Kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu tiền tại công ty TNHH đầu tư và phát triển nam thái luận văn thạc sĩ kinh tế nông nghiệp

HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM TRẦN VIẾT CƯỜNG KIỂM SỐT NỘI BỘ QUY TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN NAM THÁI Chun ngành: Kế tốn Mã sơ: 8340301 Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Trần Quang Trung NHÀ XUẤT BẢN HỌC VIỆN NƠNG NGHIỆP - 2018 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu khoa học riêng Mọi nội dung, số liệu kết nghiên cứu luận văn hoàn toàn trung thực khách quan chưa cơng bố cơng trình nghiên cứu khoa học khác Tôi xin cam kết rằng, giúp đỡ cho công việc thực luận văn cảm ơn, thơng tin trích dẫn luận văn rõ nguồn gốc, luận văn nỗ lực, kết làm việc cá nhân Hà Nội, ngày… tháng… năm 2018 Tác giả luận văn Trần Viết Cường i LỜI CẢM ƠN Sau trình nghiên cứu học tập Học viện Nơng nghiệp Việt Nam, tơi hồn thành luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành Kế toán với đề tài: “Kiểm sốt nội quy trình bán hàng - thu tiền Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái” Trước hết xin chân thành cảm ơn Thầy, Cơ Bộ mơn Kế tốn quản trị Kiểm toán, Khoa Kế toán & Quản trị Kinh doanh, Học viện Nông nghiệp Việt Nam tận tình giúp đỡ tơi suốt q trình học tập thực đề tài nghiên cứu khoa học Đặc biệt, tơi xin bầy tỏ kính trọng biết ơn sâu sắc tới PGS.TS Trần Quang Trung dành nhiều tâm huyết, tận tình dẫn giúp đỡ tơi suốt q trình nghiên cứu đề tài Tôi xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo, Phịng ban tồn thể cán cơng nhân viên Công ty TNHH Đầu tư Phát triền Nam Thái tạo điều kiệp giúp đỡ tơi nhiệt tình q trình hồn thiện đề tài khoa học nghiên cứu Tơi xin bày tỏ lịng biết ơn đến người thân gia đình, bạn bè đồng nghiệp động viên, cổ vũ suốt trình học tập nghiên cứu khoa học Tơi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày… tháng… năm 2018 Tác giả luận văn Trần Viết Cường ii MỤC LỤC Lời cam đoan i Lời cảm ơn ii Mục lục iii Danh mục chữ viết tắt v Danh mục bảng vi Danh mục sơ đồ vii Trích yếu luận văn viii Thesis abstract .x Phần Mở đầu 1.1 Tính cấp thiết đề tài 1.2 Mục tiêu nghiên cứu 1.2.1 Mục tiêu chung 1.2.2 Mục tiêu cụ thể 1.3 Câu hỏi nghiên cứu 1.4 Đối tượng phạm viên nghiên cứu 1.4.1 Đối tượng nghiên cứu 1.4.2 Phạm vi nghiên cứu 1.5 Những đóng góp luận văn 1.5.1 Về lý luận 1.5.2 Về thực tiễn .3 Phần Cơ sở lý luận thực tiễn đề tài 2.1 Cơ sở lý luận 2.1.1 Những vấn đề chung HTKSNB doanh nghiệp 2.1.2 Kiểm soát nội quy trình bán hàng - thu tiền doanh nghiệp 15 2.1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động KSNB quy trình bán hàng – thu tiền doanh nghiệp 24 2.2 Cơ sở thực tiễn 25 2.2.1 Kinh nghiệm KSNB quy trình bán hàng - thu tiên doanh nghiệp 25 2.2.2 Bài học kinh nghiệm rút cho Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái .29 Phần Phương pháp nghiên cứu .31 iii 3.1 Tổng quan công ty TNHH đầu tư phát triển Nam Thái 31 3.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Công ty 31 3.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty 34 3.1.3 Đặc điểm cơng tác kế tốn Cơng ty 38 3.2 Phương pháp nghiên cứu .42 3.2.1 Cách tiếp cận khung phân tích đề tài 42 3.2.2 Phương pháp thu thập số liệu 44 3.2.3 Phương pháp xử lý liệu .44 3.2.4 Phương pháp phân tích số liệu .45 3.2.5 Các tiêu phân tích đánh giá 45 Phần Kết nghiên cứu thảo luận 47 4.1 Đặc điểm HTKSNB công ty TNHH đầu tư PT Nam Thái 47 4.1.1 Tổ chức hệ thống kiểm soát nội .47 4.1.2 Tổ chức kiểm sốt nội quy trình bán hàng - thu tiền 59 4.2 Thực trạng kiểm sốt nội quy trình bán hàng thu tiền công ty TNHH đầu tư phát triển Nam Thái 63 4.2.1 Quy trình bán hàng thu - tiền Công ty 63 4.2.2 Rủi ro quy trình bán hàng thu tiền Công ty .74 4.2.3 Thủ tục kiểm sốt quy trình bán hàng thu tiền Cơng ty 83 4.2.4 Công tác báo cáo kiểm sốt quy trình bán hàng thu tiên Cơng ty .86 4.