Giáo trình Thương lượng học

Thương lượng học http://www.ebook.edu.vn Đào Hữu Hoà Trang-1 10-05-12 CH ƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ THƯƠNG LƯỢNG I. KHÁI NIỆM VỀ THƯƠNG LƯỢNG 1) Thương lượng là gì? Thời đại của máy tính điện tử đã làm cho nhiều việc vốn trước đây là thông dụng nay đã trở nên lỗi thời, tuy nhiên vai trò của nhà thương thuyết lại ngày càng quan trọng hơn, bởi vì tất cả chúng ta đều là nhà thương lượng. Mỗi ước muốn đòi hỏi sự thoả mãn và mỗi nhu cầu cần đáp ứng đều ít nhất tiềm tàng một cơ hội đế con người khởi động một tiến trình thương lượng. Bất cứ lúc nào con người trao đổi ý kiến với ý tưởng thay đổi mối quan hệ, bất cứ khi nào họ muốn đi đến thoả hiệp, họ đều cần phải thương lượng. Thương lượng đòi hỏi một sự cảm thông, điều này thường xảy ra giữa các cá nhân khi họ hành động cho bản thân họ hay khi họ nhân danh cho tổ chức mà họ là người đại diện nó. Vì thế thương lượng có thể được xem như là một thành tố gắn liền với cách ứng xử của con người, những khía cạnh của thương lượng đã được các khoa học ứng xử và truyền thông nghiên cứu. Tuy nhiên phạm vi đầy đủ của thương lượng vẫn còn là một vấn đề còn quá mới mẻ và quá lớn để mở ra một viễn cảnh nghiên cứu của các nhà khoa học hành vi trong tương lai. Mỗi ngày, các phương tiện thông tin đại chúng trên khắp thế giới loan tin có không biết bao nhiêu cuộc thương lượng, chưa ai ngồi để thống kê chuyện đó song chắc chắn là rất nhiều. Tại diễn đàn Liên Hiệp Quốc ở New York và ở khắp các thủ đô trên thế giới, các cuộc thương thảo quốc tế vẫn không ngừng xảy ra, người ta thương thảo về các quy chế của việc buôn bán toàn cầu, người ta thương thảo về việc đổi đất lấy hoà bình ở Trung đông, người ta thương thảo về việc giải thoát con tin tại Ấn Độ, ở Philippin hoặc về vấn đề chung sống hoà bình ở Acé Indonésia. Ở phạm vi nhỏ hơn, các công ty cũng đang thương lượng với nhau về việc giải quyết đền bù thiệt hại do vi phạm hợp đồng, thoả thuận giá cả mua bán một lô hàng, thủ tục để thuê một ngôi nhà làm trụ sở công ty. Thỉnh thoảng cũng có những thoả hiệp đẹp mắt, chẳng hạn hiệp định về cấm thử vũ khí hạt nhân đã lôi cuốn được sự chú ý của mọi người trên hành tinh này. Ngay cả một tình huống thương lượng xưa như trái đất, tình trạng vợ chồng liên đới trách nhiệm và quyền lợi với nhau cũng còn bị cái máy tính điện tử đầy tự phụ kia, dầu chỉ nhẹ nhàng thôi, can thiệp vào. Máy tính có thể dành lấy vai trò của người mai mối, xe duyên chỉ má hồng, nhưng nó chỉ tiên đoán rằng có hai kẻ thương thuyết nào đó có hay không có cơ hội để đạt đến một thoả hiệp mỹ mãn mà thôi. Đối với người Mỹ, thương thuyết là phương pháp ít rối rắm nhất để dàn xếp những cuộc tranh chấp. Thương thuyết có thể có tính chất thăm dò và dùng để hình thành những quan điểm và phác hoạ những phạm vi của thoả thuận hay tranh cãi, hoặc nó có thể nhắm đến việc đề ra những dàn xếp thực tiễn. Cho đến nay chưa có một lý thuyết tổng quát nào để hướng dẫn một cá nhân trong những hoạt động thương lượng hàng ngày của họ. Rất thường tình khi chúng ta học nhiều chuyện song cũng có rất nhiều chuyện vẫn bị cho là cấm kỵ hay bị lờ đi, không ai dám dạy chẳng hạn chuyện tình dục, chúng ta phải tự mày mò qua phương pháp "thử và sai". Theo nghiên cứu của Uỷ ban tư pháp thượng viện Mỹ được công bố vài năm trước đây cho rằng sự thương thuyết thành công phụ thuộc vào các yếu tố sau đây: Thương lượng học http://www.ebook.edu.vn Đào Hữu Hoà Trang-2 10-05-12 - Hoặc là vấn đề có thể thương lượng được hay không, chẳng hạn chúng ta có thể rao bán chiếc xe đang đi, ngôi nhà đang ở nhưng chúng ta không thể rao bán vợ, bán con - Hoặc là những điều thương thuyết đều quan tâm đến chẵng những việc nhận và cả việc cho nên có thể bằng lòng trao đổi một giá trị này lấy một giá trị kia và do đó muốn tiến đến thoả hiệp. - Hoặc là các bên thương lượng tin cậy lẫn nhau đến một mức độ nào đó, nếu không thế, một sự thặng dư quá độ những điều khoản an toàn sẽ khiến cho thoả hiệp trở thành bất khả thi. Ba đòi hỏi trên đây của Uỷ ban tư pháp của thượng viện Mĩ về một cuộc thương lượng thành công thực tế đã giới hạn một cách chặt chẽ phạm vi của những hành động hiệu quả. Chẳng hạn trẻ con cũng vẫn bị đem bán như báo chí vẫn thường xuyên đăng tải, hoặc bố mẹ của những đứa trẻ bị bắt cóc sẽ không ngần ngại thương lượng với bọn bắt cóc để chuộc lại con. Mọi vấn đề đều có thể được đưa ra để thương lượng bất kỳ lúc nào nếu con người có nhu cầu cần được đáp ứng. Về đòi hỏi thứ hai, thật ra không thể tiên đoán kết quả của bất kỳ cuộc thương lượng nào khi nó chưa đi đến kết thúc. Vì vậy không thể dự đoán trước là bên nào sẽ sẵn lòng thoả hiệp. Sự thoả hiệp thường đến dần dần trong quá trình thương lượng, nó là sự triển khai tự nhiên như là những hệ quả của một sự xem xét thấu