Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng

Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của Tổ chức hành nghề công chứng hực hiện Kế hoạch thực tập áp dụng cho chương trình Đào tạo nghề công chứng theo hệ thống tín chỉ , bản thân tôi đã chủ động liên hệ với Văn phòng công chứng ………………, có địa chỉ trụ sở tại: ……………………… để thực hiện tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của Tổ chức hành nghề công chứng

HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP Đợt thực tập: Tìm hiểu cấu tổ chức, chức nhiệm vụ hoạt động Tổ chức hành nghề công chứng Giới thiệu tổng qt Văn phịng cơng chứng ………… Thực Kế hoạch thực tập áp dụng cho chương trình Đào tạo nghề cơng chứng theo hệ thống tín , thân tơi chủ động liên hệ với Văn phịng cơng chứng ………………, có địa trụ sở tại: ……………………… để thực tìm hiểu cấu tổ chức, chức nhiệm vụ hoạt động Tổ chức hành nghề công chứng Trong thời kiến tập Văn phịng cơng chứng, tơi tiến hành triển khai tìm hiểu nghiêm túc, tích cực trao đổi vấn đề theo nội dung yêu cầu kế hoạch thực tập Học viện tư pháp Với giúp đỡ nhiệt tình Trưởng văn phịng, cơng chứng viên, nhân viên làm việc Văn phịng Công chứng ……………… , hiểu rõ vấn đề sau: - Cơ cấu tổ chức, nguyên tắc hoạt động tổ chức hành nghề công chứng; - Việc thực quyền nghĩa vụ công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng nơi thực tập; - Nhiệm vụ, vai trị Văn phịng Cơng chứng ……………… - Các kĩ cần có Văn phịng Cơng chứng như: Giao tiếp với người u cầu công chứng, tư vấn, tiếp nhận hồ sơ công chứng; nhận xét rút học cho thân số vấn đề trình thực tập - Ghi chép việc thực quyền nghĩa vụ công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng nơi thực tập - Miêu tả hoạt động, nhận xét rút học cho thân quan sát tự thực kỹ mềm, kỹ bổ trợ công chứng viên trình thực tập Cơ cấu tổ chức quản lý Văn phịng Cơng chứng ……………… Văn phịng Công chứng ………………… thành lập theo Quyết định số ……… /QĐ-UBND ngày … tháng …năm …… UBND thành phố …… giấy chứng nhận số … /TP-ĐKHĐ ngày … tháng … năm … Của Sở Tư pháp thành phố …… Văn phịng gồm 02 cơng chứng viên (trong có trưởng văn phịng, cơng chứng viên hợp danh ), tổ chức hoạt động theo loại hình cơng ty hợp danh, đặt địa trụ sở …………………………………… Văn phịng cơng chứng ……………… hoạt động ngun tắc tự chủ tài chính, phí cơng chứng, thù lao công chứng nguồn thu hợp pháp khác Là văn phòng thành lập, nhiên văn phịng ln đáp ứng sở vật chất theo quy định, Cơng chứng viên có kinh nghiệm, đội ngũ nhân viên có chun mơn tốt để dáp ứng nhu cầu cung cấp dịch vụ công cách tốt Qua quan sát tìm hiểu thực tế cấu tổ chức quản lý tổ chức hành nghề cơng chứng Văn phịng Cơng chứng ……………… sau: 2.1 Cơ cấu tổ chức: Văn phòng Cơng chứng ………… gồm có: - 02 cơng chứng viên (một cơng chứng viên trưởng văn phịng, cơng chứng viên hợp danh) - 03 chuyên viên pháp lý - 01 nhân viên kế toán - 01 nhân viên văn thư 2.2 Công tác quản lý tổ chức hoạt động: Trưởng văn phòng người lãnh đạo, điều phối hoạt động văn phịng, bố trí cấu nhân sự, phân công công việc cho Công chứng viên