Hướng dẫn quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại ubnd huyện cẩm xuyên một số lỗi phát sinh trong quy trình soạn thảo văn bản và giải pháp khắc phục

Hướng dẫn quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại ubnd huyện cẩm xuyên một số lỗi phát sinh trong quy trình soạn thảo văn bản và giải pháp khắc phụcHướng dẫn quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại ubnd huyện cẩm xuyên một số lỗi phát sinh trong quy trình soạn thảo văn bản và giải pháp khắc phụcHướng dẫn quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại ubnd huyện cẩm xuyên một số lỗi phát sinh trong quy trình soạn thảo văn bản và giải pháp khắc phụcHướng dẫn quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại ubnd huyện cẩm xuyên một số lỗi phát sinh trong quy trình soạn thảo văn bản và giải pháp khắc phụcHướng dẫn quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại ubnd huyện cẩm xuyên một số lỗi phát sinh trong quy trình soạn thảo văn bản và giải pháp khắc phụcHướng dẫn quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại ubnd huyện cẩm xuyên một số lỗi phát sinh trong quy trình soạn thảo văn bản và giải pháp khắc phụcHướng dẫn quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại ubnd huyện cẩm xuyên một số lỗi phát sinh trong quy trình soạn thảo văn bản và giải pháp khắc phụcHướng dẫn quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại ubnd huyện cẩm xuyên một số lỗi phát sinh trong quy trình soạn thảo văn bản và giải pháp khắc phụcHướng dẫn quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại ubnd huyện cẩm xuyên một số lỗi phát sinh trong quy trình soạn thảo văn bản và giải pháp khắc phụcHướng dẫn quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại ubnd huyện cẩm xuyên một số lỗi phát sinh trong quy trình soạn thảo văn bản và giải pháp khắc phụcHướng dẫn quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại ubnd huyện cẩm xuyên một số lỗi phát sinh trong quy trình soạn thảo văn bản và giải pháp khắc phục

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TÊN ĐỀ TÀI: HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN CẨM XUYÊN MỘT SỐ LỖI PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Công tác văn thư Mã phách:………………………………… Hà Nội – 2021 LỜI CAM ĐOAN Tơi thực đề tài “Hướng dẫn quy trình soạn thảo ban hành văn UBND Huyện Cẩm Xuyên Một số lỗi phát sinh quy trình soạn thảo văn biện pháp khắc phục” Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu thời gian qua Tôi xin tự chịu trách nhiệm thông tin sử dụng Hà Nội, ngày 17 tháng 11 năm 2021 LỜI CÁM ƠN Lời cho phép gửi lời cám ơn chân thành đến Giảng viên môn Công tác văn thư trực tiếp giảng dạy, truyền đạt kiến thức bổ ích cho tơi suốt thời gian qua, tảng bản, hành trang vơ q giá Trong q trình làm đề tài, kinh nghiệm thời gian hạn chế nên khơng tránh khỏi thiếu sót Tơi mong nhận đóng góp thầy để đề tài hồn thiện Tơi xin chân thành cám ơn! Hà Nội, ngày 17 tháng 11 năm 2021 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Ý NGHĨA Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân CHỮ VIẾT TẮT UBND HĐND MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CÁM ƠN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 1.1 Một số khái niệm liên quan: 1.2 Yêu cầu chung soạn thảo ban hành văn bản: Chương 14 HƯỚNG DẪN SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN CẨM XUYÊN 14 2.1 Khái quát Huyện Cẩm Xuyên – Tỉnh Hà Tĩnh: 14 2.2 Hướng dẫn công tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Cẩm Xuyên: - 15 Chương 20 ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN CẨM XUYÊN ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 20 3.1 Đánh giá quy trình soạn thảo ban hành văn - 20 3.2 Các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo ban hành văn UBND huyện Cẩm Xuyên: - 22 KẾT LUẬN 26 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 PHẦN MỞ ĐẦU Trong hoạt động quản lý quan, tổ chức nay, thấy cơng tác văn thư nói chung cơng tác soạn thảo ban hành văn vấn đề quan trọng cần quan tâm mực văn vừa nguồn pháp luật vừa công cụ quản lý điều hành nhà nước địa phương Nó góp phần đảm bảo làm cho hoạt động quan thuận lợi ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Trên thực tế công tác soạn thảo ban hành văn hoạt động quan hành nhà nước nói chung đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước lĩnh vực đời sống Nhưng bên cạnh đó, cịn số văn quản lý nhà nước nói chung bộc lộ nhiều khuyết điểm gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ tới mặt đời sống xã hội, làm giảm uy tín hiệu tác động quan hành nhà nước Do vậy, nên tơi chọn đề tài: “Hướng dẫn quy trình soạn thảo ban hành văn UBND Huyện Cẩm Xuyên Một số lỗi phát sinh quy trình soạn thảo văn giải pháp khắc phục” nhằm thấy tầm quan trọng việc soạn thảo ban hành văn công tác văn thư quan, tổ chức Phương pháp nghiên cứu dựa việc thu thập tài liệu thực tế, thống kê số liệu, quan sát, kết hợp với kiến thức thầy cô truyền dậy kinh nghiệm thân, đề tài nghiên cứu kết hợp lý luận thực tế để nội dung nghiên cứu rõ ràng khoa học Nội dung bao gồm: Chương 1: Cơ sở lý luận công tác soạn thảo ban hành văn hành Chương 2: Hướng dẫn soạn thảo ban hành văn UBND huyện Cẩm Xuyên Chương 3: Đánh giá quy trình soạn thảo ban hành văn UBND huyện Cẩm Xuyên Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo ban hành văn PHẦN NỘI DUNG Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 1.1 Một số khái niệm liên quan: 1.1.1 Khái niệm “ Công tác văn thư”: Theo tác giả Phạm Thị Thạch Thảo, “Soạn thảo ban hành văn hành chính” (2018) Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đề cập: “Công tác soạn thảo ban hành văn hành hoạt động cá nhân quan, tổ chức, chịu trách nhiệm soạn thảo văn phải tiến hành nhằm ban hành văn đạo, điều hành truyền đạt định, thông tin quản lý chủ thể ban hành theo thể thức, trình tự, thủ tục thẩm quyền luật định nhằm thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, đơn vị mình” Cơng tác Văn thư tồn cơng việc xây dựng ban hành văn ( sọan thảo ban hành văn bản) quan việc xây dựng, quản lý, giải văn quan 1.1.2 Khái niệm “ Văn bản”: Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ Cơng tác văn thư “Văn thông tin thành văn truyền đạt ngôn ngữ ký hiệu, hình thành hoạt động quan, tổ chức trình bày theo thể thức, kỹ thuật theo quy định” [1; tr 2] Tác giả Nguyễn Văn Thâm đưa khái niệm “Văn sản phẩm lời nói, thể hình thức viết tay Tuy nhiên, văn khơng đơn tổng số từ ngữ, câu nói ghi giấy mà kết tổ chức có ý thức q trình sáng tạo, nhằm thực mục tiêu đó” [12; tr 10] 1.2 Yêu cầu chung soạn thảo ban hành văn bản: 1.2.1 Yêu cầu thẩm quyền ban hành Yêu cầu thẩm quyền ban hành văn xem xét hai mặt, thẩm quyền nội dung thẩm quyền hình thức Thẩm quyền nội dung có nghĩa chủ thể quản lý phép ban hành văn để giải số vấn đề, việc mà theo quy định pháp luật, cho phép chủ thể có thẩm quyền giải Nói cách khác, nội dung văn hành soạn thảo ban hành phải đảm bảo phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn chủ thể ban hành văn Thẩm quyền hình thức nghĩa chủ thể quản lý phép sử dụng loại hình văn