Chủ đề: QUY TRÌNH KẾ HOẠCH HÓA NGUỒN NHÂN LỰC docx

Kế hoạch: là dự định của nhà quản lý cho công việc tương lai của tổ chức về mục tiêu, nội dung, phương thức quản lý và các nguồn lực được chương trình hóa.. Kế hoạch hóa nguồn nhân lực C

Chủ đề: QUY TRÌNH KẾ HOẠCH HÓA NGUỒN NHÂN LỰC

MỤC LỤC

I.KHÁI NIỆM

1 Kế hoạch

2 Kế hoạch hóa nguồn nhân lực

II QUY TRÌNH KẾ HOẠCH HÓA NGUỒN NHÂN LỰC

Bước 1:

1

2

PHÂN TÍCH MÔI TRƯỜNG

Nhân tố từ môi trường bên ngoài Nhân tố từ môi trường nội bộ

Bước 2: PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG CỦA TỔ CHỨC

Bước 3:

1

2

3

DỰ BÁO NHU CẦU NHÂN LỰC

Khái niệm Các phương pháp dự báo Yêu cầu công tác dự báo

Bước 4: CÂN ĐỐI CUNG – CẦU, XÂY DỰNG KẾ HOẠCH NGUỒN NHÂN LỰC

1 Nhu cầu nhân lực trong thời gian tới sẽ lớn hơn khả năng cung cấp cả

về số lượng và chất lượng.

2 Khả năng đáp ứng nhân sự của tổ chức lớn hơn nhu cầu

3 Khả năng đáp ứng nhân sự so với nhu cầu không cân bằng – vừa thừa vừa thiếu.

4 Cân đối về nhân sự giữa nhu cầu và khả năng đáp ứng hiện nay.

Bước 5: THỰC HIỆN KẾ HOẠCH HÓA NGUỒN NHÂN LỰC

1 Kế hoạch thu hút nhân lực

2 Kế hoạch tuyển dụng nhân lực

3 Lựa chọn người tuyển dụng nhân sự

4 Kế hoạch sử dụng nhân sự

5 Thôi việc, nghỉ hưu.

Bước 6: XEM XÉT, ĐÁNH GIÁ

III CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN QUY TRÌNH KẾ HOẠCH HÓA NGUỒN NHÂN LỰC

NỘI DUNG:

I KHÁI NIỆM

1 Kế hoạch: là dự định của nhà quản lý cho công việc tương lai của tổ chức về mục

tiêu, nội dung, phương thức quản lý và các nguồn lực được chương trình hóa

2 Kế hoạch hóa nguồn nhân lực

Các cách tiếp cận khác nhau về khái niệm KHHNNL:

 Kế hoạch hóa nguồn nhân lực là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu về nguồn

nhân lực để đáp ứng mục tiêu công việc của tổ chức và xây đựng các kế hoạch lao động để đáp ứng được các nhu cầu đó trong hiện tại và cả tương lai

(Quản trị nhân lực- Ths Nguyễn Vân Điềm và Pgs.Ts Nguyễn Ngọc Quân đồng chủ biên)

 KHHNNL là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nguồn nhân lực, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động bảo đảm cho doanh nghiệp

có đủ nguồn nhân lực với các phẩm chất, kĩ năng phù hợp để thực hiện công việc

có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao

(Quản trị nguồn nhân lực – PGS.TS Trần Kim Dung)

 KHHNNL là quá trình mà thông qua nó doanh nghiệp bảo đảm được đầy đủ về số lượng và chất lượng người làm việc phù hợp với yêu cầu của công việc

(Quản trị nhân sự- Phạm Đức Thành –

NXB Thống kê, 1998)

 KHHNNL là tiến trình triển khai thực hiện các kế hoạch và chương trình nhằm đảm bảo rằng cơ quan sẽ có đúng số lượng, đúng chất lượng được bố trí đúng người, đúng lúc, đúng số lượng, đúng chất lượng, đúng vị trí và đúng chỗ

(Quản trị nhân sự- Nguyễn Hữu

Thân-NXB Thống kê, 1996) Tuy có sự khác nhau trong các cách tiếp cận nhưng về bản chất KHH NNL là quá trình dự báo nguồn nhân lực của tổ chức trong tương lai và cách thức cung cấp nguồn nhân lực cho tổ chức để hoàn thành mục tiêu nguồn nhân lực và mục tiêu của tổ chức.