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến kiểm sốt nội quy trình bán hàng thu tiền công ty 91 4.3.1 Yếu tố bên 91 4.3.2 Yếu tố bên 95 4.4 Giải pháp nâng cao hiệu kiểm soát nội quy trình bán hàng thu tiền cơng ty TNHH đầu tư phát triển Nam Thái 98 4.4.1 Đánh giá chung 98 4.4.2 Giải pháp đề xuất 100 Phần Kết luận kiến nghị 107 5.1 Kết luận 107 5.2 Kiến nghị 108 Danh mục tài liệu tham khảo 109 Phụ lục 110 iv DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Nghĩa tiếng Việt BCTC Báo cáo tài BTC Bộ tài COSO Committee of Sponsoring Organization GTGT Thuế giá trị gia tang HĐBH Hóa đơn bán hàng HĐSXKD Hoạt động sản xuất kinh doanh HTK Hàng tồn kho HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội KSNB Kiểm soát nội KTV Kiểm toán viên QĐ Quyết định TNCN Thuế thu nhập cá nhân TNDN Thuế thu nhập doanh nghiệp TNHH Trách nhiệm hữu hạn TSCĐ Tài sản cố định TT Tiếp thị VND Việt Nam đồng XNT Xuất nhập tồn v DANH MỤC BẢNG Bảng 4.1 Bảng báo cáo thẩm định báo cáo tài 55 Bảng 4.2 Bảng báo cáo thu nhập chi phí Ban kiểm soát 56 Bảng 4.3 Bảng báo cáo thực kế hoạch bán hàng năm 2017 .57 Bảng 4.4 Nhận diện rủi ro tiềm tàng quy trình bán hàng – thu tiền công ty 75 Bảng 4.5 Đánh giá rủi ro khâu thực đơn hàng 76 Bảng 4.6 Tổng hợp sai sót khâu thực đơn hàng 77 Bảng 4.7 Đánh giá rủi ro khâu thực đề nghị bán hàng 77 Bảng 4.8 Đánh giá rủi ro khâu duyệt bán hàng 78 Bảng 4.9 Đánh giá rủi ro vận chuyển, xuất kho, tổn thất hàng hóa 80 Bảng 4.10 Đánh giá rủi ro khâu tiếp thị, khách hàng nộp tiền hàng 81 Bảng 4.11 Đánh giá rủi ro sách, chế độ ảnh hưởng tới bán hàng .82 Bảng 4.12 Đánh giá quy trình bán hàng thu tiền 86 Bảng 4.13 Ảnh hưởng yếu tố trình độ, phẩm chất đạo đức, thái độ cán bộ, nhân viên kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền cơng ty .91 Bảng 4.14 Trình độ chun mơn lao động công ty 92 Bảng 4.15 Cơ sở vật chất công ty 94 Bảng 4.16 Khảo sát đánh giá thị trường mở ảnh hưởng đến kiểm sốt nội quy trình bán hàng - thu tiền công ty 95 Bảng 4.17 Ảnh hưởng yếu tố sách Nhà nước đến kiểm sốt nội quy trình bán hàng - thu tiền 96 Bảng 4.18 Ảnh hương yếu tố đối thủ cạnh tranh đến kiểm sốt nội quy trình bán hàng - thu tiền Công ty 97 Bảng 4.19 Bảng thống kê thay đổi sách Nhà Nước ảnh hưởng trực tiếp tới quy trình bán hàng thu tiền cơng ty 108 vi DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1 Cơ cấu hệ thống kiểm soát nội Sơ đồ 2.2 Quy trình đánh giá rủi ro .9 Sơ đồ 2.3 Quy trình bán hàng doanh nghiệp .16 Sơ đồ 2.4 Trình tự đánh giá HTKSNB 23 Sơ đồ 3.1 Tăng trưởng doanh thu Công ty qua năm 31 Sơ đồ 3.2 Hệ thống phân phối - địa điểm hoạt động Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái 33 Sơ đồ 3.3 Cơ cấu tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái 37 Sơ đồ 3.4 Sơ đồ máy kế tốn Cơng ty 39 Sơ đồ 3.5 Quy trình ghi sổ theo hình thức nhật ký chung 40 Sơ đồ 3.6 Quy trình ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn máy vi tính .41 Sơ đồ 3.7 Khung phân tích đề tài 43 Sơ đồ 4.1 Quy trình kiểm sốt Ban kiểm sốt Cơng ty 53 Sơ đồ 4.2 Quy trình kiểm sốt Báo cáo tài cơng ty 58 Sơ đồ 4.3 Quy trình kiểm sốt tn thủ Cơng ty 60 Sơ đồ 4.4 Quy trình bán hàng Công ty TNHH Đầu tư PT Nam Thái 65 Sơ đồ 4.5a Hướng dẫn quy trình bán hàng thu tiền Cơng ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái 66 Sơ đồ 4.5b Hướng dẫn quy trình bán hàng thu tiền Cơng ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái 68 Sơ đồ 4.5c Hướng dẫn quy trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái) 69 Sơ đồ 4.6 Quy trình kiểm sốt giao hàng 70 Sơ đồ 4.7 Quy trình hướng dẫn thu tiền bán hàng 72 Sơ đồ 4.8 Quy trình kiểm sốt nhận hàng trả lại 73 Sơ đồ 4.9 Hồn thiện quy trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái 102 Sơ đồ 4.10 Hướng dẫn quy trình quản lý bán hàng tu tiê Amiss 105 vii TRÍCH YẾU LUẬN VĂN Tên tác giả: Trần Viết Cường Tên luận văn: “Kiểm soát nội quy trình bán hàng - thu tiền Cơng ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái” Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 8340301 Cơ sở đào tạo: Học Viện Nông Nghiệp Việt Nam Bán hàng – thu tiền khâu then chốt, định tới thành bại doanh nghiệp Quá trình