mà luật pháp quy định, cho phép sử dụng việc ban hành văn Văn ban hành thẩm quyền đảm bảo tính hợp pháp văn 1.2.2 Yêu cầu nội dung: Tính mục đích: Khi bắt tay vào soạn thảo văn cần xác định mục đích, mục tiêu giới hạn tiêu chuẩn cảu nó, tức cần phải trả lời vấn đề Văn ban hành để làm gì? Giải việc gì? Mức độ giải đến đâu? Kết việc thực đồng nội dung hình thức văn Tính khoa học: Văn có tính khoa học phải đảm bảo có đủ lượng thơng tin quy phạm thông tin thực tế.Các thông tin sử dụng để đưa vào văn phảiđược xử lý đảm bảo xác - Đảm bảo logic mặt nội dung, quán mặt chủđề, bố cục chặt chẽ - Đảm bảo yêu cầu mặt thể thức - Sử dụng tốt ngôn ngữ pháp luật hành - Đảm bảo tính hệ thống cúa văn Tính đại chúng: Văn có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ phù hợp với trìnhđộ dân trí, phải đảm bảo tới mức tối đa, tính phổ cập, song không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc chặt chẽ văn Tính quy phạm: Cho thấy tính cưỡng chế văn bản, tức văn thể quyền lực nhà nước dò hỏi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa lý chủ thể pháp luật, đảm bảo tính quy phạm, văn dược ban hành thẩm quyền quy định trình bày dạng quy phạm pháp luật Tính khả thi: Một yêu cầu văn đồng thời hiệu quả, kết hợp đắn hợp lý yêu cầu nói để nội dung văn thi hành đầy đủ nhanh chóng văn cần phải hợp đủ điều kiện sau: - Nội dung phải đưa yêu cầu trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa phải phù hợp với trình độ lực khả vật chất chủ thể thi hành - Khi quy định quyền cho chủ thể hưởng phải kèm theo điều kiện để đảm bảo thực quyền - Phải nắm vững khả mặt đối tượng thực văn bản, nhằm xác lập trách nhiệm trường hợp cụ thể 1.2.3 Những yêu cầu thể thức kĩ thuật trình bày: Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn thiết lập trình bày theo quy định Nhà nước để đảm bảo giá trị pháp lý cho văn Căn vào quy định pháp luật, công tác soạn thảo văn áp dụng theo 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 Chính phủ Công tác văn thư sau: Bao gồm thành phần thể thức văn : - Quốc hiệu - Tên Quan ,tổ chức ban hành văn - Số, ký hiệu văn - Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn - Tên loại trích yếu nội dung văn - Nội dung văn - Quyền hạn, chúc vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền - Dấu quan, tổ chức - Nơi nhận Ngoài thành phần quy định trên, văn bổ sung thành phần khác sau: - Phụ lục; - Dấu độ mật, mức độ khẩn, dẫn phạm vi lưu hành; - Ký hiệu người soạn thảo văn số lượng phát hành; (Điểm so với Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011) - Địa quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax (Điểm so với Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011) Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 công tác văn thư quy định: “Kỹ thuật trình bày văn bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày thành phần thể thức, số trang văn Kỹ thuật trình bày văn hành thực theo quy định Phụ lục I Nghị định Viết hoa văn hành thực theo quy định Phụ lục II Nghị định Chữ viết tắt tên loại văn hành thực theo quy định Phụ lục III Nghị định này.” [1; tr 6] 1.2.4 Yêu cầu văn phong hành - cơng vụ: Phong cách hay văn phong hành - cơng vụ phương tiện ngơn ngữ có tính khn mẫu, chuẩn mực sử dụng thích hợp lĩnh vực giao tiếp hoạt động pháp luật hành Sử dụng văn phong hành – cơng vụ soạn thảo văn quản lý nhà nước đòi hỏi phải đảm bảo trọn vẹn đặc điểm tính xác; tính phổ thơng, đại chúng; tính khách quan – phi cá tính; tính khn mẫu tính trang trọng, lịch Có đảm bảo tính hiệu cơng tác quản lý hành