II QUY TRÌNH KẾ HOẠCH HÓA NGUỒN NHÂN LỰC

Quy trình kế hoạch hóa nguồn nhân lực được thực hiện theo các bước sau

đây:

Bước 1: PHÂN TÍCH MÔI TRƯỜNG

1 Nhân tố từ bên ngoài tổ chức:

a Nhà nước

b Công đoàn

c Điều kiện trong đó tổ chức tồn tại, vận động và phát triển

+ Khung cảnh kinh tế

+ Thị trường lao động

+ Khách hàng

+ Đối thủ cạnh tranh

d Xu thế toàn cầu hóa

e Văn hóa xã hội

2 Nhân tố từ môi trường bên trong tổ chức.

 Những mục tiêu cần hướng tới của tổ chức.

Mục tiêu là cái đích cuối cùng mà tổ chức mong muốn đạt được Mỗi tổ chức đều có mục tiêu riêng, đó là tôn chỉ hoạt động của tổ chức đó Trong từng thời kỳ sẽ có mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, khi đã được lựa chọn thì đó là tiền đề để hình thành các nội dung chiến lược, các chính sách nhân sự cần thiết đối với từng thời kỳ - cơ sở hoạch định nhân lực

Ví dụ: - Mục tiêu của tổ chức viễn thông là mở rộng thêm mạng lưới 10 triệu thuê bao

từ nay đến cuối năm 2015

- Cà phê Trung Nguyên hiện tại có 60 cửa hàng trên toàn quốc và họ đã đặt mục tiêu sẽ

có 100 cửa hàng trên toàn quốc vào cuối năm nay

 2 Chiến lược sản xuất kinh doanh

Với mục tiêu đã được ấn định, mục tiêu ấy có thể chính là lĩnh vực nhân sự Vì vậy cần phải xây dựng, hoạch định đồng thời một chiến lược, chính sách nhân sự tương ứng Mỗi nội dung chiến lược sẽ đặt ra những nhu cầu cần thiết về nhân lực để triển khai thực hiện

Ví dụ: một trong những chiến lược kinh doanh của Viettel là tìm kiếm những phân khúc

thị trường mới như những khách hàng có nhu cầu nghe nhiều( gói cước Tomato), đối tượng trẻ thích sử dụng các dịch vụ gia tăng; không chỉ dừng chân lại ở thị trường trong nước Viettel còn khát vọng vươn ra thị trường quốc tế:

tại Campuchia với mạng Metfone

tại Lào với mạng Unitel

tại Haiti với mạng Natcom

với chiến lược kinh doanh như vậy thì đòi hỏi Viettel phải xây dựng những kế hoạch nhân lực một cách hợp lý

 Văn Hoá Tổ Chức.

Văn hóa tổ chức được nhắc đến như một hệ thống các ý nghĩa, giá trị, niềm tin và thói quen được chia sẻ trong phạm vi một tổ chức, mọi thành viên trong tổ chức đồng thuận

và có ảnh hưởng ở phạm vi rộng đến cách thức hành động của các thành viên tạo ra các chuẩn mực hành vi

Ví dụ: văn hoá của tập đoàn quân đội viễn thông Viettel là: đề cao tính nghiêm túc kỹ

luật dân chủ;luôn đột phá trong công tác cán bộ; mới mẽ thực chất trong thi đua; luôn nhìn thẳng vào sự thật chính những giá trị văn hoá ấy đã đưa Viettel trở thành doanh nghiệp hàng đầu thị trường viễn thông tại Việt Nam

