Quy trình tạm ứng và thanh toán tại công ty DVVTIN bưu điện

Công ty Cổ phần dịch vụ Viễn Thông in Bưu điện có trụ sở 564 Nguyễn Văn Cừ Gia Lâm Hà Nội doanh nghiệp trực thuộc VNPP, hoạt động chủ yếu lĩnh vực dịch vụ viễn thông in ấn Sản phẩm in chủ yếu loại thẻ sim điện thoại hố đơn tài Tơi cơng tác phòng sản xuất kinh doanh, công việc liên quan đến sản xuất kinh doanh, tơi xin đưa quy trình liên quan đến quản lý quy trình sản xuất Quy trình tạm ứng tốn tạm ứng quy trình trực thuộc phận kế toán, phận kế toán trực tiếp ban hành thực doanh nghiệp Đây quy trình khơng thể thiếu doanh nghiệp từ doanh nghiệp sản xuất, thương mại đến doanh nghiệp giải trí, dịch vụ Với mục đích để quản lý sử dụng nguồn vốn tiền cách chặt chẽ có hiệu quả, từ nâng cao kết hoạt động sản xuất kinh doanh, quy trình tạm ứng toán tạm ứng ngày nhà quản trị quan tâm trọng nhiều Thông qua tập tơi mong muốn nhìn nhận ưu điểm, nhược điểm quy trình này, từ có giải pháp khắc phục nhằm cải thiện quy trình tiện ích, thuận lợi hồn hảo I Quy trình tạm ứng tốn Cơng ty DVVT&IN BƯU ĐIỆN Quy trình tạm ứng 1.1 Tạm ứng mua vật tư, trang thiết bị, tài sản, CCDC Khi có nhu cầu mua vật tư, trang thiết bị, tài sản, CCDC, cán công nhân viên (CBCNV) phòng ban phải: - Viết phiếu đề nghị tạm ứng theo mẫu Phòng Kế Tốn, phải liệt kê chi tiết nội dung khoản tạm ứng, số tiền tạm ứng, ngày hoàn tạm ứng - Cung cấp đầy đủ hồ sơ tạm ứng cho phòng kế tốn bao gồm: + Bản hợp đồng kinh tế (hợp đồng mua bán) + Phiếu đề nghị mua vật tư, trang thiết bị, tài sản, CCDC có đầy đủ chữ ký trưởng phòng chun môn, giám đốc điều hành phê duyệt, chấp nhận cho mua - Sau xem xét kiểm tra tính hợp lệ hồ sơ tạm ứng, Kế toán trưởng ký duyệt lên phiếu đề nghị tạm ứng, sau chuyển sang Giám đốc tài ký duyệt - Giám đốc tài kiểm tra lại lần cuối tính hợp pháp hồ sơ tạm ứng sau ký duyệt lên phiếu đề nghị tạm ứng - Sau có đầy đủ chữ ký Kế tốn trưởng, Giám đốc tài chính, CBCNV mang giấy đề nghị tạm ứng sang Phòng kế tốn gặp thủ quỹ để lấy tiền tạm ứng 1.2 Tạm ứng lương Kể từ ngày 10 hàng tháng trở đi, có nhu cầu tạm ứng lương CBCNV Công ty phải: - Viết phiếu đề nghị tạm ứng lương theo mẫu Phòng Kế toán - Phiếu đề nghị tạm ứng lương Kế toán trưởng xem xét ký duyệt - Sau kế toán trưởng ký duyệt, giấy đề nghị tạm ứng lương chuyển sang cho Giám đốc tài ký duyệt - Sau có đầy đủ chữ ký Kế tốn trưởng, Giám đốc tài chính, CBCNV mang giấy đề nghị tạm ứng sang Phòng kế toán gặp thủ quỹ để lấy tiền tạm ứng Tuy nhiên trường hợp tạm ứng lương, Công ty Công ty DVVT&In B Đ chia làm hai mức sau: - Với cấp nhân viên số tiền tạm ứng không vượt 1/2 tháng lương - Với cấp quản lý số tiền tạm ứng không vượt tháng lương - Nếu CBCNV, cấp quản lý có nhu cầu tạm ứng nhiều tiêu quy định phải có đơn gửi kèm theo phiếu đề nghị tạm ứng lương đồng thời đơn xin tạm ứng phải xem xét ký duyệt Giám đốc tài Cơng ty - Kế tốn tiến hành thu hồi khoản tạm ứng lương vào kỳ nhận lương cuối tháng 1.3 Các khoản tạm ứng khác - Khi CBCNV, cấp quản lý, cấp lãnh đạo công ty có nhu cầu tạm ứng tiền để cơng tác, tiếp khách…vv, quy trình bước thực sau: - Viết phiếu đề nghị tạm ứng theo mẫu Phòng Kế Tốn, phải