nhân viên văn phòng Sắp xếp vị trí tiếp nhận trả hồ sơ hợp lý để hoạt động văn phịng thơng suốt, nhanh gọn Hai cơng chứng viên bao gồm Trưởng văn phịng, cơng chứng viên hợp danh thực việc tiếp nhận hồ sơ cơng chứng, kí hợp đồng giao dịch, di chúc, dịch, chữ kí giấy tờ văn bản, chứng thực từ chính, tư vấn pháp luật, giải yêu cầu công chứng theo quy định Luật Công chứng văn pháp luật khác có liên quan Các chuyên viên giúp việc cho Công chứng viên làm công việc công chứng viên phân công như: Tiếp nhận hồ sơ, soạn thảo văn bản, lời chứng, kiểm tra giao dịch ngăn chặn sỡ liệu công chứng Sở tư pháp, đối chiếu, kiểm tra để thực việc y chứng thực, hoàn tất thủ tục để trình bày cơng chứng viên ký vào văn cơng chứng Nhân viên kế tốn thực cơng việc hoạt động tài văn phịng tính phí cơng chứng, thù lao cơng chứng chi phí khác, báo cáo tài chính, chứng từ thu chi văn phòng Nhân viên lưu trữ thực việc cho số công chứng, vào sổ công chứng hợp đồng giao dịch, hoàn tất thủ tục để lưu trữ hồ sơ công chứng theo chế độ lưu trữ, chứng từ văn phịng cơng chứng quy định Nhiệm vụ, vai trị Văn phịng Cơng chứng Văn phịng cơng chứng thành lập theo thủ tục, trình tự mà pháp luật quy định, sở công chứng loại hợp đồng giao dịch mà pháp luật bắt buộc phải công chứng hợp đồng, giao dịch theo yêu cầu người yêu cầu công chứng Trên sở đó, Văn phịng cơng chứng nhận công chứng loại hợp đồng, giao dịch theo quy định Luật Công chứng năm 2014, bao gồm: - Hợp đồng mua bán tài sản; - Hợp đồng chuyển nhượng Quyền sử dụng đất tài sản gắn liền với đất - Hợp đồng tặng, cho (Quyền sử dụng đất, nhà…); - Hợp đồng mượn tài sản; - Hợp đồng thuê (Quyền sử dụng đất, nhà, tài sản ); - Hợp đồng chấp; - Hợp đồng cầm cố tài sản; - Hợp đồng góp vốn (Bằng quyền sử dụng đất, nhà…); - Hợp đồng trao đổi tài sản; - Hợp đồng bảo lãnh; - Hợp đồng ủy quyền; - Sửa đổi hợp đồng; - Công chứng di chúc, thừa kế; - Công chứng di chúc; - Nhận giữ di chúc; - Công chứng từ chối nhận di sản thừa kế; - Công chứng văn khai nhận di sản thừa kế; - Công chứng văn phân chia thừa kế; - Công chứng văn nhận tài sản thừa kế; - Công chứng dịch; - Văn thỏa thuận phân chia tài sản chung vợ chồng; - Văn cam kết tài sản chung vợ chồng; - Văn cam kết tài sản riêng vợ chồng; Ngồi việc cơng chứng hợp đồng, giao dịch nêu trên, Văn phịng Cơng chứng cịn thực nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật như: công chứng dịch, chứng thực với chính, chứng thực chữ ký 3.1 Quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch Sơ đồ Quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch TIẾP NHẬN YÊU CẦU CÔNG CHỨNG Xem xét hồ sơ, yêu cầu công chứng: Công chứng viên xem xét thẩm quyền, đối tượng, chủ thể… Từ chối yêu cầu công chứng Thụ lý hồ sơ Xử lý hồ sơ, soạn thảo xem xét dự thảo Lưu trữ hồ sơ công chứng Phát hành văn cơng chứng thu lệ phí Ký kết Dựa Điều 40 41 Luật Công chứng 2014 quy định quy trình cơng chứng Văn phịng công chứng thực quy định Luật Công chứng năm 2014 Người đại diện theo pháp luật văn phịng cơng chứng Trưởng Văn phịng cơng