III. HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRONG VĂN PHÒNG TRƯỜNG
1.3. Tổ chức quản lý hồ sơ sách tài liệu
Hồ sơ, sổ sách tài liệu lưu trữ trong đơn vị ghi lại các hoạt động về mọi mặt của đơn vị, cần phải được giữ gìn để tra cứu và sử dụng khi cần thiết. Các văn bản đã giải quyết xong đựoc lập thành hồ sơ, sắp xếp theo thứ tự có logíc và tổ chức một cách có khoa học.
+ Cặp đựng văn bản, tài liệu cần được giải quyết + Cặp đựng văn bản, tài liệu đã xử lý
+ Cặp đựng giấy tờ giải quyết như các loại báo cáo, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ kỹ thuật để nghiên cứu tham khảo và các giấy tờ khác.
1.4. Tổ chức quản lý sử dụng con dấu
Con dấu của văn phòng bao gồm con dấu Trường ĐHBK Hà Nội và dấu ghi tên Trưởng phòng hành chính – tổng hợp.
Quá trình sử dụng và bảo quản con dấu thực hiện theo đúng quy định của pháp luật và của cơ quan.
1.5. Sử dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn thư
Trường ĐHBK Hà nội là một đơn vị ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư từ năm 1992, đến cuối năm 1998 chương trình văn thư mới được cải tiến một bước. Văn bản đến, văn bản đi đều được cập nhật hàng ngày, chất lượng khai thác năm sau cao hơn năm trước. Đến nay công tác quản lý văn bản trên máy tính đã đi vào nề nếp, phục vụ tra tìm văn bản kịp thời đáp ứng nhu cầu công tác chỉ đạo của Nhà trường trong tình hình mới.
Hiện nay bộ phận văn thư đã được trang bị một số thiết bị hiện đại như: Máy điện thoại, máy Fax, máy photocopy, máy in, để phục vụ cho công tác văn thư và lưu trữ.
SƠ ĐỒ VĂN BẢN ĐẾN
SƠ ĐỒ VĂN BẢN ĐI VB đến
Sổ văn thư Trưởng phòng
Ban lãnh đạo Trường Vi tính
Văn thư
Đơn vị xử lý
Đơn vị soạn
thảo Ký duyệt Sổ văn thư
BẢNG THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CÔNG VĂN ĐẾN VÀ CÔNG VĂN ĐI CỦA TRƯỜNG ĐHBK HÀ NỘI TRONG 3 NĂM GẦN ĐÂY (2004- 2006)
Năm
Số lượng công văn đến từ Số lượng công văn đi Bộ GD&ĐT, từ CP, TTCP Các đơn vị liên kết Lưu hành nội bộ trường Các đơn vị Liên kết, Bộ GD&ĐT,CP 2004 46 456 1876 532 2005 48 568 1988 658 2006 54 626 2079 709 2. Công tác lưu trữ
Tài liệu lưu trữ ngoài chức năng bảo tồn như những vật chất mang ý nghĩa lịch sử, văn hoá khác. Nó còn có chức năng dùng để tra cứu phục vụ nghiên cứu khai thác khi cần thiết. Vì vậy việc phân loại tài liệu phải đảm bảo được tính khoa học sẽ tạo được điều kiện tốt cho yêu cầu này.
Trong những năm qua bộ phận lưu trữ trường ĐHBK Hà nội đã đạt được những thành tích sau:
- Tiếp nhận văn bản nhanh gọn, đúng chủng loại các hồ sơ, tài liệu có qua bộ phận văn thư xử lý.
- Thường xuyên kiểm tra phân loại tài liệu có thời hạn và vĩnh viễn xếp theo hộp lưu trữ
Vi tính Văn thư
- Thực hiện đảo chuyển, phun thuốc chống mối mọt và bảo quản tài liệu lưu trữ theo đúng quy định.
- Thanh lý và xử lý tài liệu quá hạn sử dụng theo đúng quy định của đơn vị
2.1. Quản lý công tác lưu trữ
Trong từng cơ quan tuỳ theo chức năng nhiệm vụ công việc mà điều hành quản lý cũng có những đặc thù riêng, tài liệu lưu trữ cũng phản ánh những đặc điểm nhiệm vụ đó.
