Kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu tiền tại cty TNHH kế toán kiểm toán phương nam

Hệ thống Kiểm soát nội bộ trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an toàn

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi Những kết quả và các số liệu trong khóaluận tốt nghiệp được thực hiện tại Công ty TNHH Kế Toán Và Kiểm Toán Phương Nam,không sao chép bất kỳ nguồn nào khác Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về

sự cam đoan này

TP Hồ Chí Minh, ngày 5 tháng 5 năm 2015

Nguyễn Hồng Hoàng Nhi

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay, em đã nhận đượcrất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắcnhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô ở Khoa Kế Toán – Tài Chính - Ngân Hàng đã truyền đạtkiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học tập tại trường

Em xin chân thành cảm ơn ThS Ngô Thị Mỹ Thúy đã tận tâm hướng dẫn chúng em hoànthành khóa luận tốt nghiệp, cùng với sự chỉ dẫn của các Anh/Chị ở Công ty TNHH Kế Toán

Và Kiểm Toán Phương Nam tại môi trừơng làm việc thực tế

Thiếu sót là điều chắc chắn không thể tránh khỏi trong khóa luận lần này, em rất mong nhậnđược những ý kiến đóng góp quý báu của quý Thầy Cô để kiến thức của em được hoàn thiệnhơn

Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn

TP Hồ Chí Minh, ngày 5 tháng 5 năm 2015

Nguyễn Hồng Hoàng Nhi

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU

TIỀN .

4

1.1 Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ 4

1.1.1.Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ 4

1.1.2 Ý nghĩa của việc nghiên cứu hệ thống KSNB 5

1.1.3 Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ 5

1.1.3.1 Môi trường kiểm soát 5

1.1.3.2 Đánh giá rủi ro 8

1.1.3.3 Hoạt động kiểm soát .10

1.1.3.4 Thông tin và truyền thông 12

1.1.3.5 Giám sát 13

1.1.4 Mục tiêu của KSNB 14

1.1.4 Hạn chế của KSNB 15

1.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền 16

1.2.1 Khái quát về chu trình bán hàng - thu tiền 16

1.2.1.1 Khái niệm của bán hàng - thu tiền 16

1.2.1.2 Ý nghĩa của bán hàng - thu tiền 16

1.2.1.3 Các thủ tục kiểm soát của quy trình bán hàng-thu tiền .17

1.2.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng-thu tiền .22

1.2.2.1 Mục tiêu của các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng - thu tiền .22

1.2.2.2 Trình tự nghiên cứu kiểm soát nội bộ 23

1.2.2.2.1 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ 23

1.2.2.2.2 Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát 24

1.2.2.2.3 Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát trong chương trình kiểm toán

241.2.2.2.4 Đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thay đổi những thử nghiệm cơ bản dự kiến

251.2.3 Những thủ thuật gian lận thường xảy ra trong chu trình bán hàng-thu tiền

251.2.3.1 Gian lận trong khâu xét duyệt bán hàng: 25

1.2.3.2 Biển thủ tiền bán hàng thuđược 261.2.3.3 Chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hàng trả chậm

26

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN CÔNG

TY TNHH KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN PHƯƠNG NAM THỰC HIỆN TẠI ĐƠN VỊ KHÁCH HÀNG.

29

2.1 Giới thiệu khái quát về công ty 292.1.1 Thông tin chung về công ty 292.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty TNHH Kế Toán và Kiểm Toán Phương Nam thực hiện tại đơn vị khách hàng

Công ty TNHH XYZ 382.2.1 Công tác tổ chức kế toán tại Công ty TNHH XYZ 382.2.2 Tìm hiểu hệ thống KSNB của quy trình bán hàng và thu tiền 402.2.3 Đánh giá tính sơ bộ rủi ro kiểm soát các thủ tục KSNB của chu trình bán hàng và thutiền 54

2.2.3 Thiết kế các thủ tục kiểm soát chính

Hình 1: Bộ máy tổ chức của Công ty.

