KIỂM SOÁT nội bộ QUY TRÌNH LƯƠNG CTY YUJIN VINA file DOCX

Bảng1.1: Chính sách chuyên cần Bảng 3.1: Rủi ro quy trình chấm công: Bảng 3.2: Rủi ro quy trình tính lương: Bảng 3.1: Rủi ro quy trình thanh toán lương: Hình 1.1 Hình ảnh Công ty TNHH Yujin Vina Hình 2.1: Mẫu bảng chấm công Hình 2.2: Mẫu bảng chấm công thêm giờ Hình 2.3: Mẫu bảng thanht toán tiền lương Hình 2.4: Mẫu bảng thanht toán tiền thưởng Hình 2.5: Mẫu bảng thanht toán tiền làm thêm giờ Hình 2.6: Mẫu Phiếu lương nhân viên Hình 2.7: Mẫu Giấy Ủy nhiệm chi Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy quản lý Sơ đồ1.2: Sơ đồ Phòng kế toán Sơ đồ 1.3: Sơ đồ Phòng nhân sự Sơ đồ 2.1: Quy trình tiền lương Sơ đồ 2.2: Lưu dồ quy trình chấm công Sơ đồ 2.3: Lưu dồ quy trình tính lương Sơ đồ 2.4: Lưu dồ thanh toán lương Sơ đồ 2.5: Lưu dồ hạch toán lương

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH

TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH YUJIN VINA

GV : ThS Nguyễn Thị Thu Hằng LỚP : K11405B

TP.HCM, 26/4/2015

BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ

Đỗ Thị Thuỳ Mai K114050886 Giới thiệu đặc điểm kinh doanh và cơ cấu của công ty

Võ Thị Kim Nhung K114050894 Tìm hiểu chức năng – mục tiêu của quy trình tiền lương

MỤC LỤC

Lời mở đầu

 -

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các yếu tố doanh thu và chi phí luôn làmối quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị, đặc biệt là chi phí tiền lương luôn đượcxem là một trong vấn đề quan trọng Có thể nói, tiền lương đóng vai trò như một phầnthu nhập của người lao động nhằm bồi đắp, tái sản xuất sức lao động để công nhân,nhân viên tham gia sản xuất đạt được hiệu quả cao nhất

Liệu có giải pháp nào giúp các nhà quản trị tự đánh giá tính hiểu quả hay mức độrủi ro của quy trình tính lương của doanh nghiệp mình một cách dễ dàng? Điều gì sẽxảy ra nếu như công ty không có quy trình tính lương một cách chặt chẽ? Giải pháp đểtìm ra hướng sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả? Để trả lời cho những câu hỏitrên thì việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình tiền lương trởthành một yêu cầu cấp thiết đối với tất cả các doanh nghiệp bởi vì nhờ đó doanhnghiệp hoàn toàn có thể tự chủ động tìm giải pháp phòng ngừa và quản lý rủi ro nhất làđối với các doanh nghiệp có số lượng công nhân viên lớn

Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn đó, bài tiểu luận này nhằm mục đích tìm hiểu vềvấn đề “Kiểm soát nội bộ quy trình tiền lương tại Công ty TNHH Yujin Vina” Qua

đó, nhóm em đưa ra những phân tích, nhận định tổng quát đề xuất một số kiến nghịnhằm hoàn thiện hơn Kiểm soát nội bộ quy trình tiền lương tại đơn vị

Phần 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH YUJIN VINA

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

 Lịch sử hình thành.

- Ngày 30/10/1997 Công ty TNHH Yujin Vina được Bộ Kế hoạch và Đầu tư ViệtNam cấp giấy phép hoạt động

chế xuất Linh Trung, quận Thủ Đức, với diện tích 12.000 m2, với số vốn đầu tưban đầu là 162 tỷ đồng tương đương với 9,6 triệu USD Công suất 43,400,000sản phẩm/ 1 năm

 Quá trình phát triển

- Tháng 07/1998 Công ty TNHH Yujin Vina đi vào hoạt động với một xưởng sảnxuất chính Và đến ngày 03 tháng 10 năm 1998 chuyến hàng đầu tiên được xuấtxưởng trong niềm hân hoan phấn khởi của Ban Giám Đốc và toàn thể cán bộcông nhân viên của công ty