liệt kê chi tiết nội dung khoản tạm ứng, số tiền tạm ứng, ngày hoàn tạm ứng - Với CBCNV cử cơng tác phải có định cử cơng tác đính kèm - Với CBCNV cử tiếp khách Cơng ty lại quy định thành 03 mức sau: + Với cấp nhân viên: Tạm ứng tiếp khách tối đa 5triệu đồng + Với cấp quản lý: Tạm ứng tiếp khách tối đa 10 triệu đồng + Với cấp lãnh đạo: Khơng có giới hạn - Sau kiểm tra, xem xét lại tính hợp lệ hồ sơ tạm ứng kế tốn trưởng ký duyệt lên phiếu đề nghị tạm ứng, sau chuyển sang Giám đốc tài xem xét ký duyệt - Giám đốc tài kiểm tra lại lần cuối tính hợp lệ hồ sơ tạm ứng sau ký duyệt lên phiếu đề nghị tạm ứng - Sau có đầy đủ chữ ký Kế tốn trưởng, Giám đốc tài chính, CBCNV mang giấy đề nghị tạm ứng sang Phòng kế toán gặp thủ quỹ để lấy tiền tạm ứng 2.Quy trình tốn hồn ứng Sau tạm ứng CBCNV, cấp quản lý, cấp lãnh đạo Cơng ty phải tiến hành hồn lại khoản tạm ứng.Cụ thể sau: 2.1 Hoàn ứng mua vật tư, trang thiết bị, tài sản, CCDC Khi tiến hành tốn hồn ứng khoản mua vật tư, trang thiết bị, tài sản, CCDC, CBCNV Công ty phải thực bước sau: - Ghi phiếu tốn khoản tạm ứng theo mẫu Phòng Kế Tốn, liệt kê chi tiết nội dung khoản toán, số tiền toán, ngày tháng toán - Cung cấp đầy đủ hồ sơ tốn cho phòng kế tốn bao gồm: + Chứng từ, hóa đơn tài hợp lý, hợp lệ, vé cầu phà…v v (tuy nhiên toán khoản chi có giá trị từ 100.000đ trở lên bắt buộc phải có hóa đơn tài Trường hợp dịch vụ cung cấp, sửa chữa nhỏ có giá trị lớn 100.000đ cá nhân thực có hóa đơn tài phải có hợp đồng ký kết (hợp đồng thoả thuận) cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân họ tên, địa chỉ, số CMND hai bên tham gia ký kết hợp đồng) + Hợp đồng kinh tế gốc + Phiếu nhập kho vật tư, trang thiết bị, tài sản, CCDC mua có đầy đủ chữ ký thủ kho, người giao hàng có xác nhận trưởng phòng hành - Sau xem xét kiểm tra tính hợp lệ hồ sơ tốn hồn ứng, Kế tốn trưởng ký duyệt lên phiếu đề nghị toán đồng ý cho tốn - Giám đốc tài kiểm tra lại lần cuối tính hợp pháp hồ sơ tốn hồn ứng sau ký duyệt lên phiếu đề nghị toán chấp nhận cho tốn - Sau có đầy đủ chữ ký Kế tốn trưởng, Giám đốc tài chính, CBCNV mang hồ sơ toán phiếu đề nghị toán sang Phòng kế tốn gặp kế tốn tốn để thực toán khoản tạm ứng - Kế toán toán tiến hành toán cho CBCNV theo hai hình thức sau: + Nếu khoản tốn nhỏ khoản tiền tạm ứng kế toán toán làm thủ tục thu lại khoản tiền tạm ứng thừa + Nếu khoản toán lớn khoản tiền tạm ứng, kế toán toán làm phiếu chi, chi nốt số tiền tạm ứng thiếu cho CBCNV Nếu chưa tốn khoản tạm ứng CBCNV khơng làm tạm ứng khoản tiền tiếp theo.Ngoài trường hợp khơng tốn khoản tạm ứng thời hạn quy định, CBCNV phải làm tờ trình, giải thích rõ ràng lý biện pháp giải cho Kế toán trưởng Giám đốc tài biết 2.2Hồn ứng lương Khi toán khoản tạm ứng lương, CBCNV phải thực bước sau: - Ghi phiếu tốn khoản tạm ứng theo mẫu Phòng Kế Tốn - Các khoản tạm ứng lương hồn ứng cách trừ thẳng vào kỳ lương CBCNV tháng 2.3Hồn ứng khoản tạm ứng khác Khi tốn khoản tạm ứng cơng tác, tiếp khách, CBCNV phải thực bước sau: - Ghi phiếu toán khoản tạm ứng theo mẫu Phòng kế tốn, liệt kê chi tiết nội dung khoản toán, số tiền toán, ngày tháng toán - Cung cấp đầy đủ hồ sơ tốn cho phòng kế tốn