Hình 2: Doanh số của Công ty TNHH Kế Toán và Kiểm Toán Phương Nam năm 2013-2014

Hình 3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của bộ phận kiểm toán

LỜI MỞ ĐẦU

1 Sự cần thiết của đề tài

Trước những biến đổi sâu sắc của nền kinh tế toàn cầu hóa, mức độ cạnh tranh về hànghóa, dịch vụ giữa các doanh nghiệp Việt Nam trên thị trường trong nước và quốc tế ngàycàng khốc liệt hơn Nền kinh tế nước ta đã và đang có những triển vọng mới, hướng đi mới

để hòa nhập với nền kinh tế thế giới, nhất là trong bối cảnh hội nhập kinh tế hiện nay, việcViệt Nam gia nhập vào Tổ chức thương mại thế giới WTO đã mang lại cho các doanhnghiệp Việt Nam nhiều cơ hội vô cùng to lớn nhưng bên cạnh đó cũng không kém nhữngrủi ro và thử thách, đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại Do

đó, để đứng vững trong tình hình cạnh tranh khốc liệt hiện nay, các doanh nghiệp khôngnhững phải tự mình vươn lên trong quá trình sản xuất kinh doanh mà đòi hỏi các doanhnghiệp còn phải hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, nâng cao năng lực quản lý, tăngcường kiểm soát để hạn chế những gian lận, sai sót có thể xảy ra và đề ra những phươnghướng, mục tiêu nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh

Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công ty còn yếukém, các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình còn những công ty lớn lại phânquyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ Cả hai mô hình này đều dựatrên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin kiểm tra chéo giữa các bộ phận

để phòng ngừa gian lận Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơchế giám sát không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng

Với xu hướng thị trường ngày càng mở rộng trong lĩnh vực thương mại, các doanh nghiệpkinh doanh buôn bán hàng hóa ngày càng nhiều, điều này đồng nghĩa với việc quy trìnhbán hàng - thu tiền sẽ được chú trọng hơn, vì là một quá trình chuyển quyền sở hữu hànghóa – tiền tệ giữa người mua và người bán, gắn với lợi ích kinh tế và trách nhiệm pháp lýcủa mỗi bên, nên công việc kiểm soát nội bộ cần được thực hiện chặt chẽ hơn hết

Vì tất cả những lý do trên, cùng với kiến thức đã học tập được từ trường và thời gian thực

tập tại Công ty TNHH Kế Toán và Kiểm Toán Phương Nam, em đã chọn đề tài “Kiểm soát nội

bộ quy trình bán hàng và thu tiền do Công ty TNHH Kế Toán và Kiểm Toán Phương Nam thực hiện tại đơn vị khách hàng” làm khóa luận tốt nghiệp với mong muốn tìm hiểu kĩ hơn

về lĩnh vực này, đồng thời góp một phần cho mục tiêu hoàn thiện hệ thống kiểm soát nộibộ

2 Đối tượng nghiên cứu

Kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng và thu tiền do Công ty TNHH Kế Toán và Kiểm ToánPhương Nam thực hiện tại đơn vị khách

hàng

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Tìm hiểu về Công ty TNHH Kế Toán và Kiểm Toán Phương Nam.

- Tìm hiểu kiểm soát nội bộ về quy trình bán hàng và thu tiền do Công ty TNHH Kế Toán vàKiểm Toán Phương Nam thực hiện tại đơn vị khách hàng

- So sánh giữa thực tế với lý thuyết, sau đó để đánh giá ưu điểm và nhược điểm của hệthống kiểm soát nội bộ, nhằm đưa ra giải pháp hoàn thiện hệ thống này tại đơn vị kháchhàng

4 Phương pháp nghiên cứu

Trong bài báo cáo thực tập này sử dụng chủ yếu hai phương

- Thứ hai là phương pháp quan sát thực tế: Thông qua cơ sở tiếp xúc thực tế với đơn vị và

kiểm soát nội bộ, cùng với những đánh giá khái quát chung trong quá trình xử lý và đưathông tin vào bài viết một cách có chọn lọc nhất

5 Bố cục đề tài

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ về quy trình bán hàng và thu tiền

Chương 2: Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ về quy trình bán hàng và thu tiền công ty

TNHH Kế Toán và Kiểm Toán Phương Nam thực hiện tại đơn vị khách hàng

Chương 3: Nhận xét và kiến nghị

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ

THU TIỀN.

1.1 Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1.Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ.