nhà nước trình quản lý, điều hành mà văn phương tiện quan trọng để truyền đạt ý chí chủ thể đối tượng quản lý 1.2.5 Yêu cầu sử dụng ngôn ngữ văn bản: Bên cạnh việc sử dụng phong cách chức thích hợp, cơng tác soạn thảo văn quản lý nhà nước đòi hỏi việc sử dụng ngơn ngữ văn phải đảm bảo xác, rõ ràng sáng Đây chất liệu cấu thành văn phong định trình soạn thảo văn Việc sử dụng ngôn ngữ cụ thể văn cần phải đảm bảo yêu cầu sử dụng từ ngữ sử dụng câu - Sử dụng từ ngữ phải sử dụng từ ngữ chuẩn xác, dùng từ phong cách sử dụng từ quan hệ kết hợp; - Sử dụng câu câu phải viết quy tắc ngữ pháp tiếng Việt; viết câu đảm bảo tính logic; diễn đạt xác, rõ ràng , mạch lạc; nên chủ yếu sử dụng câu tường thuật sử dụng dấu câu ngữ pháp 1.2.6 Yêu cầu quy trình soạn thảo ban hành văn Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 Chính phủ Công tác văn thư, quy định quy trình soạn thảo ban hành văn hành [13; tr 5-7] bao gồm bước sau: Bước 1: Soạn thảo văn Căn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mục đích, nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan, tổ chức người có thẩm quyền giao cho đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn Đơn vị cá nhân giao chủ trì soạn thảo văn thực công việc: Xác định tên loại, nội dung độ mật, mức độ khẩn văn cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn hình thức, thể 10 TIỂU KẾT Ở chương 1, tác giả trình bày sở lý luận cơng tác soạn thảo ban hành văn hành Từ đó, làm sở để nghiên cứu chương hướng dẫn quy trình soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Cẩm Xuyên 13 Chương HƯỚNG DẪN SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN CẨM XUYÊN 2.1 Khái quát Huyện Cẩm Xuyên – Tỉnh Hà Tĩnh: 2.1.1 Đặc điểm tình hình, vị trí địa lý: Huyện Cẩm Xun, tỉnh Hà Tĩnh huyện tách từ huyện Kỳ Hoa năm 1837 có tên gọi Hoa Xuyên đến 1841 đổi tên thành huyện Cẩm Xuyên, huyện nằm khu kinh tế Vũng Áng Thành phố Hà Tĩnh Có diện tích 635km2; dân số gần 15 vạn người Tồn huyện có 21 xã Thị trấn có mạng lưới giao thơng đồng với tuyến đường quốc lộ 1A, quốc lộ 15B, quốc lộ 8C tuyến đường đường ven biển qua Với 938 km đường bộ, 18km bờ biển 65 km đường sông, cách cảng hàng không Vinh cảng hàng khơng Đồng Hới, Quảng Bình cách từ 70 - 100km, Cẩm Xuyên thuận lợi cho giao thương buôn bán Đây lợi thế, cầu nối giao thương thuận lợi miền Nam, Bắc 2.1.2 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Cẩm Xuyên: Lãnh đạo UBND Huyện Cẩm Xuyên gồm: chủ tịch UBND Huyện, Phó chủ tịch UBND Huyện Các phịng chun mơn gồm 12 phịng Đơn vị nghiệp, tổ chức hội gồm 11 đơn vị UBND cấp Xã gồm thị trấn 21 xã 2.1.3 Văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên: - Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên phận tham mưu giúp UBND việc quản lý nhà nước địa phương Là máy làm việc quan có chức tham mưu phục vụ đạo, điều hành UBND huyện, nơi đảm bảo điều kiện vật chất kỷ thuật cho hoạt động HĐND UBND 14 Giúp UBND huyện xây dựng chương trình, lịch cơng tác, lịch làm việc theo dõi thực chương trình, lịch làm việc đó; tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng, tham mưu giúp UBND việc đạo thực Giúp UBND dự thảo văn trình cấp có thẩm quyền; làm báo cáo gửi lên cấp trên.Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểu mẫu báo cáo thống kê; theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ, công chức cấp xã Giúp HĐND tổ chức kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếp khách, nhận đơn khiếu nại nhân dân chuyển đến lên cấp có thẩm quyền giải Đảm bảo bảo điều kiện vật chất phục vụ cho kỳ họp HĐND cho công việc UBND; Giúp UBND công tác thi đua khen thưởng xã Giúp HĐND UBND thực nghiệp vụ công tác bầu cử đại biểu HĐND UBND theo quy định pháp luật Nhận trả kết giao dịch công việc UBND với quan, tổ chức công dân theo chế " cửa" 2.2 Hướng dẫn công tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Cẩm Xuyên: Quy trình soạn thảo ban hành văn UBND huyện Cẩm Xuyên thực cách thống theo quy định Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 Chính phủ Công tác văn thư, với bước cụ thể sau: 2.2.1 Bước 1: Soạn thảo văn * Chuẩn bị soạn thảo văn bản: 15 Căn vào mục đích, tính chất, nội dung tầm quan trọng văn cần soạn thảo, người có thẩm quyền Chủ tịch UBND - Ơng Hà Văn Bình giao cho mười hai đơn vị có chức cán bộ, công chức soạn thảo (hoặc chủ trì soạn thảo) Từ đơn vị cán bộ, cơng chức giao chủ trì soạn thảo văn phải thực công việc sau: - Xác định hình thức, tên loại văn - Nội dung văn - Độ mật, khẩn văn - Nơi nhận văn Ví dụ: Về việc tuyển dụng công chức cấp xã năm 2021, Ông Hà Văn Bình Chủ tịch UBND cần giao cho Phịng Nội vụ huyện chủ trì soạn thảo Ơng Hồng Văn Chương - Trưởng phòng Nội vụ huyện tiến hành xác định hình thức, tên loại văn thơng báo, nội dung văn “ Về việc tuyển dụng công chức cấp xã năm 2021 ”, nơi nhận văn phận UBND cấp xã có liên quan huyện Cẩm Xuyên * Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan Đơn vị cán bộ, cơng chức giao chủ trì soạn thảo văn triển khai thu thập thông tin băn bao gồm: Thông tin pháp lý thông tin thực tiễn Tiếp theo, tiến hành xử lý, phân loại, chọn lọc thơng tin theo tiêu chí sau: Văn cịn hiệu lực hay khơng? Các thơng tin có bị mâu thuẫn, chồng chéo khơng? Ví dụ: Về việc tuyển dụng cơng chức cấp xã năm 2021, Ơng Hồng Văn Chương - Trưởng phịng Nội vụ huyện chịu trách nhiệm phân công cho cán bộ, công chức Phịng tiến hành thu thập, xử lý thơng tin cần thiết cho công văn như: Quyết định số 31/2021/QĐ-UBND ngày 09/7/2021 UBND; Kế hoạch 16 số 3246/KH-UBND ngày 11/10/2021 UBND huyện Cẩm Xuyên tuyển dụng công chức cấp xã; … * Soạn thảo văn Việc soạn thảo văn UBND huyện Cẩm Xuyên cần thực hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 Chính phủ Cơng tác văn thư Đối với văn điện tử, cán bộ, viên chức giao nhiệm vụ soạn thảo văn việc thực nội dung nêu phải chuyển thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống cập nhật thông tin cần thiết Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung thảo văn bản, người có thẩm quyền Ơng Hà Văn Bình - Chủ tịch UBND cho ý kiến vào thảo văn Hệ thống, chuyển lại thảo văn đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn để chuyển cho cán bộ, công chức giao nhiệm vụ soạn thảo văn Cán bộ, công chức giao nhiệm vụ soạn thảo văn chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị trước pháp luật thảo văn phạm vi chức trách, nhiệm vụ giao Ví dụ: Về công tác tuyển dụng công chức cấp xã năm 2021, Ơng Hồng Văn Chương - Trưởng phịng Nội vụ huyện giao cho cơng chức thuộc Phịng Nội vụ chịu trách nhiệm soạn thảo Thông báo việc tuyển dụng công chức cấp xã năm 2021 Sau soạn thảo thảo thông báo, công chức cần chuyển thảo tài liệu hướng dẫn kèm theo vào Hệ thống Ơng Hà Văn Bình - Chủ tịch UBND trực tiếp kiểm tra cho ý kiến Hệ thống cần sửa đổi, bổ sung Ơng Hồng Văn Chương - Trưởng phòng Nội vụ huyện theo dõi, chuyển ý kiến Chủ tịch tới công chức chịu trách nhiệm soạn thảo, tiến hành sửa đổi, hoàn thiện thảo theo yêu cầu Chủ tịch UBND 2.2.2 Bước 2: Duyệt thảo văn 17 Bản thảo văn phải người có thẩm quyền Ơng Hà Văn Bình - Chủ tịch UBND huyện Cẩm