Giáo trình soạn thảo văn bản 2 (nghề văn thư hành chính cao đẳng)

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: SOẠN THẢO VĂN BẢN NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019 Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xơ Ninh Bình, năm 2019 TUN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn nhu cầu công tác giảng dạy công tác đào tạo cán văn thư, văn phịng Giáo trình soạn thảo văn đời nhằm bổ sung thêm kiến thức cho học sinh - sinh viên, công cụ tham khảo giảng dạy giáo viên liên quan tới loại văn giấy tờ thông dụng phương pháp soạn thảo văn giấy tờ Để kịp thời đáp ứng cầu thực tiễn đào tạo hệ đào tạo ngành Văn thư Hành thay cho tập giảng Giáo trình trước Các tác giả chọn lọc thông tin mới, quy định để đưa vào giáo trình, có kế thừa tham khảo nội dung tập giảng, giáo trình chun mơn trường Với quan điểm nội dung giáo trình phải trình bày ngắn gọn, đọng vấn đề nên tất nhiên không tránh khỏi hạn chế, khiếm khuyết định Vì mong nhận đóng góp ý kiến đồng nghiệp bạn quan tâm để giáo trình hoàn thiện Xin trân trọng cảm ơn Ngày 25 tháng 05 năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: GV Trương Thị Trang MỤC LỤC TRANG LỜI GIỚI THIỆU BÀI 1: VIẾT CÁC LOẠI GIẤY TỜ, BIỂU MẪU Giấy mời 1.1 Khái niệm 1.2 Phương pháp soạn thảo 1.3 Thực hành soạn thảo giấy mời họp Giấy giới thiệu 2.1 Khái niệm 2.2 Phương pháp soạn thảo 2.3 Thực hành soạn thảo giấy giới thiệu 10 Giấy đường 11 3.1 Khái niệm 11 3.2 Phương pháp soạn thảo 11 3.3 Thực hành soạn thảo giấy đường 13 Phiếu gửi 13 4.1 Khái niệm 13 4.3 Thực hành soạn thảo phiếu gửi 15 Phiếu giải văn đến 15 5.1 Khái niệm 15 5.2 Phương pháp soạn thảo 15 5.3 Thực hành soạn thảo 16 BÀI 2: SOẠN THẢO CƠNG VĂN HÀNH CHÍNH 17 Soạn thảo công văn mời họp 17 1.1 Thu thập thông tin 17 1.2 Soạn thảo 17 Soạn thảo công văn trả lời 20 2.1 Thu thập thông tin 20 2.2 Soạn thảo 20 Soạn thảo công văn hướng dẫn 22 3.1 Thu thập thông tin 22 3.2 Soạn thảo 22 Soạn thảo công văn đề nghị 25 4.1 Thu thập thông tin 25 4.2 Soạn thảo 25 Soạn thảo công văn trao đổi, giao dịch 29 5.1 Thu thập thông tin 29 5.2 Soạn thảo 29 BÀI 3: SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH 32 Soạn thảo định nhân 32 1.1 Soạn thảo định tuyển dụng nhân 32 1.2 Soạn thảo định nâng bậc lương 37 1.3 Soạn thảo định đề bạt, bổ nhiệm 44 Soạn thảo định tổ chức 49 2.1 Soạn thảo định thành lập Hội đồng, Ban tư vấn giúp việc 49 2.2 Soạn thảo định thành lập đoàn thanh, kiểm tra 55 Soạn thảo định thi đua, khen thưởng 60 3.1 Thu thập thông tin 60 3.2 Soạn thảo văn 61 BÀI 4: SOẠN THẢO KẾ HOẠCH, BÁO CÁO, GHI BIÊN BẢN, HỢP ĐỒNG 66 Soạn thảo kế hoạch 66 1.1 Thu thập thông tin 66 1.2 Soạn thảo văn kế hoạch 66 Soạn thảo báo cáo 69 2.1 Thu thập thông tin 69 2.2 Soạn thảo văn báo cáo 69 Ghi biên 71 3.1 Phương pháp ghi 71 3.2 Soạn thảo văn 73 Soạn thảo hợp đồng 80 4.1 Thu thập thông tin 80 4.2 Soạn thảo 90 BÀI 5: SOẠN THẢO QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ CƠ QUAN 99 Thu thập thông tin 99 Viết đề cương 100 Soạn thảo quy chế 101 Xin ý kiến 105 Tổ chức hội thảo 105 Hoàn thiện thảo 105 TÀI LIỆU THAM KHẢO 107 GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Tên mơ đun: SOẠN THẢO VĂN BẢN Mã mơ đun: MĐ18 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị của mơ đun: - Vị trí: Mơ đun rèn kỹ quan trọng chương trình đào