Trên thế giới có nhiều định nghĩa khác nhau về hệ thống kiểm soát nội bộ Trong đó theoLiên đoàn Kế toán quốc tế (The International Federation of Accountant – IFAC) định nghĩathuật ngữ kiểm soát nội bộ như sau:

“Hệ thống kiểm soát nội bộ là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo Hệ thống Kiểm soát nội bộ trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy”.

Theo chuẩn mực kểm toán Việt nam số 315 (VSA- Ban hành kèm theo Thông tư số214/2012/TT-BTC ngày 06 tháng 12 năm 2012 của Bộ Tài Chính) thì hệ thống kiểm soát nội

bộ được định nghĩa:

- Kiểm soát nội bộ: Là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của kiểm soát nội bộ.

Theo COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) làmột Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính (The

National Commission on Fraudulent Financial Reporting hay còn gọi là TreadwayCommission), định nghĩa:

có nhiều thay đổi đáng kể, đặc biệt là sự phát triển của công nghệ thông tin Do đó, năm

2013 Uỷ ban COSO đã cập nhật và cải tiến báo cáo nhằm giúp các tổ chức thiết kế và pháttriển hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp

1.1.2 Ý nghĩa của việc nghiên cứu hệ thống KSNB

Kiểm toán viên cần có sự hiểu biết đầy đủ về các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB đểphục vụ cho việc lập kế hoạch kiểm toán Sự hiểu biết này bao gồm trên hai phương diện,

đó là hệ thống kiểm soát nội bộ có phù hợp hay không, và chúng có được đơn vị thực hiệntrên thực tế hay không

Sự hiểu biết này được kiểm toán viên sử dụng để xác minh lại các sai sót tiềm tàng, xem xétcác yếu tố ảnh hưởng có thể dẫn đến rủi ro làm báo cáo tài chính bị sai lệch trọng yếu,thiết kế các thử nghiệm cơ bản,…

Theo báo cáo COSO 2013, các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn bao gồm 5

bộ phận như sau: Môi trường kiểm soát; đánh giá rủi ro; hoạt động kiểm soát; thông tin vàtruyền thông; giám sát Nhưng trong nội dung chi tiết có sự thay đổi cho phù hợp với thay

đổi của môi trường kinh doanh và sự phát triển của hệ thống thông tin.

1.1.3 Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ.

1.1.3.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát là nền tảng ý thức, là văn hóa của tổ chức tác động đến ý thức kiểmsoát của toàn bộ thành viên trong tổ chức.

1 0

Theo báo cáo COSO 1992 có 7 yếu tố tạo nên môi trường kiểm soát

gồm:

- Tính trung thực và các giá trị đạo đức

- Triết lý quản lý và phong cách điều hành

- Hoạt động quản trị và Ban kiểm soát

Nhưng theo báo cáo COSO năm 2013, 7 yếu tố trên được thiếp lập lại thành 5 nguyên tắcnhư

sau:

-Nguyên tắc 1: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức.

Sự cam kết này được thể hiện thông qua việc người quản lý thiết lập các chuẩn mực đạođức, giám sát sự tuân thủ chuẩn mực đạo đức và đưa ra các biện pháp chấn chỉnh kịp thời

về những hành vi vi phạm Bên cạnh đó, người quản lý cũng cần làm gương cho cấp dưới vềviệc tuân thủ các chuẩn mực đạo đức và cần phải phổ biến những quy định đến mọi thànhviên bằng các thể thức thích hợp

-Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị phải chứng tỏ sự độc lập với người quản lý và đảm nhiệm

chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ Để giám sát hành

hệ thống kiểm soát nội bộ, Hội đồng quản trị cần hiểu đặc điểm hoạt động kinh doanh,hiểu kỳ vọng của các bên có liên quan Hội đồng quản trị phải có đủ các thành viên độc lập

để giám sát hoạt động của người quản lý Chức năng giám sát của Hội đồng quản trị đượcthể hiện thông qua:

+ Môi trường kiểm soát: Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm giám sát việc thiết lập cácchuẩn mực đạo đức, thiết lập cơ chế giám sát nhằm thúc đẩy việc đạt được mục tiêu củađơn vị, chẳng hạn các thành viên của Uỷ ban kiểm toán phải có đủ năng lực để đảm nhận

nhiệm vụ Do Hội đồng quản trị phải chịu trách nhiệm trước các cổ đông hay chủ sỡ hữu,nên họ phải thận trọng trong việc giám sát, đặc biệt là giám sát các thông tin trên báo cáotài chính và các

