QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

I. MỤC ĐÍCH Nhằm hướng đến môi trường làm việc chuyên nghiệp, quản lý và kiểm soát tốt việc đóng dấu các văn bản, hồ sơ, giấy tờ của Công ty một cách có hệ thống. II. PHẠM VI ÁP DỤNG Quy định này áp dụng đối với tất cả các phòng ban thuộc Công ty Cổ phần ABC Skincare Clinic. III. TRÁCH NHIỆM Tất cả các cá nhân, phòng ban trong Công ty có trách nhiệm thực hiện theo quy định này. IV. ĐỊNH NGHĨA Công ty: Công Ty Cổ Phần ABC . GĐ: Giám đốc Công ty. BGĐ: Ban Giám đốc CBNV: Cán bộ nhân viên khối văn phòng và các chi nhánh Công Ty Cổ Phần ABC dưới bất cứ hình thức hợp đồng nào. V. NỘI DUNG 1. Con dấu Công ty phải để trong tủ có khóa đặt tại Văn phòng chính của Công ty, do một nhân viên HCNS chịu trách nhiệm bảo quản và kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng con dấu. 2. Tuyệt đối không được mang con dấu ra khỏi Công ty nếu không cần thiết. Tuy nhiên, khi cần giải quyết việc đóng dấu ở bên ngoài Công ty theo yêu cầu của Ban Giám đốc hay tính chất công việc thì cần có giấy xác nhận của Giám đốc công ty (chấp nhận việc xác nhận qua email, tin nhắn nhưng phải bổ sung giấy xác nhận ngay khi trả lại con dấu) theo mẫu QĐ.NS02_BM01 3. Nhân viên HCNS được giao bảo quản và quản lý việc sử dụng con dấu phải là người có trách nhiệm, cẩn thận, đáng tin cậy, có trình độ chuyên môn về văn thư lưu trữ và phải thực hiện đúng các yêu cầu sau: Luôn cất con dấu trong tủ và khóa tủ cẩn thận. Không được giao con dấu cho người khác quản lý và sử dụng khi chưa được phép từ Trưởng phòng HCNS. Khi nhân viên này có nhu cầu nghỉ phép, nghỉ việc riêng, phải làm bàn giao cho người được chỉ định từ Trưởng Phòng HCNS. Nhân viên HCNS được giao giữ con dấu cần phải đọc qua nội dung văn bản cần đóng dấu, kiểm tra mẫu chữ ký, quyền hạn ký từng loại văn bản (chỉ có chữ ký của Giám đốc hoặc người được Giám đốc ủy quyền, ký thay, thừa lệnh) và tự tay đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ gửi đến từ các cá nhân hay phòng ban khác. Tuyệt đối không được đóng dấu khống (đóng dấu khi chưa có chữ ký). Tuyệt đối không được sử dụng con dấu hoặc cấu kết sử dụng con dấu để thực hiện những hoạt động phạm pháp, trái với quy định của Công ty và pháp luật. Khi đóng dấu: + Luôn kiểm tra màu mực trước khi đóng dấu; + Luôn để con dấu đúng chiều, đóng đủ mạnh để hình dáng con dấu trên văn bản được rõ rang đầy đủ ngay ngắn; + Luôn đóng dấu trùm 13 chiều dài chữ ký từ bên tay trái; + Luôn đóng giáp lai nếu văn bản có từ 2 trang trở lên; + Luôn đóng dấu treo ngay góc bên trái trang bìa và đóng trùm lên một phần tên của Công ty. Cần photo lại trang đầu tiên và trang cuối có chữ ký của văn bản để lưu trữ; đồng thời có sổ theo dõi, ghi chép việc sử dụng con dấu của các cá nhân và phòng ban. VI. TỔ CHỨC THỰC HIỆN: Quy định này có hiệu lực từ ngày ký. Quy định này là một trong những căn cứ dùng để kiểm soát và xử lý kỷ luật trong việc quản lý và sử dụng con dấu tại Công ty. Tùy theo mức độ vi phạm cá nhân hoặc phòng ban sẽ bị xử lý theo quy định của Công ty hoặc cao hơn là theo quy định của Nhà nước. VII. BIỂU MẪU: STT Tên văn bản Ký hiệu Nơi lưu trữ 01 Giấy đề nghị mượn con dấu QĐ.NS02_BM01 Phòng HCNS 02 Sổ theo dõi việc sử dụng con dấu QĐ.NS02_BM02 Phòng HCNS Nơi nhận: Ban Giám đốc; Các phòng ban; Lưu HCN

