CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CMACGM VIỆT NAM CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ ĐẠI LÝ HÃNG TÀU CẢNG DỠ TẠI CÔNG TY CP CMACGM VN CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ CẢI THIỆN QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ ĐẠI LÝ HÃNG TÀU CẢNG DỠ
Trang CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CMACGM VIỆT NAM Tên Công ty: Công ty Cổ phần CMA-CGM Việt Nam Tên giao dịch đối ngoại: CMA-CGM Vietnam Joint Stock Company Vốn điều lệ: 700,000 USD Số lượng nhân viên: 117 (Tính đến tháng 12/2014) Website: www.cma-cgm.com.vn Logo cơng ty: Trụ sở chính: Địa chỉ: Lầu 8, tịa nhà FIDECO, số 81 – 85 Hàm Nghi, Quận 1, TP.HCM Điện thoại: (848) 39148400 Fax: (848) 39151716 1.1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN 1.1.1 Tập đồn CMA-CGM - Năm 1977, hai cơng ty Pháp Messageries Maritimes (MessMar) Compagnie Generale Transatlantique (Transat) sáp nhập với nhau, hình thành cơng ty Compagnie Generale Maritime (CGM) - Năm 1978, Jacques Saade thành lập công ty Compagnie Maritime d’Affretement (CMA) - Năm 1995, CMA trở thành hãng tàu số Pháp - Năm 1996, CGM tư nhân hóa, trở thành cơng ty TNHH MTV - Năm 1999, thức sáp nhập CMA CGM thành CMA-CGM Đến nay, CMA-CGM hãng tàu đứng thứ ba giới bảng xếp hạng AXS Alphaliner, sau Maersk Line (Đan Mạch) MSC (Thụy Sỹ) hãng tàu số Pháp có quy mơ tồn cầu Trụ sở CMA-CGM đặt Marseille (Pháp) 650 văn phòng, chi nhánh 150 quốc gia với 17.200 nhân viên toàn cầu Với 170 tuyến đường hàng hải khắp giới, chia thành tuyến vận tải chính: - CMA-CGM Tuyến châu Âu châu Mỹ Trang - ANL Tuyến châu Úc - CNC Tuyến châu Á - DELMAS Tuyến châu Phi 1.1.2 Công ty CP CMA-CGM VN - CMA-CGM có mặt Việt Nam từ tháng năm 1989 với hình thức cơng ty liên doanh tập đoàn CGM với hãng tàu quốc doanh Vinalines, mang tên Gematrans hoạt động lĩnh tải container đường biển Đây cột mốc quan trọng trình phát triển vận tải container Việt Nam - Từ ngày 17/03/2006, tập đồn CMA-CGM thức hoạt động Việt Nam với tên công ty TNHH CMA-CGM Việt Nam trở thành công ty CP CMA-CGM Việt Nam Cơng ty có trụ sở TP Hồ Chí Minh văn phịng đại diện thành phố, cảng biển lớn VN: Hà Nội, Hải Phòng, Qy Nhơn Đà Nẵng Đặc biệt, CMA-CGM số hãng tàu Việt Nam có tuyến châu Phi châu Úc Quá trình phát triển CMA-CGM Việt Nam thể qua số kiện bật sau đây: - - Ngày 16/10/2009, tàu Asta Rickmers thuộc hãng CMA-CGM, tải trọng 30.000 tấn, sức chở 12.000 TEU trở thành tàu quốc tế cập cảng container Trung tâm Sài Gòn, thuộc cảng Hiệp Phước Vào lúc sáng ngày 30 tháng 03 năm 2011, tàu CMA CGM Columba cập Cảng Quốc Tế Cái Mép (CMIT) – cảng nước sâu đưa vào hoạt động khai thác Với tải trọng 131.263 DWT chuyên chở 11.500 TEU, tàu CMA CGM Columba tàu công-ten-nơ lớn từ trước đến cập cảng Việt Nam Các kiện giúp quản bá hình ảnh hãng tàu mở nhiều hội để xâm nhập thi trường vận tải Việt Nam Trang 1.2 PHẠM VI HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CMA-CGM Việt Nam công ty chuyên cung cấp dịch vụ liên quan đến vận tải biển (dịch vụ hàng hải dịch vụ vận tải đa phương thức), cam kết cố gắng mang đến dịch vụ tốt với thời gian hải trình hợp lý Hiện nay, CMA-CGM Việt Nam hoạt động tầm 2PL, cung cấp chức vận chuyển chủ yếu CMA-CGM bắt đầu đầu tư vào khai thác mảng dịch vụ giá trị gia tăng hoạt động logistics thị trường Việt Nam, thành lập công ty CMA-CGM Logistics – CCLOG Việt Nam CCLOG Việt Nam hoạt động song song với CMA-CGM Việt Nam hai cơng ty tập đồn CMACGM quản lý CMA-CGM cung cấp dịch vụ vận chuyển container đường biển loại hàng hóa, kể hàng nguy hiểm hay loại hàng đặc biệt (động cơ, du thuyền, trực thăng,…) Với 170 tuyến đường hàng hải khắp giới, chia làm 04 tuyến vận tải – CMA-CGM, ANL, CNC DELMAS – cho phép cơng ty đáp ứng nhu cầu khách hàng nơi đâu Đặc biệt CMACGM số hãng tàu Việt Nam có tuyến châu Phi châu Úc Với trang thiết bị đại với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, CMA-CGM Việt Nam đã, giúp khách hàng giải trường hợp vận chuyển hàng hóa đặc biệt, cồng kềnh Đặc biệt mặt hàng đơng lạnh, cơng ty có giải pháp cho trường hợp đóng gói bảo quản, đảm bảo hàng hóa ln tình trạng lý tưởng 1.