bao gồm (chứng từ, hóa đơn tài hợp lý, hợp lệ, vé cầu phà ) - Sau xem xét kiểm tra tính hợp lệ hồ sơ tốn hồn ứng, kế tốn trưởng ký duyệt lên phiếu đề nghị toán đồng ý cho tốn - Giám đốc tài kiểm tra lại lần cuối tính hợp pháp hồ sơ tốn hồn ứng sau ký duyệt lên phiếu đề nghị toán chấp nhận cho toán - Sau có đầy đủ chữ ký Kế tốn trưởng, Giám đốc tài chính, CBCNV mang hồ sơ tốn phiếu đề nghị tốn sang Phòng kế toán gặp kế toán toán để thực tốn khoản tạm ứng Trên quy trình tạm ứng tốn tạm ứng Cơng ty DVVT& In Bưu Điện, đứng góc độ cá nhân tơi cho quy trình tương đối khoa học, chặt chẽ hợp lý Thực việc tạm ứng tốn theo quy trình nhìn chung tương đối thuận tiện, không nhiêu khê, phức tạp, gây cảm giác phiền phức cho người tạm ứng toán tạm ứng Để giảm sai hỏng giúp quản lý chặt chẽ in ấn phẩm có mệnh giá, chúng tơi xây dựng quy trình cho máy in Quy trình chúng tơi xây dựng áp dụng cho sản xuất Công ty theo cá nhân phù hợp II.Quy trình in hố đơn ấn có mệnh giá(Ápdụng cho máy in) Đọc hiểu lệnh sản xuất: Loại sản phẩm, giấyin, khuôn in, khuôn khổ, số xery, số nhảy, số cuối, số quyển… 2.Nhận kiểm tra giấy in: Số lượng số bù hao, loại giấy, khuôn khổ, định lượng, mầu giấy( Nếu phơng in sãn phải nhận theo góc pha cắt liên) Nhận kiêm tra maket, mẫu in: Tên sản phẩm theo lệnh sản xuất, dẫn mẫu, maket 4.Chi số ấn định số tờ in: Cho liên, cho đợt in 5.Lên khn in thử 6.Tự kiêm tra: Quy cách, kích thước, loại giấy, mầu mực in, mặt giấy, quy luật nhẩy số phù hợp với quy trình gia cơng( bắt, đóng xén, số xery, mã số thuế theo tên hóa đơn so với lệnh sản xuất Trình ký duyệt: Người ký duyệt kiểm tra theo nội dung mục theo tờ mẫu In sản lượng chính: Thường xuyên rút kiểm tra tờ in đảm bảo theo tiêu chuẩn ký duyệt, in đủ số đạo theo lệnh Kiểm tra sản phẩm in phẩm: Số lượng, chất lượng, ghi phiếu bàn giao KCS 10 In bù, in sửa tờ in hỏng KCS loại ra: đủ số tờ có số bị hỏng 11 Thu đếm tờ in hỏng, tờ phơng thừa bó lại, ghi số tờ hỏng, ngày in, tên người in nhập kho 12 Lưu kẽm: Ghi số lệnh, ngày in bút không xóa lên mặt kẽm nhập lại kho 13 Ghi sổ xuất sổ theo dõi hóa đơn: Số lượng tờ chính, số tờ in hỏng để làm tính lương Nộp lại maket,mẫu in cho quản đốc Theo ý kiến cá nhân tôi, điều bất cập cho quản lý quy trình không rõ tiên độ sản xuất thời gian phải hồn thành Điều gây khó khăn cho cán điều hành điều độ sản xuất Câu Theo môn học Quản trị hoạt động mơn học có nhiều nội dung phù hợp, bổ ích thiết thực áp dụng doanh nghiệp Tuy nhiên doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, thấy nội dung “Lập kế hoạch tổng hợp ngành dịch vụ” nội dung “Quản lý tối đa hoá doanh thu” Bài Hệ thống kế hoạch tác nghiệp tương đối phù hợp, hữu ích gần gũi với doanh nghiệp Chúng áp dụng phần kiến thức vào hai hoạt động : - Kiểm sốt chi phí lao động - Quản lý tối đa hố doanh thu Với hoạt động kiểm sốt chi phí lao động, thực hiện: - Lập lịch trình xác cơng, để đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng Việc làm giúp cho khách hàng ln hài lòng với chất lưọng dịch vụ Cơng ty nhu cầu khơng đáp ứng kịp thời, nhanh chóng mà chất lượng dịch vụ tốt thuận lợi - Ln có nguồn nhân lực dự trữ sẵn( Do người