Quy định của pháp luật về cơ sở dữ liệu công chứng thực tiễn thực hiện và kiến nghị hoàn thiện pháp luật Hiện nay cùng với sự đi lên và phát triển của đất nước thì vai trò và vị trí của pháp luật trong đời sống cũng ngày một được nâng cao. Các giao dịch dân sự về mua bán, tặng cho, chuyển nhượng ngày càng được phổ biến mang lại các nguồn lợi rất lớn, đồng thời cũng kèm theo đó rất nhiều dữ liệu cần lưu trữ, sắp xếp kéo theo các rủi ro những hậu quả bất lợi, tranh chấp xâm hại đến quyền lợi ích của các bên tham gia giao dịch, làm tăng gánh nặng về phía cơ quan chức năng trong việc giải quyết những hậu quả trong giao dịch. Khi đã xảy ra tranh chấp, một loạt các vấn đề phát sinh mà hậu quả của nó chính là việc làm mất thời gian, chi phí, gây tổn hại đến uy tín, danh dự của tổ chức cá nhân tham gia giao kết, đồng thời gây mất ổn định trong xã hội Sau khi người yêu cầu công chứng đến tổ chức hành nghề công chứng tiếp xúc với công chứng viên thì kiểm tra, sắp xếp, lưu trữ giấy tờ, hồ sơ chính là việc đầu tiên công chứng viên cần cần phải thực hiện. Do vậy để bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch cũng như cho các văn bản công chứng, công chứng viên phải có kỹ năng nhận dạng chữ viết, chữ ký, con dấu, hình ảnh trong các tài liệu, giấy tờ có liên quan đến việc công chứng. Như vậy Công chứng viên sẽ góp phần phòng ngừa vi phạm pháp luật, tăng cường uy tín hoạt động của ngành công chứng. Bằng báo cáo dưới đây, em xin trình bày Quy định của pháp luật về cơ sở dữ liệu công chứng Thực tiễn thực hiện và kiến nghị hoàn thiện pháp luật mà em đã nghiên cứu, tìm hiểu, đồng thời kiến nghị một số giải pháp nhằm cải thiện về cơ sở dữ liệu trong hoạt động công chứng
HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC BÁO CÁO KẾT THÚC HỌC PHẦN Môn học: Kỹ chung công chứng Đề tài: Quy định pháp luật sở liệu công chứng - thực tiễn thực kiến nghị hoàn thiện pháp luật , ngày tháng năm MỤC LỤC A Mở đầu I Tính cấp thiết việc nghiên cứu II Mục đích, nhiệm vụ, đối tượng nghiên cứu III Cơ cấu báo cáo B Nội dung I Cơ sở lý luận sở liệu công chứng hoạt động công chứng Khái quát chung sở liệu hoạt động cơng chứng Vị trí, vai trị cơng tác lưu trữ sở liệu công chứng hoạt động công chứng II Thực tiễn thực việc lưu trữ, xếp giấy tờ, tài liệu hoạt động công chứng Thực trạng áp dụng Thực tiễn áp dụng pháp luật kỹ công chứng viên việc lưu trữ, xếp giấy tờ, tài liệu hoạt động công chứng 1.1 Những mặt đạt 1.2 Những mặt hạn chế Thực trạng sở liệu hoạt động công chứng Tình minh họa III Nguyên nhân, giải pháp, kiến nghị hoàn thiện sở liệu hoạt động công chứng Nguyên nhân Giải pháp, kiến nghị C Kết luận D Danh mục tài liệu tham khảo A MỞ ĐẦU I.Tính cấp thiết việc nghiên cứu Hiện với lên phát triển đất nước vai trị vị trí pháp luật đời sống ngày nâng cao Các giao dịch dân mua bán, tặng cho, chuyển nhượng ngày phổ biến mang lại nguồn lợi lớn, đồng thời kèm theo nhiều liệu cần lưu trữ, xếp kéo theo rủi ro hậu bất lợi, tranh chấp xâm hại đến quyền lợi ích bên tham gia giao dịch, làm tăng gánh nặng phía quan chức việc giải hậu giao dịch Khi xảy tranh chấp, loạt vấn đề phát sinh mà hậu việc làm thời gian, chi phí, gây tổn hại đến uy tín, danh dự tổ chức cá nhân tham gia giao kết, đồng thời gây ổn định xã hội Sau người yêu cầu công chứng đến tổ chức hành nghề công chứng tiếp xúc với công chứng viên kiểm tra, xếp, lưu trữ giấy tờ, hồ sơ việc cơng chứng viên cần cần phải thực Do để bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch cho văn công chứng, công chứng viên phải có kỹ nhận dạng chữ viết, chữ ký, dấu, hình ảnh tài liệu, giấy tờ có liên quan đến việc công chứng Như Công chứng viên góp phần phịng ngừa vi phạm pháp luật, tăng cường uy tín hoạt động ngành cơng chứng Bằng báo cáo đây, em xin trình bày Quy định pháp luật sở liệu công chứng - Thực tiễn thực kiến nghị hoàn thiện pháp luật mà em nghiên cứu, tìm hiểu, đồng thời kiến nghị số giải pháp nhằm cải thiện sở liệu hoạt động công chứng II Mục đích, nhiệm vụ, đối tượng nghiên cứu Mục đích - Nhằm phân tích, đánh giá vấn đề lý luận việc vận dụng sở lý luận vào thực tiễn kỹ công chứng viên việc lưu trữ, xếp giấy tờ, tài liệu hồ sơ yêu cầu công chứng công tác hành nghề công chứng công chứng viên - Nhận thức đắn tầm quan trọng việc lưu trữ xếp giấy tờ, tài liệu hồ sơ yêu cầu công chứng đặc biệt thuận lợi, thành tựu, khó khăn, vướng mắc, hạn chế trình nghiên cứu thực tiễn - Đưa đề xuất, kiến nghị để hồn thiện cơng tác hành nghề công chứng việc vận dụng nguyên tắc thực tế nhằm góp phần nâng cao chất lượng cơng chứng viên, nâng cao uy tín nghề công chứng, tạo niềm tin cho người yêu cầu cơng chứng, góp phần ổn định phát triển kinh tế xã hội đất nước Đối tượng nhiệm vụ nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu báo cáo tìm hiểu Quy định pháp luật Quy định pháp luật sở liệu công chứng - Thực tiễn thực kiến nghị hoàn thiện pháp luật - Nhiệm vụ nghiên cứu: Nghiên cứu vận dụng quy định pháp luật kỹ hành nghề công chứng vào thực tiễn để tìm hiểu học hỏi kỹ cơng chứng viên việc lưu trữ, xếp giấy tờ, tài liệu hồ sơ yêu cầu công chứng, cho ta thấy mặt đạt được, mặt chưa đạt được, vấn đề chưa phù hợp nhằm đưa giải pháp nhằm góp phần hồn thiện nhược điểm hành nghề cơng chứng, khơng góp phần phát triển bền vững nghề cơng chứng nói riêng mà cịn phát triển xã hội nói chung tương lai Cơ cấu báo cáo Ngoài phần mở đầu phần kết luận, nội dung báo cáo gồm có mục: B NỘI DUNG I Cơ sở lý luận sở liệu công chứng hoạt động công chứng Khái quát chung lưu trữ liệu hoạt động công chứng Lưu trữ việc cất giữ xếp, hệ thống hóa tài liệu để tiện tra cứu, khai thác Với ý nghĩa này, hoạt động lữu trữ diện phần thiếu đước hoạt động tổ chức hành nghề cơng chứng Bởi vì, q trình hoạt động ln hình thành hay có tài liệu, giấy tờ định cần lưu giữ lại để sử dụng, tra cứu sau Theo quy định Khoản Điều Luật Lưu Trữ năm 2011 thì: “Hoạt động lưu trữ hoạt động thu thập, lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ” nhận thấy hoạt động lưu trữ nhằm tới đối tượng tài liệu lữu trữ Tài liệu lưu trữ vật mang tin, hình thành trình hoạt động tổ chức hành nghề công chứng Tài liệu bao gồm: văn bản, dự án, vẽ thiết kế, đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê, ảnh, vi phim, tài liệu viết tay, tranh vẽ in; ấn phẩm vật mang tin khác Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, Một tập tài liệu có liên quan tới vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân gọi hồ sơ Vì Khoản Điều 63 Luật Cơng Chứng năm 2014 quy định: “Hồ sơ công chứng bao gồm phiếu u cầu cơng chứng, văn công chứng, giấy tờ mà người yêu cầu công chứng nộp, giấy tờ xác minh giám định giấy tờ liên quan khác” Theo quy định Khoản Điều Luật Lưu Trữ năm 2011 việc lập hồ sơ việc tập hợp, xếp tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Do hoạt động lưu trữ hồ sơ công chứng hiểu công tác nghiệp vụ tổ chức, quản lý văn bản, hồ sơ lữu trữ hoạt động công chứng theo phương pháp kỹ thuộc chuyên môn nhằm lưu trữ, bảo quản, khai thác sử dụng Vị trí, vai trị cơng tác lưu trữ sở liệu công chứng hoạt động công chứng 1.2 vị trí cơng tác lưu trữ Bất kì quan, tổ chức dù lớn hay nhỏ, hoạt động lĩnh vực cần đến hoạt động lưu trữ sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích khác Đặc biệt, lĩnh vực cơng chứng, hoạt động lưu trữ có vị trí, vai trị quan trọng thiếu hoạt động công chứng gắn liền với giấy tờ, tài liệu hoạt động lưu trữ giấy tờ, tài liệu Cụ thể: - Đối tượng mà hoạt động công chứng nhắm tới hợp đồng, giao dịch hay dịch lập văn bản, công chứng việc công chứng viên tổ chức hành nghề công chứng nhận tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch dân khác văn bản, tính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội dịch giấy tờ, văn tiếng Việt sang nước từ tiếng nước sang tiếng Việt mà theo quy định pháp luật phải công chứng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng - Sản phẩm, kết cuối hoạt động công chứng văn ( hợp đồng, giao dịch, dịch) công chứng Các văn công chứng nguồn tài liệu quan trọng để cung cấp tài liệu cho bên tham gia giao dịch, cho người có quyền nghĩa vụ có liên quan cần để bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp mình, cung cấp tài liệu cho quan nhà nước có thầm quyền thực việc giám sát, kiểm tra, tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc cơng chứng - Để có sản phẩm cuối văn cơng chứng cơng chứng viên phải tiến hành thu thập đánh giá giấy tờ, tài liệu có liên quan để xác định tính xác thực, tính hợp pháp, khơng trái đạo đức xã hội hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng Chính mà pháp luật quy định hợp đồng, giao dịch cơng chứng có giá trị chứng cứ; tình tiết, kiện hợp đồng, giao dịch, công chứng chứng minh trừ trường hợp bị Tịa án tun bố vơ hiệu dịch cơng chứng có giá trị sử dụng giấy tờ, văn dịch Do giấy tờ tài liệu cần lữu giữ lại để làm chứng minh cho tính xác thực, tính hợp pháp, không trái đạo đức xã hội văn công chứng - Bên cạnh việc chứng nhận hợp đồng, giao dịch thân tổ chức hành nghề cơng chứng cịn phải lập, bảo quản sổ công chứng hợp đồng, giao dịch, sổ công chứng dịch, sổ theo dõi việc sử dụng lao động, sổ văn thư, lưu trữ, sổ kế tốn, tài loại sổ khác theo quy định pháp luật có liên quan Hoạt động cơng chứng khơng thể tách rời khỏi hoảt động lưu trữ Bên cạnh ... hiểu Quy định pháp luật Quy định pháp luật sở liệu công chứng - Thực tiễn thực kiến nghị hoàn thiện pháp luật - Nhiệm vụ nghiên cứu: Nghiên cứu vận dụng quy định pháp luật kỹ hành nghề công chứng. .. ngừa vi phạm pháp luật, tăng cường uy tín hoạt động ngành công chứng Bằng báo cáo đây, em xin trình bày Quy định pháp luật sở liệu công chứng - Thực tiễn thực kiến nghị hoàn thiện pháp luật mà em... III Cơ cấu báo cáo B Nội dung I Cơ sở lý luận sở liệu công chứng hoạt động công chứng Khái quát chung sở liệu hoạt động cơng chứng Vị trí, vai trị công tác lưu trữ sở liệu công chứng hoạt động công