 Kinh Nghiệm Và Phong Cách Lãnh Đạo

Kinh nghiệm và phong cách lãnh đạo sẽ ảnh hưởng tới mọi hoạt động chức năng về quản trị nhân sự trong đó có hoạt động hoạch định nhân lực Phong cách lãnh đạo của nhà quản lý có thể thúc đẩy sự chủ động, khuyến khích sự tham gia của các bộ phận, cá nhân có liên quan trong công tác hoạch định hoặc cũng có thể làm cho tất cả họ trở thành người thụ động làm theo

Ví dụ: trong tổ chức người lãnh đạo có phong cách lãnh đạo dân chủ thì sẽ tạo nên bầu

không khí thuận lợi do đó sẽ dễ dàng khuyến khích đuược sự tham gia của các bộ phận

cá nhân có liên quan trong công tác hoạch định nguồn nhân lực

 Khả Năng Sử Dụng Các Công Cụ Dự Báo Của Nhà Quản Trị.

Mọi chiến lược không thể hình thành từ bản thân kinh nghiệm hay ước đoán cá nhân Tính chính xác và hiệu quả của mỗi chiến lược phụ thuộc lớn vào số lượng và chất

lượng của các công cụ dự báo được sử dụng, cũng như khả năng vận dụng các công cụ

đó của những người tham gia xây dựng chiến lược Hoạch định nhân lực sẽ trở nên nhanh chóng và chính xác hơn nếu nhà quản trị tham gia hoạch định nắm được những công cụ dự báo tốt và có khả năng vận dụng có hiệu quả các công cụ dự báo đó

- Các phần mềm máy tính, bảng báo cáo thống kê nhân sự trong tổ chưc

 Vị Trí Tiềm Năng Phát Triển Của Tổ Chức

Một tổ chức có vị thế tốt và tiềm năng phát triển ổn định thì những vấn đề liên quan đến quản trị nhân lực cũng sẽ trở nên ổn định hơn Các chính sách, chương trình hoạch định nhân lực ít phải đương đầu với những yếu tố bất ổn, ít phải quan tâm đến hoạch định sự thay đổi Xu hướng phát triển ổn định dẫn đến việc hoạch địnhncung cầu nhân lực cũng trở nên đơn giản hơn Thêm vào đó, một vị thế tốt sẽ giúp cho các hoạt động thu hút và gìn giữ nhân tài trở nên khó khăn

 Hệ Thống Thông Tin Nội Bộ

Chìa khóa cho sự thành công của hoạt động hoạch định nhân lực chính là thông tin Trong đó những thông tin nội bộ có khả năng chắc chắn hơn cả Một hệ thống thông tin nội bộ hoàn hảo, tổng quan và có chất lượng sẽ đảm bảo đầu vào để tiến tới sự thành công của hoạch định nhân lực Ngược lại nếu tổ chức không xây dựng cho mình hệ thống thông tin tốt thì các công việ tiền đề cho hoạch định nhân lực sẽ trở nên phức tạp

và khó khăn hơn

 Tổ Chức Công Đoàn yếu tố bên ngoài?

Tổ chức công đoàn là một tổ chức đại diện bảo vệ quyền lợi cho người lao động Sức mạnh của tổ chức công đoàn sẽ tác động đến mọi chủ trương chính sách của doanh nghiệp về mọi vấn đề có liên quan đến quan hệ lao động Những áp lực của công đoàn

về tiền lương, thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, các chế độ làm them, làm đêm, hưu trí… đều ảnh hưởng đến nội dung hoạch định chính sách nhân sự

Bước 2: PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG TỔ CHỨC

Đánh giá thực trạng và khả năng đáp ứng của đội ngũ nhân sự là đánh giá về số lượng, chất lượng, điểm mạnh, điểm yếu của nguồn nhân lực hiện có để có được cái

nhìn đúng đắn, tổng quát để tạo nên một cơ sở khoa học cho việc lập kế hoạch nguồn nhân lực

Những yếu tố phân tích về nhân sự:

 số lượng

 cơ cấu (giới tính , tuổi),

 trình độ chuyên môn,

 kĩ năng, kinh nghiệm, năng lực làm việc,

 thái độ làm việc và các phẩm chất cá nhân

 Về hiện trạng quản trị nhân sự:

 Cơ cấu tổ chức: loại hình hoạt động, trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ công việc trong cơ cấu

 Các chính sách quản lý nguồn nhân lực (tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỉ luật, tình hình thuyên chuyển, đề bạt, tăng lương…)

 Năng lực của bộ phận đảm nhiệm công tác quản trị nhân lực

 Ví dụ: dựa vào độ tuổi của nhân sự trong tổ chức nhà hoạch định có thể lập kế hoạch nguồn nhân lực cho tổ chức trong tương lai

Bước 3: DỰ BÁO NHU CẦU NHÂN LỰC

1 Khái niệm

 Cầu nguồn nhân lực là số lượng, cơ cấu, nhu cầu nhân lực cần thiết để hoàn thành sản lượng sản phẩm, dịch vụ hoặc khối lượng công việc của tổ chức trong một thời kỳ nhất định

 Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực là sự ước tính nhu cầu nguồn nhân lực cần thiết

để đáp ứng sự phát triển của tổ chức trong tương lai

 Dự báo nguồn nhân lực trong tổ chức là một khâu quan trọng vì vậy không thể tùy tiện cảm tính mà người đứng đầu phải sử dụng một hoặc một số phương pháp như:

2 Các phương pháp dự báo cầu

Một là, phương pháp khắc họa hiện tại trong tổ chức Ở phương pháp này, người ta

giả định rằng nguồn nhân lực hiện tại của tổ chức là hoàn hảo Việc duy nhất cần làm là

lên kế hoạch thay thế những người sắp về hưu và những người có nguy cơ sẽ rời bỏ tổ chức bằng những người mới

Hai là, phương pháp phân tích xu hướng Đây là phương pháp mà người tiến hành

dự báo nhu cầu phải dựa vào các số liệu thống kê để tìm ra xu hướng phát triển nhân sự nhiều năm đã qua từ đó xác đinh được xu hướng nhân sự của tương lai theo kế hoạch Phương pháp này dễ thực hiện vì dựa trên số lượng thống kê để đánh giá Tuy nhiên, lại

có nhiều yếu tố tác động nên độ chính xác không cao Đó là, việc thống kê dữ liệu nhiều khi không phản ánh đúng thực tế do không thể thống kê hết được, mang tính chất tương đối Mặt khác, việc lấy xu hướng nhân sự trong quá khứ và hiện tại để dự đoán cho tương lai là điều rất mạo hiểm, không phải lúc nào cũng chính xác Bởi vì xã hội luôn vận động, biến đổi theo những hướng khác nhau mà con người không thể dự đoán hay lường trước được Chỉ cần những biến động như khủng hoảng kinh tế, sẽ làm thay đổi, tác động mạnh mẽ đến cầu nguồn nhân lực của tổ chức nói riêng và của các tổ chức khác nói chung

Ba là, phương pháp phân tích tương quan Đó là sự phân tích tương quan giữa các

đại lượng khác nhau để tìm ra các dự báo nhu cầu nguồn nhân lực Cụ thể là khối lượng công việc và đơn vị doanh thu với một bên là số lượng người cần thiết Phương pháp này cũng dễ thực hiện vì có thể xem xét nhu cầu nhân lực dựa trên nhu cầu của công việc trong tổ chức, tránh được tình trạng tuyển người xong rồi mới đi tìm việc, đảm bảo

được nguyên tắc việc tìm người Tuy ngiên cũng như phương pháp trên, người tiến hành

không thể đảm bảo được rằng doanh thu và công việc của tổ chức luôn bất biến Có thể

có nhiều biến động xảy ra mà rất khó khăn trong việc dự đoán

Bốn là, dùng công nghệ máy tính để xử lý: phương pháp này đòi hỏi phải có nguồn

số liệu đầu vào đầy đủ như: khối lượng sản phẩm, dịch vụ, thời gian tiến hành Nó sử dụng những phần mềm cài sẵn trên máy tính nên có thể dự báo nhanh chóng số lượng nhân viên cần thiết trong tương lai