tạo nghề văn thư hành chính, mơ đun đào tạo thực học môn: Soạn thảo văn 1, Tiếng Việt thực hành học trước môn học Quản lý văn đến, văn đi, bố trí học vào kỳ năm thứ - Tính chất mơ đun: Là mơ đun chun mơn - Ý nghĩa vai trị của mô đun: Là mô đun quan trọng ngành văn thư hành Học xong mơ đun học sinh nhận biết văn bản, rèn luyện kỹ trình soạn thảo để phục vụ công việc Mục tiêu mô đun: - Về kiến thức: + Trình bày bước soạn thảo văn + Soạn thảo đựơc quy chế quản lý công tác văn thư quan + Soạn thảo định cá biệt, công văn trả lời, thông báo ghi biên hội nghị - Về kỹ năng: + Xác định xác thơng tin cần thu thập soạn thảo văn + Viết thành thạo loại giấy tờ biểu mẫu + Kiểm tra phát trường hợp văn sai thể thức, kỹ thuật trình bày - Về lực tự chủ trách nhiệm:Thể tính tự giác, tích cực, cẩn thận, tỉ mỉ, nghiêm túc gọn gàng q trình học tập thực hành Nội dung mơ đun: Bài 1: Viết loại giấy tờ, biểu mẫu Bài 2: Soạn thảo cơng văn hành Bài 3: Soạn thảo định Bài 4: Soạn thảo kế hoạch, báo cáo, ghi biên bản, hợp đồng Bài 5: Soạn thảo quy chế công tác văn thư quan BÀI 1: VIẾT CÁC LOẠI GIẤY TỜ, BIỂU MẪU Mã bài: MĐ18.01 Mục tiêu: - Trình bày khái niệm, phương pháp soạn thảo văn - Soạn thảo loại giấy tờ, biểu mẫu - Thể tính cẩn thận, tỉ mỉ, xác, thận trọng, nguyên tắc Nội dung chính: Giấy mời 1.1 Khái niệm Là văn dùng để mời đại diện quan khác cá nhân tham dự hoạt động (dự họp, hội nghị, hội thảo ) đến trụ sở quan để giải vấn đề có liên quan Trong thực tiễn, nội dung giấy mời số tình có ý nghĩa cơng văn mời họp, người viết cần tùy vào hồn cảnh cụ thể mà lựa chọn hình thức cho thích hợp 1.2 Phương pháp soạn thảo TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: /GM- … (3)… … (4)… , ngày … tháng … năm 20… GIẤY MỜI ………… (5)……………… (2) trân trọng kính mời: Ơng (bà) (6) Tới dự (7) Thời gian: Địa điểm ./ Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ - …………; - ……………; - Lưu: VT, … (8) A.xx (9) (Chữ ký, dấu) Họ tên Ghi chú: (1) Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (2) Tên quan, tổ chức ban hành giấy mời (3) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành giấy mời (4) Địa danh (5) Trích yếu nội dung họp (6) Tên quan, tổ chức họ tên, chức vụ, đơn vị công tác người mời (7) Tên (nội dung) họp, hội thảo, hội nghị v.v… (8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo số lượng lưu (nếu cần) (9) Ký hiệu người đánh máy, nhân số lượng phát hành (nếu cần) 1.3 Thực hành soạn thảo giấy mời họp Bài 1: Sưu tầm loại giấy mời mà em biết (ít loại) Nêu giống khác văn giấy mời Bài 2: Thực hành soạn thảo giấy mời họp quan, tổ chức; Giấy mời học sinh lên nhận thưởng; Giấy mời họp phụ huynh Giấy giới thiệu 2.1 Khái niệm Là văn cấp cho học sinh sinh viên, cán bộ, nhân viên quan…khi liên hệ, giao dịch với quan khác để thực nhiệm vụ giao giải việc riêng - Giấy giới thiệu tiêu chuẩn hóa thường in thành tập (dạng ấn phẩm), quan cần mua chế bản, chụp đóng thành - Giấy giới thiệu văn thư quan quản lý sử dụng theo nhu cầu, việc viết giấy giới thiệu cần tiến hành theo quy trình: + Người xin giấy giới thiệu cần cung cấp thông tin cần thiết để cán văn thư ghi vào giấy giới thiệu + Cán văn thư trình ký theo quy định  Giấy giới thiệu cấp cho cán chun mơn, trình trưởng phịng hành Chánh văn phòng ký theo thể thức thừa lệnh  Giấy giới thiệu cấp cho cán giữ cương vị lãnh đạo, quản lý quan cán chuyên môn cử làm nhiệm vụ đặc biệt trình thủ trưởng ký - Yêu cầu viết giấy giới thiệu: + Đủ thông tin cần thiết + Đúng: Đúng thơng tin, tả, tủ, câu, đẹp theo mẫu 2.2 Phương pháp soạn thảo Mẫu 1.11 – Giấy giới thiệu TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Số: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc /GGT- … (3)… … (4)… , ngày … tháng … năm 20… GIẤY GIỚI THIỆU (2) trân trọng giới thiệu: Ông (bà) .