+ Xác định cấu trúc phân loại hệ thống danh mục tài liệu lưu trữ
Hệ thống tài liệu lưu trữ của trường ĐHBK Hà nội được phân theo công dụng của tài liệu lưu trữ và chi tiết tới từng tên loại tài liệu. Nguyên tắc chung phân theo ngành – thời gian, chi tiết gồm: Khối – nhóm – ngành – thời gian
. Khối phản ánh nguồn tài liệu . Nhóm phản ánh loại hình tài liệu
. Ngành phản ánh các đơn vị chuyên môn thuộc Trường ĐHBK Hà nội quản lý.
. Thời gian tính theo năm
+ Sử dụng mã danh mục tài liệu lưu trữ
Cấp khối: Phản ánh nguồn tài liệu đi và đến của trường.
Cấp nhóm: Từ 2 nguồn hình thành tài liệu, các văn bản được phân công ra nhóm, hình thức văn bản gồm văn bản pháp quy và các văn bản khác.
Cấp nghành: Có các nghiệp vụ chuyên ngành nắm tình hình các lĩnh vực thuộc các chuyên ngành khác nhau.
Cấp thời gian: Đây là yếu tố quan trọng gắn với tất cả các sự kiện, sự phát sinh của văn bản. Trong phân loại hệ thống danh mục tài liệu lưu trữ, thời gian là yếu tố không thể thiếu được để sắp xếp phục vụ tra cứu.
2.2. Bảo quản tài liệu lưu trữ
. Phòng ngừa, phòng hỏng và phục chế tài liệu lưu trữ . Tạo điều kiện tốt nhất kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ . Bảo đảm giữ gìn trạng thái lý hoá của tài liệu lưu trữ
. Sắp xếp tài liệu trong kho một cách khoa học, quản lý việc xuất, nhập tài liệu theo các quy định chặt chẽ.
. Kiểm tra tình trạng tài liệu thường xuyên, lập phông thay đối với các tài liệu có giá trị đặc biệt.
CHƯƠNG III
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TRONG TRƯỜNG ĐHBK HÀ NỘI
I. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG ĐHBK HÀ NỘI
1. Về cơ cấu tổ chức:
Văn phòng trường ĐHBK Hà Nội có cơ cấu tổ chức văn phòng chức năng. Từng chức năng nghiệp vụ được tách riêng do một cơ quan một phòng ban đảm nhận. Cán bộ nhân viên ở đây là những người am hiểu chuyên môn, thành thạo trong nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình. Tuy nhiên với kiểu cơ cấu như vậy sẽ có những nhược điểm là vi phạm nguyên tắc tập trung dân chủ. Người thừa hành nhận và hành động cùng một lúc nhiều mệnh lệnh. Đặc biệt có thể những mệnh lệnh đưa ra bị mâu thuẫn chồng chéo lên nhau.
2. Về chức năng nhiệm vụ:
Là một đơn vị hành chính sự nghiệp nên văn phòng cũng khác với văn phòng các đơn vị doanh nghiệp khác về chức năng nhiệm vụ. Chức năng chủ yếu của văn phòng Trường ĐHBKHN là tổng hợp và hậu cần; thực hiện
những nghiệp vụ chuyên môn như: Công tác văn thư, lưu trữ, tổng hợp thông tin và công tác hậu cần.
3. Về việc bố trí văn phòng:
Gồm việc bố trí phòng của Trưởng phòng và phòng cho các bộ phận chức năng. Phòng làm việc được trang bị các phương tiện máy móc như: máy photocoppy, máy fax, điện thoại, máy in…và được đặt ở vị trí cách biệt với các phòng làm việc khác để tránh tiếng ồn khi sử dụng những phương tiện đó.
4. Về công tác thông tin:
Một số hạn chế của công tác thông tin trong văn phòng Trường ĐHBKHN - Không chủ động trong tổ chức nguồn tin nên không thường xuyên nắm bắt thông tin nên mỗi khi lãnh đạo cần đến thì bối rối lúng túng.
- Chưa thực hiện tốt các nguyên tắc của thông tin
- Tài liệu thông tin đôi khi chưa đảm bảo tính chính xác, không phản ánh trung thực tình hình thực tế
- Chưa có quy chế chặt chẽ về chế độ báo cáo, đội ngũ cán bộ làm công tác thông tin còn thiếu các kỹ năng nghề nghiệp để khai thác và sử dụng các phương tiện kỹ thuật phuc vụ công tác thông tin.
Biện pháp :
Tăng cường kiểm tra đôn đốc hoạt động thông tin ở cơ sở, các cấp thường xuyên hay đột xuất; lập chế độ báo cáo; đào tạo bồi dưỡng cán bộ, nhân viên về các nghiệp vụ như: Thu nhận, xử lý, lưu trữ, chuyển phát thông tin, kỹ năng soạn thảo thông tin, nghiệp vụ sử dụng các phương tiện làm việc; trang bị các phương tiện hiện đại cho việc cung cấp và xử lý thông tin.