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC 1.3.1 Sơ đồ tổ chức Cơng ty chia thành phịng ban chính: - Phịng Thương mại (Commercial) Phịng Điều hành (Operation) Phịng Hành (Administration) Sau sơ đồ tổ chức Công ty CP CMA-CGM Việt Nam cập nhật vào tháng năm 2014 Trang Hình 1.1-Sơ đồ cấu tổ chức CMA-CGM Việt Nam,cập nhật tháng 12/2014 Nguồn: Phòng nhân sự, tháng 12/2014 1.3.1.1Chức phòng ban Đứng đầu CMA-CGM Việt Nam Tổng giám đốc, ơng Rasmussen Michael Them, Phó tổng giám đốc Ơng Dương Quốc Chiến Cơng ty chia thành phịng chính: Phịng Thương mại (Commercial), Phịng Điều hành (Operation) Phịng Hành (Administration) với tất 117 nhân viên, bao gồm nhân viên Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Quy Nhơn, làm việc cách gắn kết với nhân viên Thành phố Hồ Chí Minh Phịng Thương mại : Bộ phận kinh doanh : phận chủ chốt cơng ty, có nhiệm vụ theo dõi, khai thác thông tin từ khách hàng cách gặp gỡ trực tiếp hay điện thoại đàm phán giá ; kí kết hợp đồng với khách hàng Bộ phận Marketing : liên lạc, khai thác thông tin thị trường từ khách hàng ; đánh giá tìm kiếm khách hàng tiềm tương lai Ngoài ra, phận cịn có nhiệm vụ làm lịch tàu, tư liệu dịch vụ công ty nhằm quảng cáo tạp chí hàng hải ; phụ trách phân tích số liệu từ đội bán hàng thành báo cáo cho Ban Giám đốc Trang Bộ phận dịch vụ khách hàng – Front Office : thường xuyên liện hệ, theo dõi thông tin từ khách hàng truyền thống ; tiếp nhận thông tin đặt chỗ khách hàng, sau xếp kiểm tra tàu cịn chỗ hay khơng, gửi thơng tin đặt chỗ cho phận dịch vụ khách hàng - hàng xuất Bên cạnh đó, phận cịn phải theo dõi tình hình giao hàng khách hàng kể từ nhận đơn đặt hàng đến hết hành trình lơ hàng cảng đích Phịng hậu cần : Bộ phận dịch vụ khách hàng –hàng xuất : tiếp nhận thông tin từ phận dịch vụ khách hàng – Front Office, làm xác nhận đặt chỗ - Booking Confirmation, đồng thời làm Lệnh cấp container rỗng gửi cho khách hàng, chuyển thông tin cho phận chứng từ hàng xuất Bộ phận chứng từ hàng xuất : có nhiệm vụ làm cấp Vận đơn đường biển – Bill of Lading-B/L, chứng từ có liên quan cho khách hàng ; liên tục theo dõi việc giao nhận hồ sơ chứng từ cho người gửi hàng Ngoài ra, phận chứng từ hàng xuất phải chịu trách nhiệm tính xác chứng từ Bộ phận dịch vụ khách hàng – hàng nhập : phụ trách việc giải đáp thắc mắc khách hàng ; cung cấp thơng tin q trình vận chuyển hàng hóa ; khai E-Manifest tàu ; gửi thông báo hàng đến phát hành Lệnh giao hàng cho khách hàng Quầy giao dịch, thu ngân : có nhiệm vụ giao dịch trực tiếp với khách hàng ; giao Lệnh giao hàng cho khách hàng ; thu tiền cược vỏ container, phí lưu bãi phí lưu vỏ, thu phí chạy điện khách hàng có nhu cầu cắm điện cho container lạnh Phòng Điều hành : Bộ phận Logistics : có nhiệm vụ cung cấp dịch vụ giao nhận, vận tải đa phương thức, kho vận, vận tải nội địa chuyển cảng Bộ phận điều hành sửa chữa container : phụ trách việc kiểm tra, quản lí, điều phối sửa chữa container ; xếp thủ tục cho tàu vào cảng Việt Nam ; công việc liên quan đến tàu công nhân tàu nhiên liệu, thức ăn, vật dụng tàu,… Phòng Hành : Bộ phận giám sát LARA : phụ trách quản lý giải vấn đề có liên quan đến hệ thống LARA trình làm việc nhân viên công ty Trang Bộ phận kĩ thuật : có nhiệm vụ quản lý hệ thống mạng, hệ thống máy tính, hỗ trợ phịng ban cơng nghệ thơng tin, xử lý lỗi mạng, hỗ trợ người dùng ; kết nối chia sẻ thơng tin cho phịng ban khác; bảo mật thông tin, ngăn chặn xâm nhập từ bên ngồi vào hệ thống với mục đích xấu Bộ phận hành – nhân : phận có nhiệm vụ : + Quản lý chịu trách nhiệm công tác hành chánh, lưu trữ văn thư, trật tự sinh hoạt + Tổ chức tiếp nhận, tuyển dụng, quản lý hồ sơ lao động theo yêu cầu công ty khả nhân viên tuyển dụng + Chịu trách nhiệm điều hành nhân phục vụ việc kinh doanh công ty để đề kế hoạch lương hợp lý + Đề xuất cấu quản lý máy quản lý cho phù hợp với tình hình kinh doanh cơng ty qua thời kỳ + Tổ chức nhân viên trực đêm công ty, bảo vệ tài sản cho cơng ty Bộ phận kế tốn – tài : phụ trách + Giải vấn đề tài q trình ln chuyển vốn kinh doanh dịch vụ, nội công ty công ty với đơn vị nước + Tổ chức sử dụng vốn cho đảm bảo việc cấp phát vốn đầy đủ, kịp thời để trình kinh doanh tiến hành liên tục, không bị ùn tắc ứ đọng vốn + Phân phối vốn hợp lý để sử dụng vốn hiệu quả, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận cho cơng ty 1.4 TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH GIAI ĐOẠN 2012-2014 1.4.1 Cơ cấu dịch vụ Doanh thu dịch vụ CMA-CGM VN chủ đến từ hai nguồn: - Dịch vụ hàng hải: vận tải biển Các dịch vụ khác: Dịch vụ vận tải đa phương thức: vận chuyển, giao hàng, bảo quản… Dịch vụ cho thuê sửa chữa loại container Trang Bảng 1.1-Cơ cấu dịch vụ giai đoạn 2012-2014 2012 STT Dịch vụ Giá trị (USD) 2013 Tỷ trọng (%) Giá trị (USD) So sánh 2013 với 2012 So sánh 2014 với 