(5) Chức vụ: Được cử đến: (6) Về việc: Đề nghị Quý quan tạo điều kiện để ơng (bà) có tên hồn thành nhiệm vụ Giấy có giá trị đến hết ngày ./ Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ - Như trên; - Lưu: VT (Chữ ký, dấu) Họ tên Ghi chú: (1) Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (2) Tên quan, tổ chức ban hành văn (cấp giấy giới thiệu) (3) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành văn (4) Địa danh (5) Họ tên, chức vụ đơn vị công tác người giới thiệu (6) Tên quan, tổ chức giới thiệu tới làm việc 2.3 Thực hành soạn thảo giấy giới thiệu Bài 1: Sưu tầm số mẫu giấy giới thiệu quan, tổ chức (ít mẫu) Tìm khác nhau, lỗi sai mẫu Bài 2: Thực hành soạn thảo giấy giới thiệu thực tế học sinh trường Cao đẳng nghề CĐXD Việt Xô Bài 3: Soạn thảo giấy giới thiệu nhập học, chuyển trường 10 - Phiếu xuất kho bên bán - Giấy chứng minh nhân dân Điều 6: Bảo hành hướng dẫn sử dụng hàng hóa: Bên bán có trách nhiệm bảo hành chất lượng giá trị sử dụng loại hàng cho bên mua thời gian tháng Bên bán phải cung cấp đủ đơn vị hàng hóa giấy hướng dẫn sử dụng Điều 7: Phương thức toán: Bên mua toán cho bên bán thời gian Điều 8: Các biện pháp bảo đảm thực hợp đồng: Chỉ ghi cần thiết nên ghi ngắn gọn cách thức, tên vật bảo đảm phải lập biên riêng Điều 9: Trách nhiệm vật chất việc thực hợp đồng: Hai bên cam kết thực nghiêm túc điều khoản thỏa thuận trên, không đơn phương thay đổi bỏ hợp đồng Bên vi phạm bị phạt tới % giá trị phần hợp đồng vi phạm Bên vi phạm điều khoản phải chịu trách nhiệm vật chất theo quy định văn pháp luật có hiệu lực hành vi phạm chất lượng, số lượng, thời gian, địa điểm, toán, bảo hành v.v Mức phạt cụ thể hai bên thỏa thuận dựa khung phạt nhà nước quy định văn pháp luật hợp đồng kinh tế Điều 10: Thủ tục giải tranh chấp hợp đồng: Hai bên cần chủ động thông báo cho tiến độ thực hợp đồng Nếu có vấn đề bất lợi phát sinh hai bên phải kịp thời thơng báo cho biết tích cực bàn bạc giải (cần lập biên ghi nội dung làm việc) Trường hợp hai bên không tự giải thống chuyển vụ việc tới trọng tài kinh tế giải Điều 11: Hiệu lực hợp đồng: Hợp đồng có hiệu lực từ ngày đến ngày Hai bên tổ chức họp lập biên lý hợp đồng sau bên mua tốn xong cho bên bán Bên có trách nhiệm tổ chức đài thọ chi phí họp lý Hợp đồng lập thành bản, có giá trị pháp lý nhau, bên giữ bản, gửi trọng tài kinh tế (nếu cần) 93 ĐAỊ DIỆN BÊN A Chức vụ ĐẠI DIỆN BÊN B (Ký tên đóng dấu) (Ký tên đóng dấu) Chức vụ 94 4.2.2 Mẫu văn HĐLĐ Mẫu hợp đồng TÊN ĐƠN VỊ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: ., ngày tháng năm HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG Chúng tơi, bên Ơng/Bà: .Quốc tịch: Chức vụ: Đại diện cho (1): Điện thoại: Địa chỉ: Và bên Ông/Bà: Quốc tịch: Sinh ngày: .Tại: Nghề nghiệp (2): Địa thường trú: Số CMTND: Cấp ngày: Tại: Số sổ lao động (nếu có): Cấp ngày: Tại Thỏa thuận ký kết hợp đồng lao động cam kết làm điều khoản