Thực trạng hoạt động quản lý dự án tại Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát.Thực trạng hoạt động quản lý dự án tại Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát.Thực trạng hoạt động quản lý dự án tại Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát.Thực trạng hoạt động quản lý dự án tại Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát.Thực trạng hoạt động quản lý dự án tại Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát.Thực trạng hoạt động quản lý dự án tại Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát.Thực trạng hoạt động quản lý dự án tại Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát.Thực trạng hoạt động quản lý dự án tại Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát.
CƠ SỞLÝLUẬN CHUNGVỀQUẢN LÝDỰÁN
Cơsởlýluậnchungvềquảnlýdựántrongdoanhnghiệp
Quảnlý:Mọitổchứcđềucóquảnlý,baogồm nămyếutố:lậpkếhoạch,tổchức thực hiện, chỉ đạo thực hiện, điều chỉnhvàkiểm soát việc thực hiện dựán
Hiệu quả quản lý: Hiệu quả quản lý là kết quả hoạt động của tổ chức liên quan đến chi phí ban đầu đã bỏ ra.
Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian và nguồn lực, cùng với việc giám sát tiến độ để đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn, trong ngân sách đã phê duyệt và đạt được các mục tiêu kỹ thuật và chất lượng Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu dựa trên sự cạnh tranh giữa các nhà thầu nhằm đáp ứng yêu cầu của bên mời thầu.
Nhà thầu: Nhà thầu là doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu và có tư cách pháp nhân tham gia vào quá trình đấu thầu.
Gói thầu là một phần công việc trong dự án đầu tư, được phân chia dựa trên tính chất hoặc trình tự thực hiện, đảm bảo quy mô hợp lý và tính đồng bộ của dự án Nó được sử dụng để tổ chức lựa chọn nhà thầu và có thể ám chỉ đến toàn bộ dự án.
1.1.2 Quản lý dự án trong doanhnghiệp
Dự án có thể được hiểu theo hai cách: cách "tĩnh" và cách "động" Theo cách "tĩnh", dự án là hình ảnh của một trạng thái mà chúng ta mong muốn đạt được Trong khi đó, theo cách "động", dự án là một lĩnh vực hoạt động cụ thể, bao gồm nhiệm vụ cần hoàn thành thông qua việc sử dụng phương pháp, nguồn lực và thời gian biểu để tạo ra một thực thể mới.
Dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ độc nhất, với hai đặc tính quan trọng: tính tạm thời và tính độc đáo.
Nỗ lực tạm thời trong các dự án đầu tư có nghĩa là mọi dự án đều có thời gian bắt đầu và kết thúc Một dự án sẽ kết thúc khi đạt được các mục tiêu đã đề ra hoặc khi bị ngừng lại.
(2) Sản phẩm hoặc dịchvụduy nhất Sản phẩm hoặc dịchvụduynhất là sản phẩmhoặcdịchvụkhácbiệtsovớinhữngsảnphẩmtươngtựđãcóhoặcdựánkhác.
1.1.2.2 Một số tính chất của dựán
Mỗi dự án cần có mục tiêu rõ ràng và kết quả xác định, như một cấu trúc hoặc dây chuyền sản xuất hiện đại Dự án bao gồm một tập hợp các nhiệm vụ, mỗi nhiệm vụ mang lại một kết quả riêng biệt và độc lập Tập hợp các kết quả này góp phần vào mục tiêu chung của dự án Nói cách khác, dự án là một hệ thống phức tạp với nhiều phần khác nhau, tất cả phải phối hợp để đạt được các mục tiêu về thời gian, chi phí, chất lượng và mức độ hoàn thành cao.
Mỗi dự án đều có chu kỳ phát triển và tuổi thọ riêng, giống như một tác phẩm nghệ thuật Chúng trải qua các giai đoạn hình thành, phát triển, khởi đầu và kết thúc Dự án không thể kéo dài vô thời hạn, mà có một vòng đời nhất định Vòng đời này bắt đầu khi một cá nhân hoặc tổ chức có nhu cầu hoặc mong muốn, và kết thúc khi sản phẩm hoặc dịch vụ được chuyển giao, đáp ứng nhu cầu đó.
