Cơsởlýluậnchungvềquảnlýdựántrongdoanhnghiệp
Kháiniệmvàthuậtngữ
Quảnlý:Mọitổchứcđềucóquảnlý,baogồmnămyếutố:lậpkếhoạch,tổchứcthựchiện,chỉđ ạothựchiện,điềuchỉnhvàkiểm soát việcthựchiện dựán
Hiệu quả quản lý: Hiệu quả quản lý là kết quả hoạt động của tổ chức liên quanđếnchiphíbanđầuđãbỏra.
Quản lý dự án:Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian vànguồn lực, và giám sát tiến độ của dự án để đảm bảo rằng dự án được hoàn thànhđúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách đã được phê duyệt và đáp ứng các mục tiêu.cácyêucầucụthểvềkỹthuậtvàchấtlượngsảnphẩmvàdịchvụ,sửdụngcácphươngphápvà điềukiện tốtnhấthiệncó. Đấuthầu:Đấuthầulàquátrìnhlựachọnnhàthầutrêncơsởcạnhtranhgiữacácnhàthầuđểđ ápứngyêucầu củabênmờithầu.
Nhà thầu: Nhà thầu là doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu và có tư cách pháp nhântham giavàoquátrìnhđấuthầu.
Gói thầu: Gói thầu là một phần công việc của dự án đầu tư được phân chia theotính chất hoặc trình tự thực hiện dự án; có quy mô hợp lý và đảm bảo tính đồng bộcủa dự án; và được sử dụng để tổ chức lựa chọn nhà thầu "Gói thầu" cũng có thể đềcập đếntoànbộdựán.
Quảnlýdựántrongdoanhnghiệp
Cóhaicáchhiểudựántheonghĩapháttriển:cách“tĩnh”vàcách“động”.Mộtdựán, theo nghĩa "tĩnh", là hình ảnh của một tình huống (trạng thái) mà chúng ta muốnđạtđược.Theocáchhiểuthứhai,dựánlàmộtlĩnhvựchoạtđộngcụthể,mộtnhiệmvụ phải được hoàn thành bằng cách sử dụng phương pháp, nguồn lực và thời gianbiểu đểtạoramộtthựcthểmới.
Trên phương diện quản lý, dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra mộtsản phẩmhoặcdịchvụduynhất. Định nghĩa nàynhấn mạnh haiđặctính:
(1) Nỗ lực tạm thời, có nghĩa là mọi dự án đầu tư đều có ngày bắt đầu và ngàykếtthúc.Dựánkết thúckhi đạt đượcmụctiêu dựánhoặckhi dựánbịbỏdở.
(2) Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất là sảnphẩmhoặcdịchvụkhácbiệtsovớinhữngsảnphẩmtươngtựđãcóhoặcdựánkhác.
- Một là,dự án có mục đích, kết quả xác định: Tất cả các dự án đều phải cómục tiêu rõ ràng Kết quả cuối cùng có thể là một cấu trúc, một dây chuyền sản xuấthiện đại Mỗi dự án bao gồm một tập hợp các nhiệm vụ phải hoàn thành Mỗinhiệm vụ có một kết quả riêng biệt và độc lập Tập hợp các kết quả theo nhiệm vụcụ thể góp phần vào kết quả chung của dự án Nói cách khác, một dự án là một hệthống phức tạp được chia thành nhiều phần khác nhau và tất cả phải làm việc cùngnhau để đạt được các mục tiêu chung về thời gian, chi phí và chất lượng và mức độhoànthànhcao.
- Hai là, mỗi dự án có chu kỳ phát triển và tuổi thọ riêng: Dự án là tác phẩmnghệ thuật, và chúng cũng giống như tất cả các sinh vật sống, trải qua các giai đoạn:hình thành, phát triển, bắt đầu, kết thúc Dự án sẽ không tiếp tục vô thời hạn Mọidự án đều có một vòng đời bắt đầu khi một người hoặc tổ chức yêu cầu một mongmuốnhoặcmộtnhucầuvàkếtthúckhimộtsảnphẩmhoặcdịchvụđượcchuyểngiaochongườ i hoặctổ chứcyêucầu nhưmột sựthỏamãn nhu cầucủahọ
Theo mô hình này, việc sử dụng các nguồn lực (nguyên vật liệu, máy móc, thiếtbị, v.v.) tăng dần và đạt đỉnh ở giai đoạn thực hiện dự án, tỷ lệ thuận với chi phí củadựán.
Vòng đời của một dự án được coi là biến động, được chia thành các giai đoạnkhác nhau được xác định bởi bản chất của các hoạt động cũng như số lượng và loạinguồn lực cần thiết Giai đoạn thực hiện dự án đòi hỏi phải xây dựng một kế hoạchchi tiết để thực hiện dự án cũng như một số lượng lớn các nguồn lực, đặc biệt là vậtliệuvàthiếtbị.
- Balà,nhiềubênthamgiavàocácdựánv à cósựtươngtácphứctạpgiữaquảnlýchứcnăngvà quảnlýdựán.Nhiềubênliênquanthamgiavàomọidựán,baogồmchủđầutư,ngườithụhưởngdự án,nhàtưvấn,nhàthầu,cơquanquảnlýnhànước, v.v Sựthamgiacủa cácthànhphầntrênthayđổitùytheotính chấtcủadựán vàyêucầu của chủ đầu tư Thường xuyên có mối quan hệ giữa các bộ phận quản lý chứcnăng và bộ phận quản lý dự án, nhưng mức độ tham gia của các bộ phận này khônggiống nhau Bản chất của dự án này có hai hậu quả nghiêm trọng: (1) khó tất cả cácbênliênquancócùnglợiích,địnhhướngvàmụctiêu;và(2)khókhăntrongviệc quảnlývàđiềuphốicácnguồnlực.Đ ể đạtđượccácmụctiêucủadựán,ngườiquảnlý dựánphải duytrìliên lạcthườngxuyênvớicácbộphận quản lý khác.
Ngoàicáctínhnăngcơbảnđượcliệtkêởtrên,dựánbaogồmnhữngđiềusauđây: (i) Có ngàybắt đầuvàngàykết thúc.
(ii) Đượchoàn thành và thựchiện bởimộtnhóm người.
(iii) Đầura là việc cung cấpsản phẩmhoặcdịch vụduynhất.
1.1.2.3 Quảnlýdựánvà quảnlý dự ántrongdoanh nghiệp
Có nhiều địnhnghĩa khácnhauvề quảnlýdựán.
TheoP G S TSTừQuangPhương:“Quảnlýdựánlàquátrìnhlậpkếhoạch,điềuphối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảocho dự án hoàn thành đúng hạn , trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt đượccácyêucầuđãđịnhvềkỹthuậtvàchấtlượngsảnphẩm,dịchvụ,bằngnhữngphươngpháp và điều kiện tốt nhất cho phép” Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án là hoànthànhcáccôngviệccủadựántheođúngyêucầukỹthuậtvàchấtlượng,trongphạmvi ngânsách đượcduyệtvàtheotiến độthời gianchophép.
Về cơ bản, quản lý dự án là quá trình dẫn dắt công việc của một nhóm nhằm đạtđược tất cả các mục tiêu của dự án trong những ràng buộc nhất định Dữ liệu nàythường được mô tả trong tài liệu dự án, được tạo sớm trong quá trình phát triển Bahạn chế chính là phạm vi, thời gian và ngân sách Thách thức thứ hai là tối ưu hóaviệc phân bổ các đầu vào cần thiết và áp dụng chúng để đạt được các mục tiêu xácđịnh trước.
Mục tiêu của quản lý dự án là tạo ra một dự án hoàn chỉnh đáp ứng nhu cầu củakhách hàng Trong nhiều trường hợp, mục tiêu của quản lý dự án cũng là định hìnhhoặc cải cách bản tóm tắt về khách hàng để giải quyết các mục tiêu của khách hàngmột cách hiệu quả nhất có thể Một khi mục tiêu của khách hàng rõ ràng, họ sẽ ảnhhưởngđếntấtcảcác quyếtđịnhliênquanđếndựáncủanhữngngườikhác.Việc ra quyết định bị cản trở bởi các mục tiêu quản lý dự án không được xác định rõ rànghoặcbịquyđịnhquámức.
Một dự án là một nỗ lực tạm thời và duy nhất với sự khởi đầu và kết thúc xácđịnh(thườngcógiớihạnvềthờigianvàthườngbịràngbuộcbởikinhphíhoặcnhânsự) được tạo ra để đáp ứng các mục tiêu và mục tiêu cụ thể, thường là để mang lạithay đổi có lợi hoặc Thêm giá trị Dự án khác với các hoạt động kinh doanh thôngthường (hoặc hoạt động), là các hoạt động chức năng lặp đi lặp lại, lâu dài hoặc bánvĩnh viễn để sản xuất một sản phẩm hoặc dịch vụ Trên thực tế, việc quản lý cácphương thức sản xuất khác nhau như vậy đòi hỏi sự phát triển của các năng lực kỹthuật vàquảnlýriêngbiệt.
Nhiều lý thuyết và trường phái khác nhau đã ảnh hưởng đến sự phát triển củaquản lý dự án: trường phái cổ điển (thế kỷ 19) với lý thuyết khoa học (Gantt), lýthuyếtquảnlý,trườngpháiquanhệconngười,…vănhọcvớilượnghóa,trườngpháihiện đại.
Có hai lực lượng cơ bản thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của phương pháp quảnlý dựán:
(1) Nhucầungàycàngtăngvềnhữnghànghóavàdịchvụsảnxuấtphứctạp,chấtlượng caotrong khikháchhàngcàng“khótính”
(2) Kiến thức của con người (hiểu biết tự nhiên, xã hội, kinh tế, kỹ thuật ) ngàycàngtăng.
