2.2.3.1. Chứng từ sử dụng
Chứng từ
- Hóa đơn Giá trị gia tăng - Hóa đơn bán hàng
- Phiếu giao hàng, phiếu xuất kho, phiếu báo giá - Bảng kê đối chiếu công nợ phải thu khách hàng - Bảng kê hàng hóa, dịch vụ bán ra ……….. Sổ sách kế toán - Sổ cái TK 131 - Sổ chi tiết TK 131 - Sổ nhật ký chung ……….. 2.2.3.2. Tài khoản sử dụng
Tài khoản 131 - Các khoản phải thu khách hàng
Các khoản phải thu của khách hàng kế toán thanh toán của doanh nghiệp theo dõi chi tiết theo từng đối tượng khách hàng, theo khoản nợ và tùng lần thanh toán.
Cụ thể ở doanh nghiệp những khách hàng có quan hệ giao dịch thường xuyên hoặc có dư Nợ lớn thì định kỳ cần phải tiến hành kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi và số còn nợ, nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận nợ bằng văn bản. Phân loại nợ: nợ đúng hạn, nợ quá hạn, nợ khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi có thể trích lập dự phòng hoặc có những biện pháp đối với khoản nợ không đòi được.
2.2.3.3. Phương pháp hạch toán
Khi phát sinh các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, kế toán thanh toán căn cứ vào các chứng từ gốc tiến hành vào sổ chi tiết TK 131 được mở riêng cho từng khách hàng. Cuối kỳ kế toán so sánh số liệu trên sổ chi tiết và
nhật ký chung tiến hành vào sổ cái.
Sổ chi tiết phải thu khách hàng được mở cho tất cả các khách hàng, thường xuyên hay không thường xuyên.
Tất cả trường hợp bán chịu, khách hàng ứng tiền trước hay thu tiền ngay đều được hạch toán qua TK 131.
Kế toán thực hiện mã hóa khách hàng để hạch toán chi tiết ví dụ như sau: Công ty TNHH công nghiệp thực phẩm Việt Hưng: VietHung
Công ty cổ phần Kim Nguyên: KimNguyen Doanh nghiệp đường Sơn Dương: SonDuong
VD3: Ngày 31/3/2012, bán hàng thu ngay bằng tiền mặt tổng số tiền thanh toán là 7.014.005 (đã bao gồm thuế GTGT 10%).
Kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 111.1 7.014.005 Có TK 511 6.376.368 Có TK 333.1 637.367
VD4: Ngày 20/3/2012, Siêu thị Anh Mỹ trả tiền hàng mua sữa Aboot ngày 15/3/2012 bằng chuyển khoản, tổng số tiền là 28 triệu đồng.
Kế toán định khoản:
Nợ TK 112.1 28.000.000