Hình 1-0-1: Mô hình thực hiện dự án
Theo mô hình này, việc gia tăng sử dụng các nguồn lực như nguyên vật liệu, máy móc và thiết bị sẽ đạt đỉnh trong giai đoạn thực hiện dự án, đồng thời tỷ lệ thuận với chi phí của dự án.
Vòng đời của một dự án bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau, phản ánh sự biến động của các hoạt động và yêu cầu về nguồn lực Giai đoạn thực hiện dự án cần một kế hoạch chi tiết và một lượng lớn nguồn lực, đặc biệt là vật liệu và thiết bị.
Trong các dự án, sự tham gia của nhiều bên liên quan như chủ đầu tư, người thụ hưởng, nhà tư vấn, nhà thầu và cơ quan quản lý là rất quan trọng Mối quan hệ giữa các bộ phận quản lý chức năng và quản lý dự án thường xuyên tồn tại, nhưng mức độ tham gia lại khác nhau Điều này dẫn đến hai hậu quả nghiêm trọng: khó khăn trong việc đạt được lợi ích chung và định hướng mục tiêu, cũng như khó khăn trong quản lý và điều phối nguồn lực Để đạt được mục tiêu dự án, người quản lý cần duy trì liên lạc thường xuyên với các bộ phận khác.
Ngoài các tính năng cơ bản được liệt kê ở trên, dự án bao gồm những điều sau đây:
(i) Có ngày bắt đầuvàngày kếtthúc.
(ii) Được hoàn thànhvàthực hiện bởi một nhómngười.
(iii) Đầu ra là việc cung cấp sản phẩm hoặc dịchvụduynhất.
(v) Được phát triển dần dầnvàtác động đến thành công (chiến lược) trong suốt vòng đời sảnphẩm
1.1.2.3 Quản lý dự án và quản lýdựán trong doanhnghiệp
Có nhiều định nghĩa khác nhau về quản lý dự án.
Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát sự phát triển của dự án để đảm bảo hoàn thành đúng hạn, trong phạm vi ngân sách đã phê duyệt và đạt được các yêu cầu về kỹ thuật cũng như chất lượng sản phẩm, dịch vụ Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án là hoàn tất các công việc theo yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, đồng thời tuân thủ ngân sách và tiến độ thời gian cho phép.
Quản lý dự án là quá trình điều phối công việc của nhóm để đạt được mục tiêu dự án trong các ràng buộc nhất định Thông tin này thường được ghi chép trong tài liệu dự án, được xây dựng từ sớm trong quá trình phát triển Ba yếu tố chính cần cân nhắc là phạm vi, thời gian và ngân sách Thách thức lớn tiếp theo là tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực cần thiết để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Mục tiêu chính của quản lý dự án là hoàn thiện dự án để đáp ứng nhu cầu của khách hàng Đôi khi, quản lý dự án cũng cần điều chỉnh hoặc cải cách yêu cầu của khách hàng nhằm đạt được hiệu quả tối ưu Khi mục tiêu của khách hàng được làm rõ, chúng sẽ ảnh hưởng đến mọi quyết định liên quan đến dự án Tuy nhiên, việc ra quyết định có thể gặp khó khăn nếu các mục tiêu của quản lý dự án không được xác định rõ ràng hoặc bị quy định quá mức.
Một dự án là một nỗ lực tạm thời với thời gian bắt đầu và kết thúc xác định, thường bị ràng buộc bởi kinh phí hoặc nhân sự, nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể và mang lại giá trị Khác với các hoạt động kinh doanh thông thường, dự án không phải là các hoạt động lặp đi lặp lại mà thường yêu cầu phát triển năng lực kỹ thuật và quản lý riêng biệt để thực hiện hiệu quả.
Quản lý dự án đã phát triển dưới ảnh hưởng của nhiều lý thuyết và trường phái khác nhau, bao gồm trường phái cổ điển từ thế kỷ 19 với lý thuyết khoa học như Gantt, lý thuyết quản lý, và trường phái quan hệ con người Bên cạnh đó, sự kết hợp với văn hóa lượng hóa và các trường phái hiện đại cũng đóng vai trò quan trọng trong sự tiến bộ của lĩnh vực này.
