I. MỤC ĐÍCH Nhằm cụ thể hoá các quy định về công tác văn thư và lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế của Công ty; thực hiện thống nhất các hoạt động trong công tác văn thư và lưu trữ; làm cơ sở kiểm tra thực hiện trong việc ban hành, quản lý và xử lý văn bản; giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử dụng lâu dài theo những quy định chung của Pháp luật. Quy định trách nhiệm, nguyên tắc, quy trình trong việc tiếp nhận, chuyển giao, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Công ty. II. PHẠM VI ÁP DỤNG Quy định này áp dụng cho tất cả Cán bộ nhân viên, các phòng ban của Công ty và các chi nhánh Công ty Cổ Phần ABC. III. ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ VIẾT TẮT 1. Định nghĩa: Văn bản đi là toàn bộ các văn bản, tài liệu do Công ty cổ phần ABC ban hành được chuyển phát, gửi đi các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài Công ty. Văn bản đến là toàn bộ văn bản, tài liệu, đơn thư, đề nghị … của các cá nhân, tổ chức nội bộ hay từ các cơ quan, đơn vị, tổ chức bên ngoài gửi trực tiếp, theo đường bưu điện, fax, hộp thư điện tử đến Công ty cổ phần ABC. Bản thảo văn bản là bản được viết tay, in qua máy vi tính hoặc đánh máy, dự thảo ra một nội dung văn bản để từ đó soạn thảo, hình thành một văn bản hoàn chỉnh. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản và đóng dấu của Công ty cổ phần ABC . Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, có đóng dấu và được hình thành từ bản gốc văn bản. “Hồ sơ công việc là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể được hình thành trong quá trình xử lý, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của khoa phòng, cá nhân kể từ khi sự việc bắt đầu đến khi kết thúc và được chỉnh lý, sắp xếp theo thứ tự thời gian, mô tả diễn biến của một sự việc cụ thể. 2. Chữ viết tắt: Công ty: Công ty Cổ Phần ABC. BGĐ: Ban Giám đốc CBNV: Cán bộ nhân viên công ty. HCNS: Hành chính nhân sự Đơn vị: Phòng ban, bộ phận.
QUY ĐỊNH TIẾP NHẬN, XỬ LÝ VÀ PHÁT HÀNH VĂN BẢN Ký hiệu : S&C_QĐ06.NS Phiên bản: 02 Ngày hiệu lực: Soạn thảo: Xem xét: Phê duyệt: Họ tên: Ngày: Họ tên: Ngày: Họ tên: Ngày: I MỤC ĐÍCH - Nhằm cụ thể hố quy định cơng tác văn thư lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế Cơng ty; thực thống hoạt động công tác văn thư lưu trữ; làm sở kiểm tra thực việc ban hành, quản lý xử lý văn bản; giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử dụng lâu dài theo quy định chung Pháp luật - Quy định trách nhiệm, nguyên tắc, quy trình việc tiếp nhận, chuyển giao, xử lý, phát hành quản lý văn Công ty II PHẠM VI ÁP DỤNG Quy định áp dụng cho tất Cán nhân viên, phịng ban Cơng ty chi nhánh Công ty Cổ Phần ABC III ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ VIẾT TẮT Định nghĩa: - "Văn đi" toàn văn bản, tài liệu Công ty cổ phần ABC ban hành chuyển phát, gửi quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân ngồi Cơng ty - "Văn đến" toàn văn bản, tài liệu, đơn thư, đề nghị … cá nhân, tổ chức nội hay từ quan, đơn vị, tổ chức bên gửi trực tiếp, theo đường bưu điện, fax, hộp thư điện tử đến Công