đáo các sự kiện thực tế cũng như sự phản bác các sự kiện đó nhằm thoả mãn những quyền lợi chung của các bên thương thuyết có liên quan. Mặc dù những thoả hiệp có thể được hình thành như là kết quả của thương lượng, các bên đối tác không nên đi vào thương lượng chỉ với ý định thoả hiệp. Hiếm khi có lợi cho bất cứ ai chỉ muốn đi đến thoả hiệp trên một vài khía cạnh riêng lẻ nào đó của cuộc thương lượng, một câu ngạn ngữ nói rằng: "Những bánh xe của cuộc vận động ngoại giao thường quay nhờ dầu mỡ của tính mập mờ nước đôi" có thể cho thấy rõ bản chất của vấn đề này. Còn yêu cầu thứ ba thì hầu như không thể nào thoả mãn được, đơn giản chỉ vì các đối tác do không tin cậy lẫn nhau nên họ mới cần tìm đến thương lượng, chính việc thương lượng là nhằm để xoá đi sự ngờ vực này. Hay nói cách khác chính sự nghi ngờ, sự không tin cậy mới là nguyên nhân dẫn đến việc tồn tại thương lượng nên bản chất của thương lượng vốn dĩ nó không thể bắt đầu bằng sự tin tưởng được. Tóm lại cả ba điều kiện thương lượng được đưa ra đều không đáng tin cậy, ít nhất cũng là trong những điều kiện thương lượng thông thường nhất mà chúng ta gặp trong cuộc sống. 2) Khái niệm thương lượng Mặc dù thương lượng là một vấn đề còn rất nhiều điều phải nghiên cứu là tìm đến sự thống nhất, tuy nhiên về mặt khái niệm, chúng ta có thể hiểu thương lượng theo một số cách khái quát sau đây: - Theo cách hiểu thông thường, thương lượng là hành vi và quá trình mà người ta muốn điều hòa quan hệ giữa hai bên, thông qua hiệp thương để đi đến thống nhất - Còn theo Geradi Nierenberg thì cho cho rằng: Thương lượng là phương cách để con người đi đến thỏa hiệp thông qua việc trao đổi ý kiến, ý tưởng nhằm thay đổi mối quan hệ. Nhìn chung cả hai cách phát biểu về thương lượng đều thừa nhận thương lượng như là một phương cách để giải quyết các mâu thuẫn nhằm đi đên sự thống nhất. Nói cách khác, thương lượng chính là quá trình thống nhất và đấu tranh giữa các mặt đối lập, nó là cơ sở, là nền tảng của sự phát triển các mối quan hệ xã hội. Thương lượng học http://www.ebook.edu.vn Đào Hữu Hoà Trang-3 10-05-12 3) Sự cần thiết phải thương lượng Trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta, thương lượng tồn tại như là một phần không thể tách rời của cuộc sống đó. Có rất nhiều ví dụ khác nhau về thương lượng, sau đây là một vài ví dụ trong số đó: Ví dụ 1: Hai anh em một nhà nọ được bố mẹ cho một chiếc bánh, cả hai đều cho rằng mình phải được phần hơn, ai cũng có lý lẽ riêng của mình. Người cha thấy vậy mới đưa ra ý kiến điều đình: Các con đừng cãi nhau nữa, các con ai cũng có cái lý của mình và chắc chắn là không ai muốn nhận phần thua. Vậy các con hãy làm thế này, đứa nào chịu trách nhiệm cắt bánh thì không được chọn bánh và ngược lại đứa kia sẽ được chọn trước. Ví dụ 2: Trong thư viện vắng vẻ, có hai độc giả ngồi cạnh nhau nhưng có một mâu thuẫn nhỏ dẫn đến tranh chấp nhau. Một người muốn mở cửa sổ cho thoáng mát, giữ đầu óc cho tỉnh táo; còn người kia thì lại muốn đóng cửa sổ lại để tránh những tiếng động ồn ào từ ngoài phố tác động vào, giữ sự yên tĩnh. Hai người không ai chịu ai. Lúc đó người quản lý thư viện đi qua, thấy tình hình này bèn dừng lại và hỏi một độc giả vì sao muốn mở cửa sổ, ông này trả lời "Muốn cho thoáng mát"; người quản lý này cũng hỏi người kia vì sao muốn đóng cửa sổ, ông này trả lời "Cho yên tĩnh". Ông quản lý suy nghĩ một lát rồi đi đến mở cửa sổ phía đối diện hướng ra vườn hoa, vừa thoáng mát lại vừa yên tĩnh, thoả mãn lợi ích của cả hai người. Ví dụ 3: Năm 1967, sau cuộc chiến Trung đông, Israel chiếm bán đảo Sinai của Aicập, đây là mảnh đất của Aicập mà sau nhiều thế kỷ bị xâu xé của ngoại bang họ mới thu hồi được và họ quyết không hy sinh một tấc đất nào nữa cho ngoại bang, lợi ích của Aicập là chủ quyền lãnh thổ. Trong khi đó Israel muốn chiếm giữ bán đảo Sinai vì họ không muốn Aicập và các đồng minh Aírập của họ sử dụng miền đất này để bố trí xe tăng, trọng pháo nhằm tấn công họ, lợi ích của Israel là an ninh. Trải qua đàm phán, đôi bên hiểu rõ lợi ích của nhau cho nên Tổng thống Sadat và Thủ tướng Beiking đã đi đến thoả hiệp: Israel sẽ rút quân đội ra khải toàn bộ lãnh thổ Sinai và trả bán đảo này lại cho Aicập, đổi lại Aicập phải cam kết phi quân sự hoá bán đảo Sinai, kết quả là cả hai bên đều thoả mãn, lợi ích của mỗi bên đều được đảm bảo. Từ các ví dụ trên ta nhận thấy lý do tồn tại thương lượng là: - Mọi người sống trong xã hội luôn có các mối quan hệ với nhau, phụ thuộc vào nhau. Trong xã hội hiện đại, cuộc sống của một cá nhân không thể tách khỏi phần còn lại đó là xã hội, mọi hoạt động của họ đều có mối quan hệ tác động đến phần còn lại đó và ngược lại, mọi hoạt động của xã hội đều có ảnh hưởng đến cá nhân. Tuy nhiên lợi ích của mỗi cá nhân và lợi ích của phần còn lại không phải bao giờ cùng phù hợp với nhau mà nhiều khi nó mâu thuẫn nhau. Do đó thương lượng chính là phương tiện để con người sử dụng nhằm điều hoà các mối quan hệ đó. - Con người muốn thỏa mãn nhiều nhu cầu khác nhau nhưng họ không thể tự thỏa mãn mà cần đến người khác tạo điều kiện cho họ thỏa mãn. Khi có một cặp nhu cầu đối ngược trùng nhau thì khi đó có nhu cầu xuất hiện quan hệ thương lượng. - Thương lượng cần được tiến hành vì cần tìm đến điểm tối ưu để thỏa mãn nhu cầu cho đối bên mà không vi phạm đến lợi ích của người khác. Quan hệ thương lượng luôn đặt trên nền tảng tự nguyện. II. ĐẶC ĐIỂM THƯƠNG LƯỢNG KINH DOANH Thương lượng diễn ra giữa con người với nhau, chúng ta không thể thương lượng với cái máy tính điện tử. Thái độ hợp tác trong thương lượng dựa trên một tiền đề giản đơn nhưng rất quan trọng cho rằng các bên thương lượng đều muốn đạt được một điều gì Thương lượng học http://www.ebook.edu.vn Đào Hữu Hoà Trang-4 10-05-12 đó có lợi cho riêng họ khi rời khỏi bàn hội nghị. Thương lượng là việc trao đổi ý kiến giữa những con người mà mục tiêu là nhằm thay đổi mối tương quan. Có mặt tại bàn thương lượng là một tập hợp của những con người phức hợp bao gồm nhiều nhân cách, cá tính và tình cảm rất khác nhau, nhiều khi chúng ta có cảm giác chúng rất hỗn tạp, ngẫu nhiên, không có quy luật. Để thương lượng có kết quả, chúng ta phải hiểu biết về con người. Alexander Pope viết: "Đối tượng của việc tìm hiểu của con người đích thực là con người". Đối với nhà thương lượng thì việc nghiên cứu con người không những là điều tất yếu mà nó còn là một vấn đề vô cùng quan trọng. Thứ nhất: Thương lượng không đơn thuần là quá trình theo đuổi nhu cầu riêng của bản thân mà phải là quá trình cả 2 bên không ngừng điều chỉnh nhu cầu để tiến đến gần nhau, cuối cùng đạt đến sự nhất trí. Vì vậy thương lượng cần phải có thời gian để đạt đến sự nhất trí đó. Thứ hai: Thương lượng không chỉ là sự lựa chọn duy nhất sự “Hợp tác” hoặc “Xung đột” mà là sự phối hợp hài hòa giữa sự hợp tác và xung đột. Bản chất của thương lượng là hợp tác và xung đột nhưng không có nghĩa là đầu hàng hoặc khăng khăng cố chấp. Khi bắt đầu thương lượng, người thương lượng bao giờ cũng nghĩ rằng lĩ lẽ của mình là đúng và họ cố gắng thuyết phục đối phương tin vào điều đó bằng mọi khả năng của họ. Ngược lại đối phương cũng đưa ra một hệ thống lí lẽ khác và cũng cho rằng đó là đúng nhất. Tất nhiên ai cũng cho rằng mình đúng (điều đó là hiển nhiên vì nó đúng với những điều mà họ suy nghĩ) và không dễ dàng gì họ chịu là mình sai, chính điều này đã tạo ra sự xung đột. Tuy nhiên thông qua quá trình xung đột này mà mỗi bên hiểu ra rằng: cuộc thương lượng rồi sẽ chẳng đi đến đâu nếu mỗi bên cứ cố giữ lấy những lí lẽ ban đầu bằng bất cứ giá nào. Mỗi bên hiểu rằng nên thừa nhận một phần nào đó lí lẽ của bên kia vì không phải tất cả mọi điều mà đối phương đưa ra đều vô nghĩa, hoặc là không phải tất cả mọi điều mà mình đưa ra ban đầu đều hoàn toàn là đúng đắn. Việc điều chỉnh này chính là sự hợp tác, nó là phương tiện để đi đến thoả hiệp nhưng nó không phải là mục đích của thương lượng, nó chỉ là hệ quả của quá trình thương lượng. Thứ ba: Thương lượng phải đem lại lợi ích cho người thương lượng nhưng không phải là lợi ích vô hạn mà phải là lợi ích có giới hạn. Thương lượng không phải là đánh cờ hay chơi thể thao mà ở đó chủ yếu là xác định kẻ thắng người thua, thương lượng hiện đại đòi hỏi các bên tham gia thương lượng đều thắng. Có rất nhiều cái lợi cho một sự hợp tác, kết quả sẽ lớn hơn và giải pháp sẽ lâu dài hơn. Chúng ta thường được dạy 1+1=2 và 2-1=1. Trong suốt cuộc đời của mình mọi người thường hay đem áp dụng nguyên lý số học đó vào những phán đoán của họ về những gì họ ao ước hoặc không mong muốn. Vì vậy người ta cũng vận dụng nó vào thương lượng với nguyên lý toán học "Tao thắng - Mày thua", anh ta muốn sử dụng các đẳng thức đơn giản vào việc tiên đoán hành vi con người. Tuy nhiên, các đẳng thức này không thể áp dụng cho việc tiên đoán toàn thể nỗ lực của con người. Những nỗ lực có tính chất hợp tác của con người sẽ càng dồi dào hơn một khi những cái mà người ta trao đổi với nhau là những ý tưởng chứ không phải hàng hoá vật chất. Nếu tôi trao đổi với bạn ý tưởng thì trước khi trao đổi ý tưởng tôi có 1 ý tưởng, anh có 1 ý tưởng nhưng sau khi trao đổi tôi có 2 ý tưởng và anh cũng có 2 ý tưởng, vậy là 1+1=4 chứ không phải bằng 2 nữa! Hiển nhiên không ai cảm thấy bị thua thiệt khi việc trao đổi này diễn ra. Thương lượng học http://www.ebook.edu.vn Đào Hữu Hoà Trang-5 10-05-12 Thứ tư: Thương lượng thành công hay thất bại không chỉ đánh giá ở việc thực hiện được hay không mục tiêu của bất cứ phía nào mà phải là tổng hợp của nhiều yếu tố khác nhau. Thường người ta dựa vào 3 tiêu chuẩn sau đây để đánh giá việc thành công hay không của một