Có hai lực lượng cơ bản thúcđẩysựphát triển mạnh mẽ của phương pháp quản lý dựán:
(1) Nhucầungàycàngtăngvềnhữnghànghóavàdịchvụsảnxuấtphứctạp,chất lượng cao trong khi khách hàng càng “khótính”
(2) Kiến thức của con người (hiểu biết tự nhiên,xãhội, kinh tế, kỹ thuật )ngàycàngtăng.
Mộtsốkếtquảnghiêncứuvềquảnlýdựántrongnướcvàngoàinước
Trong bối cảnh quản lý dự án, tư duy hệ thống ngày càng trở nên quan trọng, được công nhận qua nhiều nghiên cứu Jaafari (2007) chỉ ra rằng để đánh giá sức khỏe của các dự án lớn, việc áp dụng cách tiếp cận hệ thống là cần thiết, đặc biệt trong những dự án "ốmyếu" (acick project), nếu không sẽ dẫn đến hoạt động lộn xộn.
Trong một dự án “lành mạnh”, việc tiếp cận hệ thống để quản lý các biến dự án một cách chính xác và hiệu quả là rất quan trọng Quản lý rủi ro dự án đã thu hút sự quan tâm lớn với các ứng dụng khác nhau Kindinger (2002) đã trình bày cách tiếp cận phân tích hệ thống trong quản lý rủi ro tại Phòng thí nghiệm Quốc gia Los Alamos Love et al (2011) đã phát triển mô hình khái niệm về các điều kiện gây ra lỗi thiết kế trong các dự án hạ tầng xã hội từ góc độ hệ thống Vinnakota (2011) đã áp dụng kỹ thuật sơ đồ ảnh hưởng rủi ro để giúp hiểu cách xác định rủi ro dự án bằng cách coi dự án như một hệ thống Để đảm bảo thành công cho dự án, sự ủng hộ từ tất cả các bên liên quan là điều cần thiết.
Thành công của dự án là ưu tiên hàng đầu trong quản lý dự án, thu hút sự quan tâm của nhiều học giả và nhà quản lý trong nhiều thập kỷ Mục tiêu cuối cùng của dự án là đạt được thành công, tuy nhiên, không có định nghĩa chung về tiêu chí thành công Để tránh bất đồng giữa các bên liên quan, các tiêu chí này cần được thống nhất ngay từ khi bắt đầu dự án.
Các nghiên cứu về quản lý dự án tại Việt Nam chủ yếu tập trung vào các loại hình dự án khác nhau, như dự án thi công xây dựng và dự án sản xuất kinh doanh Hoạt động quản lý dự án bao gồm nhiều yếu tố quan trọng, và các nghiên cứu thường nhấn mạnh vào việc cải thiện hệ thống máy móc và thiết bị sản xuất, với sự chú trọng đến khía cạnh kỹ thuật Đối với các nhà thầu chính tham gia vào những dự án lớn, quy trình quản lý dự án trở nên phức tạp hơn, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều đơn vị thầu phụ.
Tuynhiên,vớicácđơnvịthầuphụ,quy trình tinh gọn, giản đơn hơn nhưng cũng yêu cầu quản lý khác biệt thì rất hiếm.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI VĨNH PHÁT.
Lịchsửhình thành và pháttriểncủaCôngtyCổphầnđầu tư vàthươngmạiVĩnhPhát
2.1.1 TổngquanchungvềCôngtyCổphầnđầutưvàthươngmạiVĩnhPhátCôngtyCổ phầnđầutưvàthươngmạiVĩnhPhátđãđượcSởkếhoạchvàđầutưthành phốHàNội cấpgiấyphép đăng ký kinh doanh lần đầungày03 tháng 04năm
2008, đăng ký thay đổi lần 3 ngày 26 tháng 3 năm 2020.
Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát chuyên sản xuất và kinh doanh các sản phẩm nội thất truyền thống, bao gồm đồ gỗ công nghiệp sơn phủ PU, melamine, laminate, veneer, và đồ gỗ tự nhiên Ngoài ra, công ty còn cung cấp các sản phẩm sắt, thép sơn tĩnh điện, composite, phenolic-HPL cùng với các loại máy móc phục vụ cho hoạt động văn phòng.