- Đến năm 2000 do nhu cầu sản xuất kinh doanh, Công ty quyết định đầu tư thêmmột phân xưởng mới với diện tích là 5430 m2và công xuất 21,600,000 sảnphẩm/ 1 năm Nâng tổng mức vốn đầu tư lên 16,6 triệu USD

- Hiện nay, với sự phát triển công ty đang sử dụng một lượng lao động tương đốilớn: khoảng 1000 công nhân viên

1.2 Chức năng và nhiệm vụ.

Công ty TNHH Yujin Vina có chức năng sản xuất, kinh doanh và cung ứng chothị trường các sản phẩm như muỗng, nĩa, dao, móc khóa bằng thép không gỉ chấtlượng cao, đáp ứng nhu cầu nội địa và xuất khẩu

Đóng góp vào sự phát triển của nền kinh tế quốc dân Đảm bảo kinh doanh cóhiệu quả, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng với chất lượng tốt nhất Đảm bảoquyền lợi của người lao động ngoài ra công ty có nhiệm vụ mở rộng thị trường kinh

doanh trong và ngoài nước nhằm tăng cường vị thế, tăng giá trị vốn góp cho các cổđông và tạo nhiều công ăn việc làm góp phần ổn định xã hội.

1.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty:

Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:

- Ban Giám đốc : Điều hành chung hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm về

hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh trước hội đồng quản trị Xây dựng chiến lược

và triển khai thực hiện chiến lược sau khi được hội đồng quản trị phê duyệt

- Phòng Nhân sự Xây dựng quy hoạch công tác tuyển dụng, đánh giá và phát

triển nhân lực phù hợp với kế hoạch chiến lược phát triển và kế hoạch sản xuất củacông ty

Thực hiện công tác lập kế hoạch đơn giá tiền lương, phân bổ và quyết toán quỹ tiềnlương Thực hiện các thủ tục giải quyết chế độ phụ cấp, hưu trí và các chế độ chínhsách khác cho người lao động trong Quản lý công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật cán

bộ, nhân viên và người lao động Quản lý hồ sơ cán bộ, nhân viên, người lao động theoquy định hiện hành

- Phòng Kế toán : Thực hiện các nghiệp vụ kế toán tài chính của công ty Tổ

chức hạch toán, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế đúng quy dịnh và lập báo cáo mỗi kỳ

Phòng

Nhân Sự

PhòngQLCL

PhòngXNK

Kho, Phânxưởng

Nguồn: Phòng Nhân sự

Hằng năm phối hợp với phòng kinh doanh để phân tích tình hình hoạt động của công

ty, đề xuất giải pháp cho Ban giám đốc

- Phòng Kinh doanh : Liên hệ với khách hàng và ký kết các hợp đồng kinh tế.

Nghiên cứu, lựa chọn thị trường mục tiêu, thiết kế, hoạch định chiến lược kinh doanh.Kết hợp với các phòng xuất nhập khẩu làm thủ tục xuất và nhập khẩu hàng hóa

- Phòng Quản lý chất lượng : Kiểm soát, quản lý chất lượng sản trong quá trình

sản xuất Cập nhật và xây dựng các tiêu chuẩn nhằm đánh giá chất lượng sản phẩm

- Phòng Xuất nhập khẩu : Quản lý các nghiệp vụ xuất-nhập khẩu trong công ty.

Phụ trách khâu bán hàng, nhận đơn hàng từ khách hàng, chuyển phòng sản xuất làm lệnh sản xuất Khai thác trong nước hay nhập khẩu nguyên vật liệu phục vụ quá trình sản xuất

- Kho, phân xưởng : Có nhiệm vụ sản xuất ra sản phẩm (muỗng, nĩa, dao…)

đảm bảo chất lượng và số lượng sản phẩm theo kế hoạch đề ra Bào quản, phân phốisản phẩm và nguyên vật liệu cho sản xuất và nhận nguyên vật liệu từ nhà cung ứng.Nhận thành phẩm từ xưởng sản xuất và xuất thành phẩm theo phiếu xuất kho hànghóa

1.4 Cơ cấu các phòng ban liên quan đến chu trình thanh toán lương

1.4.1 Cơ cấu phòng Kế toán:

- Hình thức tổ chức kế toán tập trung, đơn vị có sơ đồ bộ máy kế toán gồm 6thành viên cụ thể như sau:

Sơ đồ1.2 : Sơ đồ bộ máy kế toán

Chức năng nhiệm vụ của từng thành viên

- Kế toán trưởng:

Có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán

Có ý kiến bằng văn bản với người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán vềviệc tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật người làm kế toán,thủ kho, thủ quỹ;

Yêu cầu các bộ phận liên quan trong đơn vị kế toán cung cấp đầy đủ, kịp thờitài liệu liên quan đến công việc kế toán Báo cáo bằng văn bản cho người đại diện theopháp luật của đơn vị kế toán khi phát hiện các vi phạm pháp luật về tài chính, kế toántrong đơn vị

Lập và phân bổ các khoản chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn, phân bổ chi phí khấuhao tài sản cố định Lập các bút toán kết chuyển doanh thu- chi phí, lãi lỗ cuối tháng.Lập Bảng cân đối kế toán, Bảng cân đối số phát sinh, Báo cáo kết quả họat độngkinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và các báo cáo nội bộ theo yêu cầu của nhàquản trị, báo cáo thuế, báo cáo thống kê, báo cáo nội bộ.

- Thủ quỹ:

Quản lý tiền mặt của Công ty, ghi chép và phản ảnh một cách đầy đủ các nghiệp vụkinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt vào sổ quỹ

Thực hiện việc thu- chi theo chứng từ đã được ký duyệt và báo cáo quỹ hàng ngày

và kiểm kê quỹ hàng tuần

-Kế toán thanh toán:

Thu thập chứng từ, hóa đơn, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quanđến công nợ phải thu, phải trả, hàng tháng thực hiện bút toán ghi nhận chi phí lương,các khoản trích theo lương, đồng thời lập Ủy nhiệm chi thực hiện thanh toán lươngcho nhân viên công ty bằng chuyển khoản ngân hàng

Theo dõi, lập chứng từ thanh toán công nợ theo đúng đối tượng, thời gian quy định

và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phần mềm kế toán

- Kế toán kho:

Thực hiện công tác nhập- xuất hàng hóa theo đúng đối tượng kế toán

Lập báo cáo nhập xuất- tồn vào cuối tháng

Phối hợp với thủ kho, nhân viên kho để tồ chức kiểm kê hàng tháng

-Kế toán bán hàng:

Lập hóa đơn bán hàng và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh , theo dõi công

nợ phải thu theo từng đối tượng khách hàng, chi tiết theo tuổi nợ

Lập báo cáo bán hàng, báo cáo phân tích bán hàng và báo cáo tình hình nợ phảithu hàng tháng và lập báo cáo thuế GTGT hàng tháng

5.2 Tổ chức công tác phòng Nhân sự:

Sơ đồ 1.3 : Sơ đồ Phòng nhân sự

Chức năng, nhiệm vụ cùa từng thành viên

- Trưởng phòng: Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh

doanh và chiến lược của công ty.Tương tác, hỗ trợ các phòng, ban khác khi họ có yêucầu hay khó khăn trong vấn đề nhân sự Tham mưu cho Ban giám đốc về việc xâydựng cơ cấu tổ chức, điều hành của công ty và xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực Tổchức-Hành chánh-Nhân sự

- Nhân sự Tuyển dung – Đào tạo: Hoạch định những chính sách phù hợp thu hút

người tài cho công ty đồng thời lập kế hoạch tuyển dụng lao động theo yêu cầu của cácphòng ban trong công ty Xây dựng chính sách thăng tiến và luân chuyển nhân sựtrong công ty Hỗ trợ bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và hỗ trợ cho các bộphận liên quan về công tác đào tạo và phát triển nhân viên.Phối hợp với các phòng bankhác xác định nhu cầu đào tạo để lựa chọn hướng phát triển đào tạo theo yêu cầu củacông ty Phối hợp với các phòng ban tổ chức hướng dẫn các nhân viên mới hội nhậpvới công việc Tổ chức các khóa đào tạo ngắn hạn cho nhân viên các kỹ năng và kiếnthức cần thiết phục vụ cho công ty

Trưởng phòng

Tiền lươngTuyển dụng

Đào tạo

Chính sáchChế độ

(Nguồn: Phòng Nhân sự )

- Nhân sự Chính sách – chế độ: Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định