cuộc thương lượng: - Khả năng thực hiện được mục tiêu: Một người khi đứng trước một vấn đề cần thương lượng, bao giờ họ cũng tự đặt ra cho mình một vài mục tiêu nào đó cần phải đạt được qua cuộc thương lượng này. Sẽ chẳng có cuộc thương lượng nào xảy ra nếu người thương lượng không đặt ra bất cứ mục tiêu nào thông qua quá trình đó vì nó chẳng còn có cơ sở để họ tranh đấu hoặc thoả hiệp. Vì vậy, một cuộc thương lượng thành công hay không trước hết nó phải được thể hiện ở việc có thực hiện được hay không mục tiêu mà người thương lượng đặt ra ban đầu, ít nhất cũng phải đạt được những mục tiêu mà người thương lượng cho là quan trọng nhất. - Phí tổn thấp nhất: Việc phí tổn thấp thể hiện ở các khía cạnh sau + Mức độ nhượng bộ đến đâu: Mức độ nhượng bộ được xem như là phí tổn mà người thương lượng phải hy sinh cho đối phương, mức độ này được đo lường ở việc thay đổi lập trường của ta về các mục tiêu cơ bản so với ban đầu. Rõ ràng là một người phải nhượng bộ quá nhiều để đạt đến thoả hiệp cũng có nghĩa là họ đã phải từ bỏ quá nhiều những lợi ích kỳ vọng của mình cho đối phương cho nên nó được xem như là chi phí mà người thương lượng đã phải bỏ ra để có được sự thoả hiệp. + Nguồn lực đầu tư: Thể hiện ở việc các phí tổn mà người thương lượng phải bỏ ra để tìm kiếm lợi ích qua thương lượng. Nó là mức độ đầu tư về thời gian, tiến bạc, trí tuệ, sức lực cho việc thương lượng đó + Chi phí cơ hội: Thể hiện ở những mất mát lợi ích mà chúng ta phải hy sinh do việc quyết định đầu tư vào cuộc thương lượng này dẫn đến phải bỏ qua các cơ hội có thể có khác. - Quan hệ đôi bên: Hiệu quả thương lượng còn được xem xét ở khía cạnh mối quan hệ giữa các đối tác thương lượng có được cải thiện hay không sau khi thương lượng. Việc cải thiện được quan hệ hai bên có một ý nghĩa lớn để mở ra những quan hệ thương lượng tốt hơn trong tương lai. Đối với thương lượng quốc tế, để đánh giá hiệu quả người ta còn xem xét ở khía cạnh sau: - Một: Thương lượng thành công hay không còn được đánh giá ở việc kết quả thương lượng đó có đóng góp tích cực cho việc thực hiện đường lối, chính sách đối ngoại của quốc gia hay không - Hai: Thương lượng phải lấy thương pháp quốc tế làm chuẩn mực và lấy thông lệ quốc tế làm cơ sở - Ba: Thể hiện được sự kết hợp giữa khoa học và nghệ thuật thương lượng trong kết quả cuối cùng đạt được. III. TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN MỘT CUỘC THƯƠNG LƯỢNG KINH DOANH 1) Giai đoạn chuẩn bị a) Tìm hiểu bản thân: Nội dung này liên quan đến việc đòi hỏi người tham gia thương lượng phải tự đánh giá được những mặt mạnh yếu của mình khi tham gia thương lượng. Việc tìm hiểu bản thân được tiến hành trên các mặt sau đây: Tìm hiểu về công ty: Thương lượng học http://www.ebook.edu.vn Đào Hữu Hoà Trang-6 10-05-12 Người thương lượng cần nắm được các thông tin sau đây về công ty của mình - Lịch sử và địa vị xã hội của công ty. Việc nghiên cứu này có thể giúp cho các nhân viên của phái đoàn thương lượng có được một cái nhìn đúng đắn về vị thế hiện tại và quá khứ của doanh nghiệp qua đó mà hành động phù hợp khi ứng xử trước các tình huống cụ thể. Một doanh nghiệp có bề dày truyền thống kinh doanh trên thương trường, có tên tuổi nổi tiếng trong và ngoài nước chắc chắn sẽ không cho phép họ được hành động không trong sáng trong các mối quan hệ làm ăn, điều này làm ảnh hưởng đến uy tín lâu dài của đơn vị. Ngược lại, một doanh nghiệp nhỏ, không có tên tuổi trên thương trường, phạm vi hoạt động hẹp nên trong nhiều trường hợp họ có khả năng sử dụng các thủ đoạn kém minh bạch trong thương lượng kinh doanh. - Chức năng nhiệm vụ và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai. Các thông tin này sẽ giúp cho các nhà thương thuyết ý thức được tầm quan trọng của mối quan hệ thương lượng vơi đối tác trong quan hệ kinh doanh đang sắp sửa tiến hành. Nhờ ý thức được điều này mà họ có thể chủ động trong việc lựa chọn các giải pháp thích hợp, làm cho cuộc thương lượng có thể đạt được mục đích đặt ra một cách tối ưu nhất. - Các tiềm năng thế mạnh của doanh nghiệp so với đối tác thương lượng. Thế và lực của doanh nghiệp là một tiền đề rất quan trọng để đảm bảo thành công trong thương lượng, nắm được những điểm mạnh, điểm yếu của mình để điều chính hành vi thương lượng sao cho né tránh được các tác động của đối tác vào điểm yếu của mình và khai thác được những tiềm năng thế mạnh nhằm đạt được lợi thế trong thương lượng là rất cần thiết để đưa cuộc thương lượng đến mục đích cuối cùng có lợi cho mình. - Mục tiêu mà công ty hướng tới trong cuộc thương lượng này cũng là một vấn đề cần làm rõ trước khi bắt tay vào lập kế hoạch thương lượng. Việc xác định rõ ràng các mục tiêu là tiền đề quan trọng để người thương lượng quyết định lựa chọn chiến lược cũng như các giải pháp có tính chiến thuật sẽ sử