Thơng thường một quyết định cá biệt có từ 2 đến 5 điều tuỳ theo nội dung của quyết định. Nội dung thường trình bày theo trật tự sau:
+ Tại Điều 1 trình bày chủ đề chính của văn bản (được nêu trong phần trích yếu nội dung của quyết định). Trong đó cần nêu được quyết định về vấn đề gì? Quyết định như thế nào?
+ Tại Điều 2 và các Điều tiếp theo cần trình bày những nội dung nhằm cụ thể hố Điều 1. Đó là các nội dung về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm... của cơ quan, cá nhân nói đến ở Điều 1.
+ Điều cuối cùng của quyết định (Điều khoản thi hành) quy định về trách nhiệm thi hành quyết định, trong đó xác định rõ những đối tượng chịu trách nhiệm thi hành (cơ quan, tổ chức, cá nhân). Ngồi ra, có thể quy định về hiệu lực của quyết định và điều khoản chuyển tiếp nếu cần.
Mẫu quyết định (cá biệt) xem các mẫu tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính.
Mẫu quyết định (quy phạm pháp luật) xem các mẫu tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
1.14.3. Soạn thảo kế hoạch
1.4.3.1. Các loại kế hoạch
Kế hoạch thường được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn 5 năm (kế hoạch dài hạn), 2-3 năm (kế hoạch trung hạn), 1 năm (kế hoạch ngắn hạn).
Kế hoạch ngắn hạn được xây dựng trên cơ sở kế hoạch dài hạn hoặc trung hạn, nhằm cụ thể hoá việc thực hiện nhiệm vụ, chỉ tiêu của kế hoạch dài hạn hoặc kế hoạch trung hạn trong từng thời gian nhất định. Đối với kế hoạch năm (ngắn hạn) cũng có thể được cụ thể hoá bằng kế hoạch tháng, kế hoạch quý hoặc kế hoạch 6 tháng.
Theo nguyên tắc, kế hoạch mỗi khi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, thì bắt buộc các cơ quan, đơn vị hữu quan triển khai thực hiện và hoàn thành đúng thời hạn. Kế hoạch đề ra (hoặc được giao) có được hồn thành tốt và đúng thời hạn hay không là căn cứ chủ yếu để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao của một cơ quan, đơn vị.
1.4.3.2. Phương pháp soạn thảo
- Về thể thức
Kế hoạch phải trình bày theo quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Về bố cục nội dung
Kế hoạch được chia làm ba phần gồm phần mở đầu, phần nội dung chính và phần kết thúc.
+ Phần mở đầu: xác định mục đích, yêu cầu của bản kế hoạch.
Căn cứ vào yêu cầu của thực tiễn; vào chức năng, nhiệm vụ được giao hay kế hoạch công tác đã hoạch định (kế hoạch năm) hoặc chủ trương của Đảng, Nhà nước để xác định mục đích của kế hoạch;
Đặt ra các yêu cầu nhằm đảm bảo thực hiện tốt kế hoạch.
+ Phần nội dung chính: Xác định và sắp xếp những công việc cần làm theo trật tự
logic (theo từng nhóm cơng việc hoặc theo từng cơng việc cụ thể); Xác định thành phần/ đối tượng tham gia và thời gian, địa điểm, điều kiện, biện pháp thực hiện công việc.
+ Phần kết thúc (Phần tổ chức thực hiện): Phân công rõ ràng, cụ thể trách nhiệm
của từng cơ quan, đơn vị, cá nhân trong việc thực hiện kế hoạch;
Quy định về sự phối hợp giữa các cơ quan, đơn vị, cá nhân và quy định về chế độ báo cáo, phản hồi nếu cần.
1.4.3.3. Mẫu kế hoạch
Mẫu kế hoạch thực hiện theo mẫu 1.4 của Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
1.14.4. Soạn thảo công văn
Ứng với từng mục đích khác nhau, trong hoạt động thực tiễn đã hình thành nên nhiều loại cơng văn khác nhau như công văn trả lời, công văn đề nghị, công văn đôn đốc, nhắc nhở, công văn mời họp… Tuy nhiên, đó là cách gọi mang tính quy ước.
Do được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau nên cơng văn được sử dụng rất phổ biến và chiếm tỷ lệ khá lớn trong số lượng văn bản được ban hành của các cơ quan, tổ chức.
1.4.4.2. Phương pháp soạn thảo
- Thể thức: Cơng văn phải trình bày theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Bố cục nội dung:
Cơng văn có bố cục gồm ba phần: phần mở đầu, phần nội dung chính và phần kết thúc.
Do cơng văn được sử dụng với nhiều mục đích và được dùng để gửi cho nhiều đối tượng khác nhau nên phương pháp soạn thảo công văn cũng phải vận dụng một cách linh hoạt tuỳ theo mục đích ban hành và đối tượng nhận văn bản.
* Phần mở đầu: Cần trình bày mục đích, lý do hoặc cơ sở để ban hành công văn. Khi vận dụng vào thực tiễn soạn thảo, tùy theo mục đích ban hành, phần mở đầu của mỗi cơng văn lại được trình bày khác nhau.
+ Cơng văn trao đổi : Trình bày mục đích, lý do trao đổi (trình bày thực trạng hoặc thuận lợi, khó khăn trong thực hiện cơng việc để làm cơ sở trao đổi).
+ Công văn trả lời: Trình bày mục đích, lý do trả lời (nhắc lại sự việc hoặc văn bản đã nhận được và những căn cứ, cơ sở trả lời).
