Tổn thất trong quá trình vận chuyển nguyên vật liệu và các biện pháp giảm thiểu

Logistics Việt nam đang ở giai đoạn đầu, chi phí cho logistics ở Việt Nam hiện khoảng 25% GDP (theo ông Nguyễn Hồng Trường, Bộ Giao thông Vận tải), tương đương hơn 25 tỷ USD. Chi phí giao nhận kho vận còn chiếm tới hơn 20% giá thành sản phẩm trong khi tỷ lệ này ở các nước phát triển chỉ khoảng 8% - 12%. Tổng lượng vận chuyển hàng hoá của Việt Nam khoảng 200 triệu tấn năm 2010, tốc độ tăng trưởng bình quân lượng hàng xuất nhập khẩu của Việt Nam lên đến trên 20%/năm. 70% vận chuyển hàng hoá ở khu vực phía Nam. Vai trò trung tâm đến năm 2000 thuộc về cảng Sài Gòn, 2000 – 2011 là cảng Cát Lái còn từ năm 2012 sẽ thuộc về cảng Cái Mép, nơi có thể cho tàu 100.000 tấn cập cảng… Vận tải là một hoạt động không thể thiếu trong tổ chức, người ta luôn phải vận chuyển nguyên vật liệu đến và thành phẩm đi. Vận tải có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động logistics, nó giúp cho doanh nghiệp hoàn thành tốt nhiệm vụ cung cấp đầy đủ chính xác kịp thời nguyên vật liệu, vật tư cho sản xuất. Để hoạt động logistics đạt chất lượng cao và hiệu quả, cần có sự quan tâm đúng mức đến hoạt động vận tải. Thông qua bài này nhóm muốn đưa ra các khái niệm, vấn đề cơ bản, các lãng phí thất thoát có liên quan đến quy trình vận tải nguyên vật liệu trong hoạt động logistics, để khi gặp phải ta có thể tìm ra được nguyên nhân và đưa ra được những biện pháp khắc phục hiệu quả.

ĐỀ TÀI: Tổn thất trong quá trình vận chuyển nguyên vật liệu và các biện pháp giảm thiểu

DANH SÁCH NHÓM

Nguyễn Lê Tuấn Khôi Trương Dương Hồng Ái

LỜI MỞ ĐẦU Logistics Việt nam đang ở giai đoạn đầu, chi phí cho logistics ở Việt Nam hiện khoảng 25% GDP (theo ông Nguyễn Hồng Trường, Bộ Giao thông Vận tải), tương đương hơn 25 tỷ USD Chi phí giao nhận kho vận còn chiếm tới hơn 20% giá thành sản phẩm trong khi tỷ lệ này ở các nước phát triển chỉ khoảng 8% - 12%

Tổng lượng vận chuyển hàng hoá của Việt Nam khoảng 200 triệu tấn năm 2010, tốc độ tăng trưởng bình quân lượng hàng xuất nhập khẩu của Việt Nam lên đến trên 20%/năm 70% vận chuyển hàng hoá ở khu vực phía Nam Vai trò trung tâm đến năm 2000 thuộc về cảng Sài Gòn, 2000 – 2011 là cảng Cát Lái còn

từ năm 2012 sẽ thuộc về cảng Cái Mép, nơi có thể cho tàu 100.000 tấn cập cảng…

Vận tải là một hoạt động không thể thiếu trong tổ chức, người ta luôn phải vận chuyển nguyên vật liệu đến và thành phẩm đi Vận tải có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động logistics, nó giúp cho doanh nghiệp hoàn thành tốt nhiệm vụ cung cấp đầy đủ chính xác kịp thời nguyên vật liệu, vật tư cho sản xuất

Để hoạt động logistics đạt chất lượng cao và hiệu quả, cần có sự quan tâm đúng mức đến hoạt động vận tải

Thông qua bài này nhóm muốn đưa ra các khái niệm, vấn đề cơ bản, các lãng phí thất thoát có liên quan đến quy trình vận tải nguyên vật liệu trong hoạt động logistics, để khi gặp phải ta có thể tìm ra được nguyên nhân và đưa ra được những biện pháp khắc phục hiệu quả

