I. MỤC ĐÍCH Chuẩn hóa công tác trình bày văn bản trong Công ty Nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác soạn thảo văn bản. Nâng cao giá trị bộ nhận diện thương hiệu cua II. PHẠM VI ÁP DỤNG Quy định áp dụng cho tất cả cán bộ nhân viên toàn công ty và các chi nhánh của Công ty Cổ phần ABC. III. ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ VIẾT TẮT Công ty: Công ty CP ABC CBNV: Cán bộ nhân viên Công ty. GD: Giam doc Cong ty IV. NỘI DUNG 1. Kieu trinh bay va dinh le van ban: a. Kiểu chữ và kích thước chữ: Thông thường, văn bản hành chính được soạn thảo bằng Font chữ Times New Roman – kích thước 12 b. Khổ giấy và cách trình bày: Thông thường, văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (bản in theo chiều dài – portrait; trừ một số bảng biểu cần trình bày theo chiều rộng trang giấy landscape). c. Định lề văn bản (khổ A4): Thông thường, văn bản hành chính được định lề như sau: Lề trên : 1.5 2cm; Lề dưới : 1.5 2cm; Lề trái : 2 3,5cm; Lề phải :1,5 2cm. 2. Ky thuat trinh bay van ban: Thể thức một văn bản nói chung bao giờ cũng có 8 yếu tố chính như sau: (1) TIÊU ĐỀ VĂN BẢN: Quốc hiệu: Chữ in hoa, đậm, đứng, cỡ chữ 12 13 Ví dụ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Tiêu ngữ: Chữ in thường, đậm, đứng, cỡ chữ 13 14; đi từng cặp có nét gạch nối, chữ cái đầu mỗi cặp được viết hoa; có một đường kẻ ngang bên dưới (không sử dụng underline, xem mẫu) bắt đầu từ chữ “Đ” của “Độc” đến chữ “c” của “phúc”. Ví dụ: Độc lập – Tự do – Hạnh phúc (2) TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH Vị trí: Trên cùng, bên trái, ngang tiêu đề văn bản Đối với tên đơn vị chủ quản (cấp trên trực tiếp): Chữ in hoa, đứng, không đậm, cỡ chữ 12 13.
QUY ĐỊNH VỀ CÁCH TRÌNH BÀY VĂN BẢN Ký hiệu : S&C_QĐ10.NS Phiên bản: 02 Ngày hiệu lực: Soạn thảo: Xem xét: Phê duyệt: Họ tên: Ngày: Họ tên: Ngày: Họ tên: Ngày: I MỤC ĐÍCH - Chuẩn hóa cơng tác trình bày văn Cơng ty - Nâng cao tính chun nghiệp cơng tác soạn thảo văn - Nâng cao giá trị nhận diện thương hiệu cua II PHẠM VI ÁP DỤNG Quy định áp dụng cho tất cán nhân viên tồn cơng ty chi nhánh Công ty Cổ phần ABC III ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ VIẾT TẮT Công ty: Công ty CP ABC CBNV: Cán nhân viên Công ty GD: Giam doc Cong ty IV NỘI DUNG Kieu trinh bay va dinh le van ban: a Kiểu chữ kích thước chữ: Thơng thường, văn hành soạn thảo Font chữ Times New Roman – kích thước 12 b Khổ giấy cách trình bày: Thơng thường, văn hành trình bày khổ giấy A4 (bản in theo chiều dài – portrait; trừ số bảng biểu cần trình bày theo chiều rộng trang giấy - landscape) c Định lề văn (khổ A4): Thơng thường, văn hành định lề sau: - Lề : 1.5 2cm; - Lề : 1.5 2cm; - Lề trái : 3,5cm; - Lề phải :1,5 2cm Ky thuat trinh bay van ban: Thể thức văn nói chung có yếu tố sau: (2) (1) (3) (4) (5) (6) / * Nơi nhận: (8) - Như - Lưu: HCNS, KHTH * THẨM QUYỀN * (7) Họ tên (1) TIÊU ĐỀ VĂN BẢN: - Quốc hiệu: Chữ in hoa, đậm, đứng, cỡ chữ 12 13 Ví dụ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM - Tiêu ngữ: Chữ in thường, đậm, đứng, cỡ chữ 13 14; cặp có nét gạch nối, chữ đầu cặp viết hoa; có đường kẻ ngang bên (không sử dụng underline, xem mẫu) chữ “Đ” “Độc” đến chữ “c” “phúc” Ví dụ: Độc lập – Tự – Hạnh phúc (2) TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH - Vị trí: Trên cùng, bên trái, ngang tiêu đề văn - Đối với tên đơn vị chủ quản (cấp trực tiếp): Chữ in hoa, đứng, không đậm, cỡ chữ 12 13 Ví dụ: CƠNG TY CỔ PHẦN ABC - Đối với tên đơn vị ban hành văn bản: chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ 12 13 Ví dụ: CHI NHÁNH CƠNG TY CỔ PHẦN ABC • Dưới đơn vị ban hành văn có đường kẻ (khơng sử dụng underline, xem mẫu) cân đối, có độ dài từ 1/3 1/2 độ dài dòng chữ Ví dụ: PHỊNG KHÁM CHUN KHOA PHẪU THUẬT THẨM MỸ • Ghi chú: Không sử dụng cấp nội dung này, ví dụ: SAI (1) CTY CP ABC PHỊNG KHÁM CK PTTM ĐÚNG (2) CTY CP ABC PHÒNG KHÁM CK PTTM PHỊNG HCNS Phải phân biệt “cấp” “dịng”: Như cấp, dòng; hai cấp, dịng Tuy nhiên có số trường hợp nhiều dòng cấp (tên dài cần ngắt đoạn), ví dụ: ĐÚNG ĐÚNG LIÊN HIỆP CÁC HỘI KHOA HỌC CÔNG TY CỔ PHẦN ABC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM PHÒNG KHÀM CHUYÊN KHOA TRUNG TÂM DỊCH VỤ CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ TIN HỌC PHẪU THUẬT THẨM MỸ (3) SỐ / KÝ HIỆU: - Số: Là số thứ tự kể từ văn ban hành “Số” trình bày chữ in thường, đứng, không đậm, cỡ chữ 12; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:) - Ký hiệu: Là ký tự viết tắt tên loại văn quan ban hành Ký hiệu trình bày chữ in hoa, đứng, không đậm, cỡ chữ 12 - Giữa Số Ký hiệu ngăn cách với dấu gạch chéo (/); sau ký hiệu có thêm số ký tự (để rõ phịng ban chi tiết hơn) phải sử dụng dấu gạch nối (-) không cách chữ (không nhấn nút “space”) Trong Công ty nên thống loại ký hiệu, ví dụ: • Với văn hành Quyết định, Báo cáo, Thông báo: “Tên văn bản-tên công ty viết tắt” Ví dụ: Số: 20/QĐ-S&C; Số: 30/BC-S&C • Với số văn cần ghi nhận số thứ tự ngày tháng năm phát hành Hợp đồng, cách đặt tên sau: “Số thứ tự/năm ban hành/Loại hợp đồng viết tắt – S&C” Ví dụ: Số 270/2017/HĐLD-S&C (Hợp đồng lao động số 270 năm 2017) Số 271/2017/HĐBTG-S&C (Hợp đồng lao động bán thời gian số 271 năm 2017) Số 111/2017/HĐDV-S&C (Hợp đồng dịch vụ số 111 năm 2017) (4) ĐỊA DANH VÀ NGÀY-THÁNG-NĂM BAN HÀNH VĂN BẢN - Đặt tiêu đề văn - Được trình bày chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ 12 13; sau địa danh có dấu phẩy - Quy tắc ghi: • • • Với doanh nghiệp: Ghi theo dịa danh tỉnh, thành Vd: Tp HCM… Với quan hành chính: Ghi theo quận, huyện Vd: quận 1… Lưu ý: Không ghi: Thủ đô Hà Nội, ngày… mà ghi: Hà Nội, ngày… Không ghi: HCM, ngày… - mà ghi: Tp HCM, ngày… Với văn Công ty: ngày ban hành ngày văn có