II. QUY TRÌNH TẠM ỨNG VÀ THANH TOÁN1. Cán bộ, nhân viên các phòng ban trong Công ty gửi đầy đủ tài liệu liên quan đến khoản tạm ứng, thanh toán tới phòng kế toán cùng với giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán (nếu cần) và các chứng từ hợp lệ, hợp lý.2. Phòng kế toán kiểm tra các điều kiện nếu đủ sẽ lập phiếu chi, ủy nhiệm chi trình Ban Giám đốc duyệt chi.3. Ban Giám đốc đã duyệt thanh toán4. Kế toán thực hiện việc thanh toán 5. Sau khi thực hiện xong việc chi tiền phòng kế toán lưu hồ sơ, chứng từ theo thời gian và theo số thứ tự của phiếu chi, ủy nhiệm chi
ĐAM MÊ KẾ TỐN HÃY THEO ĐUỔI ĐAM MÊ-THÀNH CƠNG SẼ THEO ĐUỔI BẠN QUY TRÌNH TẠM ỨNG, THANH TỐN Nguồn: ĐAM MÊ KẾ TOÁN Bạn nhân viên công ty, bạn muốn tạm ứng tiền công ty Và bạn thủ tục nào, bạn chạy lên phòng kế tốn bạn hỏi kế tốn Bạn có khoản chi phí cần phải tốn với cơng ty Bạn thủ tục nào, bạn lại chạy lên phòng kế tốn bạn hỏi kế tốn Có thể, hơm kế tốn hướng dẫn bạn này, ngày mai, kế toán lại hướng dẫn bạn Và có thể, với khoản mục chi phí đó, lần tốn này, kế tốn u cầu bạn cung cấp chứng từ này, với khoản mục chi phí đó, lần tốn sau, kế toán lại yêu cầu bạn cung cấp thêm chứng từ khác cho tốn (Vì lần bạn khơng đẹp trai lần trước, nên bạn bị kế toán Hành ==>Kế toán mê trai đẹp) Bạn thấy, công ty làm việc thiếu chuyên nghiệp, lần hướng dẫn kiểu, thời gian cho bạn, thời gian cho kế toán ==>Bạn bắt đầu thấy gét dần chị kế toán cơng ty bạn (mặc dù bạn chưa thích chị kế tốn khó tính đó) Để mang lại tính chun nghiệp, Làm rõ trách nhiệm phòng ban, phận, cá nhân việc toán, tạm ứng, Đảm bảo tạm ứng, toán nhanh gọn, Đảm bảo việc chủ động kiểm soát hoạt động dòng tiền sử dụng hiệu kinh doanh, Đảm bảo quy trình tạm ứng, tốn rõ ràng, minh bạch, dễ hiểu, Tiết kiệm thời gian phải giải thích nhiều lần, lặp lặp lại việc tạm ứng, tốn ==>Cơng ty bạn cần phải xây dựng quy trình tạm ứng, tốn Trong quy trình tạm ứng, tốn đề cập đến thủ tục, trình tự tạm ứng, toán, yêu cầu hồ sơ tốn Nó khơng giúp Cơng ty bạn kiểm sốt mặt nội bộ, mà giúp khoản mục chi phí bạn chặt chẽ hơn, bạn bảo vệ chi phí bạn quan thuế vào kiểm tra, tốn thuế Trong viết này, ĐAM MÊ KẾ TỐN gửi đến bạn quy trình tạm ứng, tốn để bạn tham khảo Các bạn sửa đổi, bổ sung cho phù hợp để áp dụng cho doanh nghiệp Các bạn lưu ý, yêu cầu hồ sơ tốn quy trình mang tính chất tham khảo, cơng ty bạn xây dựng thêm cho chặt chẽ hơn, có hồ sơ cơng ty bạn bỏ qua Nhưng, bạn ghi nhớ điều, hồ sơ bạn chặt chẽ bao nhiêu, đủ chứng từ nhiêu, bạn dễ dàng kiểm soát nhiêu, dễ dàng giải trình quan thuế vào kiểm tra doanh nghiệp bạn Các bạn tham khảo quy trình tạm ứng, tốn ĐAM MÊ KẾ TỐN xây dựng ĐAM MÊ KẾ TOÁN HÃY THEO ĐUỔI ĐAM MÊ-THÀNH CƠNG SẼ THEO ĐUỔI BẠN CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh Phúc -o0o ĐAM MÊ KẾ TOÁN SỐ: …… QĐ/DM-2015 Hà Nội, ngày …… tháng …… năm 2015 QUYẾT ĐỊNH CỦA BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY TNHH ĐAM MÊ KẾ TỐN V/v: Ban hành quy trình tạm ứng toán - Căn giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0106657035 Sở Kế Hoạch Đầu Tư thành phố Hà Nội cấp ngày 04 tháng 12 năm 2014 Căn tình hình thực tế tổ chức sản xuất kinh doanh Công ty TNHH ĐAM MÊ KẾ TOÁN Căn quy chế tài cơng ty Căn chức năng, quyền hạn ban giám đốc Cơng ty BAN GIÁM ĐỐC CƠNG TY QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Ban hành Quy trình tạm ứng tốn Cơng ty TNHH ĐAM MÊ KẾ TOÁN Điều 2: Thời gian thực kể từ ngày ……………… Điều 3: Các phòng ban Cơng ty Các quan chức có liên quan có trách nhiệm thực định Nơi nhận: -Như điều -Lưu VP ĐAM MÊ KẾ TỐN CƠNG TY TNHH ĐAM MÊ KẾ TỐN CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM =========o0o========= Độc lập - Tự - Hạnh phúc =========o0o========= Hà Nội, ngày …… tháng … năm 2015 ĐAM MÊ KẾ TỐN HÃY THEO ĐUỔI ĐAM MÊ-THÀNH CƠNG SẼ THEO ĐUỔI BẠN QUY TRÌNH TẠM ỨNG VÀ THANH TỐN CƠNG TY TNHH ĐAM MÊ KẾ TỐN (Ban hành Kèm theo định số: I /QĐ-DM-2015 ngày …………… Giám đốc Cơng ty) MỤC ĐÍCH, PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG Mục đích - Làm rõ trách nhiệm phòng ban, phận, cá nhân việc toán, tạm ứng - Đảm bảo tạm ứng, toán nhanh gọn - Đảm bảo việc chủ động kiểm sốt hoạt động dòng tiền sử dụng hiệu kinh doanh - Đảm bảo quy trình tạm ứng, toán rõ ràng, minh bạch, dễ hiểu - Tiết kiệm thời gian phải giải thích nhiều lần, lặp lặp lại việc tạm ứng, toán Phạm vi, đối tượng áp dụng - Các khoản toán tiền mặt, tiền gửi phát sinh - Áp dụng cho tất cá nhân, phận, phòng ban Cơng ty nhà cung cấp có phát sinh tạm ứng, tốn tiền II QUY TRÌNH TẠM ỨNG VÀ THANH TỐN Cán bộ, nhân viên phòng ban Cơng ty gửi đầy đủ tài liệu liên quan đến khoản tạm ứng, tốn tới phòng kế tốn với giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị toán (nếu cần) chứng từ hợp lệ, hợp lý Phòng kế toán kiểm tra điều kiện đủ lập phiếu chi, ủy nhiệm chi trình Ban Giám đốc duyệt chi Ban Giám đốc duyệt toán Kế toán thực việc toán Sau thực xong việc chi tiền phòng kế tốn lưu hồ sơ, chứng từ theo thời gian theo số thứ tự phiếu chi, ủy nhiệm chi Người thực Người đề nghị tạm ứng, toán Tiến trình cơng việc - Giấy đề nghị tạm ứng Hồ sơ đề nghị toán Thời gian Gửi hồ sơ tốn cho phòng kế tốn trước ngày mồng hàng tháng ĐAM MÊ KẾ TOÁN HÃY THEO ĐUỔI ĐAM MÊ-THÀNH CƠNG SẼ THEO ĐUỔI BẠN Phòng kế tốn Kiểm tra, ký xác nhận vào sổ giao nhận chứng từ lập phiếu chi ủy nhiệm chi Phòng Kế tốn kiểm tra, (nếu có sai sót trả lại cho người đề nghị) Ký duyệt Trình ký Ban giám đốc vào ngày 20-25 hàng tháng Ban Giám đốc Công ty Kế toán toán Thanh toán tiền mặt