2013 2014 Tỷ trọng (%) Giá trị (USD) Tỷ trọng (%) Tuyệt đối Tương đối (USD) (%) Tuyệt đối (USD) Tương đối (%) Vận tải biển 1883396.6 74.7 2418383.6 75.0 3249107.9 75.0 534987.0 128.4 830724.3 134.4 Dịch vụ vận tải đa phương thức 534624.1 21.2 689511.0 21.4 975627.5 22.5 154886.9 129.0 286116.5 141.5 Dịch vụ cho thuê sửa chữa container 103125.5 4.1 115484.6 3.6 107408.5 2.5 12359.1 112.0 -8076.1 93.0 Tổng doanh thu 2521146.2 100 3223379.2 100 4332143.9 100 127.9 1108764.7 134.4 702233 Trang Biểu đồ 1.1-Cơ cấu dịch vụ qua năm 2012, 2013, 2014 Trang Nhận xét - Căn vào bảng số liệu 4.1 biểu đồ thể cấu dịch vụ qua doanh thu cơng ty giai đoạn 2012-2014, thấy dịch vụ Vận tải biển dịch vụ Vận tải đa phương thức mang lại nguồn doanh thu chủ yếu cho công ty CMA-CGM Việt Nam - Hai dịch vụ ln trì giữ vững với tỉ trọng cao, chí điều kiện kinh tế khó khăn (như khủng hoảng kinh tế ảnh hưởng nặng nề vào năm 2009 kéo dài đến năm 2012) Cụ thể, năm 2012, dịch vụ vận tải biển chiếm 74.7% tổng doanh thu thuần, năm 2013 chiếm 75%, trì đến năm 2014 Điều cho thấy chất lượng dịch vụ vận tải biển uy tín cơng ty ngày khẳng định thương trường - Bên cạnh đó, cơng ty ln trọng đầu tư phát triển ngày mở rộng mảng dịch vụ vận tải đa phương thức, điều thể qua tốc độ tăng trưởng dịch vụ vận tải đa phương thức tăng liên tục từ năm 2012 đến năm 2014 - Ngoài ra, CMA-CGM Việt Nam cịn có nguồn thu thơng qua khoản thu phí khách hàng phải trả mượn container hãng tàu để phục vụ cho việc chuyên chở hàng hóa, phí sửa chữa container có xảy hư hỏng hay mát liên quan đến container Tuy nhiên, dịch vụ chiếm tỷ trọng thấp cấu dịch vụ khoản chi phí thường không cao - Mặc dù doanh thu loại dịch vụ tăng không ổn định doanh thu công ty tăng đặn giai đoạn 2012-2014 Cụ thể, năm 2013 tổng doanh thu tăng gần 28% so với năm 2012, năm 2014 tăng 34% so với năm 2013 1.4.2 Cơ cấu thị trường Với 170 tuyến đường hàng hải khai thác khắp giới, thị trường CMA-CGM Việt Nam chia dựa tuyến vận tải chính, tuyến tải khai thác thị trường khác Sau bảng số liệu biểu đồ thể cấu dịch vụ CMA-CGM Việt Nam qua sản lượng tuyến vận tải đó: Trang 10 Bảng 1.2-Sản lượng tuyến vận tải giai đoạn 2012-2014 Tuyến vận tải ANL CMA-CGM CNC 2012 Sản lượng Tỷ trọng (TEU) (%) 5028 2.8 100308 55.8 65376 36.5 DELMAS 8820 4.9 Tổng cộng 179892 100 2013 Sản lượng Tỷ trọng (TEU) (%) 6006 2.6 134662 58.3 80381 34.8 4.3 9932 230981 100 2014 Sản lượng Tỷ trọng (TEU) (%) 7162 2.3 184521 59.4 106919 34.4 So sánh 2013 với 2012 So sánh 2014 với 2013 Tuyệt đối Tương đối Tuyệt đối Tương đối (TEU) (%) (TEU) (%) 978 119.5 1156 119.2 34354 134.2 49859 137 14645 122.3 26538 133 11836 3.8 1112 112.6 1904 119.2 310438 100 51089 128.4 79457 134.4 Trang 49 kèm chung với giấy giới thiệu, giấy thơng báo hàng đến hãng tàu (nếu có) vào thùng phiếu, đợi đến số giao dịch theo số thứ tự lấy Căn vào nội dung thông tin khách hàng điền phiếu yêu cầu, nhân viên Quầy giao dịch – Hàng Nhập kiểm tra hệ thống tiêu chí: Giấy giới thiệu có hợp lệ hay khơng? Khách hàng lấy lệnh hình thức nào? + Vận đơn gốc: nhân viên Quầy giao dịch – Hàng Nhập yêu cầu khách hàng xuất trình Vận đơn gốc + Seaway Bill: nhân viên kiểm tra hệ thống LARA + Điện giao hàng: nhân viên thực thao tác tìm kiếm dựa số Vận đơn hộp mail Telex Release nội Nếu tiêu chí đáp ứng, nhân viên Quầy giao dịch – Hàng Nhập đề nghị khách hàng tốn phí Local Charge bao gồm: phí chứng từ, phí xếp dỡ hàng hóa, phí vệ sinh container,… tùy trường hợp thu thêm loại phí khác Khách hàng chuyển khoản đóng tiền mặt tốn phí Local Charge văn phịng CMA-CGM Việt Nam Tiền mặt: khách hàng nhận lại phiếu yêu cầu, đem sang quầy Counter Tùy theo nhu cầu khách hàng khách hàng lấy lệnh giao hàng, cược container hay gia hạn lệnh giao hàng mà nhân viên quầy giao dịch xuất phiếu tương ứng +Nếu khách hàng lấy lệnh gia hạn lệnh có nhu cầu này, nhân viên xuất phiếu thu cho khách hàng +Nếu khách hàng có nhu cầu cược container nhân viên quầy giao dịch xuất phiếu cược cho khách hàng +Nếu khách hàng có nhu cầu trên, nhân viên xuất phiếu phiếu: phiếu thu phiếu cược cho khách hàng +Trường hợp tạm thu: trường hợp số khách hàng miễn phí số ngày lưu container bãi – Demmurage-DEM, lưu container kho riêng – Detention-DET, hệ thống LARA CMA-CGM chưa cập nhật, lúc nhân viên quầy Counter xuất phiếu tạm thu cho khách hàng mà phận kế toán cơng ty CMA-CGM Việt Nam khơng cần phải xuất hóa đơn Khách hàng lấy lệnh giao hàng để tiến hành thủ tục lấy hàng, sau hệ thống LARA cập