sau đây: Điều 1: Thời hạn công việc hợp đồng  Loai hợp đồng lao động (3):  Từ ngày … tháng … năm đến ngày tháng … năm ……  Thử việc từ ngày … tháng … năm đến ngày tháng … năm ……  Địa điểm làm việc (4):  Chức danh chuyên môn: Chức vụ (nếu có):  Cơng việc phải làm (5): Điều 2: Chế độ làm việc  Thời làm việc (6):  Được cấp phát dụng cụ làm việc gồm: Điều 3: Nghĩa vụ quyền lợi người lao động Quyền lợi:  Phương tiện lại làm việc (7):  Mức lương tiền cơng (8):  Hình thức trả lương:  Phụ cấp gồm (9):  Được trả lương vào ngày: hàng tháng 95 Tiền thưởng:  Chế độ nâng lương:  Được trang bị bảo hộ lao động gồm:  Chế độ nghỉ ngơi (nghỉ hàng tuần, phép năm, lễ tết ):  Bảo hiểm xã hội bảo hiểm y tế (10):  Chế độ đào tạo (11):  Những thỏa thuận khác (12): Nghĩa vụ:  Hoàn thành công việc cam kết hợp đồng lao động  Chấp hành lệnh điều hành sản xuất - kinh doanh, nội quy kỷ luật lao động, an toàn lao động  Bồi thường vi phạm vật chất (13):  Điều 4: Nghĩa vụ quyền hạn người sử dụng lao động Nghĩa vụ:  Bảo đảm việc làm thực đầy đủ điều cam kết hợp đồng lao động  Thanh toán đầy đủ, thời hạn chế độ quyền lợi cho người lao động theo hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể (nếu có) Quyền hạn:  Điều hành người lao động hồn thành cơng việc theo hợp đồng (bố trí, điều chuyển, tạm ngừng việc?)  Tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động, kỷ luật người lao động theo quy định pháp luật, thỏa ước lao động tập thể (nếu có) nội quy lao động doanh nghiệp Điều 5: Điều khoản thi hành  Những vấn đề lao động khơng ghi hợp đồng lao động áp dụng qui định thỏa ước tập thể, trường hợp chưa có thỏa ước tập thể áp dụng quy định pháp luật lao động  Hợp đồng lao động làm thành 02 có giá trị ngang nhau, bên giữ có hiệu lực từ ngày tháng … năm … Khi hai bên ký kết phụ lục hợp đồng lao động nội dung phụ lục hợp đồng lao động có giá trị nội dung hợp đồng lao động Hợp đồng làm ngày tháng năm NGƯỜI SỬ DỤNG LAO ĐỘNG NGƯỜI LAO ĐỘNG (Ký tên) (Ký tên, đóng dấu) 96 Hướng dẫn cách ghi hợp đồng lao động Ghi cụ thể tên doanh nghiệp, quan, tổ chức, ví dụ: Cơng ty Xây dựng Nhà Hà Nội Ghi rõ tên nghề nghiệp (nếu có nhiều nghề nghiệp ghi nghề nghiệp chính), ví dụ: Kỹ sư Ghi rõ loại hợp đồng lao động, ví dụ 1: Khơng xác định thời hạn; ví dụ 2: 06 tháng Ghi cụ thể địa điểm chính, ví dụ: Số - Đinh lễ - Hà Nội; địa điểm phụ (nếu có), ví dụ: Số - Tràng Thi - Hà Nội Ghi cơng việc phải làm, ví dụ: Lắp đặt, kiểm tra, sửa chữa hệ thống điện; thiết bị thơng gió; thiết bị lạnh doanh nghiệp Ghi cụ thể số làm việc ngày tuần, ví dụ: 08 giờ/ngày 40 giờ/tuần Ghi rõ phương tiện lại bên đảm nhiệm, ví dụ: xe đơn vị đưa đón cá nhân tự túc Ghi cụ thể tiền lương theo thang lương bảng lương mà đơn vị áp dụng, ví dụ: Thang lương A.1 Cơ khí, Điện, Điện tử - Tin học; Nhóm III; Bậc 4/7; Hệ số 2,04; Mức lương thời điểm ký kết hợp đồng lao động 428.400 đồng/tháng Ghi tên loại phụ cấp, hệ số, mức phụ cấp thời điểm ký kết hợp đồng lao động, ví dụ: Phụ cấp trách nhiệm Phó trưởng phịng; Hệ số 0,3; Mức phụ cấp 63.000 đồng/tháng 10 Đối với người lao động thuộc đối tượng đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc ghi tỷ lệ % tiền lương tháng hai bên phải trích nộp cho quan bảo hiểm xã hội, ví dụ: Hằng tháng người sử dụng lao động trích 6% từ tiền lương tháng người lao động số tiền giá thành tương ứng 