Để soạn thảo một văn bản cần phải có kỹ năng và cách trình bày chỉnh chu như thế nào, hoặc hướng dẫn người khác trình bày một văn bản phát hành ra bên ngoài để thể hiện một Công ty chuyên nghiệp là cả một vấn đề. Vì vậy một tổ chức doanh nghiệp bắt buộc luôn luôn phải có một Quy định về cách trình bày văn bản, khâu xét duyệt văn bản và phát hành văn bản để nó hoàn thiện một cách chỉnh chu nhất, thể hiện bộ mặt Công ty.