MỤC LỤC

Danh sách nhóm……… 3

LỜI MỞ ĐẦU……… 4

MỤC LỤC……… 5

1.VẬN TẢI………6

1.1 Khái niệm……….6

1.2 Vai trò vận tải………6

1.3 Các phương thức vận tải……… 6

2 QUY TRÌNH VẬN TẢI……… 7

2.1 Khái niệm……… 7

2.2 Quy trình vận tải……… 8

2.2.1 Trường hợp doanh nghiệp thuê công ty vận chuyển……… 9

2.2.2 Trường hợp doanh nghiệp tự vận chuyển……… 10

3 CHI PHÍ VẬN TẢI………10

3.1 Các loại chi phí vận tải………10

3.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí vận tải……… 11

4 CHI PHÍ THẤT THOÁT……… 12

4.1 Các nguyên nhân gây lãng phí, thất thoát……….12

4.2 Biện pháp khắc phục……….17 KẾT LUẬN

1 VẬN TẢI

1.1 Khái niệm

Vận tải là quá trình vận chuyển hàng hóa từ nơi này đến nơi khác thông qua các phương tiện chuyên chở, quá trình vận chuyển có thể qua một phương tiện hoặc nhiều loại phương tiện khác nhau, tùy thuộc quảng đường và nơi có nhu cầu về hàng hóa

1.2 Vai trò vận tải

Vận tải có vai trò đặc biệt và ngày càng quan trọng hoạt động logistics, bởi chi phí cho vận chuyển chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng chi phí logistics Vì vậy, vận tải sẽ có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động kinh doanh và khả năng cạnh tranh của tổ chức trên thị trường

Vận tải được coi là một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng sản phẩm ,nếu như quá trình vận chuyển nguyên vật liệu, hàng hóa bị gián đoạn sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động sản xuất khác

1.3 Các phương thức vận tải

Đường sắt

Thích hợp với các loại hàng hóa có trọng lượng lớn, khối lượng vận chuyển nhiều, và cự ly vận chuyển dài

Mặt hạn chế của đường sắt là kém linh hoạt Tàu hỏa chỉ cung cấp dịch vụ từ ga này đến ga kia, chứ không thể đến một địa điểm bất kỳ theo yêu cầu của doanh nghiệp Bên cạnh đó, tàu thường đi theo lịch trình cố định, tần suất thấp, tốc độ chậm Do đó, dù có giá cước thấp nhưng đường sắt không được sử dụng như một phương tiện vận tải độc lập mà thường sử dụng kết hợp với các phương tiện vận tải khác

Đường thủy

Đường thủy là phương tiện có tổng chi phí thấp nhất Thích hợp với những loại hàng cồng kềnh, lâu hỏng, giá trị thấp và hàng đổ rời trên các tuyến đường trung bình và dài

Đường thủy có hạn chế là tốc độ chậm, chịu ảnh hưởng của thời tiết và tuyến đường có hạn, tính linh hoạt kém.Tuy nhiên đối với ngoại thương đây là phương tiện thống trị, đặc biệt khi có sự xuất hiện của các loại tàu lớn có khả năng chịu được sự biến động của thời tiết

Đường bộ

Ưu điểm của đường bộ là có tính linh động và tiện lợi cao có thể vận chuyển hàng hóa đi mọi nơi, mọi chỗ, lịch trình vận chuyển linh hoạt Vì vậy, đây là phương thức vận chuyển nội địa phổ biến, nhanh chóng, an toàn thích hợp với những lô hàng vừa và nhỏ

Đường hàng không

Đường hàng không có tốc độ nhanh nhất và an toàn nhất Nhưng vì chi phí cao nên thường chỉ thích hợp với những mặt hàng gọn, nhẹ, có giá trị lớn hoặc phải vận chuyển gấp

Đường ống

Đây là con đường hữu hiệu, an toàn để vận chuyển chất lỏng, khí hóa lỏng Chi phí vận hành không đáng kể và gần như không có hao hụt trên đường ngoại trừ trường hợp đường ống bị nứt, vỡ Tốc