diễn thường xuyên liên tục luôn hữu rủi ro thường trực gây mát tài sản, ảnh hưởng lớn tới lợi nhuận, mục tiêu kinh doanh doanh nghiệp Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái doanh nghiệp thiết lập vận hành hệ thống kiểm soát nội Tuy nhiên, để đảm bảo hạn chế ngăn ngừa rủi ro nói chung, đồng thời hạn chế rủi ro bán hàng - thu tiền nói riêng môi trường kinh doanh ngày khốc liệt, với mức độ cạnh tranh tiềm ẩn nhiều yếu tố mới, việc nghiên cứu hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội cần thiết Xuất phát từ vấn đề nêu trên, lựa chọn chủ đề nghiên cứu “Kiểm sốt nội quy trình bán hàng - thu tiền Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái” cho chủ đề Luận văn báo cáo Mục tiêu nghiên cứu luận văn Hệ thống hóa vấn đề lý luận thực tiễn kiểm sốt nội quy trình bán hàng – thu tiền doanh nghiệp; đánh giá thực trạng cơng tác kiểm sốt nội quy trình bán hàng – thu tiền Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái phân tích nguyên nhân, yếu tố ảnh hưởng; từ đề xuất giải pháp nâng cao hiệu hoạt động kiểm soát nội quy trình bán hàng - thu tiền Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái Nghiên cứu bàn luận sở lý luận KSNB, HTKSNB, KSNB… quy trình bán hàng thu tiền nội dung: khái niệm kiểm soát, kiểm soát nội bộ, hệ thống kiểm soát nội bộ; nội dung, nguyên tắc kiểm soát nội quy trình bán hàng thu tiền… vận dụng vào nghiên cứu kiểm sốt nội quy trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái Địa bàn nghiên cứu Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái, địa Số 204 đường Vĩnh Hưng - phường Vĩnh Hưng - quận Hoàng Mai – thành phố Hà Nội Việt Nam; viii Để phân tích số liệu, đề tài sử dụng phương pháp phân tích số liệu thống kê mô tả, phương pháp so sánh…; hệ thống tiêu phân tích bao gồm tỷ lệ, tiêu đánh giá hiệu Kết nghiên cứu đặc điểm địa bàn nghiên cứu; thực trạng kiểm soát nội quy trình bán hàng – thu tiền Cơng ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái; phân tích rủi ro quy trình; tìm nguyên nhân, yếu tố ảnh hưởng đến công tác kiểm sốt nội quy trình bán hàng cơng ty; từ đưa giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội quy trình bán hàng Cơng ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái, đưa kiến nghị với Ban ngành Nhà nước có liên quan nhằm nâng cao cơng tác kiểm sốt nội quy trình bán hàng cơng ty, góp phần thúc đẩy cơng ty phát triển bền vững, đạt mục tiêu lợi ích đề ix tốt Điều ảnh hưởng trực tiếp tới sách bán hàng cơng ty, kép theo ảnh hưởng trực tiếp tới kiểm soát nội quy trình bán hàng thu tiền Cơng ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái 4.4 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN NAM THÁI 4.4.1 Đánh giá chung 4.4.1.1 Ưu điểm Quá trình tìm hiểu nghiên cứu cho thấy, kiểm sốt nội quy trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái có nhiều ưu điểm, thể ở: * Mơi trường kiểm sốt Cơng ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái có đội ngũ lãnh đạo giầu lực, tâm huyết với công ty, với đội ngũ cán công nhân viên hùng hậu có trình độ trí thức cao, am hiểu kinh doanh Ban kiểm sốt xây dựng thành cơng hệ thống kiểm sốt nội quy trình bán hàng thu tiền với sách, thủ tục tương đối đơn giản, dễ dàng thực hiện, phù hợp với tính hình kinh doanh công ty đạt hiệu cao Về cấu tổ chức phòng phân phân cơng, phân nhiệm rõ ràng, khơng có chồng chéo, mặt khác tạo liên kết chặt chẽ, kiểm soát chéo lẫn tương đối tốt, tạo điều kiện cho việc tn thủ sách kiểm sốt đầy đủ kịp thời, thúc đẩy doanh nghiệp phát triển bền vững * Thủ tục kiểm sốt Cơng ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái xây dựng chế kiểm soát tương đối đồng bộ, mạnh dạn áp dụng công nghệ thông tin vào cơng tác hướng dẫn thủ tục, quy trình, quy chế, chế tài…, điều giúp người lao động tiếp cận nhanh hơn, kịp thời hơn, dễ hiểu thực đầy đủ đồng Đặc biệt, nguyên tắc tuân thủ công ty áp dụng tương đối hiệu Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái, nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm nguyên tắc