Năm là, Phương pháp chuyên gia: tức là mời các chueyen gia đến thảo luận và dự

báo nhu cầu nhân viên trên cơ sở đánh giá, phân tích ảnh hưởng của các yếu tố môi trường và khả năng thích ứng của tổ chức trong việc nâng cao hiệu quả công việc Đây

là phương pháp được sử dụng khá rộng rãi

Mỗi phương pháp có ưu, nhược điểm riêng Vì vậy nhà quản lý cần linh hoạt trong công việc Tùy thuộc vào đặc trưng của tổ chức, tính chất công việc, để lựa chọn phương pháp dự báo tối ưu, phù hợp nhất cho tổ chức mình Đồng thời phải linh hoạt, sáng tạo trong việc phối hợp các biện pháp để hạn chế đến mức tối thiểu các sai phạm, rủi ro có thể xảy ra cho tổ chức trong tương lai

3 Yêu cầu công tác dự báo:

Một là, tính kịp thời Để tổ chức luôn luôn vận hành hiệu quả, chủ động, thống

nhất, tạo sự phối hợp nhịp nhàng trong công việc thì người quản lý phải dự báo được các nguy cơ về nhân sự (thiếu hụt hay dư thừa) để kịp thời có chuẩn bị biện pháp đối phó phù hợp

Hai là, tính khả thi Những dự báo phải dựa trên thực tiễn, phải mang tính xác thực

thì mới có khả năng áp dụng vào tổ chức trong tương lai Nó phải nhằm phục vụ tổ chức

và phải xuất phát từ thực tế, từ yêu cầu của thực tại

Bước 4: CÂN ĐỐI CUNG – CẦU,

Các trường hợp có thể xảy ra:

1 Nhu cầu nhân lực trong thời gian tới sẽ lớn hơn khả năng cung cấp cả về số lượng và chất lượng.

Yêu cầu đặt ra đối với tình trạng này là tổ chức cần duy trì lượng cung nhân lực hiện có với trình độ cũng như khả năng đáp ứng nhu cầu công việc đồng thời thu hút bổ sung một lượng nhân lực tương ứng với yêu cầu đặt ra từ mỗi công việc để lấp chỗ trống thiếu hụt Cụ thể có các giải pháp sau:

 Thực hiện chương trình đào tạo kỹ năng và đào tạo lại những người lao động hiện có

để họ đảm nhận được những chỗ trống trong tổ chức nhằm làm cho tổ chức hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch đã đề ra

 Đề bạt người lao động trong tổ chức, bồi dưỡng để người lao động có thể đảm nhận được công việc ở vị trí cao hơn

 Tuyển mộ hoặc ký hợp đồng với các công ty, tổ chức khác để gia tăng thêm sản phẩm, huy động làm thêm giờ, thuê lao động làm việc theo giờ để tạm thời khắc phục tình trạng thiếu hụt nhân lực trước mắt

 Cải tiến công nghệ

 Tăng năng suất

 Làm thêm giờ, tăng ca:

o Ưu điểm của phương pháp này là giúp công ty có thể đối phó vời tình trạng gia

tăng nhucầu lao động trong thời gian ngắn đặc biệt vào thời kỳ mùa vụ Hơn nữa, chi phí cho giải phápnày xét về mặt kinh tế là hiệu quả hơn nhiều so với tuyển thêm lao động.Tuy nhiên giải pháp này cũng bộc lộ nhiều hạn chế

o Hạn chế đầu tiên của giải pháp này là vi pham quy định của luật về số thời gian

làm việc và nghỉ ngơi, đồng thời gây ra tình trạng căng thẳng cho nhân viên, làm giảm hiệu suất và chất lượng.công việc, tăng tỷ lệ phế phẩm từ đó làm giảm lợi nhuận