nhật thời gian miễn phí DEM, DET cho khách hàng, CMA-CGM Việt Nam hoàn trả số tiền mà khách hàng đóng tạm thu Trang 50 Khách hàng nộp lại phiếu cho quầy giao dịch 02, nhân viên đóng dấu “GIAO THẲNG” lên 04 photo Lệnh giao hàng Khách hàng sử dụng 04 Lệnh giao hàng để lấy hàng hạ container rỗng, Quầy giao dịch – Hàng Nhập (Counter 2) giữ lại 01 gốc Lệnh giao hàng, sau giao 04 photo Lệnh giao hàng cho khách hàng hóa đơn đóng tiền cho khách hàng Chuyển khoản: khách hàng gửi email cho Bộ phận kế toán để xin phiếu yêu cầu tốn – Debit Note – có trình bày chi tiết khoản phí khách hàng phải tốn, bao gồm thuế loại phí tổng số tiền phải toán Khách hàng chuyển khoản vào tài khoản CMA-CGM Việt Nam trước đến văn phòng lấy lệnh giao hàng, nhân viên quầy giao dịch kiểm tra xem tiền vào tài khoản chưa, có giao Lệnh giao hàng đóng dấu tương tự toán tiền mặt 2.3 PHẦN MỞ RỘNG 2.3.1 Những vấn đề cần lưu ý A/N A/N chứng từ có tầm quan đặc biệt hãng tàu người nhận hàng - Đối với hãng tàu: việc gửi thông báo hàng đến công việc ưu tiên hàng đầu phận dịch vụ khách hàng – hàng nhập Đối với người nhận hàng: A/N cung cấp cho người nhận hàng thông tin quan trọng lơ hàng mình, để có kế hoạch xếp nhận hàng thời hạn, tránh phát sinh chi phí Trong q trình làm việc trực tiếp tiếp xúc với A/N công ty CP CMA-CGM VN, xin đưa số lưu ý sau thông tin xuất A/N (xem A/N minh họa phụ lục đính kèm): Một A/N CMA-CGM VN chia làm phần chính: (1) Thơng tin tiếng anh lơ hàng bao gồm: Tên người nhận A/N: - trình xuất liệu từ hệ thống, cần lưu ý gửi A/N cho consignee consignee tên người nhận hàng thực tế Ngược lại, gửi A/N cho notify consignee thể “to order of…” - Nếu consignee cơng ty có trụ sở Campuchia, ta gửi A/N cho notify Trang 51 Thông tin liên quan đến lô hàng: tên tàu, số chuyến, ETA thông tin lấy từ hệ thống, thông tin chưa chắn Khi hàng tới VN, có thay đổi Khách hàng xem thông tin ghi tiếng việt để làm mở tờ khai lên kế hoạch nhận hàng (2) Thông tin ghi tiếng việt: thông tin xác lơ hàng: tên tàu, số chuyến, ngày tàu về, nơi nhận hàng… (3) Thông tin hàng hóa: số cont, số seal, loại cont, tên hàng, khối lượng, số khối… Trên A/N chưa bao gồm những thơng tin loacal charge khách hàng phải đóng để nhận D/O Để biết điều này, Khách hàng lưu ý gọi điện thoại gửi mail đến phận kế tốn để thơng báo tổng số tiền phải toán 2.3.2 Những vấn đề cần lưu ý D/O: D/O hãng tàu cấp cho khách hàng gồm : bảng D/O B/L, giao cho người nhận hàng họ xuất trình vận đơn hợp lệ (nếu lô hàng sử dụng B/L gốc) tốn đủ khoảng chi phí liên quan đến vận chuyển hàng hóa như: local charge, cước vận chuyển cước chưa trả đầu cảng bốc Một D/O hợp lệ phải có dấu chữ ký hãng tàu vận chuyển CMACGM VN Riêng trường hợp tàu CMA-CGM có hàng hóa hãng tàu đối tác khác, tức tàu CMA-CGM có container nhiều hãng tàu khác Tại cảng đích, hãng tàu có container vận chuyển phát hành D/O cho khách hàng cảng phép giao hàng theo lệnh hãng tàu vận chuyển thực tế Vì trường hợp này, lệnh giao hàng hãng tàu khác phát hành pải có ký hậu hãng tàu vận chuyển thực có hiệu lực với Cảng Tương tự A/N , khách hàng phải đặc biệt lưu ý đến thông tin liên qua đến lô hàng ghi tiếng việt D/O bao gồm (xem D/O minh họa đính kèm phần phụ lục): - tên tàu, số chuyến: thơng tin xác làm để khách hàng lên tờ khai Số khai báo e-manifest: mã số ID để khách hàng cơng ty forwarder trình e-manifest Ngày tàu về: ngày tàu thực tế, nhiên số trường hợp ngày tàu thực tế chậm với ngày này, hãng tàu đóng dấu delay lên D/O cho khách hàng để đảm bảo tính hợp lệ D/O Trang 52 - Thời hạn D/O, thời hạn trả cont rỗng: thời hạn nhận hàng D/O trả cont rỗng tính dựa số ngày miễn phí lưu cont cảng (DEM) kho (DET) Số ngày tính dựa số ngày lưu cont công ty quy định sẵn (dựa loại cont) theo bảng sau: Bảng 2.1- Giá trị DEM,DET cho tuyến vận tải Tuyến/Nhóm tuyến CNC Container Container SP HAZ ngày ngày (DEM+DET) (DEM+DET) (DEM+DET) (DEM+DET) Container GP Container RF CMA-CGM ngày DEM, DEM, ngày DEM, DELMAS ngày DET (DEM+DET) ngày DET ngày DET ANL Tuy nhiên, thực tế có khách hàng có số ngày miễn phí lưu cont nhiều so với bảng quy định Trong trường hợp khách hàng quầy giao dịch đóng dấu gia hạn lên lệnh mà khơng phải đóng khoản phí Nếu khách hàng nhận thấy số ngày gia hạn lệnh hạn trả container rỗng không đủ để hồn tất việc nhận hàng yêu cầu CMA-CGM Việt Nam gia hạn thêm thời gian Tùy theo số ngày khách hàng yêu cầu gia hạn loại container, CMA-CGM Việt Nam thu phí lưu container bãi cảng – Demurage/DEM, phí lưu