Cácdựá n xâ y dựngd â n d ụ n g t hư ờn gđ ượ c q uả n l ýb ở i các k i ế n t r ú c sư,k ỹ sưvànhàxâydựngbậcthầynhưVitruvius(thếkỷ1trướcCôngnguyên),ChristopherWren( 1632–1723),ThomasTelford(1757–1834)vàIsambardKingdomBrunel(1806–1859)cho đến1900.C á c t ổ c h ứ c b ắ t đ ầ u á p d ụ n g m ộ t cáchcóhệ thống các côngcụvàkỹ thuậtquản lý dựá n c h o c á c d ự á n k ỹ t h u ậ t phứctạpvàonhữngnăm1950.
Quản lý dự án đã phát triển như một ngành học từ nhiều lĩnh vực ứng dụng khácnhau như xây dựng dân dụng, kỹ thuật và các hoạt động quốc phòng hạng nặng HenryGantt,đượcbiết đến làchađẻcủakỹthuật lậpkếhoạchvàkiểm soát,đượcbiếtđến nhiều nhất với việc sử dụng biểu đồ Gantt như một công cụ quản lý dự án (hay còngọi là Harmonogram do Karol Adamiecki đề xuất lần đầu); và Henri Fayol để pháttriểnnămchứcnăngquảnlýtạothànhnềntảngcủakhốikiếnthứcliênquanđếnquảnlýchươngt rìnhvàdựán.
LýthuyếtquảnlýkhoahọccủaFrederickWinslowTaylorlànguồncảmhứngchocảGanttvàFa yol.Côngviệccủaôngđóngvaitròlàtiềnthâncủa các công cụ quản lý dự án hiện đại như cấu trúc phân chia công việc (WBS) vàphânbổnguồnlực.
Những năm 1950 đánh dấu sự khởi đầu của kỷ nguyên hiện đại của quản lý dựán, khi các lĩnh vực kỹ thuật cốt lõi hợp nhất thành một Quản lý dự án được côngnhậnlàmộtkỷluậtkhácbiệt xuấthiệntừkỷluậtquảnlývàmôhìnhkỹthuật.Trướcnhững năm
1950, các dự án ở Hoa Kỳ được quản lý trên cơ sở đặc biệt, chủ yếu bằngbiểu đồGantt vàcáccôngcụvàkỹthuật không chínhthức.
Mụctiêucơbảncủaquảnlýdựánnóichungl à hoànthànhcôngviệcdựántheoquy cách và tiêu chuẩn chất lượng, trong phạm vi ngân sách và khung thời gian đãđược phê duyệt Ba mục tiêu này có liên quan đến nhau về mặt toán học và có thểđượcbiểuthịbằngcôngthứcdưới đây:
C: Chi phí P:Mứcđộhoàn thànhcôngviệc(kếtquả)T:
Yếu tốthời gian S: Phạm vi dựánPhươngtrìnhtrênchứngminhrằngc h i phílàmộthàmcủabayếutố:khốilượngcông việc đã hoàn thành, lượng thời gian cần thiết và phạm vi của dự án Nói chung,chiphícủamộtdựántănglênkhichấtlượngcôngviệcđượccảithiện,thờigianthựchiện tăng và phạm vi của dự án mở rộng Nếu kéo dài thời gian thực hiện dự án,giánguyênvậtliệusẽtăngcao,làmtănggiáthànhcủamộtsốhạngmụcnguyênvậtliệu.Mặt khác, thời gian thực hiện kéo dài dẫn đến điều kiện làm việc kém hiệu quả dotăng thời gian chờ và thời gian ngừng hoạt động dẫn đến một số khoản mục chiphí Thờigianthựchiệndựánbị kéodài,chiphílãivayngân hàng,chiphígiántiếp cho các bộ phận (chi phí vận hành văn phòng dự án) tăng theo thời gian, và nhiềutrường hợp tiền phạt tăngcaodokhông hoànthànhhợpđồng đúng hạn.
Các nhà quản lým u ố n đ ạ t đ ư ợ c t ấ t c ả c á c m ụ c t i ê u đ ặ t r a t r o n g q u á t r ì n h q u ả n lý dự án một cách tốt nhất có thể Tuy nhiên, thực tế phức tạp hơn Các nhà quản lýmongđợiđạtđượcsựkếthợptốtnhấtgiữacácmụctiêuquảnlýdựán,cóhoặckhôngcó sựđánhđổimụctiêu.
Phươngthứctiếpcậnvàtiêuchíđánh giá
Sựthànhcôngcủabấtkỳdựánnàophụthuộcvàomứcđộphùhợpcủabốnkhíacạnhc hínhvớicácđộng lựcbối cảnhảnhhưởng đếndựán:
- Mụctiêu &Kỳvọng:Mụctiêu & Kỳvọng củadựánlà gì.
- Conngười:Baogồmđộnglực vềcách họcộng tácvà giaotiếp.
Cáchoạtđộngcủadựánc ó thểđượctổchứcvàhoànthànhtheonhiềucáchkhácnhau, bao gồm theo từng giai đoạn, tinh gọn, lặp đi lặp lại và tăng dần Ngoài ra còncómộtsốphầnmởrộnglậpkếhoạchdựán,chẳnghạnnhưlậpkếhoạchdựatrênkết quả (dựa trên sản phẩm) hoặc lập kế hoạch dựa trên hoạt động (dựa trên quy trình).Bất kể phương pháp luận được sử dụng là gì, các mục tiêu, thời gian và chi phí tổngthểcủadựán,cũngnhưvaitròvàtráchnhiệmcủatấtcảcácbênthamgiavàcácbênliên quan,cầnđượcxemxétcẩnthận.
Tiêu chí thành công của quản lý dự án khác với tiêu chí thành công của dự án.Một dự án được cho là thành công nếu nó được hoàn thành trong khung thời gian,phạmvivàngânsáchđãthỏathuận.Saubaràngbuộc,nhiềuràngbuộcđãđượcxemxét để đảm bảo thành công của dự án Tuy nhiên, ba hoặc nhiều ràng buộc chỉ chobiết các thước đo hiệu quả của dự án, đây thực sự là tiêu chí thành công của quản lýdựántrong suốtvòngđờicủadựán. Cáctiêuchíưutiênl o ạ i trừcáckếtquảquantrọnghơnsaukhihoànthànhcủadựán, bao gồm bốn cấp độ: thành công đầu ra (sản phẩm), kết quả (lợi ích) thành côngvàtácđộng(chiếnlược)thànhcôngtrongsuốtvòngđờisảnphẩm.Cáctiêuchíthànhcông saudựánnàychỉ racácthướcđohiệu quảcủasảnphẩm củadựán.
- Tiêu chí chất lượng dự án: Số lượng các dự án chất lượng do công ty thực hiệntrongtổngsốcácdựán côngtyđã thựchiệnđượcsửdụngđểđánh giátiêuchínày.
- Tiêu chỉ số dự án đúng tiêu chuẩn kỹ thuật: Chỉ tiêu này được tính dựa trên sốlượng các dự án Công ty đã thực hiện có mức độ phức tạp về kỹ thuật cao và đáp ứngcácyêucầuđặt ratrêntổngsốcácdựánCôngtyđãthựchiện.
- Tiêu chỉ hoàn thành dự ăn dựng kế hoạch tiến độ:Số dự án hoàn thành đúnghạn trong tổng sốdựán đãthựchiện đượcsửdụngđểđánhgiá tiêu chínày.
- Tiêu chỉ hoàn thành dự án trong kinh phi cho phép:Số dự án hoàn thành củaCôngtycógiátrịquyếttoánnằmtrongkếhoạchngânsáchtrêntổngsốdựánđãthựchiện đượcsử dụng đểđánhgiátiêu chínày.
Nộidungcủaquảnlýdựántrongdoanhnghiệp
Quản lý dự án bao gồm ba giai đoạn chủ yếu đó là việc lập kế hoạch, điều phốithựchiệnmànộidungchủyếulàquảnlýtiếnđộthờigian,chiphívàthựchiệngiámsát cáccông việcdựánnhằmđạtđượcnhữngmụctiêuxácđịnh.
- Lập kế hoạch:Đây là giai đoạn thiết lập mục tiêu, xác định công việc, ướctính các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án và phát triển một kế hoạch hànhđộng thống nhất, được sắp xếp hợp lý, có thể được biểu diễn bằng sơ đồ hệ thốnghoặcphươngpháplậpkếhoạchtruyềnthống.
- Điều phối thực hiện: “Đây là quá trình phân bổ các nguồn lực như vốn, laođộng và thiết bị, cũng như điều phối và quản lý lịch trình thời gian Giai đoạn nàyxác định thời gian, lịch trình cho từng công việc và tổng thể dự án (khi nào bắt đầuvà khi nàokết thúc),đồng thời phân bổvốn,nhânlựcvà thiết bị chophù hợp.
- Giám sátlà quá trình theo dõi và kiểm tra tiến độ dự án, phân tích tình hìnhthực hiện, báo cáo hiện trạng và đề xuất giải pháp cho các vấn đề gặp phải trong quátrình thực hiện Cùng với việc giám sát, đánh giá giữa kỳ và cuối kỳ dự án được thựchiện để tổng kết bài học kinh nghiệm, đưa ra khuyến nghị và đưa ra giải pháp thựchiện dựánhiệuquả.
Nhưthểhiệntronghình,cácgiaiđoạn củaquytrìnhquảnlýdự ántạothànhmộtchutrìnhnăngđộngtừlậpkếhoạchđếnphốihợpthựchiện vàgiámsát,sauđóphảnhồi đểlậpkếhoạchlạidựán:
Bản chất và phạm vi của dự án được xác định bởi các quá trình khởi tạo. Nếukhông thực hiện tốt khâu này thì dự án chưa chắc đã thành công trong việc đáp ứngnhu cầucủa doanh nghiệp Các biện pháp kiểms o á t d ự á n q u a n t r ọ n g c ầ n c ó ở đ â y l à sựhiểubiếtvềmôitrườngkinhdoanhvàđảmbảorằngtấtcảcácbiệnphápkiểmsoátcần thiết được đưa vào dự án Bất kỳ sai sót nào cũng phải được báo cáo và đề xuấtphương ánsửachữa.