độ vận chuyển chậm, nhưng liên tục

Vận tải đa phương thức

Vận tải đa phương thức hay còn gọi là vận tải liên hợp là phương thức vận tải hàng hóa bằng ít nhất hai phương thức vận tải khác nhau trở lên, trên cơ sở một hợp đồng vận tải đa phương thức từ một điểm ở một nước tới một điểm chỉ định ở một nước khác để giao hàng

Vận tải đa phương thức kết hợp giữa các phương thức vận tải như đường biển – hàng không, hàng không – xe lửa – đường bộ… hay kết hợp của tất cả các phương thức này một cách thích hợp sao cho vừa bảo đảm thời gian vận chuyển nhanh vừa tiết kiệm được tối đa chi phí

2 QUY TRÌNH VẬN TẢI

2.1 Khái niệm

Quy trình vận tải là hệ thống các công việc được thực hiện nhằm di chuyển hàng hoá từ nơi giao hàng đến nơi nhận hàng, đảm bảo đáp ứng được những yêu cầu của quy trình mua, bán với chi phí thấp nhất Quy trình vận tải là một mắt xích trong hai quy trình hậu cần cơ bản của doanh nghiệp là quy trình mua và quy trình bán

Đơn đặt hàng của khách hàng

Đơn đặt hàng của khách hàng

Chuyển đơn đặt hàng

Chuyển đơn đặt hàng

Xử lý đơn

hàng

Xử lý đơn

hàng

Chuẩn bị

lô hàng

Chuẩn bị

lô hàng Vận chuyển lô

hàng

Vận chuyển lô hàng

Cung ứng cho khách hàng

Cung ứng cho khách hàng

Xác định nguồn hàng

Xác định nguồn hàng

Vận chuyển

Vận chuyển

Tiếp nhận hàng

Tiếp nhận hàng

Đặt và xúc tiến mua

Đặt và xúc tiến mua

Nguồ

n hàng

Nguồ

n hàng

2.2 Quy trình vận tải

Việc hoàn thiện quy trình vận chuyển có vai trò rất lớn trong việc thực hiện những mục tiêu của vận chuyển NVL, nâng cao chất lượng dịch vụ, giảm chi phí hậu cần, tạo ưu thế cạnh tranh và lợi nhuận cao cho doanh nghiệp

Tuỳ thuộc vào các mối quan hệ mua bán, vận chuyển mà thành phần tham gia có thể khác nhau, nhưng về cơ bản là: người giao (nguồn hàng), doanh nghiệp thương mại, khách hàng, người vận chuyển

Quy trình nghiệp vụ vận chuyển bao gồm các giai đoạn cơ bản:

CHUYỂN VÀO KHO CHỨA

CHUYỂN VÀO KHO CHỨA

BỐC DỠ NGUYÊN VẬT LIỆU

BỐC DỠ NGUYÊN VẬT LIỆU

CHUYỂN ĐẾN NƠI SẢN XUẤT

CHUYỂN ĐẾN NƠI SẢN XUẤT

LIÊN HỆ, ĐI ĐẾN

NHÀ CUNG CẤP

LIÊN HỆ, ĐI ĐẾN

NHÀ CUNG CẤP

CHẤT XẾP NVL

LÊN PHƯƠNG TIỆN

VẬN CHUYỂN

CHẤT XẾP NVL

LÊN PHƯƠNG TIỆN

VẬN CHUYỂN

LẬP KẾ HOẠCH

VẬN CHUYỂN

LẬP KẾ HOẠCH

VẬN CHUYỂN

NHẬN ĐƠN

HÀNG

NHẬN ĐƠN

HÀNG

THU THẬP VÀ XỬ LÍ

THÔNG TIN

THU THẬP VÀ XỬ LÍ

THÔNG TIN

no

no

no

no

ye s

ye s

ye s

ye s

2.2.1 Trường hợp doanh nghiệp thuê công ty vận chuyển

Bước 1

Khảo sát địa hình và đánh giá khối lượng cần vận chuyển (tính cả khối lượng nguyên vật liệu dự trữ)

