Nguyên vật liệu của doanh nghiệp tăng do rất nhiều nguyên nhân. Bởi vậy, tuỳ theo từng trường hợp cụ thể, kế toán sẽ phản ánh vào sổ sách cho phù hợp.
a.Trường hợp nguyên vật liệu đã mua trong tháng, kế toán đã nhận được hoá đơn của người bán và chứng từ thanh toán nhưng nguyên vật liệu chưa về nhập kho thì kế toán phải lưu sơ “ Hàng mua đang đi đường” để cuối tháng hạch toán.
-Trường hợp nguyên vật liệu dùng vào sản xuất hàng hoá dịch vụ không chịu thuế giá trị gia tăng ( VAT ), kế toán ghi:
Nợ TK 151: hàng mua đang đi đường ( giá đã có thuế VAT ). Có TK 111, 112, 331,...: tổng giá thanh toán
( Nếu doanh nghiệp được khấu trừ thuế VAT đầu vào phải có hoá đơn VAT ).
-Trường hợp mua nguyên vật liệu dùng vào sản xuất hàng hoá dịch vụ chịu thuế VAT, kế toán ghi:
Nợ TK 133: thuế VAT được khấu trừ. Có TK 111, 112: Tổng giá thanh toán.
-Trường hợp mua nguyên vật liệu là nông sản, lâm sản...chưa qua chế biến do người sản xuất trực tiếp bán ra không có hoá đơn, căn cứ vào bảng kế toán tính ra số thuế VAT đầu vào được khấu trừ, kế toán ghi:
Nợ TK 151: hàng mua đang đi đường ( giá mua chưa có thuế ). Nợ TK 133: thuế VAT được khấu trừ.
Có TK 111, 112: tổng giá thanh toán.
Hàng đang đi đường tháng trước về nhập kho tháng này, căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn, kế toán ghi:
Nợ TK 152: nguyên vật liệu .
Có TK 151: hàng mua đi đường.
b.Trường hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về ( với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ ):
-Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 152: Giá thực tế nguyên vật liệu ( chi tiết từng loại ). Nợ TK 133 ( TK 1331 ): thuế VAT được khấu trừ.
Có TK 331, 111, 112,141,...: tổng giá thanh toán.
+Nhập kho nguyên vật liệu là nông sản, lâm sản chưa qua chế biến của người sản xuất trực tiếp bán ra không có hoá đơn, căn cứ vào bảng kê hàng hoá bán ra, kế toán ghi:
Nợ TK 152: nguyên vật liệu .
Nợ TK 133: thuế VAT được khấu trừ. Có TK 111, 112: tổng giá thanh toán.
+Nhập kho nguyên vật liệu dùng vào sản xuất hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế VAT, kế toán phản ánh giá trị nguyên vật liệu mua ngoài bao gồm tổng giá thanh toán cho người bán ( cả thuế VAT và chi phí vận chuyển) ghi:
Nợ TK 152: nguyên vật liệu .
Có TK 111, 112,...: tổng giá thanh toán.
+Nhập kho nguyên vật liệu mua ngoài đồng thời dùng vào sản xuất hàng hoá chịu thuế và không chịu thuế VAT nhưng không tách riêng ghi:
Nợ TK 152: nguyên vật liệu .
Nợ TK 133: thuế VAT được khấu trừ ( thuế VAT đầu vào ). Có TK 111, 112, 331...: tổng giá thanh toán.
-Số giảm giá mua hay hàng mua trả lại ( nếu có ) ghi: Nợ TK 331: trừ vào số tiền hàng phải trả.
Nợ TK 111, 112: số tiền được người bán trả lại. Nợ TK 1388: số được người bán chấp nhận.
Có TK 152 ( chi tiết từng loại sản phẩm ): Số giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại được hưởng theo giá không có thuế.
Có TK 1331: thuế VAT không được khấu trừ tương ứng với số giảm giá hay hàng mua trả lại.
-Số chiết khấu được hưởng khi mua hàng do thanh toán tiền hàng trước hạn, kế toán ghi:
Nợ TK 331: trừ vào số tiền hàng phải trả.
Nợ TK 111, 112: số tiền được người bán trả lại. Nợ TK 1388: số được người bán chấp nhận.
Có TK 711: số chiết khấu thanh toán được hưởng.
-Cuối kỳ kế toán tính và xác định thuế VAT đầu vào được khấu trừ, không được khấu trừ trên cơ sở phân bổ theo tỷ lệ doanh thu:
+Số thuế VAT được khấu trừ: Nợ TK 3331: thuế VAT phải nộp.
Có TK 133: thuế VAT được khấu trừ.
