Bài giảng quản trị hành chính văn phòng

CHƯƠNG 1- ĐẠI CƯƠNGVăn phòng là bộ máy làm việc tổnghợp và trực tiếp của một cơ quanchức năng , phục vụ cho việc điều xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạtđộng quản lý; đồng thời đảm bảo... CH

Trang 1

QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG

Trang 2

CHƯƠNG TRÌNH

CHƯƠNG 1: ĐẠI CƯƠNG 1.1- KHÁI NIỆM VỀ VĂN PHÒNG 1.2- CHỨC NĂNG VĂN PHÒNG 1.3- NHIỆM VỤ VĂN PHÒNG.

1.4- QUẢN TRỊ HCVP CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHÒNG 2.1- CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG 2.2- TỔ CHỨC NƠI LÀM ViỆC

CHƯƠNG 3: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 3.1- QUẢN TRỊ CÔNG VIỆC.

3.2- QUẢN TRỊ HỒ SƠ 3.3- QUẢN TRỊ THÔNG TIN 3.4- QUẢN TRỊ TÀI SẢN CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ XUNG ĐỘT

Trang 3

CHƯƠNG 1- ĐẠI CƯƠNG

Văn phòng là bộ máy làm việc tổnghợp và trực tiếp của một cơ quanchức năng , phục vụ cho việc điều

xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạtđộng quản lý; đồng thời đảm bảo

Trang 4

1.2- CHỨC NĂNG VĂN PHÒNG.

a Chức năng giúp việc điều hành :

b Chức năng tham mưu tổng hợp:

Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và

xử lý

c Chức năng hậu cần, quản trị:

Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho cơ

quan

Trang 5

chương trình đó;

từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động trong đơn vị,

đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng

• Tư vấn văn bản cho thủ trưởng, chiụ trách nhiệm pháp lý,

kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành

Trang 6

• Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí, chi trả tiền

lương, thưởng, nghiệp vụ;

• Mua sắm trang thiết bị cơ quan, xây dựng cơ bản, sửa

việc của cơ quan , đảm bảo yêu cầu hậu cần cho họat động và công tác của cơ quan;

bảo vệ trật tự an toàn cơ quan; tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi, khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân , tiếp khách

Trang 7

Khái niệm về Quản trị hành chính VP:

Quản trị HC-VP là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin

Các chức năng quản trị HCVP:

Trang 8

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHÒNG

2.1 Cơ cấu tổ chức Công ty

• MÔ HÌNH TRỰC TUYẾN CỔ ĐiỂN

• MÔ HÌNH ĐỊA LÝ

• MÔ HÌNH PHÂN QUYỀN THEO NGÀNH – DICH VỤ

• MÔ HÌNH CÔNG TY MẸ - CÔNG TY CON

• MÔ HÌNH MA TRẬN

Trang 9

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHỊNG

2.1 Cơ cấu tổ chức Cơng ty

• MƠ HÌNH TRỰC TUYẾN CHỨC NĂNG

Tổng Giám đốc

Trang 10

• MƠ HÌNH PHÂN QUYỀN THEO ĐỊA LÝ

Tổng Giám đốc

Khu vực A Khu vực B Khu vực C K.vực D Khu vực E

Nghiệp vụ (Nhân sự, Kế toán, Dịch vụ KH) K/thuật SX KD

Phòng ban công ty: Tài chính - Kế toán, Nhân sự, Tiếp thị, Thông tin, Pháp chế, Nghiên cứu và Phát triển.

Trang 11

• MƠ HÌNH PHÂN QUYỀN THEO NGÀNH – DICH VỤ

Tổng Giám đốc

Ngành A Ngành B Ngành C Ngành D Ngành E

Các bộ phận nghiệp vụ Các đơn vị Sản xuất

Phòng ban công ty: Tài chính - Kế toán, Nhân sự, Tiếp thị, Nghiên cứu và Phát triển, Pháp chế, Quan hệ công chúng.

Trang 12

• MƠ HÌNH PHÂN QUYỀN THEO CƠNG TY TY MẸ -CON

Tổng Giám đốc

Cty con A Cty con B Cty con C Cty con D Cty con E

Các bộ phận nghiệp vụ Các đơn vị

Sản xuất

Phòng ban công ty: Tài chính - Kế toán, Nhân sự, Tiếp thị, Nghiên cứu và Phát triển, Pháp chế, Quan hệ công chúng.