Giai đoạn đầu nên bao gồm một kế hoạch bao gồm các lĩnh vực sau đây.NhữnglĩnhvựcnàycóthểđượcghilạitrongmộtloạttàiliệuđượcgọilàtàiliệuKhởiđầu
Dự án Tài liệu Khởi đầu Dự án là một loạt các tài liệu được lên kế hoạch được sửdụng đểtạoramột trật tựtrong suốtthời giancủadựán.
Sau giai đoạn bắt đầu,d ự á n đ ư ợ c l ê n k ế h o ạ c h đ ầ y đ ủ c h i t i ế t M ụ c t i ê u c h í n h là lập kế hoạch đầy đủ về thời gian, chi phí và nguồn lực để ước tính công việc cầnthiết và quản lý rủi ro hiệu quả trong quá trình thực hiện dự án Không lập kế hoạchđầy đủ, như với nhóm quy trình Khởi xướng, làm giảm đáng kể cơ hội đạt được thànhcông các mục tiêu của dự án Các quy trình bổ sung, chẳng hạn như lập kế hoạchtruyền thông và quản lý phạm vi, xác định vai trò và trách nhiệm, quyết định muanhữnggì chodựánvàtổ chứccuộchọp khởiđộng,thường đượckhuyến nghị. Đối với các dự án phát triển sản phẩm mới, thiết kế khái niệm về hoạt động củasản phẩm cuối cùng có thể được thực hiện đồng thời với các hoạt động lập kế hoạchdựán,điềunàycóthểhỗtrợnhómlậpkếhoạchxácđịnh cácsảnphẩmphânphốivàlập kế hoạch hoạt động Bao gồm các quy trình cần thiết để đảm bảo rằng các thànhphần khác nhau của dự án được điều phối đúng cách như một phần của quản lý dựán, đảm bảo sự thỏa hiệp giữa các mục tiêu (xung đột) của dự án và các lựa chọn đểđápứngkỳvọngcủacácbênliênquantrongdựán.
Quảnlý phạm vi dựánđềcập đếncácquytrình phải đượctuântheođểđảm bảorằngdựánbaogồmtấtcả các côngviệccầnthiếtđểhoàn thành dựánthànhcông.
Quảnlýthờigianbao gồmcác quytrìnhcầnthiếtđể đảmbảodựánhoànthànhđúng lúc.
Quảnlýchiphíđềcậpđ ế n cácquytrìnhphảiđượctuântheođểđảmbảorằngdựán đượchoànthànhtrongphạmvingânsáchđãđượcphêduyệt.Chiphícủacác nguồnlựccầnthiếtđểhoànthànhtấtcảcácnhiệmvụcủadựánxácđịnhchiphícủadựán.
Quản lý chất lượng bao gồm các quá trình cần thiết để đảm bảo rằng dự án đápứng các yêu cầu để thực hiện dự án, bao gồm tất cả các hoạt động của chức năngquản lý chung, chẳng hạn như xác định chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượngvà trách nhiệm quản lý để đạt được các mục tiêu này thông qua lập kế hoạch chấtlượng,kiểmtrachấtlượng,kiểmsoátchấtlượng,đảmbảochấtlượngvàcảitiếnchấtlượng thôngquahệthốngchấtlượng.
Quản lý nguồn nhân lực bao gồm các quy trình cần thiếtđ ể s ử d ụ n g t ố t n h ấ t n h â n sự của dự án, bao gồm tất cả các bên liên quan của dự án: nhà tài trợ, khách hàng,nhà thầu và những người tham gia cá nhân Yếu tố quan trọng nhất quyết định hiệuquả củahoạt động quảnlý dựánlà quảnlýnguồnnhânlựcthamgia vàodựán.
- Quá trình hoạch định (Lập kế hoạch) nhằm bảo đảm về số lượng và chất lượngnguồn nhânlực
- Quátrìnhkếthợpsứclaođộngvớitưliệulaođộngvàđốitượnglaođộnglàquátrình sử dụng có hiệu quả sức lao động của con người Việc sử dụng có hiệu quảnguồn nhânlựclàm tăngnăngsuất laođộng vàtạolợi thếổnđịnh trong tổchức
- Quy trình kiểm tra, đánh giá nguồn nhân lực tham gia dự án đầu tư xây dựngcông trình là tổ chức đánh giá, kiểm tra kết quả thực hiện công việc của cá nhân, tổchứccũngnhưxemxét,đánhgiá quyềnlợi.
Cácquytrìnhcần thiếtđểđảmbảotính kịpthời của việcphổbiến thôngtin,phổbiến thông tin, thu thập thông tin, lưu trữ thông tin và tính sẵn sàng của dự án đềuđược đưa vào quản lý thông tin Mọi người tham gia vào dự án phải sẵn sàng nắmgiữvà nhậnthôngtinvềdựán,cũngnhưhiểunhữngthôngtinnàophùhợpvớihọ. Điều quan trọng là phải ghi lại mọi thứ trong một dự án để thành công Một dựánphảicócáctàiliệuvậtlýliênquanđếntừngnhiệmvụ cụthểđểduytrìngânsách, phạm vi, hiệu quả và tiến độ Với tài liệu thích hợp, thật đơn giản để xác định xemcác yêu cầu của dự án đã được đáp ứng hay chưa Mặt khác, tài liệu cung cấp thôngtin về những gì đã được hoàn thành cho dự án đó Tài liệu trong suốt một dự án tạora một dấu vết trên giấy cho bất kỳ ai cần tham khảo lại công việc trước đó. Tronghầu hết các trường hợp, tài liệu là phương pháp hiệu quả nhất để giám sát và kiểmsoát các giai đoạn khác nhau của dự án Sự thành công của một dự án có thể đượctheodõivàquansátkhitiến triểnvới cáctài liệuthích hợp.
Các quá trình liên quan đến phát triển, phân tích và ứng phó với rủi ro của dự ánđược gọi là quản lý rủi ro, đòi hỏi tối đa hóa kết quả của các sự kiện có tác động tíchcựcđếndựán trongkhigiảmthiểuhậuquảcủa cácsựkiệncótácđộng tiêucực.
Quản lý rủi ro là một tập hợp con của quản lý dự án đề cập đến các hoạt độngnhằm giảm rủi ro của dự án và kết quả là đảm bảo rằng một dự án được hoàn thànhđúng thời hạnvàtrongngânsách đồngthời đạt đượccácmụctiêu.
Quản lý dự án kết hợp các hoạt động quản lý rủi ro Một sự kiện hoặc điều kiệnkhông chắc chắn, nếu xảy ra, có ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến các mục tiêucủadựánt h e o địnhnghĩavềrủi rodựán.
Cáckháiniệmrủi ro,quảnlýrủirovàrủiroriênglẻgầnnhưcóthểthaythếchonhau trong các lĩnh vực như rủi ro hoạt động, rủi ro tài chính và quản lý rủi ro bảolãnh phát hành; là tác động nhân sự hoặc tiền tệ tương ứng Mặt khác, các tác độngtrong quản lý rủi ro dự án đa dạng hơn, chồng chéo về tiền tệ, tiến độ, năng lực, chấtlượng và các nguyên tắc kỹ thuật Tất cả các yếu tố tổ chức hỗ trợ, vai trò và tráchnhiệmrõ ràng,và phântíchkỹthuậtđều cầnthiết đểquản lýrủi rodựán hiệu quả. Quảnlýrủirodựáncóthểbắtđầubằngviệcxácđịnhmốiđedọahoặcbằngcáchđiều tra cơ hội Ví dụ, đây có thể là sự phát triển của đối thủ cạnh tranh hoặc sảnphẩm mới Do thiếu định nghĩa, điều này thường được thực hiện một cách định tínhhoặc bán định lượng bằng cách sử dụng sản phẩm hoặc các mô hình lấy trung bình.Khicần thiết,phương phápnàyđượcsửdụngđểưu tiên cácgiải pháptiềm năng.
Trong một số trường hợp, có thể bắt đầu phân tích thay thế, tạo ra các ước tínhchiphívàpháttriển chocácgiảipháptiềmnăng.Saukhilựachọncáchtiếpcận,các côngcụ quản lýrủiroquenthuộchơnvàquytrình quảnlýrủi rodựánchung cóthểđượcápdụngchocácdựánmới:
- Thôngbáorủiro chocácbên liênquan của dựán và cácnhàtàitrợ
Cuối cùng, rủi ro phải được tích hợp để cung cấp một bức tranh hoàn chỉnh, dođó,cácdựánnênđượctíchhợpvàoquảnlýrủirotoàndoanhnghiệpđểtậndụngcáccơhộiliênqu anđếnviệcđạt đượccácmụctiêu củahọ.
Các nhà quản lý sử dụng các công cụ quản lý rủi ro để quản lý dự án hiệu quảhơn.Cầnthựchiệncácbiệnphápliênquanđến rủirotươngtựcủadựánvàđạtđượccác mục tiêu.
Hệ thống quản lý rủi ro dự án (PRM) nên dựa trên năng lực của nhữngnhân viên sẵn sàng đưa họ vào sử dụng để đạt được mục tiêu của dự án Hệ thốngphải theo dõi tất cả các quá trình và mức độ tiếp xúc của chúng xảy ra trong dự án,cũng như các trường hợp tạo ra rủi ro và hậu quả của chúng Ngày nay, phân tích dữliệu lớn dường như là một phương pháp mới nổi để tạo ra kiến thức từ dữ liệu đượctạorabởi nhiềunguồnkhácnhautrongcácquytrình sảnxuất.
Quản lý đấu thầub a o g ồ m c á c q u y t r ì n h c ầ n t h i ế t đ ể đ ư ợ c c u n g c ấ p c á c h à n g h ó a vàdịchvụtừbênngoàitổchứcthựchiện dựán.
Việchiểurõquytrìnhđấuthầutrongmộtdựánchophép cácđơn vị chuẩnbịtốthơn,nângcaonănglựcvàtăngkhảnăngđơnvịtrúng thầu.
