Nhìn chung hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương tương đối phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Các cơ chế kiểm soát đáp ứng được cơ bản nhu cầu quản lý nhân sự.
Lương của nhân viên văn phòng và công nhân phân xưởng vừa được tính toán dựa trên số giờ làm việc trên bảng chấm công do tổ trưởng theo dõi vừa có sự đối chiếu với dữ liệu từ máy quẹt thẻ nên giải quyết một vài khó khăn như nếu nhân viên quên quẹt thẻ thì dù có mặt đi làm cũng không được tính ngày công lao động, những trường hợp nhân viên cố tình gian lận nhờ người quẹt thẻ dùm, hoặc nhờ người khác làm sẽ dẫn đến ảnh hưởng rất nhiều đến năng suất lao động và gây tổn thất cho công ty. Tuy nhiên, để hệ thống quy trình thêm chặt chẽ, đề xuất việc sử dụng bằng quẹt thẻ bằng dấu vân tay.
Tất cả nhân viên đều được trả lương qua tài khoản ngân hàng và lương sẽ được trả một lần vào ngày đầu tháng (thường là ngày 05 hàng tháng), do đó rủi ro của việc trả lương không đúng thời gian rất có thể xảy ra đặc biệt là vòng lưu động tiền của công ty lúc khó khăn =>Trong quá trình kiểm tra hợp đồng lao động và việc thanh toán lương, nên chú trọng kiểm tra tính đúng kỳ của việc thanh toán lương.
2. Rủi ro quy trình chấm công:
Bảng 3.1: Rủi ro quy trình chấm công:
Thủ tục kiểm soát Rủi ro có thể xảy ra Biện pháp Việc xác nhận phiếu lương
của công nhân viên được thực hiện vào cuối tháng.
Sai sót hoặc nhầm lẫn cuối tháng mới được điều chỉnh, khiến khối lượng công việc tăng lên.
Việc đối chiếu nên được thực hiện hàng tuần để hạn chế sai sót xảy ra.
Dữ liệu chấm công được nhập và lưu trên phần mềm excel
Khâu nhập liệu sẽ tốn khá nhiều thời gian, dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn dữ liệu lưu trữ trong nhiều file độc lập
Tính bảo mật chưa cao, khả năng truy cập bất hợp pháp là rất cao, rủi ro mất dữ liệu.
Việc ứng dụng phần mềm chấm công sẽ giải quyết được nhược điểm của excel, tiết kiệm nhân lực, đảm bảo chấm công chính xác hơn.
Hạn chế, phân quyền truy cập và theo dõi quá trình sử dụng
Bảng chấm công được lập một liên
Với số liên này khi luân chuyển trong chu trình không đủ đáp ứng nhu cầu sử dụng của các bộ phận.
Bảng chấm công nên lập làm 2 liên. Một liên đưa cho trưởng các bộ phận lưu sau khi xác nhận.
Bảng chấm công do từng tổ trưởng các bộ phận lập ra và Trưởng bộ phận phê duyệt bảng chấm công, đồng thời chịu trách nhiệm về bảng chấm công này
Công nhân thông đồng với tổ trưởng như khai khống số giờ tăng ca, cố tính không xóa tên những nhân viên đã nghỉ việc, ký thay, ký hộ, trốn việc...
Dùng hệ thống quẹt thẻ vân tay
3. Rủi ro quy trình tính lương:
Bảng 3.2: Rủi ro quy trình tính lương:
Thủ tục kiểm soát Rủi ro Biện pháp
Việc tính lương được thực hiện trên phần mềm excel.
Nhập dữ liệu và thiết lập công thức tính toán sai dẫn đến việc tính toán sai, phần mềm excel không tự kiểm tra được.
Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự tiền lương.
Có sự kiểm tra, tính toán lại.
Bảng thanh toán lương lập thành 2 liên: 1 liên gửi kế toán thanh toán, 1 liên gửi cho kế toán tổng hợp
Bộ phận nhân sự không có dữ liệu để đối chiếu và lưu.
Bảng thanh toán lương lập 3 liên. Một liên cho phòng nhân sự lưu.
4. Rủi ro quy trình thanh toán lương:
Bảng 3.3: Rủi ro quy trình thanh toán lương:
Thủ tục kiểm soát Rủi ro có thể xảy ra Biện pháp - Kế toán thanh toán lập
Ủy nhiệm chi kèm theo Bảng thanh toán lương được ký duyệt trình cho Giám đốc phê duyệt - Sau đó gửi Ủy nhiệm
chi và Bảng thanh toán lương đã được ký duyệt qua Ngân hàng để tiến hành trả lương vào từng tài khoản của từng nhân viên.
Nhân viên không nhận được tiền lương do sai sót về số Tài khoản ngân hàng.
Số dư tài khoản tiền gửi Ngân hàng của công ty không đủ để trả lương cho nhân viên trong kỳ
Phòng nhân sự phải đối chiếu số Tài khoản ngân hàng của từng nhân viên trước và sau khi lập Bảng thanh toán tiền lương.
Kế toán thanh toán phải cập nhật Quỹ lương kế hoạch và so sánh với số dư tài khoản Tiền gửi ngân hàng của công ty và báo cáo cho Kế toán trưởng để có biện pháp xử lý khi có sự kiện bất thường xảy ra.