ĐHBKHN là một đơn vị lớn có nhiều phòng ban khác nhau để thực hiện những nhiệm vụ khác nhau trong từng mảng lĩnh vự khác nhau vì vậy các công tác hậu cần thường do phòng Quản trị và phòng Kế hoạch – Tài vụ đảm nhận nên phòng Hành chính – Tổng hợp chỉ thực hiện được một số chuyên môn nhất định về công tác hậu cần.
+ Về yêu cầu: Chưa khoa học, cán bộ nhân viên làm công tác hậu cần còn chưa liệt kê lên kế hoạch để giải quyết công việc, đôi khi giải quyết việc nhỏ lại bỏ qua việc lớn, làm việc trước mắt lại quên việc lâu dài; Chưa thích ứng được nhạy cảm với cái mới để hoạch định đầu tư mua sắm các mẫu mã cho thích hợp với thời đại; không sáng tạo.
+ Về việc bố trí nơi làm việc cho cán bộ nhân viên chưa phải là hướng cải cách hành chính, phải hiện đại hoá cả về nội dung và hình thức, trang thiết bị của văn phòng. Trong tương lai ĐHBK Hà Nội cần phải đầu tư mua sắm thêm các thiết bị văn phòng phục vụ cho công tác tổng hợp thông tin và văn thư - lưu trữ để có thể cung cấp kịp thời, chính xác nhất về nguồn thông tin phục vụ tốt cho quá trình quản lý.
II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TRONG VAN PHÒNG TRƯỜNG ĐHBK HÀ NỘI – LƯU TRỮ TRONG VAN PHÒNG TRƯỜNG ĐHBK HÀ NỘI
1. Ưu điểm
Nhìn chung công tác Văn thư – lưu trữ của văn phòng trường ĐHBK Hà nội đã thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao. Mối quan hệ giữa văn phòng thủ trưởng cơ quan, các ban chuyên môn được thiết lập tốt. Việc thực hiện đúng thẩm quyền, uỷ quyền trong quản lý có nhiều tiến bộ, hoạt động văn thư lưu trữ ở văn phòng có xu hướng đi vào nề nếp. Cán bộ văn thư lưu trữ trong văn phòng nhiệt tình công tác, thuận tiện cho việc cụ thể hoá công việc và tổ chức thực hiện nhiệm vụ.
Thực hiện chủ trương rà soát các văn bản đã ban hành có tác dụng rất tích cực giúp loại bớt những văn bản ban hành sai quy định, những văn bản
hết hiệu lực, văn bản cần sử đổi bổ sung, văn bản còn hiệu lực thi hành. Qua công tác rà soát giúp hệ thống hoá văn bản đã ban hành từ trước đến nay đã đưa vào lưu trữ. Các phòng ban, đơn vị có trách nhiệm sắp xếp lại văn bản, từng bước thực hiện quy chế nộp lưu bảo quản tài liệu lưu trữ theo đúng quy định.
Công tác văn thư tiến hành từng bước nhịp nhàng và đồng bộ việc chuyển giao các loại văn bản đi, đến được thực hiện nhanh chóng, phân loại độ “mật”, “khẩn” để chuyển giao kịp thời. Cán bộ nhân viên trong văn phòng đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và đảm bảo đúng các quy định về công tác văn bản, giấy tờ.
Trong quá trình hoạt động Trường ĐHBK Hà nội đã chủ động xây dựng nội quy, quy chế làm việc. Sau khi Bộ GD&ĐT ban hành Quyết định số 54- QĐ/ GD&ĐT quy định chức năng, nhiệm vụ. Trường ĐHBK Hà nội ra quyết định chính thức về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng ban, đơn vị. Các đơn vị trực thuộc ĐHBK Hà nội đã xây dựng quy chế hoạt động và nội quy riêng cho mình. Những quy chế làm việc nhìn chung là tương đối khoa học, chi tiết đến từng công việc, từng chức danh. Những quy định này là phù hợp với những quy định hiện hành về quản lý hành chính Nhà nước. Như vậy việc quản lý của Trường có căn cứ pháp luật cụ thể.
2. Tồn tại
Tuy đã đạt được một số kết quả quan trọng trong việc thực hiện quy trình tiếp nhận, xử lý các văn bản giấy tờ nhưng đến nay nó vẫn còn tồn tại những nhược điểm.