ty cổ phần ABC - "Bản thảo văn bản" viết tay, in qua máy vi tính đánh máy, dự thảo nội dung văn để từ soạn thảo, hình thành văn hồn chỉnh - "Bản gốc văn bản" hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền ký ban hành văn đóng dấu Công ty cổ phần ABC - "Bản văn bản" hồn chỉnh nội dung, thể thức văn có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, có đóng dấu hình thành từ gốc văn - “Hồ sơ công việc" tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể hình thành trình xử lý, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ khoa phòng, cá nhân kể từ việc bắt đầu đến kết thúc chỉnh lý, xếp theo thứ tự thời gian, mô tả diễn biến việc cụ thể Chữ viết tắt: - Công ty: Công ty Cổ Phần ABC - BGĐ: Ban Giám đốc - CBNV: Cán nhân viên công ty - HCNS: Hành nhân - Đơn vị: Phòng ban, phận IV NỘI DUNG Nguyên tắc tiếp nhận, xử lý phát hành văn bản: - Kiểm tra kỹ tiếp nhận - Ghi nhận thông tin xác – Chuyển giao xử lý kịp thời, nội dung, đối tượng - Đảm bảo yêu cầu thể thức, trình bày loại văn theo quy định - Tuân thủ quy trình soạn thảo phát hành văn - Đảm bảo yêu cầu bí mật thơng tin, tài liệu trình giải - Đánh ký hiệu lưu trữ khoa học, dễ tìm - dễ thấy - dễ lấy cần tra cứu Quy định tiếp nhận xử lý văn bản: 2.1 Trách nhiệm tiếp nhận văn bản: - - Phòng HCNS đầu mối tiếp nhận, đăng ký, xử lý toàn văn đến Công ty - Bộ phận Lễ tân/bảo vệ nhận văn đến, yêu cầu phải thực kiểm tra phong bì, ghi sổ bàn giao cho Phòng HCNS trước 15h hàng ngày để kịp thời chuyển giao xử lý theo nội dung văn - Văn đến phải làm thủ tục tiếp nhận – vào sổ đăng ký đơn thư ngày (Trước 15h hàng ngày) Nếu văn đến vào cuối giờ/ngồi ngày làm việc, làm thủ tục tiếp nhận vào đầu sáng ngày làm việc tiếp theo, trừ trường hợp văn đến có ghi “Khẩn”, “Hỏa tốc” Bất kỳ cá nhân hay đơn vị hệ thống Công ty nhận văn đến có liên quan tới cơng việc chung từ tổ chức, cá nhân bên gửi đến (dưới hình thức) phải chuyển cho Phịng HCNS để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký vào sổ chuyển giao theo quy trình xử lý văn Quy định 2.2 Quy trình tiếp nhận, đăng ký chuyển giao xử lý văn bản: a Văn đến từ bên ngoài: B.1-Nhận văn đến: Khi nhận bao thư chứa văn đến từ phận Lễ tân/Bảo vệ, Phòng HCNS phải kiểm tra, đối chiếu nơi gửi, nơi nhận ghi bao thư với sổ giao nhận, đảm bảo xác ký nhận B.2-Kiểm tra, phân loại, vào sổ đăng ký văn đến: - Trường hợp bì thư có dấu hiệu bị mở trước nhận, hỏa tốc hẹn đến chậm lập biên xác nhận thời điểm tiếp nhận thông báo cho Ban giám đốc công ty đạo giải - Các bì thư đến có dấu “thượng khẩn”, “khẩn”, “hỏa tốc”, mời họp, Phòng HCNS phải bóc bì, vào sổ văn đến xử lý tức thời sau tiếp nhận - Với bì thư khác, Phịng HCNS thực theo quy định sau: • Thư có ghi rõ tên người nhận: Phòng HCNS tiến hành ghi nhận vào sổ cột “ Nơi gửi”, “Nơi nhận” chuyển nguyên vẹn bì thư đến cá nhân cho ký nhận • Thư khơng ghi đích danh tên người nhận: Phịng HCNS bóc bì thư, ghi nhận vào sổ nội dung số văn bản, ngày phát hành, nơi phát hành, nội dung trích yếu Đóng dấu cơng văn đến, photo giữ lại Chuyển đến cá nhân/khoa phịng có liên quan nội dung văn để xử lý, thực