- Vận dụng tốt quy trình soạn thảo văn bản đáp ứng yêu cầu công tác.
c) Phần kết luận
1.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
Đối với các văn bản hành chính có quy trình soạn thảo và ban hành văn bản đơn giản hơn và có những bước chung như sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Đây là bước quan trọng để giúp cho việc soạn thảo văn bản được thuận lợi và chất lượng gồm các nội dung sau đây:
- Phân công soạn thảo
Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
Đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo:
+ Xác định mục đích, tính chất, nội dung của vấn đề cần ra văn bản; + Xác định tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
- Thu thập thơng tin, phân tích, lựa chọn các thơng tin; - Xây dựng đề cương
Xây dựng đề cương văn bản là phác thảo bố cục nội dung, các ý lớn nhỏ trong văn bản nhằm giúp cho việc soạn thảo văn bản thuận lợi. Đề cương được trình bày sơ lược hoặc chi tiết về dự định những điểm cốt yếu trong nội dung và bố cục của văn bản. Những văn bản có nội dung quan trọng có thể tổ chức hội thảo thơng qua đề cương.
Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản theo quy định của nhà nước
- Viết bản thảo:
Trên cơ sở đề cương đã xây dựng, cá nhân hoặc đơn vị chủ trì tiến hành soạn thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức, nội dung của văn bản đã xác định.
Sau khi soạn thảo xong phải kiểm tra về chính tả, kĩ thuật trình bày, mục đích đạt được của văn bản.
- Xin ý kiến góp ý cho bản thảo:
Văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp thì có thể đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.
- Tổng hợp ý kiến góp ý (nếu có) và hồn chỉnh dự thảo.
Bước 3: Duyệt văn bản
- Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (trưởng hoặc phó) duyệt nội dung bản thảo.
- Chánh Văn phịng (cơ quan có Văn phịng) hoặc trưởng/phó phịng hành chính duyệt thể thức và thủ tục pháp lý.
- Lãnh đạo cơ quan (thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng phụ trách lĩnh vực) duyệt và kí ban hành.
Đối với những văn bản thuộc thẩm quyền của tập thể mà việc thông qua phải do tập thể thảo luận và quyết định theo đa số thì việc thơng qua do tập thể quyết định.
Bước 4: Kiểm tra thể thức, ghi số; ghi ngày, tháng, năm; đóng dấu và làm các thủ tục phát hành
- Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy (hoặc in), sốt lại văn bản và trình kí chính thức.
- Sau khi có chữ kí của người có thẩm quyền, cán bộ văn thư hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục ban hành:
+ Văn thư ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản; + Nhân bản theo số lượng nơi gửi, nơi nhận;
+ Đóng dấu cơ quan;
+ Làm các thủ tục ban hành;
+ Lưu văn bản theo quy định hiện hành (01 bản gốc lưu tại văn thư, 01 bản chính lưu tại đơn vị soạn thảo).
Việc đưa ra các bước trên chỉ là tương đối, phụ thuộc vào tính chất cơng việc của cơ quan, tổ chức; nội dung của văn bản quan trọng, phức tạp hay đơn giản để phân ra các bước thích hợp, làm sao cơng việc được nhanh chóng, tránh q nhiều tầng nấc làm chậm việc nhưng nhất thiết phải đảm bảo tính chặt chẽ để việc soạn thảo và ban hành văn bản đạt chất lượng và hiệu quả cao.