kế toán thanh toán tại doanh nghiệp tư nhân sức xuân – yên bái

Phương pháp phân tích và tổng hợp -Phương pháp phân tích Là phương pháp đánh giá tổng hợp, kết hợp với hệ thống hóa để có thểnhận định đầy đủ về tình hình hoạt động chung và nêu ra các

MỞ ĐẦU

1.Tính cấp thiết của đề tài

Kinh tế là một hoạt động chủ yếu quyết định đến sự tồn tại và phát triểncủa xã hội Việt Nam đang trong quá trình hội nhập và phát triển tạo điều kiệncho các doanh nghiệp mở rộng hoạt động kinh doanh không chỉ trong nước màcòn giao thương với nước ngoài Vì vậy công tác hạch toán kế toán cũng đã có

sự đổi mới tương ứng để có sự phù hợp kịp thời với các yêu cầu của nền kinh tếthị trường, phù hợp với các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán quốc tế, đồng thờiphù hợp với các đặc điểm, trình độ quản lý kinh tế ở nước ta

Các hoạt động mua hàng và tiêu thụ hàng hóa ngày càng đa dạng và phứctạp Mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người mua, người bán, vớingân sách phản ánh quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, thường xuyên phátsinh các nghiệp vụ thanh toán, nó có liên quan mật thiết với các nghiệp vụ quỹ

và nghiệp vụ tạo vốn Cơ chế thị trường đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải năngđộng, kinh doanh có lãi để có thể tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thịtrường cạnh tranh gay gắt hiện nay Vì vậy, người quản lý không chỉ quan tâmtới doanh thu , chi phí, lợi nhuận, cái mà họ thường xuyên nắm bắt chính là tìnhhình thanh toán, tài chính của doanh nghiệp phản ánh việc làm ăn có hiệu quảhay không của doanh nghiệp Một trong những điều quyết định đến sự tồn tại vàphát triển của doanh nghiệp đó là phải tổ chức tốt các nghiệp vụ kế toán vềthanh toán, phân tích tình hình và khả năng thanh toán của chính bản thân doanhnghiệp để từ đó nắm vững và làm chủ tình hình tài chính của mình, thông qua đó

có những biện pháp tích cực xử lý tình hình công nợ của doanh nghiệp

Doanh nghiệp tư nhân Sức Xuân là một doanh nghiệp thương mại kinhdoanh các sản phẩm: hàng công nghệ phẩm, thực phẩm, đồ uống không có cồn,

… Trong các phần kế toán, kế toán thanh toán tại doanh nghiệp được thực hiệnkhá chặt chẽ Doanh nghiệp cũng đã đánh giá đúng đắn tầm quan trọng của kếtoán thanh toán từ đó việc hạch toán của công ty được thực hiện đều đặn hàngtháng, các thông tin được cung cấp kịp thời cho quản lý doanh nghiệp Tuynhiên, trong công tác kế toán thanh toán tại doanh nghiệp tư nhân Sức Xuânhiện nay vẫn còn một số tồn tại cần tiếp tục hoàn thiện

Chính vì vậy, trong quá trình học tập chuyên ngành kế toán tại trường Đạihọc Hùng Vương – Phú Thọ, nhóm nghiên cứu của chúng em quyết định lựa

chọn nghiên cứu đề tài: “Kế toán thanh toán tại doanh nghiệp tư nhân Sức Xuân – Yên Bái”.

2 Mục tiêu nghiên cứu

2.1 Mục tiêu chung

Vận dụng cơ sở lý luận, nghiên cứu, đánh giá công tác kế toán thanh toántại doanh nghiệp tư nhân Sức Xuân Từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoànthiện công tác kế toán thanh toán của doanh nghiệp.

2.2 Mục tiêu cụ thể

- Hệ thống cơ sở lý luận về kế toán thanh toán trong doanh nghiệp

- Phản ánh và đánh giá thực trạng công tác kế toán thanh toán tại doanhnghiệp

- Đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toánthanh toán tại doanh nghiệp tư nhân Sức Xuân

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Công tác kế toán thanh toán với khách hàng, người bán và Nhà nước tạidoanh nghiệp tư nhân Sức Xuân

-Phạm vi nghiên cứu: Số liệu nghiên cứu từ năm 2010, 2011 và năm

2012 Tập trung chủ yếu vào quý I năm 2012

4 Phương pháp nghiên cứu

4.1 Phương pháp luận

Sử dụng phương pháp biện chứng duy vật và phương pháp duy vật lịch sửnhằm tìm ra mối liên hệ kinh tế trong công tác kế toán thanh toán để phân tíchnghiên cứu mối quan hệ công tác thanh toán tại doanh nghiệp

4.2 Phương pháp thu thập và xử lý thông tin

Việc thu thập tài liệu thông tin bao gồm việc sưu tầm và thu thập nhữngtài liệu, số liệu liên quan đã được công bố và những tài liệu, số liệu mới tại cơ sởnghiên cứu

Các số liệu thu thập được đưa vào máy tính, dùng phần mềm EXCEL đểtổng hợp, tính toán các chỉ tiêu cần thiết như số tương đối, số tuyệt đối và sốtrung bình.