hiệu lực (5) TÊN LOẠI VÀ TRÍCH YẾU NỘI DUNG VĂN BẢN - Được đặt cân đối dịng - Tên loại văn bản: Được trình bày chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ 12 13 Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH, TỜ TRÌNH, BÁO CÁO, THƠNG BÁO… - Trích yếu nội dung: Là câu ghi tóm tắt nội dung văn Có trường hợp: • Đối với văn có tên (đọc tên) Quyết Định, Thông Báo, Báo Cáo, Thư Mời, Giấy đường… trình bày bằng: + Chữ in thường, đứng, đậm, cỡ chữ 12; + Trích yếu nằm tên gọi văn bản; + Bên trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền (khơng sử dụng underline, xem mẫu) dài 1/3 1/2 độ dài dịng, cân đối giữa; + Ghi đầy đủ chữ “Về việc” (không ghi tắt V/v) sau chữ khơng có dấu hai chấm (:) Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH Về việc bổ nhiệm nhân • Đối với cơng văn hành chính, trình bày bằng: + Chữ in thường, đứng, không đậm, cỡ chữ 12; + Trích yếu đặt số ký hiệu văn bản; + Khơng có đường kẻ ngang bên trích yếu; + Được ghi tắt chữ V/v (Về việc); sau chữ khơng có dấu hai chấm (:), ví dụ: Ví dụ: Số : /S&C(1) V/v (2) …… - Tp Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2017 Phần Kính gửi: Chữ “Kính gui”: in thường, đứng, đậm, cỡ chữ 12 Sau chữ “Kính gui” có dấu hai chấm (:); nội dung liền sau dấu chấm trình bày chữ in thường, đứng, khơng đậm, cỡ chữ 13 • Nếu cơng văn gửi địa chỉ, ví dụ: Kính gửi: Ơng Nguyễn Văn A kết thúc câu dấu chấm hết (.) • Nếu cơng văn gởi hai đơn vị trở lên, ví dụ: Kính gửi: (để trống) xuống hàng gạch đầu hàng - Cục Quản lý khám chữa bệnh - Bộ Y tế; dấu chấm phẩy - Sở Y tế Thành phố Hồ Chí Minh sử dụng dấu chấm hết (6) NỘI DUNG CỦA VĂN BẢN - Nội dung văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 12 13; sau xuống dòng, chữ đầu dòng nhấn “tab” để lùi vào khoảng 1,27cm; khoảng cách đoạn văn tối thiểu 6pt; khoảng cách dòng thường chọn “single line spacing” - Đối với văn có phần pháp lý để ban hành sau phải xuống dịng, cuối dịng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối kết thúc dấu phẩy (,) - Nội dung văn hành viết hai kiểu văn: văn điều khoản văn xi pháp luật • Văn điều khoản (Quy chế, Quy định…): Chương I trình bày chữ thường, đậm, đứng, cỡ chữ 14; số La Mã QUY ĐỊNH CHUNG trình bày chữ in hoa, đậm, đứng, cỡ chữ 14 Lưu ý: Trong Chương (I, II, III…) phải có Điều (Điều 1, Điều 2,…); Điều có Khoản (1, 2, 3…); Khoản có Điểm (a, b, c…), ví dụ: Chương : Chương I Tên chương : QUY ĐỊNH CHUNG Điều : Điều …… (Chữ “Điều” in thường, đứng, đậm) Khoản : …………… (Sau “Khoản” dấu chấm) Điểm : a) …………… • Văn xuôi pháp luật: Nội dung chia thành mục; mục ký hiệu số Ả Rập sau mục dấu chấm Ví dụ: THƠNG BÁO Về việc…………… Tổng Giám Đốc yêu cầu đơn vị……thực nhiệm vụ sau: ……………… a)……………… (7) CHỮ KÝ VÀ ĐÓNG DẤU (chức vụ, họ tên, chữ ký người có thẩm quyền) - Chữ ký: Ln ký mực xanh khó phai, nhịe • Thành phần chữ ký: Thẩm