1 2

công bố khác Ngoài ra, họ còn cần theo dõi việc thực hiện của người quản lý và đưa ra cácbiện pháp chấn chỉnh khi cần

thiết

+ Đánh giá rủi ro: Hội đồng quản trị cần giám sát việc đánh giá rủi ro của người quản lýtrong việc đạt được các mục tiêu Các rủi ro không chỉ đến từ môi trường bên ngoài mà còngồm cả rủi ro bên trong xuất phát từ các thay đổi trong hoạt động sản xuất kinh doanh, cácrủi ro do gian lận, rủi ro do người quản lý khống chế hệ thống kiểm soát nội bộ

+ Hoạt động kiểm soát: Hội đồng quản trị cần giám sát người quản lý ở các cấp trong việcthực hiện các chính sách và hoạt động kiểm toán đã được thiết lập

+ Thông tin và truyền thông: Hội đồng quản trị cần phân tích và thảo luận với người quản lý

về các thông tin và truyền đạt thông tin liên quan đến việc đạt được mục tiêu của đơnvị

+ Giám sát: Hội đồng quản trị cần đánh giá bản chất và phạm vi các hoạt động giám sát nóichung của đơn vị Họ cũng cần giám sát các đánh giá của người quản lý và các biện pháp dongười quản lý thiết lập

-Nguyên tắc 3: Người quản lý dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị cần thiết lập cơ cấu tổ

chức, các loại báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt được mục tiêu củađơn vị

Cơ cấu tổ chức cần phù hợp với đặc điểm của đơn vị ( trong đó gồm việc miêu tả, phânchia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị), thiết lập các loại và cáchthức báo cáo (gồm cả việc truyền thông), quy định về trách nhiệm, quyền hạn của từng cấp,chẳng hạn như:

Hội đồng quản trị: chịu trách nhiệm đưa ra các quyết định quan trọng, giám sát hoạt độngcủa

-Nguyên tắc 5: Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm của

họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức

Để thực hiện điều này, Ban giám đốc và Hội đồng quản trị cần thiết lập cơ chế báo cáo,trong đó cần quy định trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận trong việc báo cáo về kếtquả hoạt động và đưa ra các biện pháp sửa đổi phù hợp, ban giám đốc phải thiết lập cácbiện pháp đánh giá kết quả ở các cấp khác nhau trong đơn vị

1.1.3.2 Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng, phân tích và quản lý các rủi ro có thể đe dọa đến việc đạtđược các mục tiêu của tổ chức, như mục tiêu bán hàng, sản xuất, marketing, tài chính vàcác hoạt động khác sao cho tổ chức đạt được mục tiêu chung và các mục tiêu cụ thể chotừng hoạt động

Theo COSO 1992, để đánh giá rủi ro nhà quản lý đơn vị cần phải:

- Xác lập mục tiêu

-Nhận dạng rủi ro

- Phân tích rủi ro

- Các biện pháp quản trị rủi ro

Nhưng theo COSO 2013, 4 bước này được tổng hợp thành nguyên tắc 6 và nguyên tắc 7.Thêm vào đó, COSO 2013 còn tổng hợp thêm hai nguyên tắc 8 và 9 để xem xét đến cácgian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro làm cho mục tiêu đơn vị không đạt được và đánh giánhững thay đổi của môi trường ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ, cụ thể cácnguyên tắc này như sau:

-Nguyên tắc 6: Đơn vị phải thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để giúp có thể nhận diện và

đánh giá rủi ro phát sinh trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị Các mục tiêu của đơn vịthường thiết lập bao gồm: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo tài chính và chi phí chínhcho người bên ngoài và người bên trong, mục tiêu tuân thủ

-Nguyên tắc 7: Đơn vị phải nhận diện rủi ro trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị, tiến

hành phân tích rủi ro để xác định các rủi ro cần được quản trị

Đơn vị phải nhận diện và đánh giá rủi ro ở cấp độ đơn vị, ở từng bộ phận, từng chức năng.Khi đánh giá, cần nghiên cứu các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị Bên cạnh đó, đơn

vị cũng phải thiết lập cơ chế nhận dạng rủi ro liên quan đến từng bộ phận trong đơn vị Cácrủi ro đã được nhận diện sau đó cần được phân tích để đưa ra các biện pháp đối phó vớirủi ro thích hợp nhất, chấp nhận rủi ro, giảm thiểu rủi ro, tránh né rủi ro, kiểm soát rủi ro

-Nguyên tắc 8: Đơn vị cần xem xét các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro không đạt

mục tiêu của đơn vị

Các loại gian lận tiềm tàng bao gồm: lập báo cáo tài chính gian lận, biển thủ tài sản, thựchiện các hành vi không tuân thủ pháp luật và các quy định Bên cạnh các loại gian lận nêutrên, cần chú ý cả hành vi hối lộ và hành vi người quản lý khống chế hệ thống kiểm soát nội

bộ Sự khống chế hệ thống kiểm soát nội bộ thường được mô tả là hành động người quản

lý vượt qua khỏi các hoạt động kiểm soát đã được thiết lập

Khi đánh giá rủi ro có gian lận, ba nhân tố liên quan đến gian lận cần xem xét, đó là áplực, cơ hội và khả năng hợp lý hoá các gian lận Áp lực thường xuất phát từ việc đơn vịthiết lập mục tiêu khá cao, khó có thể đạt được hay từ các áp lực cá nhân (gặp khókhăn về kinh tế ) Cơ hội để thực hiện thường do hệ thống kiểm soát nội bộ yếu kémhoặc người quản lý khống chế kiểm soát nội bộ.

-Nguyên tắc 9: Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi của môi trường ảnh hưởng

đến hệ thống kiểm soát nội bộ Các thay đổi bao gồm thay đổi từ môi trường bên ngoài(kinh tế, chính trị…), thay đổi từ cách thức kinh doanh (loại kinh doanh mới, kỹ thuật lớn…)thay đổi từ cách thức quản lý, từ thái độ và triết lý của người quản lý về hệ thống kiểmsoát nội bộ…

1.1.3.3 Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục kiểm soát để đảm bảo cho các chỉ thị củanhà quản lý được thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu Hoạt động kiểm soát diễn ratrong toàn bộ tổ chức ở mọi cấp độ và mọi hoạt động

Những hoạt động kiểm soát chủ yếu theo COSO 1992 là:

-Xét về mục đích, có 2 loại hoạt động kiểm soát, đó là kiểm soát phòng ngừa và kiểm

soát phát hiện:

Kiểm soát phòng ngừa: Là hoạt động kiểm soát được thực hiện trước khi hoạt động bắt đầu nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu khả năng xảy ra nhầm lẫn và gian lận ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu của đơn vị

Kiểm soát phát hiện: Được thiết kế nhằm phát hiện nhầm lẫn và gian lận khi các hoạt

động đã được thực hiện

-Xét về chức năng, các hoạt động kiểm soát phổ biến gồm: Soát xét của nhà quản lý cấpcao, quản trị hoạt động, phân chia trách nhiệm hợp lý, kiểm soát quá trình xử lý thông tin,kiểm soát vật chất, phân tích rà soát

Theo COSO 2013 các hoạt động kiểm soát sẽ được tổng hợp lại thành 3 nguyêntắc:

-Nguyên tắc 10: Đơn vị phải lựa chọn, thiết lập các hoạt động kiểm soát để giảm thiểu

+ Kiểm tra, đối chiếu, thí dụ so sánh hai hay nhiều khoản mục với nhau hay so sánhgiữa thực tế với kế hoạch, với chính sách được thiết lập

+ Kiểm soát vật chất

+ Lập bảng chỉnh hợp

+ Soát xét của người quản lý

-Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung về công

nghệ thông tin nhằm hỗ trợ cho việc đạt được các mục

tiêu

Người quản lý cần nghiên cứu mối liên hệ giữa chu trình kinh doanh của đơn vị (tínhlương, mua hàng, bán hàng) với đặc điểm xử lý thông tin để thiết lập các hoạt độngkiểm soát phù hợp (kiểm soát chung trong môi trường tin học, kiểm soát ứng dụng).Bên cạnh đó, để đảm bảo tính chính xác, đáng tin cậy của việc xử lý thông tin, cần chọnlựa và phát triển cơ sở hạ tầng thông tin thích hợp