2.1.2 Cácsản phẩm và dự án chủlựcCác sản phẩm đồgỗ Đồgỗcôngnghiệp:Tưvấn,thiếtkếvàmuasắmcácthiếtbịdànhchotrườnghọc như bàn ghế học sinh, bàn ghế giáo viênvàcác loại bảng nhập ngoại cũng như nội địa.Bàn làm việc cho lãnh đạo với nhiều kiểu dáng, mẫu mã hiện đại, phong phú.ĐượcchếtạotừnhiềuchấtliệugỗcôngnghiệpnhậpngoạinhưgỗVeneer, gỗMFC, gỗ MDF sơn phủ PU, PE cao cấp tạo nên sự sang trọng,cóđộ bền cao Bàn làmviệc chocánbộcôngnhânviênvớichấtliệugỗMFCphủMelamine,phủLaminate,chống cháy 2 mặt màu vàng vângỗ haymàu ghi sáng.Bànđể máytính các loại Bàn họp với các kích thướctùychọn phù hợpvớimọi kích thước văn phòngvàvới các tính chất công việc khác nhau từ bàn họp giao ban, họpquâykiểu hội thảohaycác cuộc họptổngkếtcơquan.Tủđểhồsơ,tàiliệuchophònglàmviệclãnhđạocũngnhưcho cán bộ công nhân viên với nhiều kiểu dáng, chất liệu phong phú tạo nênsựthẩmmỹcho phòng làm việcvàsựtiện dụng trong công việc.Vách ngăn văn phòng: Khung được làm bằnggỗcông nghiệp MFC phủ Melamine chống cháy 2 mặt hoặc khung nhôm,thànhváchbằnggỗcôngnghiệpbọcvảinỉnhậpngoạivớinhiềumàusắctrang nhã, tạo lên một không gian làm việc vừa mang tính hiện đại, vừa đem đến một giải pháp tối ưu trong công việc cũng như đạt được hiệu quả kinh tế.Vách tiêu âm cho phòng làm việc của lãnh đạo, phòng họp, phòng hội trường đảm bảomỹthuật, bằng chấtliệugỗcôngnghiệpchịunước,phủMelamine,Laminate,đượccắtđụctrênmáyCNC hiện đại.Sản phẩm nội thất gia đình: Giường, tủ áo, kệ tivi, bàn phấn, tủbếp Đồgỗtựnhiên:Cácsảnphẩmghếlàmviệclãnhđạo,nhânviên,ghếhọp,ghếhội thảo, ghế hội trường, bằng chất liệugỗtrạm trổ hoa văn trang trọng.Tủ hồ sơ, bàn làm việc, bàn họp, bàn hội trường, giường, tủ áo,kệtivi xenkẽtrạm trổ tạo điểm nhấn cho sảnphẩm. Chất liệu: Các loại ghế được làm bằng gỗ hương, gỗ gụ, gỗ nghiến, gỗ sồi, gỗ kẹn đệm gỗ, đệm vải nỉ, bọc nhung Bục sân khấu hội trường, bục tượng bác, bục phát biểu sơn PU cao cấp, hộp rèm cho phòng họp, hội thảo Quốc tế, hội trường lớn, phòng làm việc.Sàn gỗ lim, gỗ căm xe, gỗ hương đảm bảo sang trọng và thẩm mỹ.
Các sản phẩm từ sắt, thép sơn tĩnh điện và các sản phẩm chuyên dụng khác bao gồm ghế đôn, ghế gấp và ghế chân tĩnh, được thiết kế đa dạng cho học sinh, sinh viên và giáo viên với nhiều kiểu dáng và kích thước phù hợp với mọi không gian phòng học Sắt đa năng với thiết kế đục lỗ bắt bulong hoặc gài hãm mang lại hiệu quả kinh tế cao, từ các giá để tài liệu, hồ sơ đến giá để đồ đạc trong nhà máy với khả năng chịu tải trọng lớn và độ thẩm mỹ cao Ngoài ra, giường tầng cho sinh viên trong ký túc xá và két bạc chống cháy để bảo quản tiền và hồ sơ quan trọng cũng được cung cấp Các loại tủ sắt đẹp, bền bỉ trong sử dụng, cùng với bàn ghế và thiết bị thí nghiệm được làm từ Granite, Composite, Phenolic - HPL chịu hóa chất, chống mài mòn Đặc biệt, các sản phẩm Inox phục vụ cho trường mầm non, tiểu học, THCS như tum hút mùi, tủ hấp cơm, tủ sấy bát, tủ hấp khăn, tủ cốc, bếp từ công nghiệp, giá phơi khăn và giá xoong nồi cũng rất đa dạng và tiện ích.