dụng trong quá trình thương lượng nhằm nhanh chóng đạt được các mục tiêu đặt ra với mức phí tổn hợp lí. Tìm hiểu về các thành viên của phái đoàn thương lượng - Nếu là người dễ bị kích động, dễ bị chọc tức sẽ dễ dẫn đến nổi giận, khó làm chủ được hành động của mình nên rất dễ bị đối phương lợi dụng lừa gạt đưa vào thế bất lợi do không đủ minh mẫn để suy xét lẽ thiệt hơn - Người bình tĩnh, thần kinh vững vàng rất khó bị đối phương lung lạc, ngược lại sẽ khôn khéo, linh hoạt sử dụng cảm xúc của mình cho những dự định khôn ngoan được chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước. - Người tham gia phái đoàn thương lượng phải tự kiểm tra và hiểu rõ khả năng phán đoán, triết lý sống, tri thức và tình cảm của mình để có phương pháp ứng xử hợp lý khi đứng trước các tình huống thương lượng. Để kiểm tra bản thân, người ta chủ yêu sử dụng các phương pháp trắc nghiệm tâm lý nhằm phát hiện các khuyết điểm về tâm lý, tri thức, các định kiến, tật xấu có ảnh hưởng không tốt đến khả năng thương lượng. Người ta còn phải tập trung rèn luyện các kỹ năng đàm phán bao gồm khả năng phán đoán, khả năng kiềm chế, sự kiên nhẫn, sự khôn khéo b) Tìm hiểu đối tác thương lượng: - Tìm hiểu đối tác trước hết phải đi vào nghiên cứu kỹ về lịch sử của đối tác, ảnh hưởng của đơn vị đó đối với xã hội, tình hình tài chính, mức độ trang bị kỹ thuật, chất lượng, số lượng sản phẩm Thương lượng học http://www.ebook.edu.vn Đào Hữu Hoà Trang-7 10-05-12 - Nắm được nhu cầu và ý định của đối tác trong thương lượng bao gồm các vấn đề như mục đích của cuộc thương lượng này của đối tác; mục tiêu họ đặt ra cho cuộc thương lượng này là gì; nhu cầu của họ có bức thiết không; họ có chân thành và xây dựng hay không; ngoài quan hệ thương lượng này họ còn có quan hệ thương lượng với ai nữa - Phải biết được các thông tin liên quan đến các thành viên tham gia trong phái đoàn thương lượng của đối phương bao gồm: thành phần tham gia đoàn thương lượng bao gồm những ai; vai trò của mỗi người trong phái đoàn; quyền quyết định thuộc về ai; năng lực, khả năng của mỗi người; những hạn chế của từng người; mối quan hệ giữa các thành viên trong phái đoàn c) Tổ chức đội ngũ thương lượng: - Trưởng đoàn thương lượng: Là người có trách nhiệm sẽ trình bày ý kiến của đoàn đàm phán về từng điểm, xem xét các ý kiến của đối tác và suy đoán khi nào thì nên đưa ra các tài liệu mới, khi nào nên thay đổi lập trường hoặc các quyết định liên quan đến việc thúc đẩy hay trì hoãn cuộc thương lượng. Trưởng đoàn thương lượng cần phải là người có các năng lực sau: + Có khả năng chỉ huy và có tài tổ chức vì trong quá trình thương lượng, phái đoàn thương lượng được đặt dưới sự chỉ huy của trưởng đoàn. Trưởng đoàn có trách nhiệm tổ chức và điều hành phái đoàn thương lượng của mình một cách tốt nhất nhằm thực hiện các mục tiêu mà đơn vị giao phó. Khả năng chỉ huy và tài tổ chức sẽ giúp cho trưởng đoàn hoàn thành được công việc này tố hơn. + Có kiến thức và năng lực toàn diện. Trong quá trình thương lượng, đặc biệt là đối với những vấn đề lớn, phạm vi kiến thức rộng có thể liên quan đến rất nhiều lĩnh vực kiến thức khác nhau như kĩ thuật, kinh tế, chính trị, ngoại giao, pháp luật, tôn giáo Để đảm bảo sự kiểm soát toàn diện của trưởng đoàn đối với mọi khía cạnh của cuộc thương lượng đòi hỏi trưởng đoàn phải có sự hiểu biết toàn diện đối với những lĩnh vực kiến thức liên quan đến cuộc thương lượng. + Có bản lĩnh và tính quyết đoán. Mặc dù về nguyên tắc, thương lượng diễn ra giữa các tổ chức với nhau, song trên bàn thương lượng thì sự biểu hiện thì đó lại là quá trình giải quyết quan hệ giữa những con người cụ thể. Người trưởng đoàn sẽ là người chịu trách nhiệm trước doanh nghiệp về toàn bộ kết quả của cuộc thương lượng nên họ thường có khó khăn trong việc đưa ra quyết định cuối cùng, họ sợ trách nhiệm. Để nâng cao hiệu quả của các cuộc thương lượng, người trưởng đoàn thương lượng cần phải có tính quyết đoán và có bản lĩnh cao. + Có khả năng ăn nói và lập luận. Người trưởng đoàn là người phát ngôn chính thức của đoàn thương lượng, họ có trách nhiệm đưa ra lập trường quan điểm cũng như các thông tin cơ bản nhất thể hiện mong muốn của doanh nghiệp mà họ đại diện trong quá trình thương lượng. Họ còn là người sẽ có ý kiến cuối cùng liên quan đến việc đưa ra phương án quyết định để kết thúc thương lượng. Chính vì vậy, khả năng ăn nói lưu loát, diễn đạt khúc chiết sẽ tạo điều kiện thuận lợi để trưởng đoàn hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. - Chuyên viên thương lượng: Là những thành viên của phái đoàn thương lượng tuy không có vai trò quyết định toàn bộ cuộc thương lượng nhưng họ có chức năng phân tích và xử lý các thông tin trong từng nội dung riêng biệt thuộc lĩnh vực chuyên môn mà họ được phân công đảm trách. Ví dụ: Các chuyên viên