-Nguyên tắc 12: Đơn vị phải triển khai các hoạt động kiểm soát dựa trên các chính sách

đã được thiết lập và triển khai thành các thủ tục

Dựa trên chính sách kiểm soát đã được thiết lập, người quản lý phải thiết kế các thủtục kiểm soát, trong đó phân định rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng cá nhân (kể cảtrách nhiệm báo cáo cho từng cấp quản lý)

Muốn hệ thống kiểm soát vận hành tốt, cần có các nhân viên có năng lực, thực hiệncác

thủ tục kiểm soát đã được thiết

1.1.3.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nângcao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc lập báo cáo để cung cấp thông tin vềhoạt động tài chính và tuân thủ cho nội bộ và bên ngoài

- Về thông tin: Tất cả các bộ phận, cá nhân trong đơn vị đều cần những thông tin nhất định

để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình Thông tin được cung cấp thông qua hệthống thông tin như: xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai Hệthống thông tin kế toán là phân hệ quan trọng trong hệ thống thông tin của đơn vị

Yêu cầu về chất lượng của thông tin phải là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truycập thuận tiện

Các yếu tố của hệ thống thông tin này theo COSO 2013 đã được hệ thống thành 3 nguyên tắc như sau:

-Nguyên tắc 13: đơn vị phải thu thập ( hay tự tạo) và sử dụng các thông tin thích hợp,

-Nguyên tắc 14: Đơn vị phải truyền thông trong nội bộ những thông tin cần thiết nhằm

hỗ trợ chức năng kiểm soát Các đối tượng phải được truyền thông bao gồm: nhânviên, người quản lý, Hội đồng quản trị Để truyền thông kịp thời, cần thiết lập nhiềukênh thông tin khác nhau, chẳng hạn đường dây nóng hoặc các kênh thông tin phụ nếukênh thông tin thông thường không hoạt động hữu hiệu, chẳng hạn email, website…Việc sử dụng phương thức truyền thông nào phụ thuộc vào tính chất thông tin

-Nguyên tắc 15: Đơn vị phải truyền thông cho các đối tượng bên ngoài các thông tin liên

quan đến hoạt động và kiểm soát nội bộ như cổ đông, chủ sở hữu, khách hàng, nhà cungcấp Ngoài ra cần có kênh thông tin mở để thu nhận ý kiến từ các đối tượng này và tổ chứcnhiều kênh thông tin khác nhau để thu nhận thông tin, chẳng hạn đường dây nóng, hoặccác kênh thông tin phụ nếu kênh thông tin thông thường không hoạt động hay không hữu

1.1.3.5 Giám sát

Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ theo thời gian Giám sát có hai loại gồm:

-Giám sát thường xuyên: Là xem xét các báo cáo hoạt động, tiếp nhận góp ý của

-Nguyên tắc 16: Đơn vị phải lựa chọn, triển khai và thực hiện việc đánh giá liên tục hoặc

định kỳ nhằm bảo đảm rằng các bộ phận cấu thành của kiểm soát nội bộ là hiện hữu vàđang vận hành đúng

Do mục tiêu và rủi ro của đơn vị luôn thay đổi, các hoạt động kiểm soát có thể trởnên lỗi thời hay không còn phù hợp Hoạt động giám sát sẽ giúp đánh giá liệu các hoạtđộng kiểm soát có còn phù hợp không và liệu có nên thay đổi không

-Nguyên tắc 17: Phải đánh giá và thông báo những khiếm khuyết của kiểm soát nội bộ kịp

thời cho các đối tượng có trách nhiệm như nhà quản lý và Hội đồng quản trị để có biệnpháp khắc phục

-Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: Kiểm soát nội bộ đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp

và các quy định

-Nhóm mục tiêu về hoạt động: Kiểm soát nội bộ giúp cho đơn vị sử dụng các nguồn nhân lực hữu hiệu và hiệu quả, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần…

1.1.4 Hạn chế của KSNB

Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập bởi con người và chính con người vận hành hệthống này trong đơn vị Do đó hệ thống kiểm soát nội bộ chắc chắn sẽ tồn tại những hạnchế nhất định Các hạn chế này bao gồm:

