2.2.2.1. Chứng từ sử dụng
Chứng từ
- Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng.
- Giấy báo Nợ của Ngân hàng ( séc tiền mặt, séc chuyển khoản, ủy nhiệm chi, lệnh chi..)
- Biên bản đối chiếu công nợ - Biên bản bù trừ công nợ
- Phiếu nhập kho, phiếu bảo hành… - Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào. ……….. Sổ sách kế toán - Sổ chi tiết TK 331 - Sổ cái TK 331 - Sổ nhật ký chung 2.2.2.2. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 331 - Các khoản phải trả để theo dõi các khoản nợ phải trả, tình hình thanh toán các khoản nợ của đơn vị với người bán, người cung cấp lao vụ, dịch vụ, người cho vay người nhận thầu và các khoản phải trả khác do tạm giữ, tạm thu các quỹ tài chính phát sinh trong đơn vị. Đối với tài khoản phải trả người bán kế toán thanh toán của công ty theo dõi chi tiết từng đối tượng khách hàng.
2.2.2.3. Phương pháp hạch toán
Nhà cung cấp của công ty tương đối nhiều vì đặc điểm riêng của công ty là doanh nghiệp thương mại. Kế toán thanh toán phải theo dõi tình hình thanh toán với người bán theo từng đối tượng. Tùy theo từng đối tượng mà công ty có chính sách thanh toán khác nhau, thường thì bù trừ công nợ, chuyển khoản, phương phức phụ thuộc vào hợp đồng kinh tế.
Khi phát sinh nghiệp vụ thanh toán với người bán kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc tiến hành ghi sổ chi tiết TK 331 được mở riêng cho từng nhà cung cấp, đồng thời vào sổ nhật ký chung. Cuối kỳ kế toán so sánh số liệu trên sổ chi tiết để tiến hành vào sổ cái TK 331.
VD1: Ngày 30/3/2012, công ty thanh toán tiền mua hàng cho công ty TNHH công nghiệp thực phẩm Việt Hưng số tiền 315 triệu đồng qua ủy nhiệm chi
Kế toán định khoản:
Nợ TK 331 315.000.000
Có TK 112.1 315.000.000 Chứng từ kèm theo:
VD2: Ngày 31/3/2012, công ty mua các loại mỳ ăn liền như sau:
Tên sản phẩm Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Chiết khấu thương mại
Mỳ 3 Miền chua cay Thùng 200 116.364 1.047.276
Mỳ 3 Miền Gold tôm sú Thùng 200 116.364 1.047.276 Mỳ 3 Miền thịt bằm xào
hành
Thùng 500 116.364 2.618.190
Mỳ 3 Miền thịt bò hầm Thùng 1500 116.364 7.854.570 Doanh nghiệp áp dụng thuế theo phương pháp khấu trừ.
Định khoản:
* Phản ánh số tiền phải trả người bán
Nợ TK 156 266.708.288 Nợ TK 133 26.670.828
Công ty hạch toán trên phần mềm kế toán máy