ngày tiếp nhận Với văn khơng rõ trách nhiệm xử lý, Phịng HCNS trình Ban giám đốc xin ý kiến phân cơng xử lý nội dung văn • Thư có đóng dấu “Mật”, “Tuyệt Mật”: Phòng HCNS ghi nhận vào sổ nơi gửi chuyển cho Giám đốc Công ty để bóc bì thư xử lý theo nội dung văn B.3-Chuyển giao xử lý văn bản: - Phòng HCNS tiến hành vào sổ chuyển giao văn đến cá nhân, đơn vị ngày làm việc, chậm vào đầu buổi sáng ngày làm việc văn đến vào cuối ngày - Việc chuyển giao cần tuân thủ nguyên tắc người, việc bảo mật thông tin - Ban Giám đốc, Trưởng đơn vị, cá nhân có trách nhiệm xử lý văn đến theo nội dung công việc - Thông thường, thời gian tiếp nhận xử lý văn không 07 ngày làm việc - Phịng HCNS có trách nhiệm phối hợp với đơn vị báo cáo Giám đốc tình hình giải văn vào ngày cuối tháng b Văn đến từ nội Công ty: - Các văn mang tính chất đơn đề nghị, đề xuất, tờ trình cá nhân hay đơn vị Công ty gửi trực tiếp cho quản lý trực tiếp xem xét ký nháy trước trình Giám đốc Công ty ký duyệt Việc xem xét đề xuất, đề nghị phải dựa tinh thần khách quan đặt mục tiêu lợi ích chung Cơng ty; đồng thời giúp nhân viên thõa mãn làm việc cách thuận lợi, hiệu Công ty - Thời gian tiếp nhận xét duyệt văn Giám đốc thực vào ngày tuần Thời gian xét duyệt không 03 ngày làm việc - Tùy theo tính chất khẩn cấp loại văn mà người đề nghị/đề xuất cần ghi để thuận tiện cho Giám đốc xét duyệt kịp thời Phát hành văn bản: 3.1 Trách nhiệm soạn thảo văn bản: - Thông thường, tất văn cần phát hành tập trung vào đầu mối Phịng HCNS theo đạo Giám đốc Cơng ty - Với văn liên quan đến công tác chuyên môn đơn vị biên soạn; liên quan ngồi chun mơn Phịng HCNS chịu trách nhiệm biên soạn - Ngồi ra, có số văn nội đơn vị tự chịu trách nhiệm biên soạn áp dụng nội đơn vị 3.2 Quy định thẩm quyền ký duyệt văn bản: - Giám đốc Công ty ký duyệt: Hợp đồng lao động, Hợp đồng thương mại, văn mang tính chất tổng thể Cơng ty - Phó giám đốc (nếu có): Nhận ủy quyền ký duyệt văn từ Giám đốc - Trưởng phòng Hành chánh nhân sự: Ký duyệt để xuất tuyển dụng, thỏa thuận làm việc, Hợp đồng thử việc, văn mang tính chất nội bộ, liên quan đến cơng tác hành chính, nhân thơng báo, quy định, quy trình, đơn xin phép… - Trưởng phịng Tài kế tốn: Chịu trách nhiệm ký duyệt đề nghị toán, tạm ứng, ….các vấn đề liên quan đến tài Cơng ty - Trưởng phịng kinh doanh & Marketing: Ký duyệt kế hoạch đề xuất liên quan đến hoạt động dịch vụ Công ty V TRÁCH NHIỆM THỰC HIỆN Tất CBNV Cơng ty có trách nhiệm thi hành quy định Nơi nhận: - Ban Giám đốc; Các phòng ban; Lưu HCNS ... thủ tục tiếp nhận, đăng ký vào sổ chuyển giao theo quy trình xử lý văn Quy định 2.2 Quy trình tiếp nhận, đăng ký chuyển giao xử lý văn bản: a Văn đến từ bên ngoài: B.1 -Nhận văn đến: Khi nhận bao... tra cứu Quy định tiếp nhận xử lý văn bản: 2.1 Trách nhiệm tiếp nhận văn bản: - - Phòng HCNS đầu mối tiếp nhận, đăng ký, xử lý tồn văn đến Cơng ty - Bộ phận Lễ tân/bảo vệ nhận văn đến, yêu cầu phải... tắc tiếp nhận, xử lý phát hành văn bản: - Kiểm tra kỹ tiếp nhận - Ghi nhận thơng tin xác – Chuyển giao xử lý kịp thời, nội dung, đối tượng - Đảm bảo yêu cầu thể thức, trình bày loại văn theo quy