- Mục đích: Đảm bảo tính pháp lý trước khi ban hành
2.2. KỸ NĂNG LẬP HỒ SƠ
Theo Điều 1- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13: Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân..
- Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác năm 2017 và phương hướng, nhiệm vụ năm 2018 của UBND xã Tân Lập.
- Tập Quyết định của UBND xã Tiền Phong về việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất năm 2017.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các công chức làm công tác chuyên môn thuộc UBND xã có trách nhiệm giúp UBND quản lí Nhà nước về lĩnh vực cơng tác: Tài chính, Tư pháp, Địa chính, Văn phịng, Văn hố -Xã hội, Cơng an, Qn sự và thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch UBND giao trong quá trình hoạt động ở UBND xã hình thành 7 nhóm hồ sơ:
- Nhóm hồ sơ thuộc lĩnh vực Kế tốn - Tài chính; - Nhóm hồ sơ thuộc lĩnh vực Tư pháp - Hộ tịch; - Nhóm hồ sơ thuộc lĩnh vực Địa chính - Xây dựng; - Nhóm hồ sơ thuộc lĩnh vực Văn hố - Xã hội; - Nhóm hồ sơ thuộc lĩnh vực An ninh trật tự; - Nhóm hồ sơ thuộc lĩnh vực Quân sự.
Lập hồ sơ là tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp quy định.