Quá trình chuẩn bị ban hành văn bản phải làm đi làm lại nhiều lần do không sát với thực tế hoặc thiếu sót trong quá trình ban hành. Tình trạng văn bản sai thể thức còn nhiều, sai về quy cách văn bản. Nội dung văn bản không rõ ràng.
Việc quản lý văn bản còn nhiều tồn tại, quy định nộp tài liệu vào lưu trữ cuối năm nhiều phòng ban chưa thực hiện tốt, do đó văn bản còn nằm rải
rác ở các phòng ban chức năng. Khi cần tra tìm thì không có hoặc mất nhiều thời gian.
Việc bố trí văn phòng hiện nay khá hợp lý, tuy nhiên chưa thực hiện được một cách toàn diện chế độ bảo mật của tài liệu, cần phải kết nối văn phòng với các phòng ban chức năng khác một cách linh động hơn để giúp cập nhật thông tin tối đa và hỗ trợ hoạt động để đạt kết quả tốt nhất.
Công tác nộp hồ sơ của các phòng chưa được tiến hành một cách triệt để đây là thực tế chung của hầu hết các đơn vị trong cơ quan Nhà nước. Khi văn bản, tài liệu được giải quyết xong ở từng phòng không tiến hành tiến nộp vào lưu trữ cơ quan. Đây là vấn đề tồn tại khá lớn của ngành lưu trữ nói chung và trường ĐHBK Hà nội nói riêng.
Phương hướng của Nhà trường là tiếp tục phát huy những ưu điểm hiện có và tìm ra những biện pháp để khắc phục những mặt còn hạn chế trong công tác văn phòng.
3. Một số gải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động Văn thư – lưu trữ
Để công tác Văn thư – lưu trữ hoạt động một cách có hiệu quả nhằm thực hiện những mục tiêu chung của đơn vị theo xu hướng công cuộc cải cách hành chính. Chúng ta cần quan tâm đúng mức đến công tác này để phát huy tối đa hiệu quả của nó. Để làm được điều này trước hết cần đổi mới nhận thức về vai trò của công tác Văn thư – lưu trữ đối với hoạt động quản lý trong Nhà trường.
Để hướng tới xây dựng ĐHBK Hà nội trở thành một trường đại học có tên tuổi lớn không chỉ ở trong nước mà còn trên thế giới, hiện đại theo kịp chủ chương chính sách cuả Đảng và Nhà nước ta. Quan trọng nhất là phải đảm bảo đầy đủ kịp thời nguồn thông tin phục vụ trước hết hàng ngày cho cán bộ lãnh đạo và chuyên môn. Trên cơ sở nhận thấy một số vấn đề còn tồn tại em xin đưa ra một số các giải pháp sau:
- Do ảnh hưởng của chế độ quan liêu bao cấp, đội ngũ cán bộ mặc dù được đào tạo về nghiệp vụ chuyên môn nhưng lại kém sự nhạy bén trong
công việc cũng như không nắm bắt được thông tin một cách nhanh nhất. Vì vậy để khắc phục tình trạng này Nhà trường nên tăng cường hơn nữa việc đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên văn phòng có ý thức trách nhiệm cao hơn, có năng lực hơn trong công việc.
- Đào tạo đội ngũ cán bộ trẻ, thương xuyên cử cán bộ Văn thư – lưu trữ đi học chuyên môn để ngày càng nắm vững nghiệp vụ của mình trong quá trình giải quyết công việc có khoa học và đạt hiệu quả cao nhất, nhanh nhất,
- Để nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng, lãnh đạo trường nên có những quy định về việc đặt quy chế làm việc trong các đơn vị trực thuộc, đồng thời qua từng thời kỳ phải kiểm tra xem xét tình hình và bổ sung sửa đổi cho phù hợp với tình hình thực tế.
- Giáo dục ý thức kỷ luật và tính tích cực trong lao động cho cán bội nhân viên Văn thư – lưu trữ.
- Cần quan tâm hơn đến môi trường làm việc như: ánh sáng, màu sắc, điều kiện làm việc. Đảm bảo sự thoải mái khi làm việc cho nhân viên để họ phát huy khả năng của mình trong công việc
- Hiện đại hoá công tác văn thư – lưu trữ: Nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư – lưu trữ đang đề cập đến ở đây không phải chỉ thực hiện cải tiến các quy trình nghiệp vụ mà phải thay đổi các thiết bị, trong đó có máy