Tài liệu bồi dưỡng kiến thức chuyên sâu cho công chức văn phòng thống kê (10 1 2021)

UBND TỈNH KON TUM TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG KON TUM TÀI LIỆU Bồi dưỡng kiến thức chuyên sâu cho cơng chức văn phịng - thống kê (Chun sâu cơng tác văn phịng) Kon Tum, tháng 01 năm 2021 LỜI GIỚI THIỆU Tài liệu chuyên đề Bồi dưỡng kiến thức chun sâu cho cơng chức văn phịng - thống kê nhằm cập nhật, trang bị nâng cao kiến thức, cho đội ngũ cơng chức văn phịng - thống kê làm việc UBND xã để nâng cao lực thực chức nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo UBND xã công tác quản lý nhà nước địa phương Tài liệu biên soạn thành chuyên đề: Chuyên đề bắt buộc - Chuyên đề: Quản trị văn phòng Chuyên đề tự chọn (chọn chuyên đề sau): Chuyên đề 1: Kỹ soạn thảo văn quản lý nhà nước Chuyên đề 2: Kỹ quản lý văn lập hồ sơ Tài liệu biên soạn theo cấu trúc: Mục tiêu, nội dung, câu hỏi ôn tập - thảo luận, tài liệu tham khảo giúp người học dễ tra cứu, tiếp nhận, học tập Trong trình biên soạn, tác giả có nhiều cố gắng tham khảo, nghiên cứu Nghị quyết, Nghị định, công văn, Đảng Nhà nước lĩnh vực Văn hóa - Xã hội nguồn tài liệu khác để hoàn thiện tập tài liệu Song tài liệu khó tránh khỏi sai sót khiếm khuyết Vì vậy, tác giả mong nhận ý kiến đóng góp đồng nghiệp bạn đọc để tài liệu hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn! Kon Tum, ngày tháng 01 năm 2021 Người biên soạn Ths Lê Thị Hường MỤC LỤC TRANG TÀI LIỆU CHUYÊN ĐỀ MỤC TIÊU CHUYÊN ĐỀ: 1.1 Kiến thức: Cập nhật, trang bị nâng cao kiến thức, cho đội ngũ công chức văn phòng - thống kê làm việc UBND xã để nâng cao lực thực chức nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo UBND xã công tác quản lý nhà nước địa phương Cụ thê: - Mô tả chức văn phòng UBND xã nhiệm vụ cơng chức văn phịng - thống kê; - Phân tích vận dụng phương pháp thực nghiệp vụ hành văn phịng đáp ứng u cầu xây dựng nông thôn mới; - Vận dụng tiêu chuẩn ISO 9001 vào cơng tác văn phịng UBND xã nơi học viên công tác; - Vận dụng kỹ thuật soạn thảo số văn quản lý nhà nước thông dụng; kỹ quản lý văn lập hồ sơ Kỹ năng: - Vận dụng kiến thức học vào thực tiễn công tác văn phịng: - Đảm bảo thơng tin, xây dựng chương trình, xây dựng nội quy, tổ chức họp, quản lý thời gian văn phòng; - Kỹ soạn thảo văn quản lý nhà nước; - Kỹ quản lý văn lập hồ sơ Năng lực tự chủ trách nhiệm: Xác định tư tưởng, thái độ đắn việc tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo UBND xã công tác quản lý nhà nước địa phương NỘI DUNG CHUYÊN ĐỀ: CHUYÊN ĐỀ BẮT BUỘC Chuyên đề QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG MỤC TIÊU: Kiến thức: Sau học xong chuyên đề học viên đạt được: - Vận dụng chức cơng chức văn phịng- thống kê; - Vận dụng phương pháp thực nghiệp vụ hành văn phịng; - Vận dụng tiêu chuẩn ISO 9001 vào cơng tác văn phịng nơi học viên cơng tác Kỹ năng: - Vận dụng kiến thức học vào thực tiễn cơng tác văn phịng: Tham mưu giúp việc cho lãnh đạo UBND xã; - Đảm bảo thơng tin, xây dựng chương trình, xây dựng nội quy, tổ chức họp, quản lý thời gian văn phòng cách hiệu Năng lực tự chủ trách nhiệm: Xác định tư tưởng, thái độ đắn việc tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo UBND xã công tác quản lý nhà nước địa phương NỘI DUNG CHUYÊN ĐỀ: 1.1 CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG UBND XÃ VÀ NHIỆM VỤ CỦA CƠNG CHỨC VĂN PHỊNG - THỐNG KÊ 1.1.1 Chức văn phịng UBND xã Trong quyền địa phương cấp xã, Văn phịng khơng tổ chức thành máy cấp huyện cấp tỉnh Tuy nhiên, cơng tác văn phịng giao cho cơng chức Văn phịng - Thống kê Đây chức danh cơng chức có vai trị quan trọng giúp lãnh đạo UBND tổ chức quản lý, điều hành hoạt động UBND Mặc dù xã có 01 đến 02 cơng chức Văn phịng - Thống kê đảm nhiệm chức máy Văn phịng Đó thực hai chức sau: - Chức tham mưu, tổng hợp: Thuật ngữ “Tham mưu” giải thích “Hiến kế, kiến nghị, đề xuất, đưa ý tưởng độc đáo, sáng tạo có sở khoa học, sáng kiến, phương án tối ưu, chiến lược, sách lược giải pháp hữu hiệu cho thủ trưởng quan, đơn vị việc đặt tổ chức thực kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn, hàng năm quan đơn vị đạt kết cao nhất” Tham mưu hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm định tối ưu cho trình quản lý nhằm đạt hiệu định Thuật ngữ “Tổng hợp” hiểu tổ hợp yếu tố riêng rẽ thành chỉnh thể Tổng hợp xâu chuỗi, liên kết tượng, yếu tố riêng rẽ thành phần có mối quan hệ chặt chẽ thành chỉnh thể Tham mưu tổng hợp có mối quan hệ tác động qua lại Tham mưu thành tổng hợp Đó là, báo cáo, phương án, sách lược, đề xuất vv có chất lượng khơng kết tham mưu mà cịn kết q trình tổng hợp thơng tin (những bảng biểu, số liệu, tài liệu tập hợp) Tổng hợp tảng tham mưu chất lượng “tổng hợp” định chất lượng “tham mưu” Văn phòng thực chức tham mưu, tổng hợp bao hàm hoạt động tư vấn, góp ý kiến cho lãnh đạo công việc mà lãnh đạo thực như: hoạch định, tổ chức, quản trị nguồn nhân sự, kiểm tra giám sát hoạt động quan, tổ chức Chức tham mưu, tổng hợp Văn phòng UBND xã thể qua nội dung: Tổ chức xây dựng, kiện toàn tổ chức; tổ chức xây dựng thực quy chế hoạt động quan; xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác quan; tổ chức đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý quan; quản lý thực nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ quan; thẩm định văn hình thức nội dung quan ban hành - Chức đảm bảo hậu cần: “Hậu cần” việc đảm bảo sở vật chất, trang thiết bị, kỹ thuật, y tế, môi trường yếu tố khác phục vụ cho hoạt động quan, tổ chức Văn phòng thực chức hậu cần thông qua nội dung công việc: Tổ chức mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc cho quan; tổ chức quản lý, sử dụng tài sản, phương tiện, vật tư, trang thiết bị làm việc cho quan; tổ chức phục vụ hội họp quan; tổ chức phục vụ chuyến công tác lãnh đạo quan; tổ chức thực công tác bảo vệ cho quan; tổ chức thực công tUyác vệ sinh, môi trường làm việc quan; tổ chức thực công tác y tế, chăm lo cho đời sống cán quan; thực nghiệp vụ lễ tân, khánh tiết; đảm bảo giao tiếp, đối nội, đối ngoại Văn phòng UBND xã nơi tiếp nhận yêu cầu việc mua sắm, bổ sung trang thiết bị đảm bảo cho hoạt động UBND xã Ngồi ra, văn phịng đơn vị đảm bảo công tác chuẩn bị, lễ tân cho họp, chương trình, kiện UBND, HĐND chuyến công tác lãnh đạo UBND Bên cạnh đó, văn phịng đơn vị quản lý toàn tài sản trụ sở UBND xã, đảm bảo điều kiện vệ sinh môi trường, cảnh quan nơi làm việc Hai chức văn phòng có mối quan hệ mật thiết, hỗ trợ lẫn nhau, nhằm phục vụ nhu cầu quản lý, đạo lãnh đạo UBND xã 1.1.2 Nhiệm vụ công chức văn phịng - thống kê Tại Điều Thơng tư số: 06/2012/BNV ban hành ngày 30 tháng 10 năm 2012 hướng dẫn chức trách, tiêu chuẩn cụ thể, nhiệm vụ tuyển dụng công chức xã, phường, thị trấn quy định chi tiết nhiệm vụ công chức Văn phịng - Thống kê Theo đó, cơng chức Văn phòng - Thống kê phải thực nhiệm vụ sau: - Xây dựng chương trình, kế hoạch báo cáo thực chương trình, kế hoạch cơng tác thường kỳ quan văn phòng Tổ chức họp giao ban xếp lịch công tác tuần Ủy ban nhân dân; - Thu thập thông tin, xử lý cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầu lãnh đạo quản lý, điều hành lãnh đạo Uỷ ban nhân dân - Theo dõi tiến độ thực chuẩn bị đề án; thẩm tra đề án, định quản lý trước chủ tịch UBND ký ban hành; kiểm tra thủ tục chuẩn bị đề án; Bảo đảm văn Ủy ban hành trình cấp ban hành thống - Chủ trì việc giữ mối quan hệ cơng tác chủ tịch Ủy ban với quan khác với công dân; giúp thủ trưởng quan điều hoà, phối hợp đơn vị để thực chương trình cơng tác - Chủ trì phối hợp với đơn vị chuẩn bị, tổ chức hội nghị, hội thảo, họp, làm việc Chủ tịch Ủy ban nhân dân; tổ chức việc ghi biên họp, làm việc - Giúp Chủ tịch UBND xã quản lý, đạo công tác văn thư, công tác lưu trữ; - Quản lý tài sản, bảo đảm sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phương tiện làm việc Trong nhiệm vụ trên, cơng chức Văn phịng - Thống kê thường xuyên thực nhiệm vụ quan trọng sau: a) Xây dựng tổ chức thực chương trình công tác thường kỳ đột xuất Căn điểm a, Khoản 2, Điều Thông tư số: 06/2012/BNV ban hành ngày 30 tháng 10 năm 2012 hướng dẫn chức trách, tiêu chuẩn cụ thể, nhiệm vụ tuyển dụng công chức xã, phường, thị trấn Công chức Văn phòng - Thống kê theo dõi việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác, lịch làm việc thường kỳ đột xuất HĐND, thường trực HĐND, UBND Chủ tịch UBND xã Ngồi chương trình cơng tác thường kỳ, tháng, q, năm, cơng chức Văn phịng - Thống kê có trách nhiệm xây dựng Lịch cơng tác tuần tổ chức họp giao ban hàng tuần b) Tổng hợp tình hình, báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp UBND xã việc đạo thực Căn điểm d, Khoản 2, Điều Thông tư số 06/2012/BNV ban hành ngày 30 tháng 10 năm 2012, cơng chức Văn phịng - Thống kê có nhiệm vụ giúp UBND xã tổ chức công tác thông tin xử lý thông tin; phản ánh thường xun, kịp thời, xác tình hình mặt công tác địa phương Công tác thông tin phải phục vụ đắc lực quản lý, đạo UBND xã việc giám sát HĐND Công tác bảo đảm thơng tin văn phịng tập trung vào nội dung chủ yếu: tổng hợp tình hình thực kế hoạch kinh tế, xã hội, an ninh quốc phịng; tình hình hoạt động tổ chức đồn thể; tình hình mặt biến động địa phương Trên sở thông tin thu thập được, cơng chức Văn phịng - Thống kê làm báo cáo tổng hợp tình hình kinh tế - xã hội (kể biểu báo thống kê tổng hợp) địa phương trình lãnh đạo UBND ký ban hành, thông báo kết luận lãnh đạo Uỷ ban đến ngành, đồn thể, thơn, c) Tổ chức họp, làm việc Uỷ ban Căn điểm b, Khoản 2, Điều Thông tư số: 06/2012/BNV ban hành ngày 30 tháng 10 năm 2012, công chức Văn phịng - Thống kê có nhiệm vụ giúp Thường trực Hội đồng nhân dân (HĐND) UBND xã tổ chức kỳ họp, chuẩn bị điều kiện phục vụ kỳ họp hoạt động HĐND UBND xã UBND xã thường có họp, hội nghị đây: Họp Uỷ ban; họp giao ban Chủ tịch Phó Chủ tịch Uỷ ban; họp lãnh đạo Uỷ ban với trưởng thôn, tổ trưởng dân phố; họp lãnh đạo Uỷ ban với lãnh đạo quan đoàn thể xã…Trách nhiệm cơng chức Văn phịng - Thống kê họp tham mưu đề xuất họp; bố trí lịch họp; phối hợp với cơng chức có liên quan để xây dựng chương trình chuẩn bị nội dung; ghi biên họp d) Tổ chức công tác tiếp dân Theo quy định Điểm c, Khoản 2, Điều Thông tư số 06/2012/BNV ban hành ngày 30 tháng 10 năm 2012, cơng chức Văn phịng - Thống kê tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách UBND xã Bên cạnh đó, cơng chức Văn phịng - Thống kê người trực tiếp tiếp nhận đơn thư khiếu nại nhân dân; nghiên cứu, đề xuất ý kiến để lãnh đạo Uỷ ban trả lời nhân dân với chủ trương, sách Đảng Nhà nước; chuyển đơn thư không thuộc thẩm quyền Uỷ ban hướng dẫn cho nhân dân đến quan có trách nhiệm giải e) Tham gia phận tiếp nhận trả kết giao dịch Uỷ ban với quan, tổ chức, công dân theo chế “một cửa” Cơ chế cửa chế giải cơng việc quan hành nhà nước, từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải đến trả kết thực đầu mối phận tiếp nhận trả kết Nguyên tắc thực chế cửa là: thủ tục hành đơn giản, rõ ràng, pháp luật, cơng khai, thuận tiện, nhanh chóng, nhận u cầu trả kết nơi - phận tiếp nhận hồ sơ Cơng chức Văn phịng - Thống kê phối hợp với công chức chuyên mơn khác UBND xã có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, nghiên cứu giải hồ sơ, trả kết cho đương sự, thu lệ phí theo quy định pháp luật f) Quản lý trực tiếp thực cơng tác văn thư, lưu trữ, hành Uỷ ban Công tác văn thư lưu trữ UBND xã bao gồm: Quản lý giải văn đi; quản lý giải văn đến; quản lý sử dụng dấu; lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Uỷ ban; thu thập, bảo quản an toàn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý Uỷ ban theo quy định pháp luật Cơng tác hành UBND xã bao gồm lễ tân khánh tiết, thường trực bảo vệ, liên lạc, điện thoại, tạp vụ Trách nhiệm văn phịng cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ tổ chức thực văn cấp gửi cho Uỷ ban Biên soạn, trình lãnh đạo Uỷ ban ban hành văn cơng tác văn thư, lưu trữ, hành cho phù hợp với thực tế địa phương g) Giữ mối quan hệ công tác UBND xã với quan, đồn thể nhân dân Mối quan hệ cơng tác UBND xã với quan, đoàn thể nhân dân thơng qua nhiều hình thức trực tiếp gián tiếp Trong đó, chủ yếu thơng qua hình thức hội họp Khi quan, đồn thể nhân dân có nhu cầu đến làm việc với lãnh đạo UBND, cơng chức Văn phịng - Thống kê có trách nhiệm tiếp nhận thơng tin Sau báo cáo lãnh đạo Uỷ ban đồng ý cơng chức văn phịng thống kê tổ chức xếp lịch làm việc h) Đảm bảo sở vật chất phương tiện làm việc Cơ sở vật chất phương tiện làm việc UBND xã gồm có: Đất đai, nhà cửa, phương tiện giao thông, trang thiết bị kỹ thuật, văn phòng phẩm Ở cấp xã, phận bảo đảm kinh phí cho UBND hoạt động lại cơng chức Tài - Kế tốn Tuy vậy, cơng chức Văn phịng - Thống kê có trách nhiệm đảm bảo sở vật chất phương tiện làm việc cho HĐND quan UBND theo quy định hành nhà nước Nội dung cụ thể là: Văn phòng đề nghị nhu cầu sử dụng đất đai, nhà cửa, trang thiết bị kỹ thuật phương tiện làm việc khác Trong trường hợp cụ thể, phân cơng, cơng chức Văn phịng - Thống kê trực tiếp mua sắm, quản lý, bảo dưỡng tài sản i) Thực công tác tổ chức - cán Cơng chức Văn phịng - Thống kê giúp Chủ tịch