Kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu tiền tại cty TNHH kế toán và kiểm toán phương nam

LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan đề tài nghiên cứu Những kết số liệu khóa luận tốt nghiệp thực Cơng ty TNHH Kế Tốn Và Kiểm Tốn Phương Nam, không chép nguồn khác Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường cam đoan TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2015 Nguyễn Hồng Hoàng Nhi i LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian từ bắt đầu học tập giảng đường đại học đến nay, em nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ q Thầy Cơ, gia đình bạn bè Với lịng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cơ Khoa Kế Tốn – Tài Chính - Ngân Hàng truyền đạt kiến thức quý báu cho chúng em suốt thời gian học tập trường Em xin chân thành cảm ơn ThS Ngô Thị Mỹ Thúy tận tâm hướng dẫn chúng em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp, với dẫn Anh/Chị Cơng ty TNHH Kế Tốn Và Kiểm Tốn Phương Nam mơi trừơng làm việc thực tế Thiếu sót điều chắn khơng thể tránh khỏi khóa luận lần này, em mong nhận ý kiến đóng góp quý báu quý Thầy Cơ để kiến thức em hồn thiện Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2015 Nguyễn Hồng Hoàng Nhi ii iii iv MỤC LỤC CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN 1.1 Khái quát chung hệ thống kiểm soát nội 1.1.1.Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội 1.1.2 Ý nghĩa việc nghiên cứu hệ thống KSNB 1.1.3 Các phận hệ thống kiểm soát nội 1.1.3.1 Môi trường kiểm soát 1.1.3.2 Đánh giá rủi ro 1.1.3.3 Hoạt động kiểm soát 10 1.1.3.4 Thông tin truyền thông 12 1.1.3.5 Giám sát 13 1.1.4 Mục tiêu KSNB 14 1.1.4 Hạn chế KSNB 15 1.2 Kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền 16 1.2.1 Khái quát chu trình bán hàng - thu tiền 16 1.2.1.1 Khái niệm bán hàng - thu tiền 16 1.2.1.2 Ý nghĩa bán hàng - thu tiền 16 1.2.1.3 Các thủ tục kiểm sốt quy trình bán hàng-thu tiền 17 1.2.2 Kiểm soát nội chu trình bán hàng-thu tiền 22 1.2.2.1 Mục tiêu thủ tục kiểm sốt chu trình bán hàng - thu tiền 22 1.2.2.2 Trình tự nghiên cứu kiểm soát nội 23 1.2.2.2.1 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội 23 1.2.2.2.2 Đánh giá sơ rủi ro kiểm soát 24 1.2.2.2.3 Thiết kế thực thử nghiệm kiểm sốt chương trình kiểm tốn 24 1.2.2.2.4 Đánh giá lại rủi ro kiểm soát thay đổi thử nghiệm dự kiến 25 1.2.3 Những thủ thuật gian lận thường xảy chu trình bán hàng-thu tiền 25 1.2.3.1 Gian lận khâu xét duyệt bán hàng: 25 1.2.3.2 Biển thủ tiền bán hàng thu 26 1.2.3.3 Chiếm đoạt tiền khách hàng trả mua hàng trả chậm 26 v CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT NỘI BỘ VỀ QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN CƠNG TY TNHH KẾ TỐN VÀ KIỂM TỐN PHƯƠNG NAM THỰC HIỆN TẠI ĐƠN VỊ KHÁCH HÀNG 29 2.1 Giới thiệu khái quát công ty 29 2.1.1 Thông tin chung công ty 29 2.1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 29 2.1.1.2 Loại hình doanh nghiệp, quy mô vốn 29 2.1.2 Bộ máy tổ chức Công ty 30 2.1.2.1 Sơ đồ tổ chức 30 2.1.2.2 Nhiệm vụ phận 31 2.1.3 Tổ chức phịng kiểm tốn qui định chung kiểm toán 32 2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức nhiệm vụ phịng kiểm tốn 32 2.1.3.2 Đạo đức nghề nghiệp kiểm toán viên 34 2.1.4 