4.3 Phương pháp phân tích và tổng hợp

-Phương pháp phân tích

Là phương pháp đánh giá tổng hợp, kết hợp với hệ thống hóa để có thểnhận định đầy đủ về tình hình hoạt động chung và nêu ra các điểm mạnh, điểmyếu trong công tác thanh toán với người bán và người mua, trong việc hạch toán

và quản lý tài chính tại doanh nghiệp, từ đó đánh giá khả năng cạnh tranh củadoanh nghiệp trong thời điểm hiện tại và định hướng phát triển trong tương lai

-Phương pháp tổng hợp

Là phương pháp liên kết thống nhất toàn bộ các yếu tố, các nhận xét mà khi

ta sử dụng các phương pháp có được thành một kết luận hoàn thiện, đầy đủ Vạch

ra mối liên hệ giữa chúng, khái quát hoá các vấn đề trong nhận thức tổng hợp

4.4 Phương pháp thống kê so sánh

Là phương pháp sử dụng phổ biến trong phân tích để xác định mức độ, xuthế biến động của các chỉ tiêu phân tích Phương pháp này cho phép ta phát hiệnnhững điểm giống nhau và khác nhau giữa các thời điểm nghiên cứu đã và đangtồn tại trong những giai đoạn lịch sử phát triển nhất định đồng thời giúp cho taphân tích được các động thái phát triển của chúng

4.5 Phương pháp chuyên gia

Là phương pháp được thể hiện qua những cuộc đối thoại, những câu hỏigiữa người nghiên cứu với người cung cấp thông tin nhằm tìm kiếm thông tin,kinh nghiệm, nhận thức và sự đánh giá của người cung cấp thông tin

Nhóm nghiên cứu đề tài có tham khảo ý kiến, phỏng vấn trực tiếp cácthầy cô giáo và kế toán trưởng tại doanh nghiệp tư nhân Sức Xuân

4.6 Các phương pháp kế toán

-Phương pháp chứng từ kế toán

Là phương pháp kế toán sử dụng để phản ánh các hoạt động (nghiệp vụ)

kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian và địa điểm phátsinh hoạt động đó vào các bản chứng từ kế toán, phục vụ cho công tác kế toán,công tác quản lý

-Phương pháp tài khoản kế toán

Là phương pháp kế toán được sử dụng để phân loại kế toán (từ đối tượng

chung của kế toán thành các đối tượng kế toán cụ thể), ghi chép, phản ánh vàkiểm tra một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình hiện có và có sựvận động của từng đối tượng kế toán cụ thể nhằm cung cấp thông tin có hệthống về các hoạt động kinh tế, tài chính ở các đơn vị, phục vụ cho lãnh đạo,quản lý kinh tế, tài chính ở đơn vị và để lập được báo cáo kế toán định kỳ

-Phương pháp tính giá

Là phương pháp kế toán sử dụng thước đo tiền tệ để xác định trị giá thực

tế của tài sản theo những nguyên tắc nhất định

-Phương pháp tổng hợp, cân đối kế toán

Là phương pháp kế toán được sử dụng để tổng hợp số liệu từ các sổ kế

toán theo các mối quan hệ cân đối vốn có của đối tượng kế toán nhằm cung cấpcác chỉ tiêu kinh tế tài chính cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán phục

vụ công tác quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị

5 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu và danh mục tài liệu tham khảo, đề tài gồm có

03 chương

Chương 1: Cơ sở lý luận của kế toán thanh toán trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng kế toán thanh toán tại doanh nghiệp tư nhân SứcXuân

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toántại doanh nghiệp tư nhân Sức Xuân

NỘI DUNG

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KẾ TOÁN THANH TOÁN

TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Một số vấn đề chung về các nghiệp vụ thanh toán.

1.1.1 Khái niệm

Thanh toán là một thuật ngữ ngắn gọn mô tả việc chuyển giao phươngtiện tài chính từ bên này sang bên khác Quan hệ thanh toán được hiểu là mộtquan hệ kinh doanh xảy ra khi doanh nghiệp có quan hệ mua bán và có sự traođổi về một khoản vay nợ tiền cho hoạt động kinh doanh Mọi quan hệ thanh toánđều tồn tại trong sự cam kết vay nợ giữa chủ nợ và con nợ về một khoản tiềntheo điều khoản đã quy định có hiệu lực trong thời gian cho vay nợ.

