiệt độ, tiếng ồn, y tế, vệ sinh, an toàn phòng cháy chữa cháy.
+ Nhân sự làm việc trong văn phòng:
Chánh văn phòng (Trưởng phòng): Là người đứng đầu bộ phận văn phòng trong trường, là người có nhiệm vụ quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của văn phòng, chịu trách nhiệm trước hiệu trưởng về toàn bộ kết quả hoạt động của văn phòng.
Phó chánh văn phòng (Phó trưởng phòng): Là người giúp trưởng phòng tổ chức quản lý điều hành một số lĩnh vực hoặc thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể mà Trưởng phòng giao cho. Là người chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về kết quả hoạt động của bộ phận mình quản lý.
Nhân viên nghiệp vụ: Nhân viên văn thư, lưu trữ…có trách nhiệm hoàn thành khối lượng, chất lượng công việc được giao theo thời gian hoặc theo khoán. Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về kết quả công việc của mình. + Quy chế hoạt động của văn phòng:
Do đặc điểm là một đơn vị hành chính sự nghiệp nên văn phòng trường ĐHBKHN có những nguyên tắc tổ chức, nhiệm vụ cụ thể khác với những văn phòng của các Doanh nghiệp. Quy chế hoạt động của văn phòng gồm 4 phần:
Phần I: Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng: Nêu lên chức năng chung của văn phòng là tham mưu, tổng hợp và hậu cần và chức năng chủ yếu ở đây là tổng hợp và hậu cần.
Phần II: Các nhiệm vụ cụ thể như sau:
+ Tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, đề xuất các biện pháp thực hiện sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng. + Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, giải quyết các đơn thư, tờ trình của các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan, tổ chức theo dõi việc giải quyết các đơn thư, tờ trình đó.
+ Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của thủ tục văn bản trước lãnh đạo đơn vị và cơ quan hành chính cấp trên.
Phần III: Tổ chức bộ máy của văn phòng: Quy định về chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của bộ máy văn phòng và mối quan hệ công tác giữa văn phòng đối với các phòng ban khác trong cơ quan.
Phần III : Nhiệm vụ, quyền hạn của Trưởng phòng Phần IV: Lề lối làm việc của văn phòng:
+ Quy định các chế độ giao ban, hội họp của văn phòng
+ Quy định phương thức tham mưu, tổng hợp các loại báo cáo thuộc trách nhiệm văn phòng phải thực hiện
+ Quy định việc giám sát, đôn đốc kiểm tra thực hiện chương trình công tác trong văn phòng
+ Quy định trách nhiệm điều hành, quản lý do thủ trưởng cơ quan uỷ nhiệm và giao phó.
Các nghiệp vụ văn phòng:
Gồm các nghiệp vụ về thông tin, tham mưu, văn thư, lưu trữ, hậu cần, hoạt động giao tiếp
* Công tác thông tin:
Quá trình chuyển đổi
Thông tin vào Thông tin ra
Thông tin ra phản hồi Thông tin vào
Thông tin ra Môi trường
Sơ đồ hệ thống thông tin
+ Xây dựng và tổ chức nguồn tin:
+ Thu thập thông tin: Việc thu thập thông tin được tiến hành qua nhiều kênh khác nhau như: Kênh thông tin theo ngành từ trên xuống và từ dưới lên, kênh thông tin theo ngành trong từng cấp, trong nội bộ cơ quan, kênh thông tin qua hệ thống báo cáo, kênh thông tin qua hội họp, giao ban, qua tra cứu, thu thập và qua quá trình giao tiếp
+ Phân tích và xử lý thông tin: Kiểm tra tính chính xác, tính hợp lý của các tài liệu; hệ thống, chỉnh lý, tổng hợp, phân tích số liệu tài liệu.
+ Cung cấp, phổ biến thông tin + Bảo quản lưu trữ thông tin * Công tác tham mưu:
Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý nhằm đạt hiệu quả nhất định. Tham mưu cho thủ trưởng xử lý có hiệu quả nhất trong các tính huống; giúp người lãnh đạo ra các quyết định, đề án quản lý hữu hiệu nhất.
Tạo cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan, hỗ trợ các phương tiện, dụng cụ và điều kiện cần thiết để cán bộ nhân viên năng cao năng suất lao động và hiẹu quả công tác.
Bao gồm các nghiệp vụ như: Quản lý chi tiêu kinh phí; đảm bảo điều kiện làm việc của cơ quan.