uỷ quyền phê chẩn 98 cấp quản lý nhân viên nhất tuân thủ Các phòng ban từ trưởng phòng đến nhân viên hiểu rõ quyền hạn, trách nhiệm mình, làm việc tuân theo nguyên tắc, quy chế chung, góp phần thực hiệu quy trình bán hàng thu tiền, đồng thời đóng góp ý xây dựng hồn thiện quy trình kiểm sốt nội quy trình bán hàng thu tiền cơng ty Thủ tục giao hàng, nhận hàng trả lại Hội đồng quản trị Ban kiểm soát xây dựng quy trình hướng dẫn tương đối hợp lý, đầy đủ, dễ hiểu dễ thực hiện, đảm bảo hiệu lợi ích cơng ty * Báo cáo kiểm sốt Hệ thống báo cáo kiểm sốt cơng ty thực tương đối quy chuẩn, đa dạng phong phú, hạn chế phần rủi ro phát sinh quy trình bán hàng thu tiền Cơng ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái Hệ thống báo cáo kiểm soát đảm bảo yêu cầu nội dung, thành phần tham gia từ cán quản lý đến phịng ban, cá nhân có liên quan; hệ thống báo cảo đảm bảo công tác kiểm sốt chéo Ban kiểm sốt cơng ty Hệ thống sổ sách báo cáo kế toán, báo cáo quản trị tương đối đầy đủ, thực theo sách chế độ kế tốn hành; đáp ứng u cầu quản lý, kiểm sốt quy trình bán hàng thu tiền công ty 4.4.1.2 Hạn chế Thứ nhất, áp dụng sách quản lý dân chủ Giám đốc Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái mang nặng phong cách bảo thủ, áp đặt, mệnh lệnh, điều ảnh hưởng nặng nề đế Ban kiểm sốt cơng ty sách, chế kiểm sốt nội quy trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái Thứ hai, báo cáo kiểm soát tập trung vào thẩm định Báo cáo tài Kết kinh doanh thực phát sinh, quản trị điều hành hệ thống, hoạt động quản trị cịn bị coi nhẹ mang tính chủ quan người lãnh đạo Thứ ba, quy trình bán hàng mang tính tổng hợp cao, lại tập trung vào giải thích quy trình nhiều chưa rõ nét, chưa thực dễ hiểu Thứ tư, quy trình thu tiền bán hàng chung chung, chưa thực rõ ràng đảm bảo hiệu kiểm soát 99 Thứ năm, quy trình kiểm sốt tổn thất kho hàng hóa chưa hợp lý, chế kiểm soát chưa rõ ràng, báo cáo kiểm sốt chưa phịng ngừa kiểm sốt tối đa hóa rủi ro phát sinh thường ngày Thứ sáu, Ban kiểm sốt Cơng ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái chưa xây dựng báo cáo kiểm sốt thơng tin khách hàng, tài sản lớn công ty để guy rủi ro xẩy cao Thứ bẩy, Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái sử dụng báo cáo kiểm soát Ban kiểm sốt cơng ty, coi báo cáo xác chung thực Đây rủi ro nghiêm trọng tiềm ẩn báo cáo có sai sót trọng yếu Thứ tám, Ban kiểm sốt cơng ty có số lượng người hạn chế, nghiệp vụ phát sinh công ty lớn, tầm kiểm sốt rộng khắp từ Bắc vào Nam, việc thực kiểm sốt quy trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái gặp nhiều khó khăn, có khâu bị bỏ sót, rủi ro tiềm tàng thường trực gây ảnh hưởng xấu cho chiến lược kinh doanh bền vững công ty Thứ 9, công tác kế hoạch cơng ty cịn chưa thực coi trọng mực, mang tính chất manh mún, chủ quan thiếu chiều sâu 4.4.2 Giải pháp đề xuất Qua nghiên cứu tồn Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái, đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu kiểm soát nội quy trình bán hàng thu tiền cơng ty sau: 4.4.2.1 Xây dựng quy trình kiểm sốt bán hàng – thu tiền Để đảm bảo cho sách tuân thủ công ty thực triệt để hiệu hơn; đảm bảo cho quy trình bán hàng đầy đủ, dễ hiểu dễ thực hơn, Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái nên xây dựng quy trình kiểm sốt bán hàng thu tiền theo mơ hình sau (Sơ đồ 4.9) Quy trình bán hàng thực qua bước, cụ thể hóa bước, giúp cho phận có liên quan hình dung tổng qt trách nhiệm, nhiệm vụ mình, phối kết hợp với phòng ban khác thực bán hàng thu tiền thuận lợi hơn, đạt hiệu cao khâu bán hàng thu tiền 100 Bước 1: Được thực từ phòng bán hàng, sau tiếp thị làm việc, nhận đơn hàng khách, thực làm thủ tục hồ sơ pháp lý sau lên đề nghị bán hàng, phụ trách duyệt bán, hồ sơ chuyển sang kế toán bán hàng Bước 2: Kế toán bán hàng kiểm tra đối chiếu sách, giá cả, chủng loại hàng hóa… lập hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng, lịch giao hàng… phiếu xuất kho kiêm lệnh giao hàng chuyển sang phận kho phận vận chuyển thực tiếp chu trình