Theo đó các nghiệp vụ thanh toán có thể chia làm 2 loại:

- Một là, các nghiệp vụ dùng tiền, hiện vật để giải quyết các nghiệp vụcông nợ phát sinh

- Hai là, các nghiệp vụ bù trừ công nợ

1.1.2 Đặc điểm của các nghiệp vụ thanh toán

- Các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến nhiều đối tượng

- Các nghiệp vụ này phát sinh nhiều, thường xuyên và yêu cầu phải theodõi chi tiết cho tường đối tượng thanh toán

- Việc thanh toán ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính của doanh nghiệpnên thường có các quy định rất chặt chẽ trong thanh toán, vì vậy cần có sự quản

lý, giám sát thường xuyên để các quy tắc được đảm bảo

- Các nghiệp vụ thanh toán phát sinh ở cả quá trình mua vật tư, hàng hóacho đầu vào và quá trình tiêu thụ Đối với doanh nghiệp kinh doanh thương mạithì nó tham gia vào toàn bộ quá trình kinh doanh (mua hàng và bán hàng)

1.1.3 Quan hệ thanh toán với công tác quản lý tài chính

Quan hệ thanh toán liên hệ mật thiết với dòng tiền vào, ra trong kỳ kinhdoanh, do đó nó có ảnh hưởng lớn tới tình hình tài chính của đơn vị Vì vậy, tổchức quản lý tốt quan hệ thanh toán cũng có nghĩa là làm tốt công tác tài chínhtại doanh nghiệp Việc đảm bảo cho hoạt động thanh toán được thực hiện mộtcách linh hoạt, hợp lý và đạt hiệu quả cao sẽ góp phần đảm bảo khả năng thanhtoán cho doanh nghiệp, đồng thời tận dụng được nguồn tài trợ vốn khác nhau

Do đó, cần phải kiểm soát các quan hệ kinh tế này

Với chức năng thông tin và kiểm tra, hạch toán kế toán giúp cho doanhnghiệp có được các thông tin cụ thể về số nợ, thời gian nợ và tình hình thanh

toán với từng đối tượng trong từng khoản phải thu, phải trả Hơn thế nữa, vớicác số liệu kế toán, nhà quản lý sẽ biết được khả năng thanh toán đối với cáckhoản phải trả cũng như khả năng thu hồi các khoản phải thu Từ đó doanhnghiệp sẽ có những đối sách thu nợ, trả nợ kịp thời nhằm đảm bảo các khoảncông nợ sẽ được thanh toán đầy đủ, góp phần duy trì và phát triển mối quan hệkinh doanh tốt với bạn hàng, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý tài chính củadoanh nghiệp

Bên cạnh đó cũng có thể khẳng định thêm rằng hạch toán kế toán là công

cụ quản lý duy nhất đối với các nghịêp vụ thanh toán Bởi vì, khác với một sốphần hành như tiền mặt, vật tư, hàng hoá - hiện hữu trong két, trong kho củadoanh nghiệp, sự tồn tại của các nghiệp vụ thanh toán phát sinh chỉ được biểuhiện duy nhất trên chứng từ, sổ sách

1.1.4 Phân loại các nghiệp vụ thanh toán

Có thể phân loại các nghiệp vụ thanh toán theo nhiều tiêu thức khác nhaunhư:

 Căn cứ vào đặc điểm của hoạt động thanh toán, các nghiệp vụ thanh toánđược chia làm hai loại:

- Thanh toán các khoản phải thu

- Thanh toán các khoản phải trả

 Theo quan hệ đối với doanh nghiệp: thanh toán bên trong doanh nghiệp(thanh toán tạm ứng, thanh toán lương) và thanh toán với bên ngoài(thanh toán với nhà cung cấp, với khách hàng)

 Theo thời gian: thanh toán thường xuyên hoặc định kỳ

Nhưng thông thường người ta thường phân loại các nghiệp vụ thanh toán theođối tượng, theo tiêu thức này thì có các nghiệp vụ thanh toán sau:

- Thanh toán với người bán

- Thanh toán với khách hàng

- Thanh toán tạm ứng

- Thanh toán với nhà nước

- Các nghiệp vụ thế chấp, ký cược, ký quỹ

- Các nghiệp vụ thanh toán khác

1.1.5 Một số phương thức thanh toán phổ biến ở Việt Nam hiện nay

1.1.5.1 Thanh toán bằng tiền mặt

Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ (két) của doanhnghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý, tínphiếu và ngân phiếu

Mọi khoản thu chi, bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệmthực hiện Thủ quỹ không được phép mua bán vật tư, hàng hóa, tiếp liệu, hoặckhông được kiêm nhiệm công tác kế toán Tất cả các khoản thu, chi tiền mặt đềuphải có chứng từ hợp lệ chứng minh và phải có chữ ký của kế toán trưởng và thủquỹ đơn vị Sau khi thực hiện thu chi tiền, thủ quỹ giữ lại các chứng từ để cuốingày ghi vào sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ Sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ được in thành