chứng viên hợp danh có 02 năm hành nghề kể từ ngày trở thành trưởng văn phòng Việc tuân thủ quy định Khoản 2, Điều 22 Luật Công chứng 2014: “Người đại diện theo pháp luật Văn phịng cơng chứng Trưởng Văn phịng Trưởng Văn phịng cơng chứng phải cơng chứng viên hợp danh Văn phịng cơng chứng hành nghề cơng chứng từ 02 năm trở lên” - Cơ sở vật chất: Văn phịng cơng chứng có trụ sở làm việc Văn phòng làm việc gồm phòng lớn giải yêu cầu tiếp nhận yêu cầu công chứng bàn tiếp khách, bàn làm việc công chứng viên nhân viên khác, phía sau lưu trữ hồ sơ cơng chứng Văn phịng cơng chứng có trụ sở làm việc thơng thống vị trí lại thuận tiện cho nhân dân tìm kiếm Trụ sở làm việc đáp ứng đầy đủ theo yêu cầu pháp luật điều kiện trụ sở làm việc tổ chức hành nghề cơng chứng Ngồi ra, văn phịng công chứng đầu tư mua sắm máy móc, trang thiết bị; ứng dụng cơng nghệ thơng tin hoạt động cung ứng dịch vụ công chứng nhằm giảm bớt thời gian cơng chứng… qua nhằm tạo niềm tin, hài lòng người yêu cầu công chứng sử dụng dịch vụ Ghi chép, nhận xét hoạt động nhận xét cung cấp dịch tổ chức hành nghề công chứng Mặc dù văn phịng hai cơng chứng viên với tận tụy, nhiệt huyết, kinh nghiệm nhiều năm làm công chứng viên công chứng viên giải vấn đề chuyên môn quản lý nhân viên văn phòng cách khoa học chuyên nghiệp Với phương châm văn phịng “nhanh chóng - xác- pháp luật” đáp ứng đầy đủ yêu cầu tổ chức cá nhân có yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch; chứng nhận dịch; chứng thực chữ ký, chứng thực dịch vụ pháp lý hợp pháp khác cách kịp thời Hoạt động cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, thái độ nhân viên nhiệt tình, hướng dẫn chu đáo cho người dân giấy tờ cần thiết cơng chứng Tại trụ sở văn phịng cơng chứng danh mục, mức thu phí, hồ sơ yêu cầu công khai, minh bạch niêm yết sẵn để khách hàng thực giao dịch dễ dàng Mọi nhu cầu công chứng giấy tờ hay làm dịch vụ công chứng đáp ứng nhanh chóng Mọi thắc mắc khách hàng ln giải thích cặn kẽ, rõ ràng Nhằm nâng cao tính cạnh tranh, văn phịng cơng chứng áp dụng nhiều dịch vụ tiện ích, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng có nhu cầu công chứng, thực lịch làm việc theo lịch làm việc quan nhà nước, làm việc theo yêu cầu khách hàng, bảo đảm thuận lợi, an toàn, tiết kiệm thời gian Ghi chép việc thực quyền nghĩa vụ công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng nơi thực tập 5.1 Về việc thực quyền công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng Đối với việc thực quyền công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng quy định Khoản 1, Điều 17 Điều 32 Luật Công chứng 2014, thực tiễn thực tập văn phịng cơng chứng thân em thấy công chứng viên, văn phịng cơng chứng thực quyền sau: Nhân viên làm việc văn phòng ký hợp đồng lao động làm việc đầy đủ theo quy định Bộ luật lao động, thể quyền văn phịng cơng chứng theo quy định Khoản Điều 32 Luật công chứng năm 2014 “Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên quy định điểm a điểm c khoản Điều 34 Luật nhân viên làm việc cho tổ chức mình.” Người u cầu cơng chứng tự nguyện nộp phí cơng chứng, thù lao cơng chứng phận tiếp nhận hồ sơ bảng giá tính cơng chứng, thù lao công chứng niêm yết trụ sở văn phịng cơng chứng bảng tính phí, thù lao cơng chứng cụ thể đa văn phịng cơng chứng người yêu cầu công chứng thỏa thuận Việc văn phịng cơng chứng thực đầy đủ quyền theo quy định Khoản 2, Điều 2, Điều 32 Luật Công chứng năm 2014 Cán hướng dẫn thông tin đến học viên việc Công chứng viên phải công chứng ngồi ngày, làm việc quan hành nhà nước theo yêu cầu người dân yêu cầu công chứng vào buổi tối, chiều thứ 7, ngày chủ nhật Việc văn phịng cơng chứng thực đầy đủ quyền quy định Khoản 3, Điều 32 Luật công chứng năm 2014 sau: “Cung cấp dịch vụ cơng chứng ngồi ngày, làm việc quan hành nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng nhân dân.” 5.2 Về việc thực nghĩa vụ công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng Đối với việc thực nghĩa vụ công chứng viên, văn phịng cơng chứng quy định tại Khoản 2, Điều 17 Điều 33 Luật Công chứng 2014, thực tiễn thực tập văn phịng cơng chứng thân em thấy Công chứng viên, văn phịng cơng chứng thực đúng, đầy đủ nghĩa vụ cụ thể 5.2.1 Về việc thực nghĩa vụ tổ chức hành nghề công chứng Thực chế độ làm việc theo ngày, làm việc quan hành nhà nước theo quy định tại Khoản 3, Điều 33, Luật Công chứng viên năm 2014 Theo bảng lịch làm việc văn phịng cơng chứng niêm yết ngày làm việc sau: Làm việc từ thứ hai đến sáng thứ bảy Buổi sáng: Từ 07h30 phút đến 11h30 phút Buổi chiều: Từ 13h30 phút đến 17h30 phút Sáng thứ bảy: Từ 07h30 phút đến 11h Ngồi ra, Văn phịng cơng chứng đáp ứng dịch vụ sau: Văn phòng công chứng tuân thủ lịch làm việc theo quy định Uỷ ban nhân dân quận Ngũ Hành Sơn, thành phố quan đơn vị, phường địa bàn quận Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người u cầu cơng chứng, phí cơng chứng, thù lao cơng chứng chi phí khác trụ sở tổ chức theo quy định Khoản 4, Điều 33, Luật công chứng năm 2014 Văn phịng cơng chứng thực tuân thủ nghĩa vụ khác như: Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên tổ chức theo quy định Khoản 5, Điều 33, Luật Công chứng năm 2014 Tiếp nhận tạo điều kiện thuận lợi quản lý người tập sự, thực tập hành nghề công chứng tổ chức theo quy định Khoản 6, Điều 33, Luật Công chứng năm 2014 Tạo điều kiện cho công chứng viên tổ chức tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ nghề công chứng năm theo quy định Khoản 7, Điều 33, Luật Công chứng năm 2014 Thự yêu cầu quan nhà nước có thẩm quyền việc báo cáo, kiểm tra, tra, cung cấp thông tin hợp đồng, giao dịch, dịch công chứng theo quy định Khoản 8, Điều 33, Luật Công chứng năm 2014 Lập sổ công chứng lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định Khoản Điều 33, Luật Công chứng năm 2014 “Lập sổ công chứng lưu trữ hồ sơ công chứng” Chia thông tin nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch tài sản thông tin khác biện pháp ngăn chặn áp dụng tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch công chứng viên tổ chức thực cơng chứng để đưa vào sở liệu công chứng theo quy định Khoản 10, Điều 33 Luật Công chứng năm 2014 5.2.2 Về việc thực nghĩa vụ công chứng viên Công chứng viên văn phịng cơng chứng thực nghĩa vụ quy định Khoản 2, Điều 17, Luật công chứng năm 2014 - Trước ký công chứng, công chứng viên ln “giải thích cho người u cầu cơng chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ lợi ích hợp pháp họ, ý nghĩa hậu pháp lý việc công chứng; trường hợp từ chối yêu cầu cơng chứng phải giải thích rõ lý cho người yêu cầu công chứng” Việc thực thủ tục quy định Điểm d, Khoản 2, Điều 17, Luật Công chứng năm 2014 - Công chứng viên có trách nhiệm giữ bí mật thơng tin cơng chứng, việc tuân thủ quy định điểm đ, Khoản 1, Điều 17 Luật Công chứng năm 2014 “Giữ bí mật nội dung cơng chứng, trừ trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý văn pháp luật có quy định khác;” Đồng thời không vi phạm quy định Điều Luật Công chứng hành vi nghiêm cấm có quy định cụ thể Điểm a, Khoản 1, điều Luật Công chứng năm 2014 nghiêm cấm “Tiết lộ thông tin nội dung công chứng, trừ trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý văn pháp luật có quy định khác; sử dụng thông tin nội dung công chứng để xâm hại quyền, lợi ích hợp pháp cá nhân, tổ chức;” Miêu tả hoạt động, nhận xét rút học cho thân quan sát tự thực kỹ mềm, kỹ bổ trợ công chứng viên trình thực tập 6.1 Miêu tả hoạt động, nhận xét Văn phịng cơng chứng tổ chức hành nghề công chứng thành phố Sự phát triển kinh tế, giao dịch tài sản ngày nhiều, với phát triển thị trường bất động sản sôi động, giao dịch bất động sản tạo nên mơi trường cơng chứng sơi động địi hỏi Công chứng viên, chuyên viên, nhân viên làm việc văn phịng phải có lực, trình độ chun mơn đặc biệt kinh nghiệm nghề, nhằm đáp ứng nhu cầu cá nhân, tổ chức có u cầu liên quan đến cơng chứng, chứng thực, điều quan trọng đảm bảo tính xác thực, tính phù hợp khơng vi phạm pháp luật không trái đạo đức xã hội hợp đồng, giao dịch 6.2 Rút học cho thân quan sát tự thực kỹ mềm, kỹ bổ trợ công chứng viên trình thực tập Qua trình thực tập, quan sát thực tiễn hoạt động Văn phịng Cơng chứng , thân em thấy đạt nhiều kết tích cực rút học cho thân - Hiểu cách vận dụng quy định pháp luật để đến hành động thực tiễn, đặc biệt cách xây dựng cấu tổ chức, quản lý hoạt động văn phịng cơng chứng; thực hóa quyền nghĩa vụ văn phịng cơng chứng để đưa hành động phù hợp - Trong thời gian học giảng dạy giảng viên: nghề công chứng nghề cao quý, nghề giảm thiểu tranh chấp giao dịch dân Bản thân công chứng viên phải thực đúng, đầy đủ Từ học thấy thực tiễn Văn phịng cơng chứng thể quy định pháp luật cảm nhận qua tìm hiểu quan sát - Em thấy chuyên nghiệp, khoa học, chuẩn mực người hoạt động nghề công chứng - Sự bố trí gọn gàng, khu vực, phịng làm việc chun nghiệp - Sự bố trí quy định niêm yết công khai, đúng, đẩy đủ theo quy định giúp khách hành dễ dành tìm hiểu có nhu cầu - Em học hỏi kinh nghiệm, tác phong làm việc toàn thể nhân viên, đặc biệt gương mẫu công chứng viên công việc tác phong làm việc Đồng thời, tạo chuyên nghiệp tạo tác phong làm việc chuẩn mực góp phần tạo chun nghiệp mơi trường công chứng - Sự chỉnh tề trọng việc, thể áo quần gọn gàng, công việc trách nhiệm tác phong nhanh nhẹn đảm bảo xác, hiệu - Em học hỏi quy trình giải u cầu cơng chứng: Từ việc tiếp nhận yêu cầu công chứng, nghiên cứu xử lý, soạn thảo văn công chứng, đọc lắng nghe thẩm định ý chí tự nguyện, lực hành vi dân khách hàng Tiến hành ký kết trước mặt công chứng viên, chuyển ghi ký lời chứng công chứng viên, vào sổ công chứng thu phí, thù lao cơng chứng, lưu trữ hồ sơ cơng chứng… thực thành thục Bên cạnh đó, thái độ làm việc tận tình, ân cần, nhiệt huyết công chứng viên nhân viên văn phịng - Đó cách vận hành mối liên hệ Trưởng văn phong công chứng với đội ngũ nhân viên, công chứng viên hợp danh, nhận viên khác để tạo nên môi trường làm việc chuyên nghiệp, đồn kết, gắn bó người với Qua kết đạt nêu nắm bắt thực tiễn q trình thực tập văn phịng cơng chứng , em rút học thân sau: Trong hoạt động công chứng, làm việc nhỏ phải vào quy định văn quy phạm pháp luật liên quan Với danh xưng thẩm phán phịng ngừa, cơng chứng viên hành nghề phải bảo đảm an toàn pháp lý cho bên tham gia giao dịch, giảm thiểu rủi ro hoạt động công chứng, giảm thiểu tranh chấp giao dịch Trong thực tiễn tổ chức hành nghề công chứng, việc ban hành đầy đủ quy định pháp lý nội bộ, cấu tổ chức, bố trí nhân sự, quản trị hoạt động quan trọng Bởi cơng cụ điều hành, đảm bảo cho trình hoạt động tổ chức hành nghề cơng chứng ổn định, xun suốt ý chí trưởng văn phịng Văn phịng cơng chứng thực nghĩa vụ ngồi việc trì tạo mối quan hệ với khách hàng quan trọng, đặc biệt mơ hình văn phịng cơng chứng thành lập hoạt động mơ hình công ty hợp danh, hoạt động công chứng doanh nghiệp đảm bảo nguồn thu đảm bảo cho hoạt động văn phịng Bên cạnh đó, hoạt động cung cấp dịch vụ công hiệu hay khơng cịn dựa vào nhiều yếu tố uy tín công chứng viên, chất lượng dịch vụ, thái độ nhân viên với khách hàng, khả giải cơng việc nhanh chóng, kịp thời u cầu cơng chứng… Nghĩa quyền lựa chọn đánh giá khách hàng văn phịng cơng chứng Khi đó, văn phịng cơng chứng phải tự hồn thiện để phục vụ khách hàng cạnh tranh để tồn Trên báo cáo thực tập đợt em Văn phịng cơng chứng từ ngày …………… đến ngày …………… , em mong thầy cô giảng viên Khoa đào tạo công chứng viên chức danh khác thuộc Học viện Tư pháp xem xét hướng dẫn thêm Em xin chân thành cảm ơn  ... chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng nơi thực tập 5.1 Về việc thực quyền công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng Đối với việc thực quyền công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng quy... nghĩa vụ công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng nơi thực tập - Miêu tả hoạt động, nhận xét rút học cho thân quan sát tự thực kỹ mềm, kỹ bổ trợ công chứng viên trình thực tập Cơ cấu tổ chức. .. giao dịch công chứng viên tổ chức thực cơng chứng để đưa vào sở liệu công chứng theo quy định Khoản 10, Điều 33 Luật Công chứng năm 2014 5.2.2 Về việc thực nghĩa vụ công chứng viên Công chứng viên