Các đơn vị Kinh doanh

Trang 13

• MƠ HÌNH PHÂN QUYỀN THEO MA TRẬN

Tổng Giám đốc

GĐ Kỹ thuật GĐ Sản xuất GĐ Nhân sự Tiếp thịGĐ GĐ Tài chính v.v

GĐ Dự án 1

GĐ Dự án 2

GĐ Dự án 3

CV Kỹ thuật

CV Sản xuất

CV Nhân sự

CV Tiếp thị

CV Tài chính

CV

Trang 14

• Theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động , báo cáp và

đề xuất phương án giải quyết

LƯU TRỬ

• Phân loại, đánh giá, chỉnh lý, thống kê tài liệu lưu trữ;

• Khai thác, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

QUẢN TRỊ

• Cung cấp các phương tiện, điều kiện vật chất ;

• Sửa chữa , quản

lý, sử dụng các phương tiện vật chất có hiệu quả

BẢO VỆ,

LỄ TÂN, TẠP VỤ

Trang 15

2.3 Tổ chức nơi làm việc.

2.3.1- Yêu cầu chung:

cơ quan

Trang 16

giao dịch nhất Các phòng làm việc được bố trí bảo đảm giải

quyết dây chuyền giải quyết công việc…

ở vị trí biệt lập,

phận Các đồ dùng văn phòng, bàn ghế , tủ hồ sơ, các lọai sổ

sách, giấy bút…cần bố trí sắp xếp phù hợp với động tác làm

việc, ngăn nắp tạo không khí thoải mái trong làm việc.

thoáng mát, nhiệt độ, tiếng ồn, ánh sáng, màu sắc….

phòng làm việc, từng chức danh công vụ để dễ tìm, liên hệ công tác.

Trang 17

Trang 18

2.3.3 Các module

Trang 19

2.3.4 bố trí không gian làm việc

Trang 20

CHƯƠNG 3: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

3.1- QUẢN TRỊ CÔNG VIỆC 3.2- QUẢN TRỊ HỒ SƠ.

3.3- QUẢN TRỊ THÔNG TIN 3.4- QUẢN TRỊ TÀI SẢN

Trang 21

3.1- QUẢN TRỊ CÔNG ViỆC

1.1 Phân loại công việc

•Theo mức độ quan trọng: "Việc lớn" là những

việc quan trọng (liên quan tới một số tiền lớn hoặc

sự an nguy của doanh nghiệp); còn "việc nhỏ" thì ngược lại.

•Theo mức độ khẩn cấp: việc khẩn cấp và việc

không khẩn cấp.

•Theo tân suất: Việc thường xuyên và việc không

thường xuyên (sự vụ).

Trang 22

1.1 Phân loại công việc

 Với công việc có tính chất thường xuyên Là các công

việc lặp lại theo một chu kỳ nhất định Bạn cần lưu ý lại:

 Đột xuất hoặc không ổn định Cần phải xem xét xem

Người làm việc không hiệu quả khi khối lượng công việc

sự vụ chiếm trên 50 %

Trang 24

- Bằng các kế hoạch ngày , tuần , tháng.

- Lịch công tác.

- Bằng sơ đồ gantt, pert.

- Bảng treo, lịch Google, …

- Phần mềm.

Trang 25

Sẽ giữ hồ sơ đang sử dụng trong bao lâu

Sẽ giữ lại hồ sơ không còn hoạt động trong bao lâu

Lưu trử vĩnh viễn Lưu trử theo định kỳ

Hủy hàng ngày

Hủy bỏ theo lịch

Trang 26

3.2 QUẢN TRỊ HỒ SƠ:

SẮP XẾP HỒ SƠ GiẤY ( HARD COPY)

 Lập một danh mục tất cả các loại hồ sơ giấy và máy tính của mỗi nhân viên.

 Danh mục hồ sơ của mỗi NV và tổng hợp hồ sơ toàn bộ phận.

 Khi NV lập xong của họ, hãy kiểm tra lại danh mục hồ sơ của họ, và ký tên duyệt danh mục này.

 Hãy tổ chức 1 tháng hoặc 1 tháng 2 lần, bạn yêu cầu NV cập nhật hồ

sơ vào danh mục.

Stt Tên HS Người

quản lý Người được

đọc HS

Vị trí đề HS

Dạng hồ sơ Cách

thức, phân loại sắp xếp

Ngày phát sinh HS

Ngày cất HS Văn

bản ổ cứng PC

CD

Trang 27

QUẢN LÝ HỒ SƠ MÁY (SOFT COPY)

• Cách quản lý hồ sơ thông thường là lập theo các cấp folder khác nhau.

• Nên có mục input để quản lý các thông tin đầu vào Đây là phần chức đựng các thông tin nhưng chưa xử lý.

• Phần thùng rác (không phải là mục Recycle của máy tính) để lưu các thông tin cần xoá, chỉ xoá các thông tin này sau 3 tháng.

Trang 28

QUẢN LÝ HỒ SƠ MÁY (SOFT COPY)

- Input

- Output.

- Quy định backup dữ liệu.

- Quy định sao lưu dữ liệu định kỳ.

- Quy định quét virus định kỳ.

- Quy định thời gian kiểm tra và quét dữ liệu, sao lưu lại dữ liệu định kỳ.

Trang 29

3.3- QUẢN TRỊ THÔNG TIN

Quy Trình quản trị thông tin

Tiệp nhận,

Phân loại Đăng ký chuyển Lưu Quản lý

Trang 30

3.3- QUẢN TRỊ THƠNG TIN

TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ ĐẾN Số :………Ngày :………

nhận)

Ký nhận Ghi chú

Tên loại, trích yếu ND VB Người ký Nơi nhận VB Nơi nhận bản lưu Số lượng bản Ghi chú

Mẫu sổ đăng ký cơng văn đi

Trang 31

Quy Trình quản trị thông tin:

3.3.1 Phân loại thông tin:

3 3.2 Đăng ký thông tin và lưu chuyển:

– Sổ giao việc

– Sổ giao nhận thông tin, sản phẩm

– Sổ công văn đến – đi.