kỹ thuật, chuyên viên pháp lý Thương lượng học http://www.ebook.edu.vn Đào Hữu Hoà Trang-8 10-05-12 Các nhân viên này cần có các tiêu chuẩn sau + Cóï kiến thức chuyên môn sâu vì họ chính là người sẽ giúp cho trưởng đoàn và các thành viên của đoàn thương lượng trong việc phân tích đánh giá những cứ liệu và thông tin liên quan đến lĩnh vực chuyên môn mà họ được giao phó. Ngoài ra họ còn có trách nhiệm tranh luận với các nhà chuyên môn của phái đoàn đối phương để thống nhất một số điểm mà hai bên có bất đồng nhằm cung cấp các thông tin cần thiết giúp cho trưởng đoàn ra quyết định và giúp cho các chuyên viên trong các lĩnh vực khác có thông tin tham khảo. + Có ý thức tổ chức kỷ luật tốt. Một cuộc thương lượng bất kì đều có chiến thuật, chiến lược đã được xây dựng trước và giao cho người trưởng đoàn triển khai thực hiện. Các thành viên của phái đoàn thương lượng phải hướng những nỗ lực của mình vào để thực hiện các mục tiêu theo kế hoạch đã thống nhất. Việc các chuyên viên thương lượng tuân thủ đúng quy trình thương lượng về nội dung, bầu không khí, thời hạn đưa ra kết lận sẽ giúp cho toàn bộ đoàn thương lượng thực hiện được nhiệm vụ đặt ra hiệu quả hơn. + Trung thực và tin cậy + Có khả năng lập luận và hùng biện - Các quan sát viên: Nhiệm vụ của những người này là tập trung quan sát để đưa ra những nhận xét và đề xuất các chiến lược, chiến thuật mới cho trưởng đoàn thương lượng. Ưu thế của những người này là họ không trực tiếp tham gia tranh luận nên tinh thần thoải mái, đầu óc tỉnh táo, thời gian rảnh rỗi thuận tiện cho việc theo dõi, quan sát các động thái của đối tác khi thương lượng. Các nhân viên này cần có các tiêu chuẩn sau: + Có khả năng quan sát rộng, nhạy bén + Có khả năng tập trung chú ý cao độ + Có tư duy tổng hợp và phân tích tốt + Có ý thức tổ chức kỷ luật cao. d) Xác lập các mục tiêu và xây dựng kế hoạch thương lượng: Mục tiêu thương lượng: Mục tiêu thương lượng là chủ đích mà người thương lượng đặt ra để phấn đấu, nó là các mong muốn, nguyện vọng của chủ thể thương lượng mà vì nó người ta phải tranh đấu. Mục tiêu thương lượng được chia thành 3 cấp - Mục tiêu cuối cùng (Cao nhất): Đó là mục tiêu mà trong bất kỳ hoàn cảnh nào cũng phải đạt được, nếu mục tiêu này không được thỏa mãn thì người ta từ bỏ đàm phán. - Mục tiêu trung gian: Là mục tiêu kỳ vọng mà người thương lượng phải cố gắng đạt được. Trong trường hợp bất đắc dĩ vì cố gắng đạt mục tiêu này mà làm cản trở mục tiêu cuối cùng thì cũng có thể bỏ qua. - Mục tiêu thứ yếu: Là mục tiêu đặt ra ở mức lý tưởng nếu đạt được thì tốt, khi cần thiết có thể bỏ qua. Lập kế hoạch thương lượng: - Mục đích của việc lập kế hoạch thương lượng: + Xác định những nhiệm vụ cụ thể phải thực hiện, số lượng, chất lượng công việc cần làm qua đó mà tìm kiếm các giải pháp, đường lối thích hợp để giải quyết chúng + Phân tích những khả năng bên trong, bên ngoài có ảnh hưởng tốt, xấu tới thương lượng và dự kiến phương cách đối phó + Xác định và giao phó nhiệm vụ cho các thành viên của phái đoàn đàm phán. - Các loại kế hoạch thương lượng: Thương lượng học http://www.ebook.edu.vn Đào Hữu Hoà Trang-9 10-05-12 + Kế hoạch chiến lược: Nhằm chỉ ra đường lối, phương hướng, chương trình hành động tổng quát nhằm đạt được các mục tiêu đề ra + Kế hoạch chiến thuật: Quy định các biện pháp, phương pháp giải quyết các nhiệm vụ cụ thể cho từng giai đoạn thương lượng e) Thương lượng thử: Mặc dù chúng ta đã xây dựng kế hoạch thương lượng đầy đủ, chi tiết nhưng chưa chắc đã đảm bảo cho việc thành công. Bởi vì kế hoạch thương lượng cho dù có được chuẩn bị kỹ lưỡng thì vẫn không thể lường trước được các tình huống bất trắc có thể xảy ra. Để thấy trước các tình huống bất trắc này, đặc biệt là trong trường hợp thực hiện cá cuộc thương lượng có quy mô lớn, phức tạp người ta cần tiến hành tổ chức các cuộc thương lượng thử. Để tiến hành công việc này, người ta thường chia phái đoàn thương lượng thành 2 nửa. Một đóng vai trò "Quân ta", một đóng vai trò "Quân địch" và các bên sẽ sử dụng những thông tin, dữ liệu hiện có để thử tiến hành thương lượng qua đó mà có điều kiện rút ra các kết luận cần thiết về khả năng xuất hiện các tình huống bất ngờ để chuẩn bị trước những giải pháp đối phó. 2) Tiến hành cuộc thương lượng a) Tiếp xúc và mở đầu thương lượng Tiếp xúc với đối tác: Mỗi cuộc thương lượng đều có một bầu không khí riêng, có cuộc thương lượng thì sôi nổi, tích cực song ngược lại cũng có những cuộc thương lượng mà không khí rất căng thẳng, gay cấn hoặc rất lạnh lẽo, hờ hững. Điều này hoàn toàn tuỳ thuộc vào việc tạo ra và duy trì không khí của buổi thương lượng do các bên thương lượng tiến hành có chủ định hoặc là ngẫu nhiên. Để cho việc tạo không khí thương lượng có chủ định, có thể kiểm soát được nhằm có lợi cho mình, người thương lượng cần nắm vững mấy vấn đề sau đây: - Làm cho đối tác tin cậy mình: Để làm được điều này, người thương lượng cần tỏ rõ cho đối tác thấy sự chu đáo, tận tình của mình đối với những công việc của đối tác và thậm chí cả các vấn đề thuộc về quan hệ cá nhân. Tất cả những điều này sẽ đem đến kết quả là tạo được một sự tin tưởng của đối tác thương lượng với chúng ta. - Thể hiện rõ thành ý của mình: Khi đàm phán với các đối tác chưa quen biết, việc làm cho đối tác thấy rõ thành ý của mình là rất cần thiết. Để làm điều này, người thương lượng nên tạo ra một số hoạt động không chính thức trước khi đi vào thương lượng để xây dựng lòng tin và qua đó mà thể hiện thành ý của mình với đối tác. - Làm cho đối tác tin cậy thông qua hành động cụ thể: Việc thực hiện các lời hứa, các giao ước một cách đầy đủ và đúng hạn sẽ là một khẩu đại bác nhằm bắn tan mọi cản trở của sự nghi ngờ trong lòng đối tác, làm cho đối tác tin cậy ở ta. Mở đầu thương lượng: Mở đầu thương lượng kinh doanh có nhiệm vụ giúp cho nhà thương lượng tiếp cận được với đối tác thương lượng, xây dựng được bầu không khí thuận lợi cho việc thược hiện thương lượng, lôi cuốn sự chú ý của đối tác đối với vấn đề mà mính đưa ra, nắm quyền chủ động trong việc điều khiển cuộc thương lượng. Để làm được điều này, trong thực tế người ta thường sử dụng các kỹ thuật sau đây: - Mở đầu làm dịu căng thẳng: Phương pháp này cho phép thiết lập quan hệ chặt chẽ với đối tác thông qua việc thể hiện sự chân thành, nồng nhiệt của mình với đối tác. Thương lượng học http://www.ebook.edu.vn Đào Hữu Hoà Trang-10 10-05-12 - Mở đầu bằng kiếm cớ: Phương pháp này cho phép nêu vấn đề, sự kiện ngắn gọn làm cớ để liên hệ với nội dung thương lượng. Từ điểm mấu chốt này mà triển khai thương lượng theo kế hoạch đã ấn định. Có thể nêu tình hình, sự việc nào đó, sử dụng phép so sánh làm điểm xuất phát mở đầu cho cuộc thương lượng. - Mở đầu bằng kích thích trí tưởng tưởng: Yêu cầu của phương pháp này là nêu một loạt câu hỏi về các vấn đề cần bàn bạc và giải quyết. Phương pháp đặt câu hỏi đó cho phép thu được kết quả tốt trong trường hợp đối tác có cách nhìn vấn đề sáng suốt, lạc quan. - Mở đầu trực tiếp: Phương pháp này được tiến hành như sau + Thông báo ngắn gọn nguyên nhân tổ chức cuộc thương lượng + Nhanh chóng chuyển từ vấn đề chung sang vấn đề cụ thể Phương pháp này có đặc điểm hơi khô khan cứng nhắc, phù hợp với cuộc thương lượng ngắn, ít quan trọng b) Đưa ra yêu cầu thương lượng Đối tác thương lượng sẽ chẳng biết họ phải bắt đầu từ đâu nếu họ không được biết về những yêu cầu thương lượng của chúng ta. Vì vậy trước khi tiến hành thương lượng hai bên cần phải đưa ra yêu cầu của bản thân mình. Việc đưa ra yêu cầu chính xác là hết sức quan trọng. Ngoài ra việc đưa ra yêu cầu còn đòi hỏi phải hợp tình hợp lý nếu không sẽ làm cho đối tác đánh giá là bạn không có thành ý, có cảm giác không tin tưởng. c) Điều chỉnh yêu cầu thương lượng Sau khi đôi bên đã đưa ra yêu cầu, ắt sẽ có sự sai lệch về yêu cầu mà đôi bên đề ra. Thông thường hai bên đều muốn giữ lập trường của mình. Nhà thương lượng muốn duy trì lợi ích của mình một cách hữu hiệu, trước hết cần phải hiểu đầy đủ yêu cầu của đối tác căn cứ vào đâu, để cho họ nói rõ kết cấu của yêu cầu và sau đó đối chiếu với yêu cầu của mình để xem giữa yêu cầu của đối tác và yêu cầu của mình có khoảng cách biệt hay không? Vì sao tồn tại sự cách biệt ấy. Nếu khoảng cách biệt đó là hợp lý thì khi đó các bên muốn đi đến sự thoả hiệp chắc chắn phải lựa chọn giải pháp điều chỉnh yêu cầu ban đầu. Khi điều chỉnh yêu cầu, chúng ta cần tuân theo các yêu cầu sau đây: - Mục đích của cuối cùng của thương lượng là đạt được thoả hiệp qua đó mà thoả mãn các nhu cầu của chúng ta một cách tốt nhất. Tuy nhiên các thoả hiệp đó khó có thể thực hiện được nếu chúng ta không có sự điều chỉnh cần thiết về các yêu cầu của chúng ta vốn có sự khác biệt so với các yêu cầu của đối tác. Việc phải điều chỉnh yêu cầu là việc bất đắc dĩ vì vậy cần làm cho đối tác cảm thấy rằng chúng ta đã chấp nhận một sự nhượng bộ rất lớn, rất quan trọng. - Việc điều chỉnh yêu cầu phải dựa trên nguyên tắc: Lấy phương án thay thế giá trị ngang nhau để đổi lấy sự thay đổi lập trường của đối tác. Có nghĩa là chúng ta bằng lòng từ bỏ lợi ích của chúng ta để đổi lấy một lợi ích khác mà ta có thể nhận được với lợi ích tương đương nhau. - Thương lượng là quá trình mà cả hai phía đều phải có trách nhiệm để cùng nhau tìm kiếm lợi ích chung. Mọi cuộc thương lượng sẽ chẳng đi đến đâu nếu có một bên cứ khăng khăng không chịu thay đổi yêu cầu ban đầu của mình khi mà bên kia đã có sự chấp nhận thay đổi. Vì vậy khi điều chỉnh yêu cầu phải "Lấy nhượng bộ để đổi lấy nhượng bộ" chứ không nhượng bộ đơn phương vì thương lượng là con đường để đạt thoả hiệp thông qua sự tranh đấu nhằm tối đa hoá lợi ích của mình chứ không đơn thuần là để đạt thoả hiệp bằng bất cứ giá nào. Việc nhượng bộ đơn phương để đạt được [...]