Cácloạimáyphụcvụchohoạtđộngcủavănphòngbao gồm các loại máy photocopy nổi tiếng như Ricoh và Xerox, cùng với máy tính từ các thương hiệu hàng đầu thế giới như Compax, Acer, Sony, Elead và Lenovo Ngoài ra, còn có các loại máy scan từ giấy cảm nhiệt đến máy scan sử dụng giấy thường, máy chiếu phục vụ cho giảng dạy và hội thảo, cũng như các thiết bị âm thanh như tăng âm, loa, mixer và micro cho hội thảo, hội trường và giảng dạy.
2.1.3.Sơ đồ bộ máy tổchức
Hình 2-0- 1: Sơ đồ quản lý nhân sự Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại
2 Số nămhoạtđộng : 27 năm (hoạt động từ năm1993).
- Sản xuất, lắp đặt các công trình trường học, văn phòngvàgiađình.
- Sản xuấtvàkinh doanhđồgỗ nội thất.
4 Vốn điều lệ: 28.786.000.000 VNĐ (Hai mươi tám tỷ,bảytrăm tám mươi sáu triệu đồng.)
5 Thịtrường chính: Thị trường nộiđịa.
2.1.4 Kếtquảhoạt độngsảnxuất kinh doanh Công tynăm2018-2020.
Số liệu tài chính 3 năm Năm 1: (2018) Năm 2: (2019) Năm 3: (2020)
Thông tin từ Bảng cân đối kế toán
Tổng tài sản 45.564.160.045 65.807.534.902 96.607.054.826 Tổng nợ phải trả 24.801.395.393 44.975.202.880 65.928.474.320 Giá trị tài sản ròng 20.762.764.652 20.832.332.022 30.678.580.506 Tài sản ngắn hạn 42.220.220.759 62.699.354.423 94.002.420.429 Tổng nợ ngắn hạn 24.801.395.393 44.975.202.880 65.928.474.320 Vốn lưu động 17.418.825.366 17.724.151.543 28.073.946.109
Thông tin từ Báo cáo kết quả kinh doanh
Doanh thu TB hàng năm từ HĐSXKD 74.743.966.839
Kèm theo hồ sơ gồm các tài liệu sau:
+ Báo cáo tài chính năm 2018, 2019, 2020 đã được kiểm toán.
Bảng 2- 1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty năm 2018 – 2020
2.1.5 Ảnh hưởng của dịch Covid-19 đến hoạt độngsảnxuất kinhdoanh.
Theo từng giai đoạn các đợt bùng phát đại dịch Covid-19 tại Việt Nam theo Bộ
Y tế, Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát đã trải qua các giai đoạn bị ảnh hưởng rất nhiều bởi yếu tố đại dịch này.
Từ tháng 01 đến tháng 07/2020, Công ty đã đối mặt với đợt bùng phát đầu tiên của đại dịch Covid-19 Dù tình hình chung của cả nước gặp khó khăn, Công ty vẫn duy trì doanh thu ổn định và hoàn thành các dự án lớn nhỏ tại Hà Nội trong 6 tháng đầu năm 2020.
Giai đoạn từ tháng 07/2020 đến tháng 01/2021, dịch Covid-19 đạt đỉnh điểm, ảnh hưởng lớn đến nhiều dự án vào cuối năm 2020 Trong bối cảnh này, Vĩnh Phát đã gặp không ít khó khăn do khối lượng công việc lớn và một số địa phương triển khai dự án bị khoanh vùng cách ly Tuy nhiên, công ty vẫn hoàn thành tất cả các dự án, ngoại trừ 2 dự án tại huyện Mê Linh liên quan đến gói thầu cung cấp bàn ghế học sinh theo phương thức mua sắm tập trung (đợt 4) 2020, bị ảnh hưởng bởi dịch Covid-19 và tồn đọng đến tháng 02/2021.