Cácyếu tốảnhhưởngđếnquảnlýdựántrongdoanhnghiệp
Trong quá trình thực hiện công tác quản lý dự án tại doanh nghiệp, có rất nhiềunhân tố có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của dự án Trên đó có thể chia làm 5 nhómyếu tố chính sau: Nhóm yếu tố pháp lý, Nhóm yếu tố Quản lý rủi ro, Nhóm yếu tốHiệu quả trong quá trình quản lý dự án, Nhóm yếu tố Tài chính dự án và Nhóm yếutốChínhtrịvàmôitrường kinhdoanh.
Các yếutốpháplý cóảnhhưởngnhiềuđếnviệcquảnlýdựán,hoànthànhdựántrongdoanhnghiệp,đặcbiệtlànhững doanhnghiệpthựchiệnnhữngdựánđầutưcông Hardcastle và cộng sự (2005) cho rằng khả năng thực hiện dự án, đặc biệt làcác dự án đầu tư công phụ thuộc chủ yếu và khung pháp lý thuận lợi, và khung pháplý cho phép dự án được phát triển mà không có quá nhiều giới hạn về mặt luậ phápkhông cần thiết về sự tham gia của khu vực tư nhân Theo (Yescombe, 2007), việccác dự án được thực hiện trong môi trường có khung pháp lý phù hợp cũng thườngthu hút nguồn tài chính cho dự án tốt hơn Việc có được sự hỗ trợ ở khía cạnh pháplý và xây dựng được các quy định về pháp luật giúp các dự án có thể được đảm bảođầu tư dài hạn, giảm chi phí giao dịch, tránh các vấn đề tranh chấp trong thời điểmthựchiện dựán,đồng thời cũng thu hútcácnhàđầu tưtưnhânhơn.
Quản lý rủi ro được nhận định là một trong những yếu tố ảnh hưởng tới quản lýdự án Trong đó, theo những nghiên cứu của Ankintoye và cộng sự (1998) đối vớilĩnhvựccơsởhạtầng,cácrủiroliênquanđếnthiếtkế,chiphí xâydựng,chiphísảnxuất, hiệu quả hoạt động, hợp đồng, chậm trễ tiến độ, chi phí hoạt động, tín dụng,những thay đổi của Chính phủ là các yếu tố ảnh hưởng đến việc quản lý dự án Quanhững nghiên cứu sau này, nhằm mục đích phận loại các rủi ro tồn tại trong dự án,J.Li và Zou (2012) trong nghiên cứu về các dự án đầu tư công tại Trung Quốc chiacác rủi ro có thể xảy ra trong quản lý dự án thành 6 nhóm, bao gồm: (a) Nhóm rủi roliên quan đến gia đoạn nghiên cứu khả thi: rủi ro ô nhiễm môi trường, rủi ro xảy racác tranh chấp, rủi ro thay đổi do nhu cầu, rủi ro khi không có sự đồng thuận trongchính trị; (b) Nhóm rủi ro liên quan đến tài chính: rủi ro thay đổi pháp luật, rủi ro lạmpháp,rủirolãisuất,rủirovềsựổnđịnhcủathịtrườngtàichính; (c)Nhómrủiroliênquanđếnthiếtkế:rủirolỗithiếtkế,nguycơđiềuchỉnhthiếtkếquánhiều;
(d)Nhómrủi ro liên quan đến hoạt động thi công: các phát sinh vượt quá ngân sách; chậm trễvềthờigianthicông,rủirotácđộngđếnmôitrường,rủirovềchấtlượngthiếtbị;
(e)Nhómrủiroliênquanđếnvậnhành:rủirokhidoanhthukhôngđảmbảo,rủirovề chi phí hoạt động kinh doanh; (f) Nhóm rủi ro liên quan đến việc chuyển giao: rủi rogiá trịcòn lạithấp,rủi rokhichuyển giaothấtbại.
Trong quá trình quản lý dự án, Yuan, Wang, Skibniewski và Li (2011) đã chỉ rarằng cụm yếu tố bao gồm: Đấu thầu với giá cả phải chăng; Thiết kế, lập kế hoạch vàgiai đoạn lập kế hoạch bởi chủ đầu tư; Hiệu quả và kiểm soát quá trình trong Nhàthầu và Múc độ hài lòng cho các bên tham gia dự án là các yếu tố ảnh hưởng mạnhmẽ đến hiệu quả trong quá trình thực hiện dự án Nhiều nghiên cứu khác cũng chỉ rarằng, ở góc nhìn của doanh nghiệp, quản lý dự án đạt hiệu quả phải: (a) Biết cáchphân phối hoặc thuê ngoài các khối lượng công việc cho các nhà thầu phụ để có thểchuyên biệt hơn; (b) Thiết lập được các mạng lưới/ mỗi quan hệ mạnh dưới sự điềuphối của nhà thầu chính; (c) Có động lực thực hiện các dự án; (d) Lập kế hoạch hợplý,cósựủyquyền nhiềuhơnchongườiđại diện trựctiếp điều hành quản lý dựán.
Tài chính được xem như là yếu tố nền tảng trong quản lý dự án Yếu tố này chútrọng vào tài chính và doanh thu dự kiến, theo B Li và cộng sự (2005) chỉ ra rằng:Sự tham gia của các doanh nghiệp nhà thầu với tiềm lực tài chính mạnh và tốt; phíachủđầutưvà cảnhà thầucósựphânbổrủirothíchhợvàthị trườngtàichínhsắncólàyêutốquantrong nhấtảnh hưởng đến quảnlýdựánthành công.
(b) Quá trình đấu thầu minh bạch và hiệu quả; (c) Môi trường chính trị và xã hội ổnđịnh; (d) Khung pháp luật với hoạt động quản lý dự án của Chính Phủ là các yếu tốảnh hưởng tới việc quản lý dự án tại doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các dự án cósựthamgia củaKhuvựccôngcótốthaykhông.
Cácmôhìnhtổchức quảnlýdựántrongdoanhnghiệp
Bất kỳ dự án nào cũng có thể được hưởng lợi từ cách tiếp cận quản lý dự án,thường được điều chỉnh cho một loại dự án cụ thể dựa trên quy mô, tính chất,ngànhhoặclĩnhvực.Vídụ,ngànhxâydựng,tậptrungvàoviệccungcấpnhữngthứnhưtòa nhà, đường xá và cầu, đã phát triển hình thức quản lý dự án chuyên biệt của riêngmình được gọi là quản lý dự án xây dựng, trong đó các nhà quản lý dự án có thể đượcđào tạo và cấp chứng chỉ Ngành công nghệ thông tin cũng đã phát triển hình thứcquản lý dự án của riêng mình, được gọi là quản lý dự án CNTT, và chuyên cung cấpcác tài sản và dịch vụ kỹ thuật cần thiết để trải qua các giai đoạn quản lý dự án khácnhauvớicácgiaiđoạnvòngđờikhácnhaunhưlậpkếhoạch,thiếtkế,pháttriển,thửnghiệmvàtriể nkhai.Sựphứctạpcủanghiêncứuvàpháttriểncôngnghệsinhhọclàtrọng tâm của quản lý dự án công nghệ sinh học Nhiều thực tiễn quản lý dự án tiêuchuẩn được áp dụng cho các dự án dịch thuật như một phần của quản lý dự án, mặcdù thực tế là nhiều người coi loại hình quản lý này là một lĩnh vực hoàn toàn khác.Có quản lý dự án công, bao gồm tất cả các công trình công cộng của chính phủ, cóthểđượchoànthành bởi các cơquanchính phủ hoặcký hợp đồng vớibênthứba.
Tấtcảcácphongcáchquảnlýdựánđềucóchungbamụctiêuquantrọng:chúngtậptrungvàoth ờigian,chấtlượngvàchiphí.Cácdựánthànhcôngđượchoànthànhđúngthờihạn,trongngânsác hvàcáctiêuchuẩnchấtlượngđãthỏa thuậntrướcđó.
- Quản lý thời gian dự án liên quan đến việc phân tích và phát triển lịch trình vàthời gian hoàn thành dự án Các quy trình quản lý thời gian được chính thức hóa cungcấp một vùng đệm cho những thứ như rào cản không mong muốn và tiến trình dự ánbịđánhgiásai.
- Quản lý chất lượng dự án là quá trình liên tục đo lường chất lượng của tất cảcác hoạt động và thực hiện hành động khắc phục cho đến khi đạt được chất lượngmong muốn.
- Quản lý chi phí trong quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, ước tính, lậpngân sách và kiểm soát chi phí của dự án Các quy trình quản lý chi phí được ápdụng để giúp các nhóm dự án lập kế hoạch và kiểm soát ngân sách trong suốt vòngđờicủadựán.
Cácnhàquảnlýdựánp h á t triểnvàápdụngcácmẫulặplạicụthểchongànhmàhọđanggiảiq uyếtchotừngloạihìnhquảnlýdựán.Điềunàychophép cáckếhoạchdự án cực kỳ kỹ lưỡng và có khả năng lặp lại cao, với mục tiêu cụ thể là tăng chấtlượng,giảm chi phí giaohàngvàrút ngắn thờigian hoànthành dựán.
Nhiều yếu tố được các doanh nghiệp cân nhắc khi quyết định sử dụng mô hìnhquảnlýnàochomột dựán.Các yếu tốđượcđánh giáđầyđủsẽchophép dựánhoànthành nhanh chóng và đạt hiệu quả như mong muốn Những yếu tố cơ bản thườngđượcđánhgiáđólà:
Trước hết, điều quan trọng là phải xác định xem đây là dự án đầu tư mới, dự áncải tạo hay mở rộng Với các dự án đầu tư mới, mô hình quản lý khá cao Vì đây lànhững dự án lần đầu tiên được thực hiện Mặc dù thực tế là đã có sẵn dự báo rủi rovà lập kế hoạch dự phòng Mặt khác, những bất trắc không lường trước được là điềukhó tránhkhỏi.
