Giáo trình quản lý dự án dành cho bậc cao đẳng ngành quản trị kinh doanh

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THỦ ĐỨC KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH - GIÁO TRÌNH HỌC PHẦN: QUẢN LÝ DỰ ÁN NGÀNH/NGHỀ: QUẢN TRỊ KINH DOANH TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-CNTĐ-CN ngày tháng….năm của……………………………… Tp.Hồ Chí Minh, năm 2021 Trang i TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm Trang ii LỜI GIỚI THIỆU Dự án tồn lĩnh vực, nhiều mức độ quy mô khác Chẳng hạn, lĩnh vực hành doanh nghiệp, nhận dạng dự án từ đơn giản, phức tạp, quy mô nhỏ (ví dụ: dự án tổ chức hội nghị quan) đến phức tạp, quy mơ lớn (ví dụ: dự án tái cấu trúc doanh nghiệp) Một cách tổng quát, dự án hiểu chuỗi công việc xác định rõ mục tiêu, nguồn lực thời gian bắt đầu kết thúc Ở bất kỳ vị trí cơng việc nào, học phần Quản lý dự án hữu ích người học khả phân tích cơng việc, xây dựng mục tiêu, lên kế hoạch cơng việc, phân bổ nguồn lực, kiểm sốt chất lượng tiến độ cơng việc Giáo trình Quản lý dự án tác giả biên soạn nhằm mục đích cung cấp cho sinh viên những kiến thức kỹ hoạt động quản lý dự án Cấu trúc giáo trình gồm mười chương: Chương 1: Tổng quan quản lý dự án Microsoft Project Chương 2: Thiết lập ban đầu cho hệ thống dự án Chương 3: Khởi tạo dự án cụ thể lập kế hoạch dự án Chương 4: Thiết lập mối liên hệ giữa công việc Chương 5: Định nghĩa nguồn lực xác định nguồn lực cho dự án Chương 6: Hiển thị dự án hệ thống Chương 7: Lưu kế hoạch dự án kiểm soát dự án Chương 8: Quản lý chi phí dự án Chương 9: Xuất in ấn biểu mẫu báo cáo Chương 10: Kiểm soát điều chỉnh tiến độ Có nhiều phần mềm quản lý dự án Trong phạm vi giáo trình này, tác giả sử dụng Microsoft Project 2016 để minh hoạ cho hoạt động quản lý dự án Microsoft Project phần mềm sử dụng phổ biến có tương thích cao với Microsoft Office Tác giả kỳ vọng, giáo trình Quản lý dự án tài liệu hỗ trợ tích cực cho trình học tập trình hoạt động nghề nghiệp sinh viên Tp.Hồ Chí Minh, ngày tháng 11 năm 2021 Tác giả biên soạn Thạc sỹ Nguyễn Quang Nhân Trang iii MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU iii THÔNG TIN CHUNG GIÁO TRÌNH HỌC PHẦN xiv CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ MICROSOFT PROJECT Giới thiệu 1.Khái niệm Quản lý dự án tiêu chuẩn người quản lý dự án 1.1 Khái niệm Quản lý dự án 1.2 Tiêu chuẩn người quản lý dự án .4 Các nhân tố tạo nên dự án 3.Các bước lập tiến độ .7 Microsoft Project tính .9 4.1 Khái quát Microsoft Project 4.2 Áp dụng MS Project vào dự án 10 4.3 Các tính .11 Các từ khóa Microsoft Project 13 CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 15 CHƯƠNG 2: THIẾT LẬP BAN ĐẦU CHO HỆ THỐNG VÀ DỰ ÁN 16 Giới thiệu .16 1.Tạo dự án 17 1.1.Ý nghĩa 17 1.2 Thao tác thực .17 Thiết lập đơn vị tiền tệ .18 2.1.Ý nghĩa 18 2.2 Thao tác thực .19 Thiết lập lịch dự án .19 3.1 Ý nghĩa 19 3.2 Thao tác thực .20 Thiết lập cho tổng tiến độ dự án 21 4.1 Ý nghĩa 21 4.2 Thao tác thực .21 CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 22 Trang iv CHƯƠNG 3: KHỞI TẠO MỘT DỰ ÁN CỤ THỂ VÀ LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN 23 Giới thiệu .23 1.Xác định thông tin dự án 24 1.1.Ý nghĩa 24 1.2.Thao tác thực 24 2.Thiết lập lịch cho dự án 25 2.1.Ý nghĩa 25 2.2 Thao tác thực .25 3.Lập danh sách công việc dự án 27 3.1.Ý nghĩa 27 3.2 Thao tác thực .28 4.Tạo công việc phụ (Subtasks) .29 4.1.Ý nghĩa 29 4.2.Thao tác thực 29 5.Xác lập công việc không tham gia vào dự án (Inactivate) 29 5.1 Ý nghĩa 29 5.2 Thao tác thực .30 6.Chuyển cơng việc vào khung nhìn thời gian (Timeline) .30 6.1 Ý nghĩa 30 6.2 Thao tác thực .30 7.Thiết lập thời hạn (deadline) cho công việc 32 7.1 Ý nghĩa 32 7.2 Thao tác thực .32 8.Thiết lập mốc dự án (Milestone) 32 8.1 Ý nghĩa 32 8.2 Thao tác thực .33 9.Nhập ghi công việc (task note) 33 9.1 Ý nghĩa 33 9.2 Thao tác thực .33 10.Đính kèm liên kết vào công việc 34 10.1 Ý nghĩa 34 10.2 Thao tác thực .34 Trang v 11.Tạo công việc định kỳ 35 11.1 Ý nghĩa 35 11.2 Thao tác thực .35 CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 36 CHƯƠNG 4: THIẾT LẬP MỐI LIÊN HỆ GIỮA CÁC CÔNG VIỆC 38 Giới thiệu .38 1.Mối liên hệ giữa công việc 39 2.Xác lập mối quan hệ giữa công việc quan trọng 39 Xác lập kiểu phụ thuộc chồng/giãn thời gian (lag time) 40 3.1 Ý nghĩa 40 3.2 Thao tác thực .40 4.Xác lập ràng buộc cho công việc 42 4.1 Ý nghĩa 42 4.2 Thao tác thực .42 5.Chia (cắt) công việc thành phần nhỏ 43 5.1.Ý nghĩa 43 5.2.Thao tác thực 43 CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 44 CHƯƠNG 5: ĐỊNH NGHĨA NGUỒN LỰC VÀ XÁC ĐỊNH NGUỒN LỰC CHO DỰ ÁN 45 Giới thiệu .45 1.Xác định nguồn lực thông tin cho nguồn lực dự án .46 1.1 Ý nghĩa 46 1.2.Thao tác thực 46 Thay đổi lịch cho nguồn lực 48 2.1.Ý nghĩa 48 2.2 Thao tác thực .48 3.Thiết lập nguồn lực cho công việc 48 3.1.Ý nghĩa 48 3.2.Thao tác thực 49 4.Sửa đổi thời gian thực công việc .50 4.1.Ý nghĩa 50 Trang vi 4.2.Thao tác thực 50 5.Kiểm tra hiệu chỉnh việc sử dụng nguồn lực 51 5.1.Ý nghĩa 51 5.2.Thao tác thực 51 CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 53 CHƯƠNG 6: HIỂN THỊ DỰ ÁN TRÊN HỆ THỐNG 56 Giới thiệu .56 1.Xem xét toàn dự án 57 1.1.Ý nghĩa 57 1.2.Thao tác thực 57 2.Kiểm tra ngày bắt đầu ngày kết thúc dự án 57 2.1.Ý nghĩa 57 2.2.Thao tác thực 57 3.Xác định đường Gantt dự án 58 3.1.Ý nghĩa 58 3.2.Thao tác thực 58 4.Xem xét cột khác khung nhìn .59 4.1.Ý nghĩa 59 4.2.Thao tác thực 59 Trong giao diện hình chính, chọn tab Task, ấn nút Gantt Chart, chọn khung nhìn muốn quan sát số liệu (hình 6.4) 60 5.Thể thơng tin có chọn lọc 60 5.1.Ý nghĩa 60 5.2.Thao tác thực 60 6.Nhóm thơng tin khung nhìn .61 6.1.Ý nghĩa 61 6.2.Thao tác thực 61 CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 62 CHƯƠNG 7: LƯU KẾ HOẠCH DỰ ÁN VÀ KIỂM SOÁT DỰ ÁN 63 Giới thiệu .63 1.Lưu giữ kế hoạch 64 1.1.Ý nghĩa 64 Trang vii 1.2.Thao tác thực 64 2.Lưu giữ những thời điểm chuyển tiếp 65 2.1.Ý nghĩa 65 2.2.Thao tác thực 65 3.Thay đổi tham số công việc theo thực tế thực 66 3.1.Ý nghĩa 66 3.2.Thao tác thực 66 4.So sánh giữa thời gian thực tế thực kế hoạch công việc 68 4.1.Ý nghĩa 68 4.2.Thao tác thực 68 5.Cập nhật thời gian thực tế sử dụng nguồn lực so sánh với kế hoạch .69 5.1.Ý nghĩa 69 5.2.Thao tác thực 70 CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 71 CHƯƠNG 8: QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN 72 Giới thiệu .72 1.Khái quát Chi phí MS Project .73 2.So sánh chi phí kế hoạch 73 2.1.Ý nghĩa 73 2.2.Thao tác thực 73 3.Xem xét chi phí tồn dự án 74 3.1.Ý nghĩa 74 3.2.Thao tác thực 74 4.Phân tích tài với bảng EV (Earned Value) 75 4.1.Ý nghĩa 75 4.2.Thao tác thực 76 4.3.Phân tích dữ kiện bảng Earned Valued 77 CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 79 CHƯƠNG 9: XUẤT VÀ IN ẤN CÁC BIỂU MẪU BÁO CÁO 80 Giới thiệu .80 1.Báo cáo dạng đồ thị (Visual Reports) 81 1.1.Ý nghĩa 81 Trang viii 1.2.Thao tác thực 82 2.Báo cáo dạng bảng số liệu .82 2.1.Ý nghĩa 82 2.2.Thao tác thực 84 3.Báo cáo dữ liệu trực quan cửa sổ thao tác 85 3.1.Ý nghĩa 85 3.2.Thao tác thực 85 4.Thêm tiêu đề chân trang trang in vào báo cáo 87 4.1.Ý nghĩa 87 4.2.Thao tác thực 87 CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 88 CHƯƠNG 10: KIỂM SOÁT VÀ ĐIỀU CHỈNH TIẾN ĐỘ 89 Giới thiệu .89 1.Xem lại công việc khởi công bị chậm trễ .90 1.1.Ý nghĩa 90 1.2.Thao tác thực 90 2.So sánh tiến trình cơng việc so với kế hoạch 91 2.1.Ý nghĩa 91 2.2.Thao tác thực 91 3.Dùng cửa sổ theo dõi sơ đồ Gantt (Tracking Gantt) 92 3.1.Ý nghĩa 92 3.2.Thao tác thực 92 4.Xác định công việc bị trễ tiến độ 93 4.1.Ý nghĩa 93 4.2.Thao tác thực 93 5.Xác định công việc có thời gian dự trữ 95 5.1.Ý nghĩa 95 5.2.Thao tác thực 95 CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 10 96 BÀI TẬP TỔNG HỢP 97 TÀI LIỆU THAM KHẢO 102 Trang ix DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 4.1: Ý nghĩa những kiểu ràng buộc cho công việc 42 Bảng 6.1: Ý nghĩa số khung nhìn MS Project 59 Bảng 8.1: Ma trận phối hợp Chi phí Tiến độ 78 Bảng 8.2: Nguyên nhân làm trễ tiến độ, vượt chi phí dự án 78 Bảng 9.1: Ý nghĩa báo cáo dạng đồ thị (Visual Reports) 81 Bảng 9.2 Ý nghĩa báo cáo dạng bảng số liệu 82 Trang x CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 1) Trình bày ý nghĩa, cách thức báo cáo dạng đồ thị 2) Trình bày ý nghĩa, cách thức báo cáo dạng bảng số liệu 3) Trình bày ý nghĩa, cách thức báo cáo dữ liệu trực quan cửa sổ thao tác 4) Trình bày ý nghĩa, cách thức thêm tiêu đề chân trang trang in vào báo cáo 5) Sử dụng kết tập chương 8, thực phần mềm MS Project số yêu cầu sau đây: 5.1 Kiểm tra xác nhận máy tính thiết lập máy in sang file PDF 5.2 Lập báo cáo dạng đồ thị Thêm tiêu đề chân trang trang in vào báo cáo in file PDF 5.3 Lập báo cáo dạng bảng số liệu Thêm tiêu đề chân trang trang in vào báo cáo in file PDF 5.4 Báo cáo số dữ liệu (theo yêu cầu) cửa sổ thao tác Thêm tiêu đề chân trang trang in vào báo cáo in file PDF Trang 88 CHƯƠNG 10: KIỂM SOÁT VÀ ĐIỀU CHỈNH TIẾN ĐỘ Giới thiệu Kiểm soát điều chỉnh tiến độ theo thực tế dự án hoạt động cốt lõi trình quản lý dự án đạt hiệu Khi quản lý tiến độ, người quản lý cần phải nhập liệu số liệu thực tế mà dự án xảy Từ đó, xem xét lại tiến độ thực tế điều chỉnh lại thông số khác tiến độ nhằm đạt mục tiêu đề tương lai Chương cung cấp cho người học kiến thức kỹ để rà sốt lại cơng việc khởi cơng bị chậm trễ; so sánh tiến trình cơng việc thực tế so với kế hoạch; theo dõi, phân tích sơ đồ Gantt; xác định công việc bị trễ tiến độ; xác định cơng việc có thời gian dự trữ Mục tiêu - Trình bày ý nghĩa, cách thức vận dụng xem lại công việc khởi công bị chậm trễ - Trình bày ý nghĩa, cách thức vận dụng so sánh tiến trình cơng việc so với kế hoạch - Trình bày ý nghĩa, cách thức vận dụng dùng cửa sổ theo dõi sơ đồ Gantt - Trình bày ý nghĩa, cách thức vận dụng xác định công việc bị trễ tiến độ - Trình bày ý nghĩa, cách thức vận dụng xác định cơng việc có thời gian dự trữ Nội dung Trang 89 1.Xem lại các công việc khởi công bị chậm trễ 1.1.Ý nghĩa Đường kế hoạch gốc (Baseline) yếu tố để người quản lý xem xét thực tế dự án có thực kế hoạch đề hay không So sánh số liệu dự án ghi chép với số liệu đường kế hoạch gốc, người quản lý dễ dàng nhận công việc bị chậm trễ so với kế hoạch cửa sổ Gantt Chart 1.2.Thao tác thực Bước 1: Chọn cửa sổ Gantt Chart (bấm menu Tasksbấm nút Gantt Chart, chọn Gantt Chart) Bước 2: Chọn tab Format, group Bar style, stick chọn Late Tasks Bước 3: Bấm nút Slippage,chọn đường kế hoạch (Baseline) để so sánh Hình 10.1 Minh họa cơng việc khởi công bị chậm trễ Trong phần cửa sổ biểu diễn tiến trình cơng việc (hình 10.1), đường mảnh biểu diễn thời đoạn bị khởi công chậm trễ thêm vào phía bên trái tiến trình thực tế Để bỏ biểu diễn khởi công trễ, bỏ chọn Late Tasks; chọn lại nút Slippage, bỏ chọn Baseline (đường kế hoạch) Trang 90 2.So sánh tiến trình cơng việc so với kế hoạch 2.1.Ý nghĩa Bởi nhiều lý mà công việc khởi cơng chậm trễ Tuy vậy, cơng việc có thể hồn thành sớm tăng cường nguồn lực thực Để biết cơng việc hồn thành kế hoạch hay không, cần phải so sánh công việc với đường kế hoạch gốc Baseline - yếu tố để xem xét thực tế dự án có thực kế hoạch ban đầu 2.2.Thao tác thực Bước 1: Chọn cửa sổ Gantt Chart (bấm menu Tasksbấm nút Gantt Chart, chọn Gantt Chart) Bước 2: Chọn menu Format, group Bar style, chọn nút Baseline Bước 3: Chọn đường kế hoạch để so sánh với tiến trình thực tế Hình 10.2 Minh họa so sánh tiến trình cơng việc với kế hoạch Trong phần cửa sổ biểu diễn tiến trình cơng việc (hình 10.2), đường màu xám đen biểu diễn tiến trình theo kế hoạch, đường màu xanh biểu diễn tiến trình thực tế Để bỏ biểu diễn tiến trình kế hoạch, ta chọn lại nút Baseline , bỏ chọn đường kế hoạch (Baseline) Trang 91 3.Dùng cửa sổ theo dõi sơ đồ Gantt (Tracking Gantt) 3.1.Ý nghĩa Cửa sổ Tracking Gantt hữu ích việc kiểm tra tiến độ giữa đường kế hoạch Baseline ban đầu đường thực tế Cung cấp thơng tin % hồn thành cơng việc thực tế (nằm bên phải cơng việc) Ngồi ra, cửa sổ Tracking Gantt xác nhận cơng việc có nằm đường Gannt (chuỗi công việc ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ chung dự án) hay không công việc Gannt thường diễn đạt màu đỏ (xem hình 10.3) Nếu có cơng việc hoàn thành 100%, dấu kiểm đánh dấu cột i (Indicators) phía bìa bên trái cửa sổ Gantt Chart (xem hình 10.4) 3.2.Thao tác thực Bước 1: Vào cửa sổ Tracking Gantt (bấm menu Tasksbấm nút Gantt Chart, chọn Tracking Gantt) Bước 2: Chọn menu Format, group Bar style, chọn nút Baseline Bước 3: Chọn đường kế hoạch để so sánh với tiến trình thực tế Hình 10.3: Giao diện theo dõi sơ đồ Gantt Trang 92 Hình 10.4: Dấu hiệu xác nhận cơng việc hồn thành 100% 4.Xác định các công việc bị trễ tiến độ 4.1.Ý nghĩa Xác định công việc bị trễ tiến độ những yếu tố giúp người quản lý kiểm soát tiến độ chung dự án Khi thiết lập đường kế hoạch Baseline ban đầu cho dự án, người quản lý theo dõi tiến trình cách so sánh tiến trình cơng việc theo kế hoạch với tiến trình thực thực tế kiểm tra xem ngày bắt đầu ngày kết thúc cơng việc đó có bị trượt so với kế hoạch hay không 4.2.Thao tác thực Bước 1: Vào cửa sổ Gantt Chart (bấm menu Tasksbấm nút Gantt Chart, chọn Gantt Chart) Bước 2: Chọn menu View, group Data, bấm Tables, chọn Variance Cửa sổ Variance cung cấp cột biểu diễn độ lệch ngày bắt đầu ngày kết thúc giữa tiến trình thực tế kế hoạch sở (xem hình 10.5) Lưu ý ý nghĩa cột:  Start Var = Start – Baseline Start  Finish Var.=Finish – Baseline Finish Trang 93 Hình 10.5: Xác định công việc trượt tiến độ so với kế hoạch Ngoài ra, người quản lý có thể xác định công việc bị trễ so với ngày tình trạng (Status date) dự án Các bước thực sau: Bước 1: Bấm menu Project, group Status, chọn Status date để chọn ngày cụ thể muốn xem xét/báo cáo Bước 2: Chọn cửa sổ Gantt Chart, chọn menu Format, group Bar Style, Stick chọn vào Late Tasks Hình 10.6: Xác định cơng việc bị trễ so với ngày tình trạng (Status date) dự án Trang 94 Lúc này, tiến trình cơng việc bị trễ đổi qua màu xám đen tiến trình khơng bị trễ thì màu xanh bình thường Hình 10.6 bên minh họa cho việc xác định công việc bị trễ so với ngày tình trạng dự án Status date đặt 9/3/2021 5.Xác định các cơng việc có thời gian dự trữ 5.1.Ý nghĩa Giá trị thời gian dự trữ công việc số lượng thời gian cơng việc trượt (dịch chuyển) trước có ảnh hưởng đến cơng việc khác ngày kết thúc dự án tổng thể Việc xác định thời gian dự trữ công việc giúp người quản lý linh hoạt kiểm sốt tiến độ chung dự án Có hai loại thời gian dự trữ: Free Slack Total Slack (1) Free Slack: lượng thời gian cơng việc trì hỗn mà khơng ảnh hưởng đến chậm trễ cơng việc phía sau Free Slack > (2) Total Slack: lượng thời gian cơng việc trì hỗn trước ảnh hưởng đến ngày kết thúc dự án Total Slack > 0: thời gian dự trữ còn; Total Slack = 0: khơng có thời gian dự trữ; Total Slack < 0: thiếu hụt thời gian, cần có phương án bù tiến độ để dự án kịp tiến độ 5.2.Thao tác thực Bước 1: Vào cửa sổ Gantt Chart (bấm menu Tasksbấm nút Gantt Chart, chọn Gantt Chart) Bước 2: Chọn menu View, group Data, bấm Tables, chọn Schedule Trong bảng, xem thời gian dự trữ hai cột Free Slack Total Slack (xem hình 10.7) Hình 10.7: Giao diện xác định cơng việc có thời gian dự trữ Trang 95 CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 10 1) Trình bày ý nghĩa, cách thức xem lại công việc khởi công chậm trễ 2) Trình bày ý nghĩa, cách thức so sánh tiến trình cơng việc so với kế hoạch 3) Trình bày ý nghĩa, cách thức dùng cửa sổ theo dõi, phân tích sơ đồ Gantt 4) Trình bày ý nghĩa, cách thức xác định công việc bị trễ tiến độ 5) Trình bày ý nghĩa, cách thức xác định cơng việc có thời gian dự trữ 6) Sử dụng kết tập chương 9, thực phần mềm MS Project số yêu cầu sau đây: 6.1 Cài đặt Status date: / / (theo yêu cầu Giảng viên) 6.2 Xác định công việc khởi công chậm trễ 6.3 So sánh tiến trình cơng việc thực tế so với kế hoạch (nhận xét công việc) 6.4 Sử dụng cửa sổ Gantt Tracking để theo dõi, phân tích sơ đồ Gantt Nhận xét đánh giá tổng quan tiến độ chung dự án 6.5 Xác định công việc bị trễ tiến độ 6.6 Xác định công việc có thời gian dự trữ (nếu có) Nhận xét thời gian dự trữ Trang 96 BÀI TẬP TỔNG HỢP Thông tin chung - Sinh viên chọn dự án để triển khai với tổng ngân sách/chi phí khơng tỷ đồng (ví dụ Dự án quán cafe sân vườn, trà sữa, cửa hàng bách hóa, siêu thị mini, dự án phim ngắn, phim âm nhạc….) - Sinh viên giả định dữ kiện thực tế triển khai dự án (ví dụ: Dự án thẩm định khả thi phương án tài hiệu đầu tư; tình rủi ro phát sinh, khả nguồn lực, trình độ kỹ thuật, luật pháp ) Các yêu cầu 1) Tóm tắt thông tin dự án phát biểu phạm vi dự án theo biểu mẫu 2) Lập bảng phân rã cấu trúc công việc WBS thực dự án theo biểu mẫu 3) Lập danh mục dự tốn chi phí/ngân sách cho dự án theo biểu mẫu 4) Lập danh sách nguồn lực phục vụ cho dự án theo biểu mẫu 5) Dùng phần mềm MS Project để lập kế hoạch dự án lưu giữ kế hoạch (set baseline) 6) Căn kế hoạch lập (mục 5), tiến hành cập nhật tiến độ dự án với dữ kiện giả định sau: cập nhật từ công việc thời điểm tương đương 60% thời gian tổng tiến độ dự án theo kế hoạch Trong đó có: 45% cơng việc hồn thành tiến độ, 20% cơng việc hồn thành nhanh tiến độ, 35% cơng việc hồn thành chậm tiến độ 7) Điều chỉnh tiến độ, nguồn lực cho công việc tới để dự án kế hoạch ban đầu (set baseline 1) 8) In báo cáo (REPORT) từ MS Project:  Project Overview  Resource Overview  Overallocated Resources  Cost Overview  Work Overview  Critical Tasks Report  Milestone Report Trang 97 Biểu mẫu Tóm tắt thơng tin dự án Tên dự án: …………………………………………………………………………… Chủ đầu tư: …………………………………………………………………………… Địa điểm xây dựng dự án: …………………………………………………………… Ngày khởi công (dự kiến) …………… Ngày hoàn thành (dự kiến) ………… Tổng vốn đầu tư dự án: ……………………………………………………………… Trưởng quản lý dự án:………………………………………………………………… Thành viên 1:…………………………………………………………………………… Thành viên 2: …………………………………………………………………………… Phát biểu Phạm vi dự án Dự án thực hồn chỉnh cơng việc, đáp ứng yêu cầu chất lượng ngân sách dự án Phạm vi dự án Diễn giải nhiệm vụ, yêu cầu chất lượng Ghi tên nhiệm vụ Ghi tên nhiệm vụ …… Trang 98 Dự toán Chi phí/Ngân sách Biểu mẫu Cấu trúc phân rã công việc WBS Tên dự án: …………………………………………………………………………… Trưởng nhóm dự án:………………………………………………………………… Nhiệm vụ Nhiệm vụ phụ cấp Nhiệm vụ phụ cấp Khoảng thời gian cho nhiệm vụ cấp Nhiệm vụ phụ cấp Khoảng thời gian cho nhiệm vụ cấp Tổng thời gian (giờ/tuần/ngày) Nhiệm vụ Nhiệm vụ phụ cấp Tổng thời gian (giờ/tuần/ngày) Trang 99 Biểu mẫu KẾ HOẠCH CHI PHÍ (NGÂN SÁCH) Tên dự án: …………………………………………………………………………… Trưởng nhóm dự án:………………………………………………………………… Nội dung cơng việc Ghi tên nhiệm vụ Ghi tên nhiệm vụ Ghi tên nhiệm vụ … Chi phí/ngân sách Cộng Dự phòng x% Tổng cộng BẢNG KÊ CHI TIẾT Nhiệm vụ Nhiệm vụ phụ cấp Nhiệm vụ phụ cấp Chi phí/ngân sách Nhiệm vụ phụ cấp Chi phí/ngân sách Ghi tên nhiệm vụ Tổng chi phí/ngân sách Nhiệm vụ Nhiệm vụ phụ cấp Ghi tên nhiệm vụ Tổng chi phí/ngân sách Trang 100 Biểu mẫu Danh sách nguồn lực phục vụ cho dự án Tên dự án: …………………………………………………………………………… Trưởng nhóm dự án:………………………………………………………………… STT Tên nguồn lực Loại ĐVT Số lượng (MAX) 10 11 12 13 14 15 16 Trang 101 Đơn giá tiêu ch̉n Đơn giá ngồi Chi phí cho lần sử dụng TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Quản lý dự án hướng dẫn sử dụng phần mềm Ms Project, Lưu Trường Văn Lê Hoài Long, NXB Xây dựng, năm 2015 [2] Ứng dụng MS Project 2016 quản lý dự án, Lương Văn Cảnh, tài liệu lưu hành nội [3] MS Project 2016 Step by Step, Carl Chatfield and Timothy Johnson, MS Press, 2016 [4] Project Management Body of Knowledge, PMBOK Guide 6th Edition, PMI, 2018 Trang 102 ... nghĩa Để quản lý dự án hiệu quả, người quản lý dự án cần xây dựng công việc dự án để có cách nhìn tổng quát dự án Người quản lý dự án cần xác định tất nhiệm cụ cần thiết để hoàn thành dự án (phạm... người quản lý dự án Người quản lý dự án phải xác định đâu đường mà họ để giúp dự án thành công Để trở thành người quản lý dự án giỏi, người quản lý dự án cần có tố chất nhà quản lý/ lãnh đạo... môn người quản lý dự án, theo PMBOK Guide 6th Edition, bao gồm mười nội dung: - Quản lý tích hợp dự án: xây dựng điều lệ dự án (Develop Project Charter), xây dựng kế hoạch quản lý dự án (Develop