bán hàng thu tiền Bước 3: Trường hợp thu tiền mặt, thủ quỹ thực lập phiếu thu tiền khách hàng, chuyển phiếu thu cho kế toán, mở sổ quỹ theo dõi tiền mặt Bước 4: Trường hợp thu tiền qua chuyển khoản, kế toán ngân hàng kiểm tra tiền ngân hàng, báo có, giấy nộp tiền vào tài khoản… lập bảng kê tiền về, hạch toán vào sổ quỹ tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết sổ tài khoản 112, in bảng kê tiền tài khoản có xác nhận chuyển cho kế tốn bán hàng Bước 5: Thủ kho thực kiểm đếm, đóng hàng, vào thẻ kho, sổ kho hàng hóa, chuyển phận giao hàng thực chuyển hàng cho khách hàng Cuối kỳ, lập báo cáo tổng hợp xuất nhập tồn kho hàng hóa Bước 6: Bộ phận giao nhận, nhận lệnh chuyển hàng, thực lên kế hoạch giao hàng cho tiết kiệm chi phí, cung đường phù hợp… thực giao hàng cho khách, giao hàng xong phải lấy đầy đủ hồ sơ kèm ký có liên quan (hợp đồng, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, biên giao nhận hàng…) 01 mang cho kế toán lưu trữ, cuối tháng lập báo cáo kết giao nhận hàng 101 Phòng bán hàng (Bước 1) Kế toán bán hàng (Bước 2) Thủ quỹ (Bước 3) Kế toán ngân hàng (Bước 4) Thủ kho (Bước 5) Bộ phận giao nhận (Bước 6) Tiếp thị Tìm kiếm đơn hàng Kiểm tra đối chiếu Lập phiếu thu tiền Kiểm tra đối chiếu Nhận lệnh xuất kho Nhận lệnh, hồ sơ giao hàng Hợp đồng, giao kết bán hàng 1.Lập HĐBH 2.Hóa đơn GTGT Phiếu xuất kho Thời gian giao Lập lịch giao hàng Nhật ký thu tiền bán hàng Lập bảng kê tiền Kiểm đếm đóng hàng hóa Lên kế hoạch giao hàng Vào sổ quỹ tiền mặt Vào sổ quỹ tiền gửi Vào sổ kho hàng hóa Thực giao hàng Sổ tài khoản 111 Sổ chi tiết tài khoản 112 Nhật ký giao hàng Chuyển phiếu thu sang kế toán Sổ tài khoản 112 Lưu Chuyển chứng từ xuất chứng từ hàng cho kế toán Lưu chứng từ phiếu thu Lưu chứng từ ngân hàng Đề nghị bán hàng Duyệt, xác nhận bán hàng Nhật ký TT theo dõi, lưu hồ sơ bán hàng Sổ chi tiết BH Chuyển hồ sơ sang kế toán Sổ Chuyể nchứng từ xuống phận kho xuất hàng (lệnh) Tổng hợp xuất nhập tồn Bàn giao hồ sơ giao hàng Báo cáo vận chuyển hàng Sơ đồ 4.9 Hoàn thiện quy trình bán hàng thu tiền Cơng ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái 102 4.4.2.2 Nâng cao chất lượng công tác lập kế hoạch bán hàng Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái cần phải trọng cơng tác kế hoạch, sách tuân thủ công ty áp dụng tốt, kết báo cáo Ban kiểm soát kế hoạch so thực cho thấy (Bảng4.3): thực thực tế chênh lệch lớn so với kế hoạch (Doanh thu bán hàng thực 85%, lãi trước thuế đạt 12% so kế hoạch; khoản phải trả tăng nhanh so kế hoạch 158%; phải thu thu không đạt kỳ vọng, để nợ tăng cao 261% ) cho thấy công tác kế hoạch Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái kiểm sốt, chưa có biện pháp kiểm sốt rủi ro hiệu khâu Sau tìm hiểu, tơi đề xuất giải pháp đảm bảo kiểm soát tốt quy trình bán hàng thu tiền Cơng ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái * Xây dựng kế hoạch bán hàng theo tháng quý, năm Xây dựng kế hoạch bán hàng chi tiết cho tháng, tiêu phụ tính theo tỷ lệ doanh số, việc xác định tỷ lệ cần Hội đồng quản trị phòng ban họp bàn nghị Phải tổng kết thực theo tháng từ đề xuất phương hướng kiểm sốt, kế hoạch gọp phần giảm thiểu rủi ro, bám sát kế hoạch ban đầu, giúp cho việc kiểm soát bán hàng kịp thời, đạt mục tiêu đề kinh doanh công ty, tránh trường hợp thực chênh lệch so với dự kiến Mẫu sổ xây dựng kế hoạch bán hàng cho phận quản lý Chỉ tiêu STT Chỉ số Doanh số Hàng trả lại Dự trữ tồn kho Vốn lưu động Chi phí Maketing Chi phí bán hàng Chi phí ngân hàng Lãi gộp Cơng nợ phát hành Tháng 103 Tháng … Tháng 12 * Xây dựng kế hoạch làm việc tiếp thị theo tuần Song song với kế hoạch chi tiết rõ ràng theo tháng, quý, năm Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái cần phải xây dựng quy trình kiểm sốt kế hoạch triển khai bán hàng tiếp thị theo tuần cụ thể: Mẫu báo cáo kiểm soát bán hàng cho tiếp thị Tháng STT Hoạt động … Tuần Tuần Tuần Tuần … Tổng cộng Số đơn hàng Khách hàng Tổng doanh thu Công nợ phát hành Tỷ lệ đạt doanh số Bảng kế hoạch lập đầu tuần báo cáo vào đầu tuần