Chuẩn mực chế độ kế toán áp dụng 35 2.1.4.1 Chế độ kế toán áp dụng 35 2.1.4.2 Tuyên bố việc tuân thủ Chuẩn mực kế toán Chế độ kế toán 35 2.1.5 Doanh số 36 2.1.5.1 So sánh doanh thu năm 2013- 2014 36 2.1.5.2 Nhận xét 37 2.2 Thực trạng công tác tổ chức kiểm sốt nội quy trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH Kế Toán Kiểm Toán Phương Nam thực đơn vị khách hàng Công ty TNHH XYZ 38 2.2.1 Cơng tác tổ chức kế tốn Công ty TNHH XYZ 38 2.2.2 Tìm hiểu hệ thống KSNB quy trình bán hàng thu tiền 40 2.2.3 Đánh giá tính sơ rủi ro kiểm sốt thủ tục KSNB chu trình bán hàng thu tiền 54 2.2.3 Thiết kế thủ tục kiểm sốt 57 2.2.4 Đánh giá lại rủi ro kiểm soát thay đổi thử nghiệm dự kiến 59 2.2.5 So sánh lý thuyết thực tế kiểm sốt nội quy trình bán hàng thu tiền 60 vi CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 62 3.1 Nhận xét ưu điểm nhược điểm 62 3.1.1 Mơi trường kiểm sốt 62 3.1.2 Đánh giá rủi ro 62 3.1.3 Hoạt động kiểm soát 63 3.1.4 Thông tin truyền thông 63 3.1.5 Giám sát 64 3.2 Kiến nghị kiểm sốt nội quy trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH XYZ 65 3.2.1 Môi trường kiểm soát 65 3.2.2 Đánh giá rủi ro 65 3.2.3 Hoạt động kiểm soát 65 3.2.4 Thông tin truyền thông 65 3.2.5 Giám sát 66 vii DANH SÁCH BẢNG BIỂU Bảng 1: Số lượng kết cấu lao động Cơng ty TNHH Kế Tốn Kiểm Tốn Phương Nam Bảng 2: Mơ tả cấp độ nhân viên kiểm toán tương ứng với kinh nghiệm DANH SÁCH SƠ ĐỒ Hình 1: Bộ máy tổ chức Cơng ty Hình 2: Doanh số Cơng ty TNHH Kế Toán Kiểm Toán Phương Nam năm 2013-2014 Hình 3: Sơ đồ cấu tổ chức phận kiểm toán DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Ý nghĩa Từ viết tắt TNHH Trách nhiệm hữu hạn BCTC Báo cáo tài BP Bộ phận PXK Phiếu xuất kho KH Khách hàng ĐĐH Đơn đặt hàng viii LỜI MỞ ĐẦU Sự cần thiết đề tài Trước biến đổi sâu sắc kinh tế tồn cầu hóa, mức độ cạnh tranh hàng hóa, dịch vụ doanh nghiệp Việt Nam thị trường nước quốc tế ngày khốc liệt Nền kinh tế nước ta có triển vọng mới, hướng để hòa nhập với kinh tế giới, bối cảnh hội nhập kinh tế nay, việc Việt Nam gia nhập vào Tổ chức thương mại giới WTO mang lại cho doanh nghiệp Việt Nam nhiều hội vơ to lớn bên cạnh rủi ro thử thách, đặc biệt doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực thương mại Do đó, để đứng vững tình hình cạnh tranh khốc liệt nay, doanh nghiệp phải tự vươn lên trình sản xuất kinh doanh mà đòi hỏi doanh nghiệp phải hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ, nâng cao lực quản lý, tăng cường kiểm soát để hạn chế gian lận, sai sót xảy đề phương hướng, mục tiêu nhằm nâng cao hiệu kinh doanh Một thực trạng phổ biến phương pháp quản lý nhiều cơng ty cịn yếu kém, cơng ty nhỏ quản lý theo kiểu gia đình cịn cơng ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp mà thiếu kiểm tra đầy đủ Cả hai mô hình dựa tin tưởng cá nhân thiếu quy chế thông tin kiểm tra chéo phận để phòng ngừa gian lận Thiết lập hệ thống kiểm sốt nội xác lập chế giám sát không quản lý lòng tin, mà quy định rõ ràng Với xu hướng thị trường ngày mở rộng lĩnh vực thương mại, doanh nghiệp kinh doanh buôn bán hàng hóa ngày nhiều, điều đồng nghĩa với việc quy trình bán hàng - thu tiền trọng hơn, trình chuyển quyền sở hữu hàng hóa – tiền tệ người mua người bán, gắn với lợi