Giai đoạn từ tháng 02/2021 đến nay, Vĩnh Phát đã chịu ảnh hưởng nặng nề từ dịch Covid-19, khiến việc quản lý dự án gặp nhiều khó khăn do cách ly và hạn chế di chuyển Các chủ đầu tư chậm giải ngân và không có tạm ứng cho các gói thầu lớn đã làm tình hình tài chính của công ty không ổn định, dẫn đến nhiều lỗ hổng trong quản lý dự án Từ tháng 7/2021, việc cách ly xã hội tại Hà Nội đã khiến hầu hết các dự án phải đình trệ, vật tư và thiết bị không được bàn giao kịp thời, gây khấu hao lớn Sản phẩm nhập khẩu từ nước ngoài bị tắc nghẽn, nhiều nhà máy không thể sản xuất, làm chậm tiến độ cung cấp Doanh thu của công ty chủ yếu đến từ các dự án đã thực hiện từ cuối năm 2020 và đầu năm 2021 Vĩnh Phát không cung cấp mặt hàng gia dụng thiết yếu, khiến các dự án phụ thuộc nhiều vào lắp đặt tại công trình Nguồn nhân lực thuê ngoài cho lắp đặt không thể thực hiện, cùng với chuỗi cung ứng đứt gãy, đã làm đình trệ nhiều dự án Hoạt động quản lý cũng bị ảnh hưởng nặng nề do nhân sự phải làm việc tại nhà và thiếu công cụ hỗ trợ Năm 2022, doanh nghiệp dự định khôi phục sản xuất và mở rộng quy mô dự án để khắc phục tổn thất do Covid-19, điều này đòi hỏi nhiều nỗ lực từ phía công ty.
Thựctrạng công tácquảnlýdự ántại Côngty Cổ phần đầu tư vàthươngmạiVĩnhPhát
2.2.1 Phương thức tiếp cận và tiêu chí đánh giá Phương thức tiếpcận
Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát thực hiện các dự án theo quy trình chặt chẽ, với mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng Những yếu tố quan trọng không thể thiếu trong quá trình này bao gồm
- Mục tiêu & Kỳ vọng: Mục tiêu &Kỳvọng của dự án làgì?
Mục tiêu và kỳ vọng của dự án cần sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan, bao gồm chủ đầu tư và công ty Sau khi trúng thầu hoặc nhận chỉ định thầu, phòng kinh doanh sẽ làm việc sát sao với các bộ phận khác trong công ty để đảm bảo rằng mục tiêu và kỳ vọng của chủ đầu tư được thực hiện một cách hiệu quả, đồng thời phát huy tối đa khả năng của doanh nghiệp trong quá trình triển khai dự án.
- Kế hoạch: Các hoạt động lập kế hoạchvàdựbáo.
Sau khi xác định Mục tiêu và Kỳ vọng, bộ phận kinh doanh sẽ lập kế hoạch dự án, bao gồm việc tổ chức quản lý, thiết lập khung thời gian với các mốc cụ thể và thực hiện dự báo chi phí cho dự án.
- Quy trình: Cách tiếp cận tổng thể đối với tấtcảcác hoạt độngvàquản lýdựán.
Vĩnh Phát đang triển khai dự án nhằm đồng bộ hóa và tiêu chuẩn hóa các quy trình chung của công ty Điều này không chỉ giúp chuẩn hóa công việc chuyên môn của nhân sự mà còn tạo điều kiện thuận lợi để lựa chọn nhân sự tiếp cận đúng đối tượng và thực hiện đúng quy trình mong muốn.
Con người là yếu tố quan trọng trong việc xác định động lực học tập, hợp tác và giao tiếp Sau khi quyết định hình thức tổ chức quản lý, việc lựa chọn và đưa nhân sự vào dự án sẽ được thực hiện để đảm bảo sự thành công của dự án.