đảm nhận hai vị trí cơng việc) sàng đáp ứng nhu cầu đột xuất ngồi dự kiến xảy Điều giúp Cơng ty ln chủ động tình huống, ln có nhân thay để đáp ứng nhu cầu khách hàng cách tốt đáp ứng nhu cầu đột xuất cách kịp thời hiệu - Luôn quan tâm linh hoạt kỹ nhân viên Các nhân viên lĩnh vực dịch vụ đa phần đào tạo chuyên nghiệp mục đích Cơng ty ln đem đến cho khách hàng dịch vụ có chất lượng tốt nhất, làm cho họ hài lòng thoả mãn Tuy nhiên bên cạnh kỹ đào tạo Cơng ty khuyến khích cho nhân viên phát triển thêm kỹ Điều không tạo cứng nhắc, dập khuôn cách làm việc nhân viên mà khiến cho họ thoải mái, sáng tạo, nhiệt tình linh hoạt làm việc Điều khiến cho khách hàng ln cảm thấy vui vẻ, có cảm giác quan tâm trân trọng có mong muốn sử dụng dịch vụ công ty nhiều - Linh hoạt với nhân viên kết đầu thời gian làm việc, địa điểm làm việc Điều tạo khuyến khích lớn cho nhân viên Công ty khiến họ tâm huyết, nhiệt tình sáng tạo cơng việc, từ phát huy sáng kiến đóng góp để cải thiện hồn thiện cơng tác phục vụ khách hàng ngày tốt Với hoạt động quản lý tối đa hố doanh thu chúng tơi thực hiện: - Lựa chọn mức giá khả thi phù hợp với gói dịch vụ nhằm đáp ứng yêu cầu khách hàng tầng lớp tiêu dùng Điều giúp cho người tiêu dùng có hội sử dụng dịch vụ chất lượng tốt giá lại phải Bên cạnh với gói dịch vụ khác Cơng ty lại có mức giá thích hợp từ người có thu nhập cao người có thu nhập thấp sử dụng dịch vụ tốt Cơng ty tuỳ thuộc vào gói dịch vụ mà họ sở hữu Chính vậy, Cơng ty đa dạng hoá khách hàng tạo điều kiện tối đa hoá doanh thu - Dự báo tương đối nhu cầu sử dụng dịch vụ khoảng thời gian sử dụng dịch vụ - Đáp ứng đủ nhu cầu cho đối tượng sử dụng dịch vụ Điều mơ hình chung làm cho khách hàng có cảm giác thoả mãn dịch vụ Công ty.Với đa dang, phong phú loại hình dịch vụ, gói dịch vụ, Cơng ty đem lại cho khách hàng cảm giác hài lòng, tin tưởng tuyệt đối chất lượng lẫn số lượng dịch vụ, góp phần đẩy mạnh nhu cầu tiêu thụ dịch vụ, tối đa hố doanh thu cho Cơng ty 10 KẾT LUẬN Quản trị hoạt động môn học bổ ích thiết thực cho nhà quản trị, cấp quản lý doanh nghiệp.Nhờ kiến thức môn Quản trị hoạt động doanh nghiệp có thêm điều kiện để xem xét lại quy trình tác nghiệp đơn vị mình, nhìn nhận điểm mạnh, điểm yếu, hội thách thức để từ có biện pháp cải thiện quy trình, phát huy điểm mạnh, hạn chế, loại bỏ điểm bất hợp lý, nắm bắt hội vượt qua thách thức đưa doanh nghiệp ngày phát triển bền vững Tài liệu tham khảo - Giáo trình Quản trị hoạt động trường đạ học Griggs - Hoa Kỳ - Quy trình tạm ứng-thanh tốn Công ty Thông tin di động VMS 11 ... hồ sơ toán phiếu đề nghị toán sang Phòng kế tốn gặp kế tốn tốn để thực toán khoản tạm ứng Trên quy trình tạm ứng tốn tạm ứng Cơng ty DVVT& In Bưu Điện, ứng góc độ cá nhân tơi cho quy trình tương... kế toán toán làm thủ tục thu lại khoản tiền tạm ứng thừa + Nếu khoản toán lớn khoản tiền tạm ứng, kế toán toán làm phiếu chi, chi nốt số tiền tạm ứng thiếu cho CBCNV Nếu chưa toán khoản tạm ứng. .. nghị tạm ứng - Sau có đầy đủ chữ ký Kế tốn trưởng, Giám đốc tài chính, CBCNV mang giấy đề nghị tạm ứng sang Phòng kế tốn gặp thủ quỹ để lấy tiền tạm ứng 2 .Quy trình tốn hồn ứng Sau tạm ứng CBCNV,