sau, việc báo cáo liên tục giúp tiếp thị nhận thức kết quả, trách nhiệm đạt hay khơng đạt, phụ trách nắm bắt kết nhân viên, tổng hợp đánh giá phân tích có chiến lược cho nhân viên, cho tồn cơng ty Có công tác bán hàng thu tiền đạt hiệu cao Ban kiểm sốt cơng ty ln đánh giá rủi ro phát sinh kịp thời, giúp ban lãnh đạo cơng ty có điều chỉnh kịp thời tránh rủi ro mang lại cho công ty 4.4.2.3 Ứng dụng công nghệ thông tin kiểm sốt nội Quy trình kiểm sốt mà Ban kiểm sốt nội Cơng ty đưa để kiểm sốt thất hàng hóa khâu bán hàng thu tiền cịn chưa phù hợp với tính hình thực tế Hiện cơng ty có hai tổng kho lớn ngồi Bắc Nam, Nam, hàng chuyển từ Bắc vào, giao dịch bán hàng thực Nam báo cáo Bắc, Trong Nam sử dụng theo dõi bán hàng Excel, tổng hợp báo cáo chuyển Bắc, Bắc hợp báo cáo, điều dẫn đễn việc kiểm sốt bán bán đủ khó khăn Để khắc phục tình trạng này, giúp cho việc kiểm sốt bán hàng kịp thời, nhanh 104 chóng, tơi đề xuất giải pháp Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái nên sử dụng phần mềm Amiss Misa Phần mềm amiss cài đặt máy chủ ngồi văn phịng Hà Nội, phân kho, phân cấp quản lý kho hàng, kế toán nhập liệu, phân cấp bán hàng, quản lý bán hàng… thực phần mềm Mọi giao dịch xuất bán hàng Bắc lẫn Nam thực trực tiếp phần mềm kế toán, lượng tồn kho thực tế, doanh số bán hàng, tiền hàng thu về, công nợ khach hàng… quản lý trực tiếp, số liệu kế toán phản ánh kịp thời, báo cáo kế tốn kịp thời… giúp Ban lãnh đạo cơng ty kiểm soát kịp thời số liệu, đảm bảo chiến lược kinh doanh, Ban kiểm soát kịp thời hiệu chỉnh, kiến nghị giúp quản lý tốt kho hàng, đảm bảo bán đúng, bán đủ cho khách hàng * Hướng dẫn quan lý bán hàng Amiss: Bộ phận Bắc Kế toán trưởng HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Bộ phận Nam Phòng bán hàng Kế tốn tổng hợp Kế tốn bán hàng Phịng bán hàng Thủ quỹ Kế toán bán hàng Thủ kho… Thủ quỹ Kế toán ngân hàng Phần mềm quản lý, kế toán Amiss Thủ kho… Báo cáo bán hàng Báo cáo kế tốn Báo cáo quản trị BAN KIỂM SỐT CƠNG TY Sơ đồ 4.10 Hướng dẫn quy trình quản lý bán hàng tu tiê Amiss 105 4.4.2.4 Kiện toàn đội ngũ cán Ban Kiểm soát nội Để đảm bảo xác, trung thực, kịp thời, Cơng ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái nên cấu ban kiểm soát gồm 03 thành viên, Một trưởng ban kiểm sốt, 02 thành viên chun trách, có đáp ứng yêu cầu đề Hội đồng quản trị, đảm bảo hoạt động kiểm sốt diễn nhanh chóng, kịp thời, mang lại hiệu cao cho công ty Mặt khác, để đảm bảo việc kiểm soát việc thẩm định BCTC Ban kiểm sốt xác, trung thực, kịp thời, Cơng ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái nên thuê đơn vị kiểm toán độc lập, định kỳ, kiểm tốn năm lần nhằm góp phần nâng cao hiệu quản lý, thực thi quy chế, pháp lý… giúp Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái đảm bảo mục tiêu phát triển bền vững 106 PHẦN KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 5.1 KẾT LUẬN Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái hoạt động lĩnh vực nông nghiệp, nhập trực tiếp bán thương mại mặt hàng nông nghiệp (tinh bò giống, dụng cụ thú y…) nhà nước khuyễn khích phát triển Với chiến lược kinh doanh cụ thể bền vững, công ty ngày phát triển Cơ cấu máy công ty xây dựng hợp lý với 92 lao động, phù hợp với đặc điểm kinh doanh Để ngăn ngừa, giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm chi phí, nâng cao lực quản lý, đạt hiệu cao kinh doanh, công ty xây dựng HTKSNB phù hợp hiệu Với mục đích nghiên cứu đưa giải pháp nâng cao hiệu lực “Kiểm sốt nội quy trình bán hàng – thu tiền Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái” luận văn đạt số kết sau: Hệ thống hóa lý luận hệ thống KSNB, KSNB quy trình bán hàng thu tiền Trên sở đó, làm rõ đặc điểm bản, yếu tố ảnh hưởng tới HTKSNB quy trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp; trình bầy kinh nghiêm giới, việt nam cụ thể học hỏi Công ty Cổ phần Sản xuất Thương mại Hoàn Dương rút học thực tiễn cho Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái Từ lý luận trên, kết hợp phương pháp nghiên cứu phù hợp với việc thu thập