- Mục đích: Đảm bảo tính pháp lý trước khi ban hành
2. 1.3 Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải có giá trị pháp lí hoặc có độ tin cậy cao
Hồ sơ là minh chứng cho việc theo dõi, giải quyết cơng việc của cá nhân, của UBND xã vì vậy văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị pháp lý là bản gốc, bản chính hoặc bản sao theo thể thức. Trong quá trình nghiên cứu, chỉ đạo giải quyết vấn đề, các bản thảo hình thành trong q trình soạn thảo có bút phê của lãnh đạo cơ quan cũng là bản cần được lưu giữ trong vì hồ sơ.
2.2.1.4. Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết cơng việc đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết cơng việc
liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu với nhau, nhằm phản ánh quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc một vấn đề, một sự việc hoặc một con người.
Ví dụ:
Lập hồ sơ về một hội nghị bao gồm: công văn triệu tập, danh sách đại biểu tham dự, chương trình hội nghị, diễn văn khai mạc, báo cáo tại hội nghị, các bản tham luận, nghị quyết, diễn văn bế mạc, biên bản hội nghị, băng ghi âm, ghi hình... Những văn bản, tài liệu trong hồ sơ này phải được thu thập và sắp xếp khoa học để quản lý và tra tìm được thuận lợi.
2.2.2. Trách nhiệm tổ chức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND xã xã
2.2.2.1. Trách nhiệm của chủ tịch UBND xã
Chủ tịch UBND xã có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND xã theo các quy định hiện hành của Nhà nước.
2.2.2.2. Trách nhiệm của công chức UBND xã
Các cán bộ, cơng chức UBND xã trong q trình theo dõi, giải quyết công việc phải lập hồ sơ công việc. Trường hợp các bộ phận, cán bộ, công chức cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu phải lập danh mục gửi lưu trữ cấp xã nhưng thời hạn giữ lại không được quá 02 năm. Lãnh đạo, công chức UBND xã trước khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưu phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho bộ phận hay người kế nhiệm. Không được tự ý chiếm đoạt hồ sơ, tài liệu cho mục đích cá nhân, mang về nhà hoặc sang cơ quan, đơn vị khác. Việc bàn giao hồ sơ tài liệu cho lưu trữ UBND xã phải được lập thành văn bản. Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
2.2.2.3. Trách nhiệm của cơng chức văn phịng - thống kê
Cơng chức văn phịng - thống kê có trách nhiệm tham mưu giúp Chủ tịch UBND xã trong việc quản lí, chỉ đạo cơng tác lập hồ sơ; theo dõi, hướng dẫn công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ UBND xã theo các quy định hiện hành của Nhà nước.
2.2.3. Kỹ năng lập hồ sơ
Để lập hồ sơ cần căn cứ vào các văn bản hướng dẫn của cơ quan quản lí nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ (Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Chi cục Văn thư và Lưu trữ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương).
2.2.3.1. Xây dựng và sử dụng danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ là Bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của UBND xã trong năm/ nhiệm kỳ kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ; được dùng làm căn cứ để các công chức chuyên môn khi thực hiện nhiệm vụ chuyên môn triển khai lập hồ sơ.
Tác dụng lập danh mục hồ sơ:
- Danh mục hồ sơ giúp cho việc quản lí các hoạt động của UBND xã và cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ;
- Giúp UBND xã chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản lí hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học;
- Là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại UBND xã; giúp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cán bộ, công chức đối với việc lập hồ sơ;
- Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng.
Muốn lập được danh mục hồ sơ chính xác, khoa học cần căn cứ vào các văn bản sau: - Chức năng, nhiệm vụ của UBND xã và công việc của từng cán bộ, công chức cấp xã; - Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; quy chế công tác văn thư, lưu trữ của UBND xã;
- Chương trình, kế hoạch cơng tác của UBND xã; - Danh mục hồ sơ của năm trước (nếu có);
- Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và Mục lục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nếu có)
Nội dung lập Danh mục hồ sơ
- Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ
Khung đề mục của danh mục hồ sơ UBND xã xây dựng theo mặt hoạt động. Mặt hoạt động lấy tên các mặt (lĩnh vực) hoạt động chủ yếu của UBND xã làm đề mục lớn.