Quyền đưa ra quyết định trong dự án được xác định rõ ràng, bao gồm người ra quyết định, biểu đồ và chính sách thực hiện Việc chuẩn hóa quyền hạn của những người này diễn ra trước khi dự án bắt đầu, nhằm đảm bảo quy trình hoạt động hiệu quả và nhất quán.
Tiêu chí đánh giá dự án
Trong 2 năm 2020và2021, công tythựchiện tổng cộng 13 dự án, đạt doanhthu gần
50 tỷ đồng Các dự án đã hoàn thành đasốđạtyêucầu, tạo tiềnđềtốt để doanh nghiệp tiếp tục ghi điểm với các chủ đầutư.
Tuy nhiên xét trên gócđộđánh giá tiêu chí quản lý dự án, tác giả cần đưa ra một số thực trạng dướiđây
- Tiêuchíchấtlượngcôngtrình(sốlượngdựánCôngtythựchiệnđạtchấtlượng trên tổngsốdự án côngtythực hiện ) Công ty có 12/14 dự án đạt chất lượng, đạt tỉ lệ92%.Dựánchưađạtchấtlượngdocóhỏnghóctrongquytrìnhvậnchuyểnvàlắp ráp thiết bị, khiến phải tiến hành tu bổvàthaythế.
Tiêu chí đánh giá số lượng công trình đạt tiêu chuẩn kỹ thuật được xác định dựa trên tỷ lệ dự án của công ty thực hiện thành công Cụ thể, công ty đã có 12/14 dự án đạt chất lượng, tương đương với tỷ lệ 92% Hai dự án chưa đạt yêu cầu do gặp phải hỏng hóc trong quá trình vận chuyển và lắp ráp thiết bị, dẫn đến việc cần phải tu bổ và thay thế.
Tiêu chí hoàn thành dự án theo kế hoạch tiến độ được đánh giá dựa trên tỷ lệ số dự án hoàn thành đúng hạn so với tổng số dự án đã thực hiện Trong số 14 dự án, công ty đã hoàn thành 5 dự án đúng tiến độ, đạt tỷ lệ 38% Tỷ lệ này chịu ảnh hưởng một phần từ dịch Covid-19.
Tiêu chí hoàn thành dự án trong kinh phí cho phép được đánh giá dựa trên số lượng dự án của công ty có giá trị thanh quyết toán nằm trong kế hoạch ngân sách Hiện tại, công ty đã hoàn thành 8/14 dự án, đạt tỷ lệ 52% Một ví dụ điển hình là dự án Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Hoài Đức, với dự toán thiếu hụt gần 7%, buộc dự án phải tính toán lại chi phí và huy động thêm kinh phí để đảm bảo tiến độ thực hiện.
TT Tên hợp đồng Chỉ tiêu kỹ thuật Đúng tiến độ Hoàn thành trong kinh phí
Mua sắm bàn ghế học sinh theo phương thức tập trung (đợt 1) năm
Gói thầu: Mua sắm thiết bịkhôngtập trung thuộc dự án:
Trườngmầm non An KhánhB Đạt Đạt Không Đạt
Cung cấp, lắp đặt thiết bị(Không bao gồm MSTT) thuộc dự án: Xây dựng trường THCS Đông Hội Đạt Đạt Không Đạt
Gói thầu: Mua sắm, lắp đặt thiết bị thuộc dự án:
Sơn Đồng Đạt Không Không Đạt
Mua sắm bàn ghế học sinh theo phương thức tập trung (đợt 2) năm
Cung cấp, lắp đặt thiết bị thông thường thuộc dự án Xây dựng trung tâm mầm non Hoa
Mai, xã Liên Hà Đạt Không Đạt Đạt
Mua sắm bàn ghế học sinh theo phương thức tập trung (đợt 3) năm
Mua sắm bàn ghế học sinh theo phương thức tập trung (đợt 4) năm
Gói thầu04/TS5:Mua sắm bàn ghế học sinh theo phương thức tập trung
(đợt 5) năm 2020 Đạt Không Đạt Đạt
Mua sắm trang thiết bị phục vụ công tácdạyvàhọc trườngTHCSNgu yễn Văn
Huyên Đạt Không Đạt Đạt
Gói thầusố7: Mua sắm thiết bị trường họcthuộc dự án: Cải tạo, nâng cấp trường THPT
MêLinh, huyện MêLinh. Đạt Không Đạt Đạt
Gói thầu04/TS1:Mua sắm bàn ghế học sinh theo phương thức tập trung
(đợt 1) năm 2021 Đạt Không Đạt Đạt
Gói thầu liên quan đến chi phí mua sắm thiết bị cho dự án bổ sung thiết bị dạy học tối thiểu cho lớp 1 tại các trường tiểu học công lập trên địa bàn huyện Hoài Đức Dự án nhằm nâng cao chất lượng giáo dục và đáp ứng nhu cầu học tập của học sinh.