17% tiền lương tháng người lao động để đóng 20% cho quan bảo hiểm xã hội 3% cho quan Bảo hiểm y tế Đối với người lao động khơng đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc khoản tiền bảo hiểm xã hội tính thêm vào tiền lương để người lao động tham gia Bảo hiểm tự nguyện tự lo lấy bảo hiểm, ví dụ: Khoản tiền bảo hiểm xã hội tính thêm vào tiền lương cho người lao động 17% tiền lương tháng 11 Ghi cụ thể trường hợp đơn vị cử đào tạo người lao động phải có nghĩa vụ hưởng quyền lợi gì, ví dụ: Trong thời gian đơn vị cử học người lao động phải hoàn thành khoá học thời hạn, hưởng nguyên lương quyền lợi khác người làm việc, trừ tiền bồi dưỡng độc hại 97 12 Ghi quyền lợi mà chưa có Bộ Luật Lao động, thỏa ước lao động tập thể có có lợi cho người lao động, ví dụ: tham quan, du lịch, nghỉ mát, quà sinh nhật 13 Ghi rõ mức bồi thường cho trường hợp vi phạm, ví dụ: Sau đào tạo mà khơng làm việc cho doanh nghiệp phải bồi thường 06 (sáu) triệu đồng; khơng làm việc đủ 02 năm bồi thường 03 (ba) triệu đồng b Bài tập * Sinh viên thực hành soạn thảo văn hợp đồng: - Hợp đồng mua bán hàng hóa - Hợp đồng vận chuyển hàng hóa - Hợp đồng lao động xác định thời gian 98 BÀI 5: SOẠN THẢO QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ CƠ QUAN Mã bài: MĐ18.05 Mục tiêu: - Trình bày phương pháp soạn thảo quy chế công tác văn thư - Soạn thảo quy chế quản lý công tác văn thư quan - Thể tính cẩn thận, tỉ mỉ, xác, thận trọng, ngun tắc Nội dung chính: Thu thập thơng tin - Xác định mục đích ban hành văn bản, đối tượng phạm vi áp dụng VB Khi dự định ban hành văn trước hết cần xác định rõ văn ban hành nhằm giải vấn đề gì, thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan Quy chế công tác văn thư ban hành văn đề cập đến vấn đề công tác văn thư quan tổ chức nhằm quy định cách thống việc soạn thảo quản lý văn bản, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Xác định đối tượng giải thực văn cần xác định xem, quan cá nhân có trách nhiệm giải thực Nói cách khác quy chế cơng tác văn thư phổ biến đến đối tượng nào, quan người có trách nhiệm giải cấp hay cấp - Xác định tên loại văn bản: Quy chế công tác văn thư quan - Phân công soạn thảo: Cơ quan đơn vị nhân soạn thảo Căn vào tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan, tổ chức giao cho đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo - Thu thập thơng tin từ tất nguồn có liên quan tới văn cần soạn thảo Trong trình soạn thảo văn bản, thu thập xử lý nguồn thơng tin có liên quan khâu quan trọng cần coi trọng mức Các thông tin cần thu thập chủ yếu văn hình thành hoạt động quan Ngồi bao gồm xuất phẩm tài liệu có liên quan khác thơng tin pháp luật, chủ trương sách Đảng Nhà nước liên quan tới công tác văn thư VD: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan,…Cũng có trường hợp người soạn thảo phải tiến hành thu thập thông tin qua việc điều tra, nghiên cứu thực tế vấn đối tượng có liên quan ghi chép lại Có thể phân thơng tin thu thập làm loại thông tin pháp lý thông tin thực tế 99 Thông tin pháp lý thông tin dùng làm pháp lý cho vấn đề công tác văn thư đề cập đến văn bản, bảo đảm cho nội dung văn có sở pháp lý vững chắc, phù hợp với luật pháp hành quy định quan cấp trên, không chồng chéo mâu thuẫn với văn có liên quan khác VD: Khi soạn thảo quy chế cơng tác văn thư thơng tin thực tế mà người soạn