Khảo sát hệ thống Quản lý nhân sự trong Công ty than Cao Sơn

Khảo sát hệ thống Quản lý nhân sự trong Công ty than Cao Sơn

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay khoa học kỹ thuật phát triển ta thấy được những sự pháttriển vượt bậc của Công nghệ thông tin trong mọi lĩnh vực từ y học, giáodục, kinh tế, kỹ thuật đặc biệt là viễn thông Khả năng ứng dụng công nghệthông tin là quá lớn trong sự phát triển của thế giới nước ta với sự phát triểndần dấn và ngày càng bắt kịp với thời đại chúng ta ngày càng ứng dụngđược nhiều hơn về các đề tài Có Công nghệ thông tin, cuộc sống của conngười trở nên năng động, nhẹ nhàng hơn Chúng ta không phải làm việc vất

vả Ngày càng có nhiều dịch vụ mua bán trao dổi qua mạng Intenet Cuộcsống càng phát triển ta càng thấy sự bùng nổ về công nghệ thông tin Trongkinh doanh nghành công nghệ thông tin ngày một phát triển không ngừngtrong thời đại ngày nay và chúng cũng được áp dụng trong hầu hết cácdoanh nghiệp trên thế giới nói chung và trong nước nói riêng Tính ưu việtcủa công nghệ thông tin không chỉ thể hiện trên lĩnh vực quản lý mà nócòn thể hiện trong lĩnh vực truyền và truy cập thông tin qua mạng internet:

nó kết nối người với người, nó làm cho chương trình quản lý trở nên dễdàng hơn, không tồn nhiều nhân lực Nhờ có máy vi tính mà con người đãgiảm bớt được những công việc nặng nhọc Nhờ có máy vi tính trợ giúp màcon người có thể làm những điều mà tưởng chừng không sao làm nổi Máy

vi tính còn là công cụ giải trí của nhiều tầng lớp trong xã hội Máy vi tínhcòn là vô vàn những quyển sách quí giá giúp cho chúng ta học tập được tốthơn… Còn rất nhiều những ưu việt khác mà con người không thể phủ nhậnđược

Trong kinh doanh nếu có công nghệ thông tin thì mọi công việc làm

có hệ thống, chính xác và khoa học hơn, các doanh nghiệp ngày nay hầu hếtđều sử dụng công nghệ thông tin để phục vụ cho việc kinh doanh Trongvấn đề Quản lý nhân sự và lương cần được tin học hoá Chính vì thế ứngdụng công nghệ thông tin để sản xuất ra phần mềm quản lý là cần thiết và

đề tài mà em sẽ sử dụng để thực tập lần này chính là Quản lý nhân sự

Bố cục của chương trình quản lý nhân sự:

Chương I: Khảo Sát Hệ Thống Quản LýNhân Sự Trong Công Ty Than Cao Sơn

1.1 Thực trạng của lĩnh vực đề tài nghiên cứu

1.2 Tính cấp thiết của đề tài

1.3 Mục Tiêu

1.4 Tính khả thi của đề tà.

1.5 Những Công việc đã làm và hạn chế

Chương II: Phân tích hệ thống quản lý nhân sự

trong Công ty Than Cao Sơn

2.1 Phân tích tác nghiệp

2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng

2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu

2.3.1 Biểu đồ mức khung cảnh

2.3.2 Biểu đồ mức đỉnh

Chương III: Thiết kế hệ thống quản lý nhân sự

3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

3.1.2 Quy tắc đặt tên bảng, tên các trường mã, trường khác

Chương IV : Cài đặt chương trình và hướng dẫn sử dụng

CHƯƠNG I: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG

CÔNG TY THAN CAO SƠN

1.1.Tình hình chung của công ty

Công ty Than Cao Sơn là một công ty vững mạnh trong sản xuất than Từ nhiều năm nay công ty đã hoạt động có hiệu quả và tạo nhiều công ăn việc làm cho mọi người Trụ sở của công ty nằm trên đường Cao Sơn - Phường Cẩm Sơn- Thị Xã Cẩm Phả - Quảng Ninh.

 Phòng lao động tiền lương: có 4 cán bộ.

