CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
1.1. Cơ sở lý luận chung về quản lý dự án trong doanh nghiệp
1.1.6. Các mô hình tổ chức quản lý dự án trong doanh nghiệp
Bất kỳ dự án nào cũng có thể được hưởng lợi từ cách tiếp cận quản lý dự án, thường được điều chỉnh cho một loại dự án cụ thể dựa trên quy mơ, tính chất, ngành hoặc lĩnh vực. Ví dụ, ngành xây dựng, tập trung vào việc cung cấp những thứ như tịa
nhà, đường xá và cầu, đã phát triển hình thức quản lý dự án chuyên biệt của riêng mình được gọi là quản lý dự án xây dựng, trong đó các nhà quản lý dự án có thể được đào tạo và cấp chứng chỉ. Ngành công nghệ thông tin cũng đã phát triển hình thức quản lý dự án của riêng mình, được gọi là quản lý dự án CNTT, và chuyên cung cấp các tài sản và dịch vụ kỹ thuật cần thiết để trải qua các giai đoạn quản lý dự án khác nhau với các giai đoạn vòng đời khác nhau như lập kế hoạch, thiết kế, phát triển , thử nghiệm và triển khai. Sự phức tạp của nghiên cứu và phát triển công nghệ sinh học là trọng tâm của quản lý dự án công nghệ sinh học. Nhiều thực tiễn quản lý dự án tiêu chuẩn được áp dụng cho các dự án dịch thuật như một phần của quản lý dự án, mặc dù thực tế là nhiều người coi loại hình quản lý này là một lĩnh vực hồn tồn khác. Có quản lý dự án cơng, bao gồm tất cả các cơng trình cơng cộng của chính phủ, có thể được hồn thành bởi các cơ quan chính phủ hoặc ký hợp đồng với bên thứ ba.
Tất cả các phong cách quản lý dự án đều có chung ba mục tiêu quan trọng: chúng tập trung vào thời gian, chất lượng và chi phí. Các dự án thành cơng được hồn thành đúng thời hạn, trong ngân sách và các tiêu chuẩn chất lượng đã thỏa thuận trước đó.
- Quản lý thời gian dự án liên quan đến việc phân tích và phát triển lịch trình và thời gian hồn thành dự án. Các quy trình quản lý thời gian được chính thức hóa cung cấp một vùng đệm cho những thứ như rào cản khơng mong muốn và tiến trình dự án bị đánh giá sai.
- Quản lý chất lượng dự án là quá trình liên tục đo lường chất lượng của tất cả các hoạt động và thực hiện hành động khắc phục cho đến khi đạt được chất lượng mong muốn.
- Quản lý chi phí trong quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, ước tính, lập ngân sách và kiểm sốt chi phí của dự án. Các quy trình quản lý chi phí được áp dụng để giúp các nhóm dự án lập kế hoạch và kiểm sốt ngân sách trong suốt vịng đời của dự án.
Các nhà quản lý dự án phát triển và áp dụng các mẫu lặp lại cụ thể cho ngành mà họ đang giải quyết cho từng loại hình quản lý dự án. Điều này cho phép các kế hoạch dự án cực kỳ kỹ lưỡng và có khả năng lặp lại cao, với mục tiêu cụ thể là tăng chất lượng, giảm chi phí giao hàng và rút ngắn thời gian hồn thành dự án.
1.1.6.1. Tiêu chí lựa chọn mơ hình quản lý
Nhiều yếu tố được các doanh nghiệp cân nhắc khi quyết định sử dụng mơ hình quản lý nào cho một dự án. Các yếu tố được đánh giá đầy đủ sẽ cho phép dự án hồn thành nhanh chóng và đạt hiệu quả như mong muốn. Những yếu tố cơ bản thường được đánh giá đó là:
- Căn cứ trên tính chất dự án
Trước hết, điều quan trọng là phải xác định xem đây là dự án đầu tư mới, dự án cải tạo hay mở rộng. Với các dự án đầu tư mới, mơ hình quản lý khá cao. Vì đây là những dự án lần đầu tiên được thực hiện. Mặc dù thực tế là đã có sẵn dự báo rủi ro và lập kế hoạch dự phịng. Mặt khác, những bất trắc khơng lường trước được là điều khó tránh khỏi.
Các yêu cầu đối với mơ hình quản lý dự án đơn giản hơn trong trường hợp các dự án chỉ là dự án cải tạo hoặc mở rộng. Các mơ hình có thể được quản lý theo cách giống như các phần phụ thuộc.