ích kinh tế trách nhiệm pháp lý bên, nên công việc kiểm soát nội cần thực chặt chẽ hết Vì tất lý trên, với kiến thức học tập từ trường thời gian thực tập Công ty TNHH Kế Toán Kiểm Toán Phương Nam, em chọn đề tài “Kiểm sốt nội quy trình bán hàng thu tiền Cơng ty TNHH Kế Tốn Kiểm Toán Phương Nam thực đơn vị khách hàng” làm khóa luận tốt nghiệp với mong muốn tìm hiểu kĩ lĩnh vực này, đồng thời góp phần cho mục tiêu hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội Đối tượng nghiên cứu Kiểm soát nội quy trình bán hàng thu tiền Cơng ty TNHH Kế Tốn Kiểm Tốn Phương Nam thực đơn vị khách hàng Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu Cơng ty TNHH Kế Tốn Kiểm Tốn Phương Nam - Tìm hiểu kiểm sốt nội quy trình bán hàng thu tiền Cơng ty TNHH Kế Tốn Kiểm Tốn Phương Nam thực đơn vị khách hàng - So sánh thực tế với lý thuyết, sau để đánh giá ưu điểm nhược điểm hệ thống kiểm soát nội bộ, nhằm đưa giải pháp hoàn thiện hệ thống đơn vị khách hàng Phương pháp nghiên cứu Trong báo cáo thực tập sử dụng chủ yếu hai phương pháp: - Thứ phương pháp phân tích tổng hợp: Trên sở tài liệu cung cấp đơn vị thực tập, tập trung làm rõ chức năng, nhiệm vụ hệ thống kiểm soát nội yếu tố liên quan đến quy trình bán hàng- thu tiền để thấy rõ thực trạng qui trình kiểm tốn doanh nghiệp từ đề giải pháp hồn thiện qui trình kiểm tốn bán hàng thu tiền - Thứ hai phương pháp quan sát thực tế: Thông qua sở tiếp xúc thực tế với đơn vị vấn Anh/Chị trực tiếp kiểm tốn để tìm hiểu thêm yếu hệ thống kiểm soát nội bộ, với đánh giá khái quát chung trình xử lý đưa thơng tin vào viết cách có chọn lọc 61 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 3.1 Nhận xét ưu điểm nhược điểm 3.1.1 Mơi trường kiểm sốt a.Ưu điểm: -Ban giám đốc giám sát chặt chẽ nhân viên phịng ban làm việc -Qua chữ ký xét duyệt thấy Cơng ty có phân chia trách nhiệm phận -Công ty tuyển nhân viên có kiến thức kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ giao, họ giám sát huấn luyện thường xuyên Nhân viên phòng bán hàng trưởng phòng bán hàng bán vượt doanh thu quy định thưởng vượt doanh số bán hàng để khuyến khích -Trên sở báo cáo, biểu mẫu quy định cụ thể cho phận, cá nhân Hàng ngày, tháng, quý phòng ban cá nhân phải ghi chép, tổng hợp nộp cho trưởng phòng liên quan giám đốc công ty theo quy định b Nhược điểm: -Giám đốc công ty chưa ban hành chuẩn mực đạo đức chung, khơng có quy định cụ thể mức phạt hay hình thức kỷ luật cho nhân viên chu trình bán hàng tồn đơn vị -Cơng ty khơng có hội đồng quản trị ban kiểm soát 3.1.2 Đánh giá rủi ro a Ưu điểm: -Cơng ty có thiết lập mục tiêu rõ ràng mục tiêu phổ biến đến nhân viên, phận cơng ty -Cơng ty có nhận diện kiện ảnh hưởng đến việc đạt mục tiêu chu trình sách đối thủ cạnh tranh, chương trình khuyến mãi, q tặng kèm 62 -Cơng ty trọng việc xem xét gian lận lập báo cáo tài gian lận, biển thủ tài sản hành vi không tuân thủ pháp luật quy định nhân viên -Cơng ty có nhìn nhận, đánh giá thay đổi môi trường ảnh hưởng đến hệ thống kiểm sốt nội cơng ty như: Tình hình kinh tế ngày khó khăn nên cơng ty ln tìm cách chăm sóc khách hàng tốt, Lễ/Tết gửi thiệp chúc mừng,… b Nhược điểm: -Chưa có chế nhận dạng rủi ro Cơng ty, việc nhận diện rủi ro dựa cảm nhận giám đốc nhân viên chu