+Số thuế VAT không được khấu trừ thường tính vào giá bán hàng hoá trong kỳ:
Nợ TK 632: giá vốn hàng bán.
Có TK 133: thuế VAT được khấu trừ.
c.Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn: về nguyên tắc khi phát hiện thừa, phải làm văn bản báo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý. Về mặt kế toán ghi:
-Nếu nhập toàn bộ:
Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu ): trị giá toàn bộ số hàng ( giá không có thuế VAT ).
Nợ TK 133 ( TK 1331 ): thuế VAT tính theo số hoá đơn. Có TK 331: trị giá thanh toán theo hoá đơn.
Có TK 3381: trị giá số hàng thừa chưa có thuế VAT. Căn cứ vào quyết định xử lý ghi:
+Nếu trả lại cho người bán:
Nợ TK 3381: trị giá hàng thừa đã xử lý.
Có TK 152: trả lại số thừa ( chi tiết vật liệu ). +Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:
Nợ TK 3381: trị giá hàng thừa.
Nợ TK 133 ( TK 1331 ): thuế VAT của số hàng thừa. Có TK 331: tổng giá thanh toán của số hàng thừa. +Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 3381: trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế VAT ).
-Nếu nhập theo số hoá đơn: ghi nhận số nhập như trường hợp ( b ) ở trên.
Số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi: Nợ TK 002. Khi xử lý số thừa ghi: Có TK 002.
Đồng thời căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán như sau: +Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:
Nợ TK 152: trị giá hàng thừa ( giá chưa có thuế VAT ). Nợ TK 133 ( TK 1331 ): thuế VAT của số hàng thừa.
Có TK 331: tổng giá thanh toán số hàng thừa. +Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 152: trị giá hàng thừa ( giá chưa có thuế VAT ).
Có TK 721: số thừa không rõ nguyên nhân.
d.Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn: kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận, số căn cứ vào biên bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán biết hoặc ghi sổ như sau:
-Khi nhập:
Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu ): trị giá số thực nhập kho. Nợ TK 1381: trị giá số thiếu ( không có thuế VAT ). Nợ TK 133 ( TK 1331 ): thuế VAT theo hoá đơn.
Có TK 331: trị giá thanh toán theo hoá đơn. -Khi xử lý:
+Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu: Nợ TK 152: người bán giao tiếp số thiếu.
Có TK 1381: xử lý số thiếu. +Nếu người bán không còn hàng:
Nợ TK 331: ghi giảm số tiền phải trả người bán. Có TK 1381: xử lý số thiếu.
Có TK 133 ( TK 1331 ): thuế VAT không được khấu trừ của số hàng thiếu.
+Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường:
Nợ TK 1388, TK 334: cá nhân phải bồi thường. Có TK 1381: xử lý số thiếu.
Có TK 133 ( TK 1331 ): thuế VAT không được khấu trừ của số hàng thiếu.
+Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân: Nợ TK 821: số thiếu không rõ nguyên nhân.
Có TK 1381: xử lý số thiếu.
e.Trường hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng. Số hàng này có thể được giảm giá hoặc trả lại cho người bán. Khi xuất kho giao trả hoặc số được giảm giá ghi:
Nợ TK 331, 111, 112.
Có TK 152 ( chi tiết vật liệu ).
Có TK 133 ( TK 1331 ): thuế VAT không được khấu trừ của số giao trả hoặc giảm giá.
f.Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn: kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “ Hàng chưa có hoá đơn”. Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng hoá đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán:
Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu ). Có TK 331.
Sang tháng sau, khi hoá đơn về sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong ba cách sau:
-Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá tạm tính bằng bút toán bình thường.
-Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ ( nếu giá tạm tính > giá thực tế ) hoặc bằng bút toán thường ( nếu giá thực tế > giá tạm tính ).
-Cách 3: Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng như bình thường.
g.Trường hợp hoá đơn về những hàng chưa về: kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ “ Hàng mua đang đi trên đường”. Nếu trong tháng, hàng về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng chưa về thì ghi:
Nợ TK 151: trị giá hàng mua theo hoá đơn ( không có thuế VAT ). Nợ TK 1331: thuế VAT được khấu trừ.
Có TK 331, 111, 112, 141. Sang tháng sau khi hàng về ghi:
Nợ TK 152: nếu nhập kho ( chi tiết vật liệu ). Nợ TK 621, 627: xuất cho sản xuất ở phân xưởng.
Có TK 151: hàng đi đường kỳ trước đã về.
h.Trường hợp nguyên vật liệu tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến: ghi theo giá thành sản xuất thực tế hoặc giá thành chế biến thực tế.
Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu ): giá thành sản xuất thực tế. Có TK 154: nguyên vật liệu thuê ngoài gia công.