container kho riêng khách hàng – Detention/ DET, phí lưu bãi cảng – Storage/STO khác (PHỤ LỤC BẢN PHÍ DEM/DET đính kèm) Phí lưu bãi cảng cảng quy định, số tiền bàn giao lại toàn cho cảng, loại hàng hóa thơng thường, cảng cho miễn phí ngày lưu container bãi, hàng hóa đặc biệt hàng nguy hiểm miễn phí 03 ngày, loại hàng hóa vận chuyển container lạnh miễn phí ngày lưu bãi Khách hàng xin thêm ngày miễn phí DEM DET đại lý hãng tàu đầu cảng bốc Nếu thông tin miễn phí cập nhật hệ thống LARA CMACGM Việt Nam gia hạn lệnh cho khách hàng theo số ngày cập nhật mà khách hàng không cần phải tốn phí Trang 53 2.3.3 Những vấn đề cosolidator co-loader với hãng tàu Trong trình thực tập, em có gặp số trường hợp lơ hàng có nhiều B/L (tức container có từ đến B/L) gọi part load Trong trường hợp có số master B/L *Trường hợp người nhận hàng consolidator co-loader (tức công ty forwarder logistics): Trong trường hợp lô hàng nhập mà người nhận hàng (consignee) người nhận hàng thực tế lưu ý số vấn đề quy trình nghiệp vụ sau: - - - Nhận thông báo hàng đến: CMA-CGM gửi A/N cho người cosignee thể master B/L gửi đến Notify (nếu cosignee thể hiện: to order of…) Như hãng tàu gửi A/N đến cho công ty forwarder, forwarder lại gửi A/N đến cho khách hàng (người nhận hàng thực sự) Đối với quy trình nhận D/O: hàng về, hãng tàu gửi thông báo hàng đến cho người nhận hàng thể master B/L Nếu người nhận hàng forwarder, hãng tàu phát hàng D/O cho forwarder, đồng thời forwarder phát hành D/O cấp cho người nhận hàng thực sự, tức chủ hàng lô hàng Như vậy, chủ hàng cầm đồng thời lệnh gioa hàng để xuống cảng làm thủ tục hải quan nhận hàng Trình e-manifest:Nếu người nhận hàng chủ hàng thực tế khơng càn quan tâm đến trình e-manifest khách hàng khai e-manifest thay cho chủ hàng Đối với người nhận hàng công ty forwarder, logistics, hãng tàu khai báo master B/L bảng khai hàng hóa Các consolidator (các công ty logistics forwarder) dựa phân quyền e-manifest hãng tàu để khai báo house B/L (vận đơn gom hàng) đến quan Hải quan Mẫu khai báo vận đơn gom hàng hình đây: Trang 54 Tương tự trình khai báo bảng khai hàng hóa hãng tàu, cơng ty forwarder logistics thực khai house B/L gồm thơng tin sau: Trang 55 Mã HS, tên hàng, số kg, số khối… tất thông tin khai báo phải trùng khớp với House B/L coi hợp lệ CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ CẢI THIỆN QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ ĐẠI LÝ HÃNG TÀU CẢNG DỠ 3.1 NHẬN XÉT QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ 3.1.1 Thuận lợi 3.1.1.1 Về thị trường: - Tập đoàn CMA-CGM hãng tàu đứng thứ 03 giới, có chi nhánh 150 quốc gia Có đội tàu đa dạng, sức chở lớn, vận chuyển mặt hàng nguy hiểm, khai thác hầu hết tuyến đường hàng hải khắp giới, kể châu Phi Chính vậy, thị trường tập đồn CMA-CGM vơ rộng lớn, phủ sóng khắp quốc gia CMA-CGM có khả vận chuyển hàng hóa từ khắp nơi giới, đặc biệt vận chuyển hàng hóa từ quốc gia giới Việt Nam việc theo dõi, nắm bắt thông tin lô hàng dễ dàng nhờ vào việc trao đổi thông tin đại lý Nhờ thị trường rộng lớn với đội tàu đông đảo nên khối lượng hàng hóa vận chuyển VN nhiều Cụ thể Bộ phận Dịch vụ khách hàng – hàng nhập làm việc hàng tuần với khối lượng hàng hóa ược tính khoảng 40 nghìn TEU, gấp khoảng 3-4 lần hãng tàu châu Á (khoảng trung bình đến 10 nghìn TEU) Với khối lượng hàng hóa vận chuyển VN lớn, CMA-CGM VN có mang lại nhiều lợi nhuận cho tập đoàn 3.1.1.2 Về nhân sự: - Nguồn nhân lực CMA-CGM nói chất lượng trình tuyển dụng khắt khe qua test kiến thức kiểm tra kỹ năng, tất trình vấn thực Tiếng Anh Điều đòi hỏi ứng viên tham gia ứng tuyển phải đáp ứng đồng thời kiến thức Trang 56 - - chuyên môn kỹ cần thiết, đặc biệt vấn đề ngoại ngữ ưu tiên hàng đầu Nhân có khả chịu áp lực công việc lớn Đặc biệt, nhân viên Bộ phận hàng nhập phải việc với cường độ công việc nhiều, quản lý số lượng khách hàng lớn liên tục thay đổi Nguồn nhân có nhiều năm kinh nghiệm ngành, khả giải cơng việc nhanh chóng hiệu 3.1.1.3 Về sở vật chất - Hệ thống công nghệ thông tin đại giúp cho q trình xử lý cơng việc nhanh chóng, tiết kiệm nhiều thời gian Việc thực công việc Bộ phận dịch vụ khách hàng – hàng nhập hỗ trợ hệ thông chuyên dụng LARA vô đại, thiết kế với khả lưu trữ đầy đủ liệu liên quan đến lơ hàng Cụ thể, q trình làm việc phận hàng nhập khẩu, em nhận thấy trình thực quy trình lơ hàng diễn nhanh chóng Chẳng hạn, q trình xuất file A/N để gửi đến khách hàng thực đơn giản nhanh chóng nhờ hệ thống Lara chun dụng, tránh sai sót q