2 liên, một liên lưu làm sổ quỹ, một liên làm báo cáo quỹ kèm theo chứng từthu, chi gửi cho kế toán quỹ Sổ quỹ cuối ngày phải khớp đúng với số dư cuốingày trên sổ quỹ

Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các loại hình thanh toán như: thanhtoán bằng tiền Việt Nam, trái phiếu ngân hàng, bằng ngoại tệ các loại và các loạigiấy tờ có giá trị như tiền Khi nhận được vật tư, hàng hoá, dịch vụ thì bên muaxuất tiền mặt ở quỹ để trả trực tiếp cho người bán Hình thức thanh toán này trênthực tế chỉ phù hợp các loại hình giao dịch với số lượng nhỏ và đơn giản, bởi vìvới các khoản mua có giá trị lớn việc thanh toán trở nên phức tạp và kém antoàn Thông thường hình thức này được áp dụng trong thanh toán với công nhânviên, với các nhà cung cấp nhỏ, lẻ

1.1.5.2 Thanh toán không dùng tiền mặt

Đây là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách tính chuyển tàikhoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng Các hìnhthức cụ thể bao gồm:

a) Thanh toán bằng Séc

Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệtcủa ngân hàng, yêu cầu ngân hàng tính tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị

được hưởng có tên trên séc Đơn vị phát hành séc hoàn toàn chịu trách nhiệm vềviệc sử dụng séc Séc chỉ phát hành khi tài khoản ở ngân hàng có số dư

Séc thanh toán gồm có séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc tiền mặt và sécđịnh mức

- Séc chuyển khoản: Dùng để thanh toán và mua bán hàng hoá giữa các đơn vịtrong cùng một địa phương Séc có tác dụng để thanh toán chuyển khoản không

có giá trị để lĩnh tiền mặt, séc phát hành chỉ có giá trị trong thời hạn quy định

- Séc định mức: Là loại séc chuyển khoản nhưng chỉ được ngân hàng đảm bảochi tổng số tiền nhất định trong cả quyển séc Sổ séc định mức có thể dùng đểthanh toán trong cùng địa phương hoặc khác địa phương Khi phát hành, đơn vịchỉ được phát hành trong phạm vi ngân hàng đảm bảo chi Mỗi lần phát hànhphải ghi số hạn mức còn lại vào mặt sau của tờ séc Đơn vị bán khi nhận sécphải kiểm tra hạn mức còn lại của quyển séc

- Séc chuyển tiền cầm tay: Là loại séc chuyển khoản cầm tay, được ngân hàngđảm bảo thanh toán

- Séc bảo chi: Là séc chuyển khoản được ngân hàng đảm bảo chi số tiền ghitrên từng tờ séc đó Khi phát hành séc đơn vị phát hành đưa đến ngân hàng đểđóng dấu đảm bảo chi cho tờ séc đó Séc này dùng để thanh toán chủ yếu giữacác đơn vị mua bán vật tư, hàng hoá trong cùng một địa phương nhưng chưa tínnhiệm lẫn nhau

b) Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu

Uỷ nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản uỷ nhiệm cho ngân hàng thu

hộ một số tiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tượng khác

c) Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi

Uỷ nhiệm chi là giấy uỷ nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụmình chuyển một số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp, nộp ngân sách Nhànước ,và một số thanh toán khác

d) Thanh toán bù trừ

Áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua và bán hàng hoáhoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên

phải đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau

do bù trừ lẫn nhau Các bên tham gia thanh toán chỉ cần phải chi trả số chênhlệch sau khi đã bù trừ Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thoả thuậnrồi lập thành văn bản để làm căn cứ ghi sổ và theo dõi

e) Thanh toán bằng thư tín dụng - L/C

Theo hình thức này khi mua hàng, bên mua phải lập một khoản tín dụngtại ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh toán tiền hàng cho bên bán Khi giaohàng xong ngân hàng của bên mua sẽ phải chuyển số tiền phải thanh toán chongân hàng của bên bán Hình thức này áp dụng cho các đơn vị khác địa phương,không tín nhiệm lẫn nhau

Trong thực tế, hình thức này ít được sử dụng trong thanh toán nội địanhưng lại phát huy tác dụng và được sử dụng phổ biến trong thanh toán Quốc tế,với đồng tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ

f) Thanh toán bằng thẻ tín dụng

Thẻ tín dụng được phát hành sau khi nhà cung cấp dịch vụ tín dụng duyệtchấp thuận tài khoản thẻ, sau đó chủ thẻ có thể sử dụng nó để mua sắm tại cácđiểm bán hàng chấp nhận loại thẻ Khi mua sắm, người dùng thẻ cam kết trả tiềncho nhà phát hành thẻ bằng cách ký tên lên hóa đơn có ghi chi tiết của thẻ cùngvới số tiền, hoặc bằng cách nhập mật mã cá nhân Chủ thẻ không cần phải trảtiền mặt ngay khi mua hàng Thay vào đó, ngân hàng sẽ ứng trước tiền chongười bán và chủ thẻ sẽ thanh toán lại sau cho ngân hàng khoản giao dịch Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các khoản thanh toán nhỏ