QUY ĐỊNH VỀ VIỆC QUẢN Ký hiệu : S&C_QĐ02.NS Phiên bản: 02 LÝ VÀ SỬ DỤNG CON Ngày hiệu lực: DẤU CÔNG TY Soạn thảo: Xem xét: Phê duyệt: Họ tên: Ngày: Họ tên: Ngày: Họ tên: Ngày: I MỤC ĐÍCH Nhằm hướng đến mơi trường làm việc chun nghiệp, quản lý kiểm sốt tốt việc đóng dấu văn bản, hồ sơ, giấy tờ Công ty cách có hệ thống II PHẠM VI ÁP DỤNG Quy định áp dụng tất phòng ban thuộc Công ty Cổ phần ABC Skincare & Clinic III TRÁCH NHIỆM Tất cá nhân, phòng ban Cơng ty có trách nhiệm thực theo quy định IV ĐỊNH NGHĨA - Công ty: Công Ty Cổ Phần ABC - GĐ: Giám đốc Công ty - BGĐ: Ban Giám đốc - CBNV: Cán nhân viên khối văn phịng chi nhánh Cơng Ty Cổ Phần ABC hình thức hợp đồng V NỘI DUNG Con dấu Công ty phải để tủ có khóa đặt Văn phịng Công ty, nhân viên HCNS chịu trách nhiệm bảo quản kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng dấu Tuyệt đối không mang dấu khỏi Công ty không cần thiết Tuy nhiên, cần giải việc đóng dấu bên ngồi Cơng ty theo u cầu Ban Giám đốc hay tính chất cơng việc cần có giấy xác nhận Giám đốc công ty (chấp nhận việc xác nhận qua email, tin nhắn phải bổ sung giấy xác nhận trả lại dấu) theo mẫu QĐ.NS02_BM01 Nhân viên HCNS giao bảo quản quản lý việc sử dụng dấu phải người có trách nhiệm, cẩn thận, đáng tin cậy, có trình độ chuyên môn văn thư lưu trữ phải thực yêu cầu sau: - Luôn cất dấu tủ khóa tủ cẩn thận - Không giao dấu cho người khác quản lý sử dụng chưa phép từ Trưởng phòng HCNS - Khi nhân viên có nhu cầu nghỉ phép, nghỉ việc riêng, phải làm bàn giao cho người định từ Trưởng Phòng HCNS Trang - Nhân viên HCNS giao giữ dấu cần phải đọc qua nội dung văn cần đóng dấu, kiểm tra mẫu chữ ký, quyền hạn ký loại văn (chỉ có chữ ký Giám đốc người Giám đốc ủy quyền, ký thay, thừa lệnh) tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ gửi đến từ cá nhân hay phòng ban khác Tuyệt đối khơng đóng dấu khống (đóng dấu chưa có chữ ký) - Tuyệt đối khơng sử dụng dấu cấu kết sử dụng dấu để thực hoạt động phạm pháp, trái với quy định Công ty pháp luật - Khi đóng dấu: + Ln kiểm tra màu mực trước đóng dấu; + Ln để dấu chiều, đóng đủ mạnh để hình dáng dấu văn rõ rang - đầy đủ - ngắn; + Ln đóng dấu trùm 1/3 chiều dài chữ ký từ bên tay trái; + Ln đóng giáp lai văn có từ trang trở lên; + Ln đóng dấu treo góc bên trái trang bìa đóng trùm lên phần tên Công ty - Cần photo lại trang trang cuối có chữ ký văn để lưu trữ; đồng thời có sổ theo dõi, ghi chép việc sử dụng dấu cá nhân phòng ban VI TỔ CHỨC THỰC HIỆN: - Quy định có hiệu lực từ ngày ký - Quy định dùng để kiểm soát xử lý kỷ luật việc quản lý sử dụng dấu Công ty Tùy theo mức độ vi phạm cá nhân phòng ban bị xử lý theo quy định Công ty cao theo quy định Nhà nước VII BIỂU MẪU: STT Tên văn Ký hiệu Nơi lưu trữ 01 Giấy đề nghị mượn dấu QĐ.NS02_BM01 Phòng HCNS 02 Sổ theo dõi việc sử dụng dấu QĐ.NS02_BM02 Phòng HCNS Nơi nhận: - Ban Giám đốc; Các phòng ban; Lưu HCNS GIẤY ĐỀ NGHỊ MƯỢN & SỬ DỤNG CON DẤU , ngày tháng năm 20 Họ tên người mượn: Chức vụ Phòng ban/ Bộ phận: Mục đích mượn: Ngày mượn: Trang Ngày trả: Giám đốc (ký, ghi rõ họ tên) Phòng HCNS (ký, ghi rõ họ tên) Người đề nghị (ký, ghi rõ họ tên) GHI NHẬN CỦA PHÒNG HCNS KHI NHẬN LẠI CON DẤU , ngày tháng năm 20 Họ tên người trả: Chức vụ Phòng ban/ Bộ phận: Ngày trả: Đánh giá tình trạng dấu trả: Phòng HCNS (ký, ghi rõ họ tên) Người đề nghị (ký, ghi rõ họ tên) Trang CÔNG TY CỔ PHẦN ABC Tp.HCM QC.NS01_BM03 SỔ THEO DÕI VIỆC SỬ DỤNG CON DẤU NĂM 20 Ngày tháng Họ tên người đề nghị Phòng ban Ngày mượn Ngày trả Tình trạng Ghi khác Trang ………  ... Quy định có hiệu lực từ ngày ký - Quy định dùng để kiểm soát xử lý kỷ luật việc quản lý sử dụng dấu Công ty Tùy theo mức độ vi phạm cá nhân phòng ban bị xử lý theo quy định Công ty cao theo quy. .. đối khơng đóng dấu khống (đóng dấu chưa có chữ ký) - Tuyệt đối khơng sử dụng dấu cấu kết sử dụng dấu để thực hoạt động phạm pháp, trái với quy định Công ty pháp luật - Khi đóng dấu: + Ln kiểm... giao giữ dấu cần phải đọc qua nội dung văn cần đóng dấu, kiểm tra mẫu chữ ký, quy? ??n hạn ký loại văn (chỉ có chữ ký Giám đốc người Giám đốc ủy quy? ??n, ký thay, thừa lệnh) tự tay đóng dấu vào văn