Các yêu cầu đối với mô hình quản lý dự án đơn giản hơn trong trường hợp cácdự án chỉ là dự án cải tạo hoặc mở rộng Các mô hình có thể được quản lý theo cáchgiống nhưcácphần phụthuộc.
- Quymô dựánlà yếu tố xácđịnh môhình
Trong mô hình quản lý dự án, quy mô dự án ảnh hưởng đến chuyên môn hóa.Các dự án quy mô nhỏ có thể lựa chọn phong cách quản lý đơn giản Tuy nhiên, khảnăngchuyênmônhóaquátrìnhquảnlýđượcyêucầuchặtchẽhơnđốivớicácdựánquymôlớn
Mặt khác, doanh nghiệp có thể triển khai nhiều dự án cùng lúc trong quá trìnhhoạt động kinh doanh bình thường Do đó, các doanh nghiệp phải xem xét mức độquantrọngcủatừngdựánđểxácđịnh dựánnàocần đượcưutiên.
- Quan hệsởhữuvốn tácđộng đến việclựachọn mô hình quản lý
Mô hìnhquản lýsẽdocổđông quyết định trong trường hợp dự ánhuyđộngvốnthông qua hình thức vốn cổ phần Quá trình xây dựng mô hình quản lý nhằm bảo vệquyền lợi củanhàđầu tưđồngthời đảm bảohiệuquảcủadựán.
Chủ đầu tư sẽ có hai lựa chọn theo mô hình này là tự quản lý dự án hoặc thànhlập ban quản trị Nếu chủ dự án lựa chọn tự quản lý, toàn bộ quá trình thực hiện dựán,baogồmcả sảnxuấtvà lắpđặtthiếtbị,đềuphảichịutráchnhiệmpháp lý.
Tất cả các nhiệm vụ được giao cho ban quản lý dự án khi chủ dự án quyết địnhtạo một Thông thường, mô hình có các yêu cầu kỹ thuật đơn giản và chủ dự án đápứng các yêu cầu về chuyên môn sẽ sử dụng mô hình này Mô hình này phù hợp nhấtvới cácdựánquymônhỏ.
Chủ đầu tư giao lại quyền quản lý cho nhóm quản lý dự án theo mô hình này.Chủ đầu tư có thể thuê tổ chức có năng lực trong trường hợp không có Ban quản lýdựán.Trướckhingườiđượcthuêđểquảnlýdựáncóthểbắtđầucôngviệcquảnlý,người cóthẩm quyềnquyết địnhphải phêduyệt dựán.
Người quản lý dự án trong mô hình quản lý chìa khóa trao tay không chỉ điềuhành và giám sát các hoạt động của dự án mà còn có toàn quyền quyết định đối vớidựánđầutư.Khichủđầutưdựánđượcphéptổchứcđấuthầuthìsửdụnghìnhthứcnày Chủ dự án lựa chọn nhà thầu làm tổng thầu toàn bộ dự án thông qua hình thứcđấu thầu.
Mộtsốkếtquảnghiêncứuvềquảnlýdựántrongnướcvàngoàinước
Trong bối cảnh áp dụng cách tiếp cận mang tính hệ thống và hiệu quả vào quảnlý dự án, tầm quan trọng của tư duy hệ thống đã được công nhận và một loạt cácnghiêncứuđãđượcthực hiện.Khiđềcậpđếnviệc đánhgiásứckhỏe củacácdựán hoặcchươngtrìnhlớn,Jaafari(2007)đãchỉrarằngtrongmộtdựán“ốmyếu”(acickproject)khôngcó cáchtiếpcậnhệthốngvànhómdựánhoạtđộngmộtcáchlộnxộn.Trongkhiđó,ởmộtdựán“lànhm ạnh”(ahealthyproject),nhómdựáncócáchtiếpcận hệthống,chínhxácvàhiệu quảđểquản lýcácbiếndựán. Đốivớicácứngdụngquảnlýdựánkhácnhau,quảnlýrủirodựánđãnhậnđượcsự quan tâm lớn. Kindinger (2002) đã cung cấp một cái nhìn tổng quan về cách tiếpcận phân tích hệ thống để quản lý rủi ro dự án được sử dụng tại Phòng thí nghiệmQuốc gia Los Alamos Với quan điểm hệ thống, Love et al (2011) đã phát triển mộtmô hình khái niệm về các điều kiện cơ bản góp phần gây ra lỗi thiết kế trong các dựánhạtầngxãhội.KỹthuậtsơđồảnhhưởngrủirođiềukhiểnhọcđãđượcVinnakota(2011) áp dụng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc hiểu cách xác định rủi ro dự ánbằng cách coi dự án như một hệ thống Để dự án thành công, điều cần thiết là phảinhận đượcsựủng hộtừtất cảcácbênliênquantrựctiếp hoặcgiántiếp.
Thànhcôngcủadựánlàtrọngtâmcủaviệcquảnlýdựán.Dođó,thànhcôngcủa dự án là một trong những ưu tiên hàng đầu của các nhà quản lý dự án và các bênliênquancủadựán.Khôngcógìngạcnhiênkhichủđềnàyđãthuhútsựquantâmcủanhiều họcgiảvàcácnhàquảnlýdựántrongnhiềuthậpkỷquavàtiếptụclàmnhưvậycho đếnngàynay.Mục tiêucuốicùngcủadựánlàđể thànhcông(Chan&Chan,2004).Khôngcóđịnhnghĩađượcchấpnhậnrộngrãivềtiêuc híthànhcôngcủadựán.Tuynhiên,đểtránhnhữngbấtđồnggiữacácbênliênquan,cáct iêuchínàyphảiđượcthốngnhấtkhibắtđầudựán(Ahadzie,Proverbs,&Olomolaiye,20
08).Ở Việt Nam, các nghiên cứu về hoạt động quản lý dự án bị hạn chế nhiều về loạihìnhdựánđượcnghiêncứu.Hoạtđộngquảnlýdựánrộng,baohàmnhiềuyếutố.Nhữn gyếutốnàykhácnhautùydựánthựchiện,dựánthicôngxâydựngkhácvớidựánsảnxuấtki nhdoanh,khácphảidựánpháttriểnkỹthuật.Cácnghiêncứuvềhoạtđ ộ n g q u ả n l ý d ự á n c h o cácdoanhn g h i ệ p s ả n x u ấ t k i n h d o a n h ở V iệt N a m thườngtậptrungvàoc ảithiệnhệthốngmáymócvàthiếtbịsảnxuất,mangnặngnghiêncứuvềmặtkỹthuật.
Ngoàira,cácnghiêncứucho nhàthầuchính– cácđơnvịlớnvớinhữngdựánlớn,đòihỏiquy trìnhquảnlýdựánphứctạphơn,baohàmnhiềuđơnvịthầuphụthamgiachiếmưuthế.T uynhiên,vớicácđơnvịthầuphụ,quytrìnhtinhgọn, giảnđơnhơnnhưngcũngyêucầuquảnlýkhácbiệtthìrấthiếm.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI
LịchsửhìnhthànhvàpháttriểncủaCôngtyCổphầnđầutưvàthươngmạiVĩn hPhát 29 2 Cácsảnphẩm vàdựánchủlực
Sơđồbộmáytổchức
Hình 2-0- 1: Sơ đồ quản lý nhân sự Công ty Cổ phần đầu tư và thương mạiVĩnh Phát
4 Vốnđiềulệ:28.786.000.000VNĐ(Haimươitámtỷ,bảytrămtámmươisáutriệu đồng.)
Kếtquả hoạtđộngsảnxuấtkinhdoanhCông tynăm2018- 2020
Sốliệutàichính3năm Năm 1:(2018) Năm 2:(2019) Năm 3:(2020)
Tổngnợphải trả 24.801.395.393 44.975.202.880 65.928.474.320 Giá trịtài sản ròng 20.762.764.652 20.832.332.022 30.678.580.506 Tàisản ngắn hạn 42.220.220.759 62.699.354.423 94.002.420.429 Tổngnợngắn hạn 24.801.395.393 44.975.202.880 65.928.474.320
+Báo cáotài chínhnăm 2018,2019,2020đãđượckiểm toán.
Bảng 2- 1: Kếtquả hoạtđộngsản xuấtkinhdoanh của công tynăm2018 – 2020
Ảnhhưởngcủa dịchCovid-19đếnhoạtđộngsảnxuấtkinhdoanh
Theo từng giai đoạn các đợt bùng phát đại dịch Covid-19 tại Việt Nam theo BộY tế, Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát đã trải qua các giai đoạn bịảnhhưởngrấtnhiềubởiyếutốđạidịchnày.
Giai đoạn đầu tiên từ tháng 01/2020 đến tháng 07/2020, trong giai đoạn nàyCông ty đã đối mặt với đợt bùng phát đầu tiên của đại dịch Covid-19, nhưng trongtình hình chung của cả nước và các khu vực thường thực hiện dự án chủ yếu tại HàNội, Công ty vẫn duy trì được doanh thuổn địnhv à h o à n t h à n h đ ề u c á c d ự á n l ớ n vànhỏtrong6thángđầunăm2020.
Giai đoạn thứ hai từ tháng 07/2020 đến tháng 01/2021, dịch Covid-19 đã có sựxuấthiệncaođiểmnhấtkểtừthờigianbắtđầubùngdịch.Giaiđoạnnàycũnglà giai đoạn cuối năm, thời điểm nhiều dự án tại 2020 đến thời gian nghiệm thu đểthanhtoánvànhiềuhạngmụcdựánkhácđangđượcchuẩnbịnhằmđấuthầutheokế hoạch năm 2021 Vĩnh Phát mặc dù đã gặp nhiều khó khăn do lượng công việclớn và bắt đầu có sự ảnh hưởng bởi một số địa phương đang triển khai dự án bịkhoanh vùng,cách ly nhưng vẫn hoàn thành được tất cả các dự án,c h ỉ c ó 2 d ự á n tại huyện Mê Linh (Gói thầu cung cấp bàn ghế học sinh theo phương thức mua sắmtập trung (đợt 4) 2020) nơi có ca nhiễm Covid-19 và bị cách ly bị tồn đọng cho đếntháng02/2021.