1.1.6 Yêu cầu quản lý, nguyên tắc và nhiệm vụ hoạch toán các nghiệp vụ thanh toán

1.1.6.1 Yêu cầu quản lý các nghiệp vụ thanh toán

a) Đối với nghiệp vụ thanh toán các khoản phải thu

- Nợ phải thu được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải thu, theotừng nội dung phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán Đối tượng phải thu

là các khách hàng có quan hệ thanh toán với doanh nghiệp về sản phẩm, hànghoá, nhận cung cấp dịch vụ

- Không phản ánh các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấpdich vụ thu tiền ngay (tiền mặt, séc, hoặc đã thu qua ngân hàng).

- Hạch toán chi tiết, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ: nợtrong hạn, nợ khó đòi hoặc nợ không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác định

số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợphải thu không đòi được

b) Đối với nghiệp vụ thanh toán các khoản phải trả

- Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp dịch vụ cần được hạch toánchi tiết từng đối tượng phải trả Đối tượng phải trả người bán, người cung cấp,

có quan hệ kinh tế chủ yếu đối với doanh nghiệp về bán hàng hoá, cung cấp dịch

vụ Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền ứngtrước cho người bán, người cung cấp, người nhưng chưa nhận hàng hoá, lao vụ

- Không phản ánh các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, dich vụ trả tiềnngay (tiền mặt, séc)

- Những vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng chưa đến cuốitháng chưa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính dể ghi sổ và phải điều chỉnh vềgiá thực tế khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán

1.1.6.2 Nguyên tắc hạch toán

Để theo dõi chính xác, kịp thời các nghiệp vụ thanh toán, kế toán cầnquán triệt các nguyên tắc sau:

- Đối với các khoản nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ, cần theo dõi cả

về nguyên tệ trên các tài khoản chi tiết và quy đổi theo đồng tiền Việt Nam.Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế

- Đối với các khoản nợ phải trả, phải thu bằng vàng, bạc, đá quí, cần chitiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật Cuối kì điều chỉnh số dư theo giá thực tế

- Không bù trừ công nợ giữa các nhà cung cấp, giữa các khách hàng màphải căn cứ trên sổ chi tiết để lấy số liệu lập bảng cân đối kế toán cuối kì

- Theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng;thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc để việc thanh toán được kịpthời

- Đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, có

số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần kiểm tra đối chiếu từngkhoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn phải thanh toán, có xác nhậnbằng văn bản

- Tổng hợp và xử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ trong hạn, đếnhạn, quá hạn và phải thu khó đòi để quản lý tốt công nợ tránh dây dưa công nợ

và góp phần nâng cao hiệu quả tài chính của doanh nghiệp

1.2 Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán

Nghiệp vụ thanh toán với người bán thường xảy ra trong quan hệ muabán vật tư, hàng hoá, dịch vụ giữa doanh nghiệp với người bán, nghiệp vụ nàyphát sinh khi doanh nghiệp mua hàng theo phương thức thanh toán trả chậmhoặc trả trước tiền hàng, nghĩa là có quan hệ nợ nần giữa doanh nghiệp và ngườibán Khi doanh nghiệp mua chịu thì sẽ phát sinh nợ phải trả, khi doanh nghiệpứng trước sẽ xuất hiện một khoản phải thu của người bán

1.2.1 Nội dung nghiệp vụ thanh toán với người bán

- Phản ánh các khoản phải trả phát sinh sau khi mua hàng và phải thu doứng trước tiền mua hàng với từng nhà cung cấp

- Tài khoản này không theo dõi các nghiệp vụ mua hàng trả tiền ngay trựctiếp tại thời điểm giao hàng

- Khi mua hàng đã nhập, đã nhận hàng nhưng cuối kỳ chưa nhận đượcchứng từ mua hàng thì số nợ tạm ghi theo giá tạm tính của hàng nhận Khi nhậnđược chứng từ sẽ điều chỉnh theo giá thực tế thoả thuận

- Phản ánh các nghiệp vụ chiết khấu, giảm giá phát sinh được người bánchấp thuận làm thay đổi số nợ sẽ thanh toán

1.2.2 Chứng từ sử dụng

- Các chứng từ về mua hàng: hợp đồng mua bán, hoá đơn bán hàng (hoặchoá đơn GTGT) do người bán lập, biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hànghoá ; phiếu nhập kho, biên bản giao nhận TSCĐ