số liệu thứ cấp, số liệu sơ cấp thông qua việc trực tiếp phát phiếu vấn 05 thành viên Hội đồng quản trị, 05 trưởng phận, 02 thành viên Ban kiểm soát chọn mẫu ngẫu nhiên 80 nhân viên công ty, sau tổng hợp phân tích số liệu thơng qua phần mềm ứng Sử dụng phương pháp thống kê mơ tả, phân tích so sánh phương pháp hệ thống, luận văn đã đánh giá thực trạng cơng tác kiểm sốt nội quy trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái bao gồm bước với bảng mô tả hưỡng dẫn chi tiết cụ thể, rõ ràng Luận văn phân tích 06 yếu tố rủi ro hữu công ty (rủi ro đơn hàng; rủi ro duyệt bán hàng; rủi ro tổn thất hàng hóa; rủi ro khâu vận chuyển; rủi ro khâu thu tiền hàng; rủi ro sách chế độ) Đồng 107 thời phân tích rõ nguyên nhân yếu tố ảnh hưởng tới rủi ro Luận văn ưu điểm, 09 nhược điểm kiểm soát nội quy trình bán hàng – thu tiền Cơng ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái Từ phân tích trên, luận văn đề xuất 04 giải pháp thiết thực (xây dựng lại quy trình KSNB bán hàng thu tiền; nâng cao công tác lập kế hoạch bán hàng; ứng dụng công nghệ thông tin phần mềm Amis; kiện tồn đội ngũ ban kiểm sốt nội bộ) nhằm nâng cao hiệu lực hoạt động kiểm soát nội quy trình bán hàng – thu tiền Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái 5.2 KIẾN NGHỊ Thống kê doanh nghiệp cho thấy biến động thay đổi sách nhà nước diễn thường xuyên, ảnh hưởng lớn tới trình kinh doanh bền vững Cơng ty Vì vậy, tơi kiến nghị với Ban ngành Nhà nước có liên quan: Bảng 4.19 Bảng thống kê thay đổi sách Nhà Nước ảnh hưởng trực tiếp tới quy trình bán hàng thu tiền cơng ty Chính STT sách pháp luật Mức ảnh hưởng Năm sửa đổi 2005 Luật doanh Sửa nghiệp đổi 2003 Luật doanh nghiệp 2014 Chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng theo QĐ 48/2006 2013 2014 2015 2016 Luật sửa đổi Điều 170 Luật doanh nghiệp năm 2013 Trung bình Sửa đổi (96/2015/NĐCP 19/10/2015) Cao Thay 133/2016/TTBTC (26/08/2016) Cao Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái (2017) Cần nghiên cứu, hoàn thiện ổn định sách pháp luật, đặc biệt Luật doanh nghiệp; chế độ kế toán doanh nghiệp tạo điều kiện cho Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái thực tốt mục tiêu đề 108 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Tài (2001) Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 - Đánh giá rủi ro kiểm soát nội (VSA 400), ban hành theo Quyết định số 143/2001/QĐ-BTC ngày 21 tháng 12 năm 2001 Bộ trưởng Bộ Tài Bùi Bằng Đồn (2014) Giáo trình “Hệ thống kiểm sốt nội bộ” Nhà xuất Đại học Nơng nghiệp, Hà Nội tr 1-41 Bộ Tài (2001) Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 14 ban hành công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 Bộ trưởng Bộ Tài Đinh Hồi Nam (2016) “Hồn thiện hệ thồng kiểm sốt nội doanh nghiệp tổng công ty đầu tư phát triển nhà đô thị” Luận án Tiến sĩ kinh tế Học Viện Tài Chính Henry Fayol (1949) General and Industrial Management, Pitman Publishing, New York Nguyễn Ngọc Hưng (2015) Bài giảng “Kỹ bán hàng chuyên nghiệp” truy cập ngày 25 tháng 11 năm 2017 địa https://www.slideshare.net/hungbm 29/k-nng-bn-hng-chuyn-nghip-chuyn-gia-nguyn-ngc-hng Study materials - Leave a comment (2012) Hệ thống kiểm soát nội theo COSO October 15, 2012, Truy cập ngày 22 tháng 10 năm 2017 địa https://havenwu.wordpress.com/2012/10/25/he-thong-kiem-soat-noi-bo-theo-coso/ Thư viện học liệu mở Việt Nam (2012) Bài viết Cơ sở lý luận chung cơng tác kế tốn bán hàng xác định kết kinh doanh doanh nghiệp thương mại, Truy cập ngày 27 tháng 10 năm 2017 địa https://voer.edu.vn/m/co-so-lyluan-chung-ve-cong-tac-ke-toan-ban-hang-va-xac-dinh-ket-qua-kinh-doanh-trongdoanh-nghiep-thuong-mai/54d758f2 Trần Minh Sơn (2017) Ban kiểm sốt cơng ty cổ phần, Truy cập ngày 06 tháng 04 năm 2018 địa https://luatminhkhue.vn/tu-van-luat-doanhnghiep/ban-kiem-soat-trong-cong-ty-co-phan.aspx 10 Trần Quang Trung (2016) Bài giảng “Hệ thống kiểm soát nội bộ” tr1-60 11 Vương Đình Huệ (2004) Giáo trình “Kiểm tốn” (tái có sửa chữa bổ sung) Nhà xuất Tài chính, Hà Nội tr.44 109 PHỤ LỤC