QUY TRÌNH TẠM ỨNG THANH TOÁN

I. MỤC ĐÍCH Tăng cường công tác quản lý tiền mặt, quản lý công nợ tạm ứng nhằm sử dụng tiền vốn đúng mục đích, đúng việc. Xác định rõ trách nhiệm quyền hạn trong quá trình tạm ứng và quyết toán tiền tạm ứng. Lưu trữ chứng từ chặt chẽ và có hệ thống phục vụ cho việc theo dõi, thanh quyết toán đúng đối tượng, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Đảm bảo cho quá trình thanh toán các khoản chi phí mua ngoài được thực hiện theo một hệ thống và có kiểm soát theo mục đích kinh doanh chung của công ty. II. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG Áp dụng đối với tất cả CBNV đang làm việc tại Công ty. III. ĐỊNH NGHĨA CHỮ VIẾT TẮT: TGĐ : Tổng giám đốc GĐĐH : Giám đốc điều hành TBP : Trưởng bộ phận KTT : Kế toán trưởng KTTT : Kế toán thanh toán TQ : Thủ quỹ KSNB : Kiểm soát nội bộ NV : Nhân viên 1. QUY TRÌNH TẠM ỨNG QUYẾT TOÁN TẠM ỨNG A. LƯU ĐỒ Bước Trách nhiệm thực hiện LƯU ĐỒ TẠM ỨNG (sử dụng các ký hiệu theo quy ước ) Biểu mẫu áp dụng, tài liệu liên quan 1 NV Phiếu đề nghị tạm ứng 2 KTT GĐĐH TGĐ Phiếu đề nghị tạm ứng 3 KTTT Phiếu chi 4 TQ Phiếu chi 5 KTTT, TQ Phiếu chi Phiếu đề nghị tạm ứng Sổ theo dõi nợ tạm ứng Bước Trách nhiệm thực hiện LƯU ĐỒ QUYẾT TOÁN TẠM ỨNG (Sử dụng các ký hiệu theo quy ước) Biểu mẫu áp dụng Tài liệu liên quan 1 NV Phiếu đề nghị thanh toán tạm ứng Các chứng từ phát sinh có liên quan 2 KTTT Phiếu đề nghị thanh toán Phiếu nhập kho, hoá đơn VAT,… 3 KTT TGĐ Phiếu đề nghị thanh toán 4 KTTT Phiếu chi Phiếu thu 5 TQ Phiếu chi Phiếu thu 6 KTTT, TQ Phiếu chi ,Phiếu thu, Phiếu đề nghị thanh toán,Phiếu nhập kho, hoá đơn VAT,… B. DIỄN GIẢI NỘI DUNG Bước Tên công đoạn Trách nhiệm thực hiện Mô tả thực hiện công đoạn (Làm điều gì làm như thế nào, nêu rõ: ở đâu ? lúc nào ? trong bao lâu ?) Chuẩn chấp nhận (Như thế nào là đạtđược đối với công đoạn) Biểu mẫu áp dụng, hồ sơ (Bằng chứng để lại) 1 Đề xuất NVTBP Trong quá trình kinh doanh phát sinh các nghiệp vụ kinh tê yêu cầu phải có tiền vốn để thực hiện, NV đề xuất cho tạm ứng tiền để thực thi nhiệm vụ, trình trưởng phòng duyệt. Ghi đúng, ghi đủ, các yêu cầu trong biểu mẫu lập sẵn, có ký tên của NV và trưởng phòng. Phiếu đề nghị tạm ứng

CƠNG TY CỔ PHẦN ABC QUY TRÌNH TẠM ỨNG - THANH TOÁN Ký hiệu : Phiên : Ngày ban hành : Soạn thảo: Xem xét: Phê duyệt: Họ tên : Ngày : Họ tên : Ngày : Họ tên : Ngày : BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Ngày sửa đổi Vị trí Nội dung sửa đổi Lần sửa 30/9/2020 Mục IV Các biểu mẫu theo quy trình 01 Ghi MỤC LỤC • Tài liệu lưu hành nội 09/2020 Trang 2/9 STT TÀI LIỆU HÌNH THỨC KÝ HIỆU/MÃ Nội dung quy trình Tờ trình Văn Ký hiệu: S&C_QT01/01 Phiếu Đề nghị tạm ứng Văn Ký hiệu: S&C_QT01/01 Phiếu Đề nghị toán tạm ứng Văn Ký hiệu: S&C_QT01/02 Phiếu Đề nghị toán Văn Ký hiệu: S&C_QT01/03 Phiếu chi Văn Mẫu số: 02-TT (theo TT 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 Bộ trưởng BTC) Phiếu thu Văn Mẫu số: 02-TT (theo TT 