trình làm việc nhờ việc thực qua hệ thống thay nhập liệu thủ cơng Nhờ hệ thống mà q trình tìm kiếm thơng thực dễ dàng, giải đáp hỗ trợ khách hàng kịp thời có thắc mắc Ngồi với hệ thống đại giúp cho khách hàng chủ động nắm bắt thơng tin lơ hàng q trình vận chuyển Các thông tin liên quan đến lô hàng cập nhật thường xuyên liên tục thông qua trang web công ty để khách hàng thuận tiện việc tra cứu thơng tin Khách hàng chủ động việc tra cứu thông tin theo dõi hành trình lơ hàng cách truy cập vào trang web CMA-CGM, nhập số B/L, Booking hay container để tra ngày tàu về, xem phụ phí lưu cont, lưu bãi, phụ phí áp dụng cảng đích (local charge)… 3.1.2 Khó khăn 3.1.2.1 Về thị trường Trang 57 Hiện nay, xu phát triển ngày cạnh tranh, CMA-CGM VN không tránh khỏi việc phải chịu sức ép từ đối thủ ngành Bởi vì, thị trường Việt Nam đánh giá thị trường có tiềm lớn, hội tụ đầy đủ yếu tố thu hút nhà đầu tư nước gia nhập Thêm vào sách mở của quốc gia dẫn tới việc mua bán quốc tế ngày phát triển Vì vậy, nhu cầu vận chuyển hàng hóa từ quốc gia giới Việt nam ngược lại ngày lớn Đó yếu tố hàng đầu để hãng tàu khác đầu tư vào Việt Nam cạnh tranh ngày gay gắt với CMA-CGM VN Trong số kể đến COSCO, YANGMIN, WAN HAI, OOCL… Các hãng tàu ngày lớn mạnh chiếm lĩnh thị trường Việt Nam, thu hút doanh nghiệp nước có giá cước rẻ, sách chăm sóc khách hàng hiệu Điều gây sức ép không nhỏ CM-CGM VN 3.1.2.2 Về Nhân CMA-CGM VN hãng tàu lớn với khối lượng khách hàng đông đảo Tuy nhiên, số lượng nhân làm việc phận Điều gây tình trạng q tải cơng việc cho nhân viên, tiến độ công việc bị chậm trễ Ngồi ra, tình hình nhân khơng ổn định, số lượng nhân viên nghỉ việc nhiều Dẫn tới cơng việc bị gián đoạn Chính sách tuyển dụng CMA-CGM VN đánh giá khắt khe với nhiều tiêu chí tuyển chọn Vì vậy, q trình tuyển dụng người diễ giai đoạn dài nhằm tìm kiếm người đáp ứng tiêu chuẩn cơng việc Thêm vào đó, việc đào tạo nhân viên đòi hỏi thời gian dài Dẫn tới nguồn nhân ln tình trạng thiếu hụt Ở số phận công ty xảy tình trạng cơng việc q tải, nhân viên phải giải khối lượng công việc lớn Chẳng hạn, Bộ phận dịch vụ khách hàng – hàng nhập khẩu, với khối lượng công việc lớn thực sách tuyển dụng thực tập sinh để hỗ trợ công việc cho nhân viên, nhân viên có thực tập sinh hỗ trợ Đây phương pháp có tính chất tạm thời, Chính vậy, Bộ phận đề xuất tuyển dụng thêm nhân viên để giải công việc Trang 58 Chính sách hỗ trợ khách hàng số phận làm việc không đạt hiệu Nhiều khách hàng than phiền thái độ khơng thân thiện tôn trọng khách hàng nhân viên công ty Vẫn cịn tồn tình trạng làm muộn số nhân viên, làm cho công việc bị trì trệ, khách hàng đến giao dịch phải chờ đợi lâu Vì chun mơn hóa cơng việc, nhân viên chuyên làm hay vài công việc cụ thể phân cơng nên có nhân viên vắng mặt, cơng ty khó xoay sở để tìm người thay Tình trạng thiếu nhân ngày cao điểm tàu cập cảng khó khăn lớn Khối lượng cơng việc nhiều, dồn dập khoảng thời gian ngắn dẫn đến hiệu công việc khơng cao Bên cạnh đó, cịn gây khơng hài lịng cho khách hàng họ phải chờ đợi lâu để giải công việc Việc sử dụng nhiều thực tập sinh gây nhiều bất lợi: khơng hiểu rõ cơng việc đến làm việc nên tỉ lệ sai sót cao 3.1.2.3 Về sở vật chất Nhiều khách hàng đến giao dịch phải đứng chờ khơng có đủ ghế ngồi, tốc độ giải công việc nhân viên chậm có nhiều khách hàng Điều làm cho nhiều khách hàng tỏ thái độ khó chịu khơng hài lịng Hệ thống phần mềm LARA R&P mà công ty sử dụng gặp nhiều bất cập, nhiều bước thực thường xuyên bị nghẽn mạng Vì 02 phần mềm sử dụng toàn cầu cho tất chi nhánh CMA-CGM, có nhiều người truy cập lúc dẫn đến tình trạng nghẽn mạng, thao tác chậm, ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ giải công việc Đặc biệt q trình giải cơng việc buổi chiều vơ khó khăn phần mềm LARA trở nên chậm thời gian buổi chiều quốc gia châu Âu bắt đầu bước vào làm việc nên số lượng người truy cập vào hệ thống trở nên tải 3.1.2.4 Các khó khăn khác liên quan đến nghiệp vụ phận hàng nhập: Ngồi ra, q trình thực cơng việc phận hàng nhập, em nhận thấy có số khó khăn sau: Trang 59 - Discharge list số trường hợp gửi đến phận hàng nhập chậm trễ dẫn tới trình chuẩn bị D/O, kiểm tra giao quầy giao dịch chậm trễ so với dự kiến - Vào ngày lễ thường xun xảy tình trạng nhiều tàu khơng thể cập cảng tình trạng hàng hóa q tải cảng, phận hàng nhập chủ động công việc gửi A/N, chuẩn bị D/O khai báo emanifest Chính tình trạng tàu bị chậm trễ liên tục, ảnh hưởng đến kế hoạch làm thủ tục Hải quan nhận hàng - Các đại