PHIẾU KHẢO SÁT THỰC TRẠNG RỦI RO QUY TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY PHẦN I: PHẦN THÔNG TIN CHUNG Số phiếu khảo sát Ngày khảo sát Tên tổ chức đơn vị Địa hoạt động Ngành nghề kinh doanh Anh chị thuộc phận/chức vụ/chun ngành gì? Chức vụ: Phịng ban: Chuyên ngành: PHẦN II: NỘI DUNG KHẢO SÁT ĐIỀU TRA VÀ KẾT QUẢ Đánh giá rủi ro khâu thực đơn hàng * Đơn hàng số lượng chủng loại? Đầy đủ, kịp thời: Còn bất cập cần bổ sung: Sai chưa đầy đủ kịp thời: Không ý kiến: * Cấu kết, san sẻ đơn hàng tiếp thị khách hàng? Đầy đủ, kịp thời: Còn bất cập cần bổ sung: Sai chưa đầy đủ kịp thời: Không ý kiến: * Đơn hàng bị trả lại cấu kết tiếp thị khách hàng? Đầy đủ, kịp thời: Còn bất cập cần bổ sung: Sai chưa đầy đủ kịp thời: Không ý kiến: Tổng hợp sai sót khâu thực đơn hàng * Đơn hàng bị cập nhật sai sách? Đúng: Sai: Thiếu thông tin: * Đơn hàng sai chủng loại hàng? Đúng: Sai: Thiếu thông tin: * Đơn hàng sai số lượng? Đúng: Sai: Thiếu thông tin: 110 Đánh giá rủi ro khâu thực đề nghị bán hàng * Mẫu đơn hàng? Dễ hiểu, đầy đủ thông tin: Chưa thực dễ hiểu: Cần sửa đổi: * Hướng dẫn quy trình thực đơn hàng? Dễ hiểu, đầy đủ thông tin: Chưa thực dễ hiểu: Cần sửa đổi: Đánh giá rủi ro khâu duyệt bán hàng * Duyệt sai, khơng sách bán hàng cơng ty? Đúng: Sai: Thiếu thông tin: * Thiên vị, lạm quền? Đúng: Sai: Thiếu thông tin: * Tiếp thị tự chịu trách nhiệm đơn hàng, gây thất thoái tài sản công ty? Đúng: Sai: Thiếu thông tin: Đánh giá rủi ro vận chuyển, xuất kho, tổn thất hàng hóa * Cấu kết, trộm cắp hàng hóa? Tổng số vụ phát sinh: Trong chờ xử lý: gây hậu quả: * Hỏng hàng vận chuyển? Tổng số vụ phát sinh: Trong chờ xử lý: gây hậu quả: Đánh giá rủi ro khâu tiếp thị, khách hàng nộp tiền hàng * Tiếp thị thu tiền hàng, chuyển sai tiền hàng? Tổng số vụ phát sinh: Trong xử lý khắc phục: Chưa xử lý: * Tiếp thị thu tiền hàng, chiếm đoạt tài sản? Tổng số vụ phát sinh: Trong xử lý khắc phục: Chưa xử lý: * Khách hàng cố tình ghi sai giấy nộp tiền, chiếm đoạt tài sản? Tổng số vụ phát sinh: Trong xử lý khắc phục: Đánh giá rủi ro sách, chế độ ảnh hưởng tới bán hàng * Cơ chế, sách maketing, bán hàng công ty? Tốt không ảnh hưởng: Ảnh hưởng xấu: Bình thường ảnh hưởng: Khơng ý kiến: 111 Chưa xử lý: * Cơ chế, sách pháp luật Nhà Nước Việt Nam? Tốt không ảnh hưởng: Ảnh hưởng xấu: Bình thường ảnh hưởng: Khơng ý kiến: Đánh giá quy trình bán hàng thu tiền * Quy trình bán hàng? Hiệu quả: Chưa hiệu quả: Cịn bất cập: Khơng ý kiến: Cịn bất cập: Khơng ý kiến: Cịn bất cập: Khơng ý kiến: * Quy trình thu tiền? Hiệu quả: Chưa hiệu quả: * Quy trình báo cáo? Hiệu quả: Chưa hiệu quả: Ảnh hưởng yếu tố trình độ, phẩm chất đạo đức, thái độ cán bộ, nhân viên kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền cơng ty * Trình độ Ban lãnh đạo cơng ty? Ảnh hưởng: Ít ảnh hưởng: Chưa ảnh hưởng: Khơng ý kiến: * Phẩm chất đạo đức, thái độ Ban lãnh đạo? Ảnh hưởng: Ít ảnh hưởng: Chưa ảnh hưởng: Khơng ý kiến: * Trình độ, thái độ, đạo đức Ban kiểm sốt? Ảnh hưởng: Ít ảnh hưởng: Chưa ảnh hưởng: Không ý kiến: 10 Ảnh hưởng yếu tố trình độ chun mơn nhân viên đến kiểm sốt nội quy trình bán hàng thu tiền cơng ty * Trình độ nhân viên cơng ty? Ảnh hưởng lớn: Không ảnh hưởng: 11 Ảnh hưởng yếu tố sở vật chất kỹ thuật đến kiểm sốt nội quy trình bán hàng - thu tiền công ty * Cơ sở vật chất ảnh hưởng đến quy trình bán hàng thu tiền? Ảnh hưởng lớn: Không ảnh hưởng: 112 ... kiểm soát nội bộ, hệ thống kiểm soát nội bộ; nội dung, nguyên tắc kiểm sốt nội quy trình bán hàng thu tiền? ?? vận dụng vào nghiên cứu kiểm sốt nội quy trình bán hàng thu tiền Cơng ty TNHH Đầu tư. .. ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái 1.3 CÂU HỎI NGHIÊN CỨU Nội dung kiểm sốt nội quy trình bán hàng thu tiền gì? Thực trạng cơng tác KSNB quy trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH Đầu tư Phát triển. .. Nam Thái 65 Sơ đồ 4.5a Hướng dẫn quy trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Nam Thái 66 Sơ đồ 4.5b Hướng dẫn quy trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH Đầu tư Phát triển