trình 3.1.3 Hoạt động kiểm sốt a Ưu điểm: -Cơng ty có thực hoạt động kiểm sốt, cụ thể như: Uỷ quyền xét duyệt, kiểm tra, đối chiếu, kiểm soát vật chất, lập bảng chỉnh hợp, soát xét người quản lý - Công ty ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kinh doanh công ty phần mềm kế tốn Misa - Căn vào quy định, sách tuyển dụng, khen thưởng, mà có thủ tục thực phù hợp Dựa vào thủ tục giám đốc công ty có kiểm sốt việc thực thủ tục nhân viên Hàng tháng họp tồn cơng ty, xem xét lấy ý kiến nhân viên thực sách thủ tục b Nhược điểm: - Cơng ty khơng có hệ thống lưu liệu dự phịng có cố xảy máy tính 3.1.4 Thơng tin truyền thơng a Ưu điểm: 63 - Hệ thống báo cáo, phần mềm kế toán đáp ứng nhu cầu thông tin bên chu trình bán hàng thu tiền - Giữa phận cơng ty ln có trao đổi thông tin với giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng, lượng hàng tồn kho, khả thu hồi công nợ b Nhược điểm: - Chưa có kênh thu nhận thơng tin thị hiếu khách hàng động thái đối thủ cạnh tranh - Cơng ty khơng có đường dây nóng, thùng thư góp ý để khảo sát, thu thập thơng tin từ khách hàng nhân viên đơn vị 3.1.5 Giám sát a Ưu điểm: - Ở phận có cấp quản lý giám sát, phê duyệt thủ tục để thực chu trình Giám sát thường xuyên: Giám đốc trưởng phận xem xét hoạt động nhân viên từ báo cáo bán hàng thu tiền theo nhân viên Định kỳ: Hàng tháng, quý tổng hợp kết bán hàng- thu tiền để so sánh với tháng, quý trước Từ đưa chiến lược bán hàng tới để gia tăng doanh thu - Thơng qua q trình thực cơng vệc, sách khơng phù hợp ảnh hưởng đến mục tiêu trình giám đốc sửa đổi, có biện pháp khắc phục b Nhược điểm: - Do chưa có đường dây nóng hay thùng thư góp ý nên sách khơng phù hợp chưa sửa chữa kịp thời, kéo dài thời gian dài 64 3.2 Kiến nghị kiểm soát nội quy trình bán hàng thu tiền Cơng ty TNHH XYZ 3.2.1 Mơi trường kiểm sốt + Cơng ty cần ban hành chuẩn mực đạo đức để làm sở đánh giá tính trung thực đạo đức nhân viên, dựa vào chuẩn mực ban giám đốc phải làm gương cho cấp dưới, người nhân viên có để thực Khi nhân viên vi phạm chuẩn mực tính trung thực giá trị đạo đức đơn vị có sở để có biện pháp xử lý + Cơng ty nên thành lập phận kiểm sốt, độc lập với phịng ban, phận cơng ty, để giám sát việc thực thủ tục KSNB, không nên để trưởng phận thực nhiệm vụ 3.2.2 Đánh giá rủi ro + Đơn vị phải thiết lập chế nhận diện rủi ro việc đạt mục tiêu đơn vị, tiến hành phân tích rủi ro để xác định rủi ro cần quản trị Để phát huy tính hiệu quản trị rủi ro, đơn vị cần nhận diện rủi ro hai mặt: Khả tầm ảnh hưởng Nhờ vậy, phương án đối phó rủi ro mà đơn vị lựa chọn thật phát huy tính hiệu Nhận diện đầy đủ rủi ro liên quan : doanh thu khai khống, đối thủ cạnh tranh lôi khách hàng, rủi ro viên giao hàng kiêm nhiệm thu tiền dẫn đến biển thủ hàng hóa tiền bán hàng 3.2.3 Hoạt động kiểm soát + Để tránh rủi ro phần mềm bị lỗi liệu, Công ty nên lưu tất liệu Cơng ty, ngồi nên ký hợp đồng bảo trì, nâng cấp, cập nhật thông tin với công ty cung cấp phần mềm kế tốn cho đơn vị 3.2.4 Thơng tin truyền thông + Bộ phận kinh doanh nên thêm nhiệm vụ khảo sát thị hiếu khách hàng để tăng doanh thu cho Công ty khảo sát sản phẩm thị trường để đưa mức giá cạnh tranh + Cơng ty nên có thiết lập đường dây nóng điện thoại, email, thùng thư góp ý để