Giai đoạn thứ ba từ tháng 02/2021 đến nay, Vĩnh Phát đã bị ảnh hưởng nặng nềbởi dịch Covid-19, trong thời điểm này, mặc dù nhiều gói thầu đã được đấu thầucông khai trực tiếp qua cổng điện tửđ ấ u t h ầ u q u ố c g i a n h ư n g d o t ì n h h ì n h b ù n g dịch và cách ly giữa các địa phương, việc di chuyển và thực hiện quản lý dự án gặprấtnhiều khó khăn Việccác chủ đầu tưchậm giải ngân, khôngc ó t ạ m ứ n g t r ư ớ c đối với các gói thầu lớn đã làm tình hình tài chính của Công ty không ổn định, dòngtài chính nhằm thực hiện quản lý dự án xuất hiện nhiều lỗ hổng Đặc biệt trong thờigian từ tháng 7/2021 đến nay, với việc cách ly xã hội tại Hà Nội, hầu hết các dự ánphải đình trệ, các vật tư, thiết bị cung cấp cho gói thầu đã được sản xuất hay vậnchuyển đến công trình không được bàn giao, khấu hao của các sản phẩm là rất lớn.Cácsảnphẩmnhậpkhẩutrựctiếptừnướcngoàibịtắcứ,nhiềunhàmáykhôngthể sản xuất gây chậm tiến độ cung cấp Các chi phí về nhân sự tại công ty, đặc biệt làcác vị trí trực tiếp đại diện điều hành quản lý dự án đều phải cắt hoặc giảm. Doanhthu của Công ty trong thời điểm này chỉ còn các dự án đã thực hiện đang dần đượcgiảingântừnhữngthángcuốinăm2020vàđầunăm2021. Đối với Vĩnh Phát, doanh nghiệp không cung cấp mặt hàng gia dụng thiết yếu,dựánlạiphụthuộcnhiềuvàolắpđặttạicôngtrình Ngoàira,mộtlượnglớnnhânsựthuê ngoài cho lĩnh vực lắp đặt không thể thực hiện công trình, thêm vào đó là chuỗicung ứng đứt gãy khiến các dự án đều bị đình trệ Hoạt động quản lý cũng ảnh hưởngnặngnềdonhânsựphảilàmviệctạinhà,khôngcócôngcụhỗtrợhoặccôngcụquảnlýhỗtrợvô cùnghạnchế.2022doanhnghiệpdựđịnhkhôiphụcsảnxuấtvàmởrộngquy mô dự án để khắc phục các tổn thất gây ra bởi Covid-19 Điều này đòi hỏi rấtnhiều nỗlựctừdoanhnghiệp.
Thực trạng công tácquản lý dự án tại Công ty Cổ phần đầu tư và thươngmạiVĩnhPhát 34 1 Phươngthứctiếpcậnvàtiêuchíđánhgiá 34 2 ThựctrạngcácnộidungquảnlýdựántạiCôngtyCổphầnđầutưvàthươngmạiVĩnh Phát 39
Nhữngkếtquảđạtđược
Về cơ bản, qua quá trình nghiên cứu về thực trạng hoạt động quản lý dự án tạiCông ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát, tác giả rút ra kết luận về các kếtquảđạtđượccủacôngtytronghoạtđộngquảnlýdựánnhưsau:
Thực hiện nghiêm túc hoạt động quản lý dự án của công ty, có các chỉ tiêu đánhgiá kết quả hoạt động dự án rõ ràng Mỗi dự án đạt hay không đạt chỉ tiêu đều cóthốngkêghilại,cóhoạtđộngđánhgiáchungvàphântíchrútkinhnghiệmtrongthựchiện dự án Cóápdụnglinh hoạtcácmôhìnhquảnlýdựánchophùhợpvớiloại hìnhdựáncũng như tình hình nhân sự của công ty Linh hoạt điều chỉnh cách quản lý thông tinvàdự ántránhchậmtiếnđộ
Thực hiện khá đầy đủ các nội dung quản lý dự án Tuy còn hạn chế ở hoạt độngquản lý nhân sự và quản lý thông tin dự án, công ty cơ bản thực hiện đầy đủ, bài bảnhoạt động quản lý Điều này chứng tỏ nỗ lực của công ty trong việc hệ thống hoá,chuyênmônhoáhoạtđộngquảnlýdựán.Điềunày,nếuđượckhôngngừngcảithiệnvàbổsung theothờigian,sẽđemlạikhảnăngquảnlýtốt,gópphầngiúpcôngtyvậnhànhcácdự ánhiệuquảhơn.
Hạn chế của công tác quản lý dự án tại Công ty Cổ phần đầu tư và thươngmạiVĩnhPhát
Xử lý thông tin chậm: Các vấn đề được chuyển từ quản đốc đến Công ty để tưvấn và chỉ đạo để bù đắp cho sự chậm trễ trong việc xử lý Nhiều hồ sơ tài liệu đơngiản, chẳng hạn như hồ sơ chất lượng và hồ sơ kinh tế, vẫn phải được phê duyệt bởicáccuộcphỏngvấnchứcnăng vềthông tincôngkhaiđểchỉđạo các nhàquảnlýdự án với sự không nhất quán Các nhà quản lý đồng thời nhận được thông tin chỉ đạotừGiámđốcBanđiều hànhcũngnhư cácphòngbanchứcnăngcủaCôngty.
Các dự án được thực hiện trong cùng một thời điểm không có sự phối hợp. Hạnchế này thể hiện rõ khi vật tư, thiết bị và nhân lực được điều chuyển giữa các quảnđốc.
Trìnhđộ quản lýcủanhân sựcònnhiềuthiếu sót.
Công tác quản lý chất lượng khảo sát, thiết kế, nghiệm thu còn thiếu chặt chẽ,dẫn đếnsảnphẩmchưađạtyêucầu.
Nhiều dự án đang chạy trễ Thời gian cần thiết để hoàn thành công việc tronggiaiđoạnthựchiệndựánkéodàihơndựkiến.Đồngthời,việcphânbổthờigianthựchiện giữacácnhiệmvụchưaphùhợp vớinội dung.
Mục tiêu và kết quả mong đợi của các dự án không được xác định rõ ràngCácchi phíthựchiệndựánvượtquámứcdựtrù.
Giảingân thanh toánchậmtiến độ và khôngtuân theo kế hoạch đãlập.
Việc quyết toán các hạng mục hoàn thành không đảm bảo theo thỏa thuận vớinhàthầu:chậmthanhtoán khiếnCôngtylâmvàocảnhđiêu đứng.
Quá chú trọng vào các chỉ tiêu tài chính trong thẩm định và lựa chọn dự án; cácdự án được lựa chọn trên cơ sở tổng số tiền có sẵn để đầu tư thay vì dựa trên kết quảsản xuấtcủacácđềxuấtdự án Đánhgiátìnhhìnhcủacácdựánđãkhởixướngtrướcđóthôngquaviệctheodõivà hỗ trợ kinh phí; đánh giá không đầy đủ về các yêu cầu tiếp tục hoặc tài trợ giaiđoạn hai
Khó khăn trong việc ước tính chi phí vốn thực trong quá trình thẩm định các dựánriênglẻhoặctrongviệcsosánhcáctập hợpcácdự ánthay thế
Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong công tác quản lý dự án tại CôngtyCổphần đầu tưvàthương mạiVĩnh Phát
Năng lực quản lý và giám sát dự án của một số cán bộ còn hạn chế, cũng nhưviệcthẩmđịnhdựán,phân tíchkinhtế tàichínhvàphân tíchtác độngmôitrường.
Nănglựccủađơnvịdựánvàđơnvịđiềuhànhdựáncònhạnchế.Mộtđơnvịdựán liên kết với một dự án khác phải quản lý nhiều dự án cùng một lúc Vai trò củaGiám đốc điều hành dự án, là quản lý và điều phối các khía cạnh khác nhau của dựánđểđảmbảorằngđạtđượccácmụctiêuvẫnchưađượcchứngminh.mụctiêutrongkhituânthủc ácràngbuộc vềthờigianvà chiphí;kiểmtra,kiểmsoátviệcthực hiệndựán về tiến độ,thờigian,chấtlượng nhưngchỉlàcơquan kiểmtra,giámsát.
Một số nhà thầu tư vấn thiết kế, tư vấn giám sát, nhà thầu thi công có.năng lựchạn chế trúng thầu là nguyên nhân trực tiếp ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng thicông.
Khung logic của dự án chưa được sử dụng như một công cụ quản lý dự án hiệuquả (Khung logic là một công cụ quản lý để đạt được các mục tiêu của dự án hiệnkhôngđượcsử dụng).
Các công cụ quản lý dự án tiên tiến, chẳng hạn như sử dụng phần mềm quản lýdự án để tối ưu hóa các dự án lập kế hoạch thực hiện dự án và bổ sung nguồn lực,chuẩn bị báo cáo tiến độ và điều chỉnh kế hoạch, vẫn chưa được áp dụng rộng rãitrongviệcquảnlý thờigian vàquản lýchi phícủacácdự án.
ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢNLÝDỰÁNTẠICÔNGTYCỔ PHẦNTHƯƠNGMẠIVÀĐẦUTƯVĨNHPHÁT 56 3.1 ĐịnhhướngpháttriểnvàchiếnlượccủaCôngtytronggiaiđoạnhậu Covid-19
Địnhhướngvà phát triểncủa Công ty
Công ty tập trung trí tuệ, sức lực để khắc phục trở ngại, nắm bắt thời cơ, nângcaonhận thức,cơc ấ u l ạ i t ổ c h ứ c , h u y đ ộ n g t ố i đ a c á c n g u ồ n v ố n , m ạ n h d ạ n đ ầ u tưt h i ế t b ị , c o n n g ư ờ i , c ô n g t r ì n h c ô n g n g h ệ t i ê n t i ế n v à o s ả n x u ấ t k i n h d o a n h ; phát triển công ty thành một doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh đồ nội thất pháttriểntoàndiện.
Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Vĩnh Phát mong muốn khôi phục lạihoàntoàncácmụctiêupháttriểnkinhdoanhtronggiaiđoạnsauCovid-19.Baogồmcả việc gia tăng số lượng các dự án trúng thầu lên mức như trước đại dịch, động lựcđang được xây dựng để tăng gấp 1,5 lần so với năm trước Điều này đồng nghĩa vớiviệc công ty sẽ phải triển khai nhiều dự án hơn, trong đó có nhiều dự án trùng lặp vềthời gian Mục tiêu này đòi hỏi công ty phải chứng tỏ năng lực của mình bằng cáchchấp nhận một số lượng lớn các dự án mới trong khi vẫn duy trì chất lượng của cácdựánhiệncó.
Công ty tập trung trí tuệ, sức lực để khắc phục trở ngại, nắm bắt thời cơ, nângcao nhận thức, cơ cấu lại tổ chức, huy động tối đa các nguồn vốn, mạnh dạn đầu tưthiếtbị,conngười,côngtrình.Đưacôngnghệtiêntiếnvàosảnxuấtkinhdoanh;pháttriển công ty thành một doanh nghiệp phát triển toàn diện trong lĩnh vực sản xuất vàkinh doanhđồgỗ.
- Sảnphẩm:Pháttriểnvàđadạnghóasảnphẩm.Ưutiênpháttriểncácsảnphẩmtruyền thống đã tạo dựng được thị phần và các sản phẩm có độ phức tạp cao về côngnghệ, kỹ thuật Điều tra và phát triển các sản phẩm mới, đặc biệt là những sản phẩmcótiềmnăngvàlợithếcủacôngty.
- Thị trường: Khuyến khích các hoạt động tiếp thị nhằm quảng bá thương hiệuvàsảnphẩm củaCông ty Thực hiện chính sáchchất lượng đối vớik h á c h h à n g nhằm bảo vệ và mở rộng uy tín, thị phần của thương hiệu Về khoa học và côngnghệ: Khuyến khích phong trào thi đua sáng kiến cải tiến kỹ thuật, hợp lý hóa sảnxuất trong ngành để đổi mới công nghệ và sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao lợinhuậnthườngxuyên.
- Đầu tư: Duy trì đầu tư của bạn vào thiết bị chuyên dụng và công nghệ tiên tiến.Đáp ứng nhu cầu phát triển của Công ty bằng việc đầu tư cơ sở vật chất, trang thiếtbị hiện đại theo hướng phát triển khoa học công nghệ tiên tiến toàn cầu, đồng thờiđàotạođội ngũkỹthuậtvàcôngnhânlànhnghề.
- Tài chính: Chi phí phải được quản lý chặt chẽ, sử dụng vốn có hiệu quả, nănglựctài chính phảiđượcnângcao,tăngtrưởngliêntục,ổn địnhvàvữngchắc.
Làmộtdoanh nghiệpthâmniên28nămtrênthị trường, từngphụtrách đảmnhậnsản xuất và thực hiện nhiều dự án sản xuất lớn cho nhiều đơn vị lớn nhỏ khắp miềnbắc, Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát mong muốn tiếp tục mở rộngsản xuất kinh doanh Đặc biệt sau giai đoạn gián đoạn do tác động của Covid-19,công ty càng có mong muốn đẩy mạnh áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sảnxuất kinh doanh và cả hoạt động quản lý Một doanh nghiệp có tính thích ứng nhanhsẽ luôn bảo toàn được vị thế của mình trên thị trường Đây là điều mà công ty luônhướngtới.
Địnhhướngquảnlýdựán
Thứnhất,thựchiện tốt côngtácquảnlý cácdựánđangcó
Thứhai,phấn đấuthực hiện côngtác quản lýngày cànglinhhoạt
Thứba,đầutưnângcao trình độchođộingũcánbộ,côngnhânviêntrongđơnvị,trangbịđồngbộcáccơsởvật chấtkỹthuật Thứ tư, bổ sung hệ thống quản lý chất lượng Tăng cường công tác giám sát vàkiểmtratrongtoànbộquátrìnhthựchiệncácdự án
Thứ năm, phân định rõ trách nhiệm của các bên liên quan trong hoạt động đầutư Tăng cường kiểm tra, giám sát chặt chẽ từng khâu công việc để tránh thất thoát,lãngphítàisản,vốnđầutưvànhânlực.
Mục tiêu của công ty trong quản lý dự án nói chung là hoàn thành công việccủadựántheoquycáchvàtiêuchuẩnchấtlượng,trongphạmvingânsáchvàkhungthờigian đãđượcphêduyệt.Đồngthời,quátrìnhthựchiệndựánphảilinhhoạt.Nóichung, chi phí của một dự án tăng lên khi chất lượng công việc được cải thiện, thờigian thực hiện tăng và phạm vi của dự án mở rộng.
Nếu kéo dài thời gian thực hiệndựá n , g i á n g u y ê n v ậ t l i ệ u s ẽ t ă n g cao, l à m tănggiá t h à n h c ủ a mộts ố h ạ n g mục
Mức độ hoàn thành công việc Thời gian nguyênvậtliệu.Mặtkhác,thờigiankéodàidẫnđếnđiềukiệnlàmviệckémhiệuquảdo công nhân mệt mỏi, mất thời gian chờ đợi, thời gian ngừng máy tăng dẫn đếnphát sinh một số chi phí Thời gian thực hiện dự án kéo dài, chiphí lãi vay ngânhàng, bộ phận chi phí gián tiếp (chi phí hoạt động của văn phòng dự án) tăng theothời gian và nhiều trường hợp, phát sinh tăng khoản tiền phạt do không hoàn thànhđúngtiếnđộghitronghợpđồng.
Hình3-0-1: Bayếutố chủ chốttrongthực hiệndựán tạiVĩnhPhát
Ba yếu tố gắn liền với nhau: thời gian, chi phí và mức độ hoàn thành côngviệc Tầm quan trọng của mỗi mục tiêu khác nhau giữa các dự án và giữa các giaiđoạn trong cùng một dự án, nhưng nhìn chung, để đạt được kết quả tốt đối với mụctiêu nàythườngđòi hỏi sự"hy sinh" củamộthoặcnhiều mụctiêu khác.
Dự án là mặt ghế của một chiếc ghế, và ba chiếc chân chịu trách nhiệm quảnlýchỗngồilàngânsách,thờigianvàhiệusuất.Khikíchthướccủachânghếthayđổithì chân cũng phải thay đổi theo chiều hướng tích cực Nếu hiệu suất cần được cảithiện, cả thời gian và ngân sách phải được tăng lên tương ứng để giữ cho dự án điđúnghướng.Dođó,ngânsáchtiềntốquảnlý,chươngtrìnhvàhiệusuấtlàtrọngtâmcủa công việc lập kế hoạch quản lý dự án, đảm bảo rằng ba yếu tố hoạt động hài hòavàcôngviệccóhiệuquả.
Trongquátrìnhquảnlýdựán,thườngxuyêncósựđánhđổigiữacácmụctiêu.Đánh đổi mục tiêu dự án là sự hy sinh một mục tiêu để cải thiện mục tiêu kia về thờigian và không gian, nhằm hoàn thành tốt nhất tất cả các mục tiêu dài hạn của quytrình quản lý Người quản lý dự án Cân bằng mục tiêu xảy ra từ đầu đến cuối quátrình quản lý Một mục tiêu có thể trở thành yếu tố quan trọng nhất cần tuân thủ ởmỗigiaiđoạncủaquátrìnhquảnlýdựán,trongkhinhữngmụctiêukháccóthểthayđổi,ảnhhưởn gđến hiệusuấtcủanhữngngườikhác.
Cácgiảipháphoànthiệnquátrìnhquảnlýdựán
Côngtyphảixác địnhrõquyềnhạnvàtrách nhiệmcủamỗibên,bộ phận.Cầngiao nhiều quyền hơn cho Ban điều hành dự án Dưới công trường phải xác định rõbộphậnchứcnănglàcầunốithôngtingiữaCôngty vàcácBanđiềuhành.Hộiđồngquảntrị Côngtycầnraquyếtđịnhgiaotrách nhiệmvà nhiệmvụrõ ràngcho các cánbộ quản lý dự án tại Ban quản lý dự án Loại bỏ tình trạng bán thời gian và đảm bảonăngsuấtcủanhânviênquảnlý.
Cấutrúc phân chia công việccủa dựán: việcxác định,liệtkêvàg i ả i t h í c h công việcc ủ a t ừ n g d ự á n s ẽ đ ư ợ c t h ự c h i ệ n , c ũ n g n h ư p h â n c h i a t h ứ b ậ c c ủ a m ộ t dựánthànhcácnhómnhiệmvụvànhiệmvụcụthể.Cấu trúc phân chia công việc là một công cụ đặc biệt hữu ích trong quản lý dựán, cho phép người quản lý dễ dàng phân chia công việc giữa các trách nhiệm quảnlý,giámsátvàthựchiện,đồngthờicungcấpcáinhìntổngquanđểtổchứccôngviệcvàphânc hiacôngviệc.Cấutrúcphânchiacôngviệc,khikếthợpvớisơđồGANTTvà sự phân chia trách nhiệm quản lý, sẽ trở thành một công cụ quản lý giao diện tạođiều kiệnthuận lợichoviệctích hợpcácthànhphần củadự án.
Hình3-0-2:Cấu trúc phân chia côngviệc dựán
3.2.1.2 Hoàn thiện công tác quản lý và chuyên môn cho đội ngũ các nhânsựquảnlýdự ántạicôngty
Con người là trung tâm của mọi vấn đề Để đảm bảo chất lượng công tác quảnlýdựán,yêu cầuđộingũ nhân sự quảnlý dựán phảicónhữngkỹnăngcơbản trongquản lý dự án, đòi hỏi khả năng lập kế hoạch, đánh giá, xem xét, tổng hợp nhạy béncác vấn đề, có kỹ năng ứng dụng các phần mềm hỗ trợ phục vụ cho công tác quản lýdựán.
