Tổn thất phát sinh trong kho thành phẩm và biện pháp giảm thiểu (no.1)

Logisctics và chuỗi cung ứng đã theo chân các nhà đầu tư nước ngoài vào Việt Nam trong quá trình hội nhập. Thời gian gần đây,logistics Việt nam đã có sự phát triển cả về số lượng và chất lượng đáng được ghi nhận. Theo Hiệp hội giao nhận kho vận Việt Nam (VIFFAS) có khoảng hơn 800 doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics và con số này vẫn đang tăng lên.Việc này chứng tỏ rằng các doanh nghiệp Việt Nam đã quan tâm đến việc tối ưu trong quá trình vận hành bằng cách đưa logistics vào.Thực trạng ngành logistic ở Việt Nam còn rất non trẻ.Việc làm thế nào để đưa logistic vào từng mắt xích trong chuỗi cung ứng trong đó có Kho thành phẩm, là một vấn đề lớn cần được giải quyết. Thực trạng kho thành phẩm ở Việt Nam vẫn chưa được đầu tư thõa đáng nên cần phải có những phương pháp phù hợp để tối ưu về chi phí, công nghệ, nhân lực, chất lượng thành phẩm…

Mục lục 1 Lời mở đầu

2

A Khái niệm vai trò và phân loại kho thành phẩm 3

I Khái niệm kho thành phẩm

3

II Vai trò kho thành phẩm

3

1 Phân loại theo đối tượng phục vụ

3

3 Phân loại theo điều kiện thiết kế, thiết bị 3

B Tối ưu hóa các hoạt động kho thành phẩm 4

3 Lựa chọn việc thuê hay xây kho thành phẩm

4

3 Hệ thống bảo quản thành phẩm 8

III Quản trị hàng tồn kho 10

1 Nguyên tắc xuất nhập FIFO 11 2 Kiểm kê hàng trong kho thường xuyên 11

3 Thanh lý thành phẩm kịp thời 11

4 Nâng cao năng lực vận chuyển thông qua 11

5.Có qui trình theo dõi và làm việc thường xuyên 11

6 Thường xuyên xem xét lại công suất sản xuất 12

12

Kết luận

LỜI MỞ ĐẦU

Logisctics và chuỗi cung ứng đã theo chân các nhà đầu tư nước ngoài vào Việt Nam trong quá trình hội nhập Thời gian gần đây,logistics Việt nam đã có

sự phát triển cả về số lượng và chất lượng đáng được ghi nhận Theo Hiệp hội giao nhận kho vận Việt Nam (VIFFAS) có khoảng hơn 800 doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics và con số này vẫn đang tăng lên.Việc này chứng tỏ rằng các doanh nghiệp Việt Nam đã quan tâm đến việc tối ưu trong quá trình vận hành bằng cách đưa logistics vào.Thực trạng ngành logistic ở Việt Nam còn rất non trẻ.Việc làm thế nào để đưa logistic vào từng mắt xích trong chuỗi cung ứng trong đó có Kho thành phẩm, là một vấn đề lớn cần được giải quyết Thực trạng kho thành phẩm ở Việt Nam vẫn chưa được đầu tư thõa đáng nên cần phải có những phương pháp phù hợp để tối ưu về chi phí, công nghệ, nhân lực, chất lượng thành phẩm…

A KHÁI NIỆM, VAI TRÒ VÀ PHÂN LOẠI KHO THÀNH PHẨM:

I Khái niệm kho thành phẩm:

Kho là loại hình cơ sở logistics thực hiện việc dự trữ, bảo quản và chuẩn bị hàng hóa nhằm cung ứng cho khách hàng với trình độ dịch vụ cao nhất và chi phí thấp nhất.( Nguồn: tailieu.vn)

II Vai trò kho thành phẩm:

- Tập hợp thành phẩm để vận chuyển

- Cung cấp thành phẩm

- Bảo quản thành phẩm trong quá trình lưu kho

III Phân loại kho thành phẩm:

1 Phân loại theo đối tượng phục vụ:

- Kho định hướng thị trường: là kho đáp ứng yêu cầu của khách hàng trên thị

trường Gẩn các đại lí để phân phối hàng

Ví dụ:kho lồng đèn đặt tại phố người hoa trên đường Triệu Quang Phục,Nguyễn Án…

- Kho định hướng nguồn hàng: có vị trí gần khu vực sản xuất Chức năng chủ

yếu là thu nhận và tập trung vận chuyển

Ví dụ:nhà máy bia Sài Gòn có kho hàng trên đường Nguyễn Chí Thanh gần nhà máy

2 Phân loại theo quyền sở hữu.

- Kho riêng: thuộc quyền sỡ hữu của một doanh nghiệp và thích hợp với các

doanh nghiệp có nguồn lực tài chính mạnh Kho riêng đem lại khả năng kiểm soát, tính linh hoạt trong qua trình bảo quản Tuy nhiên việc sử dụng kho riêng

sẽ tăng chi phí nên doanh nghiệp sẽ khó có nhiều nguồn lực tài chính cho nhiều hoạt động khác

- Kho công cộng: cung cấp các dịch vụ đem lại lợi ích cho khách hàng trong việc

giảm thiểu chi phí Kho công cộng có quy mô nghiệp vụ và trình độ chuyên môn rộng lớn

3 Phân loại theo điều kiện thiết kế, thiết bị:

- Kho thông thường: đặc điểm thiết kế kho thực hiện công nghệ trong điểu kiện

bình thường

- Kho đặc biệt: Có đặc điểm thiết kế riêng biệt để bảo quản các hàng hóa đặc

biệt do tính thương phẩm như là kho lạnh hoặc động vật sống

4 Phân loại theo đặc điểm kiến trúc:

- Kho kín: tạo môi trường bảo quản kín, duy trì chế độ bảo quản và ít chịu ảnh

hưởng của môi trường bên ngoài

- Kho nửa kín: chỉ che mưa, nắng cho hàng hóa, không có ngăn cách với môi

trướng ngoài kho

- Kho lộ thiên: chỉ là các bãi tập trung dự trữ hàng hóa.

5 Phân loại theo mặt hàng bảo quản:

- Kho tổng hợp: bảo quản nhiều loại hàng hóa theo các khu kho và nhà kho

chuyên môn hóa cao

- Kho chuyên nghiệp: chuyên bảo quản nhóm hàng, loại hàng nhất định.

- Kho hỗn hợp: bảo quản nhiều loại hàng hóa trong khu kho, nhà kho.

B TỐI ƯU HÓA CÁC HOẠT ĐỘNG TRONG KHO THÀNH PHẨM

I Vị trí kho

1 Điều kiện tự nhiên:

- Những tác động của thời tiết sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng thành phẩm Thời tiết khô hạn nắng nóng nên bao bì của sản phẩm dễ bị hư hỏng, thiệt hại đến chất lượng sản phẩm.để khác phục tình trạng trên cần bố trí các tủ lạnh, máy lạnh, tủ đông lạnh sao cho đủ với số lượng hàng hóa được nhập vào kho

- Các thiên tai lũ lụt bất thường cũng ảnh hưởng đến việc bảo quản kho thành phẩm Lũ lụt gây ẩm thấp, nên xây kho với bậc nền cao, bố trí hàng hóa ở vị trí tránh được rủi ro Quan trọng là việc chọn địa điểm trước khi xây dựng hay thuê kho thì rất quan trọng

2 Vị trí kho so với nhà máy sản xuất hay đại lý:

- Việc chon vị trí kho thành phẩm sẽ giúp cho công ty tiết kiệm được rất nhiều

chi phí cho quá trình vận chuyển từ nhà máy đến kho cũng như là từ kho đến các đại lí

- Nên chọn kho có vị trí giao thông thuận lợi như là ở các quốc lộ lớn để dễ dàng cho việc vận chuyển

- Tốt nhất nên chọn đặt kho ở giữa nhà máy sản xuất và các đại lí để giảm thiểu thấp nhất chi phí cho việc vận chuyển

3 Lựa chon việc thuê hay xây kho thành phẩm:

Việc thuê hay xây kho của công ty phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố Yếu tố tác động chủ yếu vào lượng hàng tối ưu (Q*).Để chi phí là thấp nhất thì nếu lượng hàng lưu kho thường xuyên luôn lớn hơn mức sản lượng tối ưu Q* thì công ty nên xây kho, ngược lại thì thuê kho Tuy nhiên trong thực tế việc thuê hay tự xây của doanh nghiệp còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác như:

- Sự ổn định về nhu cầu

- Mật độ của thị trường

- Sự cần thiết về an ninh và kiểm soát chất lượng

- Sự cần thiết phải phục vụ khách hàng

- Sự cần thiết cho các mục đích khác của doanh nghiệp

II Tối ưu hóa thành phẩm trong kho

1 Cách bố trí, sắp xếp kho hàng:

Vấn đề này nếu chúng ta giải quyết được sẽ tiết kiệm được thời gian và cả không gian làm việc ở kho.Cần phải bố trí, sắp xếp hàng hóa một cách khoa học, ngăn nắp.Nên tạo một kho hàng có không gian thoải mái, thoáng mát.Chúng ta cần phải dựa vào cách sắp xếp để có thể chọn lựa phương tiện bốc xếp cho phù hợp

- Sử dụng nhà kho một tầng

- Di chuyển hàng hóa trong kho theo đường thẳng

- Sử dụng thiết bị bốc xếp phù hợp

- Tối thiểu đường đi trong kho

- Sử dụng tối đa độ cao của nhà kho

- Sử dụng hiệu quả mặt bằng kho

Đọc Tiếp: http://xuatnhapkhauvietnam.com/kho-hang-va-he-thong-kho-hang-trong-logistics.html#ixzz1nkoxKMaY

2 Nhận dạng hàng hóa trong kho

Trong thực tế một kho hàng dù lớn hay nhỏ cũng đều chứa nhiều loại hàng hóa khác nhau, thậm chí cùng một loại hàng hóa cũng có thể được chia thành nhiều loại nhỏ hơn, phụ thuộc vào chất lượng, hình thức, hoặc một vài tính chất khác

Như vậy để dễ dàng cho việc gọi tên, phân loại và sắp xếp hàng hóa trong kho người ta đặt cho mỗi hàng hóa một tên gọi.Tên gọi này phải thỏa mãn điều kiện đồng nhất về mặt cấu trúc, phân biệt các hàng hóa khác nhau một cách dễ dàng.Việc gán cho mỗi hàng hóa trong kho một tên gọi như vậy

người ta gọi là mã hóa hàng hóa.

Có ba phương pháp mã hóa sau đây: mã hóa tuần tự, mã hóa phân tích, hoặc

mã hóa hỗn hợp

a Mã hóa phân tích tức là mã hóa các đối tượng dựa trên một vài tính chất của

đối tượng đó, nói một cách khác là người ta có thể phân tích bộ mã để biết một vài tính chất của đối tượng được mã hóa

Ví dụ: như quần áo bán ở siêu thị được mã hóa: XL, L, M, và S Đó là mã

theo kích cỡ của chiếc áo, tương ứng với các cỡ: siêu rộng, rộng, trung bình, và nhỏ

b Mã hóa tuần tự là kiểu mã hóa không phụ thuộc vào đặc điểm của đối tượng

được mã hóa mà chỉ phụ thuộc và thời điểm được mã hóa Đối tượng được

mã hóa trước sẽ nhận mã có số thứ tự nhỏ, đối tượng được mã hóa sau sẽ nhận được mã có số thứ tự lớn hơn

Bộ mã tuần tự thì chúng ta thường được gặp mỗi khi phải lấy phiếu (hoặc còn gọi là lấy số) khi vào khám bệnh, khi xếp hàng mua vé máy bay, vé tàu hoặc khi đợi được phục vụ tại các ngân hàng

c Mã hóa hỗn hợp, đây là kiểu kết hợp giữa mã hóa tuần tự và mã hóa phân

tích Trong mã hỗn hợp gồm có 2 phần, phần tuần tự và phần phân tích Kiểu

mã hóa này chúng ta thường gặp hơn cả

Ví dụ: như tuyển sinh vào đại học một thí sinh có thể được gắn mã (chính là

số báo danh) như sau: BKA-00001 Phần “BKA” cho biết thí sinh này thi

khối A vào trường ĐH Bách Khoa Hà Nội, còn “00001” là số thứ tự của thí sinh đó trong số tất cả các thí sinh thi vào trường này

3 Hệ thống bảo quản thành phẩm:

Bảo quản hàng hóa là một trong những chức năng cơ bản, trọng yếu trong tổ chức hoạt động doanh nghiệp

Hệ thống bào quản kho thành phẩm thường có những yếu tố chính sau:

- Quy trình nghiệp vụ kho: được thực hiện theo dòng hàng hóa lưu chuyển

trong kho Tùy thuộc vào đặc điểm và yêu cầu bảo quản lô hàng, điều kiện không gian, thời gian hoạt động của kho, yêu cầu sản xuất kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp và yêu cầu của khách hàng mà chúng ta xây dựng một cách chi tiết quá trình hoạt động

Kiện không gian công nghệ kho:

 Cấu trúc nhà kho và các bộ phận diện tích trong kho là yếu tố quan trọng Đảm bảo không gian cho các hoạt động diễn ra bình thường liên tục và

có hiệu quả phù hợp với quy trình công nghệ kho, với việc phân công lao đông trong kho và bố trí các trang thiết bị

 Không gian công nghệ kho phải đảm bảo diện tích bảo quản, diện tích cho hoạt động quản lí và sinh hoạt Quan trọng hơn là phù hợp quy trình công nghệ và dòng hàng lưu chuyển trong kho

Trang thiết bị công nghệ: là yếu tố về công cụ và phương tiện lao động Với

ý nghĩa nâng cao năng suất lao động, giảm thiểu hao hụt hàng hóa cần phải xây dựng các loại hình kho hiện đại và áp dụng công nghệ tiên tiến

Tổ chức lao động trong kho:

 Phân công các loại lao động trong kho theo chức năng nhiệm vụ gắn với quá trình hoạt động của kho

 Xây dựng nôi quy, quy chế gắn với các đồi tượng liên quan.

 Xây dựng chế độ bảo quản theo lô hàng, định mức công tác trong đó nhấn mạnh xây dựng và quản lí định mức hao hụt hàng hóa

Hệ thống thông tin và quản lí kho: đây là một yếu tố quan trọng nhằm đảm

bảo sự phối hợp giữa các bộ phận khác với bộ phận kho và quản lí hoạt động của kho Hệ thống này bao gồm các loại thẻ kho, các hồ sơ về cung cấp, hồ

sơ khác hàng

Một vài ví dụ về bảo quản trong kho:

 Kho lạnh : là kho được sử dụng để bảo quản các loại thực phẩm, nông sản, rau quả, các sản phẩm của công nghiệp hoá chất, công nghiệp thực phẩm, công nghiệp nhẹ vv…

- Hiện nay kho lạnh được sử dụng trong công nghiệp chế biến thực phẩm rất rộng rãi và chiếm một tỷ lệ lớn nhất Các dạng mặt hàng bảo quản bao gồm:

+ Kho bảo quản thực phẩm chế biến như: Thịt, hải sản, đồ hộp + Bảo quản nông sản thực phẩm, rau quả

+ Bảo quản các sản phẩm y tế, dược liệu + Kho bảo quản sữa

+Kho bảo quản và lên men bia + Bảo quản các sản phẩm khác

 Bảo quản theo nhiệt độ người ta chia ra:

- Đối với một số rau quả nhiệt đới:cần bảo quản ở nhiệt độ cao hơn

(chuối- Kho bảo quản lạnh: Nhiệt độ bảo quản thường nằm trong khoảng -2oC > 10oC, chanh > 4oC) Nói chung các mặt hàng chủ yếu là rau quả và các mặt hàng nông sản

- Kho bảo quản đông: Kho được sử dụng để bảo quản các mặt hàng đã

qua cấp đông Đó là hàng thực phẩm có nguồn gốc động vật Nhiệt độ bảo quản tuỳ thuộc vào thời gian, loại thực phẩm bảo quản Tuy nhiên

nhiệt độ bảo quản tối thiểu cũng phải đạt -18oC để cho các vi sinh vật không thể phát triển làm hư hại thực phẩm trong quá trình bảo quản

- Kho đa năng: Nhiệt độ bảo quản là -12oC

- Kho gia lạnh: Nhiệt độ 0oC, dùng gia lạnh các sản phẩm trước khi

chuyển sang khâu chế biến khác

- Kho bảo quản nước đá: Nhiệt độ kho lạnh tối thiểu -4oC

III Quản trị tồn kho:

- Đây là một phần quan trọng của việc lưu kho.Đầu tiên chúng ta cần xác định mức tồn kho tồn kho tối thiểu Điều này đảm bảo trong kho luôn có một lượng hàng “tối thiểu” để phục vụ theo yêu cầu khách hàng Định mức hàng tồn kho tối thiểu vừa phải đáp ứng yêu cầu của khách hàng về số lượng hàng hóa, vừa phải hạn chế mức thấp nhất chi phí tồn kho cho công ty