Liên hệ với nhà cung cấp để đảm bảo có đủ và đúng khối lượng cần vận chuyển

Lên kế hoạch và phương án vận chuyển

Tìm công ty vận chuyển phù hợp với kế hoạch vận chuyển đã đặt ra

Bước 2

Thảo luận với công ty vận chuyển để đưa ra phương tiện vận chuyển tối ưu nhất và chuyên nghiệp nhất

Xác định thời gian vận chuyển và tổng chi phí vận chuyển

Ký hợp đồng vận chuyển

Bước 3 Bên vận chuyển thực thi hợp đồng

Tiến hành bốc dỡ nguyên vật liệu lên xe, nguyên vật liệu phải được phân loại cẩn thận và đảm bảo an toàn

Hai bên tiến hành làm giấy giao nhận, xác định số lượng nguyên vật liệu đã bốc lên xe

Bước 4 Trách nhiệm trong quá trình vận chuyển

Trong quá trình vận chuyển nếu có sự cố làm hư hỏng, mất nguyên vật liệu đơn vị vận chuyển sẽ tiến hành đền bù cho bên thuê vận chuyển theo đúng giá trị thị trường tại thời điểm vận chuyển Phải đảm bảo vận chuyển nguyên vật liệu về đúng thời gian, địa điểm mà bên thuê yêu cầu, nếu sai thì sẽ giải quyết như trong thỏa thuận của hợp đồng

Bước 5 Nghiệm thu hợp đồng

Bước 6 Thanh toán

Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản sau khi hoàn thành công việc

Để quá trình vận chuyển diễn ra như dự kiến thì bên thuê vận chuyển phải kiểm tra, giám sát quá trình vận chuyển

2.2.2 Trường hợp doanh nghiệp tự vận chuyển

Sau khi nhận đơn đặt hàng, công ty phải thu thập các thông tin nhằm xác định đúng khối lượng nguyên vật liệu cần vận chuyển, phương tiện, cách thức và lộ trình vận chuyển

Tiếp đến công ty phải liên hệ với nhà cung cấp để lấy nguyên vật liệu

Sau đó công ty phải xác định thời gian vận chuyển (phải tính đến thời gian nếu xảy ra sự cố), cách thức vận chuyển và phương tiện vận chuyển

Cuối cùng là đi vận chuyển nguyên vật liệu

Để có nguyên vật liệu về kịp thời, đúng lúc phục vụ quá trình sản xuất công ty phải đôn đốc, xúc tiến, kiểm tra, kiểm soát quá trình vận chuyển

3 CHI PHÍ VẬN TẢI

3.1 Các loại chi phí vận tải

- Chi phí đầu tư phương tiện vận tải, truyền dẫn

- Chi phí đầu tư phương tiện bốc dỡ

- Chi phí đầu tư công cụ, dụng cụ hỗ trợ vận tải

- Chi phí đầu tư thiết bị, phần mềm quản lý vận tải

- Chi phí đầu tư kho, bãi xe

- Lương, bảo hiểm cho nhân viên vận chuyển, bốc dỡ, nhân viên quản lý…

- Phí bảo hiểm nguyên vật liệu

- Chi phí xăng, dầu, bảo trì phương tiện vận chuyển, bốc dỡ

- Chi phí khấu hao

- Chi phí đào tạo

- Chi phí quản lý

- Chi phí dự phòng

3.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí vận tải

- Khoảng cách

Là nhân tố cơ bản ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển do nó quyết định các chi phí như tuyển lao động,nhiên liệu,chi phí bảo quản,… Phải hạn chế đến mức thấp nhất việc chuyển đổi phương tiện vận tải trong quá trình vận chuyển nhằm giảm chi phí vận chuyển NVL

- Khối lượng NVL vận chuyển

Là nhân tố thứ hai ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển Cũng như nhiều hoạt động hậu cần, sự tối

ưu chỉ có khi qui mô phù hợp với khả năng

- Độ chặt

Là sự tương quan giữa khối lượng và không gian chiếm dụng Nhân tố này khá quan trọng do chi phí vận chuyển luôn được xác định trên 1 đơn vị khối lượng Phương tiện bị hạn chế sức chở bởi không gian hơn là trọng tải Do lao động và chi phí nhiên liệu không chịu ảnh hưởng nhiều bởi trọng tải nên sản phẩm có độ chặt càng cao, chi phí vận chuyển càng thấp