- Chứng từ ứng trước tiền: phiếu thu (do người bán lập)

- Các chứng từ thanh toán tiền hàng mua: phiếu chi, giấy báo Nợ, uỷnhiệm chi, séc

Tuỳ theo quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và trình độ tổchức quản lý của doanh nghiệp mà lựa chọn số lượng, loại chứng từ sao cho phùhợp Trong trường hợp doanh nghiệp muốn sử dụng loại chứng từ không cótrong quy định nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho công tác thanh toán thì cần

có văn bản cho phép của Nhà nước

1.2.3 Tài khoản sử dụng

Để theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp,

kế toán sử dụng tài khoản 331- Phải trả người bán Tài khoản này có kết cấu nhưsau:

Bên Nợ:

-Số tiền đã trả cho người bán (kể cả tiền trả trước)

-Số chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua vàhàng mua trả lại trừ vào số nợ phải trả

-Số nợ giảm do tỷ giá ngoại tệ giảm

-Các nghiệp vụ khác phát sinh làm giảm nợ phải trả người bán (thanh toán

bù trừ, nợ vô chủ…)

Bên Có:

-Tổng số tiền hàng phải trả cho người bán

-Số tiền ứng thừa được người bán trả lại

-Các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nợ phải trả người bán (chênh lệch tỷgiá, điều chỉnh giá…)

Tài khoản 331 có thể vừa có số dư bên Nợ lại vừa có số dư bên Có

Số Dư Nợ: phản ánh số tiền ứng trước cho người bán hoặc số tiền trả thừa chongười bán

Số Dư Có: phản ánh số tiền còn phải trả cho người bán

Tài khoản này được mở chi tiết cho từng người bán

1.2.4 Phương pháp hạch toán

1.2.4.1 Hạch toán chi tiết

Sơ đồ 1.1: Hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với người bán

(1): Căn cứ vào các chứng từ gốc về thanh toán với người bán, kế toán chi tiếtghi vào sổ chi tiết TK 331 được mở riêng cho từng nhà cung cấp Mẫu sổ chi tiết

TK 331 đã được bộ tài chính ban hành và hướng dẫn cách ghi chép Theo quyđịnh chung, đối với tất cả các khoản phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ phải có sổchi tiết riêng theo từng đối tượng thanh toán và theo từng loại ngoại tệ

(2): Cuối kỳ, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết về việc thanh toán đối với ngườibán Bảng tổng hợp này sẽ là căn cứ để đối chiếu với sổ cái TK 331

TK 133

Thuế GTGT

TK 515

Chiết khấu thanh toán được hưởng

Sơ đồ 1.2: Trình tự hạch toán thanh toán với người bán

1.3 Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng

Quan hệ thanh toán với khách hàng nảy sinh khi doanh nghiệp bán vật tư,hàng hoá, tài sản, dịch vụ của mình theo phương thức trả trước Thông thườngviệc bán hàng theo phương thức nêu trên chỉ xáy ra trong các nghiệp vụ bánbuôn hàng hoá hoặc bán hàng của các đại lý của doanh nghiệp

1.3.1 Nội dung

Các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng phát sinh khi doanh nghiệp bánsản phẩm, hàng hoá, dịch vụ theo phương thức bán chịu hoặc trong trường hợpngười mua trả trước tiền hàng

- Không theo dõi khoản tiền bán hàng đã thu trực tiếp tại thời điểm xảy ranghiệp vụ bán hàng

- Phản ánh số tiền doanh nghiệp chấp nhận giảm giá, bớt giá, chiết khấu chokhách hàng hoặc số phải trả khách hàng khi khách hàng trả lại hàng mua

- Phản ánh tổng số phải thu của khách hàng (bao gồm số nợ gỗc và lãi trảchậm phải thu) đối với trường hợp bán trả góp

- Phản ánh số nợ phải thu hoặc số tiền ứng trước phải trả của tất cả cáckhách hàng có quan hệ kinh tế chủ yếu với doanh nghiệp về mua sản phẩm,hàng hoá, dịch vụ và tài sản bán thanh lý khác

1.3.2 Các chứng từ thường gồm

- Hoá đơn bán hàng (hoặc hoá đơn GTGT ) do doanh nghiệp lập

- Giấy nhận nợ hoặc lệnh phiếu do khách hàng lập

- Chứng từ thu tiền: phiếu thu, giấy báo Có

1.3.3 Tài khoản sử dụng

TK 131- Phải thu khách hàng

Kết cấu của tài khoản 131

Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng

- Số tiền phải thu từ khách hàng mua chịu vật tư, hàng hoá, dịch vụ củadoanh nghiệp

