- Mục đích: Đảm bảo tính pháp lý trước khi ban hành
2.1.2.2. Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính.
- Đăng ký văn bản đến bằng sổ + Lập sổ đăng ký văn bản đến
Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.
Theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, việc lập sổ đăng ký văn bản đến được quy định như sau:
- Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến trong một năm thì chỉ nên lập hai loại sổ sau:
+ Sổ đăng ký văn bản đến (dùng đăng ký tất cả các loại văn bản, trừ văn bản mật); + Sổ đăng ký văn bản mật đến.
- Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 văn bản đến dưới 5000 văn bản đến trong một năm thì lập các loại sổ sau:
+ Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác; + Sổ đăng ký văn bản mật đến.
- Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản trong một năm thì lập các sổ đăng ký chi tiết hơn theo một nhóm cơ quan giao dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản mật đến.
- Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn thư khiếu nại, tố cáo có thể lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn thư khơng nhiều thì sử dụng sổ đăng ký văn bản đến để đăng ký.
- Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính cơng hoặc các u cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì lập thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật.
Như vậy, tùy số lượng văn bản đến UBND xã hàng năm nhiều hay ít mà tiến hành lập sổ cho đúng quy định hiện hành.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến được trình bày như sau:
Đối với các văn bản đến có dấu "mật"; "tối mật"; "tuyệt mật" thì cần lập sổ đăng ký riêng. Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đến, sau cột tên loại và trích yếu nội dung có thêm một cột "mức độ mật", cơng chức văn phòng - thống kê sẽ ghi mật, tối mật, tuyệt mật như mức độ mật trên văn bản.
UBND xã là cơ quan cơ quan hành chính gần dân nhất nên thường nhận được nhiều đơn thư khiếu nại, tố cáo của các tập thể hoặc cá nhân. Để giúp cho cơng việc xử lí giải quyết được thuận lợi, nhanh chóng, những đơn thư này cần được thống kê đăng ký vào sổ đăng ký đơn thư. Mẫu sổ: quy định trong Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ.
Khi đăng ký các đơn thư khiếu nại, tố cáo cũng tiến hành như đăng ký các văn bản đến, nhưng cần chú ý:
+ Phần lớn các đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc về cá nhân hoặc một đơn vị tập thể nên hầu như khơng có số và ký hiệu, vì vậy ở cột 3 “Tên người hoặc đơn vị gửi” và cột số 6 “Trích yếu nội dung” phải ghi cụ thể rõ ràng, chính xác để tiện cho việc kiểm tra và đề ra hướng giải quyết thích hợp.
+ Đơn thư của các cá nhân, đơn vị là vấn đề rất nhạy cảm cho nên cần được xem xét và giải quyết kịp thời vừa bảo đảm quyền lợi chính đáng của người hoặc đơn vị có khiếu nại, vừa đề cao vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của cơ quan.
Đăng ký văn bản đến bằng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính:
Cũng giống như văn bản đi, về cơ bản các trường dữ liệu giống như các cột, mục của quyển sổ đăng ký văn bản đến. Yêu cầu đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến phải được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật.
Việc đăng ký (cập nhật) vản bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
Văn bản đến được đăng ký vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến công chức ýphải in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý.