Bài giảng Quản trị quy trình kinh doanh: Chương 2 - Thiết kế và mô hình hóa quy trình kinh doanh được biên soạn gồm các nội dung chính sau: Khái niệm về thiết kế và mô hình hoá quy trình kinh doanh; Các loại mô hình của quy trình kinh doanh; Các bước thiết kế quy trình kinh doanh; Ngôn ngữ BPMN trong thiết kế quy trình kinh doanh. Mời các bạn cùng tham khảo!
LOGO EM3300: Quản trị quy trình kinh doanh CHƯƠNG 2: THIẾT KẾ VÀ MƠ HÌNH HỐ QUY TRÌNH KINH DOANH Dr Tran Thi Huong Department of Business Administration School of Economics and Management (SEM) Hanoi University of Science and Technology (HUST) huong.tranthi@hust.edu.vn Nội dung chương 2.1 Khái niệm thiết kế mơ hình hố quy trình kinh doanh 2.2 Các loại mơ hình quy trình kinh doanh 2.3 Các bước thiết kế quy trình kinh doanh 2.4 Ngơn ngữ BPMN thiết kế quy trình kinh doanh 2.1 Concepts of BP design and modelling 2.1 Khái niệm thiết kế mơ hình hố quy trình kinh doanh v Thiết kế mơ hình hố (thiết kế) quy trình kinh doanh § việc trình bày cách trực quan hố quy trình nhằm nắm bắt, kiểm soát, lưu trữ, phân phối liệu hệ thống mơi trường cấu phần hệ thống § việc xây dựng mơ hình, mà trực quan hố, đơn giản hố quy trình thực tế nhằm phục vụ mục đích (Stachowiak: Allgemeine Modelltheorie, 1973) 2.1 Concepts of BP design and modelling Mơ hình Những mơ hình xây dựng lên từ khái quát hoá từ tượng giới thực, sau phát triển để giảm thiểu phức tạp Mơ hình tổng hợp thơng tin tài liệu có liên quan đến khía cạnh thực tế mà người sử dung mơ hình quan tâm Các mơ hình xây dựng ngữ cảnh cụ thể cho đối tượng sử dụng cụ thể với mục đích cụ thể 2.1 Concepts of BP design and modelling 2.1 Khái niệm thiết kế mơ hình hố quy trình kinh doanh v Mục tiêu thiết kế quy trình kinh doanh § Truyền thơng § Văn bản/ thể chế hố § Phân tích (VD: mơ phỏng) § Khám phá hành vi tương lai hệ thống mà thực thí nghiệm tiềm ẩn nhiều rủi ro § Thực phân tích nếu- /phân tích tình huống/ kịch bản( What-if/ scenario analysis) § Tiết kiệm thời gian để phân tích khả xảy máy tính § Quản trị cải tiến quy trình 2.1 Concepts of BP design and modelling Sự cần thiết phải thiết kế/ mơ hình hố quy trình § Một quy trình mơ hình hố/ thiết kế tốt thực điều từ đầu hạn chế mang lại giá trị không tốt đến tay khách hàng § Q trình thiết kế mơ hình hố giúp cấu hình/ điều chỉnh quy trình cho thoả mãn nhu cầu khách hàng cách hiệu § Khách hàng hiểu khách hàng nội khách hàng bên § Yêu cầu khách hàng nội cần hợp lý hoá theo nhu cầu mong muốn khách hàng bên 2.1 Concepts of BP design and modelling Tại cần mơ hình hố quy trình “It’s like turning a lot of light bulbs on in the minds of managers” “Nó giống việc làm nảy lên rất nhiều ý tưởng tâm trí nhà quản lý” Process owner Defense Housing Authority Canberra, Australia Transparency/ Sự minh bạch, suốt 2.1 Concepts of BP design and modelling Process models– conveying transparency Các mơ hình quy trình truyền tải minh bạch/ suốt thơng tin liên quan đến • Cái cần làm – Control flow • Chúng ta cần làm việc với đối tượng nào– Artifacts (physical & electronic) • Ai thực cơng việc– Resources (human & systems) Finance ERP Department Invoice Invoice received Enter Invoice Details Report Check Invoice Mismatches Invoice DB Invoice no Post Invoice mismatches Invoice posted Invoice Senior Finance Officer mismatch exists Block Invoice Invoice blocked 2.1 Concepts of BP design and modelling Những thành phần mơ hình quy trình Cái cần làm nào? § Các hoạt động/ nhiệm vụ, kiện mối liên hệ trình tự? § Con người hay máy móc thực hiện? Đối tượng làm việc? § Đầu vào/ đầu hoạt động § Đối tượng vật chất hay điện tử Ai thực cơng việc? § Nguồn lực để thực cơng việc tạo kiện § Con người hay phần mềm 2.1 Concepts of BP design and modelling Các thành phần khác quy trình Objectives, goals/ Mục tiêu § to link with corporate strategy/ gắn với chiến lược tổ chức Risks/ Những rủi ro xảy § to risk-profile the process/ danh mục rủi ro quy trình Policies, rules/ Chính sách, quy định § to check process compliance/ để kiểm tra tính tn thủ quy trình Knowledge/ Tri thức § to depict expertise required/ mô tả tri thức cần có để triển khai quy trình … 10 Quy trình có nhiều kiện khởi tạo (start event) Collect mail Sort mail New mail arrived Register mail New email arrived Check mail for compliance Not acceptable Compile document requisition Document requisition