-Hệ thống kiểm soát nội bộ không thể ngăn ngừa được các quyết định sai lầm của người raquyết định và người thực thi quyết định đó

-Hệ thống kiểm soát nội bộ không thể ngăn ngừa một cách triệt để sự thông đồng giữa cácđơn vị với cá nhân hay của các nhân viên với nhau

-Hệ thống kiểm soát nội bộ không thể ngăn ngừa sự lạm dụng quyền hạn của nhà quản lý,gian lận trong quản lý để thu được lợi ích cho đơn vị hay của cá nhân

-Nhà quản lý luôn có xu hướng cân nhắc giữa chi phí bỏ ra và lợi ích thu được, nếu chi phí

bỏ ra cao hơn lợi ích thì có thể chính sách, thủ tục đó không được thực hiện Do đó hệthống kiểm soát nội bộ không được thực hiện hoặc được thực hiện nhưng không thể pháthuy hết tác dụng của nó

-Trong kinh doanh luôn có tình huống bất thường, điều này vượt quá tầm kiểm soát của hệthống kiểm soát nội bô Do vậy hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ không được vận hành hoặcvận hành nhưng không mang lại hiệu quả như mong đợi

-Do môi trường kinh doanh thay đổi, môi trường công nghệ thông tin phát triển nhanh nênđòi hỏi các thủ tục kiểm soát bắt buộc phải được rà soát và điều chỉnh liên tục cho phùhợp nếu không sẽ làm cho nó mất tác dụng và đôi khi còn là trở ngại cho hoạt động củađơn vị

-Chính vì những hạn chế trên, nhà quản lý không thể tin tưởng hoàn toàn vào hệ thốngkiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ là công cụ để nhà quản lý sử dụng điềuhành đơn vị để đạt được mục tiêu đề ra chứ không thể thay thế được nhà quản lý

Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng phải thường xuyên xem xét, đánh giá lại hệ thống kiểm soátnội bộ để có những điều chỉnh kịp thời Khi nhà quản lý thiết lập và vận hành tốt một hệthống

kiểm soát nội bộ không những giúp cho đơn vị giảm thiểu các sai sót, gian lận mà còn nângcao hiệu quả hoạt động kinh doanh của đơn vị.

Như vậy, cơ sở lý thuyết theo báo cáo COSO 2013 đã cung cấp một khuôn mẫu làm cơ sở

để cho nhà quản lý thiết lập các chính sách, thủ tục, điều hành và kiểm soát hoạt động thựctiễn của đơn vị mình một cách hiệu quả nhất nhằm hướng đến việc đạt được các mục tiêucủa đơn vị mình

1.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền

1.2.1 Khái quát về chu trình bán hàng - thu tiền

1.2.1.1 Khái niệm của bán hàng - thu tiền

Bán hàng thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổiHàng- Tiền Quá trình bán hàng-thu tiền bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặthàng, hợp đồng mua hàng,…) và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hóa thành tiền Hànghóa là những tài sản hay dịch vụ chứa đựng giá trị và có thể bán được Tiền tệ là phươngtiện giao dịch thanh toán được giải quyết tức thời

Trong thực tế, chu trình bán hàng-thu tiền thường bao gồm các bước công việc sau đây: xử

lý đơn đặt hàng của khách hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập hóa đơn, cuối cùng làtheo dõi nợ phải thu và thu tiền

1.2.1.2 Ý nghĩa của bán hàng - thu tiền

Chu trình bán hàng thu tiền là chu trình quan trọng trong hoạt động kinh doanh của đơn vị

Sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình này ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả hoạt động.Đơn vị có bán được hàng hoá, dịch vụ hay không, nợ phải thu có được kiểm soát tốt không,

có bị tổn thất tài sản không,…là mối quan tâm của nhà quản lý vì nó là nhân tố chính quyếtđịnh hiệu quả hoạt động kinh doanh của đơn vị

Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay để có được khách hàng thì đơn vị phải

mở rộng bán chịu Do đó nợ phải thu thường chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng tài sản củađơn vị và mức độ xảy ra gian lận, sai sót ở chu trình này cũng khá cao