khảo sát, thu thập thông tin từ khách hàng nhân viên đơn vị 65 3.2.5 Giám sát Cơng ty nên thiết lập đường dây nóng nội e-mail để nhân viên có ý kiến đóng góp thủ tục kiểm sốt khơng hữu hiệu, nhanh kiểm tra định kỳ 66 PHỤ LỤC A Sau bảng đính kèm theo với báo cáo thực tập tốt nghiệp này: Bảng cân đối kế tốn năm 2014 Cơng ty TNHH Kế Toán Kiểm Toán Phương Nam Bảng lưu chuyển tiền tệ năm 2014 Công ty TNHH Kế Toán Kiểm Toán Phương Nam Báo cáo kết hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2014 Cơng ty TNHH Kế Tốn Kiểm Tốn Phương Nam PHỤ LỤC B Quy định sách bán chịu cơng ty XYZ Cơng ty TNHH XYZ QUY ĐỊNH VỀ CHÍNH SÁCH BÁN CHỊU 1.Đối với khách hàng -Bộ phận xét duyệt bán chịu gửi cho khách hàng mẫu giấy đề nghị mua chịu -Nếu đơn đặt hàng với giá trị lớn, từ 10 loại mặt hàng trở lên có giá trị 30 triệu đồng , phận xét duyệt yêu cầu khách hàng chấp tài sản hay ký quỹ để đảm bảo khả thu hồi nợ phải thu cho Công ty Đối với khách hàng lâu năm -Cần kiểm tra xem giá trị đơn đặt hàng có nằm hạn mức tín dụng hay khơng Nếu không gửi cho khách hàng mẫu giấy đề nghị mua chịu 3.Quy định sách bán chịu Cơng ty -Nếu giá trị đơn đặt hàng hạn mức tín dụng hay nhận giấy đề nghị mua chịu khách hàng, người có thẩm quyền phận xét duyệt bán chịu ký tên lên lệnh bán hàng chuyển cho phận có liên quan Tổng giá trị đơn đặt hàng Người có đủ thẩm quyền phê duyệt Dưới 30 triệu đồng Trưởng phận xét duyệt bán chịu Từ 30 triệu đến 80 triệu đồng Phó giám đốc Trên 80 triệu đồng Giám đốc -Hạn mức bán chịu theo quy định Công ty 10% giá trị tài sản ròng khách hàng (Giá trị tài sản ròng = Tổng tài sản - tổng nợ phải trả) -Với đơn hàng từ 30 triệu đồng trở lên, khách hàng toán vịng 10 ngày, hưởng chiết khấu 10% tổng giá trị Thư xác nhận cơng nợ: Kính gửi : Cơng ty ABC Địa : THƯ XÁC NHẬN Kính thưa Cơng ty ABC, Hiện nay, mục đích cần xác nhận cơng nợ thời điểm ngày 12 tháng 05 năm 2014 Công ty XYZ Báo cáo phản ánh số tiền mà phải thu từ Công ty thời điểm ngày 12 tháng 05 năm 2014 sau: Số tiền Cơng ty cịn nợ chúng tơi : 21.360.000 VND Nhằm mục đích phục vụ cho báo cáo tốn, xin Cơng ty vui lịng ký xác nhận tính xác số liệu nêu vào phần cuối trang gửi thư trực tiếp (trước tiên fax) đến Công ty trước ngày 24 tháng 11 năm 2014 Thư dùng cho mục đích xác nhận số dư mà khơng dùng cho mục đích khác thơng tin đảm bảo bí mật Nếu Quý vị không đồng ý với số dư nêu trên, xin vui lịng thơng báo trực tiếp cho chúng tơi đầy đủ chi tiết khoản chênh lệch so với số dư nêu thư Trân trọng kính chào, (ký đóng dấu đây) Phần xác nhận của: Công ty ABC Xác nhận số dư Họ tên : Đỗ Nhật Trường Chức vụ : Giám đốc ... 1.2 Kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền 1.2.1 Khái quát chu trình bán hàng - thu tiền 1.2.1.1 Khái niệm bán hàng - thu tiền Bán hàng thu tiền trình chuyển quy? ??n sở hữu hàng hóa qua q trình. .. kiểm soát nội Đối tượng nghiên cứu Kiểm sốt nội quy trình bán hàng thu tiền Cơng ty TNHH Kế Tốn Kiểm Tốn Phương Nam thực đơn vị khách hàng Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu Cơng ty TNHH Kế Tốn Kiểm. .. Kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền 16 1.2.1 Khái quát chu trình bán hàng - thu tiền 16 1.2.1.1 Khái niệm bán hàng - thu tiền 16 1.2.1.2 Ý nghĩa bán hàng - thu