Kích thước NVL có ảnh hưởng đến việc sử dụng không gian trên phương tiện vận tải NVL cồng kềnh,hình dạng không đồng nhất làm giảm khả năng chứa hàng, do đó làm tăng chi phí

- Trách nhiệm pháp lý

Có liên quan đến những rủi ro, thiệt hại trong quá trình vận chuyển Các yếu tố sau ảnh hưởng đến mức độ thiệt hại do rủi ro: NVL dễ hỏng, những thiệt hại do chất xếp, khả năng xảy ra trộm cắp, dễ cháy nổ, giá trị của NVL

Giá trị của NVL càng cao và xác suất rủi ro càng lớn thì chi phí càng nhiều

- Vị trí địa lý

Là sự phân bố các nguồn cung ứng và các khu vực tiêu thụ Sự phân bố này càng cân đối thì ta có thể sử dụng phương tiện vận tải chạy hai chiều nhằm giảm được chi phí vận chuyển Tuy nhiên trong thực

tế, sự phân bố các nguồn cung ứng và các khu vực tiêu thụ thường mất cân đối, do đó việc thiết kế tuyến đường vận tải có tác dụng khai thác hết khả năng vận chuyển của phương tiện làm giảm chi phí cho doanh nghiệp

4 CHI PHÍ THẤT THOÁT 4.1 CÁC NGUYÊN NHÂN GÂY LÃNG PHÍ, THẤT THOÁT

Con người

Thất thoát có thể xảy ra do sự chủ quan của con người

Thứ nhất, xét đến tinh thần trách nhiệm, đạo đức nghề nghiệp, kinh nghiệm, trình độ,… của nhân viên phụ trách bốc dỡ, bảo quản, lưu kho, vận chuyển NVL.

Một số thất thoát có thể xảy ra như:

-Thông tin truyền đi sai lệch không rõ ràng

-Trộm cắp, rút lõi và không giao hàng

-Trình độ nghiệp vụ kém ví dụ như kĩ thuật lái xe, hiểu biết về đường xá, lộ trình…

-Uống rượu, bia, sử dụng chất kích thích khi lái điều khiển phương tiện vận chuyển

-Vi phạm luật giao thông

-Chạy quá nhiều chuyến, buồn ngủ và gây tai nạn

-Kéo dài thời gian làm thiếu xe vận chuyển

-Lơ là không giám sát quá trình vận chuyển

Nguyên vật liệu

-Không quan tâm đến các điều khoản trong hợp đồng vận chuyển

-Chưa linh hoạt, bỡ ngỡ trong xử lí tình huống bất ngờ

-Các nguyên nhân khác……

Ví dụ

lỗi lầm của con người: đóng hàng không chắc chắn, cẩu móc làm rách bao hàng, quay tàu làm tàu va vào cầu cảng…

Ví dụ :

Ngày 24 tháng 3 năm 1989, tàu chở dầu Exxon Valdez do thuyền trưởng Joseph Hazelwood điều khiển đâm vào một dãy đá ngầm tại eo biển Prince William vịnh Alaska Trong vòng 5 giờ đồng hồ, hơn 40 triệu lít dầu đã bị tràn ra biển Thuyền trưởng Joseph Hazelwood đươc cho là người trực tiếp gây ra thảm họa này Theo lời thú nhận sau này của vị thuyền trưởng, ông đã say rượu vào thời điểm xảy ra tai nạn

Thứ hai, sự chủ quan của con người trong việc lựa chọn hãng vận tải thiếu uy tín, sai sót trong giấy tờ, hợp đồng, vận đơn,…

Ví dụ :

Công ty Hapos của Úc đã ký thoả thuận mua hàng với một đối tác Nhật Bản, nhưng trong những thoả thuận trong hợp đồng Hapos đã để cho đôi tác Nhật Bản lựa chọn hãng tàu vận chuyển Hapos cứ đinh ninh đợi hàng về, nhưng sự việc bất ngờ đã xảy ra, chiếc tàu của hãng tàu trên trên đường từ Nhật bản đến