- Định mức tồn kho tối thiểu được xem xét định kì, có thể là hàng tháng, hàng quý, để có thể theo dõi, lý giải nguyên nhân tăng, giảm của định mức tồn kho Vậy làm thế nào để tối ưu hóa trong tồn kho?Có rất nhiều phương pháp, cách thức để thực hiện tốt việc này Sau đây là một vài phương pháp tiêu biểu:

1 Nguyên tắc xuất nhập FIFO: (nhập trước xuất trước)

- Nhằm đảm bảo hàng nhập kho hạn chế tình trạng quá hạn sử dụng Các loại hàng hóa phải có ngày nhập kho dán trên các loại hàng mau hư hỏng.Các loại nhập trước thì phải để phía ngoài, nhập sau thì phải để phía trong

2 Kiểm kê hàng trong kho thường xuyên:

- Việc kiểm tra kho định kì cần được tổ chức thường xuyên hơn, có thể là một tuần một lần, một tháng hay một quý nhằm mục đích: xác định số lượng( phù hợp với hồ sơ hàng hóa), chất lượng (nhận biết hư hại, suy giảm chất lượng, bao bì) Sau đó, kết quả kiểm kê cần được ghi chép lại rõ rang, cẩn thận vì nó có ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo hoạt động tài chính của công ty

3 Thanh lý thành phẩm kịp thời:

Đối với các loại thành phẩm trong vòng 1-2 tháng không sử dụng, cần lập báo cáo trình lê cấp trên để đưa ra hướng giải quyết, tránh tình trạng để thành phẩm ứ đọng quá nhiều nhưng lại không còn sử dụng được

4 Nâng cao năng lực vận chuyển thông qua: tìm các phương tiện vận chuyển

nhanh hơn (ví dụ: xe tải với hai tài xế thay nhau lái để thay cho đi tàu hỏa, thuyền); tìm hãng vận chuyển có nhiều lịch vận tải linh hoạt hơn (ví dụ: tìm tàu đi hàng ngày so với tàu đi một-hai chuyến/tuần); tìm cách đẩy nhanh hơn các qui trình làm việc hay thủ tục hành chính trong suốt quá trình vận chuyển

5 Có qui trình theo dõi và làm việc thường xuyên: với các bộ phận liên quan

để giải quyết hàng chậm luân chuyển (ví dụ: yêu cầu bộ phận kinh doanh phát triển các chương trình khuyến mãi để đẩy nhanh tiến độ bán hàng; tìm các đối tác mua hàng sỉ và phân phối ở các địa bàn khác để bán với giá rẻ nhằm xoay vòng vốn và giải phóng tồn kho nhanh) Đối với những hàng hóa có vấn đề về chất lượng, cần phải phân loại để giải quyết (ví dụ: hàng chỉ hư hỏng về bao bì thì có thể thay bao bì rồi chuyển sang hàng đạt chất lượng để tiếp tục bán hàng; hàng hoàn toàn kém chất lượng cần phải xử lý theo các qui trình có sẵn ởmỗi doanh nghiệp,…)

6 Thường xuyên xem xét lại công suất sản xuất: để đảm bảo có các biện pháp

kịp thời giải tỏa những khả năng có thể gây trì hoãn hoặc thiếu hụt sản xuất do công suất không bảo đảm đáp ứng nhu cầu

Có các thảo luận chi tiết với bộ phận bán hàng để đảm bảo xây dựng tồn kho cho các chương trình được tối ưu hóa theo lịch khuyến mãi và tốc độ bán hàng, tránh sản xuất quá dư thừa một cách không cần thiết

7 Hệ thống bảo quản đột ngột bị hỏng:

Khi hệ thống trong kho bảo quản đột ngột bị hỏng sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, nếu không xử lí kịp thời có thể dẫn đến thiệt hại không thể đo lường được vì thế cần có những giải pháp để khắc phục Các quản lí trong kho nên dự trù trước các trường hợp có thể xảy ra Chúng ta nên bảo trì thường xuyên các hệ thống trong kho thành phẩm

để tránh trường hợp thiết bị hỏng đột xuất

- Mất điện: sử dụng máy phát điện dự phòng.