thảo cần thu thập: + Các quy định nhà nước công tác văn thư lưu trữ + Các quy định quy chế quan ban hành trước cơng tác văn thư Thơng tin thực té thơng tin phản ánh tình hình thực tế có liên quan đến văn cần soạn thảo Các thông tin thực tế dùng làm cho việc đề nội dung quy chế phù hợp với thực tiễn quan, tổ chức VD: Khi soạn thảo quy chế công tác văn thư thơng tin thực tế mà người soạn thảo cần thu thập gồm: + Tình hình tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ quan + Tình hình soạn thảo ban hành văn + Tình hình quản lý văn + Tình hình lập hồ sơ hành + Tình hình nộp lưu bảo quản tài liệu + Sự đạo quan cơng tác văn thư lưu trữ… Các nguồn thông tin thu thập phải tiến hành xử lý Nội dung xử lý bảo gồm: phân tích, đánh giá để lựa chọn thơng tin cần thiết xác thực, xác minh thông tin cần sử dụng nghi vấn chưa chọn vẹn Loại bỏ thơng tin liên quan, thơng tin trùng lặp có độ tin cậy thấp, tổng hợp thông tin cần sử dụng theo ý, chuyên mục, mặt mà văn trình bày Tuy công tác thu thập xử lý thông tin xác định bước riêng, thực tế soạn thảo văn , trường hợp phức tạp văn nên công tác thu thập xử lý thơng tin tiến hảnh trình soạn thảo văn thảo duyệt Viết đề cương Việc soạn thảo văn việc xây dựng đề cương văn Đề cương văn trình bày điểm cốt yếu dự định thể nội dung văn Đề cương văn phải thể rõ bố cục văn khái quát ý tưởng, đưa vào cấc phần quy chế Có thể xây dựng đề cương chi tiết sơ lược, dù hình thức phải nêu bật vấn đề thuộc nội dung văn 100 Đối với việc soạn thảo quy chế công tác văn thư quan ta cần lập đề cương sơ lược gồm chương sau: Ví dụ: Quy chế công tác văn thư Công ty Cổ phần Phân Đạm Hóa chất Hà Bắc Quy chế cơng tác văn thư Công ty Cổ phần Phân Đạm Hóa chất Hà Bắc Chương I Quy định chung Chương II Soạn thảo ban hành văn Chương II Thể thức kỹ thuật trình bày văn Chương IV Thể thức kỹ thuật trình bày Chương V Quản lý văn bản, quản lý sử dụng Chương VI: Tổ chức thực dấu Điều 1: Phạm vi đối tượng điều chỉnh Điều 2: Giải thích từ ngữ Điều 3: Trách nhiệm công tác văn thư Điều 4: Nhiệm vụ nhân viên văn thư Điều 5: Bảo vệ bí mật nhà nước, bí mật kinh doanh thơng tin kinh tế nội Công ty công tác văn thư Soạn thảo quy chế Soạn thảo văn làm cho rõ chương đề cập đến đề cương sơ lược, thể thông qua điều, câu văn, đoạn văn tạo thành mối liên kết chặt chẽ, lôgic với Đây khâu dùng lời văn để cụ thể hóa, chi tiết hóa ý tưởng, dự kiến xác lập từ khâu xây dựng đề cương văn Ví dụ: Chương I: Quy định chung quy chế công tác văn thư Bộ Tài nguyên Môi trường năm 2016 101 Điều Phạm vi đối tượng áp dụng Quy chế quy định công tác văn thư - lưu trữ Bộ Tài nguyên Môi trường Quy chế áp dụng thống tất đơn vị thuộc Bộ Tài nguyên Môi trường Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động Bộ, đơn vị; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Công tác lưu trữ bao gồm công việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động Bộ, đơn vị Điều Giải thích từ ngữ Văn đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm, pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, tổ chức phát hành Văn mật văn có nội dung bí mật theo quy định bí mật nhà nước, đóng dấu theo mức độ “Tuyệt mật”, “Tối mật”, “Mật” đóng dấu A, B, C Văn gấp văn có nội dung cần giải nhanh đóng dấu theo mức độ: “Hoả tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn” văn người