lý CMA-CGM gửi điện giao hàng thường xuyên gửi không địa Điều ảnh hưởng nghiêm trọng trình nhận D/O khách hàng, khách hàng nhận D/O chậm dẫn tới D/O hết thời hạn nhận hàng Khi ấy, khách hàng phải đóng tiền để gia hạn lệnh họ phải chịu chi phí phát sinh lưu cont, lưu bãi 3.2 GIẢI PHÁP 3.2.1 Giải pháp giá So với đối thủ cạnh tranh nay, giá cước vận chuyển CMA-CGM VN cao Một số hãng tàu chẳng hạn Wan hai, Cosco, Yangmin… có giá cước cạnh tranh, đặc biệt tuyến vận tải châu Á Điều dẫn tới việc CMA-CGM vấp phải cạnh tranh giá từ đối thủ ngành Đứng trước thực trạng này, xin đưa số giải pháp sau: - - Liên kết với hãng tàu khác có hàng hóa hành trình vận tải để giảm thiểu chi phí khai thác tối đa khả vận chuyển tàu Chẳng hạn, chặng vận tải châu Á, Công ty hợp tác với Ben lines, OOCL, Namsung… để vận chuyển hàng hóa Về chi phí áp dụng cảng đích, Cơng ty nên có sách giảm giá khách hàng có số lượng hàng hóa vận chuyển lớn khách hàng thân thiết Ngồi ra, chi phí cược container CMACGM cao so với hãng tàu khác, đặc biệt Cơng ty có quy định cược container hàng hóa vận chuyển Campuchia cao (10 triệu, 20 triệu với container 20’ 40’) nhằm hạn chế tình trạng khách hàng khơng chịu trả container rỗng lại cho hàng tàu Chi phí cược container thực cao vấp phải phản đối từ khách hàng Vì vây, CMA-CGM nên xóa bỏ quy định chi phí cược container giảm 600 nghìn triệu đồng với container 20’ 40’ Trang 60 - Về phụ phí lưu container lưu bãi: phụ phí lưu container áp dụng Việt Nam cao Thêm vào nữa, số ngày miễn phí lưu cont, lưu bãi Cơng ty áp dụng cho khách hàng cịn ít, thường khơng đủ để khách hàng hàng hồn thành thủ tục nhận hàng trả cont rỗng Đặc biệt, trường hợp khách hàng nhận chứng từ trễ gặp vướng mắc thủ tục hải quan Khi lệnh hết hạn nhận hàng, khách hàng phải đóng thêm phí để hãng tàu gia hạn lệnh Lúc chi phí phát sinh, gây khó khăn cho doanh nghiệp Hãng tàu nên tăng thêm số ngày free time cho khách hàng để giúp cho khách hàng tránh việc phát sinh chi phí ngồi dự kiến 3.2.2 Giải pháp xây dựng lại văn hóa doanh nghiệp Xây dựng lại văn hóa doanh nghiệp phận dịch vụ khách hàng – hàng nhập quầy giao dịch với tiêu chuẩn rõ ràng sau: - - - - Giờ làm việc: 8h30 sáng kết thúc lúc 5h30 chiều Quy định nhằm tránh trường hợp nhân viên làm muộn so với quy định, khiến khach hàng phải chờ đợi để giải công việc Trang phục: nhân viên làm mặc trang phục tự Điều khiến cho hình ảnh văn hóa doanh nghiệp bị đánh giá thấp Vì vậy, theo quan điểm tơi, Quầy giao dịch-bộ phận gặp mặt tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, nhân viên nên thực quy định mặc đồng phục để tạo hình ảnh văn hóa doanh nghiệp đẹp mắt Tại phận cịn lại mặc trang phục cơng sở Cuối tuần, nhân viên phép mặc trang phục tự Tại khu vực quầy giao dịch, công ty nên bố trí từ đến bảo vệ để đảm bảo trật tự quầy, mở cửa đón khách hàng hướng dẫn khách hàng thực quy trình giao dịch Mở lớp đào tạo ngắn hạn cho nhân viên để cập nhật kiến thức ngành, phong cách phục vụ khách hàng, cách quản lý xếp công việc đạt hiệu cao 3.2.3 Giải pháp nhân nâng cao trình độ nhân viên - Thành lập phận tuyển dụng chuyên nghiệp, đặc biệt ý trình tuyển dụng nhân viên phận dịch vụ khách hàng (xây dựng tiêu chí riêng vị trí khác nhau): q trình tuyển dụng trải qua nhiều vịng vấn, kiểm tra kỹ năng, kiến thức, tính cách có phù hợp với vị trí chăm sóc khách hàng hay không Trang 61 - - - Đối với phận xảy tình trạng thiếu hụt nhân khối lượng cơng việc q tải, Công ty nên tuyển dụng thêm nhân sự, bổ sung nhân cho phận bị thiếu hụt để hỗ trợ cơng việc, tránh tình trạng chậm trễ Việc tuyển dụng thực tập sinh nên thực kỹ Bởi nguồn tuyển dụng cịn thực q sơ sài, khơng theo quy trình định Vì vậy, theo quan điểm tôi, việc tuyển chọn thực tập sinh để hỗ trợ công việc cho phận nên giao cho phận nhân riêng biệt, tránh tình trạng phận tự thực việc tuyển dụng Ngoài ra, số lượng tuyển dụng cần cân nhắc để phù hợp với khối lượng công việc để nguồn thực tập sinh tuyển dụng vừa phù hợp vể số lượng, vừa đáp ứng yêu cầu công việc Xem xét tuyển chọn nhân viên cho vị trí dựa vào nguồn thực tập sinh có Bởi với thời gian thực tập tháng toàn thời gian, thực tập sinh nắm cách thức làm việc hệ thống giải số công việc bản, hết thực tập sinh hòa nhập với mơi trường làm việc Chính vậy, việc lựa chọn nhân dựa nguồn thực tập sinh giải pháp tối ưu, tránh việc đào tạo lại từ đầu 3.2.4 Nâng cấp đại hóa sở vật chất - Nâng cấp phần mềm: Hiện 02 phần mềm cơng ty sử dụng thường xuyên xảy tình trạng