Mua sắm trang thiết bị phục vụ công tácdạyvàhọc trườngTiểu học Dương Liễu A Đạt Không Không Đạt
Bảng 2-2: Các dự án của công ty năm 2020-2021 theo tiêu chí đánh giá
2.2.2 Thực trạng các nội dungquảnlý dự án tại Công tyCổphần đầutư và thương mại VĩnhPhát.
QuảnlýkếhoạchdựánởCôngtyCổphầnđầutưvàthươngmạiVĩnhPhátđược tiến hành thông qua bộ phậndựán Sau khi tham gia hoạt động đấu thầu thànhcông,
BanlãnhđạovàTrưởngbộphậndựánsẽtiếnhànhhọpbànđểlênkếhoạchxúctiến, thực hiện dự án cho công ty.
Kế hoạch sau khi được lên khung sẽ có sự tham gia của Bộ phận Thiết kế và Bộ phận điều vận để tiến hành xúc tiến thực hiện.
2.2.2.2 Quản lý phạm vi dựán
Hoạt động quản lý phạm vi dự án tại Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát thường được kết hợp với quản lý kế hoạch dự án Tất cả nhân sự trong Ban điều hành, Bộ phận dự án, thiết kế và điều vận đều tham gia đóng góp ý kiến và thống nhất thông tin liên quan đến thiết kế, đặc tính và chức năng của sản phẩm cần cho công trình.
Quản lý thời gian là quy trình quan trọng để đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn Tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Vĩnh Phát, ngoài Ban điều hành và Bộ phận dự án, Bộ phận điều vận, Đội công nhân lắp đặt và đội xe cùng với phòng Tài chính sẽ phối hợp đưa ra phương hướng quản lý thời gian dự án, đảm bảo sự thống nhất với chủ đầu tư.
Dự trù vềcác mốcthờigianthựchiện sauđóđược đưalêncác công cụquảnlý dự ánđểtiếnhànhhoạt độngquảnlý,nhắcnhở nhânviên dự ánkhiđếnhạnthựchiện.
2.2.2.4 Quản lý chi phí dựán Đây là nội dung chứa nhiều tồn tại trong hoạt động quản lý dự án của công ty.CôngtyCổphần đầutư vàthươngmạiVĩnh Phátcóhoạt độngquảnlý chiphíđượcthựchiệnchủ yếuquaBộphậnđiềuvậnvàphòngTàichính,tuântheoquytrình sau:
Hình 2-0-2: Nội dung hoạt động quản lý chi phí dự án của Công ty cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát
Hoạt động quản lý chi phí dự án thường gặp khó khăn do thiếu sót trong việc thu thập hoá đơn và giấy tờ cần thiết, dẫn đến việc quản lý chi phí không hiệu quả.
Trong khâu thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư, dự toán, tổng dự toán:
Tình trạng phê duyệt lại nhiều lần hiện nay khá phổ biến đối với các dự án Nguyên nhân chủ quan là do chủ đầu tư muốn triển khai công trình nhưng đã khống chế tổng mức đầu tư để phê duyệt Điều này dẫn đến việc khi chuyển sang giai đoạn đầu tư, phải bổ sung, điều chỉnh nhiều lần, hoặc cắt bớt một số hạng mục, làm giảm giá trị sử dụng công trình và không đảm bảo mục tiêu ban đầu.