UBND xã thực nghiệp vụ công tác nhân sự; Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, người lao động thuộc Uỷ ban; Thống kê số lượng, chất lượng cán bộ, công chức người lao động thuộc thẩm quyền quản lý UBND xã; Giúp Chủ tịch Uỷ ban thực chế độ sách cán bộ, cơng chức người lao động k) Giúp UBND công tác thi đua khen thưởng Căn vào văn hướng dẫn quan nhà nước cấp trên, cơng chức Văn phịng Thống kê có trách nhiệm giúp UBND tổ chức thực công tác thi đua khen thưởng quan Uỷ ban địa phương; tổ chức hội nghị tổng kết, rút kinh nghiệm, nhân điển hình tiên tiến; làm thủ tục đề nghị Uỷ ban khen thưởng theo thẩm quyền Uỷ ban đề nghị lên cấp khen thưởng tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc phong trào thi đua Trên nhiệm vụ cụ thể mà cơng chức Văn phịng - Thống kê phải thực hiện, nhiệm vụ nhiệm vụ chung Văn phòng UBND xã Việc hồn thành tốt nhiệm vụ có ý nghĩa to lớn, hỗ trợ lãnh đạo UBND, HĐND cấp xã việc ban hành định quản lý đắn hiệu 1.2 PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN MỘT SỐ NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG ĐÁP ỨNG YÊU CẦU XÂY DỰNG NÔNG THÔN MỚI 1.2.1 Phương pháp đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý 1.2.1.1 Vị trí, tác dụng thơng tin Thơng tin có vai trị quan trọng cơng tác lãnh đạo, điều hành giải công việc Chủ tịch HĐND, UBND xã Thông tin cung cấp đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời, xác giúp cho cơng việc giải hợp tình, hợp lý, giải nhanh chóng Thơng tin xác, khách quan giúp công việc giải kịp thời Ngược lại, thiếu thông tin, thông tin sai lệch làm ảnh hưởng tới kết giải công việc Đôi công việc giải phiến diện, không đáp ứng yêu cầu công tác 1.2.1.2 Mục đích u cầu thơng tin cho lãnh đạo Cơng chức Văn phịng - Thống kê vào chức năng, nhiệm vụ quan, văn kiện Đảng, nghị quyết, HĐND, Quyết định UBND cấp để xác định nội dung cần triển khai thực cụ thể hóa văn quản lý ban hành định cấp đất, ban hành quy chế, quy định phục vụ cho hoạt động UBND Trong trình theo dõi, đơn đốc đơn vị thực chương trình cơng tác, cơng chức Văn phịng - Thống kê cần nhạy bén, nắm bắt tình hình, chọn lọc tổng hợp thông tin phản ánh để Chủ tịch UBND đạo, giải kịp thời 1.2.1.3 Nguyên tắc thông tin cho lãnh đạo Để cung cấp thông tin cho lãnh đạo, cần đảm bảo nguyên tắc sau đây: - Thông tin phải xử lý sơ bộ: Hàng ngày, Cơng chức Văn phịng - Thống kê đầu mối tiếp nhận khối lượng thông tin lớn Song thông tin chuyển cho lãnh đạo Trước chuyển thông tin, công chức Văn phịng - Thống kê phải có kỹ xử lý thông tin Việc xử lý thông tin nhằm nâng cao chất lượng tin, tránh tải, nhiễu tin, giảm thời gian chọn lọc tin cho lãnh đạo, công chức Văn phịng - Thống kê nghiên cứu, thẩm định tính xác thơng tin; sao; tóm tắt, tổng hợp tin Sau đó, báo cáo để Chủ tịch, phó chủ tịch UBND phân phối thơng tin Trong thực tế, có thơng tin chuyển tồn văn cho lãnh đạo (Ví dụ: báo cáo tổng kết ban, ngành, dự thảo) - Thông tin phải chuyển đến đối tượng: Thông tin chuyển đối tượng, có nghĩa thơng tin chuyển đến người có trách nhiệm giải cơng việc Theo quy chế hoạt động, quan có phân công, phân cấp trách nhiệm lãnh đạo Ví dụ: Chủ tịch UBND người trực tiếp giải khiếu nại, tố cáo nhân dân văn gửi đến phận tiếp dân cơng chức Văn phịng - Thống kê phải phân loại sơ thành vấn đề xếp theo trình tự giải cơng việc - Thơng tin phải đảm bảo chất lượng: Thông tin coi đảm bảo chất lượng phải đảm bảo nguyên tắc có nội dung trung thực, xác, kịp thời, đầy đủ Những thông tin thực để lãnh đạo quan nghiên cứu, làm giải công việc Khi cung cấp tin phải rõ nguồn tin, nắm vững chất việc, tượng Nội dung thông tin phải phản ánh đắn, khách quan Trong q trình tham mưu, thơng tin không đầy đủ thiếu tạo cách nhìn nhận phiến diện Trong thực tiễn có nhiều họp, thiếu thông tin nên phải dừng lại nửa chừng, không kết luận Thông tin kịp thời thông tin đến trước lãnh đạo định Nếu thông tin đến không kịp thời làm chậm trễ q trình giải cơng việc ảnh hưởng tới hiệu quản lý Khi việc kết luận mà thông tin chuyển đến khơng phát huy tác dụng Ví dụ: thông báo kết luận họp phải ban hành thông tin kịp thời đến công chức có liên quan để phục vụ cho việc giải công việc 1.2.1.4 Thu nhận xử lý tin - Thu nhận tin: 10 Trong thời đại bùng nổ thông tin, lựa chọn để thu nhận dẫn đến “nhiễu tin” Căn quan trọng để thu nhận tin xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động quan Đây sở để định hướng việc xác định nguồn tin, loại tin, xử lý thông tin Thông thường, thông tin chuyển đến quan gồm nguồn: + Thông tin đến từ cấp trực tiếp: Đó văn có nội dung lãnh đạo, đạo từ HĐND, UBND tỉnh, thành phố, quận, huyện, thị xã Ngồi ra, có văn cấp gửi đến để thông tin, thông báo cho quan biết + Thông tin đến từ quan khác: Đó văn quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể cấp Loại văn thường có nội dung mang tính chất quan hệ, giao dịch phối hợp cơng việc; dư luận xã hội; ý kiến, đơn thư nhân dân việc thuộc chức năng, nhiệm vụ UBND xã; từ báo, tạp chí, Internet phương tiện thông tin đại chúng khác có nội dung có liên quan đến quan, địa phương lĩnh vực quản lý + Ngoài nguồn tin nói trên, cơng chức Văn phịng - Thống kê tổ chức thu nhận nguồn thông tin từ đồn cơng tác (Ví dụ: đồn dự hội nghị; hội thảo; điều tra khảo sát tình hình; kiểm tra; tra hoạt động sở…) Để có nguồn thơng tin ổn định, cơng chức Văn phòng - Thống kê phải xác lập mối quan hệ thơng tin nhiều chiều Trong đó, quan hệ thơng tin cấp với cấp hợp thành kênh thông tin như: Thông tin cấp HĐND, UBND cấp huyện, thông tin quan ngang cấp UBND xã , thông tin thôn xóm gửi đến - Xử lý tin: Xử lý thơng tin bao gồm nội dung: Kiểm tra, xác định độ tin cậy thông tin thu nhận Để đảm bảo độ tin cậy, lãnh đạo văn phòng phải tổ chức việc kiểm tra, xác minh lại thông tin Nói khác phải tổ chức nghiên cứu phân tích, so sánh đối chiếu để xác định tính trung thực, độ xác thơng tin Phải xác định nguồn gốc thông tin Trường hợp cần thiết phải cử người có trách nhiệm đến tận nhà dân thơn, xóm để thu thập xử lý thơng tin - Phân tích tin: Phân tích tin phương pháp để hiểu chất việc, vấn đề Khi phân tích tin, cần đặt trả lời câu hỏi (Thơng tin có nội dung gì? sao? nguyên nhân? diễn biến? kết thúc?) Việc phân tích nhằm nắm nội dung hiểu chất tình hình, việc diễn thơn, xóm - Tổng hợp thơng tin: Tổng hợp thơng tin phương pháp xếp thông tin kiểm tra, xác minh, phân tích, chọn lọc theo chủ đề định Chủ đề theo thời gian, việc, chuyên đề, lĩnh vực công tác Thơng tin xếp theo trật tự phù hợp với đặc điểm chủ đề chọn nhu cầu sử