áp dụng trong Công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty – các bộ phận và tổ chức thực hiện Xây dựng hệ thống các quy chế, quy trình, quy định, chính sách nhân sự chocông ty và, thực hiện các chế độ cho người lao động Xây dựng quy chế lương thưởng,các biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc và giải quyết những thắc mắc của nhân viên trong hợp đồng lao động hay trong chính sách của công ty

- Nhân sự tiền lương: Hàng tháng dựa vào bảng chấm công của từng phòng ban, tiến

hành tính lương và các khoản trích theo lương cho từng lao động Tiến hành cập nhật

số lượng lao động để tạo tài khoản Ngân hàng cho từng lao động

Phần 2: CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH YUJIN VINA

1 Khái quát về chu trình tiền lương

a Khái niệm về tiền lương

Có nhiều cách hiểu về tiền lương, xét trên góc độ người lao động thì tiền lương

có thể là thu nhập của người lao động Xét trên góc độ người sử dụng lao động thì tiềnlương là chi phí của người sử dụng lao động Xét trên góc độ thị trường, tiền lương làgiá cả hàng hoá sức lao dộng Trong quy trình tiền lương, tiền lương sẽ được hiểu làcác khoản thu nhập mang tính thường xuyên mà nhân viên của công ty được hưởng từcông ty

Tiền lương là yếu tố quan trọng trong quá trình sử dụng và quản lý nhân sự trongcông ty Có thể kể ra một số chức năng cơ bản của tiền lương như sau: kích thích laođộng, giám sát lao động, điều hoà lao động

b Các chức năng cơ bản, mục tiêu của chu trình tiền lương

Định nghĩa chu trình tiền lương

Quy trình tiền lương được ghi nhận từ thời gian làm việc của người lao độngkhi quét thẻ và ghi nhận trong Bảng chấm công cho đến khi việc thanh toánlương được thực hiện và ghi nhận một cách chính xác vào hệ thống kế toán.Các chức năng cơ bản

- Xác định mức lương

- Chấm công

- Tính lương

- Trả lương

- Ghi nhận và báo cáo

Mục tiêu của quy trình

- Mục tiêu chức năng xác định mức lương: Xác định mức lương phù hợp với quy định của pháp luật, chính sách của công ty và phù hợp với năng lực, chức vụ cho từng nhân viên

- Mục tiêu chức năng chấm công:

 Sức lao động của từng nhân viên luôn được đánh giá theo quy định

về chấm công của công ty

 Tiền lương công ty được tính một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời trên cơ sở chấm công

- Mục tiêu chức năng thanh toán lương: tiền lương của nhân viên toàn công tyluôn được chi trả đầy đủ, chính xác từng người, chính xác số lượng và kịp thời

- Mục tiêu chức năng ghi nhận và báo cáo: ghi nhận và báo cáo một cách đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, rõ ràng và dễ hiểu về tất cả các chức năng của công ty quy định

2 Các chính sách liên quan đến tiền lương tại Công ty TNHH Yujin Vina

a Chính sách t ính lương

 Lực lượng lao động bao gồm: nhân viên văn phòng, công nhân phân xưởng

 Công ty ký hợp đồng lao động với nhân viên làm công việc ổn định, lâu dài sauthời gian thử việc là 2 tháng Trong thời gian thử việc công nhân viên được trả75% lương chính thức

 Theo quy định của công ty, thời gian làm việc hàng ngày là 8 tiếng, cụ thể nhưsau:

- Buổi sáng bắt đầu từ 7h30 đến 11h30

- Buổi chiều bắt đầu từ 12h30 đến 16h30

 Công nhân làm việc quá 16h30 được tính vào thời gian tăng ca Thời gian tăng

ca chỉ được tính khi có sự yêu cầu làm thêm của tổ trưởng (trưởng phong) và yêu cầu tính thêm giờ cần có sự phê duyệt của trưởng phòng

- Khi công nhân về sớm hay ra cổng phải điền đầy đủ thông tin vào giấy racổng, có xác nhận của tổ trưởng (trưởng phòng), công nhân ra cổng chuyểngiấy ra cổng cho bảo vệ

- Công nhân nghỉ có lý do chính đáng (ốm đau, bố mẹ mất,…) phải thông báotrước 3 ngày trừ trường hợp đột xuất phải nêu rõ lý do Nếu công nhân tự ý nghỉphép, trong giới hạn 3 ngày tùy theo mức độ nghiêm trọng thì tổ trưởng đánhgiá tính chuyên cần và nếu nghỉ quá 3 ngày thì mỗi ngày trừ 2% lương