Úc đã bị hải quan bắt giữ vì có vận chuyển hàng cấm và hàng chưa kê khai hải quan kết quả là tất cả các hàng hoá mà Hapos đặt cũng bị tịch thu luôn

Ví dụ :

Hãng tàu Maersk Lines trong một lô hàng chở đến cảng Abidjan và Contonou ở Tây Phi đã giao hàng cho người xuất trình vận đơn giả Người khiếu nại đã kiện chủ tàu ra tòa án Anh và cho rằng chủ tàu phải chịu trách nhiệm vì đã giao toàn bộ hàng không thu hồi vận đơn thật Còn chủ tàu lại lập luận rằng họ cũng chỉ

là nạn nhân của sự lừa đảo như chủ hàng thực sự của lô hàng này mà thôi, và chủ tàu đã được che chắn bởi Điều khoản 5-3b ở mặt sau vận đơn - Điều khoản này quy định: “Trong bất cứ trường hợp nào, nếu hợp đồng vận chuyển bắt đầu tại cảng bốc hàng và/hoặc kết thúc tại cảng dỡ thì người vận chuyển không chịu bất cứ trách nhiệm nào đối với mất mát hư hỏng hay tổn thất xảy ra vì bất cứ lý do gì đối với hàng hóa trước khi được bốc lên tàu hoặc sau khi dỡ khỏi tàu hay cầu tàu, cho dù hàng hóa thực tế hoặc ngầm hiểu là đã đặt dưới sự bảo quản trông coi của người vận chuyển”

Cần có sự cân nhắc kĩ lưỡng trong từng câu chữ trong hợp đồng để đảm bảo được che chở bởi pháp luật nếu có tranh chấp xảy ra

Nếu con người không cẩn thận trong khâu kí kết hợp đồng, lưu giữ vận đơn và giấy tờ liên quan cũng như nắm rõ Luật thì sẽ rất khó ở thế chủ động để yêu cầu bồi thường nếu có tổn thất xảy ra

Ví dụ :

Có trường hợp tàu đi chệch hướng hợp lý là trường hợp chệch hướng vì lý do nhân đạo Ví dụ như đi chệch hướng để cứu vớt sinh mạng, trợ giúp một tàu khác đang bị lâm nguy mà sinh mạng con người có thể bị nguy hiểm hoặc hành động này có thể là cần thiết hợp lý để có được sự trợ giúp về thầy thuốc cho người nào đó trên tàu hay vì sự an toàn chung của tàu (ví dụ trên đường cập cảng nhưng cảng này bị dịch nên thuyền trưởng có quyền không ghé vào mà đi lệch hướng ghé vào cảng khác hay đi chệch hướng để tránh bão,…) thì được coi là chệch hướng hợp lý

Tuy nhiên, trường hợp này có thể sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng NVL

Nguyên vật liệu

Tính chất nguyên vật liệu có thể dẫn đến thất thoát

-tươi sống

-cần bảo quản để không biến chất

-NVL có tính chất nguy hiểm

-NVL dễ vỡ

-động vật sống, súc vật,…

-Hư hỏng tự phát sinh, tự bốc cháy, hao hụt tự nhiên hoặc do đặc tính tự nhiên của nguyên vật liệu

Ví dụ như bản thân tính chất hàng hóa: bông gòn, than, thuốc nổ,… gặp thời tiết nóng bức có khả năng tự phát cháy…

Máy móc thiết bị

-phương tiện máy móc sử dụng lâu ngày, không bảo trì thường xuyên

-Phương tiện vận chuyển không đạt tiêu chuẩn, hư hỏng trong quá trình vận chuyển

-Xe có trọng tải không phù hợp ví dụ như chở ít hàng nhưng xe quá to không tận dụng hết các

khoảng trống gây lãng phí hoặc xe quá nhỏ trong khi hàng hóa nhiều xe phải đi nhiều chuyến gây lãng phí -Xe không chuyên dụng gây hư hỏng hàng hóa