dụng tin chủ tịch UBND - Kiến nghị giải tin: Sau kiểm tra, xác minh, phân tích tổng hợp thơng tin, cơng chức Văn phịng Thống kê đề xuất ý kiến giải vấn đề mà thông tin đặt Việc sử dụng thông tin phải phù hợp với nội dung tính chất loại tin + Loại tin phục vụ cho việc xây dựng, đề chủ trương, đường lối ban hành định quản lý cần tích luỹ sử dụng cần thiết Ý kiến đề nghị giải văn phòng loại tin thể dự thảo văn phiếu trình giải cơng việc 53 dạng gấp làm phần nhau; Loại 220mm x 109mm: dùng cho văn trình bày giấy khổ A4 đưa vào bì dạng gấp làm phần nhau; Loại 158mm x 115mm: dùng cho văn trình bày giấy khổ A4 đưa vào bì dạng gấp làm phần - Mẫu trình bày bì văn bản: - Đưa văn vào bì: Sau trình bày phong bì, đưa văn cho vào phong bì dán cẩn thận Lưu ý: Tài liệu mang bí mật nhà nước gửi phải làm bì riêng Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, khơng nhìn thấu qua được; hồ dán phải dính, khó bóc Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước "Mật" ngồi bì đóng dấu chữ C (con dấu chữ "C" in hoa nét đậm, nằm đường viền trịn, đường kính 1,5 cm) Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước "Tối mật" ngồi bì đóng dấu chữ B (con dấu chữ "B" in hoa nét đậm, nằm đường viền tròn, đường kính 1,5 cm) Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ "Tuyệt mật"gửi hai bì: + Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu tài liệu, tên người nhận, đóng dấu "Tuyệt mật" Nếu tài liệu, vật gửi đích danh người có trách nhiệm giải đóng dấu "Chỉ người có tên bóc bì" + Bì ngồi: ghi gửi tài liệu thường, đóng dấu ký hiệu chữ A (con dấu chữ "A" in hoa nét đậm, nằm đường viền trịn, đường kính 1,5 cm) - Đối với văn có dấu hiệu "Khẩn", "Thượng khẩn", "Hỏa tốc" (kể Hỏa tốc hẹn giờ): ngồi bì đóng dấu mức độ khẩn tương ứng văn Dấu đóng số ký hiệu văn bản, mực dấu đỏ - Khi trình bày bì khơng viết tắt từ khơng thơng dụng, khơng xuống dịng tùy tiện; khơng nên dùng phong bì hẹp giấy mỏng - Khi dán phong bì khơng để hồ dính vào văn để bóc bì khơng làm rách tài liệu bị chữ, gây trở ngại cho người nhận xử lí, giải - Lập sổ đăng ký vào sổ chuyển giao văn Văn sau có chữ ký, đóng dấu, ghi số, ký hiệu, ngày tháng đăng ký vào sổ phải gửi đến đối tượng có liên quan Đối với cá nhân, đơn vị UBND xã cơng chức văn phịng - thống kê phải đăng ký vào sổ "Chuyển giao văn đi" gửi trực tiếp Mẫu sổ chuyển giao văn đi: - Theo dõi việc chuyển phát văn Công chức văn phịng - thống kê có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi, cụ thể sau: - Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn người ký văn yêu cầu - Đối với bì văn gửi lí mà Bưu điện trả lại phải chuyển cho đơn vị cá nhân soạn thảo văn đó; đồng thời, ghi vào Sổ gửi văn bưu điện để kiểm tra, xác minh cần thiết - Trường hợp phát văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải 54 2.1.1.5 Lưu văn Văn UBND xã ban hành để phục vụ cho hoạt động điều hành, quản lý Theo quy định hành, văn phát hành phải lưu hai bản: gốc lưu Văn phịng lưu hồ sơ theo dõi, giải công việc Bản gốc lưu Văn thư phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Cơng chức văn phịng - thống kê tập hợp văn lưu theo tháng, theo q theo năm Cơng chức văn phịng - thống kê đưa văn lưu vào tờ bìa hồ sơ, đánh số tờ, viết mục lục, chứng từ kết thúc viết bìa tập lưu Tập lưu văn xếp theo số thứ tự đăng ký Sau đưa vào cặp, hộp xếp lên giá, tủ tài liệu Các tập lưu phải công chức văn phòng - thống kê quản lý chặt chẽ thống Yêu cầu tra cứu lãnh đạo cơng chức phải phục vụ nhanh chóng, xác, chỗ; phải ghi sổ ký nhận đầy đủ để tiện theo dõi, kiểm tra Người muốn tra cứu, sử dụng lưu phải phép người có thẩm quyền Trong q trình phục vụ sử dụng lưu, văn thư quan phải lập sổ theo dõi 2.1.2 Quản lý văn đến Tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể Fax, văn chuyển qua mạng văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức gọi chung văn đến 2.1.2.1 Tiếp nhận văn đến * Tiếp nhận văn đến Khi tiếp nhận văn chuyển đến từ nguồn, cơng chức văn phịng - thống kê có trách nhiệm tổ chức tiếp nhận văn đến Trong trường hợp văn chuyển đến làm việc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) v.v…; văn mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Nếu phát thiếu bì, tình trạng bì khơng cịn ngun vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với bì văn có đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo lãnh đạo UBND biết, trường hợp cần thiết, phải lập biên với người chuyển văn tới UBND để làm chứng Đối với văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng, công chức văn phòng - thống kê phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn bản, v.v ; trường hợp phát có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải * Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến Sau tiếp nhận, bì văn đến phân loại sơ xử lý sau: - Loại khơng bóc bì: bao gồm bì văn gửi cho tổ chức Đảng, đoàn thể ủy ban bì văn gửi đích danh người nhận, chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với bì văn gửi đích danh người nhận, văn liên quan đến công việc chung ủy ban cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho cơng chức văn phịng - thống kê để đăng ký - Loại bóc bì: bì gửi chung cho UBND xã, trừ bì văn có đóng dấu chữ ký hiệu độ mật (bì văn mật); - Đối với bì văn mật, việc bóc bì thực theo quy định Thơng tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng năm 2015 Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh 55 Bảo vệ bí mật nhà nước quy định cụ thể quan, tổ chức Khi bóc bì văn cần lưu ý: - Những bì có đóng dấu độ khẩn cần bóc trước để giải kịp thời; - Không gây hư hại văn bì; khơng làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện; cần sốt lại bì, tránh để sót văn bản; - Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì; trường hợp phát có sai sót, cần thơng báo cho nơi gửi biết để giải quyết; - Nếu văn đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi; nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; - Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần kiểm tra, xác minh điểm văn mà ngày nhận cách xa ngày, tháng văn cơng chức văn phịng - thống kê cần giữ lại bì đính kèm với văn để làm chứng * Đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến Nguyên tắc: Văn đến UBND xã phải đăng ký tập trung văn phòng UBND xã Tất văn đến thuộc diện đăng ký văn phịng UBND xã phải đóng dấu “Đến”; ghi số đến ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết) Đối với Fax cần chụp lại trước đóng dấu “Đến”; văn đến chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết, in làm thủ tục đóng dấu “Đến” Dấu “Đến” đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống, số, ký hiệu (đối với văn có ghi tên loại), trích yếu nội dung (đối với cơng văn) vào khoảng giấy trống phía ngày, tháng, năm ban hành văn Mẫu dấu “Đến” việc ghi thông tin dấu “Đến” thực theo hướng dẫn Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 2.1.2.2 Đăng ký văn đến Văn đến đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu văn đến máy vi tính - Đăng ký văn đến sổ + Lập sổ đăng ký văn đến Tuỳ theo số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập loại sổ đăng ký cho phù hợp Theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, việc lập sổ đăng ký văn đến quy định sau: - Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 2000 văn đến năm nên lập hai loại sổ sau: + Sổ đăng ký văn đến (dùng đăng ký tất loại văn bản, trừ văn mật); + Sổ đăng ký văn mật đến - Những quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 văn đến 5000 văn đến năm lập loại sổ sau: + Sổ đăng ký văn đến bộ, ngành, quan Trung ương; 56 + Sổ đăng ký văn đến quan, tổ chức khác; + Sổ đăng ký văn mật đến - Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 5000 văn năm lập sổ đăng ký chi tiết theo nhóm quan giao dịch định sổ đăng ký văn mật đến - Đối với quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn thư khiếu nại, tố cáo lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn thư khơng nhiều sử dụng sổ đăng ký văn đến để đăng ký - Đối với quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành cơng u cầu, đề nghị khác quan, tổ chức cơng dân lập thêm Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định pháp luật Như vậy, tùy số lượng văn đến UBND xã hàng năm nhiều hay mà tiến hành lập sổ cho quy định hành Mẫu sổ đăng ký văn đến trình bày sau: Đối với văn đến có dấu "mật"; "tối mật"; "tuyệt mật" cần lập sổ đăng ký riêng Mẫu sổ đăng ký văn mật đến, sau cột tên loại trích yếu nội dung có thêm cột "mức độ mật", cơng chức văn phòng - thống kê ghi mật, tối mật, tuyệt mật mức độ mật văn UBND xã quan quan hành gần dân nên thường nhận nhiều đơn thư khiếu nại, tố cáo tập thể cá nhân Để giúp cho cơng việc xử lí giải thuận lợi, nhanh chóng, đơn thư cần thống kê đăng ký vào sổ đăng ký đơn thư Mẫu sổ: quy định Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ Khi đăng ký đơn thư khiếu nại, tố cáo tiến hành đăng ký văn đến, cần ý: + Phần lớn đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc cá nhân đơn vị tập thể nên khơng có số ký hiệu, cột “Tên người đơn vị gửi” cột số “Trích yếu nội dung” phải ghi cụ thể rõ ràng, xác để tiện cho việc kiểm tra đề hướng giải thích hợp + Đơn thư cá nhân, đơn vị vấn đề nhạy cảm cần xem xét giải kịp thời vừa bảo đảm quyền lợi đáng người đơn vị có khiếu nại, vừa đề cao vai trò, trách nhiệm quyền hạn quan Đăng ký văn đến sở liệu quản lý văn máy vi tính: Cũng giống văn đi, trường liệu giống cột, mục sổ đăng ký văn đến Yêu cầu việc xây dựng sở liệu quản lý văn đến phải thực theo quy định hành pháp luật Việc đăng ký (cập nhật) vản đến vào Cơ sở liệu quản lý văn đến thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm Văn đến đăng ký vào sở liệu quản lý văn đến công chức ýphải in giấy để ký nhận đóng sổ để quản lý 2.1.2.3 Trình, chuyển giao văn đến * Trình văn đến Văn đến ngày sau đăng ký, kịp thời trình cho lãnh đạo UBND xã xem xét cho 57 ý kiến phân phối, đạo giải Lãnh đạo UBND xã: vào nội dung văn đến; quy chế làm việc UBND xã; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác cho ý kiến phân phối văn bản; cho ý kiến đạo giải (nếu có) thời hạn giải văn (trong trường hợp cần thiết) → giao cho phận công chức chuyên môn UBND giải Đối với văn đến liên quan đến nhiều phận tham gia giải cần xác định rõ phận cá nhân chịu trách nhiệm chủ trì Ý kiến phân phối văn ghi vào mục “chuyển” dấu “Đến” Ý kiến đạo giải (nếu có) thời hạn giải văn đến (nếu có) ghi vào phiếu riêng Sau có ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) Chủ tịch (Phó Chủ tịch), văn đến chuyển trở lại văn phịng UBND xã để cơng chức văn phòng - thống kê đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư vào sổ đăng ký riêng) vào trường tương ứng sở liệu văn đến theo quy định UBND xã * Chuyển giao văn đến Văn đến chuyển giao cho phận công chức chuyên môn giải Việc chuyển giao văn đến cần bảo đảm yêu cầu sau: - Nhanh chóng: văn cần chuyển trực tiếp cho phận cơng chức chun mơn có trách nhiệm giải ngày, chậm ngày làm việc tiếp theo; - Đúng đối tượng: văn phải chuyển cho cá nhân, đơn vị nhận ghi dấu đến; - Chặt chẽ: chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu người nhận văn phải ký nhận; văn đến có đóng dấu “Thượng khẩn” “Hoả tốc” (kể “Hoả tốc” hẹn giờ) cần ghi rõ thời gian chuyển Cán bộ, công chức chuyên môn Chủ tịch (Phó chủ tịch) UBND xã giao trách nhiệm, sau tiếp nhận văn đến, phải vào sổ đăng ký theo dõi triển khai giải Khi nhận Fax văn chuyển qua mạng, phải đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến (số đến ngày đến số thứ tự ngày, tháng, năm đăng ký Fax, văn chuyển qua mạng) chuyển cho phận công chức chuyên môn nhận Fax, văn chuyển qua mạng Tuỳ theo số lượng văn đến hàng năm, cơng chức văn phịng - thống kê định việc lập sổ chuyển giao văn đến theo hướng dẫn sau: - Trường hợp tiếp nhận 2000 văn đến năm nên sử dụng sổ đăng ký văn đến để chuyển giao văn - Trường hợp tiếp nhận 2000 văn đến năm cần lập sổ chuyển giao văn đến 2.1.2.4 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến * Giải văn đến: Khi nhận văn đến, phận cơng chức chun mơn có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định cụ thể UBND xã; văn đến có đóng dấu độ khẩn, phải giải sau nhận Khi trình Chủ tịch UBND xã cho ý kiến đạo giải quyết, phận công chức chuyên mơn đính kèm Phiếu giải văn đến có ý kiến đề xuất Đối với văn đến có liên quan đến phận công chức chuyên mơn khác Bộ phận 58 chủ trì gửi văn văn (kèm theo phiếu giải văn đến có ý kiến đạo Chủ tịch UBND xã) để lấy ý kiến đóng góp, phối hợp Khi trình Chủ tịch UBND xã xem xét, định, phận chủ trì phải trình kèm văn tham gia ý kiến phận có liên quan * Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Tất văn đến có ấn định thời hạn giải theo quy định pháp luật quy định UBND xã phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: - Người giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc phận giải văn đến theo thời hạn quy định; - Căn quy định cụ thể UBND xã, công chức văn phịng - thống kê có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn đến, bao gồm: tổng số văn đến; văn đến giải quyết; văn đến đến hạn chưa giải v.v để báo cáo cho Chủ tịch UBND xã Trường hợp UBND xã chưa ứng dụng máy vi tính để theo dõi việc giải văn đến cơng chức văn phịng - thống kê lập sổ theo dõi việc giải văn đến + Đối với văn đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, Cơng chức văn phịng - thống kê có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định 2.1.3 Trách nhiệm quản lý văn Quản lý văn nhiệm vụ tất công chức UBND xã Văn hình thành trình theo dõi, xử lý công việc Đối với việc giải quyết, cá nhân vi phạm có đơn thư khiếu kiện, tố cáo, có tra, kiểm tra cấp có thẩm quyền, văn chứng giải vụ việc, để xác định trách nhiệm cơng chức vấn đề 2.1.3.1 Trách nhiệm chủ tịch UBND xã Chủ tịch UBND người chịu trách nhiệm quản lý toàn văn UBND xã, đạo công chức thực quy định nhà nước quy chế UBND xã quản lý văn 2.1.3.2 Trách nhiệm công chức UBND xã Công chức UBND xã phải thực đầy đủ quy định quản lý văn Cụ thể, công chức xã phải giải kịp thời văn đến theo yêu cầu Chủ tịch UBND; soạn thảo văn thuộc phạm vi trách nhiệm phụ trách; quản lý, đảm bảo giữ gìn bí mật, an tồn văn bản, tài liệu 2.1.3.3 Trách nhiệm công chức văn phịng - thống kê Theo quy định Thơng tư số 06/2012/TT-BNV ngày 30/10/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức trách, tiêu chuẩn cụ thể, nhiệm vụ tuyển dụng công chức xã, phường, thị trấn, công chức văn phịng - thống kê phải thực cơng tác văn thư, lưu trữ UBND xã Vì vậy, cơng chức văn phòng - thống kê phải làm thủ tục tiếp nhận phát hành văn bản, quản lý, đảm bảo giữ gìn bí mật, an tồn văn bản, tài liệu hình thành hoạt động UBND xã 2.2 KỸ NĂNG LẬP HỒ SƠ Theo Điều 1- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13: Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân Ví dụ: 59 - Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác năm 2017 phương hướng, nhiệm vụ năm 2018 UBND xã Tân Lập - Tập Quyết định UBND xã Tiền Phong việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất năm 2017 Căn vào chức năng, nhiệm vụ công chức làm công tác chuyên môn thuộc UBND xã có trách nhiệm giúp UBND quản lí Nhà nước lĩnh vực cơng tác: Tài chính, Tư pháp, Địa chính, Văn phịng, Văn hố -Xã hội, Cơng an, Quân thực nhiệm vụ khác Chủ tịch UBND giao trình hoạt động UBND xã hình thành nhóm hồ sơ: - Nhóm hồ sơ thuộc lĩnh vực Kế tốn - Tài chính; - Nhóm hồ sơ thuộc lĩnh vực Tư pháp - Hộ tịch; - Nhóm hồ sơ thuộc lĩnh vực Địa - Xây dựng; - Nhóm hồ sơ thuộc lĩnh vực Văn hố - Xã hội; - Nhóm hồ sơ thuộc lĩnh vực An ninh trật tự; - Nhóm hồ sơ thuộc lĩnh vực Quân Lập hồ sơ tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp quy định 2.2.1 Yêu cầu hồ sơ lập 2.2.1.1 Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ UBND xã, công việc mà cá nhân chủ trì giải Mục 4, Điều 23 Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 quy định: "Trong q trình theo dõi, giải cơng việc, cá nhân phải lập hồ sơ công việc đó" Văn bản, tài liệu hình thành q trình hoạt động UBND xã gồm nhiều loại: loại UBND xã ban hành, quan quan, tổ chức khác gửi đến Mục đích loại khác nhau: loại để thi hành, giải quyết; có loại để đạo, hướng dẫn; có loại để báo cáo để biết, để tham khảo Vì vậy, cần phải lựa chọn loại tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ UBND xã để lập hồ sơ nhằm phục vụ cho công tác trước mắt công tác nghiên cứu lâu dài sau Những loại không phản ánh chức năng, nhiệm vụ UBND xã, loại văn gửi đến để biết khơng cần lập hồ sơ 2.2.1.2 Văn bản, tài liệu hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu vấn đề, việc, người cụ thể Để đảm bảo tính tồn vẹn hồ sơ, văn bản, tài liệu hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh 2.1.3 Văn bản, tài liệu hồ sơ phải có giá trị pháp lí có độ tin cậy cao Hồ sơ minh chứng cho việc theo dõi, giải công việc cá nhân, UBND xã văn bản, tài liệu hồ sơ phải có giá trị pháp lý gốc, theo thể thức Trong trình nghiên cứu, đạo giải vấn đề, thảo hình thành q trình soạn thảo có bút phê lãnh đạo quan cần lưu giữ hồ sơ 2.2.1.4 Văn bản, tài liệu hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến vấn đề, việc trình tự giải cơng việc Khi thu thập đầy đủ tài liệu phải xếp theo trình tự định, đảm bảo mối 60 liên hệ chặt chẽ văn bản, tài liệu với nhau, nhằm phản ánh trình phát sinh, phát triển kết thúc vấn đề, việc người Ví dụ: Lập hồ sơ hội nghị bao gồm: công văn triệu tập, danh sách đại biểu tham dự, chương trình hội nghị, diễn văn khai mạc, báo cáo hội nghị, tham luận, nghị quyết, diễn văn bế mạc, biên hội nghị, băng ghi âm, ghi hình Những văn bản, tài liệu hồ sơ phải thu thập xếp khoa học để quản lý tra tìm thuận lợi 2.2.2 Trách nhiệm tổ chức lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND xã 2.2.2.1 Trách nhiệm chủ tịch UBND xã Chủ tịch UBND xã có trách nhiệm đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND xã theo quy định hành Nhà nước 2.2.2.2 Trách nhiệm công chức UBND xã Các cán bộ, công chức UBND xã trình theo dõi, giải công việc phải lập hồ sơ công việc Trường hợp phận, cán bộ, công chức cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập danh mục gửi lưu trữ cấp xã thời hạn giữ lại không 02 năm Lãnh đạo, công chức UBND xã trước chuyển công tác, việc, nghỉ hưu phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho phận hay người kế nhiệm Không tự ý chiếm đoạt hồ sơ, tài liệu cho mục đích cá nhân, mang nhà sang quan, đơn vị khác Việc bàn giao hồ sơ tài liệu cho lưu trữ UBND xã phải lập thành văn Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu 2.2.2.3 Trách nhiệm cơng chức văn phịng - thống kê Cơng chức văn phịng - thống kê có trách nhiệm tham mưu giúp Chủ tịch UBND xã việc quản lí, đạo cơng tác lập hồ sơ; theo dõi, hướng dẫn công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ UBND xã theo quy định hành Nhà nước 2.2.3 Kỹ lập hồ sơ Để lập hồ sơ cần vào văn hướng dẫn quan quản lí nhà nước lĩnh vực văn thư, lưu trữ (Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương) 2.2.3.1 Xây dựng sử dụng danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ Bảng kê có hệ thống hồ sơ dự kiến hình thành trình hoạt động UBND xã năm/ nhiệm kỳ kèm theo ký hiệu thời hạn bảo quản hồ sơ; dùng làm để công chức chuyên môn thực nhiệm vụ chuyên môn triển khai lập hồ sơ Tác dụng lập danh mục hồ sơ: - Danh mục hồ sơ giúp cho việc quản lí hoạt động UBND xã cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ; - Giúp UBND xã chủ động việc tổ chức lập hồ sơ quản lí hồ sơ, tài liệu giai đoạn văn thư chặt chẽ khoa