 Quy định về chính sách chuyên cần đối với nhân viên trong công ty:

Bảng2.1 : Chính sách chuyên cần

Thời gian công tác

(1 công chuyên cần = 1 ngày lương)

 Trưởng của mỗi bộ phận sẽ là người phê duyệt số giờ làm cho nhân viên của họ trên bảng chấm công Vào cuối mỗi tháng, công ty sẽ tổnghợp bảng chấm công để hoàn thành bảng thanh toán tiền lương trình cho Kếtoán trưởng và Giám đốc ký duyệt

 Nhân viên văn phòng và công nhân phân xưởng được trả lương 1 lần trong mộttháng (vào ngày 05 của mỗi tháng)

 Công ty trả tiền lương, tiền thưởng, những khoản phụ cấp và những thu nhậpkhác theo lương được quy định phù hợp với quy định của pháp luật và chínhsách nội bộ của công ty

b C ơ sở tính lương

 Công thức tính lương:

¿)+ Phụ cấp – Các khoản giảm trừ lương

 Trên tổng số lương trả cho người lao động, công ty sẽ giữ lại một phần của bảohiểm y tế (1,5%) và bảo hiểm xã hội (8%), bảo hiểm thất nghiệp (1%) từ ngườilao động.

 Công ty sẽ chịu 18% bảo hiểm xã hội và 3% bảo hiểm y tế, 1% bảo hiểm thấtnghiệp, 2% kinh phí công đoàn trên mức lương cơ bản

 Máy quẹt thẻ ghi lại số ngày và thời gian làm việc của người lao động ở vănphòng và nhà máy (bảng chấm công do tổ trưởng và các bộ phận có liên quanghi nhận)

 Lương của người lao động được theo dõi và tính toán dựa trên số giờ làm việctrên bảng chấm công khi đã đối chiếu dữ liệu từ máy quẹt thẻ

 Các trường hợp sau sẽ không được tính lương

- Quẹt đúng 1 lần trong ngày (có quẹt thẻ vào mà không quẹt thẻ ra hoặcngược lại)

- Trường hợp quên thẻ, phải báo với cấp trên có trách nhiệm liên quan,nếu không sẽ không được tính vào thời gian làm việc chính thức

- Nhân viên có quyền lợi quẹt thẻ ra hoặc vào trong một số trường hợp đặcbiệt có phê duyệt của cấp trên Ngoài ra, thời gian vệ sinh cho mỗi cánhân là 3 – 5 phút/lần Giờ ra và vào ăn trưa 1 tiếng/người/ngày

 Nhân sự tiền lương tính tiền lương, các khoản trích theo lương và thuế thu nhập

cá nhân trên excel theo luật lao động của Việt Nam và chính sách lương củacông ty

 Kế toán thanh toán chịu trách nhiệm lập Ủy nhiệm chi gửi lên ngân hàng yêucầu thanh toán lương qua tài khoản ngân hàng cho từng nhân viên

3 Thực trạng chu trình tiền lương tại Công ty TNHH Yujin Vina

Chu trình tiền lương tại công ty gồm 3 hoạt động cơ bản:

- Chấm công

- Tính lương

- Thanh toán lương và ghi nhận, báo cáo

Sơ đồ 2.1 : Quy trình tiền lương

Phê duyệt bảng thanh toán lương

Lập UNC

Thanh toán, Hạch toán lương

Ký nhận

Đi làm

Ký xác nhận bảng chấm công

Chấm công hàng ngày

Tập hợp bảng chấm công và các chứng

từ liên quan

Phiếu lương

Lập bảng Thanh toán lương

Tính lương, in phiếu lương

Kế toán trưởng phê duyệt bảng

TT lương

Phê duyệt UNC

a Quy trình chấm công

Sơ đồ 2.2: Lưu dồ quy trình chấm công

Hàng ngày, người lao động quét thẻ vào và ra công ty Tổ trưởng các bộ phận ghinhận giờ lao động, ăn trưa, tăng ca của công nhân vào bảng chấm công, đồng thời

Bảng chấm công

đã phê duyệt

Bảng chấm công

Tập tin BCC

Bảng chấm công