 Phòng quản lý chi phí và giá thành sản phẩm: có 1 cán bộ và

về nghỉ chế độ dưới đây là những công việc cụ thể trong công tác quản lý nhân

sự tại công ty này:

+ Quản lý nhân viên: ngay từ khi vào công ty những thông tin về nhânviên của công ty bao gồm quản lý về hồ sơ nhân viên như: mã nhân viên, tênnhân viên, mã phòng ban, ngày sinh, quê quán, địa chỉ, điện thoại , số CMTND,trình độ học vấn, chuyên môn, ngoại ngữ, gia đình, con, ngày vào làm việc, dântộc

+ Quản lý về khen thưởng kỷ luật: mã nhân viên, mã khen thưởng , ngày

+ Quản lý lương: mã nhân viên ,mã lương ,hệ số, phụ cấp chức vụ, lương

cơ bản, tạm ứng, tiền thưởng, tiền phạt

Ngoài những thông tin như trên công ty còn quản lý nhân viên của mìnhtheo tiêu thức khác nhau

Ngoài ra hệ thống còn đưa ra các báo cáo theo định kỳ như: báo cáo vềbảng lương của nhân viên, báo cáo thông tin về sơ yếu lý lịch của bất kỳ mộtnhân viên nào đó, báo cáo về quá trình công tác, quá trình đào tạo …

Hệ thống quản lý của công ty còn cho phép tìm kiếm thông tin về mộtnhân viên hay một phòng ban nào đó

1.3 Tính cấp thiết của đề tài

Hiện nay cùng với nhịp độ phát triển chung của toàn xã hội thì trong tất cả cácdoanh nghiệp, cơ quan nhà nước vấn đề quản lý nhân sự là rất cần thiết Do khốilượng cán bộ nhân viên trong công ty nhiều mà trong khi đó lượng giấy tờ bảoquản dữ liệu thủ công sẽ không thể đáp ứng được nhu cầu về mặt quản lý Vì vậyđòi hỏi phải xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự trong công ty trênmáy tính nhằm tiện lợi phục vụ cho việc xử lý cũng như vào ra các dữ liệu dữliệu của nhân viên trở lên dễ dàng và hiệu quả cao

Hệ thống quản lý mới này phải đảm bảo tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới

có chức năng tổng hợp các thông tin giúp nhà lãnh đạo quản lý tốt cơ sở cảumình Đồng thời hệ thống cũng phải đáp ứng được nhu cầu của cơ quan xínghiệp: nhu cầu về thông tin đầu vào, thông tin đầu ra, giao diện của người sửdụng…Việc tìm kiếm xử lý thông tin, dữ liệu trở lên nhanh chóng, hiệu quả vàchính xác cao

Việc quản lý công nhân viên giúp chúng ta:

+ Quản lý việc nhập lý lịch của công nhân viên chính xác

+ Quản lý việc tìm kiếm công nhân có hiệu quả và nhanh chóng

+ Báo cáo ,thống kê …

1.4.Mục tiêu

Qua khảo sát vấn đề quản lý nhân sự của công ty thì ta thấy mục tiêu của côngviệc quản lý là:

- Công tác tuyển nhân viên mới ( hồ sơ nhân viên)

- Vấn đề khen thưởng, kỷ luật

- Theo dõi quá trình làm việc để đề bạt bổ nhiệm, thăng chức

- Quá trình đào tạo, bồi dưỡng

- nghỉ hưu, thôi việc

- Trả lương cho từng cán bộ công nhân viên

- cập nhập, sao lưu thông tin

- Báo cáo tìm kiếm

1.5.Những công việc đã làm và hạn chế của công tác quản lý nhân sự trong công ty Than Cao Sơn

- Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của cấp trên khi cần báo cáo thống kê về một chitiết nào đó

* Những hạn chế:

Bên cạnh những mặt đã đạt được thì vấn đề quản lý nhân sự trong công ty còn cómột số hạn chế cần khắc phục như là:

- Các báo cáo thống kê, tìm kiếm tuy đã thực hiện được nhưng mất rất nhiềuthời gian.