- Số tiền thu thừa của khách đã trả lại

- Nợ phải thu từ khách hàng tăng do tỷ giá ngoại tệ tăng

- Số nợ phải thu từ khách hàng đã thu được

- Số nợ phải thu giảm do chấp nhận giảm giá, chiết khấu, hoặc do kháchhàng trả lại hàng đã bán

- Số tiền khách hàng ứng trước để mua hàng

- Nợ phải thu từ khách hàng giảm do tỷ giá ngoại tệ giảm

Số Dư Nợ: số tiền còn phải thu từ khách hàng

Số Dư Có: số tiền doanh nghiệp còn nợ khách hàng

Tài khoản này được mở chi tiết cho từng khách hàng Khi lập bảng cânđối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng để ghi cả hai chỉ tiêu bêntài sản và nguồn vốn Tài khoản này cũng được mở chi tiết theo thời hạn thanhtoán để xác định nợ phải thu khó đòi, làm căn cứ lập dự phòng phải thu khó đòi

1.3.4 Phương pháp hạch toán

1.3.4.1 Hạch toán chi tiết

Sơ đồ 1.3: Hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng

(1) Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán chi tiết tiến hành ghi vào sổ chi tiết chotừng khách hàng

Chứng từ gốc Sổ chi tiết

TK 131

Bảng tổng hợp chi tiết TK 131

(2) Cuối kỳ, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng,bảng này sẽ dùng để đối chiếu với sổ cái TK 131

1.3.4.2 Hạch toán tổng hợp

Sơ đồ 1.4: Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng

- Trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

Các khoản doanh thu, thu nhập, doanh thu hàng bán bị trả lại hay giảm giáhàng bán đều bao gồm cả thuế GTGT, thuế GTGT của hàng bán ra không đượchạch toán riêng

Thu tền và trẩ tiền vay ngắn

(theo số chênh lệch)

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP

TƯ NHÂN SỨC XUÂN 2.1 Tổng quan về doanh nghiệp tư nhân Sức Xuân

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của doanh nghiệp

Xuất phát từ yêu cầu phát triển kinh tế của đất nước ngày 27/04/2007Doanh nghiệp tư nhân Sức xuân được thành lập theo quyết định số 5200356323

do sở KH&ĐT Tỉnh Yên Bái cấp

Doanh nghiệp tư nhân Sức Xuân là một doanh nghiệp thương mại mớithành lập, ban đầu doanh nghiệp chỉ có 46 người, cơ sở vật chất còn nghèo nànlạc hậu như kho chứa hàng còn nhỏ lượng tích trữ hàng ít và hoạt động trên quy

mô nhỏ ở trong tỉnh Yên Bái Sau quá trình hoạt động doanh nghiệp đã pháttriển về mọi mặt, số nhân viên tính đến thời điểm 31/12/2012 là 95 người, quy

mô hoạt động mở rộng ra các tỉnh như Tuyên quang, Phú Thọ Doanh nghiệp

đã thuê và xây dựng được 3 kho hàng dự trữ hàng

Doanh nghiệp tư nhân Sức Xuân có trụ sở hoạt động chính tại: Tổ 50 - Phường Yên Ninh - TP Yên Bái - tỉnh Yên Bái

2.1.2.2 Nhiệm vụ của doanh nghiệp

Doanh nghiệp tư nhân Sức Xuân tạo cho mình những đặc trưng so với đốithủ cạnh tranh, thông qua đội ngũ cán bộ công nhân viên trẻ tuổi, năng động, sáng tạo, rất “ Sức Xuân” Đặc biệt thông qua chiến lược Marketing, chính sách giá và khuyến mại độc đáo Sức Xuân dần dần tiếp cận được một số lượng kháchhàng lớn trong một thị trường đang phát triển Cách tiếp cận tập chung, khắt khe

và đầy hấp dẫn này càng dễ dàng hơn cho Sức Xuân khi thiết lập được một vị trídẫn đầu trong ngành phân phối công nghệ phẩm tại tỉnh Yên Bái

2.1.3 Tình hình kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong 3 năm gần đây (2010-2012)

Bảng 1.1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty năm 2010, 1011, 2012

Chỉ tiêu Năm 2010

(đồng)

Năm 2011(đồng)

Năm 2012(đồng)

Nhận xét: Nhìn chung, tổng doanh thu, tổng chi phí và tổng lợi nhuận sau thuế

của doanh nghiệp đều tăng qua các năm Sự biến động của các chỉ tiêu thể hiệnđược sự phát triển và mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh của đơn vị Riêngnăm 2010, do kết quả kinh doanh năm 2009 là lỗ nên số lợi nhuận năm 2010được sử dụng để bù lỗ cho năm trước đó, do vậy, năm 2010 không phát sinh chiphí thuế thu nhập doanh nghiệp