... Hoà Trang-15 10-05-12 Thương lượng học http://www.ebook.edu.vn CÂU HỎI ÔN TẬP 1) Thương lượng là gì? Vì sao chúng ta phải thương lượng? Có phải thương lượng là con đường tốt nhất để giải quyết các mâu thuẫn giữa con người với con người hay không? 2) Các yếu tố cơ bản nào đặc trưng cho một cuộc thương lượng? Theo anh (chị) làm sao chúng ta có thể phân biệt được một cuộc thương lượng với một cuộc cãi... này, cuộc thương lượng đã đi đến phần ngã ngũ, các bên thương lượng đều đã bắt đầu suy nghĩ đến việc kết thúc song do cản trở tâm lý nên họ đang lưỡng lự chưa biết nên quyết định ra sao Nếu cứ tiếp tục thương lượng thì cuộc thương lượng thường không còn có sự tiến triển đáng kể nào, nhiều khi làm cho cuộc thương lượng đi vào thế giằng co, bế tắc thậm chí phát sinh mâu thuẫn làm cho cuộc thương lượng trở... cuộc thương lượng nhằm đẩy cuộc thương lượng tiến lên phía trước Đào Hữu Hoà Trang-27 10-05-12 Thương lượng học http://www.ebook.edu.vn - Kỹ thuật xuyên tạc: Xuyên tạc quan điểm, ý kiến của đối tác mục đích là chuyển vấn đề thương lượng sang vấn đề khác có lợi cho họ đồng thời phá hoại những gì đã được thoả thuận qua quá trình thương lượng trước đó Kiểu lập luận này thường được sử dụng khi đối tác thương. . .Thương lượng học http://www.ebook.edu.vn thoả hiệp chẳng khác nào là một sự đầu hàng vô điều kiện, nó không đại diện cho thương lượng IV CÁC KỸ THUẬT THÚC ĐẨY ĐỂ TĂNG TỐC Khi các cuộc thương lượng đã đạt đến độ cao trào, những mục tiêu cơ bản của thương lượng đã được đề cập và thảo luận đến độ chín muồi thì cần phải có sự thúc đẩy nhất định để đẩy cuộc thương lượng đi tới đích Vào... bổ? 3) Chuẩn bị thương lượng bao gồm những nội dung gì? Hãy chỉ rõ những nội dung chuẩn bị đó trong một cuộc thương lượng bất kỳ mà anh (chị) biết? 4) Trình bày các nội dung phải thực hiện để tiếp xúc, đưa ra yêu cầu và điều chỉnh yêu cầu trong quá trình thương lượng 5) Tại sao phải tăng tốc trong thương lượng? Những dấu hiệu và điều kiện nào để thấy rằng thời điểm tăng tốc thương lượng đang đến? 6)... những mục đích cơ bản của việc đặt câu hỏi trong quá trình thương lượng? 2) Trình bày các loại câu hỏi cơ bản sử dụng trong thương lượng: Cách thức xây dựng câu hỏi? Đặc điểm sử dụng của mỗi loại câu hỏi? Điều kiện sử dụng các loại câu hỏi đó trong thương lượng? 3) Mục đích của việc rèn luyện kỹ năng nghe? Đào Hữu Hoà Trang-24 10-05-12 Thương lượng học http://www.ebook.edu.vn 4) Trong khi nghe người ta... tác thương lượng - Lập luận cần phải đúng lúc, phù hợp, tế nhị nhằm tạo ra bầu không khí thân thiện, cởi mở có lợi cho các cuộc thương lượng gay cấn, kéo dài - Lập luận phải phù hợp với điều kiện hoàn cảnh cụ thể của cuộc thương lượng và mối quan hệ tương quan trên bàn thương lượng - Lập luận cần tránh sử dụng các diễn đạt không thực chất, các diễn đạt hoa mỹ, khách sáo, cải lương làm pha loãng cuộc thương. .. Trang-11 10-05-12 Thương lượng học http://www.ebook.edu.vn Ưu điểm của phương pháp là: - Sớm thực hiện từng phần các mục tiêu đề ra - Giảm được nguy cơ đổ bể thương lượng dẫn đến thất bại toàn bộ Hạn chế của phương pháp: - Kéo dài thời gian thương lượng - Nhiều khi các mục tiêu phụ được thỏa mãn nhưng các mục tiêu chính không đạt được nên các mục tiêu đạt được đó của cuộc thương lượng cũng không còn... chúng ta sẽ quay lại sau " Đào Hữu Hoà Trang-34 10-05-12 Thương lượng học http://www.ebook.edu.vn Nên sử dụng phương pháp này khi ý kiến phê bình thực sự gây cản trở đến quá trình thương lượng hoặc dẫn cuộc thương lượng đi vào ngõ cụt Trong trường hợp nếu chúng ta sử dụng phương pháp trì hoãn thì cần đề cập đến ý kiến phê phán khi cuộc thương lượng gần kết thúc (tức là vào thời điểm có lợi cho ta hơn... tâm lý này đối tác quyết định dễ dàng hơn V MỘT SỐ CHÚ Ý KHI KẾT THÚC THƯƠNG LƯỢNG 1) Cần phải có sự chuẩn bị tốt cho sự kiện kết thúc thương lượng Do đặc điểm tâm lý nên thường người nghe nhớ nhất là phần kết luận cuối cùng, thậm chí các kết luận có mâu thuẫn với các nội dung trước đó Vì vậy, để thương lượng có hiệu quả, nhà thương lượng cần phải có sự chuẩn bị kỹ các phát biểu kết luận cuối cùng này . Trang-12 1 0-0 5-1 2 Ưu điểm của phương pháp là: - Sớm thực hiện từng phần các mục tiêu đề ra - Giảm được nguy cơ đổ bể thương lượng dẫn đến thất bại toàn bộ Hạn chế của phương pháp: - Kéo. Trang-2 1 0-0 5-1 2 - Hoặc là vấn đề có thể thương lượng được hay không, chẳng hạn chúng ta có thể rao bán chiếc xe đang đi, ngôi nhà đang ở nhưng chúng ta không thể rao bán vợ, bán con - Hoặc. Đào Hữu Hoà Trang-14 1 0-0 5-1 2 - Đối tác từ trạng thái thả lỏng sang trạng thái rướn người về phía trước với vẻ quan tâm, tư thế buông tay chuyển sang nắm tay, vẻ mặt chăm chú - Đối tác thể