1.6.Tính khả thi của đề tài

-Tác dụng của chương trình:

+ Chương trìhn quản lý nhân sự sẽ giúp cho nhà quản lý trở lên dễ dàng

và tiện lợi hơn trong quá trình làm việc

+Khi cần in ấn thống kê báo cáo ,tìm kiếm bất kỳ một nhân viên nào trong công

ty thì sẽ đáp ứng được ngay không mất thời gian

+ Vấn đề lương, hệ số lương, khen thưởng, kỷ luật chỉ cần thông qua bảng theodõi là thấy được ngay kết quả làm việc của mỗi nhân viên trong công ty

-Những hạn chế của đề tài:

+Chương trình quản lý nhân sự chắc chắn sẽ còn có nhiều vấn đề vướng mắc cầnđang phải tiếp tục và hoàn thiện hơn nữa.Với lại em đang trong quá trình học hỏikinh nghiệm cho nên chương trình này chưa thể nào mà đáp ứng như ý muốn củamọi người Rất mong được sự đóng góp nhiệt tình của thầy cô và bạn bè

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG

CÔNG TY THAN CAO SƠN

+ Hồ sơ bao gồm: Bản sao giấy khai sinh, bằng tốt nghiệp( bản sao), bảngđiểm, giấy chứng nhận sức khoẻ, đơn xin việc làm Bên phòng ban nhân sự (hồsơ) sẽ tiếp nhận hồ sơ và ra thông báo ngày giờ tuyển nhân viên

+ Thông tin đầu ra: Khi cán bộ cấp trên yêu cầu báo cáo, tìm kiếm thống

kê về một nhân viên nào hay là về công việc nào đó thì bên bộ phận quản lý

hồ sơ sẽ đưa lên

+ Trong quá trình làm việc thì khi công nhân bị vi phạm vấn đề gì đóhoặc có thành tích trong công việc thì đều được lưu vào hồ sơ nhân viên

+ Mức lương của nhân viên cũng thay đổi theo thời gian cho nên vấn đềnày cũng được lưu vào hồ sơ

Lương của nhân viên được tính theo: hệ số lương*Lương cơ bản + Phụcấp + Khen thưởng- kỷ luật-tạm ứng

Hệ số lương: ĐH:2.34; CĐ,TC: 1.8

+ Trong quá trình làm việc thì theo dõi để đề bạt bổ nhiệm lưu vào hồsơ

* Trả hồ sơ khi nhân viên thôi việc hoặc về nghỉ chế độ:

- Tiếp nhận đơn xin thôi viêc: Đơn xin thôi việc nộp cho giám đốc, căn cứvào quy định trong điều lệ của công ty và hợp đồng lao động với nhânviên Giám đốc sẽ ký quyết định cho nhân viên thôi việc Sau khi nhậnquyết định cho thôi việc, đuổi việc, quyết định về nghỉ chế độ từ giámđốc Phòng nhân sự sẽ trả lại hồ sơ cho nhân viên

2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng

Biểu đồ phân cấp chức năng là biểu đồ ở mức cao nhất, tổng quát nhất nó chophép phân rã dần dần các chức năng từ chức năng mức cao thành các chức năngchi tiết nhỏ hơn và kết quả cuối cùng ta thu được một cây chức năng

HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ

Quá trình đào tạo

Tìm theo phòng ban

Lý lịch nhân viên

Hợp đồng lao động

2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu

Mục đích của biểu đồ luồng dữ liệu là giúp chúng ta thấy được đằng saunhững cái gì thực tế sảy ra trong hệ thống ,làm rõ những chức năng và thông tinnào cần thiết cho quản lý

Biểu đồ luồng dữ liệu là công cụ chính của quá trình phân tích ,nhằm mụcđích thiết kế trao đổi và tạo lập dữ liệu Nó thể hiện rõ ràng và khá đầy đủ cácnét đặc trưng của hệ thống trong các bước phân tích ,thiết kế và trao đổi tư liệu

Biểu đồ này dựa vào phương pháp phát triển hệ thống có cấu trúc bao gồm

Lưu trữ

-Các thành phần của biểu đồ luồng của dữ liệu

+Chức năng sử lý (process)

+Luồng thông tin (data flows)

+Kho dữ liệu (data store)

+Tác nhân ngoài (external entity)

+Tác nhân trong (internal entity)