2.1.4 Tình hình chính sách việc làm và lao động của doanh nghiệp

Công ty có được đội ngũ cán bộ có trình độ cao, cùng với đội ngũ nhânviên chuyên nghiệp, có kinh nghiệm Hằng năm công ty vẫn tuyển thêm nhânviên để đáp ứng nhu cầu mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh Ban lãnh đạocông ty luôn quan tâm đến đời sống sinh hoạt của công nhân viên trong doanhnghiệp (như: tổ chức tham quan du lịch, hoạt động thể thao giải trí, văn nghệ…giúp nâng cao tinh thần, sáng tạo trong công việc), bảo vệ quyền và nghĩa vụpháp lý hợp pháp của công nhân viên tạo sự an tâm trong quá trình làm việc qua

đó khuyến khích sự hăng hái, nhiệt tình trong lao động nâng cao hiệu quả hoạtđộng của công ty

Bảng 1.2 : Tình hình lao động tại doanh nghiệp tư nhân Sức Xuân

Năm

Chỉ tiêu

2011/2010 2012/2011

Số LĐ(người)

Cơ cấu(%)

Số LĐ(người)

Cơ cấu(%)

Số LĐ(người)

Cơ cấu(%)

Chênhlệch

Tốcđộtăng

Chênhlệch

Tốc độtăng

Cùng với sự mở rộng về quy mô hoạt động của doanh nghiệp, số lao động cũngđược tăng lên đảm bảo đáp ứng yêu cầu của công việc Tổng số lao động năm

2012 là 95 người tăng so với năm 2011 là 15 người tương đương với tỷ lệ18,75% Trong đó: theo loại hình lao động thì lao động chính thức của doanhnghiệp tăng 3 người (tương ứng với tỷ lệ 5,26%) và lao động mùa vụ tăng 12người (tương ứng với tỷ lệ 52,17%); theo giới tính thì lao động nam tăng 4người (tương đương tỷ lệ 8%) và số lao động nữ tăng 11 người (tương đương tỷ

lệ 36,67%); theo trình độ lao động thì số lao Đại học tăng 2 lao động (tươngđương tỷ lệ 16,67%), trình độ Cao đẳng tăng 2 lao động (tương đương tỷ lệ22,22%), trình đọ Trung cấp tăng 1 lao động (tương đương với tỷ lệ 7,69%) vàlao động phổ thong tăng 10 lao động (tương đương tỷ lệ 21,74%)

Qua đó có thể thấy, lao động tại doanh nghiệp không chỉ tăng về số lượng

mà chất lượng cũng được doanh nghiệp quan tâm trong vấn đề tuyển dụng đápứng yêu cầu cạnh tranh ngày càng cao trong thị trường giúp doanh nghiệp tồn tại

và phát triển ổn định

2.1.5 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp

+ Đặc điểm của bộ máy tổ chức

Từ khi thành lập cho đến nay, bộ máy quản lý của công ty đã có nhiều thay

đổi để phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty

Sơ đồ 1.7: Bộ máy kế toán của doanh nghiệp

Kế toán trưởng

Kế toánthanhtoán

Kế toántiềnlương

Kế toántổnghợpThủ quỹ

- Bộ máy của doanh nghiệp được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, tất

cả các công việc kế toán đều được tập trung thực hiện tại phòng kế toán: Phânloại chứng từ, định khoản, hạch toán chi phí

+ Chức năng và nhiệm vụ của từng kế toán viên

- Kế toán trưởng: với chức năng chuyên môn có nhiệm vụ quản lý, kiểm tra

và chịu trách nhiệm toàn bộ công tác về kế toán, tài chính của doanh nghiệp

- Kế toán tổng hợp: theo dõi, tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh trong doanhnghiệp, cuối kỳ đối chiếu số liệu cùng kế toán chi tiết, lên các báo cáo cho công ty

- Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi và thực hiện các nghiệp vụ thuchi bằng tiền khi có chỉ đạo của cấp trên

- Kế toán tiền lương: thực hiện tính toán tiền lương và các khoản trích theolương, các khoản trợ cấp, phụ cấp cho toàn thề công nhân viên của doanhnghiệp, theo dõi bậc lương công nhân viên, đồng thời kiêm phụ trách việc lậpbảng báo cáo thống kê theo quy định

- Thủ quỹ: cùng với kế toán thanh toán theo dõi tình hình thu chi bằng tiền mặt, kiểm kê báo cáo quỹ hàng ngày

2.1.5.1 Hình thức kế toán sử dụng ở doanh nghiệp

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợpchứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xácđịnh tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo cácbảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhậpvào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toánchi tiết liên quan

Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định

Cuối tháng, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.

Sơ đồ 1.8: Sơ đồ kế toán máy

-Báo cáo tài chính -Báo cáo kế toán quản trị

Phần mềm kế toán

Máy vi tính

Ghi chú Nhập số liệu hàng ngày

In số báo cáo cuối tháng, cuối năm Kiểm tra, đối chiếu