quyền in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ 12 Chức vụ Chữ ký Họ tên in thường, đứng, đậm, cỡ chữ 12 Lưu ý: Luật quy định không đưa học hàm, học vị vào trước tên người ký, riêng đơn vị nghiên cứu, trường học, bệnh viện… số trường hợp đưa vào Ngoài ra, với dấu khắc sẵn tên phải kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ, không in nghiêng (trong trường hợp in nghiêng nên sử dụng nội cơng ty) • Các hình thức ký: Chứng thực, TM (thay mặt), TL (thừa lệnh), Trực tiếp, Ký thay (KT), Quyền (Q), ký Thừa ủy quyền (TUQ)… Ví dụ: KT TỔNG GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC Lê Mạc Thuấn Ký tắt (hoặc ký Giám đốc/Giám đốc trình TGĐ - GĐ ký) nháy, nhiều chữ ký nháy vào văn (phịng hành chính) (khoa phịng chun nháy): Ký tham mưu cho Tổng (kiểm tra văn trước Thơng thường có chữ ký có cao bản: 1) Để kiểm tra hình thức 2) Để kiểm tra nội dung mơn) Có vị trí ký nháy: (1) góc phải “Thẩm quyền”; (2) chữ cuối nội dung văn (Mục 6), biểu thị cho chấm hết nội dung; (3) ký cuối Mục (sau dòng cuối “Lưu VTLT”) xem dấu * sơ đồ yếu tố bên - Đóng dấu: Ngay ngắn; rõ ràng; tương đương với thể thức đề ký; trùm 1/3 bên trái chữ ký (8) NƠI NHẬN VĂN BẢN Chữ “Nơi nhận” thường trình bày chữ in thường, nghiêng, đậm, cỡ chữ 12; phía sau có dấu hai chấm (:) thường xuống hàng so với phần “Thẩm quyền” (trong trường hợp văn cá biệt, có q nhiều nơi nhận cần canh chỉnh lại cao thấp hơn, điều chỉnh số nội dung cho đẹp hình thức) Ví dụ: Nơi nhận: - in thường, nghiêng, đậm, size 12 - Cục Khám chữa bệnh – BYT; in thường, đứng, size 11 - Sở Y tế TPHCM; - Lưu: HCNS, KHTH Ghi chú: - Sau gạch đầu hàng phần “Nơi nhận” phải có dấu chấm phẩy (;), gạch đầu hàng cuối có dấu chấm hết (.) cuối câu (thường từ “Lưu:… ” cuối cùng) - Văn làm dành cho đối tượng thi hành, gởi cho đối tượng để thực hay để tham khảo… cách ghi: SAI Nơi nhận: ĐÚNG Nơi nhận: - Gởi: Ban Giám dốc – để báo cáo; Không nên ghi - Ban Giám đốc; - Gởi: Phòng KHTH – để tham khảo; - Lưu: HCNS - Phòng KHTH; - Lưu: HCNS Nếu văn có nhiều điều, nhiều đối tượng… nên ghi theo kiểu: ĐÚNG Nơi nhận: Nơi nhận: - Các khoa phòng; - Như Điều (hoặc Như trên); - Lưu: HCNS… - Lưu: HCNS… Nơi nhận: - ĐÚNG Ban Giám đốc; Các phòng ban; Các chi nhánh Lưu HCNS ... nên thống loại ký hiệu, ví dụ: • Với văn hành Quy? ??t định, Báo cáo, Thơng báo: “Tên văn bản- tên cơng ty viết tắt” Ví dụ: Số: 20/QĐ-S&C; Số: 30/BC-S&C • Với số văn cần ghi nhận số thứ tự ngày tháng... ngày… - mà ghi: Tp HCM, ngày… Với văn Công ty: ngày ban hành ngày văn có hiệu lực (5) TÊN LOẠI VÀ TRÍCH YẾU NỘI DUNG VĂN BẢN - Được đặt cân đối dòng - Tên loại văn bản: Được trình bày chữ in hoa,... cỡ chữ 12 13 Ví dụ: QUY? ??T ĐỊNH, TỜ TRÌNH, BÁO CÁO, THƠNG BÁO… - Trích yếu nội dung: Là câu ghi tóm tắt nội dung văn Có trường hợp: • Đối với văn có tên (đọc tên) Quy? ??t Định, Thơng Báo, Báo Cáo,