nghẽn mạng, dẫn đến việc khách hàng phải chờ đợi Công ty nên kiến nghị với công ty mẹ nâng cấp thành phiên nhanh hơn, để đẩy nhanh tốc độ hiệu suất làm việc nhân viên - Tăng cường thêm thiết bị, máy móc hỗ trợ: Do sách phận kĩ thuật không cung cấp thêm nhiều máy tính nhằm hạn chế tình trạng nghẽn mạng Tuy nhiên, nhiều thực tập sinh khơng có máy tính để hỗ trợ cơng việc nhu cầu chờ đợi khách hàng ngày cao Bộ phận kĩ thuật nên nới lỏng sách để nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, rút ngắn lại thời gian đợi khách Với quy mô công ty khối lượng công việc ngày, đặc biệt vào ngày cuối tuần dịp lễ, cuối năm, 03 máy photocopy không đủ để đáp ứng tốc độ xử lý công việc nhân viên (in Bill, in Lệnh giao hàng, photo Lệnh giao hàng,…) Trang 62 Diện tích phận giao dịch cịn q nhỏ so với số lượng khách hàng, vào ngày đông khách đến lấy lệnh, nhiều khách hàng phải đứng khơng có đủ số lượng ghế ngồi Chính vậy, cơng ty nên mở rộng diện tích quầy giao dịch bổ sung thêm số lượng ghế ngồi cho khách hàng Ngoài ra, CMA-CGM VN nên cung cấp thêm tiện ích để phục vụ khách hàng như: mạng internet, nước uống tạp chí để khách hàng sử dụng lúc chờ đợi Điều thực cần thiết để khách hàng cảm thấy thoải mái 3.2.5 Giải pháp khắc phục khó khăn liên quan đến nghiệp vụ - - - Discharge list: nhân viên phận hàng nhập nên chủ động liên hệ với phận có liên quan để nắm bắt tình hình cập cảng tàu danh sách hàng hóa chuẩn bị dỡ xuống Cảng Việt Nam trước ngày tàu nhằm có kế hoạch xếp thực nghiệp vụ có liên quan, trao đổi thông tin chặt chẽ với phận điều hành CMA-CGM VN Tình trạng tàu thường xuyên bị delay hàng hóa q tải, khơng có cầu cảng để cập tàu: vấn đề này, CMA-CGM VN nên có giải pháp phân chia nơi dỡ hàng hợp lý, tránh tập trung việc dỡ hàng vào cảng nhằm tránh tình trạng hàng hóa q tải Chẳng hạn, Cơng ty cho tàu cập vào số cảng lớn, có sở hạ tầng đại như: cảng Hiệp Phước, cảng Cái Mép… Công ty cung cấp thêm dịch vụ vận chuyển hàng nội địa xà lan để kéo hàng đến địa điểm mà khách hàng yêu cầu Điện giao hàng gửi sai địa chỉ: báo cáo tình trạng với Công ty mẹ, nhắc nhở đại lý CMA-CGM gửi telex release vào địa email, đại lý thực khơng phí thiệt hại đại lý phải bồi thường 3.3 KIẾN NGHỊ Trong trình làm việc, tiếp xúc với quy trình làm việc cơng ty, đặc biệt quy trình làm việc Bộ phận dịch vụ khách hàng – hàng nhập khẩu, nhận thấy quy trình làm việc có số vấn đề chưa đạt hiệu có khả xảy sai sót, tơi xin đưa số kiến nghị theo quan điểm thân sau: - Bởi khối lượng cơng việc phận dịch vụ khách hàng – hàng nhập nhiều trình làm việc thực toàn hệ thống LARA nên nhân viên đảm nhận hết, dẫn tới hiệu làm việc khơng cao Vì vậy, Cơng ty nên thực q trình chun mơn hóa cơng việc, đặc biệt thuê dịch vụ bên (global service center) để thực Trang 63 - số công việc Đây giải pháp rộng rãi hầu hết công ty đa quốc gia Theo quan điểm tôi, bên thứ thực công việc sau: Xuất file A/N D/O từ hệ thống, CMA-CGM VN thực việc gửi A/N đến cho khách hàng VN tiến hành in D/O giao cho khách hàng Về tuyển dụng đào tạo nguồn nhân lực: - - - Hiện công ty tiến hành sách đào tạo thực tập sinh, sau thời gian đào tạo thấy có lực nhận làm việc thức, điều giúp giảm chi phí đáng kể cho cơng ty, cần đẩy mạnh sách Tuy nhiên, việc tuyển chọn nhân viên từ thực tập sinh cần rà soát kĩ lưỡng, tuyển chọn thực tập sinh có hiểu biết chuyên ngành để hiệu làm việc tối đa hóa, giảm thiểu chi phí liên quan Nên đào tạo nhân lực theo hướng tổng qt để họ nắm bắt cơng việc nhân viên khác công ty, để thay cần thiết Chính sách cho thực tập sinh: cơng ty chưa có hỗ trợ cho thực tập sinh, vơ tình ảnh hưởng khơng tốt đến hình ảnh cơng ty Vì thế, cơng ty nên tạo điều kiện giúp đỡ thực tập sinh trình thực tập như: cung cấp tài liệu công ty để hỗ trợ thực tập sinh trình thực đề tài báo cáo thực tập, có sách phụ cấp cho thực tập sinh gửi xe, tặng quà vào ngày lễ, tết… ... cho thuê sửa chữa container 103125.5 4.1 1154 84.6 3.6 107408.5 2.5 12359.1 112.0 -8076.1 93.0 Tổng doanh thu 2521146.2 100 3223379.2 100 4332143.9 100 127.9 11087 64.7 1 34.4 702233 Trang Biểu... hóa qua hãng tàu CMA- CGM Việt Nam không cao tuyến CMA- CGM Mặc dù sản lượng container có tăng qua năm, so sánh tổng sản lượng container xuất nhập CMA- CGM Việt Nam sản lượng container tuyến CNC... năm 2012 sản lượng container chiếm 4.9 % , năm 2013 giảm xuống 4.3 %, đến năm 2014 chiếm 3.8% Trang 13 1 .4.3 Kết hoạt động kinh doanh giai đoạn 2012-2014 Kết hoạt động kinh doanh giai đoạn 2012-2014