Đang tải... (xem toàn văn)
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CHƯƠNG 2: NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH GEODIS VIỆT NAM CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ CỦA CÔNG TY
BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên đề tài: NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH GEODIS VIỆT NAM Giảng viên hướng dẫn: Ths PHẠM THỊ THƯƠNG HIỀN Sinh viên thực hiện: NGUYỄN TRẦN CAO HẠNH MSSV: 1210010227 Khóa: 16 TP Hồ Chí Minh, tháng năm 2015 LỜI CẢM ƠN Trong suốt ba năm học tập trường Cao Đẳng Kinh Tế Đối Ngoại, dạy tận tình quý thầy cô khoa Thương Mại Quốc Tế trải qua hai tháng hướng dẫn nhiệt tình anh chị công ty TNHH Geodis Việt Nam cho em kiến thức vô quý giá giúp em hoàn thành báo cáo Em xin gửi lời cảm ơn trân trọng đến: Quý thầy cô khoa Thương Mại Quốc Tế - Trường Cao Đẳng Kinh Tế Đối Ngoại tận tâm dạy dỗ em suốt thời gian qua Giảng viên Hướng dẫn - Ths PHẠM THỊ THƯƠNG HIỀN, người tận tình hướng dẫn em hồn thành báo cáo Ban lãnh đạo công ty TNHH Geodis Việt Nam tạo điều kiện cho em học hỏi suốt khoảng thời gian hai tháng thực tập Các anh chị công ty TNHH Geodis Việt Nam nói chung phịng Air Freight nói riêng nhiệt tình giúp đỡ, cung cấp kiến thức, kinh nghiệm thực tế vô quý giá, sẵn sàng giải đáp thắc mắc nghiệp vụ hỗ trợ em trình tìm kiếm tài liệu để hoàn thành báo cáo Một lần nữa, em xin gửi lời cảm ơn chân thành kính chúc q thầy cơ, ban lãnh đạo anh chị nhân viên công ty Geodis Việt Nam dồi sức khỏe, hạnh phúc thành cơng, kính chúc Quý công ty ngày phát triển vươn xa thị trường quốc tế NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP TP.Hồ Chí Minh, ngày tháng Xác nhận cơng ty (Ký tên) năm 2015 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN TP.Hồ Chí Minh, ngày tháng Xác nhận GVHD (Ký tên) năm 2015 LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, toàn cầu hóa thương mại trở thành xu hướng tất yếu phát triển mạnh mẽ kinh tế giới, ngành vận tải nói chung vận tải hàng khơng nói riêng ngày khẳng định vị trí, vai trị quan trọng hoạt động xuất nhập hàng hóa – lĩnh vực mang lại nguồn kim ngạch khổng lồ cho quốc gia năm Tuy nhiên, hoạt động xuất nhập muốn đạt hiệu tối đa ngồi vận tải ra, cần phải có chun mơn hóa khâu để đảm bảo thời gian vận chuyển nhanh nhất, độ an toàn cao chi phí, rủi ro thấp Là công ty hàng đầu dịch vụ vận chuyển hậu cần, Geodis Việt Nam cam kết mang đến cho khách hàng dịch vụ hoàn hảo từ nguyên vật liệu đầu vào đến tay người tiêu dùng cuối Trải qua khoảng thời gian thực tập phận Air Freight công ty, nhận thấy hàng không phương thức vận tải chính, nghiệp vụ phức tạp chi phí cao vận tải biển xét thời gian mức độ an tồn vận tải hàng không lựa chọn tối ưu cho mặt hàng giá trị cao hay cần xuất nhập thời gian ngắn Đó lý em chọn đề tài : “Nghiệp vụ chứng từ hàng hóa xuất nhập đường hàng khơng công ty TNHH Geodis Việt Nam” Mặc dù cố gắng diễn đạt thông tin thu thập q trình thực tập cơng ty, song với kiến thức kinh nghiệp giới hạn nên hẳn khơng thể tránh khỏi thiếu sót q trình thực báo cáo, mong nhận thơng cảm ý kiến đóng góp q thầy cô vá quý công ty MỤC LỤC CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY 1.1 Qúa trình hình thành phát triển công ty .1 1.1.1 Giới thiệu chung tập đoàn Geodis 1.1.2 Giới thiệu Geodis Việt Nam 1.2 Các lĩnh vực hoạt động công ty 1.2.1 Dịch vụ vận tải 1.2.2 Dịch vụ giá trị gia tăng: 1.2.3 Geodis supply chain 1.3 Tổ chức công ty 1.3.1 Sơ đồ tổ chức công ty 1.3.2 Chức phận 1.4 Kết hoạt động kinh doanh công ty năm gần 1.4.1 Thị trường cấu dịch vụ 1.4.2 Kết hoạt động kinh doanh giai đoạn 2012 – 2014 .8 CHƯƠNG 2: NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH GEODIS VIỆT NAM 10 2.1 Nghiệp vụ chứng từ hàng hóa nhập khẩu: 10 2.1.1 Sơ đồ quy trình tổng quát 10 2.1.2 Các bước thực nghiệp vụ cụ thể 11 2.2 Nghiệp vụ chứng từ hàng hóa xuất 21 2.2.1 Sơ đồ quy trình tổng quát 21 2.2.2 Các bước nghiệp vụ cụ thể 22 2.3 Nhận xét chung quy trình nghiệp vụ chứng từ hàng hóa xuất nhập cơng ty…………………………………………………………………………30 2.3.1 Ưu điểm: 30 2.3.2 Hạn chế 32 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ CỦA CÔNG TY 34 3.1 Định hướng phát triển công ty 34 3.2 Giải pháp kiến nghị .34 3.2.1 Giải pháp 34 3.2.2 Kiến nghị 35 Về phía cơng ty 35 Về phía nhà nước 36 Kết luận Tài liệu tham khảo Phụ lục DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT, THUẬT NGỮ CHUYÊN NGÀNH Thuật ngữ chuyên ngành Ý nghĩa Người phát hành /thực Pre-alert Bộ chứng từ đại lý nước xuất gửi cho đại lý nước nhập nhằm mục đích thơng báo thơng tin lô hàng đến Đại lý nước xuất Manifest Chứng từ lưu lại thơng tin hàng hóa nhiều khách hàng chuyến bay Đại lý nước xuất MAWB – Master AirWayBill Không vận đơn chính, biên lai xác nhận việc vận chuyển hàng hóa hãng hảng khơng đại lý Hãng hàng không HAWB – House AirWayBill Không vận đơn phụ, biên lai xác nhận việc vận chuyển hàng hóa đại lý khách hàng Đại lý nước xuất D/O – Deliver Order Lệnh giao hàng, thể việc giao hàng từ đại lý cho người nhận Đại lý nước nhập C/O – Certificate of Origin Giấy chứng nhận xuất xứ, thường đính kèm theo chứng từ, giúp hàng hóa hưởng thuế suất ưu đãi đến nước nhập theo hiệp định thương mại nước Cơ quan chuyên ngành nước xuất Booking Confirmation Sự xác nhận việc đặt chỗ đại lý với hãng hàng không khách hàng với đại lý Hãng hàng không/ đại lý DANH SÁCH CÁC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ Sơ đồ Sơ đồ 1.1 - Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Geodis Việt Nam Sơ đồ 2.1 - Quy trình tổng quát nghiệp vụ chứng từ hàng nhập 10 Sơ đồ 2.3 - Quy trình tổng quát nghiệp vụ chứng từ hàng xuất 21 Biểu đồ Biểu đồ 1.1 - Cơ cấu doanh thu dịch vụ hàng hóa xuất nhập công ty giai đoạn 2012 – 2014 Biểu đồ 1.2 - Sự tăng giảm lợi nhuận mức tuyệt đối tương đối công ty giai đoạn năm 2012 – 2014 Bảng Bảng 1.1 - Các dịch vụ Logistics Geodis cung cấp Bảng 1.2 - Kết hoạt động kinh doanh công ty giai đoạn 2012 – 2014 Bảng 2.1 - Bảng kê loại phí, phụ phí vận tải hàng không trách nhiệm bên 27 Hình Hình 2.1 - Lơ hàng khách hàng Phước Mỹ nhân viên giao nhận đại lý Geoodis Việt Nam lấy từ kho hàng .20 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CƠNG TY 1.1 Qúa trình hình thành phát triển công ty 1.1.1 Giới thiệu chung tập đoàn Geodis Geodis tập đoàn chuyên cung cấp dịch vụ liên quan đến hệ thống chuỗi cung ứng xếp hạng hàng đầu toàn giới Là phần SNCF Logistics, Geodis bình chọn tập đồn hàng đầu lĩnh vực Vận tải, dịch vụ Logistics Pháp xếp thứ tư Châu Âu Tầm quốc tế Geodis thể qua văn phòng đại diện trực tiếp 67 quốc gia mạng lưới toàn cầu trải dài 120 quốc gia Với lĩnh vực kinh doanh : Tối ưu hóa chuỗi cung ứng, Vận tải, Hợp đồng Logistics, Phân phối & chuyển phát nhanh Giao thơng đường bộ, Geodis quản lí chuỗi cung ứng khách hàng việc cung cấp giải pháp toàn diện đề xuất đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp,hệ thống quản lý chặt chẽ sở hạ tầng chất lượng cao đáp ứng nhu cầu khách hàng cách hoàn thiện Trong thời gian qua, Geodis đạt tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 chất lượng tiêu chuẩn ISO 14001 mơi trường Ngồi ra, Geodis cịn thành viên tổ chức IATA's Cargo , hệ thống quản lý chất lượng vận chuyển hàng hóa tồn cầu Geodis có bề dày 169 năm kinh nghiệm ngành logistics, mua lại với cổ đông lớn SNCF Participations vào ngày 20 tháng 12 năm 1995 đổi tên thành Geodis Group Geodis Group có cơng ty mẹ Tập đồn SNCF Participations cơng ty : Geodis BM, Geodis Calberson, Geodis Logistics, Geodis Wilson Những cơng ty có hoạt động riêng lẻ chung lĩnh vực vận tải hậu cần, cơng ty có ngành kinh doanh như: Geodis Wilson: công ty quản lý vận tải giao nhận vận tải đường hàng không, đường biển, dường hàng không đường biển kết hợp tồn giới 27 2.2.2.8 Xuất hóa đơn cho khách hàng Các loại phí thơng thường cho chuyến bay : tùy theo điều kiện Incoterms, thỏa thuận người bán người mua, nơi đến, tính chất hàng hóa, loại khách hàng mà đại lý báo mức giá khác Các loại phí phụ phí mà khách hàng Pemara cần tốn: Bảng 2.1– Bảng kê loại phí, phụ phí vận tải hàng không trách nhiệm bên Các loại phí phụ phí Trách nhiệm tốn Người bán Người mua Airfreight charges – Cước vận tải quốc tế X Fuel Surcharge – Phụ phí xăng dầu X War risk Surcharge – Phụ phí an ninh/ chiến tranh X Advanced Manifest Filing Fee – Phụ phí khai hải quan điện tử X Airway Bill fee – Phí phát hành khơng vận đơn X Xray Fee – phí an ninh soi chiếu X Labour Fee – phí lao vụ X 2.2.2.9 Thanh tốn cho hãng hàng khơng Sau nhận thơng báo loại phí từ Airline, nhân viên kiểm tra thật kỹ số tiền toán cho loại phí lần gửi mail xác nhận để hãng Airline xuất hóa đơn Lập Phiếu yêu cầu tốn thể thơng tin khách hàng cần tốn, số khơng vận đơn, số tiến toán Tại Geodis, số tiền : 100 triệu VND: cần đề nghị trưởng phòng chấp thuận giám đốc điều hành 28 2.2.2.10 Theo dõi lộ trình chuyến bay Việc theo dõi lộ trình chuyến bay thực theo bước sau đây: Bước 1: Truy cập trang web: www.track-trace.com/aircargo Bước 2: Nhập số không vận đơn 072 6754 8261, hệ thống Gulf Air hiển thị lịch trình chuyến bay số khơng vận đơn cần tìm 29 Bước 3: Kiểm tra đối chiếu thông tin ngày đi/đến sân bay chuyển tiếp, số kiện, trọng lượng thực tế hàng hóa Booking xác nhận từ GF lịch trình thực tế, hàng đến trễ hay không đủ số kiện phải báo Airlines để xử lý kịp thời Các ký hiệu thường hãng hàng không sử dụng: BKD – Booked: Hàng hóa đặt chỗ chuyến bay RCS – Received from shipper: Hàng hóa nhận kho nơi chuyến bay khởi hành DEP – Departure: Hàng hóa khởi hành chuyến bay RCF – Received from flight: Hàng hóa nhận nơi đến DLV – Delivered : Hàng hóa giao cho người mua HLD – Booking on Hold: Sự đặt chỗ bị hoãn lại 2.2.2.11 Lập báo cáo lưu trữ hồ sơ Nhân viên lập báo cáo thông tin lô hàng tháng đồng thời xếp hồ sơ chờ xét duyệt trưởng phòng 30 2.3 Nhận xét chung quy trình nghiệp vụ chứng từ hàng hóa xuất nhập công ty 2.3.1 Ưu điểm: Quy trình thống nhất, mang tính chặt chẽ, chun nghiệp cao Tại Geodis Việt Nam, quy trình hàng xuất lẫn hàng nhập thống rõ ràng, chặt chẽ, mang tính chuyên nghiệp cao Mỗi bước quy trình nhân viên thực kiểm tra cách cẩn thận, đảm bảo xác cao nghiệp vụ, từ mang lại hiệu cơng việc hài lịng cho khách hàng Mạng lưới đại lý rộng khắp Geodis đạng trở thành tập đoàn Logistics vững mạnh với mạng lưới toàn cầu phủ khắp 120 quốc gia, 70% nước châu Âu Riêng châu Á Thái Bình Dương, Geodis ln gia tăng số lượng đại lý hoạt động 52 văn phòng khắp 13 quốc gia bao gồm Australia, Bangladesh, Trung Quốc, Ấn Độ, Indonesia, Nhật Bản, Hàn Quốc, Malaysia, New Zealand, Singapore, Đài Loan, Thái Lan, Việt Nam Đây thực tín hiệu tốt cho phát triển kinh doanh tập đồn Geodis nói chung Geodis Việt Nam nói riêng Nhờ việc gia tăng số lượng đại lý, Geodis cắt giảm bất tiện chi phí vận chuyển hàng hóa qua đại lý nước ngồi khác, từ mang lại mức giá cạnh tranh – yếu tố quan trọng giúp khách hàng tin tưởng lựa chọn dịch vụ công ty giúp quy trình nghiệp vụ diễn sn sẻ Đội ngũ nhân viên nhiệt huyết, giàu kinh nghiệm Một cơng ty muốn phát triển vững mạnh cần có nguồn nhân lực trình độ cao Geodis Việt Nam ln trọng công tác tuyển dụng nhân sự, ưu tiên ứng viên chuyên sâu nghiệp vụ, nhiều năm kinh nghiệm lĩnh vực Forwarding Logistics, nhiệt tình, có tinh thần trách nhiệm cao công việc, khả giao tiếp tiếng Anh tốt để xây dựng đội ngũ nhân viên có chất lượng, giải cơng việc vấn đề phát sinh cách nhanh chóng hiệu 31 Vị trí làm việc thuận lợi Việc đặt trụ sở lầu 2, tòa nhà Hải Âu, phường 2, quận Tân Bình, THCM, cạnh kho hàng sân bay TCS SCSC tạo điều kiện thuận lợi giúp cho việc giao nhận chứng từ, hàng hóa xuất nhập đường hàng khơng cơng t trở nên nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian chi phí cho khách hàng… Ngồi việc đặt trụ sở Thành phố Hồ Chí Minh, Geodis Việt Nam xây dựng chi nhánh Hà Nội giúp công tác quản lý chặt chẽ việc mở rộng thị trường trở nên đơn giản hơn, thao tác nghiệp vụ trở nên thuận tiện Môi trường làm việc động Bên cạnh người, môi trường yếu tố quan trọng định tinh thần làm việc nhân viên Hiểu lẽ đó, Geodis Viêt Nam ln tạo cho nhân viên môi trường công sở động thân thiện nhằm giữ gìn phát huy tinh thần đoàn kết nhân viên, giúp họ cảm giác “ngơi nhà thứ hai” thơng qua hoạt động : “Happy hour” – tổ chức sinh nhật cho nhân viên tháng, “Best corner” – giải thưởng dành cho nhân viên có góc làm việc đẹp tháng, vui chơi cắm trại trời, tổ chức du lịch, dành cho nhân viên khóa học nâng cao kiến thức nghiệp vụ kỹ mềm,… Mối quan hệ với hãng hàng khơng Hiện nay, Geodis Việt Nam có mối quan hệ thân thiết với 20 hãng hàng không lớn nước quốc tế : Vietnam Airlines (VN), AirFrance ( AF), Singapore Airlines (SQ),Etihad Cargo (EY), American Airlines (AA), Swiss World Cargo (LX),China Airlines (CI), Ngoài ra, lượng hợp đồng từ đối tác lớn ngày tăng nên hãng hàng không mong muốn Geodis trở thành khách hàng thân thiết họ Chính lẽ , việc đặt chỗ ưu tiên so với đại lý khác thỏa thuận giá hãng dành cho công ty trở nên ưu đãi so với đại lý khác Tuy nhiên , điều không đồng nghĩa với việc cơng ty lợi nhuận mà qn 32 chất lượng, Geodis Việt Nam lựa chọn Airlines đáng tin cậy để thiết lập mối quan hệ hợp tác kinh doanh bền vững, tất dựa nguyên tắc lấy lợi ích khách hàng đặt lên hàng đầu Ứng dụng công nghệ thông tin nghiệp vụ Với thời đại phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin nay, Geodis Việt Nam ứng dụng cập nhật công nghệ nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ tối đa Cụ thể sau: Hệ thống Nextgen thống toàn cầu cho tất đại lý, tất phận quy trình từ nhập thơng tin khách hàng, phát hành Booking Confirmation, House AWB, Manifest, Giấy ủy quyền, Lệnh giao hàng,…cho đến xuất hóa đơn, theo dõi cơng nợ,…tạo thuận lợi việc theo dõi chỉnh sửa hồ sơ cần thiết Việc sử dụng phần mềm Outlook để quản lý mail Skype - ứng dụng trò chuyện, kết nối trực tuyến giúp trao đổi thông tin nội công ty, công ty khách hàng, đối tác nước trở nên thuận tiện dễ dàng Hệ thống Intranet hỗ trợ khách hàng kiểm tra chứng từ, lộ trình chuyến bay,…đây dịch vụ tăng thêm mà Geodis cung cấp nhằm tạo cho khách hàng yên tâm, tin tưởng nghiệp vụ công ty 2.3.2 Hạn chế Công nghệ thông tin Việc áp dụng cơng nghệ thơng tin tồn hệ thống hoạt động mang lại nhiều thuận lợi, nhiên có phần hạn chế Trình độ cơng nghệ thơng tin Việt Nam q trình phát triển gặp khó khăn tốc độ đường truyền hệ thống liệu khiến cho việc trao đổi thông tin đại lý bị tắt nghẽn, dễ dẫn đến thất thơng tin Mặt khác, hệ thống NextGen toàn cầu kết nối tất đại lý, cần NextGen quốc gia gặp trục trặc kéo theo vấn đề cho nhiều quốc gia khác Việc sửa chữa tốn nhiều thời gian, phận IT lại nhân viên tất chứng từ, 33 hóa đơn lập hệ thống nên khả trễ hẹn với khách hàng điều khơng tránh khỏi Tính thời vụ hoạt động giao nhận Tính thời vụ đặc thù hoạt động vận tải giao nhận, kể đường hàng khơng lẫn đường biển Mùa cao điểm tính từ tháng đến tháng cận ngày Lễ lớn năm Trong khoảng thời gian này, lượng hàng tăng đột biến, nhân viên hàng hàng Air số lượng nhân viên lại phải làm việc liên tục với áp lực cao, dẫn đến việc sai sót nghiệp vụ chứng từ Giá biến động Rủi ro tỷ giá vấn đề đáng lo ngại hầu hết tập đoàn đa quốc gia nói chung Geodis nói riêng Nền kinh tế cân quốc gia dẫn đến tỷ giá thay đổi liên tục gây khó khăn việc chào toán, ảnh hưởng đến lợi nhuận cơng ty Ngồi ra, giá nhiên liệu lên xuống thất thường vấn đề đau đầu cho đại lý việc điều chỉnh phụ phí xăng dầu Cụ thể nay, giá xăng thị trường Việt Nam tăng đột biến dù phủ cố gắng bình ổn, điều gây khó khăn việc báo giá cho khách hàng Thông tin sai lệch từ phía khách hàng/ đại lý nước ngồi Đối với phận hàng nhập, thông tin sai lệch từ phía đại lý nước ngồi gây phiền tối, làm tốn hao chi phí lẫn thời gian cho việc chỉnh sừa, ảnh hưởng đến hiệu công việc Đối với phận hàng xuất, trường hợp sai sót từ phía khách hàng thường gặp như: hàng không ngày quy định,ra thiếu hàng, trễ chứng từ, khách hàng đo sai trọng lượng, số khối,…ảnh hưởng đến việc kinh doanh hãng hàng không hay làm hàng rớt lại chuyến bay sau Tất trường hợp nói làm cho mối quan hệ hãng hàng không Geodis Việt Nam ngày suy giảm ảnh hưởng đến uy tín công ty việc vận chuyển hàng chậm trễ,… 34 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ CỦA CÔNG TY 3.1 Định hướng phát triển công ty Thống thương hiệu Kể từ 01/03/2015, 100 thương hiệu tên thương mại đăng ký, Geodis Wilson ví dụ điển hình, thống lại thương hiệu – GEODIS Điều tạo nên đơn giản, rõ ràng hiệu việc định vị hình ảnh, thương hiệu tập đồn tâm trí khách hàng Mở rộng thị trường Mạng lưới toàn cầu tập đoàn Geodis phủ khắp 120 quốc gia, 70% nước châu Âu Riêng châu Á Thái Bình Dương, Geodis gia tăng số lượng đại lý hoạt động 52 văn phòng khắp 13 quốc gia bao gồm Australia, Bangladesh, Trung Quốc, Ấn Độ, Indonesia, Nhật Bản, Hàn Quốc, Malaysia, New Zealand, Singapore, Đài Loan, Thái Lan, Việt Nam Trong tương lai không xa, dự kiến tập đoàn hướng đến việc mở rộng quy mơ kinh doanh sang thị trường châu Phi, châu Mỹ La Tinh nhằm tìm kiếm khách hàng tiềm năng, tiến đến mục tiêu trở thành tập đoàn Logistics vững mạnh 3.2 Giải pháp kiến nghị 3.2.1 Giải pháp Về hệ thống công nghệ thông tin Geodis Việt Nam nên tuyển thêm nhân viên phận IT có kinh nghiệm việc quản lý hệ thống mạng máy tính nội Ngồi ra, cơng ty nên tạo điều kiện cho nhân viên IT học thêm khóa nâng cao kỹ thuật nghiệp vụ, phối hợp với phận đề xuất ý tưởng cải tiến hệ thống giải nhanh chóng cố kỹ thuật mạng tránh tình trạng gián đoạn cơng việc 35 Về hoạt động giao nhận Vào mùa hàng ít, Geodis Việt Nam cần giảm giá số dịch vụ ưu đãi nhằm giữ chân khách hàng Bên cạnh việc cắt giảm giá, công ty cần quan tâm đến chất lượng, yếu tố quan trọng hàng đầu hợp đồng giá trị cao Đến khoảng thời gian hàng nhiều, công ty nên tuyển thêm số nhân viên thời vụ để đảm bảo tiến độ cơng việc, vừa mang lại hài lịng cho khách hàng lại có khả phát tuyển dụng nhân viên có lực cho cơng ty Về biến động giá Với lô hàng có giá trị cao, trước chào giá nhân viên kinh doanh cần tìm hiểu tình hình kinh tế tài quốc gia nhập hay xuất, từ tính toán điều chỉnh mức giá cước phù hợp để tránh rủi ro tỷ giá Sự biến động giá nhiên liệu khơng thể dự đốn trước cách xác, phận kinh doanh thương lượng lại với khách hàng hay thống khách hàng chịu phụ phí xăng dầu phát sinh ngồi giá cước bên cạnh việc đưa số ưu đãi giúp họ cảm thấy khơng phải chịu thiệt thịi chấp nhận điều khoản Về cấu nhân công ty Geodis Việt Nam sở hữu đội ngũ nhân viên giỏi giàu kinh nghiệm.Tuy nhiên, qua thực tế cho thấy phân chia nhân lực phận chưa đồng đều, chưa khai thác hết tất nguồn lực Cụ thể, số lượng nhân viên phận hàng Air cịn q ít, nhân viên chuyên hàng nhập nhân viên chuyên hàng xuất, trưởng phòng lại quản lý trụ sở TP.Hồ Chí Minh chi nhánh Hà Nội 3.2.2 Kiến nghị Về phía cơng ty Geodis tiếp tục phấn đấu trở thành thương hiệu hàng đầu chiếm lĩnh thị trường Logistics Việt Nam Với mong muốn công ty ngày phát triển nữa, cách chân thành, em xin đưa ý kiến đóng góp sau: 36 Công ty nên thường xuyên cập nhật thông tư nghị định áp dụng lĩnh vực vận tải giao nhận, hải quan Cụ thể là: Thông tư số 38/2015/TT-BTC Quy định thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhập quản lý thuế hàng hố xuất khẩu, nhập khẩu, có hiệu lực từ ngày 01/04/2015 Nghị định 08/2015/NĐ-CP ngày 21/1/2015 quy định chi tiết biện pháp thi hành Luật Hải quan thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát, kiểm sốt hải quan, có hiệu lực từ ngày 15/03/2015 Trong thời gian tới, công ty cần lên kế hoạch đầu tư vốn vào sở vật chất phương tiện vận tải, hệ thống kho bãi,…để hoàn thiện dịch vụ Logistics Mặc dù có tổ chức hoạt động vui chơi, giải trí số lượng nhân viên tham gia cịn hạn chế Cơng ty nên có phương pháp khuyến khích nhân viên tham gia giúp người cảm thấy vui vẻ thoải mái sau áp lực cơng việc xây dựng tinh thần đồn kết, đưa Geodis trở thành tập thể thực vững mạnh Bên cạnh đó, cơng ty nên tổ chức buổi hội thảo, giao lưu gặp gỡ đại lý nhằm giúp nhân viên trao đổi kiến thức, chia sẻ học hỏi kinh nghiệm lẫn Việc mặc đồng phục chưa trọng Công ty cần khuyến khích nhân viên mặc áo đồng phục ngày quy định cách đơn giản lại hiệu việc quảng bá hình ảnh, thương hiệu đến người, đặc biệt phận thường xuyên tiếp xúc với khách hàng hay nhân viên làm việc cảng, sân bay Về phía nhà nước Việt Nam đường hội nhập với quốc gia giới Vì vậy, muốn đẩy nhanh hiệu tăng trưởng kinh tế nói chung lĩnh vực vận tải giao nhận hàng hóa xuất nhập nói riêng, Nhà nước cần thực biện pháp sau đây: 37 Thực đơn giản hóa thủ tục hành đảm bảo hiệu công việc, yếu tố quan trọng thu hút nguồn vốn đầu tư nước cách mạnh mẽ Tăng cường khắc phục, đẩy lùi tình trạng quan liêu, tham nhũng cách yêu cầu cán công chức Hải quan thực quy định theo luật ban hành, tuyên dương công chức gương mẫu xử phạt nghiêm khắc trường hợp vi phạm Xây dựng, hoàn thiện sở hạ tầng hệ thống sân bay, cảng, giao thông đường đáp ứng nhu cầu cho việc phát triển ngành vận tải nước lẫn quốc tế Ban hành sách khuyến khích doanh nghiệp nước ngồi đầu tư vào thị trường Việt Nam thông qua việc ưu đãi thuế, luật lệ… Lĩnh vực Logistics đem lại nhiều lợi ích đáng kể khái niệm mẻ thị trường Việt Nam Nhà nước cần có biện pháp giúp doanh nghiệp nước hoạt động ngành phát triển cách khuyến khích hiệp hội chuyên ngành tổ chức buổi hội thảo trao đổi, học hỏi kinh nghiệm từ tập đoàn lớn Geodis KẾT LUẬN Hoạt động ngoại thương nói chung lĩnh vực kinh doanh xuất nhập nói riêng khơng thể thiếu quốc gia nào, cầu nối quan trọng cho kinh tế nước hòa nhập giới Qua thời gian thực tập công ty TNHH Geodis Việt Nam, tiếp cận thực tế học hỏi thêm nhiều kiến thức, em nhận thấy tầm quan trọng ngành phát triển kinh tế nước ta phức tạp nghiệp vụ Từ công việc nghiệp vụ chứng từ hàng nhập như: nhận Pre-alert từ đại lý nước ngoài, kiểm tra chứng từ, kiểm tra trạng thái chứng từ- hàng với hãng hàng không, gửi thông báo hàng đến cho khách hàng, lấy chứng từ từ kho hàng, xử lý cố phát sinh, phát hành lệnh giấy ủy quyền, chuẩn bị chứng từ, xuất hóa đơn, lập báo cáo lưu giữ hồ sơ hay công việc nghiệp vụ chứng từ hàng xuất như: nhận yêu cầu đặt chỗ từ khách hàng, gửi yêu cầu đặt chỗ cho hãng hàng không, trao đổi thống mức giá với đại lý nhập khẩu, gửi thông báo xác nhận đặt chỗ HAWB nháp cho khách, kiểm tra trọng lượng – số khối thực tế, chuẩn bị chứng từ, gửi Pre-alert cho đại lý nhập khẩu, xuất hóa đơn cho khách hàng, tốn cho hãng hàng khơng, lập báo cáo lưu giữ hồ sơ Tất công đoạn nêu địi hỏi liên kết chặt chẽ khơng thể tách rời, cần bước sai sót ảnh hưởng đến quy trình Nghiêm trọng hơn, ngồi việc chỉnh sửa, đại lý cịn phải hao tốn thời gian chi phí cho việc chỉnh sửa nêu Trước xu hội nhập phát triển nến kinh tế cạnh tranh gay gắt thị trường, vấp phải khó khăn thử thách tập thể nhân viên ban lãnh đạo công ty kề vai sát cánh, nỗ lực đưa Geodis Việt Nam ngày lên, tiến xa thương trường quốc tế Thị trường ngày mở rộng, số lượng khách hàng ngày tăng minh chứng chân thực cho cố gắng Hy vọng Geodis Việt Nam có bước tiến vững chắc, ngày lớn mạnh lĩnh vực lẫn thị trường để phát huy hết tiềm lực công ty TÀI LIỆU THAM KHẢO Ths.Nguyễn Việt Tuấn, Ths Lý Văn Diệu ,Giáo trình Nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập –– NXB Kinh Tế TP.Hồ Chí Minh, năm 2013 Bộ phận Air Freight công ty TNHH Geodis Việt Nam, Quy trình nghiệp vụ chứng từ hàng xuất nhập đường hàng không (Tài liệu lưu hành nội bộ) Các thông tin tổng hợp trang web : www.geodis.com PHỤ LỤC CHỨNG TỪ HÀNG NHẬP KHẨU Thông báo hàng đến Lệnh giao hàng Giấy ủy quyền Master Airway Bill House Airway Bill Manifest Hóa đơn thương mại Phiếu giao tài liệu từ kho hàng Công văn điều chỉnh địa người nhận hàng HAWB Điện chỉnh sửa từ đại lý nước Tờ khai hải quan hàng nhập Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước PHỤ LỤC CHỨNG TỪ HÀNG XUẤT KHẨU Hướng dẫn gửi hàng khách hàng Giấy xác nhận đặt chỗ từ đại lý Giấy xác nhận đặt chỗ từ hãng hàng không Hóa đơn thương mại Phiếu đóng gói Hướng dẫn gửi hàng đại lý Master Airway Bill House Airway Bill Hướng dẫn gửi hàng đại lý Hóa đơn lao vụ TCS Tờ khai hải quan hàng xuất Manifest ... 2.3 Nhận xét chung quy trình nghiệp vụ chứng từ hàng hóa xuất nhập công ty 2.3.1 Ưu điểm: Quy trình thống nhất, mang tính chặt chẽ, chun nghiệp cao Tại Geodis Việt Nam, quy trình hàng xuất... - Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Geodis Việt Nam Sơ đồ 2.1 - Quy trình tổng quát nghiệp vụ chứng từ hàng nhập 10 Sơ đồ 2.3 - Quy trình tổng quát nghiệp vụ chứng từ hàng xuất 21 Biểu đồ Biểu... sinh (nếu có) Phát hành D/O, giấy ủy quy? ??n Chuẩn bị chứng từ cần thiết cho việc nhận hàng Xuất hóa đơn cho khách hàng Lập báo cáo lưu giữ hồ sơ Sơ đồ 2.1 - Quy trình tổng quát nghiệp vụ chứng