- Quy mô dự án là yếu tố xác định mơ hình
Trong mơ hình quản lý dự án, quy mơ dự án ảnh hưởng đến chun mơn hóa. Các dự án quy mơ nhỏ có thể lựa chọn phong cách quản lý đơn giản. Tuy nhiên, khả năng chun mơn hóa q trình quản lý được yêu cầu chặt chẽ hơn đối với các dự án quy mơ lớn.
Mặt khác, doanh nghiệp có thể triển khai nhiều dự án cùng lúc trong quá trình hoạt động kinh doanh bình thường. Do đó, các doanh nghiệp phải xem xét mức độ quan trọng của từng dự án để xác định dự án nào cần được ưu tiên.
- Quan hệ sở hữu vốn tác động đến việc lựa chọn mơ hình quản lý
Nguồn gốc của nhà đầu tư sẽ quyết định quan hệ sở hữu vốn của một dự án. Nếu dự án sử dụng tồn bộ vốn nhà nước thì mơ hình quản lý dự án sẽ là mơ hình quản lý của doanh nghiệp nhà nước.
Mơ hình quản lý sẽ do cổ đơng quyết định trong trường hợp dự án huy động vốn thơng qua hình thức vốn cổ phần. Q trình xây dựng mơ hình quản lý nhằm bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư đồng thời đảm bảo hiệu quả của dự án.
- Mơ hình chủ đầu tư trực tiếp chọn người quản lý
Chủ đầu tư sẽ có hai lựa chọn theo mơ hình này là tự quản lý dự án hoặc thành lập ban quản trị. Nếu chủ dự án lựa chọn tự quản lý, toàn bộ quá trình thực hiện dự án, bao gồm cả sản xuất và lắp đặt thiết bị, đều phải chịu trách nhiệm pháp lý.
Tất cả các nhiệm vụ được giao cho ban quản lý dự án khi chủ dự án quyết định tạo một. Thơng thường, mơ hình có các u cầu kỹ thuật đơn giản và chủ dự án đáp ứng các yêu cầu về chun mơn sẽ sử dụng mơ hình này. Mơ hình này phù hợp nhất với các dự án quy mơ nhỏ.
- Mơ hình có chủ nhiệm điều hành dự án
Chủ đầu tư giao lại quyền quản lý cho nhóm quản lý dự án theo mơ hình này. Chủ đầu tư có thể thuê tổ chức có năng lực trong trường hợp khơng có Ban quản lý dự án. Trước khi người được thuê để quản lý dự án có thể bắt đầu cơng việc quản lý, người có thẩm quyền quyết định phải phê duyệt dự án.
- Quản lý theo mơ hình chìa khóa trao tay
Người quản lý dự án trong mơ hình quản lý chìa khóa trao tay khơng chỉ điều hành và giám sát các hoạt động của dự án mà cịn có tồn quyền quyết định đối với dự án đầu tư. Khi chủ đầu tư dự án được phép tổ chức đấu thầu thì sử dụng hình thức này. Chủ dự án lựa chọn nhà thầu làm tổng thầu tồn bộ dự án thơng qua hình thức đấu thầu.
Sau khi trúng thầu, nhà thầu sẽ hoàn thành tất cả các khâu, bao gồm thiết kế, mua vật tư, xây dựng dự án cho đến khi cơng trình chuẩn bị đi vào hoạt động. Tổng thầu không bắt buộc phải thực hiện tất cả các bước trên, nhưng có thể giao một số cơng việc cho các nhà thầu phụ.
Chỉ các dự án nhóm C mới được phép sử dụng mơ hình chìa khóa trao tay khi sử dụng vốn ngân sách nhà nước hoặc vốn tín dụng ban đầu được nhà nước bảo lãnh.
Các trường hợp khác muốn sử dụng mơ hình quản lý dự án chìa khóa trao tay phải xin phép chính phủ. Khi nhà thầu hồn thành và đưa cơng trình vào sử dụng, chủ đầu tư phải có trách nhiệm nghiệm thu, bàn giao cơng trình.
Khi chủ đầu tư có đủ năng lực để xây dựng cơng trình thì sử dụng hình thức tự thực hiện. Hình thức này chỉ dành cho các dự án có vốn pháp định của nhà đầu tư.