Trong mỗi đề mục lớn có thể bao gồm các đề mục nhỏ - các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ hoạt động của UBND xã.
Các đề mục lớn (tên các mặt hoạt động chủ yếu); đề mục nhỏ (các vấn đề) được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng; từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp vị trí và tầm quan trọng.
Trong trường hợp xây dựng danh mục hồ sơ bao gồm cả hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của tổ chức Đảng và các đoàn thể trong UBND xã thì hồ sơ, tài liệu của các tổ chức này nên đưa thành đề mục riêng và sắp xếp ở cuối cùng của danh mục hồ sơ.
- Dự kiến tiêu đề hồ sơ: phản ánh khái quát nội dung các văn bản tài liệu sẽ hình thành
trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc. Tiêu đề hồ sơ trong mỗi đề mục cần được sắp xếp theo trình tự từ những tiêu đề hồ sơ về các cơng việc chung, mang tính tổng hợp đến những tiêu đề hồ sơ về các công việc cụ thể.
- Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ:
+ Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã (I. II. . .)
+ Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng, liên tục bằng chữ số Ả-rập (1, 2, 3, 4 . . .)
+ Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm: số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả -rập và ký hiệu (chữ viết tắt) của đề mục lớn. Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong danh mục hồ sơ (tên mặt hoạt động) do UBND xã quy định cụ thể.
Khi đánh số hồ sơ chọn một trong hai cách sau: + Đánh liên tục trong toàn danh mục;
+ Đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn.
- Dự kiến thời hạn bảo quản cần căn cứ vào:
+ Nội dung, tính chất của vấn đề, sự việc được phản ánh trong hồ sơ; + Ý nghĩa, tác dụng của hồ sơ đối với việc theo dõi, giải quyết công việc; + Nhu cầu khai thác, sử dụng;
+ Các quy định của pháp luật hiện hành có liên quan; các văn bản hướng dẫn chung về thời hạn bảo quản tài liệu, về thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hoặc bảng thời hạn bảo quản tài liệu của UBND cấp trên quy định.
Hồ sơ có thể được xác định có thời hạn bảo quản vĩnh viễn hoặc bảo quản trong một thời gian nhất định (tính bằng số lượng năm cụ thể)
(Dự kiến thời hạn bảo quản: tham khảo theo Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24
tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương)
- Tổ chức xây dựng danh mục hồ sơ
Tuỳ vào điều kiện cụ thể của UBND xã, chọn một trong hai cách sau để tổ chức xây dựng danh mục hồ sơ:
Cách 1: Cơng chức văn phịng - thống kê xây dựng dự thảo danh mục hồ sơ cho UBND xã tổ chức lấy ý kiến của các cơng chức chun mơn đóng góp - Hồn chỉnh dự thảo - Trình Chủ tịch (Phó chủ tịch UBND xã) duyệt, ban hành.
Cách 2: Từng công chức chuyên môn dự kiến danh mục hồ sơ phần phụ trách, lĩnh vực công tác được giao theo hướng dẫn của cơng chức văn phịng - thống kê . Cơng chức văn phịng - thống kê tổng hợp thành dự thảo thành danh mục hồ sơ chung của UBND xã tiến hành bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần thiết) - hồn chỉnh dự thảo - Trình Chủ tịch (Phó chủ tịch UBND xã) duyệt, ban hành. Mẫu Danh mục hồ sơ: (quy định trong Thông tư số 07/2012/TT- BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ).
2.2.3.2. Phương pháp lập hồ sơ
a) Mở hồ sơ
- Mở hồ sơ là ghi những thông tin cần thiết như tên cơ quan, tên đơn vị lập hồ sơ, tiêu đề hồ sơ... lên bìa hồ sơ.