Xuyên ký văn duyệt Trường hợp thảo văn phê duyệt cần sửa chữa, bổ sung phải trình Chủ tịch UBND ký xem xét, định 2.2.3 Bước 3: Kiểm tra văn trước ký ban hành Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn phải kiểm tra tính pháp lý, độ xác nội dung văn ký nháy tắt cuối nội dung văn (sau dấu “./.”) trước trình Chủ tịch UBND huyện Cẩm Xuyên; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND trước pháp luật nội dung văn Ông Phạm Văn Đan - Chánh văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn phải kiểm tra ký nháy tắt vào chữ cuối văn (chữ cuối phần nơi nhận); chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện Cẩm Xuyên trước pháp luật thể thức, kỹ thuật trình bày văn 2.2.4 Bước 4: Ký ban hành văn UBND huyện Cẩm Xuyên quan làm việc theo chế độ tập thể Ơng Hà Văn Bình - Chủ tịch UBND huyện Cẩm Xuyên thay mặt tập thể lãnh đạo ký văn quan, tổ chức Các Phó Chủ tịch UBND huyện thay mặt tập thể, ký thay Chủ tịch UBND văn theo ủy quyền ông văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Trong trường hợp đặc biệt, Chủ tịch UBND huyện Cẩm Xuyên ủy quyền cho người đứng đầu quan, tổ chức, đơn vị thuộc cấu tổ chức ký thừa ủy quyền số văn mà phải ký Việc giao ký thừa ủy quyền phải thực văn bản, giới hạn thời gian nội dung ủy quyền Người ký thừa ủy quyền không ủy quyền lại cho người khác ký Văn ký thừa ủy quyền thực theo thể thức đóng dấu ký số quan, tổ chức ủy quyền 18 Chủ tịch UBND huyện Cẩm Xuyên giao người đứng đầu đơn vị thuộc quan, tổ chức ký thừa lệnh số loại văn Người ký thừa lệnh giao lại cho cấp phó ký thay Việc giao ký thừa lệnh phải quy định cụ thể quy chế làm việc quy chế công tác văn thư quan, tổ chức Đối với văn giấy, ký văn dùng bút có mực màu xanh, khơng dùng loại mực dễ phai Đối với văn điện tử, người có thẩm quyền thực ký số Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo Quy định TIỂU KẾT Qua chương 2, tác giả hướng dẫn công tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Cẩm Xuyên Từ đó, làm sở để nghiên cứu, đánh giá quy trình soạn thảo văn UBND huyện Cẩm Xuyên Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo ban hành văn 19 Chương ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN CẨM XUYÊN ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 3.1 Đánh giá quy trình soạn thảo ban hành văn 3.1.1 Đánh giá chung: Quy trình soạn thảo văn UBND huyện Cẩm Xuyên thực theo Quy chế Công tác Văn thư - Lưu trữ UBND huyện Cẩm Xuyên ban hành kèm theo Quyết định số: 630/QĐ-UBND ngày 25/04/2014 3.1.2 Các lỗi sai thường gặp quy trình soạn thảo văn bản: Về xác định thẩm quyền ban hành văn nội dung lẫn hình thức văn cịn chưa thống Trong q trình soạn thảo ban hành văn có nhiều trường hợp nên ban hành cơng văn lại ban hành tờ trình, thị lại ban hành thông báo… Nội dung quy định văn soạn thảo có tình khả thi cao, nhiên cịn số văn q trình xây dựng chưa thực tế nên tính khả thi cịn bị hạn chế Về quy trình xây dựng ban hành văn bản: Văn soạn thảo nhìn chung tuân thủ theo bước quy trình xây dựng ban hành văn Bên cạnh đó, u cầu cơng việc, tính giải nhanh vấn đề mà nhiều bước khơng tiến hành hoàn chỉnh Điều ảnh hưởng phần đến chất lượng văn soạn thảo Các chủ thể giao soạn thảo dự thảo văn bản, tổ chức sưu tầm hồ sơ, tài liệu có liên quan, lấy ý kiến đối tượng chịu tác động trực tiếp văn bản, tiếp thu ý kiến đóng góp để chỉnh sửa lại dự thảo trước trình cịn nhiều bất cập ảnh hưởng đến tiến độ soạn thảo ban hành văn Cơng tác tự kiểm tra, rà sốt hệ thống hóa văn quan cán Tư pháp chưa tiến hành thường xun Vì vậy, có kiến nghị 20