-Chức năng sử lý :Là chức năng diễn đạt các thao tác ,nhiệm vụ hay tiếntrình sử lý nào đó Tính chất quan trọng của các thao tác ,nhiệm vụ hay tiến trình

sử lý nào đó Tính chất quan trọng của chức năng là biến đổi thông tin từ đầu vàotheo một cách nào đó như tổ chức lại thông tin,bổ sung thông tin hoặc tạo rathông tin mới

Biểu diễn :Đường tròn hay ô van ,trong đó có ghi nhãn của các chức năng

Kí hiệu:Error: Reference source not found

-Luồng dữ liệu:Là luồng thông tin vào hay ra của 1 chức năng xử lý Bởivậy luồng dữ liệu được coi như các giao diện giữa các thành phần của biểu đồ

Biểu diễn:Bằng mũi tên có hướng trên đó có ghi tên nhãn là tên luồngthông tin mang theo.mủi tên chỉ hướng của luồng thông tin

Ký hiệu:

Kho dữ liệu :Là các thông tin cần lưu giữ lại trong 1 khoảng thời gian, đểsau đó một hay một vài chức năng sử lý hoặc tác nhân trong sử dụng Biểudiễn :bằng hình chử nhật hở hai đầu hay (cặp đoạn thẳng //) trên đó có ghi nhãncủa kho

Ký hiệu:

Tên C.Năng

Tên luồng dữ liệu

Tên kho

-Tác nhân ngoài :còn được gọi là đối tác là một người hay một nhóm tổchức ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống nhưng đặc biệt có 1 số hìnhthức tiếp xúc trao đổi thông tin với hệ thống Sự có mặt của các nhân tố này trên

sơ đồ chỉ ra giói hạn của hệ thống ,và định rõ mối quan hệ của hệ thống với thếgiới bên ngoài

Tác nhân ngoài là phần sống của hệ thống ,chúng là nguồn cung cấp thôngtin cho hệ thống cũng như chứng nhận các sản phẩm thông tin từ hệ thống

Biểu diễn bằng hình chử nhật có gán nhãn

Kí hiệu:

2.3.1.Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.

Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh diễn tả tập hợp các chức năng của

hệ thống trong các mối quan hệ trước và sau của quá trình sử lý ,bàn giao thôngtin cho nhau quá trình phân tích dữ liệu coi đây là phần chính để làm cơ sở choviệc thiết kế phần trao đổi dữ liệu

Tên Nhãn

HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN

Đơn, hs

Báo cáo, thống kê

Yêu cầu

Đề nghị

Khicông nhân nộp đơn, hồ sơ đến cho công ty chính là hệ thống quản lý nhân

sự Công ty than Cao Sơn sẽ đề nghị hoặc tổng công ty Than Việt Nam yêu câùgửi hồ sơ của công nhân Sau đó tổng công ty sẽ báo cáo, thống kê về cho công

ty Từ đó công ty sẽ gủi quyết định về giấy tờ cho công nhân

2.3.2.Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.

Tìm kiếm 2

Cập nhật 1

In Báo Cáo 3

Người Quản lý

Y / C T T

Hồ sơ NV

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh gốm:Cập nhập,tìm kiếm,báo cáo.Cập nhậpchính là việc đưa các chỉ tiêu tuyển dụng, hay về hồ sơ nhân viên Khi công tyđưa ra các chỉ tiêu để tuyển dụng người xin việc sẽ gửi hồ sơ xin việc cho công

ty Hoặc công nhân viên có thể yêu cầu về hồ sơ của mình ,qua chức năng cậpnhập ,công ty có giữ hồ sơ xin việc của người xin việc gửi vào kho hồ sơ.Lãnhđạo sẽ yêu cầu về thong tin của nhân viên (tức là người đã đi làm) hay củanhững người đi xin việc Qua chức năng in báo cáo lấy từ kho hồ sơ nhân viênlãnh đạo sẽ có được bản báo cáo.Quyêt đinh việc đi làm ,tuyển dụng của nhânviên… Bộ phân in báo cáo sẽ gửi về kho hố sơ nhân viên từ đó công ty lấy ở

Khi người quản lý yêu cầu tìm kiếm thông tin từ nhân viên yêu cầu bộ phậntìm kiếm Bộ phận tìm kiếm lấy trong kho hồ sơ gửi lên cho người quản lý

2.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

2.3.3.1.Cập nhật hồ sơ của nhân viên.