có thẩm quyền ghi chữ “Gấp” văn phiếu xử lý văn Văn điện tử hay văn số văn dạng tệp tin máy tính Đăng ký văn việc ghi chép cập nhật thông tin cần thiết văn số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại trích yếu nội dung; nơi nhận thông tin khác vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn máy vi tính (trong quy chế gọi tắt Cơ sở liệu văn Phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc) để quản lý tra tìm văn Chữ ký điện tử hay chữ ký số thông tin kèm theo liệu điện tử (văn bản, hình ảnh, video) nhằm mục đích xác định người chủ liệu đó, đồng thời cho biết liệu có bị thay đổi hay khơng (bảo đảm tính tồn vẹn 102 liệu) Chữ ký điện tử dùng giao dịch điện tử với mục đích tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian giao dịch mà bảo đảm tính an tồn, xác thực Bản thảo văn viết tay đánh máy, hình thành trình soạn thảo văn Bản gốc văn hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, tổ chức ban hành có chữ ký trực tiếp (chữ ký tươi) người có thẩm quyền 10 Bản văn hồn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, tổ chức ban hành 11 Bản y đầy đủ, xác nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản y phải thực từ 12 Bản trích sao phần nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản trích phải thực từ 13 Bản lục đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ y trình bày theo thể thức quy định 14 Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân 15 Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp văn tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định 16 Danh mục hồ sơ bảng kê có hệ thống hồ sơ dự kiến lập năm văn thư quan, đơn vị, kèm theo ký hiệu thời hạn bảo quản hồ sơ xây dựng theo chế độ quy định 17 Thu thập tài liệu trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử 18 Chỉnh lý tài liệu việc phân loại, xác định giá trị, xếp, thống kê, lập cơng cụ tra cứu tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức, cá nhân 19 Xác định giá trị tài liệu việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định quan có thẩm quyền để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị Điều Trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ 103 Bộ trưởng: a Quản lý chung văn thư, lưu trữ Bộ quan, đơn vị trực thuộc Bộ; b Tổ chức xây dựng, ban hành, đạo việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật hành; c Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ đơn vị thuộc trực thuộc Bộ; giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền Chánh Văn phòng Bộ: a Thực chức tham mưu giúp Bộ trưởng quản lý, đạo, tổ chức thực hoạt động văn thư, lưu trữ Bộ, đơn vị thuộc Bộ; b Kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thư, lưu trữ Bộ đơn vị thuộc Bộ theo quy định pháp luật hành Trưởng phòng Văn thư Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ: a Giúp Chánh Văn phòng Bộ tổ chức thực hoạt động văn thư, lưu trữ Bộ; b Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho đơn vị trực thuộc Bộ theo quy định Quy chế quy định khác pháp luật có liên quan Thủ trưởng đơn vị: Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm phổ biến, quán triệt Quy chế tới cán bộ, công chức, viên chức, người lao động đơn vị Trách nhiệm cá nhân: Trong q trình giải cơng việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên hợp đồng phải