học; - Là để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ UBND xã; giúp phần nâng cao ý thức trách nhiệm cán bộ, công chức việc lập hồ sơ; - Là để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ phục vụ sử dụng Căn lập Danh mục hồ sơ 61 Muốn lập danh mục hồ sơ xác, khoa học cần vào văn sau: - Chức năng, nhiệm vụ UBND xã công việc cán bộ, công chức cấp xã; - Quy chế làm việc quan, tổ chức; quy chế công tác văn thư, lưu trữ UBND xã; - Chương trình, kế hoạch cơng tác UBND xã; - Danh mục hồ sơ năm trước (nếu có); - Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Mục lục hồ sơ quan, tổ chức (nếu có) Nội dung lập Danh mục hồ sơ - Xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ Khung đề mục danh mục hồ sơ UBND xã xây dựng theo mặt hoạt động Mặt hoạt động lấy tên mặt (lĩnh vực) hoạt động chủ yếu UBND xã làm đề mục lớn Trong đề mục lớn bao gồm đề mục nhỏ - vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ hoạt động UBND xã Các đề mục lớn (tên mặt hoạt động chủ yếu); đề mục nhỏ (các vấn đề) xếp theo trình tự từ chung đến riêng; từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp vị trí tầm quan trọng Trong trường hợp xây dựng danh mục hồ sơ bao gồm hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động tổ chức Đảng đồn thể UBND xã hồ sơ, tài liệu tổ chức nên đưa thành đề mục riêng xếp cuối danh mục hồ sơ - Dự kiến tiêu đề hồ sơ: phản ánh khái quát nội dung văn tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc Tiêu đề hồ sơ đề mục cần xếp theo trình tự từ tiêu đề hồ sơ cơng việc chung, mang tính tổng hợp đến tiêu đề hồ sơ công việc cụ thể - Đánh số, ký hiệu đề mục hồ sơ: + Các đề mục lớn đánh số liên tục chữ số La Mã (I II .) + Các đề mục nhỏ (nếu có) đề mục lớn đánh số riêng, liên tục chữ số Ả-rập (1, 2, 3, ) + Số, ký hiệu hồ sơ bao gồm: số thứ tự đánh chữ số Ả -rập ký hiệu (chữ viết tắt) đề mục lớn Chữ viết tắt đề mục lớn danh mục hồ sơ (tên mặt hoạt động) UBND xã quy định cụ thể Khi đánh số hồ sơ chọn hai cách sau: + Đánh liên tục toàn danh mục; + Đánh liên tục phạm vi đề mục lớn - Dự kiến thời hạn bảo quản cần vào: + Nội dung, tính chất vấn đề, việc phản ánh hồ sơ; + Ý nghĩa, tác dụng hồ sơ việc theo dõi, giải công việc; + Nhu cầu khai thác, sử dụng; + Các quy định pháp luật hành có liên quan; văn hướng dẫn chung thời hạn bảo quản tài liệu, thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước bảng thời hạn bảo quản tài liệu UBND cấp quy định 62 Hồ sơ xác định có thời hạn bảo quản vĩnh viễn bảo quản thời gian định (tính số lượng năm cụ thể) (Dự kiến thời hạn bảo quản: tham khảo theo Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương) - Tổ chức xây dựng danh mục hồ sơ Tuỳ vào điều kiện cụ thể UBND xã, chọn hai cách sau để tổ chức xây dựng danh mục hồ sơ: Cách 1: Công chức văn phòng - thống kê xây dựng dự thảo danh mục hồ sơ cho UBND xã tổ chức lấy ý kiến cơng chức chun mơn đóng góp - Hồn chỉnh dự thảo Trình Chủ tịch (Phó chủ tịch UBND xã) duyệt, ban hành Cách 2: Từng công chức chuyên môn dự kiến danh mục hồ sơ phần phụ trách, lĩnh vực công tác giao theo hướng dẫn cơng chức văn phịng - thống kê Cơng chức văn phòng - thống kê tổng hợp thành dự thảo thành danh mục hồ sơ chung UBND xã tiến hành bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần thiết) - hoàn chỉnh dự thảo - Trình Chủ tịch (Phó chủ tịch UBND xã) duyệt, ban hành Mẫu Danh mục hồ sơ: (quy định Thông tư số 07/2012/TTBNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ) 2.2.3.2 Phương pháp lập hồ sơ a) Mở hồ sơ - Mở hồ sơ ghi thông tin cần thiết tên quan, tên đơn vị lập hồ sơ, tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ - Cách mở hồ sơ: Đối với UBND xã có danh mục hồ sơ: Căn vào danh mục hồ sơ, từ đầu năm, cơng chức văn phịng - thống kê hướng dẫn cán bộ, công chức chuyên môn ghi tên hồ sơ cần lập vào bìa hồ sơ (mỗi tờ bìa hồ sơ) Đối với UBND xã chưa có danh mục hồ sơ: Căn vào cơng việc hình thành, cán bộ, cơng chức cấp xã mở hồ sơ - Hướng dẫn cách ghi thông tin bìa hồ sơ: Tên quan: viết tên Uỷ ban nhân dân xã Ví dụ: Uỷ ban nhân dân xã Tân Lập Tên đơn vị tổ chức ghi tên mặt (lĩnh vực hoạt động) xã dòng viết đậm nét Ví dụ: Văn hố - Xã hội Mã hồ sơ: Căn vào danh mục hồ sơ để ghi (nếu khơng có danh mục hồ sơ bỏ trống) Ví dụ: 14 - VHXH Hồ sơ: ghi tiêu đề hồ sơ Tiêu đề hồ sơ ghi ngắn gọn, rõ, xác phản ánh khái quát nội dung vấn đề việc (hồ sơ cần lập) Từ ngày đến ngày… gồm tờ: phần bỏ qua chưa ghi Thời hạn bảo quản: ghi thời gian quản lí hồ sơ vĩnh viễn, lâu dài tạm thời (nếu có danh mục hồ sơ), thường bỏ trống Phông số, mục lục số, hồ sơ số: phần lưu trữ ghi Mở hồ sơ có danh mục: ghi thơng tin lên bìa hồ sơ (mẫu bìa hồ sơ Thơng tư số 63 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ) b) Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ - Muốn lập hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh có chất lượng, cán bộ, cơng chức q trình giải cơng việc cần phải trọng thu thập kịp thời văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ, văn bản, tài liệu nói việc nào, thuộc hồ sơ đưa vào việc đó, hồ sơ đó; tránh đưa nhầm vào hồ sơ khác Cần ý để thu thập loại văn bản, tài liệu khó thu thập phát biểu lãnh đạo tham luận đại biểu dự hội nghị, dự thảo gửi xin ý kiến Ví dụ: + Cơng chức phụ trách văn hóa - xã hội UBND xã tổ chức hội diễn văn nghệ phải thu thập tất văn bản, tài liệu liên quan đến tổ chức hội diễn đưa vào hồ sơ + Cơng chức văn phịng - thống kê UBND xã giao phụ trách việc tổ chức Hội nghị sơ kết, tổng kết phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu hội nghị để đưa vào hồ sơ c) Kết thúc hồ sơ Khi công việc giải xong thi hồ sơ kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm: * Kiểm tra phân chia thành đơn vị bảo quản (nếu cần) - Kiểm tra mức độ đầy đủ văn bản, tài liệu có hồ sơ, thiếu cần phải bổ sung cho đủ - Xem xét loại khỏi hồ sơ trùng, thảo (trừ thảo vấn đề quan trọng có ghi ý kiến đạo lãnh đạo quan ý kiến giúp ý quan hữu quan thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); tài liệu tham khảo văn bản, tài liệu hết giá trị Mỗi loại văn bản, tài liệu giữ chính, khơng có dùng có giá trị để thay - Phân chia đơn vị bảo quản: Nếu hồ sơ dày cm tách thành đơn vị bảo quản khác (không nên tách 01 cm), để thuận tiện cho việc quản lí sử dụng Khi phân chia đơn vị bảo quản cần dựa vào đặc điểm chung, đủ yếu tố cầu thành hồ sơ độc lập * Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ đơn vị bảo quản Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ để cố định trật tự văn