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 Bộ trưởng BTC) Ủy nhiệm chi Văn Theo mẫu ngân hàng I MỤC ĐÍCH - Tăng cường công tác quản lý tiền mặt, quản lý công nợ tạm ứng nhằm sử dụng tiền vốn - - mục đích, việc Xác định rõ trách nhiệm quyền hạn q trình tạm ứng tốn tiền tạm ứng Lưu trữ chứng từ chặt chẽ có hệ thống phục vụ cho việc theo dõi, toán đối tượng, nâng cao hiệu sử dụng vốn • Tài liệu lưu hành nội 09/2020 Trang 3/9 - Đảm bảo cho q trình tốn khoản chi phí mua ngồi thực theo hệ thống có kiểm sốt theo mục đích kinh doanh chung công ty II ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG Áp dụng tất CBNV làm việc Công ty III ĐỊNH NGHĨA & CHỮ VIẾT TẮT: - TGĐ : Tổng giám đốc - GĐĐH : Giám đốc điều hành - TBP : Trưởng phận - KTT : Kế toán trưởng - KTTT : Kế toán toán - TQ : Thủ quỹ - KSNB : Kiểm soát nội - NV : Nhân viên QUY TRÌNH TẠM ỨNG - QUYẾT TỐN TẠM ỨNG A LƯU ĐỒ • Tài liệu lưu hành nội 09/2020 Trang 4/9 Bước Trách nhiệm thực LƯU ĐỒ TẠM ỨNG (sử dụng ký hiệu theo quy ước ) Biểu mẫu áp dụng, tài liệu liên quan Phiếu đề nghị tạm ứng - Phiếu đề nghị tạm NV ứng Xem xét, duyệt - KTT GĐĐH TGĐ KTTT - Phiếu đề nghị tạm ứng Phiếu chi tiền - Phiếu chi Chi tiền TQ - Phiếu chi Lưu Hồ sơ KTTT, TQ - Phiếu chi - Phiếu đề nghị tạm ứng - Sổ theo dõi nợ tạm ứng Bước Trách nhiệm thực • Tài liệu lưu hành nội LƯU ĐỒ QUYẾT TOÁN TẠM ỨNG (Sử dụng ký hiệu theo quy ước) 09/2020 Biểu mẫu áp dụng Tài liệu liên quan Trang 5/9 Đề nghị toán - Phiếu đề nghị toán tạm ứng NV - Các chứng từ phát sinh có liên quan Kiểm tra , đối chiếu KTTT - Phiếu đề nghị toán - Phiếu nhập kho, hoá đơn VAT,… - KTT TGĐ Xem xét, Duyệt - Phiếu đề nghị toán Phiếu chi KTTT TQ Phiếu thu Chi thu tiền Lưu Hồ sơ - Phiếu chi - Phiếu thu - Phiếu chi ,Phiếu thu, Phiếu đề nghị toán,Phiếu nhập kho, hoá đơn VAT,… KTTT, TQ • Tài liệu lưu hành nội - Phiếu chi - Phiếu thu 09/2020 Trang 6/9 B DIỄN GIẢI NỘI DUNG Bước Tên công đoạn Trách nhiệm thực Mô tả thực công đoạn (Làm điều & làm nào, nêu rõ: đâu ? lúc ? ?) Chuẩn chấp nhận (Như đạt/được công đoạn) Biểu mẫu áp dụng, hồ sơ (Bằng chứng để lại) Trong trình kinh doanh phát sinh nghiệp vụ kinh tê yêu cầu phải có tiền vốn để thực hiện, NV đề xuất cho tạm ứng tiền để thực thi nhiệm vụ, trình trưởng phịng duyệt Ghi đúng, ghi đủ, yêu cầu biểu mẫu lập sẵn, có ký tên NV trưởng phịng Phiếu đề nghị tạm ứng Xem xét định cho tạm ứng Ký duyệt tạm ứng Phiếu đề nghị tạm ứng Viết phiếu chi Ghi rõ nội dung kinh tế phát sinh, họ tên người tạm ứng tiền Phiếu chi Phiếu chi Đề xuất NV-TBP Quyết định GĐĐH, TGĐ Thực KTTT Thực TQ Căn vào phiếu chi, chi tiền cho nhân viên Người nhận tiền ký nhận ghi rõ họ tên Thực KTTT, TQ Lưu đầy đủ Hồ sơ tạm ứng tiền Hạch toán vào tài khoản kế toán, ghi chép sổ sách đối tượng Hồ sơ lưu đầy đủ, có thứ tự, dễ tìm kiếm cần thiết • Tài liệu lưu hành nội 08/2020 Trang 7/9 QUY TRÌNH THANH TỐN • LƯU ĐỒ • B c • Trách nhiệm thực • • LƯU ĐỒ THANH TỐN • • Biểu mẫu áp dụng • Tài liệu liên quan Mô tả thực công đoạn (Làm điều & làm nào, nêu rõ: đâu ? lúc ? ?) - Khi có nhu cầu tốn cần - Hóa đơn - Hợp • • • • NV Nhu cầu toán đồng/bảng báo giá - BB giao nhận - Các chứng từ liên quan - Phiếu đề • • • Lập phiếu đề nghị toán • NV nghị toán - Chứng từ liên quan chứng từ gồm: + Phiếu đề nghị toán + Tờ trình TBP/KSNB/KTT/GĐĐH/TGĐ ký duyệt • + Các chứng từ gốc 01 kèm theo: Hóa đơn… • + Hợp đồng kinh tế • + Các chứng từ kèm theo khác • • - Người có nhu cầu lập Phiếu đề nghị tốn trình TBP ký duyệt (ghi rõ số tiền tạm ứng có) - KSNB kiểm tra hồ sơ, số liệu • • • KSNB Duyệt - Bộ chứng từ đề nghị tốn tạm ứng (nếu có) chuyển cho KTT ký duyệt Nếu khơng đồng ý ghi rõ lý trả lại cho người có nhu cầu tốn - Trình KTT => GĐĐH/TGĐ ký • • • Nhận, kiểm tra chứng • • - KTT ĐĐH/TG Đ - KTTT TQ từ tốn • Lập phiếu chi, UNC đề nghị toán duyệt - Nếu khơng đồng ý ghi rõ lý trả lại cho người có nhu cầu tốn - Căn chứng từ đề nghị toán duyệt, KT lập phiếu hạch toán - Bộ chứng từ - KTTT lập phiếu chi/UNC => TQ đề nghị toán chi tiền/KT toán chuyển Ngân hàng - Bộ chứng từ Trang 8/9 • B c • Trách nhiệm thực • • LƯU ĐỒ THANH TỐN • Biểu mẫu áp dụng • Tài liệu liên quan • Mơ tả thực cơng đoạn (Làm điều & làm nào, nêu rõ: đâu ? lúc ? ?) - Căn vào phiếu thu, phiếu chi - Bộ chứng từ • - TQ - KT - Người có nhu đề nghị toán - Phiếu thu cầu toán - Phiếu chi - UNC • Thu – Chi tiền duyệt TQ thu, chi tiền ghi vào sổ quỹ - Phiếu thu, phiếu chi lập 03 liên: người toán: 01 liên, TQ: 01 liên, KT 01 liên - UNC ký đóng dấu, KT ngân hang chuyển UNC ngân hàng toán Ngân hàng báo nợ tài khoản, KT lập phiếu báo nợ - Hàng ngày, KTTT đối chiếu số dư • • K ết th • ú c - TQ - KTTT - KTT • kiểm tra Đối chiếu, số liệu, báo cáo - Sổ kế toán Sổ quỹ Báo nợ Các báo cáo khác tiền mặt với TQ thông qua sổ quỹ lưu lại chứng từ đối chiếu - KT ngân hàng đối chiếu với sổ phụ ngân hàng - TQ báo cáo tồn quỹ ngày cho KTT - Chứng từ đề - KT Lưu hồ sơ - nghị toán Phiếu chi Phiếu thu Báo nợ Sổ sách - KT lưu hóa đơn, chứng từ liên quan đến tốn • IV LƯU HỒ SƠ • • • • • • • • S T T • Tên biểu mẫu • • • Ký hiệu Tờ trình • Phiếu Đề nghị tạm ứng Phiếu Đề nghị toán tạm ứng • • Ký hiệu: S&C_QT03/01 Ký hiệu: S&C_QT03/02 Ký hiệu: S&C_QT03/03 • • Ký hiệu: S&C_QT03/04 Phiếu Đề nghị tốn • • • Phiếu chi • Mẫu số: 02-TT • Phiếu thu • Mẫu số: 02-TT Ủy nhiệm chi • Theo mẫu ngân hàng • Trang 9/9 ... nghị tạm ứng Xem xét định cho tạm ứng Ký duyệt tạm ứng Phiếu đề nghị tạm ứng Viết phiếu chi Ghi rõ nội dung kinh tế phát sinh, họ tên người tạm ứng tiền Phiếu chi Phiếu chi Đề xuất NV-TBP Quy? ??t... hành - TBP : Trưởng phận - KTT : Kế toán trưởng - KTTT : Kế toán toán - TQ : Thủ quỹ - KSNB : Kiểm soát nội - NV : Nhân viên QUY TRÌNH TẠM ỨNG - QUY? ??T TỐN TẠM ỨNG A LƯU ĐỒ • Tài liệu lưu hành nội... công nợ tạm ứng nhằm sử dụng tiền vốn - - mục đích, việc Xác định rõ trách nhiệm quy? ??n hạn trình tạm ứng tốn tiền tạm ứng Lưu trữ chứng từ chặt chẽ có hệ thống phục vụ cho việc theo dõi, toán đối