3.2.1.2. Hồn thiện cơng tác quản lý và chun mơn cho đội ngũ các nhân sự quản lý dự án tại công ty
Con người là trung tâm của mọi vấn đề. Để đảm bảo chất lượng công tác quản lý dự án, yêu cầu đội ngũ nhân sự quản lý dự án phải có những kỹ năng cơ bản trong quản lý dự án, đòi hỏi khả năng lập kế hoạch, đánh giá, xem xét, tổng hợp nhạy bén các vấn đề, có kỹ năng ứng dụng các phần mềm hỗ trợ phục vụ cho cơng tác quản lý dự án.
Dự án có thể được định nghĩa là những nỗ lực tạm thời hoặc ngắn hạn được thiết kế để cải thiện quy trình và dẫn đến cải thiện hiệu suất trong một chỉ số hoạt động chính của doanh nghiệp.
Suy cho cùng, điều mà các nhà lãnh đạo doanh nghiệp quan tâm là cải thiện kết quả. Đó là điểm mấu chốt: hiệu suất được cải thiện. Mục tiêu cơ bản này được thực hiện thông qua các dự án, và đặc biệt, thông qua các dự án cải tiến quy trình.
“Cải thiện kết quả” ngụ ý rằng kết quả thực sự được đo lường; do đó, các dự án cải tiến quy trình đều tập trung vào việc cải thiện các chỉ số đo lường chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên, các dự án cải tiến thường khơng thành cơng. Có nhiều lý do khiến
các dự án này thất bại: thiếu tài trợ, các chỉ số được lựa chọn kém, các nhóm khơng làm việc cùng nhau và các đề xuất dựa trên linh cảm thay vì dựa trên dữ liệu và sự kiện. Tuyên bố rằng đã có một cải tiến trong khi trên thực tế, khơng có cải tiến thực sự nào xảy ra cũng khá phổ biến. Những loại vấn đề này khiến các nhà quản lý dự án khó có được sự tín nhiệm và hỗ trợ cho những nỗ lực của dự án trong tương lai.
Tuy nhiên, có năm hành động chính, khi được thực hiện đúng cách, có thể làm tăng đáng kể khả năng một dự án cải tiến quy trình hoạt động sn sẻ và kết thúc với kết quả đột phá.
đó là:
(1) Phát triển mối quan hệ của các bên liên quan (2) Thiết lập các quy tắc cơ bản
(3) Áp dụng các kỹ năng thúc đẩy thích hợp,
(4) Kết hợp các phương pháp luận cải tiến trong dự án (5) Sử dụng các quy trình kiểm tra trong mọi dự án.
Các nhân sự quản lý của công ty ít nhất cần được trang bị những kiến thức cơ bản về quản lý, và không ngừng bị yêu cầu đưa ra các biện pháp cải thiện các vấn đề còn tồn đọng trong quản lý dự án của công ty. Những nhân sự quản lý trình độ cao sẽ giúp cơng ty nhận được nhiều các dự án ngày càng chất lượng, trong khi đó có thể duy trì được các dự án hiện tại ở cơng ty.
Vì lẽ đó một số biện pháp nên được thực hiện như: nâng cao, bồi dưỡng kiến thức, trình độ cho đội ngũ cán bộ, nhân viên; tổ chức những lớp học đào tạo về các lĩnh vực khác nhau như kinh tế, tài chính, pháp luật, kỹ thuật, các chuyên đề về kỹ năng mềm trong quản lý dự án; xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý hiện tại cũng như kế cận trong tương lai; cần có các chính sách ưu đãi nhằm tăng cường trách nhiệm, ý thức trong công việc của mỗi cán bộ, nhân viên; đối với những tổ chức tư vấn và các chuyên gia thuê bên ngoài, cần tạo ra một mơi trường bình đẳng, có những quy định cụ thể nhằm ràng buộc trách nhiệm về kết quả thực hiện dự án đối với các tổ chức tư vấn, chuyên gia.
Cơng ty phải thiết lập một quy trình tuyển dụng và đãi ngộ hợp lý, rõ ràng và công bằng dựa trên năng lực cá nhân, cũng như đào tạo và đào tạo lại định kỳ cho tất cả các nhà quản lý trong mọi lĩnh vực.
Công ty cũng nên xem xét phân giao nhiệm vụ, trách nhiệm rõ ràng, bố trí nhân sự thích hợp, chun mơn phù hợp trong từng mảng công việc, phân rõ trách nhiệm cho từng cá nhân, bộ phận. Bên cạnh đó, cũng cần có những quy chế khen thưởng, xử lý nhất định đối với những trường hợp hồn thành tốt cơng việc cũng như những trường hợp chưa làm tốt nhiệm vụ được phân công nhằm tạo ra một cơ chế quản lý giám sát chặt chẽ trong hoạt động.
3.2.2. Hồn thiện cơng tác quản lý đối với từng nội dung của dự án 3.2.2.1. Hồn thiện cơng tác lập kế hoạch
Công ty cần chủ động phát triển nguồn vốn tự có và huy động vốn tín dụng, giảm bớt sự phụ thuộc vào vốn của nhà đầu tư. Công việc lập kế hoạch tiến độ cần dựa trên kế hoạch giải ngân vốn và kế hoạch cung cấp nguồn lực, cũng như các bản vẽ thiết kế và bản vẽ thi công, cũng như các rủi ro phải được dự báo để đưa ra các giải pháp tốt nhất hoặc các dự án xây dựng thay thế.
Một số hoạt động đánh giá trước khi lập kế hoạch dự án có thể kể đến: - Phân tích ảnh hưởng của các bên liên quan đến thành công của dự án.
- Phân tích mục đích, mong đợi cũng như quyền lực của họ đối với dự án, các tác động mà họ có thể thực hiện cho dự án.
- Phân tích rủi ro của dự án bao gồm các dự kiến rủi ro có thể xảy ra, ước tính tần suất có thể xảy ra rủi ro, đánh giá tác động của rủi ro đến dự án, đề xuất các biện pháp có thể thực hiện để giảm rủi ro.
- Xác định rõ các cơ chế, nguyên tắc chuyển giao kết quả giữa các giai đoạn của dự án để đảm bảo có được tất cả những hỗ trợ cần thiết cho đơn vị thực hiện giai đoạn tiếp theo của dự án.
Trên cơ sở phân tích đó có thể thấy được những khó khăn và lợi ích khi thực hiện dự án để có những chuẩn bị trước nhằm đảm bảo cho dự án thành công.