 Trì hoãn việc nghỉ hưu

2 Khả năng đáp ứng nhân sự của tổ chức lớn hơn nhu cầu

Đây là tình trạng mà nhân lực trong tổ chức hiện đang có nhiều hơn so với lượng cần có để thực hiện một hoặc mộ số công việc Trong trường hợp này chủ yếu liên quan đến vấn đế số lượng người lao động Có thể trong giai đoạn sắp tới do một

số điều kiện vì vậy buộc tổ chức phải thu hẹp khu vực hoạt động của mình để có thể tồn tại Vì vậy với số lượng hiện nay, dự báo một khả năng đó là số lượng nhân sự sẽ

dư thừa Và đối với tình trạng này thì đòi hỏi tổ chức phải hết sức thận trọng và khôn khéo trong lựa chọn cũng như triển khai thực hiện Có một số giải pháp như:

 Thuyên chuyển nhân lực đến bộ phận đang thiếu nhân sự

 Giảm giờ lao động trong tuần, trong tháng, trong ngày khi đã thỏa thuận cụ thể với nhân viên

 Chia sẻ công việc: hai nhân viên cùng thay nhau làm một công việc

 Nghỉ luân phiên tức là nghỉ không cần lương, khi cần lại huy động

 Vận động nhân viên nghỉ hưu sớm khi đã đóng đủ số năm bảo hiểm theo quy định của pháp luật

 Sa thải lao động dư thừa

 Tạm thời không tuyển dụng

Có nhiều biện pháp để nhằm giảm biên chế nhân lực Tuy nhiên tổ chức cũng cần có các chương trình trợ cấp, hướng dẫn cho nhân viên nhanh chóng thích nghi với điều kiện mới bằng cách cố vấn cách xin việc, động viên kích thích nhân viên về vật chất và tinh thần để giúp họ giảm bớt mặc cảm tâm lý và khó khăn ban đầu khi không còn việc làm ở tổ chức

3 Khả năng đáp ứng nhân sự so với nhu cầu không cân bằng – vừa thừa vừa thiếu.

Đây là tình trạng phổ biến nhất trong các tổ chức Có nghĩa là tình trạng mà có chức danh công việc thì cung vượt quá cầu,có chức danh việc khác thì lại không đáp ứng được Vấn đề này có liên quan tới yêu cầu về chất lượng của nhân viên trong tổ chức đó

Có nghĩa là với một vị trí, chức dang công việc nhưng nhân viên lại không có đủ trình

độ để giải quyết được yêu cầu và nhiệm vụ đã đề ra Điều này là do chưa có được một quá trình đào tạo một cách phù hợp, khi tuyển dụng chỉ quan tâm tới bằng cấp mà không chú ý tới yêu cầu của thực tế công việc như thế nào Để giải quyết tình trạng này cần có những biện pháp tích cực hơn như thực hiện đào tạo lại trình độ kỹ năng và tay nghề cho nhân viên, sắp xếp lại nhân sự cho phù hợp, thuyên chuyển hay sử dụng tình trạng dư thừa để đối phó vời tình trạng thiếu hụt…Việc này cũng là một khó khăn và đòi hỏi phải có những nhà quản lý có kinh nghiệm cũng như kỹ năng quản lý mới có thể thực hiện tốt nhằm làm cho tổ chức hoạt động có hiệu quả hơn

4 Cân đối về nhân sự giữa nhu cầu và khả năng đáp ứng hiện nay.

Trong trường hợp này nhu cầu và khả năng đáp ứng để hoàn thành khối lượng công việc, số lượng sản phẩm dịch vụ theo kế hoạch trong tương lai là tương đối cân bằng kể

cả về số lượng và chất lượng Đây là trạng thái rất hiếm khi đạt được đặc biệt là trong thời gian dài Khi cân đối cung cầu nhân lực, tổ chức cũng không thể không quan tâm đến các hoạt động quản trị nhân lực Vì trạng thái cân bằng là rất khó đạt được và dễ bị tác động Để đảm bảo trạng thái cân bằng đó thì cần phải quan tâm đến các hoạt động nhằm duy trì nhân lực Đó là:

 Bố trí sắp xếp lại nhân lực trong tổ chức cho phù hợp