HSXV gồm: Lý lịch bản thân,giấy sức khoẻ,bản sao bằng tốt nghiệp, đơn xin đilàm,bảng điểm

Khi nhân viên nộp hồ sơ thì bên tiếp nhận hồ sơ sẽ xem xét xem hồ sơ có đầy đủgiấy tờ cần thiết chưa ,nếu đã đầy đủ rồi thì tiến hành xét tuyển từng nhânviên.Những ai trúng tuyển sẽ phải làm thử việc 3 tháng và sau 3 tháng đó thìphòng ban trực tiếp quản lý sẽ cho ý kiến với cấp trên.Sau đó tiến hành phântheo công việc ở phòng ban nào

Còn những ai không đạt yêu cầu thì sẽ được trả lại hồ sơ.Trong quá trình làmviệc công nhân nào vi phạm nghiêm trọng tuỳ theo mức độ kỷ luật,có trường hợp

bị đuổi ra khỏi Công ty lúc này hồ sơ của nhân viên đó cũng được trả và xoá têntrong danh mục hồ sơ của Công ty.Những ai đến tuổi nghỉ hưu hay có đơn xinthôi việc thì cũng được trả hồ sơ nhưng quy định lưu hồ sơ trong 3 năm rồi xoátên

Nhập hồ sơ CNV 1.1

Hồ sơ CNV

Đào tạo Chuyên môn

Phòng Ban

Ngoại ngữ

Lý lịch nhân viên

Công tác

Khen thưởng

Chức năng nhập hồ sơ có tính năng

-Thêm các thông tin về nhân viên như phòng ban, chức vụ ,tôn giáo…-Sửa thông tin nhân viên

-Xoá thông tin nhân viên

Thông qua chức năng cập nhật sẽ thu nhận thông tin về nhân viên Thôngtin gồm :quá trình đào tạo, quá trình công tác, chức vụ , chuyên môn, khenthưởng, kỷ luật…Các thông tin cá nhân sẽ dược lưu vào kho hồ sơ nhânviên Các thông tin về nhân viên dược lưu vào kho dể thuân tiên cho việc in ân,tiìm kiếm,báo cáo, thống kê

2.3.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh đối với chức năng tìm kiếm

Có hai cách tìm kiếm:theo phòng ban và theo tên nhân viên.Nếu người quản

lý yêu cầu tìm kiếm theo phòng ban thì bộ phận tìm kiếm theo phong ban sẽ vàokho phòng ban hay kho hồ sơ nhân viên lấy dữ liệu Sau đó bộ phận tim kiếm sẽgửi báo cáo tới nơi cần in Tương tự như vay nếu người quản lý yêu cầu tìm theotên thì bộ phận tìm kiêm sẽ vào kho hồ sơ nhân viên và bộ phận tìm kiếm sẽ gửitới nơi in

2.3.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu dưới mức đỉnh của chức năng thống kê

Tìm kiếm theo pb 2.1

Tìm kiếm Theo tên 2.2

/ C T T

Hồ sơ NV Phòng ban

Mỗi khi nhà quản lý cần một báo cáo thống kê về 1 phòng ban hay 1 nhânviên chi tiết nào đó thì họ sẽ yêu cầu bên quản lý hồ sơ cung cấp tài liệu lúc nàybên quản lý hồ sơ sẽ lấy tài liệu từ kho hồ sơ của nhân viên để in ra đưa lên cấptrên Còn báo cáo về bảng lương sẽ được lấy từ kho lương ra nơi mà lưu trữ cácphiếu lương trả cho nhân viên.

IN Báo Cáo Nhân Sự 3.1

In DSNV Theo Phòng ban 3.2

IN

DS LƯƠNG 3.3

Trong quá trình báo cáo có thể báo cáo về lương, báo cáo nhân sự(quá trìnhcông tác,quá trình đào tạo , lý lịch nhân viên ,khen thưởng, kỷ luật),in danh sáchtheo phòng ban Khi lãnh đạo yêu cầu báo cáo về nhân sự , về lương hay về danhsách theo phòng ban thì vào lần lượt từng kho lấy danh sách ,in ấn gửi tới lãnhđạo