thực nghiêm túc quy định Quy chế quy định pháp luật hành công tác văn thư, lưu trữ Điều Bảo vệ bí mật nhà nước cơng tác văn thư, lưu trữ Mọi hoạt động công tác văn thư, lưu trữ Bộ đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ phải thực theo Quy chế công tác bảo vệ bí mật nhà nước ngành tài nguyên môi trường quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước … Khi viết thảo, người soạn thảo cần phải bám sát đề cương, phân chia dung lượng thông tin chương, mục, đoạn cho hợp lý Đồng thời sử 104 dụng hợp lý từ, cụm từ liên kết câu, liên kết đoạn cách linh hoạt, cho văn trở thành thể thống nhất, trọn vẹn nội dung hình thức Sau soạn thảo xong cần đọc lại thảo để kiểm tra vấn đề sau: + Nội dung thảo thể đầy đủ mục đích, yêu cầu đặt hay chưa? + Cách trình bày lập luận rõ ràng, chặt chẽ phù hợp với văn hay chưa? + Các từ ngữ đưa vào sử dụng văn có chuẩn xác, rõ ràng, dễ hiểu phù hợp với thể loại văn hay khơng? + Có lỗi tả hay ngữ pháp khơng? Nếu phát sai sót vấn đề nêu cần bổ sung sửa chữa cho hoàn chỉnh Xin ý kiến Sau soạn thảo xong văn quy chế cần lấy ý kiến đóng góp chuyên gia, đơn vị hữu quan Xin ý kiến đóng góp lãnh đạo đơn vị việc soạn thảo ban hành văn Có thể xem khâu sơ duyệt tiếp thu ý kiến cá nhân, tổ chức để hoàn thiện thảo cách tốt Tổ chức hội thảo Tổ chức hội nghị hội thảo hoạt động vô phổ biến mà thấy quan, tổ chức Hội thảo vấn đề quan trọng, hội thảo việc chỉnh sửa điều không phù hợp văn cũ hay ban hành văn cho phù hợp với tình hình thực tế nay… Trong quan nay, quy chế công tác văn thư ban hành tuân theo đa phần quan nhà nước chiếm tỷ lệ cao Các công ty tư nhân, cơng ty liên doanh coi trọng vấn đề Do việc tổ chức hội thảo nhằm mục đích tham khảo ý kiến đóng góp nhân viên quan vấn đề liên quan tới xây dựng quy chế công tác văn thư để quy chế xây dựng tất người tuân theo làm theo quy chế đưa Hoàn thiện thảo Sau thảo tiếp thu ý kiến đóng góp người soạn thảo có trách nhiệm hồn thiện thảo, soạn thảo văn thành văn hoàn chỉnh Kiểm tra lại văn phát sai sót in ấn đánh máy, cần kịp thời sửa chữa Tiếp làm thu tục để hồn thiện văn mặt thể thức trình ký văn bản, đóng dấu quan, ghi số ký hiệu, ngày tháng văn bản… Tìm đọc: 105 Quy chế công tác văn thư Công ty Cổ phần phân đạm Hóa chất Hà Bắc năm 2016 Thông tư Số: 04/2013/TT-BNV Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Cao Bằng năm 2016 … Bài tập ôn tập Câu 1: Sinh viên sưu tầm mẫu quy chế công tác văn thư lưu trữ ban hành quan, tổ chức? Câu 2: Anh chị hay dự thảo quy chế công tác văn thư lưu trữ tỉnh bạn sinh sống 106 TÀI LIỆU THAM KHẢO Thông tư Số: 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Công báo ( năm 2013, 2014, 2015, 2016) Thông tư Số: 04/2013/TT-BNV Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Tài liệu trang mạng (http://www.archives.gov.vn/Pages/Ho 107 ... 20 2. 2 Soạn thảo 20 Soạn thảo công văn hướng dẫn 22 3.1 Thu thập thông tin 22 3 .2 Soạn thảo 22 Soạn thảo công văn đề nghị 25 4.1... 25 4 .2 Soạn thảo 25 Soạn thảo công văn trao đổi, giao dịch 29 5.1 Thu thập thông tin 29 5 .2 Soạn thảo 29 BÀI 3: SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH 32. .. ngành văn thư hành Học xong mơ đun học sinh nhận biết văn bản, rèn luyện kỹ q trình soạn thảo để phục vụ cơng việc Mục tiêu mơ đun: - Về kiến thức: + Trình bày bước soạn thảo văn + Soạn thảo đựơc