chuyển khoản Phòng kế tốn Lưu chứng từ Hạch toán Thanh toán vào ngày 20 – 25 hàng tháng Theo tháng năm tài Đối với chứng từ ưu tiên, kế toán làm vòng 1-2 ngày làm việc III QUY ĐỊNH VỀ TẠM ỨNG VÀ THANH TOÁN TẠM ỨNG Điều kiện để nhận tạm ứng: - Chỉ tạm ứng cho cán công nhân viên công ty - Thực công việc mua bán phận chịu trách nhiệm - Khơng nợ q hạn tạm ứng theo kế hoạch quy định đăng ký - Đầy đủ chứng từ duyệt theo quy định Chú ý: Trường hợp nhu cầu phát sinh, mức chi vượt mức tạm ứng cấp phép nhận tạm ứng bổ sung kèm theo chứng từ giải trình hợp lý Thời hạn tốn hồn tạm ứng: - Tạm ứng công tác, học tập: Sau 01 tuần kể từ ngày hồn thành cơng việc - Ngồi khoản tạm ứng nêu trên, khoản tạm ứng khác phải làm tốn hồn tạm ứng khơng q ngày kể từ ngày nhận tiền tạm ứng Tạm ứng theo hợp đồng kinh tế: - Tạm ứng theo hợp đồng kinh tế thực sau hợp đồng ký kết Được đề nghị Giấy đề nghị tạm ứng Trong ghi rõ lần lần - Sau lần toán, kế toán giao 01 copy Phiếu chi tiền Ủy nhiệm chi cho người đề nghị để làm sở Nhà cung cấp giao hàng (nếu cần) IV QUY ĐỊNH VỀ THANH TOÁN: Điều kiện để tốn: ĐAM MÊ KẾ TỐN HÃY THEO ĐUỔI ĐAM MÊ-THÀNH CÔNG SẼ THEO ĐUỔI BẠN - Các khoản tốn phải mục đích, tiết kiệm, hiệu quả, hợp pháp - Các khoản toán phải đầy đủ chứng từ, chứng từ hợp lý, hợp lệ theo quy định - Hồ sơ chứng từ tốn khơng chậm tháng kể từ tháng lập hóa đơn tài Quy định hồ sơ tốn: Nội dung tốn Thanh tốn tiền cơng tác phí Thanh toán lương, phụ cấp Chi thưởng trợ cấp Thanh tốn mua sắm máy móc, thiết bị, cơng cụ dụng cụ Chứng từ kèm theo Giấy đề nghị tốn+chứng từ hợp lệ Quyết định cử cơng tác Giấy đường (nếu có) Các chứng từ khác (nếu có) Có thẻ lên máy bay kèm theo hóa đơn tài (nếu có tốn tiền vé máy bay) (nếu thu hồi thẻ) Phiếu hạch tốn có xác nhận kế tốn trưởng (Xem thêm Chi phí cơng tác phí viết: CƠNG TÁC PHÍ VÀ… ĐƠI ĐIỀU BẬT MÍ) Bảng chấm cơng (Phòng Nhân Sự lưu) Quyết định tăng lương phụ cấp (nếu thay đổi) (Phòng Nhân Sự lưu) Bảng tính lương, phụ cấp Nếu tốn lương tiền mặt có kèm theo danh sách nhận lương, lương có đầy đủ chữ ký nhận tiền Phiếu hạch tốn có xác nhận kế tốn trưởng (Xem thêm Chi phí tiền lương viết: CHUẨN HĨA KHOẢN MỤC CHI PHÍ LƯƠNG 2015) Tờ trình Phòng chức Quyết định Ban Giám đốc Công ty Danh sách nhận tiền thưởng, trợ cấp phê duyệt (có ký xác nhận nhận tiền mặt) Phiếu hạch tốn có xác nhận kế tốn trưởng (Xem thêm chi phí thưởng viết: CHUẨN HĨA KHOẢN MỤC CHI PHÍ THƯỞNG NĂM 2015) Giấy đề nghị tốn Tờ trình xin mua có phê duyệt Ban Giám đốc kèm theo 03 báo giá để xin phê duyệt Đơn đặt hàng (nếu không làm hợp đồng kinh tế) Hợp đồng kinh tế (nếu giá trị 30 triệu đồng) Hoá đơn tài Biên bàn giao, nghiệm thu máy + phiếu bảo hành Biên bản giao thiết bị BP quản lý thiết bị với BP sử dụng Phiếu hạch tốn có xác