compiled Acceptable Capture matter details Prepare document response Document response prepared Physical file printed Pay fee Capture party details Print physical file 53 Các khía cạnh khác mơ hình quy trình Organization/ Tổ chức Who/ Ai? Lanes & Pools What/ Cái gì? When/ Khi nào? Tasks Events Flows Gateways Which/ Đối tượng nào? Data / Materials Dữ liệu/ Nguyên vật liệu Data Objects, Stores Pools & Lanes Pool Pool Mơ tả nhóm/ lớp nguồn lực Thường sử dụng để mơ hình hố cho đối tác/ đối tượng hữu quan ( tồn cơng ty/ tổ chức đó) Captures a resource class Generally used to model a business party (e.g a whole company) Lane Một nhóm/ lớp pool Thường sử dụng để mơ hình hố phận/ phịng ban (VD: BP giao hàng, BP tài chính), vị trí, chức danh nội tổ chức (VD: Trưởng phòng, …), hệ thống phần mềm (VD: ERP, CRM) A resource sub-class within a pool Generally used to model departments (e.g shipping, finance), internal roles (e.g Manager, Associate), software systems (e.g ERP, CRM) Pool Lane Lane Lane Lane 55 Quy trình Order-to-cash bổ sung lane Luồng thơng tin (Message Flow) Một luồng thông tin đại diện cho luồng truyền tải thông tin hai đối tượng hữu quan/ hai pool khác Message Một luồng thơng tin kết nối: Send Receive Pool Pool Pool Receive Pool • trực tiếp đến đường ranh giới pool để mô tả thông điệp/ thông báo đến/ từ đối tượng hữu quan/ tổ chức • đến to tác vụ/ kiện cụ thể pool kết nối đến để mô tả thơng tin khởi tạo tác vụ cụ thể pool kết nối đến Send 57 Quy định mũi tên luồng Pool Lane i Mũi tên luồng/ hướng tác vụ (sequence flow) không vượt khỏi biên giới/ ranh giới Pool (luồng thơng tin (message flow) được) ii Cả luồng tác vụ luồng thơng tin vượt khỏi ranh giới Lane iii Một luồng thông tin (message flow) không kết nối hai phần tử pool Quy trình Order-to-cash bổ sung thêm pool ẩn “customer” Black-box pool Pool ẩn 59 White box pool Solution 4.7 (trang 144) 60 Artifacts/ Các đối tượng mơ hình Send invoice Items in stock Confirm order Order fulfilled Check stock availability Purchase order received Archive order Ship goods Items not in stock Reject order Order rejected Xem xét lại quy trình order-to-cash có đối tượng (dữ liệu) sau: Bản PO coi input để kiểm tra sẵn có hàng hoá kho Dựa vào kết kiểm tra, PO cập nhật trạng thái “được duyệt” hay “từ chối” Nếu PO duyệt, invoice (hoá đơn), shipment notice (thông báo giao hàng) phát hành 61 Mơ hình hố quy trình với artifacts Purchase Order Purchase Order [checked] Purchase Order Purchase Order Send invoice Confirm order Items in stock Archive order Order fulfilled Check stock availability Purchase order received Invoice Ship goods Items not in stock Reject order Order rejected Purchase Order Shipment notice Orders DB Warehouse DB Purchase Order [rejected] Purchase Order [approved] 62 Đối tượng chứa đựng thông tin BPMN BPMN Information Artifacts Invoice Purchase order Emit invoice Oracle CRM Client info Retrieve client information Data Object (đối tượng liệu) mô tả đối tượng yêu cầu (input) tạo (output) tác vụ Nó tồn dạng điện tử vật lý Data Store (kho liệu) nơi để chứa đối tượng liệu, kho cần ổn định thời gian thực thi quy trình Nó sử dụng tác vụ để lưu trữ liệu (như đầu ra) để khơi phục/ tìm lại đối tượng liệu (như đầu vào) 63 Chú thích BPMN (Text Annotation) Chú thích dùng để cung cấp thêm thơng tin cho người đọc quy trình, khơng tác động đến luồng hoạt động/ tác vụ quy trình Includes packaging Ship goods For blocked invoices Clear vendor line items 64 Mơ hình hố quy trình với bpmn.io v Sử dụng mơ hình 3.12 bpmn.io Solution 4.7 (trang 144) Bài tập chương v Mơ hình hố quy trình tập ví dụ sau giấy bpmn.io § Bài tập 3.14, 3.15, 3.20, 3.21 (trang 113-114); § Bài tập 4.23 (trang 152) v Mô tả lại lời tập 3.12 (trang 112) ... dung chương 2. 1 Khái niệm thiết kế mơ hình hố quy trình kinh doanh 2. 2 Các loại mơ hình quy trình kinh doanh 2. 3 Các bước thiết kế quy trình kinh doanh 2. 4 Ngơn ngữ BPMN thiết kế quy trình kinh. .. hình quy trình kinh doanh • Process charts 2. 2 Phân loại mơ hình quy trình kinh doanh § Activity diagrams 2. 3 Các bước xây dựng mơ hình quy trình kinh doanh v Xác định kiện bắt đầu quy trình. .. doanh 2. 1 Concepts of BP design and modelling 2. 1 Khái niệm thiết kế mơ hình hố quy trình kinh doanh v Thiết kế mơ hình hố (thiết kế) quy trình kinh doanh § việc trình bày cách trực quan hố quy trình