tài liệu, đảm bảo mối liên hệ văn bản, tài liệu với làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, việc cách rõ ràng, giúp cho việc nghiên cứu thuận tiện Tùy theo hồ sơ (đơn vị bảo quản) mà lựa chọn cách xếp cho phù hợp Thơng thường có cách xếp sau: - Sắp xếp theo thứ tự thời gian Thời gian ngày tháng năm văn bản, tài liệu Sắp xếp theo thứ tự thời gian văn bản, tài liệu có ngày, tháng, năm sớm xếp lên trước; văn bản, tài liệu có ngày tháng năm muộn xếp sau Cách xếp thường áp dụng để xếp hồ sơ vấn đề, vụ, việc mà vấn đề, vụ, việc đơn vị bảo quản, áp dụng để xếp hồ sơ nguyên tắc - Sắp xếp theo số văn Căn vào số thứ tự văn để xếp văn tài liệu có số nhỏ xếp trước số lớn xếp sau Cách xếp thường áp dụng để xếp tập lưu văn theo tên gọi Văn thư quan - Sắp xếp theo q trình giải cơng việc 64 Q trình giải cơng việc từ phát sinh, phát triển đến kết thúc vấn đề Những văn bản, tài liệu đề xuất, đặt vấn đề xếp trước, đến văn bản, tài liệu giải vấn đề cuối văn bản, tài liệu kết thúc vấn đề, vụ việc (ví dụ: xếp hồ sơ thành lập quan, đơn vị ) - Sắp xếp theo mức độ quan trọng văn mức độ quan trọng tác giả + Nếu hồ sơ (đơn vị bảo quản) có nhiều loại văn bản, tài liệu khác vào mức độ quan trọng văn để xếp, loại quan trọng xếp trước, loại quan trọng xếp sau (như: Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Chỉ thị ) + Nếu số hồ sơ (đơn vị bảo quản) có nhiều tác giả tác giả quan trọng xếp trước, loại quan trọng xếp sau (như: Chính phủ xếp trước Bộ; tỉnh xếp trước huyện ) - Sắp xếp theo vần chữ Trong hồ sơ (đơn vị bảo quản), có nhiều tên người xếp theo vần chữ A, B, C Ví dụ: Quyết định tặng khen Chủ tịch UBND xã cho cá nhân xếp Nguyễn Văn A, Lê Văn C Cách xếp thường áp dụng để xếp tập định nhân nâng lương, khen thưởng, kỷ luật - Nếu hồ sơ có phim ảnh kèm cho phim, ảnh vào phong bì để vào cuối hồ sơ Nếu có băng ghi âm, ghi hình bảo quản riêng ghi vào Mục lục văn nơi bảo quản để tiện cho việc tra tìm * Biên mục hồ sơ Trước biên mục hồ sơ cần phải kiểm tra lại lần cuối văn bản, tài liệu hồ sơ, thiếu thu thập, bổ sung cho đầy đủ Kiểm tra lại cách xếp đảm bảo trật tự khoa học - Đánh số tờ Mục đích việc đánh số tờ để cố định thứ tự văn bản, tài liệu hồ sơ (một hồ sơ gồm nhiều đơn vị bảo quản đánh số riêng cho đơn vị bảo quản), đảm bảo không bị thất lạc, quản lí tra tìm thuận lợi u cầu việc đánh số tờ phải rõ ràng, xác Phương pháp đánh số tờ: văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản dù lớn hay nhỏ đánh số vào góc phải, phía tờ văn chữ số Ả Rập, bút chì đen, mềm (loại 2B, 4B), không đánh bút mực, bút bi, dùng máy dập số để đánh số tờ Chú ý đánh số tờ: + Nếu tờ khổ to gấp đơi đóng coi tờ đánh số số Một tờ to gấp khổ giấy bình thường đánh số + Nếu có ảnh đánh mặt sau ảnh cho ảnh vào phong bì đánh số ngồi bì + Nếu tờ giấy có dán nhiều ảnh hay báo coi tờ đánh số + Trường hợp đánh số sót đánh số trùng thêm chữ a, b, c (ví dụ 15, 15a, 15b, 15c ) ghi rõ vào chứng từ kết thúc * Ghi Mục lục văn 65 - Mục lục văn thống kê văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản để thuận tiện cho việc quản lí tra tìm nghiên cứu - Tờ mục lục in đánh máy khổ giấy A4 (210mm x 297mm), xếp lên đầu hồ sơ (Mẫu tờ Mục lục văn bản) * Viết chứng từ kết thúc - Chứng từ kết thúc nhận xét số lượng, chất lượng trạng thái vật lí văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản, tránh mát, đánh tráo, giả mạo, đồng thời theo dõi trạng thái vật lí văn bản, tài liệu để có biện pháp bảo quản, xử lí kịp thời - Chứng từ kết thúc in sẵn vào tai cạnh bìa hồ sơ theo mẫu thống (Mẫu chứng từ kết thúc) * Viết bìa hồ sơ: - Bìa hồ sơ thiết kế in mẫu thống theo Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 9251:2012 (Mẫu Bìa hồ sơ lưu trữ) - Chữ viết bìa phải đẹp mắt, rõ ràng dễ đọc, thành phần ghi bìa phải đầy đủ, xác, phải viết mực màu đen, khó phai, viết kiểu chữ dáng nghiêng có nét thanh, nét đậm 2.2.4 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND xã Việc tổ chức nộp lưu hồ sơ thực theo Điều 11, Thông tư số 07/2012/TTBNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ 2.2.4.1 Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ UBND xã Những hồ sơ, tài liệu phải nộp vào lưu trữ UBND xã hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên Những loại hồ sơ nộp vào lưu trữ là: + Hồ sơ nguyên tắc dùng làm để theo dõi, giải công việc thuộc trách nhiệm cá nhân, cá nhân giữ tự loại hủy hết hiệu lực thi hành; + Hồ sơ phối hợp giải công việc (trong trường hợp trùng với hồ sơ đơn vị chủ trì giải quyết) + Các văn bản, tài liệu gửi đến để biết, tham khảo; + Đối với hồ sơ chưa kết thúc, chưa giải xong chưa nộp lưu, hồ sơ cần tiếp tục nghiên cứu phải làm thủ tục mượn lại 2.2.4.2 Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND xã - Trong thời hạn 01 năm kể từ năm công việc kết thúc; - Tài liệu xây dựng bản, thời hạn 03 tháng kể từ cơng trình toán; 2.2.4.3 Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND xã Bộ phận, cá nhân cán bộ, công chức giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND xã phải lập 02 Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Công chức văn phòng - thống kê lập 02 Biên giao nhận tài liệu Bên giao bên nhận tài liệu bên giữ loại 01 CÂU HỎI THẢO LUẬN Trình bày ý nghĩa cơng tác văn thư hoạt động UBND xã 66 Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn Nêu trách nhiệm công chức văn phịng - thống kê quy trình Trình bày nội dung lập hồ sơ UBND xã Liên hệ thực tế đề xuất biện pháp để nâng cao chất lượng lập hồ sơ UBND xã 67 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 công tác văn thư Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Hướng dẫn 822/HD-VTLTNN ngày 15/8/2015 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn đi, đến lập hồ sơ môi trường mạng Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn hành Chính phủ (2016), Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư ... LỜI GIỚI THIỆU Tài liệu chuyên đề Bồi dưỡng kiến thức chun sâu cho cơng chức văn phịng - thống kê nhằm cập nhật, trang bị nâng cao kiến thức, cho đội ngũ cơng chức văn phịng - thống kê làm việc... phát văn đi; lưu văn 2 .1. 1 Quản lý văn 2 .1. 1 .1 Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng văn * Kiểm tra thể thức: Trước phát hành văn bản, công chức văn phịng - thống kê. .. giúp việc cho lãnh đạo UBND xã công tác quản lý nhà nước địa phương NỘI DUNG CHUYÊN ĐỀ: 1. 1 CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG UBND XÃ VÀ NHIỆM VỤ CỦA CƠNG CHỨC VĂN PHỊNG - THỐNG KÊ 1. 1 .1 Chức văn phịng