Dựáncóthểđượcđịnhnghĩalànhữngnỗlựctạmthờihoặcngắnhạnđượcthiếtkế để cải thiện quy trình và dẫn đến cải thiện hiệu suất trong một chỉ số hoạt độngchính củadoanhnghiệp.
Suychocùng,đ i ề u màcácnhàlãnhđạodoanhnghiệpquantâmlàcảithiệnkếtquả Đó là điểm mấu chốt: hiệu suất được cải thiện Mục tiêu cơ bản này được thựchiện thôngquacácdự án,vàđặcbiệt,thôngquacácdự áncải tiếnquytrình.
“Cảithiệnkếtquả” ngụýrằngkếtquả thực sựđược đolường;dođó,các dựáncảitiếnquytrìnhđềutậptrungvàoviệccảithiệncácchỉsốđolườngchínhcủadoanhnghiệp.Tuynh iên,cácdựáncảitiếnthườngkhôngthànhcông.Cónhiềulýdokhiến các dự án này thất bại: thiếu tài trợ, các chỉ số được lựa chọn kém, các nhóm khônglàm việc cùng nhau và các đề xuất dựa trên linh cảm thay vì dựa trên dữ liệu và sựkiện Tuyên bố rằng đã có một cải tiến trong khi trên thực tế, không có cải tiến thựcsựnàoxảyracũngkháphổbiến.Nhữngloạivấnđềnàykhiếncácnhàquảnlýdựánkhócóđư ợc sựtínnhiệm và hỗtrợchonhữngnỗlực củadựán trongtươnglai.
Tuy nhiên, có năm hành động chính, khi được thực hiện đúng cách, có thể làmtăngđángkể khảnăngmộtdựáncảitiến quytrìnhhoạtđộngsuônsẻ vàkếtthúcvớikết quảđộtphá. đó là:
(4) Kết hợp cácphươngphápluận cải tiến trongdựán
(5) Sửdụngcácquy trình kiểmtratrongmọi dự án.
Các nhân sự quản lý của công ty ít nhất cần được trang bị những kiến thức cơbảnvề quản lý,và khôngngừngbị yêu cầuđưa racácbiệnpháp cảithiệncácvấnđềcòntồnđọngtrongquảnlýdựáncủacôngty.Nhữngnhânsựquảnlýtrìnhđộca osẽgiúp công ty nhận được nhiều các dự án ngày càng chất lượng, trong khi đó có thểduy trìđượccácdự ánhiệntạiởcôngty.
Vì lẽ đó một số biện pháp nên được thực hiện như: nâng cao, bồi dưỡng kiếnthức, trình độ cho đội ngũ cán bộ, nhân viên; tổ chức những lớp học đào tạo về cáclĩnh vực khác nhau như kinh tế, tài chính, pháp luật, kỹ thuật, các chuyên đề về kỹnăng mềm trong quản lý dự án; xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý hiện tại cũng nhưkếcậntrongtươnglai;cầncó cácchínhsáchưuđãinhằmtăngcườngtrách nhiệm,ýthứctrongcôngviệccủamỗicánbộ, nhânviên;đốivớinhữngtổchứctưvấnvàcácchuyên gia thuê bên ngoài, cần tạo ra một môi trường bình đẳng, có những quy địnhcụthể nhằmràngbuộc trách nhiệmvề kếtquả thực hiệndựán đốivớicác tổchức tưvấn,chuyêngia.
Công ty phải thiết lập một quy trình tuyển dụng và đãi ngộ hợp lý, rõ ràng vàcôngbằngdựatrên nănglực cánhân,cũngnhưđàotạo và đàotạolạiđịnhkỳ chotấtcảcácnhàquảnlýtrongmọilĩnhvực.
Công ty cũng nên xem xét phân giao nhiệm vụ, trách nhiệm rõ ràng, bố trí nhânsự thích hợp, chuyên môn phù hợp trong từng mảng công việc, phân rõ trách nhiệmcho từng cá nhân, bộ phận. Bên cạnh đó, cũng cần có những quy chế khen thưởng,xử lý nhất định đối với những trường hợp hoàn thành tốt công việc cũng như nhữngtrường hợp chưa làm tốt nhiệm vụ được phân công nhằm tạo ra một cơ chế quản lýgiámsátchặtchẽtronghoạtđộng.
Côngtycầnchủđộngp h á t triểnnguồnvốntựcóvàhuyđộngvốntíndụng,giảmbớtsựphụthu ộcvàovốncủanhàđầutư.Côngviệclậpkếhoạchtiếnđộcầndựatrênkế hoạch giải ngân vốn và kế hoạch cung cấp nguồn lực, cũng như các bản vẽ thiếtkế và bản vẽ thi công, cũng như các rủi ro phải được dự báo để đưa ra các giải pháptốt nhấthoặccácdự ánxâydựngthaythế.
Mộtsố hoạtđộngđánh giá trước khilậpkế hoạchdựán có thể kể đến:
- Phân tích mục đích, mong đợi cũng như quyền lực của họ đối với dựán,cáctácđộngmàhọcóthểthựchiệnchodựán.
- Phântíchrủirocủadựánbaogồmcácdựkiếnrủirocóthểxảyra,ướctính tần suất có thể xảy ra rủi ro, đánh giá tác động của rủi ro đến dự án, đềxuất cácbiện phápcóthểthựchiệnđểgiảmrủiro.
- Xác định rõ các cơ chế, nguyên tắc chuyển giao kết quả giữa các giaiđoạn của dự án để đảm bảo có được tất cả những hỗ trợ cần thiết cho đơn vịthựchiệngiaiđoạntiếp theocủadự án.
Trên cơsởphân tíchđócóthểthấyđượcnhữngkhókhăn và lợiíchkhithực hiệndựánđểcónhữngchuẩn bịtrướcnhằmđảmbảochodựánthànhcông.
Côngtyphảităngcườngđầutưnângcaochấtlượngkhảosát,lậpnhiệmvụthiếtkếchocáccánh ân,tổchứccóđủnănglực,uytín,kinhnghiệm;tậptrungtăngcườnggiaotráchnhiệmcácbiệnphápth áogỡkhókhăntrongkhâugiảiphóngmặtbằng;vàxâydựngquytrìnhđấuthầurõràng,minhbạchv àphânchiadựánthànhcácgóithầuhợp lý Ban điều hành của công ty nên bao gồm ít nhất một người lập hồ sơ kinh tếvàkỹthuật cónănglựcvàkinhnghiệm
Mộtphươngphápquảnlýhợplýsẽgiúpnângcaohiệuquảthựchiệndựán.Dođó,tácgiảđềx uấtsửdụngmộtsốphươngphápquảnlý,chẳnghạnnhưphươngphápsử dụng các mốc thời gian của dự án, phương pháp kiểm tra giới hạn, phương phápphân tích các giá trị thu được, báo cáo quá trình, báo cáo giám sát và các cuộc họpthảo luậnvềdự án.
Lịchtrìnhchocácdựánnênbaogồmnhiềuthứhơnlàchỉngàybắtđầuvàngàykết thúc Các nhà quản lý phải lập kế hoạch cho từng giai đoạn của dự án, từ thựchiện đến phát triển và tất cả các giai đoạn con ở giữa Lộ trình càng chi tiết, ngườiquảnlýcàngdễdàngtheodõitiếnđộcủanhómcủamìnhvàcácbênliênquancóthểnắmbắt đượclộtrìnhtổngthểmộtcáchchủđộng.
Lộ trình dự án được tạo lập qua 4 bước:Bước1: Xác địnhnhiệmvụ cầnlàm
Bước2:Xác địnhthuộc tínhphụgiữacác nhiệmvụ
Bước 3: Xác định những tài nguyên cần có để làm nhiệm vụBước4:Thời gianxácđịnh hoànthành
Sau khi kết thúc giai đoạn bàn giao, người quản lý phải lập một danh sách cáccông việc phải hoàn thành để hoàn thành việc bàn giao đúng thời hạn Sau đó, xácđịnhcác phụ thuộcnhiệm vụđểxácđịnh nhiệm vụnàop h ả i đ ư ợ c h o à n t h à n h trước.K ế t q u ả l à , n g ư ờ i q u ả n l ý s ẽ c ó t h ể h o à n t h à n h c á c n h i ệ m v ụ q u a n t r ọ n g trướcthờihạn. Đừngquêntínhđến mứcđộphụthuộc khácnhaugiữacáccôngviệccủahọ,điềunàycóthểảnhhưởngđếnngàybắtđầuvàngàykếtthúccủ amỗinhiệmvụ,cũngnhưtoàn bộ dự án Các thành phần phụ thuộc của nhiệm vụ có thể được định nghĩa nhưsau: kết thúc trước khi bắt đầu - nhiệm vụ A phải được hoàn thành trước khi nhiệmvụBcóthểbắtđầu-hoặcTừđầuđếncuối-nhiệmvụAphảiđượchoànthànhtrướckhi nhiệmvụBcóthểbắt đầu.
Sau khi các hạng mục công việc đã được tổ chức hợp lý, người quản lý sẽ quyếtđịnh sử dụng những nguồn lực nào Điều này rất quan trọng vì nhiều tài nguyên cókhảnăngđượcsửdụngđồngthời,dẫnđếnxungđộtlịchtrình.Kiểmtratínhkhảdụngcủatài nguyênvàưu tiên sửdụngtài nguyênđểgiải quyết vấn đềnày.
Xác định mỗi nhiệm vụ sẽ mất bao lâu để hoàn thành sau khi phân bổ nguồn lựccho mỗi nhiệm vụ Thời gian hoàn thành nhiệm vụ có thể được tính bằng giờ, ngày,tuần,hoặc thậmchíhàngtháng,tùy thuộc vàoquymôvàđộ phứctạpcủadựán.