Vốn vay, vốn tự có và vốn huy động từ các nguồn hợp pháp khác đều là ví dụ về các nguồn vốn hợp pháp. Khi thực hiện dự án, chủ đầu tư phải giám sát chặt chẽ việc mua thiết bị, vật tư, thi cơng, giám sát q trình thi cơng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về dự án.
- Mơ hình theo chức năng dự án
Khi quản lý dự án theo chức năng, dự án đầu tư sẽ được giao cho một phòng chức năng cụ thể trong cơ cấu tổng thể dự án dựa trên tính chất của dự án. Các thành viên từ các bộ phận khác nhau được huy động để điều hành dự án trong quá trình quản lý dự án. Khi nói đến việc thực hiện dự án, mỗi thành viên trong nhóm sẽ chịu trách nhiệm về lĩnh vực chuyên môn của họ.
Khi sử dụng phương pháp quản lý này, bộ phận chức năng của dự án chỉ được yêu cầu quản lý dự án về mặt hành chính. Các cán bộ, chuyên viên của các bộ phận khác giải quyết các công việc khác của dự án.
Các thành viên sẽ trở lại các bộ phận tương ứng của họ sau khi dự án hoàn thành. Để tận dụng tối đa chuyên môn và kinh nghiệm của các chuyên gia, một chuyên gia có thể làm việc trên nhiều dự án cùng một lúc.
Mặt khác, việc sử dụng nhiều chuyên viên từ các bộ phận khác nhau dẫn đến tình trạng các thành viên chỉ tập trung hồn thành cơng việc của mình là điều bất cập. Khi có vấn đề với một dự án, hầu như khơng ai có trách nhiệm giải quyết chúng ngay lập tức.
Phương thức tổ chức và quản lý này không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng nên không được quan tâm. Điều này có thể khiến dự án bị trì hỗn và kết quả khơng như mong đợi.
- Mơ hình quản lý dự án chuyên trách
Thành viên của các bộ phận ban đầu vẫn là thành viên của mơ hình quản lý chức năng, ngay cả khi họ tham gia vào dự án. Tuy nhiên, khi các thành viên dự án được quản lý toàn thời gian, họ sẽ khơng cịn được giao cho các chức năng chuyên môn nữa.
Lúc này, các thành viên sẽ là thành viên của dự án và sẽ giúp điều hành dự án khi cần thiết. Các thành viên hoàn toàn tập trung vào dự án nên khi có biến động thị trường, họ có thể xử lý các tình huống một cách linh hoạt. Người quản lý dự án sẽ hướng dẫn trực tiếp cho từng thành viên trong nhóm. Tại thời điểm này, mỗi thành viên trong nhóm có trách nhiệm với nhiều công việc chung của dự án hơn. Hiệu quả công việc và giao tiếp cũng được tăng lên.
Một điều cần cân nhắc khi quyết định chọn mô hình quản lý tồn thời gian là khả năng lãng phí nguồn nhân lực. Khi chủ đầu tư thực hiện đồng thời nhiều dự án tại nhiều địa điểm, cần bố trí số lượng nhân sự cho từng dự án một cách hợp lý, tránh trường hợp dự án quá nhiều hoặc quá ít.
1.1.6.3. Một số các công cụ quản lý dự án trong doanh nghiệp.
Công cụ quản lý dự án là nội dung cực kỳ quan trọng được các doanh nghiệp rất chú trọng. Các cơng cụ này quyết định đến tính hiệu quả trong q trình quản lý dự án nói chung và kết quả của dự án nói riêng.
Các cơng cụ quản lý dự án có thể bao gồm các tính năng sau:
- Lập kế hoạch / lập lịch: Các công cụ quản lý dự án cho phép lập kế hoạch và ủy quyền công việc ở một nơi với các nhiệm vụ, công việc phụ, thư mục, mẫu, quy trình làm việc và lịch.
- Cộng tác: giao nhiệm vụ, thêm nhận xét, sắp xếp trang tổng quan và bằng chứng hoặc phê duyệt các thay đổi.
- Tài liệu: Tránh các tệp bị thiếu hoặc lỗi thời với các tính năng quản lý tệp cho phép chỉnh sửa, tạo phiên bản và lưu trữ tệp.
- Đánh giá: Theo dõi và đánh giá năng suất và tăng trưởng thông qua quản lý tài nguyên và báo cáo.
Một số cơng cụ có thể kể đến: Cơ cấu phân tách công việc; Sơ đồ mạng PERT/CPM: Biểu đồ GANTT.