+ Công văn đơn đốc, nhắc nhở: Trình bày mục đích, lý do đơn đốc, nhắc nhở (nêu tóm tắt nhiệm vụ đã giao hoặc chỉ đạo cấp dưới; những ưu điểm và khuyết điểm trong việc thực hiện nhiệm vụ, đặc biệt nhấn mạnh những khuyết điểm cần khắc phục).
+ Công văn mời họp, mời dự hội nghị: Trình bày mục đích, lý do tổ chức hội nghị, lý do mời.
* Phần nội dung chính: Phần nội dung chính của cơng văn là phần quan trọng nhất để thể hiện mục đích ban hành văn bản. Tuỳ theo mục đích ban hành mà nội dung cơng văn có sự khác nhau về nội dung, ngôn ngữ diễn đạt.
Khi soạn thảo phần này cần căn cứ vào mục đích, tính chất của từng loại cơng văn; căn cứ vào đối tượng nhận văn bản và những yêu cầu, mức độ cụ thể để trình bày.
+ Nếu là cơng văn trao đổi, đề nghị thì nội dung phải hợp lý, xác đáng, có tính khả thi. Lời lẽ thể hiện phải khiêm tốn và cầu thị, khơng được mang tính áp đặt, lập luận phải chặt chẽ, logic. Cụ thể, nội dung công văn cần làm rõ được vấn đề trao đổi, đề nghị, thành phần, đối tượng liên quan (cơ quan, tổ chức, cá nhân), thời gian, địa điểm, biện pháp tổ chức thực hiện và những lưu ý (nếu có) về vấn đề đó.
+ Cơng văn trả lời thì nội dung phải rõ ràng, mạch lạc, sử dụng các luận cứ để nội dung trả lời có sức thuyết phục; trường hợp từ chối phải lịch sự, nhã nhặn. Trường hợp chưa đủ thơng tin chính xác để trả lời, cần giải thích rõ lý do và hẹn thời gian trả lời.
+ Công văn đôn đốc, nhắc nhở phải nêu rõ các nhiệm vụ giao cho cấp dưới, các biện pháp thực hiện, thời gian thực hiện và trách nhiệm của các cá nhân, tổ chức.
+ Công văn mời họp phải nêu được tóm tắt nội dung chính (nếu cần); thành phần tham dự; thời gian, địa điểm, yêu cầu, đề nghị về tài liệu, phương tiện, kinh phí… (nếu có).
+ Cơng văn hướng dẫn thì nội dung phải cụ thể, dễ hiểu và mạch lạc để đối tượng dễ thực hiện.
Khi trình bày nội dung cơng văn, nếu nội dung có nhiều ý thì phân thành các tiểu mục để trình bày. Những nội dung đơn giản thì mỗi ý trình bày bằng một đoạn văn.
* Phần kết thúc: Cần trình bày ngắn gọn để xác định trách nhiệm thực hiện hoặc yêu cầu, đề nghị chế độ thông tin báo cáo, yêu cầu quán triệt và thực hiện, đề nghị giúp đỡ hay lời cảm ơn xã giao.
1.4.4.3. Mẫu công văn
Mẫu chung công văn thực hiện theo mẫu 1.5 của Thơng tư số 01/2011/TT-BNV.
1.4.5. Soạn thảo tờ trình
1.4.5.1. Phương pháp soạn thảo
- Thể thức: Tờ trình phải trình bày theo quy định tại Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Bố cục nội dung
Nội dung tờ trình gồm ba phần, được viết theo dạng văn xi hành chính nghị luận.
* Phần mở đầu: Trình bày mục đích, lý do đưa ra vấn đề trình duyệt (Trong đó cần
trình bày ngắn gọn thực trạng, nhận định tình hình làm cơ sở cho việc đề xuất nhằm giúp người duyệt thấy được tính cấp thiết của vấn đề trình duyệt).
* Phần nội dung chính:
+ Trình bày nội dung vấn đề trình (Trình bày về vấn đề gì, cơ sở pháp lý để thực hiện,
vấn đề đó liên quan đến cơ quan, tổ chức nào, do ai thực hiện, thực hiện ở đâu, thực hiện khi nào, tổ chức thực hiện như thế nào). Đối với những nội dung đơn giản có thể trình bày trực tiếp trong tờ trình, đối với những nội dung phức tạp chỉ cần trình bày một cách tóm tắt nội dung chính cịn những nội dung cụ thể và chi tiết có thể được trình bày tại các văn bản kèm theo (Đề án, kế hoạch, sơ đồ, biểu mẫu, dự tốn …).
+ Phân tích ý nghĩa, lợi ích, hiệu quả của vấn đề trình duyệt.
+ Có thể dự kiến những khó khăn, những phản ứng có thể phát sinh từ việc thực hiện đề xuất và dự kiến biện pháp khắc phục, tiến độ thực hiện.
* Phần kết thúc:
+ Bày tỏ mong muốn tờ trình được phê duyệt.
+ Có thể đề nghị sự hồi đáp, cho ý kiến chỉ đạo, lời cảm ơn xã giao.
1.4.5.2. Mẫu tờ trình
Mẫu tờ trình thực hiện theo mẫu 1.4 của Thơng tư số 01/2011/TT-BNV.
1.4.6. Soạn thảo báo cáo
1.4.6.1. Các loại báo cáo
- Báo cáo là một hình thức văn bản dùng để phản ánh, tường trình với cấp trên hay tập thể về kết quả công tác của cơ quan, tổ chức trong một thời gian xác định và về các vấn đề, sự việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức.
- Báo cáo được chia thành nhiều loại: báo cáo tổng kết, báo cáo sơ kết, báo cáo chuyên đề, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất…