Bài giảng quản trị hành chính văn phòng

QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG CHƯƠNG TRÌNH CHƯƠNG 1: ĐẠI CƯƠNG 1.1- KHÁI NIỆM VỀ VĂN PHÒNG. 1.2- CHỨC NĂNG VĂN PHÒNG 1.3- NHIỆM VỤ VĂN PHÒNG. 1.4- QUẢN TRỊ HCVP CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHÒNG 2.1- CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG. 2.2- TỔ CHỨC NƠI LÀM ViỆC CHƯƠNG 3: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 3.1- QUẢN TRỊ CÔNG VIỆC. 3.2- QUẢN TRỊ HỒ SƠ 3.3- QUẢN TRỊ THÔNG TIN 3.4- QUẢN TRỊ TÀI SẢN CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ XUNG ĐỘT CHƯƠNG 1- ĐẠI CƯƠNG 1. 1- KHÁI NIỆM VỀ VĂN PHÒNG. Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng , phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó. CHƯƠNG 1- ĐẠI CƯƠNG 1.2- CHỨC NĂNG VĂN PHÒNG. a. Chức năng giúp việc điều hành : - Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc. - Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch. - Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan b. Chức năng tham mưu tổng hợp: Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý. c. Chức năng hậu cần, quản trị: Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan CHƯƠNG 1- ĐẠI CƯƠNG 1.3- NHIỆM VỤ VĂN PHÒNG. • Xây dựng chương trình công tác và đôn đốc thực hiện chương trình đó; • Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động trong đơn vị, đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng • Tư vấn văn bản cho thủ trưởng, chiụ trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành • Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, • Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại CHƯƠNG 1- ĐẠI CƯƠNG 1.3- NHIỆM VỤ VĂN PHÒNG. • Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí, chi trả tiền lương, thưởng, nghiệp vụ; • Mua sắm trang thiết bị cơ quan, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan , đảm bảo yêu cầu hậu cần cho họat động và công tác của cơ quan; • Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn cơ quan; tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi, khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân , tiếp khách CHƯƠNG 1- ĐẠI CƯƠNG 1.4- QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG. Khái niệm về Quản trị hành chính VP: Quản trị HC-VP là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin Các chức năng quản trị HCVP: - Hoạch định công việc hành chính - Tổ chức công việc hành chính - Lãnh đạo công việc hành chính - Kiểm soát công việc hành chính - Thực hiện dịch vụ hành chính CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHÒNG 2.1 Cơ cấu tổ chức Công ty •MÔ HÌNH TRỰC TUYẾN CỔ ĐiỂN •MÔ HÌNH ĐỊA LÝ •MÔ HÌNH PHÂN QUYỀN THEO NGÀNH – DICH VỤ •MÔ HÌNH CÔNG TY MẸ - CÔNG TY CON •MÔ HÌNH MA TRẬN CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHÒNG 2.1 Cơ cấu tổ chức Công ty •MÔ HÌNH TRỰC TUYẾN CHỨC NĂNG Toång Giaùm ñoác R&D SP A HC - NS Tài chính KT San xuất Kinh doanh Marketing SP B CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHỊNG 2.1 Cơ cấu tổ chức Cơng ty •MƠ HÌNH PHÂN QUYỀN THEO ĐỊA LÝ Tổng Giám đốc Khu vực A Khu vực B Khu vực C K.vực D Khu vực E Nghiệp vụ (Nhân sự, Kế toán, Dòch vụ KH) K/thuật SX KD Phòng ban công ty: Tài chính - Kế toán, Nhân sự, Tiếp thò, Thông tin, Pháp chế, Nghiên cứu và Phát triển. [...]... chỉ dẫn hành chính tồn cơ quan, từng phòng làm việc, từng chức danh cơng vụ để dễ tìm, liên hệ cơng tác CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHỊNG 2.3.3- các dạng mơ hình cơ bản CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHỊNG 2.3.3 Các module CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHỊNG 2.3.4 bố trí khơng gian làm việc CHƯƠNG 3: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG 3.1- QUẢN 3.2- QUẢN 3.3- QUẢN 3.4- QUẢN TRỊ CƠNG VIỆC TRỊ HỒ SƠ TRỊ THƠNG TIN TRỊ TÀI SẢN 3.1- QUẢN TRỊ CƠNG... CV Tiếp thò CV Tài chính CV GĐ Dự án 2 CV Kỹ thuật CV Sản xuất CV Nhân sự CV Tiếp thò CV Tài chính CV GĐ Dự án 3 CV Kỹ thuật CV Sản xuất CV Nhân sự CV Tiếp thò CV Tài chính CV CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHỊNG 2.2 Cơ cấu tổ chức hành chánh văn phòng CHÁNH VP HÀNH CHÁNH VĂN THƯ Quản lý, điều hành cơng tác văn thư • Tổ chức cơng tác lễ tân, khánh tiết • Quản lý, tài sản TỔNG HỢP •Tư vấn văn bản trong cơng... này sau 3 tháng 3.2 QUẢN TRỊ HỒ SƠ: QUẢN LÝ HỒ SƠ MÁY (SOFT COPY) • Lập quy định hướng dẫn chung: - Input Output Quy định backup dữ liệu Quy định sao lưu dữ liệu định kỳ Quy định qt virus định kỳ Quy định thời gian kiểm tra và qt dữ liệu, sao lưu lại dữ liệu định kỳ 3.3- QUẢN TRỊ THƠNG TIN Quy Trình quản trị thơng tin Tiệp nhận, Phân loại Đăng ký Lưu chuyển Quản lý 3.3- QUẢN TRỊ THƠNG TIN TÊN CƠ... CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHỊNG 2.3.2- Ngun tắc bố trí: • • • • • Các bộ phận lãnh đạo, văn phòng: cần được bố trí ở nơi dễ giao dịch nhất Các phòng làm việc được bố trí bảo đảm giải quyết dây chuyền giải quyết cơng việc… Các phòng có phương tiện máy móc, kỹ thuật, lưu trữ nên bố trí ở vị trí biệt lập, Diện tích phòng làm việc phải phù hợp với tính chất của từng bộ phận Các đồ dùng văn phòng, bàn ghế ,... cung ứng ,chính quyền • Theo mức độ : khẩn, mật • Theo người nhận: chung , riêng 3 3.2 Đăng ký thơng tin và lưu chuyển: – Sổ giao việc – Sổ giao nhận thơng tin, sản phẩm – Sổ cơng văn đến – đi – Sổ giải qut cơng việc 3.3- QUẢN TRỊ THƠNG TIN 3.3.3 Ngun tắc quản lý thơng tin • Feedback ngay • Quản lý thơng tin đầu vào • Đảm bảo là người nhận đã nhận được thơng tin • Ngun tắc nhắc nợ 3 lần 3.4- QUẢN TRỊ TÀI... tin đầu vào • Đảm bảo là người nhận đã nhận được thơng tin • Ngun tắc nhắc nợ 3 lần 3.4- QUẢN TRỊ TÀI SẢN 3.4.1- Quản trị việc mua sắm tài sản - Chọn nhà cung ứng - Nghiệm thu 3.4.2 – Quản trị việc sử dụng tài sản - Sổ,thẻ tài sản Duy tu bảo quản Kiểm kê Thanh lý tài sản CHƯƠNG 4- QUẢN TRỊ XUNG ĐỘT 4.1.1- Xung đột : là q trình trong đó một bên nhận ra rằng quyền lợi của mình hoặc đối lập hoặc bị ảnh... Mẫu sổ đăng ký cơng văn đến Ngày đến Số đến Tác giả (Nơi gửi VB đến ) Số, ký hiệu Ngày, tháng Tên loại và trích yếu nội dung Nơi nhận (người nhận) Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Mẫu sổ đăng ký cơng văn đi Số, ký hiệu VB Ngàytháng năm VB Tên loại, trích yếu ND VB Người ký Nơi nhận VB Nơi nhận bản lưu Số lượng bản Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 3.3- QUẢN TRỊ THƠNG TIN Quy Trình quản trị thơng tin: 3.3.1... nhật hồ sơ vào danh mục Stt Tên HS Người quản lý Người được đọc HS Vị trí đề HS Dạng hồ sơ Văn bản ổ cứng PC CD Cách thức, phân loại sắp xếp Ngày phát sinh HS Ngày cất HS 3.2 QUẢN TRỊ HỒ SƠ: QUẢN LÝ HỒ SƠ MÁY (SOFT COPY) • Cách quản lý hồ sơ thơng thường là lập theo các cấp folder khác nhau • Nên có mục input để quản lý các thơng tin đầu vào Đây là phần chức đựng các thơng tin nhưng chưa xử lý • Phần... vụ chiếm trên 50 % 3.1- QUẢN TRỊ CƠNG ViỆC Khẩn cấp A B Quan trọng Xác định thứ tự ưu tiên • Quan trọng và khẩn cấp • Khẩn cấp nhưng khơng quan trọng • Quan trọng nhưng khơng khẩn cấp • Khơng khẩn cấp và khơng quan trọng C 3.1- QUẢN TRỊ CƠNG ViỆC - Bằng các kế hoạch ngày , tuần , tháng - Lịch cơng tác - Bằng sơ đồ gantt, pert - Bảng treo, lịch Google, … - Phần mềm 3.2 QUẢN TRỊ HỒ SƠ: Phân loại hồ... lãnh đạo, điều hành hoạt động; • Theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động , báo cáp và đề xuất phương án giải quyết LƯU TRỬ •Phân loại, đánh giá, chỉnh lý, thống kê tài liệu lưu trữ; • Khai thác, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ QUẢN TRỊ •Cung cấp các phương tiện, điều kiện vật chất ; •Sửa chữa , quản lý, sử dụng các phương tiện vật chất có hiệu quả BẢO VỆ, LỄ TÂN, TẠP VỤ CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHỊNG 2.3 . CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG. 2.2- TỔ CHỨC NƠI LÀM ViỆC CHƯƠNG 3: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 3.1- QUẢN TRỊ CÔNG VIỆC. 3.2- QUẢN TRỊ HỒ SƠ 3.3- QUẢN TRỊ THÔNG TIN 3.4- QUẢN TRỊ TÀI SẢN CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ XUNG. QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG CHƯƠNG TRÌNH CHƯƠNG 1: ĐẠI CƯƠNG 1.1- KHÁI NIỆM VỀ VĂN PHÒNG. 1.2- CHỨC NĂNG VĂN PHÒNG 1.3- NHIỆM VỤ VĂN PHÒNG. 1.4- QUẢN TRỊ HCVP CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHÒNG 2.1-. module CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHÒNG 2.3.4 bố trí không gian làm việc CHƯƠNG 3: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 3.1- QUẢN TRỊ CÔNG VIỆC 3.2- QUẢN TRỊ HỒ SƠ. 3.3- QUẢN TRỊ THÔNG TIN 3.4- QUẢN TRỊ TÀI SẢN