– Sổ giải quyêt công việc

Trang 32

3.3.3 Nguyên tắc quản lý thông tin

• Quản lý thông tin đầu vào

Trang 34

CHƯƠNG 4- QUẢN TRỊ XUNG ĐỘT

4.1.1- Xung đột : là quá trình trong đó

một bên nhận ra rằng quyền lợi của

mình hoặc đối lập hoặc bị ảnh hưởng tiêu cực bởi một bên khác.

• Xung đột có thể mang đến những kết quả tiêu cực hoặc tích cực, phụ thuộc vào bản chất và cường độ của xung đột

Trang 35

Trang 36

Các biện pháp giải quyết xung đột:

• Lảng tránh

• Nhượng bộ

• Thỏa hiệp

Trang 37

• Thỏa hiệp

Trang 38

BƯỚC 1 : LẮNG NGHE

• Cần phân biệt rỏ bản chất và hiện tượng.

• Cần phải giữ thái độ tích cực, nhận ra những cuộc xung đột có lợi cho DN

• Cần phải kìm chế cảm xúc khi kiểm tra Không nên để cho cảm xúc dẫn dắt tiến trình

• Nhà quản lý cần quyết đoán để có thể giải quyết xung đột thành công.

Trang 39

4.2- QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT

BƯỚC 2: RA QUYẾT ĐỊNH ĐÌNH CHIẾN

• Thông thường các xung đột khó có thể giải quyết được ngay.

• Thời gian tìm ra bản chất của vấn đề là rất lâu.

• Có những biện pháp giải quyết không nên công

khai.

• Bạn nên lấy uy quyền chấm dứt ngay xung đột và đưa ra các yêu cầu đối các bên, thông báo thời hạn giải quyết.

Trang 40

BƯỚC 3: TÌM HIỂU CÁC BÊN

• Hãy lắng nghe họ trình bày quan điểm.

• Hãy xem xét kỹ lợi ích của họ trong “vụ xung

Trang 41

BƯỚC 4: TÌM HIỂU GỐC RỂ VẤN ĐỀ

• Hãy đưa ra liên tục câu hỏi tại sao lại như vậy cho đến khi bạn thấy rằng, đó thực sự là nguyên nhân gốc rễ của vấn đề

Trang 42

• Đừng quên “tiên trách kỷ, hậu trách nhân” Ai cũng có

phần lỗi, chứ không phải 100% là lỗi của người khác Hãy nhận lỗi mình và giải thích cảm giác của bạn đối với hành động của người khác để khả dĩ hiểu nhau hơn

• Hãy tỏ ra trưởng thành về tâm lý Đừng cằn nhằn, nói

dai và cố chấp Đừng hung dữ, áp chế hoặc làm mất mặt người khác Chưa đánh được người thì mặt đỏ như vang, đánh được người rồi thì mặt vàng như nghệ Càng đè bẹp người khác, bạn càng làm yếu vị thế của mình

Trang 43

• Cố gắng hiểu quan điểm của người khác Đặt mình vào

vị trí của người khác và chứng tỏ mình đang nỗ lực cảm thông với họ

• Không nhắc lại chuyện cũ, chỉ giải quyết xung đột hiện

tại Tìm dịp để thảo luận về những lời trách cứ của họ

• Lắng nghe người khác, đừng nói át người khác Cho

người khác cơ hội nói rõ quan điểm của mình, đừng cố chấp!

• Giải quyết xong thì đừng nhắc lại hoặc đay nghiến

Trang 44

• Nói rõ ràng, không vòng vo “Tâm phẫn xí, tắc bất đắc kỳ chính”, vì vậy mà nên giữ cho lòng không thiên tư tây vị

• Đừng giận cá chém thớt Chuyện nào ra chuyện đó, đừng

Chuyện nọ xọ chuyện kia

• Cố gắng cười Khôi hài có thể làm dịu mọi tình huống

Càng thoải mái thì cuộc sống càng dễ chịu, khó tính là tự làm khổ mình

công cá nhân Đặt mình vào quan điểm của đối tượng và

cố đạt đến một thoả hiệp Nên giả thiết rằng người kia

đang có thiện chí ngoại trừ bạn có bằng chứng xác đáng là

họ không là vậy

Trang 45

• Trong khi những cá nhân hung hăng thường vi phạm

quyền lợi của người khác Họ có xu hướng nghĩ rằng

quyền lợi của họ ưu tiên hơn của người khác và họ tập

trung kiểm soát điều ấy bằng mọi giá

liên quan, nên để cho nhân cách của họ tác động lên mình

và đối xử với tất cả một cách công bằng Hãy thực hành sự kiên nhẫn Cần đấu tranh cho giải pháp thắng - thắng Nó mất nhiều năng lượng và các ý nghĩ sáng tạo hơn của DN bạn nhưng nó chỉ ra gốc rễ của vấn đề

Định dạng
Số trang	45
Dung lượng	1,34 MB