nhận kế tốn trưởng Thanh tốn tiền Giấy đề nghị toán mua nguyên vật Hợp đồng đơn đặt hàng duyệt liệu Hóa đơn tài Lệnh nhập kho (nếu có) Phiếu nhập kho, biên giao nhận chứng từ Hải quan (nếu nhập khẩu) Phiếu hạch tốn có xác nhận kế tốn trưởng Ghi Chi phí cơng tác phí theo định mức quy định Quy chế Cơng tác phí Nếu kinh phí cơng tác vượt quy định phải duyệt lại Bảng tính lương, phụ cấp thực theo Quy chế lương công ty Mức chi thưởng, đối tượng nhận thưởng thực theo Quy chế thưởng cơng ty ĐAM MÊ KẾ TỐN HÃY THEO ĐUỔI ĐAM MÊ-THÀNH CÔNG SẼ THEO ĐUỔI BẠN Giấy đề nghị toán Thanh toán tiền Kế hoạch, định tổ chức Hội nghị Hội nghị khách Danh sách khách mời, CBNV tham dự hàng Bảng dự tốn kinh phí tổ chức hội nghị Danh sách ký nhận tài liệu, quà tặng hội nghị (nếu có) Hợp đồng kinh tế Hóa đơn tài Biên lý hợp đồng Phiếu hạch tốn có xác nhận kế tốn trưởng Giấy đề nghị toán Thanh toán tiền Phiếu báo lương thực, thực phẩm hàng ngày thực phẩm Bảng tổng hợp thực phẩm mua tháng Bảng tổng hợp kiểm sốt chi phí ăn ca hàng tháng Hợp đồng kinh tế Hóa đơn tài Phiếu hạch tốn có xác nhận kế toán trưởng Giấy đề nghị toán Phiếu xin sửa chữa, bảo dưỡng máy móc/thiết bị/cơng cụ dụng cụ Phiếu xuất kho biên bàn giao hàng sửa Phiếu nhập kho biên bàn giao hàng sửa xong Hóa đơn tài Phiếu hạch tốn có xác nhận kế tốn trưởng Thanh tốn tiền Ủy nhiệm chi lãi vay Phiếu tính lãi vay ngân hàng Giấy đề nghị toán Thanh toán tiền Phiếu nhập kho (nếu hàng qua kho) xăng dầu Phiếu lĩnh xăng dầu (nếu đổ trực tiếp xăng) Biên đối chiếu tổng hợp hàng giao tháng với nhà cung cấp Hợp đồng (nếu mua thường xun) Hóa đơn tài Định mức sử dụng nhiên liệu Bảng kiểm soát định mức hàng tháng Phiếu hạch tốn có xác nhận kế tốn trưởng Trong Quy chế tài cơng ty, có đề cập đến chi phí tổ chức hội nghị Quy chế tài chính, thỏa ước lao động tập thể, quy chế lương, hợp đồng lao động thể công ty tổ chức bữa ăn ca cho người lao động Thanh toán tiền sửa, bảo dưỡng máy móc, thiết bị, cơng cụ dụng cụ Xây dựng mức nhiên kiểm soát mức nhiên hàng tháng định liệu, định liệu Thanh toán tiền Giấy đề nghị toán VPP, nhu yếu Phiếu nhập kho phẩm Phiếu xuất kho biên bàn giao bên bán Hóa đơn tài Chứng từ khác (nếu có) Phiếu hạch tốn có xác nhận kế tốn trưởng Xây đựng định mức sử dụng Văn phòng phẩm để kiểm sốt chi phí văn phòng phẩm Thanh tốn tiền Giấy đề nghị toán Bảo hộ lao động Hợp đồng (nếu giá trị từ 30tr trở lên) Hóa đơn tài Phiếu xuất kho biên bàn giao bên bán Phiếu nhập kho Phiếu hạch toán có xác nhận kế tốn trưởng Thanh tốn tiền Hố đơn tài Xây đựng định mức sử dụng Bảo hộ lao động để kiểm sốt chi phí bảo hộ lao động ĐAM MÊ KẾ TOÁN HÃY THEO ĐUỔI ĐAM MÊ-THÀNH CÔNG SẼ THEO ĐUỔI BẠN điện, điện thoại, Chứng từ khác (nếu có) dịch vụ khác… Phiếu hạch tốn có xác nhận kế tốn trưởng