Có TK 154: nguyên vật liệu tự sản xuất.
i.Các trường hợp tăng nguyên vật liệu khác:
Ngoài nguồn nguyên vật liệu mua ngoài và tự chế nhập kho, nguyên vật liệu của doanh nghiệp còn tăng do nhiều nguyên nhân khác như: nhận liên doanh, đánh giá tăng, thừa,...Mọi trường hợp phát sinh làm tăng giá nguyên vật liệu đều được ghi: Nợ TK 152 theo giá thực tế, đối ứng với các tài khoản thích ứng như:
Nợ TK 152: giá thực tế nguyên vật liệu tăng thêm.
Có TK 411: nhận cấp phát, viện trợ, tặng thưởng, vốn góp liên doanh.
Có TK 412: đánh giá tăng nguyên vật liệu .
Có TK 336: vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ. Có TK 642: thừa trong định mức tại kho.
Có TK 3381: thừa ngoài định mức chờ xử lý.
Có TK 621, 627, 641, 642: dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu. Có TK 222, 128: nhận lại vốn góp liên doanh.
Có TK 241: nhập kho thiết bị xây dựng cơ bản hoặc thu hồi phế liệu từ xây dựng cơ bản, từ sửa chữa lớn tài sản cố định.
k.Nhập kho nguyên vật liệu nhập khẩu:
Nợ TK 152: tổng giá thanh toán + chi phí thu mua vận chuyển. Có TK 3333: thuế xuất nhập khẩu.
Có TK 111, 112.
Thuế VAT của hàng nhập khẩu ghi: Nợ TK 133.
Có TK 3331.
Trường hợp vật tư nhập khẩu, doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu theo giá tại cửa khẩu ( giá CIF ) và tính thuế GTGT của vật tư hàng hoá nhập khẩu phải nộp theo từng lần nhập khẩu.
Đối với các đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp pháp trực tiếp, do phần thuế GTGT được tính vào giá thực tế nguyên vật liệu nên khi mua ngoài, kế toán ghi:
Nợ TK 152: giá thực tế nguyên vật liệu mua ngoài ( kể cả thuế VAT ).
Có TK 331, 111, 112, 311...
Các khoản giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại: Nợ TK 331, 111, 112, 1388...
Có TK 152.
Số chiết khấu thanh toán được hưởng ghi tăng thu nhập tài chính: Nợ TK 331, 111, 112, 1388...
Có TK 711.
1.2.2.Hạch toán tình hình biến động giảm nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh...Mọi trường hợp giảm nguyên vật liệu đều ghi theo giá thực tế ở bên Có TK 152.
a.Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh:
Nợ TK 621: xuất chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ. Nợ TK 627(2): xuất dùng chung cho phân xưởng sản xuất.
Nợ TK 641(2): xuất phục vụ cho bán hàng.
Nợ TK 642(2): xuất dùng cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 241: xuất cho xây dựng cơ bản sửa chữa tài sản cố định.
Có TK 152: giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng ( chi tiết vật liệu ).
b.Xuất góp vốn liên doanh:
Phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp sẽ được phản ánh vào TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản. Chênh lệch tăng ghi Nợ TK 412, chênh lệch giảm ghi Có TK 412.
Nợ TK 222: giá trị vốn góp liên doanh dài hạn. Nợ TK 128: giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạn. Nợ ( hoặc Có) TK 412: phần chênh lệch.
Có TK 152: giá trị nguyên vật liệu xuất ( chi tiết vật liệu ).
c.Xuất thuê ngoài gia công chế biến:
Nợ TK 154: giá thực tế nguyên vật liệu xuất chế biến. Có TK 152: giá thực tế ( chi tiết vật liệu ).
d.Giảm do cho vay tạm thời:
Nợ TK 138(1): cho các cá nhân , tập thể vay tạm thời. Nợ TK 136(1): cho vay nội bộ tạm thời.
Có TK 152: giá thực tế vật liệu cho vay ( chi tiết vật liệu ).
e.Giảm do các nguyên nhân khác ( nhượng bán, phát hiện thiếu ): Nợ TK 632: nhượng bán.
Nợ TK 642: thiếu trong định mức tại kho.
Nợ TK1381: thiếu không rõ nguyên vật liệu nhân chờ xử lý. Nợ TK 1388, 334: thiếu cá nhân phải bồi thường.
Nợ TK 412: phần chênh lệch giảm giá do đánh giá lại. Có TK 152: giá thực tế vật liệu giảm.
Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán tổng quát nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên ( tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ ):
TK 111,112,141,331 TK 151 TK 621 TK 152 Xuất để chế tạo sản phẩm