- Mục đích: Đảm bảo tính pháp lý trước khi ban hành
2.1.1.4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi văn bản đ
Theo quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư, văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.
- Lựa chọn,
trình bày bì, đưa văn bản vào bì và dán bì
Văn bản của UBND xã gửi đến cho các cá nhân, đơn vị, cơ quan bên ngoài được để trong bì do cơ quan bưu điện chuyển. Nhằm bảo vệ bí mật thơng tin trong văn bản. Phong bì gửi văn bản phải làm bằng giấy bền, dai, ngồi khơng nhìn rõ chữ bên trong, khơng bị ẩm ướt, rách, mủn. Tùy theo số lượng văn bản đi nhiều hay ít và độ dày của văn bản mà lựa chọn bì cho thích hợp. Kích thước các loại bì được quy định như sau:
Loại 307mm x 220mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 đưa vào bì ở dạng để nguyên khổ giấy;
dạng được gấp làm 2 phần bằng nhau;
Loại 220mm x 109mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 đưa vào bì ở dạng được gấp làm 3 phần bằng nhau;
Loại 158mm x 115mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 đưa vào bì ở dạng được gấp làm 4 phần bằng nhau.
- Mẫu trình bày bì văn bản:
- Đưa văn bản vào bì: Sau khi trình bày phong bì, đưa văn bản cho vào phong bì rồi dán cẩn thận.
Lưu ý: Tài liệu mang bí mật nhà nước gửi đi phải làm bì riêng. Giấy làm bì phải dùng
loại giấy dai, khó thấm nước, khơng nhìn thấu qua được; hồ dán phải dính, khó bóc.
Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước "Mật" ngồi bì đóng dấu chữ C (con dấu chữ "C" in hoa nét đậm, nằm trong đường viền trịn, đường kính 1,5 cm)
Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước "Tối mật" ngồi bì đóng dấu chữ B (con dấu chữ "B" in hoa nét đậm, nằm trong đường viền trịn, đường kính 1,5 cm)
Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ "Tuyệt mật"gửi bằng hai bì:
+ Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu "Tuyệt mật". Nếu là tài liệu, vật gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu "Chỉ người có tên mới được bóc bì".
+ Bì ngồi: ghi như gửi tài liệu thường, đóng dấu ký hiệu chữ A (con dấu chữ "A" in hoa nét đậm, nằm trong đường viền trịn, đường kính 1,5 cm)
- Đối với những văn bản có dấu hiệu "Khẩn", "Thượng khẩn", "Hỏa tốc" (kể cả Hỏa tốc hẹn giờ): ngồi bì đóng dấu chỉ mức độ khẩn tương ứng như trong văn bản. Dấu được đóng ở dưới số và ký hiệu văn bản, bằng mực dấu đỏ.
- Khi trình bày bì khơng viết tắt những từ khơng thơng dụng, khơng xuống dịng tùy tiện; khơng nên dùng phong bì q hẹp và giấy q mỏng.
- Khi dán phong bì khơng được để hồ dính vào văn bản để khi bóc bì khơng làm rách tài liệu hoặc bị mất chữ, gây trở ngại cho người nhận khi xử lí, giải quyết.
- Lập sổ và đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản đi
Văn bản sau khi có chữ ký, được đóng dấu, ghi số, ký hiệu, ngày tháng và đăng ký vào sổ phải được gửi ngay đến các đối tượng có liên quan. Đối với những cá nhân, đơn vị trong UBND xã cơng chức văn phịng - thống kê phải đăng ký vào sổ "Chuyển giao văn bản đi" và gửi trực tiếp.
Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi: - Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Cơng chức văn phịng - thống kê có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:
- Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi nếu người ký văn bản yêu cầu.
- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lí do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.
- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.