V QUY ĐỊNH CHUNG Quy định chứng từ hợp lý, hợp lệ: - Với khoản chi từ 100.000đ trở lên phải có hố đơn tài (do Bộ tài phát hành hố đơn đặc thù Bộ tài cho phép phát hành) - Hố đơn bán lẻ sử dụng mua hàng hoá dịch vụ có giá trị 100.000đ - Đối với đơn vị hành nghiệp khơng có hố đơn tài phải có phiếu thu đóng dấu treo phía bên trái phiếu - Chứng từ kế toán phải lập đầy đủ số liệu theo quy định, ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ yếu tố, gạch bỏ phần để trống, khơng tẩy xố, sửa chữa chứng từ - Đối với hoạt động kinh tế 30 triệu đồng phải làm Hợp đồng kinh tế - Đối với hóa đơn, giấy biên nhận dùng để toán phải ghi rõ, đầy đủ nội dung sau: + Ngày tháng năm + Thông tin bên mua, bên bán, bao gồm: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu hóa đơn tài chính) + Địa cụ thể, số điện thoại (nếu có) - Những chứng từ sau coi không hợp lệ: Không khai đầy đủ số liệu quy định tẩy xoá, sửa chữa chứng từ Hoá đơn giả Hố đơn có nội dung chi khơng hợp lý (khoản chi không với nội dung công việc giao) Hoá đơn bán lẻ ghi giá trị từ 100.000đ trở lên Hố đơn có giá tốn không hợp lý (cao giá thị trường thời điểm tốn với người bán) Hố đơn có thời hạn 01 tháng (mua hàng tháng phải lấy hóa đơn tháng hồn thiện chứng từ toán cho kế toán chậm ngày 10 tháng sau) ĐAM MÊ KẾ TOÁN HÃY THEO ĐUỔI ĐAM MÊ-THÀNH CÔNG SẼ THEO ĐUỔI BẠN (Để hiểu rõ hóa đơn, bạn xem thêm viết: HÓA ĐƠN….GIẢI MÃ NHỮNG ẨN SỐ, viết: PHÂN BIỆT HÓA ĐƠN HỢP PHÁP, HỢP LÝ, HỢP LỆ) Quy định thẩm quyền duyệt chi: • Thẩm quyền cấp ký duyệt có chữ ký cấp chữ ký phận liên quan - Nếu thiếu vắng mặt Trưởng BP tạm thời, cần giải gấp trưởng BP phải có trách nhiệm thơng báo điện thoại cho cấp xét duyệt liên quan - Nếu vắng mặt ban giám đốc tạm thời trưởng BP trưởng phòng kế tốn phải có trách nhiệm xin phê duyệt qua điện thoại - Tất việc xét duyệt vắng mặt phải hoàn tất thủ tục chữ ký sau - Trường hợp cấp xét duyệt vắng mặt dài kỳ (từ 07 ngày trở lên) phải đề cử người xét duyệt thay • Y/c nhân viên: Trưởng BP ban giám đốc • Y/c Trưởng BP: Ban Giám Đốc Quy trình có hiêu lực kể từ ngày ký Hà Nội, ngày tháng năm 2015 Chia sẻ đề nghị ghi rõ nguồn: ĐAM MÊ KẾ TOÁN ... theo quy định - Hồ sơ chứng từ tốn khơng chậm tháng kể từ tháng lập hóa đơn tài Quy định hồ sơ tốn: Nội dung tốn Thanh tốn tiền cơng tác phí Thanh toán lương, phụ cấp Chi thưởng trợ cấp Thanh. .. mức quy định Quy chế Cơng tác phí Nếu kinh phí cơng tác vượt quy định phải duyệt lại Bảng tính lương, phụ cấp thực theo Quy chế lương công ty Mức chi thưởng, đối tượng nhận thưởng thực theo Quy. .. kinh doanh Công ty TNHH ĐAM MÊ KẾ TỐN Căn quy chế tài công ty Căn chức năng, quy n hạn ban giám đốc Cơng ty BAN GIÁM ĐỐC CƠNG TY QUY T ĐỊNH Điều 1: Ban hành Quy trình tạm ứng tốn Cơng ty TNHH ĐAM